Perfeccionamiento de las Fichas de Costo del producto “Mecedora de dos Plazas” (página 2)
Enviado por Sofia Sanchez Berriel
La hoja o ficha de costos es el documento asociado a la fabricación de un bien o a la prestación de un servicio, que registra el costo producción. El costo de producción debe reflejarse dentro de este documento desagregado por cada uno de los elementos del costo por unidad de producto para diferenciar las magnitudes de las partidas directas e indirectas.
La ficha de costos constituye uno de los principales documentos del proceso de planificación, registro y control del costo de producción. Para su confección es fundamental una previa argumentación técnico-económica, interviniendo el uso de las normas de consumo técnicamente fundamentadas y de normas tiempo de trabajo para la determinación del costo de los materiales y de la mano de obra, respectivamente.
En la revisión bibliográfica se pudieron conocer varios puntos de vistas referentes a este tipo de sistema de costos. Al respecto, en su monografía realizada el Máster Servilio Ramón Reina Chang, titulada ¨Propuesta de procedimiento metodológico dirigido a la confección de Fichas de Costo¨, expresó:
Existen distintos tipos de ficha de costo entre las que se encuentran:
Ficha de costo detallada: reflejan las normas de consumo de los recursos materiales y laborales, así como las normativas de costos de servicios técnicos, organización y dirección de la producción. En esta ficha deben estar contenidas las normas en unidades físicas, la unidad de medida, el precio o tarifa de cada cálculo adaptada con una estructura por partida de costo.
Ficha de costo sintética: son documentos muchos más resumidos que los de una ficha de costo detallada. En ella solo se reflejan los importes de los costos unitarios de un producto terminado, estructurados por partidas. Esta ficha de costo puede ser denominada "Hoja de Costo".
Es necesario clasificar las fichas de costo en atención al momento de confección de la misma, esta clasificación no es única, por cuanto responde a los criterios de los especialistas y a los fines que persiguen con la clasificación. Por tanto, de acuerdo con los objetivos que se persiguen en el cálculo del costo de producción las fichas de costo pueden ser:
Ficha de costo planificada: representa la magnitud de los costos esperados en la producción de una unidad de producto. Estas fichas se confeccionan utilizando normas y normativas de la producción. Se diferencia de la presupuestada en que es mucho más dinámica, o sea, que cambia en la misma medida en que cambian las normas.
Ficha de costo presupuestada: es una de las fichas de costo planificadas y confeccionada para aquellos tipos de productos cuya producción no es representativa, y generalmente, se coordina con el consumidor para la fundamentación de los cálculos de costos, por cuanto esta ficha es necesaria para establecer los precios de estos productos.
Ficha de costo real: refleja el costo real de la producción elaborada en el período que se informa. Cuando se confecciona esta ficha de costo es necesario tener en cuenta los objetivos de cálculo y que la clasificación de los costos van a ser iguales a los que sirvieron de base para la ficha de costo planificada, esto posibilita controlar la marcha del cumplimiento del plan respecto a la reducción del costo. La ficha de costo real constituye una fuente importante para el análisis económico y contiene los indicadores que deben ser utilizados para la confección del plan de costo.
Como es obvio, las partidas en esta ficha de costo no son exactamente iguales a las contenidas en la ficha de costo planificada, por lo tanto, la ficha de costo real recoge pérdidas y costos no previstos en la planificada.
Ficha de costo de cálculo económico interno: También es conocida como ficha de costo parcial. Se confecciona para las producciones de los talleres básicos, auxiliares y de servicio a la producción de otros tipos de subdivisión estructural de la empresa que se defina como unidad organizativa de cálculo económico en cada área de trabajo y así posibilita la formación de los precios internos.
En la confección de las fichas de costo se involucran fichas de costo anteriores y los elementos que sirvieron de base para su cálculo, las facturas o listados de precios de los suministradores de las materias primas o materiales que intervienen en el proceso, así como la determinación de las tarifas horarias, en caso de que no se hayan calculado previamente, y el fondo de tiempo establecido para el pago de la mano de obra. Si existe alguna forma o coeficiente establecido para los gastos de producción, también debe tomarse en consideración.
Adicionalmente, es necesario tener en cuenta la mano de obra adecuada y especializada para la realización del trabajo, materias primas y materiales a utilizar, la capacidad operativa instalada en condiciones óptimas, los utensilios, herramientas y similares en función de la actividad a realizar y por último, las condiciones mínimas indispensables del local a explotar.
En la confección de la ficha de costo deben intervenir los factores que hagan posible la correcta planificación del costo de producción de forma que dicho costo represente, el grado de los costos socialmente necesarios para obtener dicha producción. Estas fichas de costos se mantienen inalterables durante un período de tiempo determinado y son metas mientras se mantienen las bases sobre las cuales fueron elaboradas.
La ficha de costo es la base que se debe utilizar para confeccionar el plan de costo y como regla general la misma debe cumplir los siguientes requisitos:
Cantidad y precio de cada material.
Tiempo de trabajo y tarifa salarial por tipo de operación.
Gastos indirectos.
Costos totales.
Costos unitarios.
Al confeccionar la ficha de costo, los mismos se clasifican en directos e indirectos, los primeros comprenden todos aquellos que de una u otra forma entran a formar parte en el costo de producto a elaborar, la función que ejercen es determinante para la obtención del producto o trabajo realizado como son: materias primas, o fuerza de trabajo directo. Los gastos indirectos están representados por aquellos que, aunque conciernen a la producción en general, no se identifican directamente con el producto o servicio, como son materiales indirectos, fuerza de trabajo indirecta y demás costos necesarios.
Para las producciones que cuentan con cartas tecnológicas o fichas de costos técnicas se sigue el procedimiento siguiente:
Al fijar los gastos directos en la ficha de costo, deben tenerse en cuenta los índices de consumo y el listado oficial de precios con relación a las materias primas y materiales directos que integran cada unidad de producto a producir, así como, las normas y principios en salario a esos mismos efectos.
