Normas internacionales de contabilidad para el sector público en el Perú

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Analizando a Valdivia (2010)[1]; las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NIC-SP) son un conjunto de normas o leyes que establecen la información que deben presentarse en los estados financieros del sector público no financiero y la forma en que esa información debe aparecer, en dichos estados. Las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público no son leyes físicas o naturales que esperaban su descubrimiento, sino más bien normas que el hombre, de acuerdo con sus experiencias comerciales y financieras, sigue creyendo que esto es verdad ha considerado de importancia en la presentación de la información financiera. Son normas contables gubernamentales de alta calidad, cuyo objetivo es reflejar la esencia económica de las operaciones de las entidades públicas, y presentar una imagen fiel de la situación financiera de dichas entidades. Las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público, son la seguridad para contar con información financiera, económica, patrimonial e incluso presupuestaria fidedigna, digna de fe, fiable.

Analizando a Flores (2011)[2]; en el marco de la moderna gestión pública, se hacen mas imprescindibles las Normas internacionales de contabilidad para el sector público no financiero; al respecto el fortalecimiento de los gobiernos regionales conlleva a una mayor independencia en el manejo de su presupuesto, ya que están más facultados para obtener sus ingresos e invertirlos en los planes establecidos en sus programas de gobierno. Pero no se encuentran aislados, todos ellos forman una estructura que se interrelaciona; de aquí surge la necesidad de contar con herramientas para lograr una mayor cooperación entre ellos, como tener información que sirva de orientación sobre cada una de las actividades económicas de los entes involucrados, para facilitar la toma de decisiones y permitir un proceso eficiente de rendición de cuentas que la ciudadanía exige de sus autoridades. Los nuevos avances tecnológicos, han modernizado la vida de las personas, las cuales son más conscientes de su papel en la sociedad, por lo cual demandan del gobierno mayor información sobre sus actividades. Ahora se cuenta con una verdadera demanda social sobre la publicidad de los actos del gobierno, requiriendo información transparente, fiel a la realidad económica para saber la labor de los gobernantes, a fin de prevenir irregularidades, abusos e incluso fraudes, ejerciendo la ciudadanía de alguna forma un tipo de control sobre el desempeño de sus elegidos. A nivel nacional el proceso de comparabilidad de información de los diferentes entes públicos no es tan dispendioso porque contamos de alguna forma con lineamientos que indican la forma de presentarla. La contabilidad pública en nuestro país es la encargada de contabilizar las operaciones del gobierno y de los particulares que tengan a su cargo la administración de recursos públicos. Su fin "es proporcionar, en forma oportuna la información financiera, económica y social que provienen del uso de los recursos públicos cuando se ejecutan los planes, programas, proyectos y actividades, a efectos que se puedan tomar decisiones acertadas, eficientes, eficaces y económicas, de acuerdo con los principios de la función administrativa en procura de los fines y finalidades del Estado."

Chapi (2010)[3]; señala que internacionalmente existen dos instituciones muy reconocidas que regulan la contabilidad gubernamental como lo son: la Federación Internacional de Contadores, encargada de emitir lineamientos de contabilidad para el sector público y el Fondo Monetario Internacional, que busca sistemas integrados de administración de recursos financieros. Varios países de América Latina han recibido apoyo financiero y técnico de diferentes organismos internacionales, a través de diversos programas que pretenden colaborar en el desarrollo económico de los mismos. Pero uno de los requisitos que imponen estos organismos para financiar proyectos gubernamentales es rendir cuenta de forma precisa y oportuna, por medio de unas normas mínimas en cuanto al sistema de contabilidad que los países beneficiados deban cumplir. Se pone como manifiesto la necesidad de la existencia de unos estándares internacionales de contabilidad para el sector público, para permitir la homogeneidad de las prácticas contables y lograr de esta forma la comparabilidad de la información emitida por los entes gubernamentales. Debido a la gran diversidad de prácticas contables de los gobiernos y otras entidades del sector público para la presentación de su información financiera, la IFAC (Consejo de la Federación Internacional de Contadores) por medio de su comité del Sector Publico ha considerado estas necesidades en materia financiera, contable y auditoría, emitiendo Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Publico (NIC-SP). De esta forma incrementarán tanto la calidad como la comparabilidad de la información financiera presentada por las entidades del sector público de los diversos países del mundo. Para la elaboración de las NIC-SP el Comité no solo se basa en las NIC, también tienen en cuenta las autoridades reguladoras del país, las instituciones profesionales contables y otras organizaciones interesas en la presentación de información financiera.

