Perfeccionamiento de las Fichas de Costo del producto “Mecedora de dos Plazas”

Resumen

El presente trabajo de diploma muestra un estudio de las fichas de costo, intermedia y general relacionadas con el producto "Mecedora de dos Plazas" en la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales de Placetas, detectando que existen deficiencias en su elaboración y trazando propuestas con el fin de perfeccionar la confección de las mismas.

Para su elaboración se realizó una amplia búsqueda bibliográfica, así como un estudio del funcionamiento de la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales de Placetas, su proceso productivo y el sistema de costo implementado en la entidad, realizando un diagnóstico final de la ficha de costo vigente. Posteriormente se efectúa la propuesta de perfeccionamiento de las fichas de costo del producto "Mecedora de dos Plazas" y el control de la misma, contribuyendo al logro de la obtención de un resultado final fiable para el proceso de toma de decisiones, de manera tal que favorezca al mejoramiento de la situación económica de la UEB.

Finalmente se arriban a conclusiones y recomendaciones que contribuyen a la comprensión de la investigación.

ABSTRAC

The present work of diploma evidences a study of the records of cost, intermediate and general related with the product Rocking double in the Base Furniture Economic Foundation and Conformation of Metals of Placetas, detecting than exist deficiencies in his elaboration and drawing proposals with the aim of making the confection of the same ones perfect.

For his elaboration an ample bibliographic quest, as well as a study came true of Base Furniture Economic Foundation and Conformation of Metals of Placetas, his productive process and system of cost implemented at the entity, accomplishing a diagnostic ending of the records of cost in use. At a later time the Rocking proposal of perfecting of the records of cost of the product takes effect Double and the control thereof, contributing to the achievement of obtaining of reliable final result for the lead-in process of decisions, of manner such that he favor to the improvement of the UEB's economic situation.

Finally they come near to conclusions and recommendations that they contribute to the understanding of investigation.

Introducción

La actual crisis mundial por la que atraviesa el mundo ha traído como consecuencia un mayor ahorro de recursos y una adecuada utilización de los mismos durante el desarrollo de cualquier proceso productivo. Ligado a esto se hace necesario que se realice un proceso de determinación del costo cada vez más exacto, para de esta forma encaminar más acertadamente la toma de decisiones y la gestión empresarial.

Para que la gerencia tenga éxito debe proveerse de información relacionada con producción y costos, sobre una base oportuna y exacta. Conocer con precisión los costos en los que se incurren durante un período productivo, conllevará a que la dirección de la empresa encauce sus esfuerzos en obtener el máximo de utilidades con la reducción al mínimo de los costos, logrando así una mayor eficiencia en el ejercicio económico.

Con una correcta determinación de los costos, la dirección de la empresa tendrá en sus manos una fuente elemental de información para una adecuada planificación, control y toma de decisiones y una base concreta para fijar sus precios de venta.

Los especialistas afirman que muchos empresarios suelen establecer sus precios de venta en base a los precios de los competidores, sin antes determinar si éstos alcanzan a cubrir sus propios costos. Por eso, una gran cantidad de negocios no prosperan pues no obtienen la rentabilidad necesaria para su funcionamiento. Esto refleja que el cálculo de los costos es indispensable para una correcta gestión empresarial.

Existe una relación directa entre el costo y el precio de venta, para fijar el precio de venta de un producto se toma como base, principalmente, los costos comprendidos en la producción del producto.

El costo de producción de un producto (conocido como costo unitario) es determinado o calculado a través de la utilización de la Ficha de costo, en esta quedan recogidos los elementos que intervienen en el proceso de manufactura, así como los costos de los mismos, arrojando como resultado el costo total unitario de cada producto, para sobre esta base establecer los precios de venta.

Cuba no se encuentra ajeno a este proceso de ahorro y eficiencia, la correcta determinación, planificación y control de los costos se han convertido en aspectos esenciales dentro de la realidad económica.

En estos tiempos donde las empresas buscan un mejoramiento en su eficiencia económica sin afectar la eficacia, es de vital importancia que la ficha de costo se elabore teniendo en cuenta las características de cada empresa y de cada producción. Es necesario también que dicha ficha refleje con exactitud y realidad los elementos que participan en el proceso de manufactura, así como los costos asociados con la misma.