Las materias primas y materiales directos gastados por unidad de producto se determinan valorando la norma de consumo establecida por el precio oficial vigente, incluido el recargo comercial cuando lo tuviera.
El gasto de la fuerza de trabajo directa se obtiene mediante la aplicación de las tarifas salariales vigentes a las horas o normas aplicadas a cada labor realizada.
Los gastos indirectos por unidad de producción, se determinan a partir del nivel de gastos prefijados o presupuestados, como estos abarcan toda la producción, es necesario aplicarlos a todos los productos mediante un coeficiente de cálculo.
Recientemente se ha venido incorporando en el lenguaje empresarial cubano el concepto de Ficha de Precios. Desde el punto de vista técnico existe una diferencia entre la ficha de costos y la ficha de precios.
La ficha de costos unitaria refleja los costos directos e indirectos para una unidad de producción determinada, si a estos elementos le son añadidos los gastos de distribución y venta, los generales y de administración, se conforma la ficha de precios, debido a que no solo hay costos, sino también gastos que se han adicionado. La ficha de precio contiene, asimismo, las utilidades establecidas al respecto.
El término de ficha de precios no aparece en la bibliografía que aborda la contabilidad de costos, este es un concepto que ha surgido en el contexto empresarial cubano. Internacionalmente, los precios son formados por el método de la correlación con los mercados, que parte del reconocimiento de que las economías están inmersas en el proceso de globalización y por tanto sus producciones requieren como condición primera la comparación para poder determinar los precios. El éxito del método está en que se aplique a la actividad económica, en la cual la competencia entre los productores favorezca a la reducción de los gastos y de los precios.
Para la correcta formación de precios es necesario la elaboración de la Ficha de Costo Base, siendo una condición imprescindible su actualización periódica, cada vez que cambien las condiciones que le dieron origen. Esta ficha está conformada por la suma de los costos directos e indirectos de producción.
En general, para definir la Ficha de Costos Base a utilizar deben considerarse los siguientes aspectos:
Se realizará su cálculo y desagregación sobre la base de los Lineamientos Generales para la Planificación y Determinación del Costo de Producción vigentes.
Para su elaboración se partirá de normas de consumo y de trabajo económicamente fundamentadas. En los casos que ello sea imposible, provisionalmente se utilizaran las reales hasta que se elaboren dichas normas.
Considerar los costos reales depurados deduciendo los gastos excesivos en el uso de recursos materiales, humanos y financieros, así como todo gasto que no esté vinculado realmente a la producción de que se trate.
El por ciento que se asume de utilización de las capacidades, debe corresponderse con una explotación adecuada. Esto es, deben identificarse los llamados "costos por subactividad" y deducirse de la Ficha de Costos Base para formar precios, lo que significa que es necesaria una reducción de otros gastos directos y de los gastos indirectos (depreciación en ambos casos, principalmente)
Las partidas del consumo material del producto o servicio en cuestión, se deberá desagregar en anexo al menos hasta el ochenta por ciento (80%).
Se debe comparar la Ficha de Costo Base para la formación de precios con las de otros productos análogos desde el punto de vista constructivo, como elemento de referencia y evaluación de la correcta determinación de la misma.
La ficha de costo base para formar precios se realiza tomando un período determinado y los anteriores a este para ver el comportamiento de los elementos e indicadores que intervienen en la misma. Para formar la ficha de costo real para formar precios se deberán tomar los datos reales en los que se ha incurrido en el período que se desea calcular.
En Cuba se encuentra implementada la Resolución Conjunta Nº 1-2005 del Ministerio de Finanzas y Precios y Ministerio de Economía y Planificación para determinar el contenido de las fichas de costo, además se requiere del conocimiento de una serie de datos que formulen varios profesionales como son: ingenieros industriales, expertos en tiempos y movimientos, economistas, contadores, etc. para que ellos permitan fijar un estándar en todos los aspectos por ejemplo:
Estandarización de productos.
Estandarización de las rutinas de producción.
Estandarización de las rutinas de operación como es: manejo de materiales, de equipo y herramientas y manejo de productos elaborados, formular instructivos de trabajo.
Control
La Ficha de Costo como su nombre lo indica no es otra cosa que el fruto de la predeterminación de los costos y constituye un poderoso instrumento de control que influye en la toma de decisiones contribuyendo a medir la eficiencia en la utilización de los recursos. Para garantizar la utilidad de este instrumento es fundamental poder contar con información actualizada.
Con vista a asegurar el correcto análisis del comportamiento de la eficiencia productiva en cada unidad de producto elaborado o en proceso, es necesario el cálculo del costo unitario, el cual debe realizarse teniendo en cuenta las normas de consumo de materias primas y materiales así como de fuerza de trabajo y los gastos indirectos de producción. Es el costo unitario un indicador económico de gran importancia en el análisis de los resultados productivos de una entidad al mostrar la efectividad alcanzada en el proceso y la eficiencia en la utilización de los recursos mediante el análisis de las variaciones del mismo.
La utilización y actualización de la ficha de costos permite la realización de un análisis comparativo del costo a través de varios años, al facilitar la comparación de los costos de una unidad de producto o servicio de un período con períodos anteriores. Por ende esta ficha puede ser utilizada como una herramienta para garantizar un adecuado control de los costos incurridos en las actividades de producción o prestación de servicios por el hecho de reflejar el insumo de materias primas y materiales, los gastos de fuerza de trabajo y otros gastos directos e indirectos.
El documento en cuestión sirve como base para valorar correctamente los productos en proceso, semielaborados, terminados y entregados, así como para la formación de los precios del producto o servicio que se trate. Además, posibilita el análisis de la efectividad en la utilización de las capacidades instaladas, permitiendo medir la eficiencia económica del proceso productivo. Constituye una herramienta efectiva para la confección del presupuesto de costo.
CAPÍTULO II.