Según Argibay (2012)[4] las entidades públicas preparan estados financieros de tipo general para usuarios que no están en capacidad de acceder a información financiera, como los ciudadanos que la requieren para evaluar el desempeño de sus gobernantes; y estados financieros específicos para cubrir necesidades de ciertos sectores del gobierno que requieren información especializada, la preparación de estos estados financieros se realiza por el método contable de lo devengado que permite la elaboración del estado en la situación financiera, el estado de resultados financieros, el estado de flujos de efectivo y el estado de cambios en el activo neto / patrimonio.

La utilización de las Normas internacionales de contabilidad para el sector público (NIC-SP) es más flexible que las NIC porque no se impone su adopción; en el caso de que existan en el país regulaciones que rijan las prácticas contables y la presentación de los estados financieros, las NIC-SP no se superponen a estos criterios, sino que promueven que haya una armonización entre estas y las regulaciones internas de cada país para contribuir a una mayor comparabilidad. En el caso de que el gobierno no cuente con unas normas específicas para la presentación de sus informes, las NIC-SP son una gran herramienta para ayudar a elaborar los informes de tipo contable.; el Comité recomienda en este caso la adopción de las NIC-SP, lo cual conduciría a una mejora en la calidad de la información financiera para el sector público, de esta manera pueden tomar mejor las decisiones en cuanto a la asignación de recursos por el gobierno; también establece que las empresas públicas se regirán por las NIC y no por las NIC-SP.

Álvarez (2011)[5]; dice que considerando que existía un gran número de criterios y prácticas contables en las agencias o entidades del Sector Público, hablamos en todas las instancias de este, es decir, del gobierno nacional, descentralizado y local. Con fines de la presentación de su información financiera, el Consejo de la Federación Internacional de Contadores – IFAC, siglas provenientes de la International Federation of Accountants (IFAC), a través de su Comité del Sector Público, ha considerado necesario emitir las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NIC-SP) estandarizando los criterios en materia financiera, contable y auditoría. De esta forma, incrementarán tanto la calidad como la comparabilidad de la información financiera presentada por las entidades del Sector Público de los diversos países del mundo. Los International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) son emitidos por la IFAC a través del Public Sector Committee (PSC). Los IPSAS han tomado como fuente los International Accounting Standards IAS expedidos por el International Accounting Standards Committee IASC (hoy IASB). Para la elaboración de las NIC-SP el Comité no solo se basa en las Normas Internacionales de Contabilidad, sino que también se tienen en cuenta las autoridades reguladoras del país, las instituciones profesionales contables y otras organizaciones vinculadas con la presentación de información financiera. El Public Sector Committee (PSC) es un Comité permanente del Consejo de la International Federation of Accountants (IFAC) que ha sido constituido para analizar, a través de una coordinación mundial, las necesidades de quienes están involucrados en los aspectos de presentación de información financiera, contable y auditoría del Sector Público. La Internacional Federation of Accountants (IFAC), ha emitido, a través de su Comité del Sector Público, las conocidas Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público – NIC-SP, con la finalidad de lograr una mejor y más adecuada Administración Pública mediante la estandarización de criterios contables, financieros y de auditoría aplicables a dicho sector. Asimismo, en la cuarta parte del presenta artículo se efectúa una descripción breve y concisa de cada uno de los estándares emitidos por el International Public Sector Accounting Standards Board – IPSASB, los cuales van desde el NIC-SP 1: Presentación de Estados Financieros hasta el NIC-SP 21: Deterioro de activos no generadores de efectivo. De igual forma, se consigna para cada uno de ellos la fecha de su respectiva emisión, oficialización y vigencia (en caso fuera aplicable) para el caso del Perú. Para la elaboración de las NIC-SP el Comité no solo se basa en las Normas Internacionales de Contabilidad, sino que también se tienen en cuenta las autoridades reguladoras del país, las instituciones profesionales contables y otras organizaciones vinculadas con la presentación de información financiera. El Comité ha recibido la facultad de emitir los NIC-SP en nombre del Consejo de la IFAC. Actualmente, los gobiernos y otras entidades del Sector Público siguen prácticas contables de gran diversidad para la presentación de su información financiera y en muchos países no hay normas con autoridad oficial para este sector.

Las entidades públicas preparan estados financieros de tipo general para usuarios que no están en capacidad de acceder a información financiera, como los ciudadanos que la requieren para evaluar el desempeño de sus gobernantes y estados financieros específicos para cubrir necesidades para ciertos sectores del gobierno que requieren información especializada. La preparación de estos estados financieros se realiza por el método contable del devengado, que permite la elaboración del Estado en la Situación Financiera, el Estado de Resultados Financieros, el Estado de Flujos de Efectivos y el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto. La utilización de las NIC-SP es más flexible que las NIC, porque no se impone su adopción. En el caso de que existan en el país regulaciones que rijan las prácticas contables y la presentación de los estados financieros, las NIC-SP no se superponen a estos criterios, sino que promueven que haya una armonización entre estas y las regulaciones internas de cada país para contribuir a una mayor comparabilidad.