Si se calcula la ficha de costo correctamente la gerencia tiene en sus manos una herramienta eficaz para la toma de decisiones, si esta cuenta con un mayor nivel de detalle le brindará a la dirección de la empresa la información que necesita para conocer el estado de su eficiencia económica en determinado período productivo, además de mostrar como se están comportando los gastos de administración y venta a los cuales se les debe prestar total atención para que no afecte desmedidamente el precio de venta y traiga consecuencias inesperadas tanto para la empresa como para la sociedad.

Por lo cual adquiere singular importancia, la eficiencia y eficacia, objetivos centrales de la política económica del país pues constituyen las mayores potencialidades con que se cuenta. Hacer lo que se debe hacer logrando un mejor uso de los recursos, elevar la productividad del trabajo, alcanzar mejores resultados con menos costos, tendrá un efecto positivo en el balance financiero. En este trabajo se analiza el sistema de costo de la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales y se propone el perfeccionamiento del cálculo de las fichas de costo para el producto "Mecedora de dos Plazas".

La actividad fundamental de UEB de Fundiciones y Conformación de Metales está encaminada a dar respuesta a la satisfacción creciente de la población a través de los mercados industriales así como lograr el financiamiento de las materias primas con las ventas en divisa de los productos a los distintos organismos del estado.

Actualmente las fichas de costo que presenta la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales no cumplen las expectativas que exige hoy su proceso de producción, incidiendo de forma negativa en el resultado final de dicha entidad, lo que constituye la situación problemita a enfrentar

De esto se define el siguiente Problema Científico: ¿Cómo perfeccionar el cálculo de las fichas de costo para el producto "Mecedora de dos Plazas", en la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales de Placetas?

Como Objetivo general se plantea: Perfeccionar las fichas de costo para el producto: "Mecedora de dos Plazas", en la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales de Placetas.

Los objetivos específicos son los siguientes:

1. Fundamentar de forma teórica la investigación a través de la bibliografía consultada.

2. Describir el proceso productivo de la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales de Placetas.

4. Describir la ficha de costo actual del producto: Mecedora de dos Plazas.

5. Detectar las deficiencias que presenta la ficha de costo actual.

6. Proponer el perfeccionamiento de las fichas de costo del producto "Mecedora de dos Plazas".

7. Determinar el impacto de la propuesta realizada.

La hipótesis es: Si se perfeccionan las fichas de costo para el producto "Mecedora de dos Plazas", en la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales, se logrará establecer el control sobre los recursos invertidos en dicho proceso.

Los resultados de la investigación son los siguientes:

• La eliminación de fichas de costos intermedias que se emplean actualmente en determinadas producciones, las que limitan la identificación de los diferentes elementos del costo en la producción terminada.

• Perfeccionar la ficha de costo general del producto "Mecedora de dos Plazas".

• Se logrará la obtención de un resultado final fiable para el proceso de toma de decisiones.

El trabajo está conformado por tres capítulos y su contenido se describe a continuación:

Capítulo I: Se presenta el basamento teórico que soporta la investigación, llevando a cabo la revisión y el análisis de la literatura especializada y otras fuentes de consulta sobre las generalidades de la Contabilidad de Costos, tipificaciones de los costos, y las peculiaridades de los sistemas de costeo, haciendo énfasis fundamental en el costeo por ordenes, la ficha de costo y control.

Capítulo II: Se describe el funcionamiento de la UEB de Fundiciones y Conformación de Metales de Placetas, así como de su proceso productivo y se realiza una caracterización del sistema de costos implementado en la entidad, y un diagnóstico de la ficha de costo vigente.

Capítulo III: Se realiza la propuesta de perfeccionamiento de las fichas de costo del producto "Mecedora de dos Plazas" y el control de la misma.

Finalmente se arriban a conclusiones y recomendaciones que contribuyen a la comprensión de la investigación.