Diagnóstico de las fichas de costo del producto ¨mecedora de dos plazas¨ en la UEB de fundiciones y conformación de metales, placetas
En el presente capítulo se realiza una breve caracterización general de la Unidad Empresarial de Base Fundiciones y Conformación de Metales de Placetas, describiendo brevemente su objeto social y las características del proceso productivo, las funciones que tiene la UEB; y se realiza un diagnóstico del sistema de costo y de las fichas de costos utilizadas actualmente en la unidad.
II.1 Caracterización de la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales de Placetas.
La creación de la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales fue aprobada según Resolución 29 de fecha 2 de abril del 2007, dictada por el Director General del Grupo Empresarial VICLAR, Villa Clara. La UEB, pertenece a la Empresa Provincial de Conformación de Metales, Fundición, Materiales de la Construcción, en forma abreviada METALCONF, se encuentra ubicada en 3ra del Este entre 11na del Sur y Campo, municipio Placetas, Provincia Villa Clara y está destinada a la elaboración y conformación de productos fundidos a partir de aleaciones no ferrosas y la conformación de metales, troquelados y maquinado a partir de materiales ferrosos y no ferrosos.
Mediante resolución 1331 de fecha 7-2-2005, dictada por el Ministro de Economía y Planificación, fue modificado el objeto social de la Empresa METALCONF el cual queda redactado de la siguiente forma:
Producir, montar y comercializar de forma mayorista las producciones a partir de metales y la fundición consistente en puertas, ventanas de aluminio, muebles, utensilios domésticos, tártaras para panaderías, rejas, jarras, herrajes para animales, mallas para cercas y otras producciones fundidas y de metales, barro en moneda nacional y divisa y de forma minorista a través del mercado de artículos industriales y artesanales en moneda nacional.
Producir y comercializar, de forma mayorista, losas, bloques, ladrillos, rodapiés, tejas, pintura mejorada, viguetas de techo, mesetas, lavaderos, tejas fibroasfálticas, tubos de barro y otros materiales de construcción, en moneda nacional y en divisa.
Producir y comercializar, de forma minorista a través del mercado de artículos industriales y artesanales, losas, rodapiés, tejas, pintura mejorada, viguetas de techo, mesetas, lavaderos, tubos de barro exceptuando bloques y ladrillos y otros que conforman estructuras en moneda nacional.
Ensamblar y comercializar de forma mayorista plegatines y otros productos de formación de metales en moneda nacional y divisa.
Prestar servicios de transportación a las producciones de los clientes, cumpliendo con las regulaciones establecidas en moneda nacional.
Brindar servicios de transportación de cargas en moneda nacional.
Prestar servicio de alimentación en moneda nacional.
Brindar servicio de maquinado a las entidades en moneda nacional y divisa a la población en moneda nacional.
Prestar servicios de aplicación de pinturas a las entidades y a la población y en moneda nacional a los organismos.
Con la finalidad de dar cumplimiento a su objeto social ha definido la siguiente misión: Satisfacer las necesidades del cliente, ofertándoles productos a partir de la fundición y conformación de metales de alta durabilidad y calidad que revelan una tradición artesanal, colonial y costumbrista. Contando con una fuerza laboral calificada.
Para complementar lo anterior trabaja con la siguiente visión: Ser una entidad competente que mantenga el liderazgo en el mercado interno y en el Caribe, contando con una fuerza laboral acostumbrada a la búsqueda de soluciones que le permita eficiencia y eficacia en la labor que realiza.
La UEB cuenta con la siguiente estructura organizativa:
Su estructura organizacional la conforman un Director de UEB el cual tiene entre sus funciones y atribuciones lograr una actividad unida y armónica de todas las direcciones, que garantice el desarrollo exitoso y el ordenamiento adecuado de la actividad general de esta UEB.
Bajo el mando del director se encuentran tres departamentos, encargados de trazar las políticas o cursos de acción a seguir en la organización, los cuales son: Departamento de Contabilidad que organiza, coordina y controla la actividad contable, planifica el precio y registra la estadística; Departamento de Recursos Humanos que vela por una adecuada selección del personal, controlando y aplicando las políticas salariales; y un Departamento de Producción; esta área está dirigida por un técnico de operaciones, que atiende la producción de la empresa y hace cumplir lo normado en el proceso tecnológico, vela además por la normalización, la metrología y el control de la calidad, un encargado de almacén que entrega y recepciona a las 14 brigadas de fundiciones y a las 29 brigadas de conformación de metales las cuales son las encargadas de ejecutar las estrategias trazadas por los diferentes departamentos.(Anexo 1)
II.2 Identificación del proceso productivo.
Las líneas de producción fundamentales son, producción de artículos fundidos en aluminio, semiautomáticas, manual de malla eslabonada revestida y artículos a partir de estructuras conformadas.
Los suministros que necesita la empresa para sus producciones son:
Chatarra de aluminio.
Tornillería.
Materiales para fundición de aluminio.
Combustibles y lubricantes.
Una variedad amplia de materiales auxiliares.
Alambre galvanizado revestido laminado de varios tipos.
Alambre lizo galvanizado.
Componentes para distintas producciones.
Estructura semielaborada con tubos.
Pintura de distintos tipos.
En la economía interna son proveedores de:
METALCUBA.
CUPET.
COPEXTEL.
ITH.
ACINOX.
Unión de Recuperación de Materias Primas.
Para realizar cualquier estudio sobre una entidad productiva es de vital importancia el conocimiento del flujo productivo porque permite comprobar el orden y surtido de los procesos, las relaciones funcionales entre los equipos y talleres, etcétera. Básicamente las producciones de la empresa, comienzan su flujo productivo en las UEB, donde se recibe la materia prima aluminio, en algunas ocasiones se entrega directamente a los grupos de artesanos, que tienen un acta de responsabilidad material firmada sobre los bienes recibidos, en otras ocasiones el almacén central de la empresa le envía a la UEB por medio de una transferencia la materia prima y los materiales auxiliares para comenzar el proceso productivo de la UEB, dicha transferencia debe contar con la fecha, número consecutivo del folio, así como todos los datos del centro de costo que entrega y del que recibe, además de la firma del técnico del almacén central en entregado y en recibido por el director de la UEB que es el único autorizado a realizar este proceso.