En el caso de que el gobierno no cuente con normas especificas para la presentación de sus informes, las NIC-SP son una gran herramienta para ayudar a elaborar los informes de tipo contable. El Comité recomienda, en este caso, la adopción de las NIC-SP, lo cual conduciría a una mejora en la calidad de la información financiera para el Sector Público. De esta manera se pueden tomar mejor las decisiones en cuanto a la asignación de recursos por el gobierno. También, establece que las empresas públicas se regirán por las NIC y no por las NIC-SP.

Según la DNCP (2012)[6]; las Normas internacionales de contabilidad para el sector público (NIC-SP), tienen como objetivo establecer una normatividad propia para así incrementar la calidad de la información financiera del Sector Público a nivel mundial. Las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público son de gran ayuda para la presentación de estados financieros y, en sí, toda la información financiera relacionada con este Sector, ya que este tiene un tratamiento contable diferente al privado en algunos aspectos. Por otro lado, las traducciones al español que se han realizado actualmente de la NIC-SP son de gran ayuda para los usuarios de esta información, puesto que facilita la interpretación de las mismas. Con la implementación de esta Normas para el Sector Público se busca mejorar la calidad de la información y armonizar la presentación de la información a nivel mundial. Finalmente, dada la importancia de estas Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, en las siguientes ediciones presentaremos un análisis y casuística respecto de cada una de ellas.

Valuación y reconocimiento del activo, pasivo y patrimonio

VALUACIÓN O MEDICIÓN:

De acuerdo con las normas contables, la valuación o medición es la determinación de valor de un activo, pasivo y patrimonio. Es decir es el valor que se va a tener en cuenta para llevarlo a los libros contables. Algunas veces la valuación solo se basa en un documento, otras veces en varios documentos. Esta valuación algunas veces se da solo en una fecha, otras veces se da en varias fechas, según las negociaciones con los clientes, proveedores, acreedores, etc.

De acuerdo con las normas contables, medición es el proceso de determinación de los importes monetarios por los que se reconocen y llevan contablemente los elementos de los estados financieros, para su inclusión en el balance y el estado de resultados. Para realizarla es necesaria la selección de una base o método particular de medición. En los estados financieros se emplean diferentes bases de medición, con diferentes grados y en distintas combinaciones entre ellas. Tales bases o métodos son los siguientes:

1) Costo histórico. Los activos se registran por el importe de efectivo y otras partidas pagadas, o por el valor razonable de la contrapartida entregada a cambio en el momento de la adquisición. Los pasivos se registran por el valor del producto recibido a cambio de incurrir en la deuda o, en algunas circunstancias (por ejemplo en el caso de los impuestos), por las cantidades de efectivo y otras partidas equivalentes que se espera pagar para satisfacer la correspondiente deuda, en el curso normal de la operación.
2) Costo corriente. Los activos se llevan contablemente por el importe de efectivo y otras partidas equivalentes al efectivo, que debería pagarse si se adquiriese en la actualidad el mismo activo u otro equivalente. Los pasivos se llevan contablemente por el importe sin descontar de efectivo u otras partidas equivalentes al efectivo que se precisaría para liquidar el pasivo en el momento presente.
3) Valor realizable (o de liquidación). Los activos se llevan contablemente por el importe de efectivo y otras partidas equivalentes al efectivo que podrían ser obtenidos, en el momento presente, por la venta no forzada de los mismos. Los pasivos se llevan por sus valores de liquidación, esto es, los importes sin descontar de efectivo u otros equivalentes al efectivo, que se espera puedan cancelar las deudas, en el curso normal de la operación.
4) Valor presente. Los activos se llevan contablemente al valor presente, descontando las entradas netas de efectivo que se espera genere la partida en el curso normal de la operación. Los pasivos se llevan por el valor presente, descontando las salidas netas de efectivo que se espera necesitar para pagar las deudas, en el curso normal de la operación.

La base o método de medición más comúnmente utilizado por las entidades, al preparar sus estados financieros, es el costo histórico. Éste se combina, generalmente, con otras bases de medición. Por ejemplo, los inventarios se llevan contablemente al menor valor entre el costo histórico y el valor neto realizable, los títulos cotizados pueden llevarse al valor de mercado, y las obligaciones por pensiones se llevan a su valor presente. Además, algunas entidades usan el costo corriente como respuesta a la incapacidad del modelo contable del costo histórico para tratar con los efectos de los cambios en los precios de los activos no monetarios.