CAPÍTULO I:

Marco teórico referencial

El presente capítulo aborda las generalidades de la contabilidad de costos, definiendo los elementos que conforman el costo de un producto, clasificando además los gastos de acuerdo al objetivo que puede perseguir cada investigación. Define los sistemas de costo y sus peculiaridades de acuerdo con diferentes criterios, haciendo énfasis en el costeo por órdenes y la ficha de costo, dejando claro que esta ficha puede ser utilizada como una herramienta para garantizar un adecuado control de los costos incurridos en las actividades de producción o prestación de servicios.

I.1 Generalidades de la Contabilidad de Costos.

La Contabilidad es la ciencia que pretende clasificar, medir y valorar, para posteriormente, sintetizar y analizar en cifras de actuación a la empresa, en orden de obtener una base informativa adecuada para su gestión, que permita la máxima consecución de los objetivos propuestos, por tanto, el propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera referente a una entidad económica. De ahí que, la contabilidad se relaciona con la medición, el registro y el reporte de información financiera a varios grupos de usuarios.

La gerencia requiere información financiera para planear y controlar las actividades de un negocio, y también requieren tal información las personas ajenas a la empresa que proveen fondos o que tienen otros intereses para exigir tal material. En la medida en que estos usuarios crezcan, así también evolucionan los conceptos de la contabilidad con el objeto de satisfacer las necesidades de una sociedad cambiante.

De acuerdo a los destinatarios, habitualmente la contabilidad se divide en Contabilidad Financiera y Contabilidad Administrativa o Gerencial. Ambas constituyen las dos ramas más importantes de la contabilidad, surgidas de la necesidad de especialización y cumplimiento de fines claramente definidos.

La Contabilidad Financiera "se interesa principalmente en los estados financieros para uso externo por parte de los inversionistas, acreedores, sindicatos, analistas financieros, agencias gubernamentales y otros grupos interesados.

La Contabilidad de Gestión, pretende aportar información relevante, histórica o provisional, monetaria o no monetaria, segmentada o global, sobre la circulación interna de la empresa para la toma de decisiones.

La Asociación de Contadores de los Estados Unidos (NAA) (1983), al emitir su criterio respecto a este tema, define la contabilidad de costos como: "Una técnica o método para determinar el costo de un proyecto, proceso o producto, empleado por la gran mayoría de las entidades legales en una sociedad, o específicamente recomendando por un grupo autorizado de contabilidad".

Charles T. Horngren en su obra Contabilidad de Costos (2005), se refiere a la contabilidad de costo "como cualquier actividad para la cual se desea una medida particular de su costo"

Por su parte la contabilidad de costos según Torres (2002) se entiende como "el conjunto de técnicas y procedimientos que se utilizan para cuantificar el sacrificio económico incurrido por un negocio para generar ingresos o fabricar inventarios. Contablemente, un sacrificio económico está representado por el valor del recurso que se consume o se da a cambio para recibir ingresos".

En este sentido se puede observar que esta disciplina dentro del ámbito contable permite consolidar la información necesaria para determinar exactamente el costo final de un producto o un servicio, a partir de los datos que se calculan durante el proceso productivo, en pos de vislumbrar los ingresos que se estiman para una organización.

Torres (2002) señala como aportes significativos de la contabilidad de costos al sistema de información contable, lo siguiente:

• Ayuda a la contabilidad financiera en el proceso de valuación de inventarios para ser presentados en el Balance General.

• En el Estado de Resultado, interviene al ocuparse del cálculo del costo de los inventarios y, por ende, a la determinación del costo de ventas.

• Ayuda en la evaluación del desempeño del negocio, de sus áreas y sus administradores.

• Proporciona bases para la aplicación de herramientas utilizadas por la contabilidad administrativa.

• Los datos de costos actuales por lo general son tomados como base para la preparación de los estados financieros presupuestados.

Los beneficios que aporta la contabilidad de costos al registro contable dentro de una entidad no la colocan en posición autosuficiente y autónoma, puesto que se vincula permanentemente con otras aristas de la contabilidad, seguidamente se describe cuál es la relación cercana que se establece con la contabilidad financiera y con la administrativa.