El encargado de almacén de la UEB recibe la materia prima, pero sin ver la transferencia que envía el almacén central, pesa, mide o cuenta todo el material y realiza una recepción a ciegas del mismo, luego esta recepción se compara con la transferencia recibida del almacén central y se verifica que coincidan las cantidades de los pesajes, si no coincide se realiza una recepción por lo que se recibió realmente y se emite un documento a la empresa del proveedor informando la diferencia, pero si coinciden ambos documentos se procede a colocar esa materia prima ya recepcionada y reflejada en tarjeta de estiba y submayores de inventarios en el almacén de la UEB. Antes de comenzar el proceso de producción se verifica si existe la ficha de precio aprobada y que corresponda con el producto que se va a producir, ya sea una ficha para insumo o intermedia, que se calcula a costo real sin tener en cuenta los gastos indirectos de producción, de la cual se analizan por el Comité técnico asesor todos los elementos que conforman el producto, como son norma de consumo, salario, etc y es aprobada por el director general de la empresa, o una ficha para determinar el precio y su componente en pesos convertibles, aprobada por el Ministerio de Finanzas y Precios según Resolución vigente.
Luego se comienza por abrir la orden de producción del producto, se abre una orden de producción general que es donde se relacionan los productos que se producirán en el mes según la materia prima asignada para el cumplimiento del plan, el cual se encuentra detallado con el número de orden del producto y cantidad de materia prima (Anexo 2).
Después se confecciona una orden de producción especifica donde se detallan todos los datos necesarios para la confección de dicho producto: Número de orden, nombre, cantidad a producir, unidad de medida, cantidad real producida, los productos que se quedan en proceso ( Anexo 3).
Se verifica que la certificación de Normas de Consumo sea la aprobada por el Comité Técnico asesor (Anexo 4), para de esa manera proceder a solicitar la materia prima para realizar la producción, cuya solicitud la realiza el Especialista Principal de Producción y es firmada por dicho especialista, por el encargado de almacén y el director de la UEB.
Se procede entonces a realizar el vale de salida del almacén, debidamente foliado con un consecutivo lógico y firmado por el almacenero de la UEB en entregado, por el Jefe del grupo de artesano en recibido y por el director de la UEB en autorizado y con su fecha pertinente, el artesano realiza el pesaje de la materia prima y procede a la confección del producto que responde a un Número de orden de producción específica.
Después de terminado el producto y certificado por el técnico de calidad como conforme, se traslada hacia el almacén de la UEB donde se le da entrada en tarjeta de estiba y submayor de inventario para luego ser transferido al centro de Almacén Costo Central donde se efectúa su venta.
En el diagrama No 1 se presenta el flujo productivo de la" Mecedora de dos Plazas".
Diagrama no 1: Flujo del proceso de producción de la ¨Mecedora de dos plazas¨:
Fuente: Elaboración propia a partir de documentos de la Empresa.
II.3 Descripción del Sistema de costo en la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales de Placetas.
El sistema de costos establecido en la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales de Placetas, es por órdenes específicas, y se basa en el control y análisis de los hechos ocurridos en el desarrollo del proceso productivo de cada producto en cada centro de producción. Para la conformación de la orden se utilizan los pedidos por clientes, los cuales al sumarse aritméticamente conformarán el plan de producción en unidades del día.
A partir del plan en unidades se elabora la solicitud de materiales al almacén, que se entrega al Encargado del Área para su procesamiento en el Vale de Salida de Materiales del Almacén. En esta misma área se elabora el Modelo de Consumo de Materiales Directos por Productos, que constituye la base del gasto material en el Sistema de Costo.
En la entidad todas las producciones tienen la característica de que sus costos pueden ser predeterminados, pues la elaboración de los productos está regida por fórmulas, cuyos índices de consumo están bien definidos tecnológicamente, lo que constituye una base sólida del sistema de costos implantado, que permite tanto una buena planificación como análisis, al realizarse la comparación de los costos predeterminados con los costos reales.
El registro de los gastos se realiza mediante cuentas de control, las cuales se desglosan por agrupaciones de gastos por su naturaleza. Las cuentas de control de gastos de uso en la empresa son las siguientes:
701- Producción Principal en Proceso:
Esta cuenta comprende los importes de los gastos que se incluyen directamente en el costo de las producciones elaboradas y de los servicios prestados que ejecuta la entidad.
731- Gastos indirectos de producción:
En esta cuenta se contabilizan todos los gastos que no se pueden identificar directamente con el proceso productivo.
También se incluyen los gastos de las actividades de mantenimiento, reparaciones corrientes y explotación de equipos, dirección de la producción, control de calidad, depreciación de Activos Fijos Tangibles de producción y servicios auxiliares a esta, entre otros.
También se debitan a estas cuentas conceptos de gastos tales como: gastos de la fuerza de trabajo de técnicos y dirigentes de la producción no vinculados a un producto o servicio, pagos por subsidios de seguridad social a corto plazo de los trabajadores directos e indirectos de la producción, mantenimiento, reparaciones corrientes y depreciación de instalaciones productivas, gastos de protección del trabajo de las áreas productivas, desgaste de útiles y herramientas, gastos de preparación y asimilación de la producción, gastos de investigación y amortización de gastos diferidos, entre otros.
Cuenta 196 – Producción para insumo:
Se considera producción para insumo las producciones elaboradas en la empresa para su consumo y se registran a costo real. En esta cuenta se registran las producciones terminadas con destino a ser consumidas en el proceso productivo, pertenece al activo circulante, y es de naturaleza deudora.