RECONOCIMIENTO:

Se denomina reconocimiento al proceso de incorporación, en el balance o en el estado de resultados, de una partida que cumpla la definición del elemento correspondiente, satisfaciendo además los criterios para su reconocimiento establecidos en el párrafo 83. Ello implica la descripción de la partida con palabras y por medio de una cantidad monetaria, así como la inclusión de la partida en cuestión en los totales del balance o del estado de resultados. La falta de reconocimiento de estas partidas no se puede paliar mediante la descripción de las políticas contables seguidas, ni tampoco a través de notas u otro material explicativo.

Debe ser objeto de reconocimiento toda partida que cumpla la definición de elemento siempre que: (a) sea probable que cualquier beneficio económico asociado con la partida llegue a, o salga de la empresa; y, (b) la partida tenga un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad. Al evaluar si una partida cumple estos criterios y, por tanto, está cualificada para su reconocimiento en los estados financieros, es necesario tener en cuenta las condiciones de materialidad. La interrelación entre los elementos significa que toda partida que cumpla las condiciones de definición y reconocimiento para ser un determinado elemento, por ejemplo un activo, exige automática y paralelamente el reconocimiento de otro elemento relacionado con ella, por ejemplo un ingreso o un pasivo.

Respecto a la probabilidad de obtener beneficios económicos futuros; este concepto se utiliza, en las condiciones para su reconocimiento, con referencia al grado de incertidumbre con que los beneficios económicos futuros asociados al mismo llegarán a, o saldrán, de la empresa. El concepto tiene en cuenta la incertidumbre que caracteriza el entorno en que opera la empresa. La medición del grado de incertidumbre, correspondiente al flujo de los beneficios futuros, se hace a partir de la evidencia disponible cuando se preparan los estados financieros. Por ejemplo, cuando es probable que una partida por cobrar de otra entidad vaya a ser pagada por ésta, es justificable, en ausencia de cualquier evidencia en contrario, reconocer tal partida por cobrar como un activo. No obstante, para buena parte de las cuentas por cobrar, se considera normalmente probable un cierto grado de impago, y por tanto se reconoce un gasto que representa la reducción esperada en los beneficios económicos por tal motivo.

Respecto a la fiabilidad de la medición, es la segunda condición para el reconocimiento de la partida es que posea un costo o valor que pueda ser medido de forma fiable. En muchos casos, cuando el costo o valor debe estimarse, el uso de estimaciones razonables es una parte esencial de la preparación de los estados financieros, y no debe menoscabar su fiabilidad. No obstante, cuando no puede hacerse una estimación razonable, la partida no se reconoce en el balance ni en el estado de resultados. Por ejemplo, las indemnizaciones esperadas de un litigio ante los tribunales, pueden cumplir las definiciones tanto de activo como de ingreso, así como la condición de probabilidad para ser reconocidas; sin embargo, si no es posible medir de forma fiable la reclamación, no debe reconocerse ni el activo ni el ingreso. A pesar de ello, la existencia de la reclamación puede ser revelada por medio de notas, material explicativo o cuadros complementarios.

Una partida que, en un determinado momento, no cumpla las condiciones para su reconocimiento establecidas en el párrafo 83, puede sin embargo quedar cualificada para ser reconocida como consecuencia de circunstancias o sucesos, producidos en un momento posterior en el tiempo. Puede estar justificado que una partida a la que, aún poseyendo las características esenciales para ser un elemento, le falten por cumplir las condiciones para su reconocimiento, sea revelada a través de notas, cuadros u otro material informativo dentro de los estados financieros. Ello es apropiado cuando el reconocimiento de tal partida se considere relevante, de cara a los usuarios de los estados financieros, para la evaluación de la situación financiera, los resultados y los flujos de fondos de una empresa.

RECONOCIMIENTO DE ACTIVOS:

Se reconoce un activo en el balance cuando es probable que se obtengan del mismo beneficio económico futuro para la empresa, y además el activo tiene un costo o valor que puede ser medido con fiabilidad. Un activo no es objeto de reconocimiento en el balance cuando se considera improbable que, del desembolso correspondiente, se vayan a obtener beneficios económicos en el futuro. En lugar de ello, tal transacción lleva al reconocimiento de un gasto en el estado de resultados. Este tratamiento contable no implica que la intención de la gerencia, al hacer el desembolso, fuera otra que la de generar beneficios económicos en el futuro, o que la gerencia estuviera equivocada al hacerlo. La única implicación de lo anterior es que el grado de certeza, sobre los beneficios económicos que van a llegar a la empresa, tras el presente periodo contable, es insuficiente para justificar el reconocimiento del activo.