En la literatura se puede encontrar diferentes conceptos de costo. En su acepción más restringida Díaz, (1999) plantea que "es lo que cuesta producir los artículos o los servicios que proporciona la empresa."

De acuerdo con Cerero, (1990) "el costo no es más que la parte del valor encargada de resarcir los gastos de producción de los productos."

Por su parte Polimeni (1989), lo define como "el valor sacrificado para obtener bienes y servicios", coincidiendo con (Horngren, (1997) que considera "los costos como medidos en la forma contable convencional, esto es las unidades monetarias (dólares) que deben ser pagados para adquirir bienes y servicios."

Para J. K. Lasser (1947) plantea que es un sector especializado de la contabilidad en su conjunto y procede de un análisis de los desembolsos por clasificación de los costos y de los gastos y la realización diaria de los pases de estas partidas por el extracto y resumen de los datos, en los estados de costos con el fin de facilitar el estudio y las comparaciones de las tendencias y el costo.

Mientras W. B. Lawrence (1960), opina que es un procedimiento ordenado del uso de los principios de la Contabilidad general, para registrar los gastos de explotación de una empresa, de tal manera que las cuentas que se llevan en relación con la producción y venta puedan servir a los directores en la determinación de los costos de producción y de distribución, unitarios o totales, de algunos o de todos los productos manufacturados o servicios prestados y de las diversas funciones de la empresa, para lograr así una explotación económica, eficiente y lucrativa. (Lawrence, 1960:3).

Los elementos del costo son tres: materia prima, mano de obra y costos indirectos.

Ralph Polimeni (2005) en su obra Contabilidad de Costos define los elementos que conforman el costo de un producto, los cuales se puntualizan a continuación:

Materia Prima o Materiales: Son los principales recursos que se usan en la producción; éstos se transforman en bienes terminados con la adición de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. El costo de los materiales puede dividirse en materiales directos e indirectos, de la siguiente manera:

• Materiales directos: son todos los que pueden identificarse en la fabricación de un producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la elaboración del producto. Un ejemplo, es la madera aserrada que se utiliza en la elaboración de una mesa.

• Materiales indirectos: son aquellos involucrados en la elaboración de un producto, pero no son materiales directos. Estos se incluyen como parte de los costos indirectos de fabricación.

Mano de Obra: Es el esfuerzo físico o mental empleados en la fabricación de un producto. Los costos de mano de obra pueden dividirse en mano de obra directa y mano de obra indirecta, como sigue:

• Mano de Obra Directa: Es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado que puede asociarse con éste con facilidad y que representa un importante costo de mano de obra en la elaboración del producto. El trabajo de los operadores de una máquina en una empresa de manufactura se considera mano de obra directa.

• Mano de Obra Indirecta: Es aquella involucrada en la fabricación de un producto que no se considera mano de obra directa. La mano de obra indirecta se incluye como parte de los costos indirectos de fabricación. El trabajo de un supervisor de planta es un ejemplo de este tipo de mano de obra.

Costos Indirectos de Fabricación: Se utiliza para acumular los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y los demás costos indirectos de fabricación que no pueden identificarse directamente con el producto. Ejemplo de ellos son: arrendamiento, energía eléctrica, depreciación de equipos de fábrica, etc. Los costos indirectos de fabricación pueden clasificarse a su vez como fijos, variables y mixtos.

Luego de revisar este esquema, se puede resumir que el costo de producción es igual a la materia prima o materiales, más la mano de obra y los gastos de fabricación, por lo que al planificar la contabilidad de costos, la empresa podrá discriminar todos los gastos que tiene, de modo que la administración pueda realizar el debido control y estudio necesario para reducirlos.

I. 2 Tipificaciones de los costos.

La contabilidad de costo clasifica los gastos de acuerdo a al objetivo que persigue cada investigación.

A continuación se muestra un conjunto de clasificaciones, donde se resumen las más utilizadas por los autores consultados. Para seleccionar las clasificaciones a utilizar lo más importante que debe tenerse en cuenta es poder identificar la utilidad de cada una de ellas, su propósito básico.