Cuenta 197 – Producción Terminada:
Se considera producción terminada aquella cuya elaboración ha sido finalizada completamente y corresponde a las normas o condiciones aprobadas que avalan su calidad.
Se debita por las entradas de producción terminada al almacén y se acredita por las entregas a clientes u otras salidas que se produzcan.
Para un adecuado control del movimiento de las operaciones que se registran en esta cuenta, esto se analiza en las subcuentas siguientes:
Costo Predeterminado: Comprende las existencias físicas de las producciones listas para la venta, a costo predeterminado.
Diferencia entre el costo predeterminado y el costo real: El saldo de esta subcuenta puede ser deudor o acreedor( Sub o sobrevaloración) y comprende la diferencia entre el costo real y predeterminado , correspondiente a asumir en esta cuenta , según el procedimiento que se establece en la presente.
Cuenta 810-Costo de venta de producción:
Incluye los costos de las producciones terminadas, servicios prestados, trabajos ejecutados y mercancías vendidas, entregadas a los clientes. Es analizada esta cuenta en las siguientes subcuentas:
Para determinar el costo predeterminado se utiliza la ficha de costo realizada para cada producto regida por la resolución 21/1999 del Ministerio de Finanzas y Precios y actualizada periódicamente.
En las fichas de costo se describe las materias primas y materiales directos, la unidad de medida, norma, cantidad, precio e importe obteniendo el costo total de gasto material.
Se consigna como gasto indirecto el resultado de aplicar el 100% aprobado por el MFP a la base autorizada (salario directo) Los datos obtenidos se desglosan en el anexo 1 del costo.
Se habilita una hoja de costo por cada orden de producción donde se registran los costos predeterminados calculados en la ficha de costo del producto por cada una de sus partidas, gasto material, mano de obra y costos indirectos de producción. Permitiendo una comparación con el costo real. (Anexo 5)
Para la determinación del costo real: Se habilita una hoja de costo por orden de producción, donde se registran los gastos reales de cada orden. La técnico de contabilidad anota los vales de salidas de los materiales consumidos en la realización del producto, el gasto de salario del reporte de trabajo y los costos indirectos se determinan a través del prorrateo del total de los gastos indirectos del mes entre las órdenes terminadas sobre la base del salario directo. (Anexo 6).
El control de consumo material de la UEB se efectúa a través de los modelos establecidos por el sistema nacional de contabilidad que se detallan a continuación:
SC 2-08 Solicitud de Materiales.
SC 2-09 Vale de entrega o devolución.
La solicitud de materiales se emite por el administrador o jefe de brigada para formalizar el pedido de los materiales requeridos para la fabricación de cada orden de producción de acuerdo a la norma de consumo previamente determinado en la ficha de costo.
El vale de entrega o devolución se emite sobre la base de la solicitud de materiales y ampara las entregas de las materias primas requeridas para la elaboración del producto solicitado. Ambos modelos se encuentran identificados con el número consecutivo de la orden de producción y el centro de costo correspondiente con la finalidad de garantizar el registro correcto de los consumos materiales.
La UEB efectúa el cuadre del consumo material anotado en la hoja de costo con el especialista de contabilidad y contra los resúmenes de salida de materiales o sea lo cargado a materia prima y materiales en la cuenta de producción principal en proceso.
En lo referido al gasto de la fuerza de trabajo: a cada obrero se la habilita diariamente un reporte de operaciones , en donde se controlan todas las órdenes de producción y demás incidencias de trabajo durante el día, estas se resumen semanalmente en el modelo Resumen Mensual de Operaciones en donde se relaciona cada orden, lo que permite obtener el salario total de cada una de ellas a la que se le calcula el 9.09% por concepto de vacaciones el 14% de seguridad social y el impuesto del 25% por la utilización de la fuerza de trabajo lo cual se lleva a la hoja de costo. Basándose en la certificación de salario donde se refleja la tasa de salario de cada producto. (Anexo 7)
Los Costos indirectos se originan en la UEB productora y se obtienen del registro de gastos de la unidad contenidos en la cuenta 731 Gastos Indirectos de Producción y se le cargan a las órdenes de producción terminadas en el mes mediante la aplicación de un coeficiente que se obtiene de la división del total de gastos entre el salario directo de las órdenes terminadas descargando el importe total de la cuenta a la producción principal en proceso, obteniéndose el importe de costos indirectos por orden de producción.
La orden de producción o servicio se emite por el jefe de la UEB o administrador, de acuerdo con las necesidades de la empresa, se emite en original y copia, con la distribución siguiente:
Original para la UEB de conjunto con la ficha de costo.
Copia para el técnico de gestión económica de la UEB.
La orden de producción o servicio se identifica con un número consecutivo dentro del año, el mismo se utiliza como referencia en la hoja de costo.
Para el costeo de la producción se utiliza el método estándar parcial registrando los gastos a costo real y la producción a costo predeterminado determinado en la ficha de precio , para el control de la producción se utiliza la cuenta Producción Terminada la cual se encuentra desglosada por la subcuentas Existencia a Costo Predeterminado de naturaleza deudora.
Al finalizar el mes las unidades determinan el costo real de las producciones y su comparación con el costo predeterminado y el costo real. (De doble naturaleza según sea sobre o subvaloración). (Anexo 8)
La UEB productora determina el costo real de las producciones realizadas analizando su eficiencia comparando el costo real con el predeterminado, determinando en cual de las partidas del costo (Materias Primas, Materiales y Costos Indirectos) se produjeron desviaciones.
En la dirección de contabilidad de la empresa se consolidan las desviaciones de cada unidad en un documento único, el cual se muestra (Anexo 9) y a partir del cual se contabiliza la diferencia entre el costo real y predeterminado.
Con posterioridad se realiza el ajuste al costo de ventas según se detalla en el (Anexo 10).
Contabilizando el ajuste al costo de venta si la desviación es positiva. En caso de que la desviación sea negativa se revierte el comprobante.
