Manejo y control de los almacenes en un supermercado (página 3)

• El transportista debe verificar la cantidad y calidad que se carga, para evitar los reclamos del cliente.

• La carga es protegida con toldos o mantas. Si la carga incluye margarinas, el camión debe proteger el producto con mantas térmicas.

• La carga en las unidades de transporte se realiza con 3 o también 4 operarios. Mientras uno coloca los productos los otros 2 alcanzan al camión.

• La documentación debe estar conforme con la Guía de Remisión, Factura o con las facturas respectivas.

G. Salidas locales

• El despacho se inicia con una orden de venta que ingresa al sistema el vendedor por demanda del distribuidor local.
• El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este documento se despacha las cantidades.
• El transporte se encuentra ya disponible en el almacén, el distribuidor llega con su unidad y estibadores ( 4 o 5 como mínimo).
• El transportista de turno estará en la obligación de presentar su unidad con todos los requisitos que exige el formato de check List vehicular el cual se realizara todos los días lunes antes del inicio de actividades.
• Para despachos locales cada unidad trabaja con su personal de estibaje totalmente independiente uno del otro con el fin de evitar malos entendidos
• El personal de vigilancia es el encargado de verificar si se cumple este requisito, de lo contrario no podrán ingresar a las instalaciones del almacén.
• La documentación debe estar conforme con la Guía de Remisión, Factura o con las facturas respectivas por ser un despacho local.

H. Devoluciones

Las devoluciones se presentan generalmente en la zona local y se presenta por los motivos siguientes:

• El transportista regresa con los productos no aceptados, por vencimiento o por calidad del producto.
• El jefe de almacén los acepta y los coloca en el almacén de productos vencidos. Aquellos recuperables se trata de venderlos y se les coloca en el almacén normal.
• Aprovechando un transporte hacia Lima se despachan los productos vencidos.
• A continuación se presenta los procedimientos en el ciclo de almacenamiento.

3.10. Análisis de la zona de almacenaje

El espacio que se dispone para almacenar propiamente ha sido dividido. Los distintos materiales a almacenar se han agrupado según sus características en distintos almacenes llamados módulos, distinguiéndose los siguientes:

2. Modulo 1: Lugar donde se almacena todos los aceites en latas, y baldes.
3. Modulo 2: Se almacenan aceites en caja y mantecas.
4. Modulo 3 y 4: Se almacenan margarinas, mayonesa, mostaza, maicena las infusiones de hierbas, cremas, puré, ingredientes para la cocina.
5. Modulo 5: Se almacenan los detergentes y jabones de lavar.
6. Modulo 6: En este modulo se almacenan los productos de limpieza personal como: champúes jaboncillos, dentrificos.
7. Modulo 7: Se almacenan en estantes desodorantes, talcos, cremas.
8. Modulo 8: Productos de desecho y de caducidad, como los provenientes por devolución.

3.11. Técnicas de almacenamiento de materiales

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores:

2. Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
3. Tipos de materiales que serán almacenados.
4. Numero de artículos guardados.
5. Velocidad de atención necesaria.
6. Tipo de embalaje.

El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles de la ADM. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:

1. 2. En cuanto al número de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
   3. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no requieren utilizar equipos de materiales.
   4. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales requiere utilizar equipos de maniobras.
2. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hacen a través de un diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:
3. Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plástico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar enormemente puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor.
4. Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar identificadas y visibles, la estanterías constituye el medio de almacenamiento mas simple y económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes.
5. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero.
6. Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el número de entradas necesarias a las plataformas.
7. Contenedores flexible: Es una de las técnicas mas recientes de almacenamiento, el contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un revestimiento interno que varia según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas

Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes.

3.12. Inventario físico

Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.

Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE.

El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, el las secciones, en el deposito, entre otras. El inventario físico es importante por las siguientes razones:

2. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y la existencias físicas (cantidad real en existencia).
3. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios.
4. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de inventario, conforme la legislación.
2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real.

3.13. Clasificación de materiales

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operativos operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección.

Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización.

Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con más informaciones sobre los artículos y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.

Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

Así catalogamos, simplificamos, especificamos, normalización y estandarización constituyen los diferentes pasos rumbo a la clasificación. A partir de la clasificación se puede codificar los materiales.