De acuerdo con el tiempo en que fueron calculado:

• Costo real o histórico: Es el costo que es acumulado durante el proceso de producción mediante los métodos usuales de costeo histórico en contraste con el costo que ha sido determinado con anticipación al proceso de producción.

• Costos estándar, planeados, predeterminado, programados o especificados: Son aquellos que esperan lograrse en un proceso de producción en particular bajo condiciones normales. El costeo estándar se relaciona con el costo por unidad y sirve esencialmente como un presupuesto. Estos costos son objetivos fijados por la gerencia, que funcionan como controles para confrontar los resultados reales.

De acuerdo con el tiempo en que se cargan o se enfrentan a los ingresos:

• Costo del Período: Son los costos que no están directa ni indirectamente relacionados con el producto y por tanto no se consideran en el inventario. Los costos del período se cancelan inmediatamente, dado que no se puede determinar ninguna relación entre el costo y el ingreso.

• Costo del Producto: Son los costos directa e indirectamente identificables con el producto. Estos costos no proveen ningún beneficio hasta tanto el producto se venda y se inventarían hasta la terminación del producto. Cuando se venden los productos, sus costos totales se registran como un gasto denominado costo de los artículos vendidos. El costo de artículos vendidos se enfrenta con los ingresos del período en el cual se vendieron los productos.

De acuerdo con su comportamiento con relación al volumen de producción:

• Costos variables: Son aquellos costos que varían en su total, en proporción directa a los cambios en el volumen y cuyo costo unitario permanece constante dentro del rango relevante. Entiéndase por rango relevante el intervalo de actividad dentro del cual los costos fijos totales y los costos variables por unidad permanecen constantes.

• Costos fijos: Aquellos costos que en su total permanecen constantes a lo largo del rango relevante de producción mientras el costo por unidad varía con la producción.

• Costos mixtos: Estos costos contienen ambas características, de fijos y variables a lo largo de varios rangos relevantes de operación. Existen dos tipos de costos mixtos: costos semi-variables y costos escalonados.

De acuerdo a su relación con la producción:

• Costos primos: Es aquel directamente relacionado con la producción, equivale a la sumatoria de los materiales directos y mano de obra directa.

• Costos de conversión: Son los costos relacionados con la transformación de los materiales directos en productos terminados. Los de conversión están conformados, por la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación.

De acuerdo a la relación al grado de control:

• Costos Controlables: Son aquellos sobre los cuales pueden ejercer influencia directa los gerentes durante un determinado período de tiempo.

• Costos no Controlables: Son aquellos costos que no están directamente regulados por un determinado nivel de la autoridad gerencial.

De acuerdo a la relación con la toma de decisiones:

• Costos Relevantes: Son costos futuros esperados que difieren entre cursos alternos de acción y que se pueden eliminar si se cambian o se suspende alguna actividad económica.

• Costos Irrelevantes: Son aquellos que permanecen inmutables sin interesar el curso de acción elegido.

• Costos Diferenciales: Son aquellos aumentos o disminuciones en el costo total, o el cambio en cualquier elemento del costo, generado por una variación en la operación de la empresa.

• Costos Decrementales: Cuando los costos diferenciales son generados por disminuciones o reducciones en el volumen de operación.

• Costos Increméntales: Son aquellos en que se incurren cuando las variaciones en los costos son ocasionadas por aumento en las actividades u operaciones de la empresa.

• Costo de Oportunidad: Cuando se toma una decisión para dedicarse a una alternativa, se abandonan los beneficios de las otras opciones. Los beneficios perdidos al descartar la siguiente mejor opción son los costos de oportunidad de la acción escogida.

De acuerdo con su relación a una disminución de actividades:

• Costos Evitables: Son aquellos plenamente identificables con un producto o un departamento de tal forma, que si se elimina el producto o departamento, dichos costos se suprimen.

• Costos Inevitables: Son aquellos que no se suprimen, aunque el departamento o producto sean eliminados de la empresa.

I.3 Sistemas de costos y sus peculiaridades. Costeo por órdenes.

Para diseñar un sistema de costo es necesario tener una idea bien concebida del tipo de entidad o empresa para el que se diseña, es necesario poder identificar los procesos que se llevan a cabo y de acuerdo con la teoría de los costos, plantear los instrumentos que permitan identificar y registrar los elementos del costo.