II.3 Descripción de la ficha de costo actual para la "Mecedora de dos Plazas."
La elaboración de las fichas de costo se basa en la utilización de las normas de las partidas directas, las cuales tienen su reflejo en los presupuestos de gastos de las actividades principales y la utilización de cuotas de gastos de las partidas indirectas, determinadas a partir de los presupuestos de gastos de las actividades de servicios, dirección, etc.
La ficha de costo muestra de forma sintética, el costo unitario por partidas del período que se planifica y su dinámica con respecto a costos unitarios de períodos anteriores.
Las fichas de costo en la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales, del municipio de Placetas se elaboran teniendo en cuenta una serie de pasos, en primer lugar se presenta el desglose de los gastos de materias primas, mano de obra directos y gastos indirectos de fabricación para la ficha de insumo o intermedia del producto" Mecedora de dos Plazas".
En este desglose se muestran las materias primas que se utilizaran para la confección de la ficha de insumo: asiento fundido, describiéndose el código y el nombre de la materia prima, la unidad de medida de la misma, la norma de consumo, que no es más que la cantidad que se necesita para la confección de este insumo, el precio de la materia prima e importe en la moneda correspondiente. Además se muestra el gasto de mano de obra directa en el que se incurrirá para la elaboración del mismo, así como los gastos indirectos de producción. (Tabla No1)
Tabla No 1: Desglose de los gastos de materias primas, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación para la ficha intermedia del producto "Mecedora de dos Plazas."
Fuente: Elaboración propia a partir de documentos de la empresa.
Luego se presenta la ficha de insumo o intermedia: asiento fundido, la cual se calcula a costo real, tomándose para ese cálculo solamente los gastos de materiales directos y los gastos de mano de obra directa, excluyéndose los gastos indirectos de fabricación. Esta ficha de insumo pasará como una materia prima dentro de la ficha general de la "Mecedora de dos Plazas" (Ver tabla No 2)
Tabla no 2: Ficha de insumo o intermedia para el producto "Mecedora de dos Plazas.": asiento fundido.
Fuente: Elaboración propia a partir de documentos de la empresa.
Seguido a este proceso se presenta el desglose de los gastos de materias primas, mano de obra directos y gastos indirectos de fabricación para la ficha de costo general de la "Mecedora de dos Plazas", describiéndose de la misma manera que en la tabla No 1, con la diferencia de que aquí se incluye el asiento fundido como una materia prima más. (Tabla No 3)
Tabla No 3: Desglose de los gastos de materias primas, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación para la ficha general del producto "Mecedora de dos Plazas".
Fuente: Elaboración propia a partir de documentos de la empresa.
Por último se presenta la ficha de costo general de la mecedora de dos plazas, y su resultado económico final. (Ver tabla No 4)
La ficha de costo general de la UEB teniendo en cuenta las legislaciones vigentes cuenta con la siguiente estructura:
1. Encabezamiento
2. Cuerpo de Estado
3. Pie de firma
A continuación se explican cada una de las partes.
1. Encabezamiento
En este se deben relacionar los datos correspondientes a la descripción del producto objeto de la propuesta de precios, empresa productora, órgano u organismo al cual pertenece y unidad de medida del producto.
2. Cuerpo de estado
En este se identifican las agrupaciones del costo y gastos vigentes, se identifica la utilidad, el precio de la empresa y el margen de utilidad, así como el importe de cada uno de los conceptos de gastos que intervienen en el precio del producto, ya sean en moneda nacional o en divisas.
Fila 01: Materia Prima y Materiales
Incluye las materias primas fundamentales, materiales básicos y auxiliares, artículos de completamiento y producciones semielaboradas que constituyen insumos directos del producto en cuestióna los cuales se les confecciona una ficha intermedia que será calculada de modo independiente a la ficha general, utilizando solo para su cálculo el gasto de materia prima y el gato de mano de obra directa, ya que es una ficha que se realiza a costo real, Incluye además la energía y el agua cuando estos puedan ser medibles. El total de esta fila está representado por la suma de las filas 1.1, 1.3 y 1.4.
Fila 02: Subtotal (gastos de elaboración)
Se consignará la suma de las filas:
03: Otros gastos directos.
04: Gastos de fuerza de trabajo.
05: Gastos indirectos de producción.
06: Gastos generales y de administración.
07: Gastos de distribución y ventas.
Fila 03: Otros gastos Directos.
Fila 3.1: Depreciación.
Este indicador comprende todos los equipos que están directamente al proceso productivo y la depreciación calculada en el tiempo de realización de la ¨Mecedora de dos plazas¨. Se incluirá la depreciación definida según las Normas de Contabilidad.
Fila 04: Gastos de Fuerza de Trabajo.
Este indicador se calcula partiendo del Modelo Reporte diario de operaciones. (Anexo 11) En este modelo se calcula el salario teniendo en cuenta las horas según categoría ocupacional y la norma de tiempo en hora. Se consignará la suma de las filas 4.1, 4.2, 4.3 y 4.4
Fila 05: Gastos indirectos de producción
Estos gastos incluyen aquellos que no están vinculados directamente a la producción pero que son necesarios para el desarrollo del proceso productivo.
Fila 5.2: Mantenimiento y reparaciones.
Son gastos que se generan en el mantenimiento y reparación correspondientes al proceso productivo, medios de cargas, descargas, transporte interno, reparaciones corrientes y la amortización asociada a estos medios básicos (amortización para reposición y reparación capital).
Fila 06: Gastos Generales y de Administración.
Incluye el importe de los gastos en que se incurre en las actividades de administración de la entidad.
Comprende los siguientes gastos:
Salario, Contribución a la seguridad social y pagos por seguridad social a corto plazo del personal de dirección de la empresa.
Gastos de oficina (teléfono, correos, electricidad, consumo de materiales etc.)
Amortización de los activos fijos de las actividades generales de dirección, cafeterías y locales destinados a actividades socio-culturales.