RECONOCIMIENTO DE PASIVOS:

Se reconoce un pasivo, en el balance, cuando es probable que, del pago de esa obligación presente, se derive la salida de recursos que lleven incorporados beneficios económicos, y además la cuantía del desembolso a realizar pueda ser evaluada con fiabilidad. En la práctica, las obligaciones derivadas de contratos, en la parte proporcional todavía no cumplida de los mismos (por ejemplo las deudas por inventarios encargados pero no recibidos todavía), no se reconocen como tales obligaciones en los estados financieros. No obstante, tales deudas pueden cumplir la definición de pasivos y, supuesto que satisfagan las condiciones para ser reconocidas en sus circunstancias particulares, pueden quedar cualificadas para su reconocimiento en los estados financieros. En tales circunstancias, el hecho de reconocer los pasivos impone también el reconocimiento de los activos o gastos correspondientes.

Valuación y reconocimiento de los ingresos, gastos y resultados

VALUACIÓN O MEDICIÓN

RECONOCIMIENTO DE INGRESOS:

Se reconoce un ingreso en el estado de resultados cuando ha surgido un incremento en los beneficios económicos futuros, relacionado con un incremento en los activos o un decremento en los pasivos, y además el importe del ingreso puede medirse con fiabilidad. En definitiva, esto significa que tal reconocimiento del ingreso ocurre simultáneamente con el reconocimiento de incrementos de activos o decrementos de pasivos (por ejemplo, el incremento neto de activos derivado de una venta de bienes y servicios, o el decremento en los pasivos resultante de la renuncia al derecho de cobro por parte del acreedor). Los procedimientos adoptados normalmente en la práctica para reconocer ingresos ordinarios, por ejemplo el requisito de que los mismos deban estar acumulados (o devengados), son aplicaciones de las condiciones para el reconocimiento fijadas en este Marco Conceptual. Generalmente, tales procedimientos van dirigidos a restringir el reconocimiento como ingresos sólo a aquellas partidas que, pudiendo ser medidas con fiabilidad, posean un grado de certidumbre suficiente.

RECONOCIMIENTO DE GASTOS:

Se reconoce un gasto en el estado de resultados cuando ha surgido un decremento en los beneficios económicos futuros, relacionado con un decremento en los activos o un incremento en los pasivos, y además el gasto puede medirse con fiabilidad. En definitiva, esto significa que tal reconocimiento del gasto ocurre simultáneamente con el reconocimiento de incrementos en las obligaciones o decrementos en los activos (por ejemplo, la acumulación o el devengo de salarios, o bien la depreciación del equipo).

Los gastos se reconocen en el estado de resultados sobre la base de una asociación directa entre los costos incurridos y la obtención de partidas específicas de ingresos. Este proceso, al que se denomina comúnmente correlación de gastos con ingresos, implica el reconocimiento simultáneo o combinado de unos y otros, si surgen directa y conjuntamente de las mismas transacciones u otros sucesos. Por ejemplo, los diversos componentes de gasto que constituyen el costo de las mercancías vendidas se reconocen al mismo tiempo que el ingreso ordinario derivado de la venta de los bienes. No obstante, la aplicación del proceso de correlación, bajo este Marco Conceptual, no permite el reconocimiento de partidas, en el balance, que no cumplan la definición de activo o de pasivo.

Cuando se espera que los beneficios económicos surjan a lo largo de varios periodos contables, y la asociación con los ingresos puede determinarse únicamente de forma genérica o indirecta, los gastos se reconocen en el estado de resultados utilizando procedimientos sistemáticos y racionales de distribución. Esto es, a menudo, necesario para el reconocimiento de los gastos relacionados con el uso de activos tales como los que componen las propiedades, planta y equipo, así como con la plusvalía comprada, las patentes y las marcas, denominándose en estos casos al gasto correspondiente depreciación o amortización. Los procedimientos de distribución están diseñados a fin de que se reconozca el gasto en los periodos contables en que se consumen o expiran los beneficios económicos relacionados con estas partidas.

Dentro del estado de resultados, se reconoce inmediatamente como tal un gasto cuando el desembolso correspondiente no produce beneficios económicos futuros, o cuando, y en la medida que, tales beneficios futuros no cumplen o dejan de cumplir las condiciones para su reconocimiento como activos en el balance. Se reconoce también un gasto en el estado de resultados en aquellos casos en que se incurre en un pasivo sin reconocer un activo correlacionado, y también cuando surge una obligación derivada de la garantía de un producto.