Por lo que respecta a que es lo que se va costear, es necesario identificar el producto o servicio y como se va a medir. La determinación de los costos requiere adicionalmente la utilización de los métodos de prorrateos a fin de asignar con base en los medios más adecuados posibles los gastos que no son directamente identificables con un producto o servicio. Entre las bases que más se utilizan están: horas hombres, horas máquina, consumo de material directo, salarios directos.

Varios autores entre los que se encuentran: Neuner (1973), Horngren (1980, 1991, 2007), Polimeni (1989), Mallo (1992), Ripoll (1994) definen el concepto de sistema de costo. De forma general se puede decir que constituyen el conjunto de normas, métodos y procedimientos que se requieren para la planeación, registro de los gastos, cálculo y análisis del costo en la organización.

Según Suárez, (2009). Sus principales propósitos son los siguientes:

• La valuación de inventarios y determinación de utilidades.

• La planeación y el control de las operaciones empresariales.

• Como instrumento de dirección para la toma de decisiones.

Por la forma en que se acumulan los costos y se produce el flujo del proceso productivo existen dos tipos de sistema de costo

• Costeo por órdenes: Se emplea cuando se fabrica de acuerdo a pedidos especiales de los clientes.

• Costeo por procesos: Se utiliza cuando la producción es repetitiva y poco diversificada, aunque los artículos son bastante uniformes entre sí.

Las empresas con frecuencia adoptan uno de estos dos sistemas de costo, teniendo en cuenta los diferentes tipos de producción, sus particularidades y por ende los sistemas de costo que corresponden en cada caso. Son muchos los factores que se toman en consideración para decidir el sistema de costo que debe implantarse, pero uno de los factores principales es el tipo de actividad de producción que se realice en la empresa.

Aunque las actividades de producción son muy variadas, a los efectos de la contabilidad de costos se destacan dos grupos fundamentales que son:

• Las que elaboran los mismos productos por un período largo, son producciones de alta masividad y el proceso de producción es continuo.

• Las que elaboran una amplia variedad de productos, son producciones de baja masividad y cada lote de producto tiene características tecnológicas propias, por lo tanto, no todos los lotes tienen que ser sometidos a los mismos procesos ni pasar a los mismos procesos de producción.

En el caso de las empresas que se enmarcan en el primer grupo utilizan el Sistema de Costos por Procesos; en el caso de las empresas que se encuentran en el segundo grupo utilizan un Sistema de Costos por Órdenes de Producción.Para mejor comprensión observe la Figura Nº 1.

Figura Nº 1. Los tipos de procesos y los sistemas de costo

Fuente: Material para propedéutico de costos. Recopilado por: Suárez, M.; Martín, M.; Guerra, O y R. Fernádez, (2011)

De acuerdo con Horngren, (1991) "El costeo por procesos es un sistema que aplica los costos a productos similares que se producen por lo general en grandes cantidades y en forma continua a través de una serie de pasos de producción". Esta definición describe los aspectos esenciales que caracterizan el sistema de costo por procesos.

En cambio Polimeni (2005) describe fehacientemente en su obra Contabilidad de Costos las características esenciales de un sistema de costos por procesos y señala que:

"Un sistema de costos por procesos tiene las siguientes características:

• Los costos se acumulan y registran por departamentos o centros de costos.

• Cada departamento tiene su propia cuenta de inventario de trabajo en proceso en el Libro Mayor. Esta cuenta se carga con los costos del proceso incurridos en el departamento y se acredita con los costos de las unidades terminadas transferidas a otro departamento o a artículos terminados.

• Las unidades equivalentes se usan para determinar el inventario de trabajo en proceso en términos de las unidades terminadas al fin de un período.

• Los costos unitarios se determinan por departamentos en cada período.

• Las unidades terminadas y sus correspondientes costos se transfieren al siguiente departamento o al inventario de artículos terminados. En el momento que las unidades dejan el último departamento del proceso, los costos totales del período han sido acumulados y pueden usarse para determinar el costo unitario de los artículos terminados.