Mantenimiento y reparaciones corrientes de las instalaciones y equipos de uso general.
Gastos generales de protección del trabajo y preparación de Cuadros.
Fila 07: Gastos de Distribución y Ventas.
Este indicador abarca el gasto de combustible de los carros que se utilizan para la distribución de los productos, la energía utilizada para la producción de los mismo, además de la depreciación de los carros puestos en marcha y otros.
Fila 08: Gastos bancarios.
Este indicador abarca el gasto de pago de intereses bancarios por los créditos solicitados para la producción.
Fila 09: Gastos totales o Costos de Producción
Es el resultado de la suma de las filas:
01: Materias Primas y Materiales.
02: Gastos de elaboración.
Fila 10: Margen de utilidad sobre la base autorizada
Este indicador se calcula aplicándole el 20% a los costos de elaboración.
3. Pie de firma.
Deberá reflejarse le nombre y apellidos, firma del especialista que intervino en la confección de la ficha de de costo, así como el cargo y la fecha en que fue elaborada.
Tabla No 4: Ficha general actual de la "Mecedora de dos plazas."
Fuente: Elaboración propia a partir de documentos de la empresa.
En el proceso de revisión se hizo un análisis de la ficha de costo donde se detectaron las siguientes deficiencias en la confección de las mismas:
A la fichas de insumo o intermedias no se le cargan los gastos indirectos de producción debido a que esta se calcula a costo real, utilizando solamente los gastos de materiales y los gastos de mano de obra directa, ya que los costos indirectos se calculan sobre la base del salario básico general, indicador que no se encuentra medible en el momento de la confección de la ficha intermedia.
El resultado del cálculo de la ficha intermedia complementa la ficha general dentro de los gastos de materias primas y materiales, indicador este que se distorsiona al incluírsele gastos de mano de obra directa, estos últimos no están siendo considerados dentro de los gastos de la fuerza de trabajo que es una de las partidas del costo de elaboración de la ficha general.
Para el cálculo de la utilidad el organismo tiene aprobado que se considere un 20% del costo de elaboración, y al no encontrarse el gasto de mano de obra directa de la ficha de insumo o intermedia dentro del costo de elaboración de la ficha general, el resultado de la entidad se ve afectado económicamente.
Por tanto se distorsionan las siguientes partidas:
Gastos de materias primas y materiales.
Gastos de mano de obra directa.
Costo de elaboración de la ficha general.
Utilidad de la entidad.
En este capítulo se describen las características fundamentales del sistema de costos de la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales, Placetas, se efectúa una breve caracterización de la entidad, se exponen las principales debilidades del sistema de costo actual, y se efectúa el diagnóstico de las fichas de costos.
Se determina que las fichas de costos vigentes no muestran un verdadero resultado económico final, pues se encuentran desactualizadas, y esto impide que se lleve a cabo un correcto control de los recursos por parte de la entidad.
CAPÍTULO III.
Perfeccionamiento de las fichas de costo del producto "mecedora de dos plazas"
En este capítulo Se propone la eliminación de la ficha intermedia del producto asiento fundido y por ende la modificación la ficha de costo general de la mecedora de dos plazas, teniendo en cuenta las deficiencias detectadas en la confección de la misma. Se realizará un análisis general del impacto que tiene esta modificación en el resultado final de la UEB. Así como la comparación entre la ficha de costo actual y la ficha de costo propuesta con los consumos reales.
III .1 Propuesta de modificación de la ficha de costo del producto ¨ Mecedora de dos Plazas ¨.
Se demostró que la ficha de insumo o intermedia del asiento fundido:
Se calcula a costo real, por lo que no se le cargan los gastos indirectos de producción.
Solo se tienen en cuenta para su confección los gastos de materias primas y materiales y los gastos de mano de obra directos.
El resultado del cálculo de la ficha intermedia complementa la ficha general.
Se comprobó que la ficha general de la mecedora de dos plazas:
Incluye la ficha intermedia dentro de los gastos de materias primas y materiales.
Distorsiona el indicador de los gastos de materiales directos a la producción al incluírsele gastos de mano de obra que se encuentran contemplados dentro de la ficha intermedia.
Falsea el indicador de los gastos de la fuerza de trabajo, al no incluir en estos el valor la mano de obra del asiento fundido, ya que es considerado como el precio de la materia prima.
Distorsiona el valor del costo de elaboración de la ficha general, ya que el gasto de la fuerza de trabajo es una de las partidas del mismo.
Deforma el resultado final de la UEB, pues para el cálculo de la utilidad el organismo tiene aprobado que se considere un 20% del costo de elaboración, y al no encontrarse el gasto de mano de obra directa de la ficha de insumo o intermedia dentro del costo de elaboración de la ficha general, el resultado de la entidad se ve afectado económicamente.
Para erradicar las deficiencias detectadas en la confección de la ficha general de la mecedora de dos plazas se propone:
Eliminar la ficha intermedia, teniendo en cuenta que esta no permite que la entidad llegue a un resultado final verdadero.
Ubicar los gastos de materia prima y materiales del asiento fundido dentro de la ficha general en la partida que le corresponde.
Situar los gastos de mano de obra directa de la ficha intermedia dentro de la general en la partida relacionada con los mismos.
Realizar el cálculo del costo de elaboración en función de las propuestas antes mencionadas.
Calcular la utilidad teniendo en cuenta lo aprobado por el organismo superior, o sea un 20% del nuevo costo de elaboración.
Estas propuestas de modificación de la ficha de costo general del la mecedora de dos plazas, proveerán a la administración de un poderoso instrumento de control, que influirá en la toma de decisiones acertadas de la entidad contribuyendo a medir la eficiencia en la utilización de los recursos.
Se seguirán los pasos que a continuación se enuncian para la confección de la ficha general del producto "Mecedora de dos Plazas".