Valuación y reconocimiento de las variaciones patrimoniales

VALUACIÓN O MEDICIÓN:

De acuerdo con las normas contables, medición es el proceso de determinación de los importes monetarios de las variaciones patrimoniales por los que se reconocen y llevan contablemente los elementos del estado de cambios en el patrimonio neto. Para realizarla es necesaria la selección de una base o método particular de medición. En los estados financieros se emplean diferentes bases de medición, con diferentes grados y en distintas combinaciones entre ellas. Tales bases o métodos son los siguientes:

1) Costo histórico. Las variaciones patrimoniales se registran por el valor del producto recibido a cambio de incurrir en la deuda o, en algunas circunstancias por las cantidades de efectivo y otras partidas equivalentes que se espera pagar para satisfacer la correspondiente deuda, en el curso normal de la operación.
2) Costo corriente. Las variaciones patrimoniales se llevan contablemente por el importe sin descontar de efectivo u otras partidas equivalentes al efectivo que se precisaría para liquidar dicho componente patrimonial en el momento presente.
3) Valor realizable (o de liquidación). Las variaciones patrimoniales se llevan por sus valores de liquidación, esto es, los importes sin descontar de efectivo u otros equivalentes al efectivo, que se espera puedan cancelar las deudas, en el curso normal de la operación.
4) Valor presente. Las variaciones patrimoniales, se llevan por el valor presente, descontando las salidas netas de efectivo que se espera necesitar para pagar las deudas, en el curso normal de la operación.

La base o método de medición más comúnmente utilizado por las entidades, al preparar sus estados financieros, es el costo histórico. Éste se combina, generalmente, con otras bases de medición.

RECONOCIMIENTO:

Se reconoce una variación patrimonial, en el balance, cuando es probable que, del pago de esa obligación presente, se derive la salida de recursos que lleven incorporados beneficios económicos, y además la cuantía del desembolso a realizar pueda ser evaluada con fiabilidad. En la práctica, las obligaciones derivadas de contratos, en la parte proporcional todavía no cumplida de los mismos (por ejemplo las deudas por inventarios encargados pero no recibidos todavía), no se reconocen como tales obligaciones en los estados financieros. No obstante, tales deudas pueden cumplir la definición de pasivos y, supuesto que satisfagan las condiciones para ser reconocidas en sus circunstancias particulares, pueden quedar cualificadas para su reconocimiento en los estados financieros. En tales circunstancias, el hecho de reconocer los pasivos impone también el reconocimiento de los activos o gastos correspondientes.

Sistema Integrado de Información Financiera (SIAF)

Según Velásquez (2011)[7], el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) ha sido diseñado como una herramienta muy ligada a la gestión financiera del Tesoro Público en su relación con las denominadas Unidades Ejecutoras (UEs). El SIAF mejora en la gestión financiera del Tesoro Público, mejora la gestión financiera de las entidades gubernamentales; dispone de una base de datos con información oportuna, confiable y con cobertura adecuada; realiza el monitoreo por Sectores y Pliegos de la Ejecución del Presupuesto; proporciona a los Órganos Rectores información oportuna y consistente; permite obtener reportes consistentes de estados presupuestales, financieros y contables; permite un seguimiento de la ejecución presupuestaria en sus diferentes fases; proporciona una visión global y permanente de la disponibilidad de los recursos financieros de cada entidad y del Estado; pone a disposición de la Dirección Nacional de Contabilidad Pública (DNCP) información para la elaboración de la Cuenta General de la República; permite la obtención de los reportes Confrontación de Operaciones Autodeclaradas (COA) para la Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria (SUNAT); pone a disposición de la Contraloría General de la República (CGR), información de detalle, reduciendo los requerimientos de reportes y mejorando la capacidad de Control en oportunidad, cobertura y selectividad; contribuye a una mejor asignación de recursos y toma de decisiones.

El registro en el SIAF, al nivel de las UEs, está organizado en 2 partes: i) Registro Administrativo (Fases Compromiso, Devengado, Girado) y, ii) Registro Contable (contabilización de las Fases así como Notas Contables). El Registro Contable requiere que, previamente, se haya realizado el Registro Administrativo. Puede realizarse inmediatamente después de cada Fase, pero no es requisito para el registro de la Fase siguiente. A diferencia de otros sistemas, la contabilización no está completamente automatizada. En la Tabla de Operaciones, no todos los asientos son del tipo ideal (una cuenta en el debe y una en el haber). La razón estructural es que el Plan de Cuentas no fue elaborado conjuntamente con la Tabla de Clasificadores Presupuestales. Ocurre esto básicamente en los asientos patrimoniales (Fases Devengado y Girado). Hecho que podría ser una desventaja, ha facilitado la implantación pues el Contador participa en el proceso.