3.14. Codificación de los materiales

Así clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de material ocupe un legar específico, que facilite su identificación y localización de la bodega.

La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación mas usadas son: código, alfabético, numéricos y alfanumérico.

El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación. El sistema alfanumérico limita el número de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.

El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y6 abarca un mayor numero de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del artículo.

El sistema numérico es lemas utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de información e ilimitado numero de artículos que abarca.

3.15. Distribución física del almacén

La forma física del almacén es de forma rectangular de 40 metros de largo y 35 metros de ancho; con un área total de 1400 m2. Las operaciones se realizan en un único piso, utilizando estanterías para colocarlas y guardarlas cierta cantidad formando una pila o ruma constituyendo una unidad de carga.

No se pueden colocar demasiados productos encima de otro, porque dañaría al que esta mas abajo. Por eso no se usa la altura del almacén y porque no tiene los medios para alcanzarlos.

Por tratarse de productos perecibles con ciertas condiciones especiales de almacenamiento. No se requiere equipo especial de conservación, las condiciones ambientales de la ciudad hace que los artículos se conserven.

En el almacén existen pasillos por donde se realiza el transito y movimiento de materiales. Existen pasillos de 1.50 mts considerados principales y pasillos secundarios o laterales de 1.20 mts.

Para permitir mejor circulación del aire, facilitar la limpieza y un mejor control de insectos y roedores, se debe dejar los espacios correspondientes entre paredes y rumas (0.50-0.80 mts.).

Por ello se realiza una labor de Limpieza y Sanatización. Igualmente debe haber espacio entre fila de rumas (0.20-0.30 mts.), y entre la ultima cama y techo de los módulos (1.5-2.0 mts.).

El almacén cuenta con iluminación de luz blanca con fluorescente. En cada modulo así como en oficinas las instalaciones eléctricas están protegidas para evitar accidentes.

El tema de seguridad esta implementado a través de un plano de seguridad con la ubicación de los extintores, botiquín para emergencias, cilindros de aserrín en caso de derrame de aceite.

La elaboración de un reporte de actividades inseguras por los estibadores, aseguran un mejoramiento tanto para los artículos y el personal.

CAPÍTULO IV

CASO PRÁCTICO: REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE LAS MERCANCÍAS DEL INVENTARIO

4.1. Asiento 1

Se compra 25 cajas de leche de 1 litro al contado a Pasteurizadora Dominicana a $1,200.00 c/u para un total de 30,000.00

Para registrar la compra al contado de 25 caja

de leche a $1,200 c/u

4.2. Asiento 2

Se compra 50 cajas de aceite de 8 oz. a crédito a mercasid a $240.00 c/u para un total de $9,600.00

Para registrar la compra a crédito de 50

caja de aceite a $240.00 c/u

4.3. Asiento 3

Se vende 8 cajas de aceite al contado a $300.00 c/u para un total de $2,400.00

Para registrar la venta al contado de 8 caja de aceite a $300.00 c/u

*Para darle de baja en los inventarios se utiliza el siguiente asiento

Para registrar el traslado de 8 cajas de aceites a $300 c/u del inventario a la cuenta de costos de los bienes vendidos.

4.4. Asiento 4

Se vende 6 caja de leche a $1,440.00 c/u para un total de $11,520.00 al Hotel Decameron

Para registrar la venta de 6 caja de leche a $1,440 c/u pagadero a 15 días.

*Para darle de baja en los inventarios se utiliza el siguiente asiento:

Para registrar el traslado de 6 caja de leche a 240 c/u del inv a la cuenta de costos de los bienes vendidos

4.5. Asiento 5

Se paga 50 cajas de aceite a mercasid a $240.00 c/u para un total de $9,600.00

Para registrar la cancelación de una cuenta x pagar.