Primeramente se presentará el desglose de los gatos materiales, gasto de mano de obra directa y los gastos indirectos de fabricación.( Ver tabla No 5)
Es necesario destacar que ya no aparecerá la ficha intermedia del asiento fundido dentro del desglose de la materia prima, sino solamente los materiales planificados para confección del mismo, conjuntamente con el resto de la materia prima para conformar la "Mecedora de dos Plazas".
En la ficha propuesta a diferencia de la ficha actual, se encontrará dentro del desglose de mano de obra directa, el gasto de fuerza de trabajo, que antes se encontraba dentro la ficha intermedia del asiento fundido, que formaba erróneamente parte del gasto de materia prima.
En la ficha actual se dejaban de cargar gastos indirectos de fabricación, debido a que el asiento fundido que formaba parte de la materia prima se calculaba a costo real, la ficha propuesta al dividir el gasto de material del gasto de fuerza de trabajo, permite conocer el verdadero valor del gasto de materia prima y de mano de obra, teniendo en cuenta que este último sirve de base para el cálculo de los gastos indirectos, cabe destacar que aumenta la magnitud de los mismos, por lo que se estiman los mismos de una manera mas fiable.
Tabla No 5: Desglose de los gastos de materias primas, mano de obra directa y gastos indirectos de fabricación para la ficha general del producto "Mecedora de dos Plazas".
Fuente: Elaboración propia de la autora.
Luego se procederá a la confección de la ficha de costo general propuesta a modificar en la UEB, se realizará teniendo en cuenta las legislaciones vigentes y la intención de erradicar las deficiencias detectadas. (Ver tabla No 6)
Solo se hará mención a las partidas de gasto de mayor importancia dentro de la ficha general:
Materia Prima y Materiales.
Incluye las materias primas fundamentales, materiales básicos y auxiliares, artículos de completamiento y producciones semielaboradas que constituyen insumos directos del producto en cuestión, incluye teniendo en cuenta la nueva propuesta el desglose de los materiales que antes se utilizaban en la confección del la ficha intermedia para el asiento fundido.
Gastos de elaboración.
Se consignará la suma de, otros gastos directos, fuerza de trabajo, gastos indirectos de producción, gastos generales y de administración y gastos de distribución y ventas.
Teniendo en cuenta la nueva propuesta, las partidas que forman parte del gasto de elaboración sufren variaciones, por lo que se ve favorecido este indicador.
Gastos de Fuerza de Trabajo.
Este indicador se calcula partiendo del Modelo Reporte diario de operaciones. En este modelo se calcula el salario teniendo en cuenta las horas según categoría ocupacional y la norma de tiempo en hora. Incluye teniendo en cuenta la nueva propuesta el gasto de fuerza de trabajo que antes se utilizaban en la confección del la ficha intermedia para el asiento fundido.
El salario básico que forma parte del gasto de la fuerza de trabajo es la base para calcular los gastos indirectos de producción, gastos generales y de administración y gastos de distribución y ventas, por tanto la variación del mismo incrementa, con la propuesta, el valor de los costos de elaboración.
Gastos indirectos de producción.
Estos gastos incluyen aquellos que no están vinculados directamente a la producción pero que son necesarios para el desarrollo del proceso productivo, son el % de los gastos salario básico.
Gastos Generales y de Administración.
Incluye el importe de los gastos en que se incurre en las actividades de administración de la entidad, son el % de los gastos salario básico.
Gastos de Distribución y Ventas.
Este indicador abarca el gasto de combustible de los carros que se utilizan para la distribución de los productos, la energía utilizada para la congelación del mismo y las luminarias del túnel de congelación, además de la depreciación de los carros puestos en marcha y otros, son el % de los gastos salario básico.
Gastos totales o Costos de Producción.
Es el resultado de la suma de las filas:
Materias Primas y Materiales.
Gastos de elaboración.
Teniendo en cuenta la nueva propuesta, las partidas que forman parte del costo de producción sufren variaciones, por lo que se ve favorecido este indicador.
Margen de utilidad sobre la base autorizada.
Este indicador se calcula aplicándole el 20% a los costos de elaboración.
El valor del costo de elaboración, se incrementará siempre con la propuesta de perfeccionamiento de la ficha general, por lo tanto se acrecentará también la magnitud del margen de utilidad, y se verá favorecido este indicador.
Tabla No 6: Ficha general propuesta para la confección de la "Mecedora de dos plazas".
Fuente: Elaboración propia de la autora.
Conclusiones
1. La revisión bibliográfica permitió concluir que la Ficha de Costo como su nombre lo indica no es otra cosa que el fruto de la predeterminación de los costos, el comienzo y fin del proceso de planeación, y constituye un poderoso instrumento de control que influye en la toma de decisiones, contribuyendo a medir la eficiencia en la utilización de los recursos.
2. En el diagnóstico del área contable de la UEB Fundiciones y Conformación de Metales de Placetas, se detectó que las fichas de costo vigente del producto ¨Mecedora dos Plazas¨ se encuentran desactualizadas, por lo que se concluye que no muestran un verdadero resultado económico final y esto impide que se lleve a cabo un correcto control de los recursos por parte de la entidad.
3. Se confecciona una nueva propuesta con el objetivo de erradicar las deficiencias detectadas en la elaboración de la ficha general del producto ¨Mecedora dos Plazas¨, que garantizará la obtención de un resultado final fiable para el proceso de toma de decisiones.
Recomendaciones
1. Erradicar las deficiencias detectadas en la elaboración de la ficha general del producto ¨Mecedora dos Plazas¨, a partir de la puesta en práctica de la nueva propuesta formulada en el presente trabajo de diploma.
2. Proponer que se evalué por parte del organismo Superior la factibilidad de aplicación de la nueva propuesta.
3. Utilizar el presente trabajo como material de consulta para trabajadores vinculados a la actividad.
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Autor:
Lic. Merlin Reyes Leal
Lic. Yisel Rojas Treto
Enviado por:
Sofia Sanchez Berriel
Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas
2012
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