El Sistema tiene ámbitos claramente definidos, a saber: Registro Único. El concepto de Registro Único está relacionado con la simplificación del registro de las UEs de todas sus operaciones de gastos e ingresos y el envío de información a los Órganos Rectores: Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP); Dirección General de Tesoro Público (DGTP); Dirección Nacional de Contabilidad Pública (DNCP); Gestión de Pagaduría (sólo para las operaciones financiadas con recursos de Tesoro Público). Las UEs sólo pueden registrar sus Girados en el SIAF cuando han recibido las Autorizaciones de Giro de parte del Tesoro Público. En base a estos Girados la DGTP emite las Autorizaciones de Pago, las que son transmitidas al Banco de la Nación (BN), cuyas oficinas a nivel nacional pagan sólo aquellos cheques o cartas órdenes cargadas en su Sistema, afectando recién en ese momento la cuenta principal del Tesoro Público. En verdad, más allá que luego tenga que intervenir el Tesoro Público para la Autorización de Pago , el Girado registrado por la UE termina en el BN, por lo que podríamos decir que los equipos SIAF que operan en las UEs son como terminales del Tesoro Público para realizar el proceso de Pago a través del BN.

En el período 1997-1998 la tarea primordial del MEF fue la Implantación del SIAF-SP en todas las UEs del Gobierno Central y Regiones, para cuyo logro se realizó programas de entrenamiento, difusión y pruebas. Ha sido fundamental el nivel de credibilidad de los Usuarios en el Sistema, el mismo que se ha consolidado durante este período. Al respecto, debemos destacar algunos elementos importantes: 1. Coordinación permanente con los Órganos Rectores. El Sistema debía adecuarse a sus procedimientos y Normas, así como instrumentos operativos (Tablas). 2. Acercamiento, desde fines de 1996, con los usuarios (UEs) a través de los Residentes, nexo permanente. 3. Registro manual paralelo en 1997. Permitió conocer el ámbito de operaciones de las UEs para su adecuado tratamiento en el Sistema. Además hizo posible un relevamiento del uso de Clasificadores Presupuestales así como operaciones contables, insumos para la primera versión de la Tabla de Operaciones. Igualmente se prestó mucha atención al tema de los documentos fuente. Se logró establecer la figura del expediente u operación, unidad de registro del sistema. En los últimos meses de 1997 las UEs registraron sus operaciones en una primera versión en Fox del Módulo de Registro SIAF-SP. 4. En enero de 1998, el MEF entregó 506 equipos (Computador Personal, Módem, Impresora, Estabilizador o UPS) a igual número de UEs. El equipo tiene instalado además de un software general (MSOffice97), el Módulo Visual de Registro SIAFSP. El Sistema incluye un mecanismo de correo electrónico para la transferencia de información. 5. Registro automatizado paralelo en 1998, utilizando los equipos y sistemas entregados. Las UEs registraron y transmitieron más de un millón de operaciones por un valor cercano al 50% del total del Presupuesto Anual, las mismas que se reflejaban en la Base de Datos ORACLE de la sede MEF. Este registro permitió reforzar el entrenamiento, así como identificar nuevas operaciones para la Tabla de Operaciones. Un aspecto muy importante de esta etapa fue la revisión del tratamiento a las operaciones típicas (planillas, compras, encargos, caja chica, entre otras). 6. Personal entrenado en cada UE. A fines de 1998, antes de ponerse en marcha el Sistema existía al menos una persona adecuadamente entrenada en cada UE. Progresivamente se ha incorporado un mayor número de funcionarios, especialmente en aquellas UEs que trabajan en Red. 7. Organización y Puesta en Marcha de la Mesa de Atención, como centro de recepción de llamadas de los usuarios y su derivación a las diversas áreas (Soporte, Análisis, Contadores, Control de Calidad, Informática). 8. Organización del Equipo de Soporte a Usuarios, con 12 técnicos entrenados en la instalación del Sistema, conectividad, hardware. Cuentan con un stock de equipos y partes (PCs, UPS, discos duros, tarjetas de red). Este equipo asegura que una UE restablezca su capacidad operativa en un máximo de 72 horas. 9. Equipos de Trabajo en la Sede: Análisis, para revisar el tratamiento de las operaciones, preparación de manuales; Control de Calidad, para revisar cada versión de software y apoyar a las UEs para un adecuado registro; Contadores, encargados de elaborar y dar mantenimiento a la Tabla de Operaciones); Informática (grupos de Análisis de Sistemas, Visual, ORACLE, Conectividad, Soporte Técnico); Usuarios (Sectoristas) para monitorear el trabajo de Residentes.