4.6. Asiento 6

Se cobran 6 cajas de leche al Hotel Decameron de $11,520.00

Para registrar el cobro de 6 caja de leche

4.7. Asiento 7

Se compra 20 sacos de azúcar a Molino Dominicano a un precio de $2,000.00 c/u para un total de $40,000 con un descuento por pronto pago de 5/10

*Para registrar la compra el asiento es el siguiente:

Para registrar la compra de 20 sacos de azúcar

Al precio bruto de la factura

*Para pagar la factura el asiento es el siguiente:

Para registra la cancelación de una cuenta x pagar con un descuento

4.8. Asiento 8

Un cliente devuelve 2 cajas de aceite a $300.00 c/u:

Para registrar la mercancía devuelta por el cliente

Comprada en efectivo por $600.00

*Para restablecerlo en el inventario el asiento es el siguiente:

Para restablecer en la cuenta inventario el

Costo de la mercancía devuelta

4.9. Asiento 9

Se cobran 5 sacos de azúcar a $2,400.00 c/u con un 2% de descuento

Para registrar el cobro de 5 saco de azúcar

Con un 2% de descuento

CONCLUSIONES

Al culminar esta investigación de nuestro trabajo de monográfico y luego de haber hecho una inspección personal del manejo y control de los almacenes en un supermercado, hemos llegado a las siguientes conclusiones:

• En primer lugar el área de almacenamiento le queda pequeña para la cantidad de mercancía que ellos tienen en existencia lo que hace muy difícil el movimiento de las mercancías y puede contribuir a que algunos artículos tengan algún accidente o se deteriore.
• El área de los pasillos en el almacén se encuentran muy congestionado de cajas y de diversos artículos lo que hace muy difícil caminar por el y bajar los artículos de las estanterías.
• Las condiciones de la temperatura en el almacén son insoportables, ya que es muy caluroso y no cuenta con ningún sistema de ventilación y se hace muy tedioso para los empleados poder trabajar conforme en el almacén.
• El área de recepción de mercancía resulta un poco pequeña para la cantidad de mercancía que se recibe diariamente, por lo que los camiones de los suplidores deben esperar por largo tiempo hasta que los reciban, proceda a descargar y contar la mercancía.

RECOMENDACIONES

Al culminar esta investigación de nuestro trabajo de monográfico y luego de haber hecho una inspección personal del manejo y control de los almacenes en un supermercado, hemos llegado a las siguientes recomendaciones:

• Es recomendable hacer una ampliación del almacén lo cual le permita desahogar un poco el área, hacer nuevos diseños de estanterías de tipo flexible que aproveche mejor el espacio existente o implementación de estanterías móviles o en bloques.
• Se debe hacer una mejor distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado, aprovechar los espacios cúbicos con el diseño de entre pisos o estanterías de varios niveles sobrepuestos y eliminar el almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén.
• Hay que implementar un sistema de ventilación con ventiladores que saquen el calor y abanicos de techo ubicado cada 3 metro de distancia, que se enciendan solo si se esta trabajando en el almacén para que sea mas factible para los empleados y aprovechen mejor el trabajo en el almacén.
• Se deben habilitar más espacios para darle entrada a la mercancía en el área de recepción, con un mayor personal más eficiente que permita una mayor fluidez de la mercancía evitando que se congestione o se demore el proceso de conteo y verificación de la mercancía.

ANEXOS

COTIZACIÓN

Fecha:________________

Señor (es)___________________________________

Condiciones_________________________________

_________________________

Preparado por

RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

No.______________

Fecha ____/____/____

Señores_______________________________________

Dirección_____________________________________

Sírvase despachar los artículos detallados a continuación:

________________________

Recibido por

SOLICITUD DE COMPRA

Departamento________________________________

Fecha de Pedido: ____/____/____ Fecha de entrega: ____/____/____

Aprobado por____________________________

REQUISICIÓN DE MATERIALES

No. _______

Fecha: ____/____/____

En Dpto. de___________________________

Al Dpto. de ___________________________

Autorizado por _________________________ Entregado por_________________________

No. _______

ORDEN DE COMPRA

Proveedor________________________________________________________________

Fecha de Pedido: ____/____/____ Fecha de Pago: ____/____/____

Términos de Entrega___________________ Términos de Pago_____________________

Aprobado por_________________________ Autorizado por _________________________

AUTORES

Lic. Ruben Dario Encarnacion Castro

Lic. Ramón E. William Carmona

Lic. Francis O. Vásquez Blake

Manuel Enrique Pouerie Figueroa

San Pedro de Macorís, República Dominicana, Mayo, 2008