Uno de los aspectos más importantes del trabajo desarrollado en estos años, ha sido el dominio del aspecto logístico, especialmente en las UEs ubicadas fuera de Lima (aproximadamente 320). Los equipos de Soporte a Usuarios, Control de Calidad y Contadores han visitado todas las UEs varias veces, familiarizándose con el acceso y reforzando la vinculación de la Sede con los Usuarios. La presencia del Residente facilitó toda esta coordinación. A partir de enero de 1999 el SIAF se constituye en un Sistema Oficial de registro de las operaciones de Gasto e Ingreso de las UEs, sustituyendo diversos registros y reportes de la DNPP, la DGTP y la DNCP:

a) Cada mes las UEs reciben, a través del SIAF, su Calendario de Compromisos (CALCOM) elaborado por la DNPP (cuyos montos constituyen techos máximos (criterios de Clasificadores a nivel Genérica, Función/Programa y Fuente de Financiamiento) para comprometer);
b) Las UEs registran en el SIAF sus operaciones de gastos e ingresos, información que luego es transmitida al MEF para su verificación y aprobación;
c) En el Ciclo de Gasto las UEs registran sus operaciones (expedientes), cada una de las cuales incluye las Fases de Compromiso, Devengado y Girado. El registro del Compromiso (para operaciones con terceros, en la fase Compromiso las UEs deben registrar el RUC del proveedor. En la Sede, el Sistema verifica que el RUC exista y retorna la Razón Social) implica el uso de un Clasificador de Gasto a nivel de Específica, una Fuente de Financiamiento y la Meta correspondiente asociada a ese gasto. El sistema verificará si esa operación está acorde al CALCOM aplicando el criterio de techo presupuestal. La UE sólo puede comprometer dentro del mes de vigencia del Calendario. El registro del Devengado está asociado a la verificación del cumplimiento de la obligación por parte del proveedor, esto es la entrega de bienes (para estas operaciones con terceros, las UEs deben registrar información para la SUNAT (COA-Estado) relativo a los Comprobantes de Pago (Facturas, Notas de Crédito, Boletos de avión, etc.)). Esta fase requiere un Compro miso previo que a su vez establece techos y otros criterios. El Devengado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Compromiso. El registro del Girado requiere no sólo un Devengado previo (que a su vez establece techos) sino la correspondiente Autorización de Giro por parte de la DGTP, (aplicable sólo para operaciones con fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios. Para otras fuentes la autorización del devengado es automática. Ocurre algo similar para las Autorizaciones de Pago) que aplica el criterio de Mejor Fecha (fecha en la que se espera pagar al proveedor o desembolsar la Planilla. Muy útil para la Programación de Caja del Tesoro). El Girado puede darse en el mismo mes o en otro posterior al registro del Devengado. La DGTP emite la Autorización de Pago de los Girados (cheques, cartas órdenes) de las UEs, transmitiéndose al BN, quien actualiza sus archivos con cada lote enviado, atendiendo a los beneficiarios de los Girados. El registro de la Fase Pagado en la UE es procesado automáticamente por el Sistema, con la información de los cheques y cartas órdenes pagados remitida por el BN.
d) En el Ciclo de Ingreso, las UEs registran las Fases de Determinado y Recaudado.
e) Las operaciones de gastos, ingresos y otras, complementarias, son contabilizadas utilizando la Tabla de Operaciones (TO SIAF), matriz que relaciona los Clasificadores Presupuestales con los Cuentas del Plan Contable Gubernamental. Estos registros son procesados por el Sistema, permitiendo la obtención de los Estados Financieros y Presupuestarios exigidos por el Ente Rector Dirección Nacional de Contabilidad Pública (DNCP) en el marco de la elaboración de la Cuenta General de la República. Cabe señalar que, 29 Pliegos (109 UEs) realizaron el Cierre Contable 1999 a través del Módulo Contable SIAF.

Las entidades del Sector Público pueden consultar los datos registrados en la Base de Datos Central del SIAF, esto según su área de responsabilidad y nivel de acceso: Organismos Rectores del MEF (DNPP, DGTP y CPN); Organismos Sectoriales y Pliegos; Otras instituciones usuarias de la información (Contraloría General de la República y SUNAT).

Partes: 1, 2

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