• Los costos totales y unitarios de cada departamento son agregados periódicamente, analizados y calculados a través del uso de informes de producción ".

El diseño de un sistema de acumulación de costos debe ser compatible con la naturaleza y tipo de las operaciones ejecutadas por una compañía manufacturera. Cuando los productos son manufacturados masivamente o en proceso continuo el sistema de costo por procesos es adecuado.

La diferencia entre el costo por órdenes y el costo por procesos en cuanto a su naturaleza exige también diferentes técnicas para la aplicación del costo aplicado al producto. Sin embargo las técnicas del costeo para el control no son diferentes.

En el costeo por procesos todos los costos del departamento se aplican al producto distribuyéndolo sobre la producción de los departamentos mediante el uso de promedios generales. Es posible el uso de este método en virtud de que todas las unidades terminadas reciben la misma atención y esfuerzo.

En el costeo por ordenes se requieren técnicas más refinadas para seguir el rastro de los costos departamentales hacia las unidades ya que las órdenes varían. En ambos métodos está presente la idea de una tasa predeterminada para la aplicación de los gastos de fabricación.

Sistema de Costos por Órdenes.

La primera característica que se debe tomar en consideración al definir el sistema de costo a utilizar es el tipo de producción, que en el caso de un sistema de costo por órdenes se conoce que responde a una producción discontinua y de baja masividad, donde la producción responde a las especificaciones pedidas por el cliente, o sea, no hay diversidad de productos.

Por lo general las empresas utilizan un único documento para acumular los costos de productos, denominado "Orden de trabajo u hoja de costo de trabajo". Este documento es la base fundamental del sistema de costo por órdenes de trabajo.

Cada entidad puede diseñar este documento en función de las necesidades de información requeridas por la gerencia, pero se recomienda que la orden u hoja de costo de trabajo deba mostrar al menos la siguiente información:

• El organismo y nombre de la empresa que ejecutará el trabajo.

• El cliente que realizó la solicitud.

• El producto y la cantidad solicitada.

• Fecha de inicio y terminación del lote.

• Número o folio de la orden.

• Elementos del costo a considerar, los cuales pueden ser desglosados por centro de costo o departamentos según los requerimientos del trabajo solicitado y las particularidades de la empresa.

• Costo total y unitario de la orden

• La firma de la persona que confecciona y revisa el documento.

Las hojas de costo de trabajo se diseñarán en correspondencia con las características de las empresas, teniendo en cuenta la forma de organizar el registro de los gastos y cálculo del costo. En la empresa una orden puede requerir el trabajo de diversos departamentos para ser completada, así como en los departamentos de producción pueden atenderse varias órdenes de manera simultánea, por ello, es necesario identificar los costos directos originados en cada departamento y que están relacionados con cada lote o pedido.

El Sistema por Órdenes Específicas, es un sistema que acumula los costos de la producción de acuerdo a los trabajos de los clientes; los costos que demandan cada orden se van acumulando para cada una, siendo el objeto de costos un grupo o lote de productos homogéneos o iguales. (Sinisterra, 1997).

Como cada trabajo es diferente, es razonable que los costos de producción de cada trabajo también sean distintos y por tanto deben acumularse por separado; es por ello que este sistema se considere apto cuando los productos fabricados son identificables en todo momento como pertenecientes a una orden. (Haragadón, 1985).

Polimeni, (2005) señala en su obra que: "Bajo un sistema de costos por órdenes, los tres elementos básicos de costos –materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación- se acumulan de acuerdo con los números asignados a las órdenes. El costo por unidad de cada trabajo se obtiene al dividir el costo total entre el total de unidades de la orden".

Materias primas y materiales.

En esta se incluyen:

• Precio de adquisición de las materias primas y los materiales directos insumidos incluyendo los recargos y descuentos comerciales pagados al suministrador.

• Costo real de producción de las materias primas y materiales directos insumidos elaborados por la empresa.

• Gasto de transportación, almacenamiento, seguro y manipulación de las materias primas y los materiales directos insumidos, incurridos hasta su recepción en los almacenes de la empresa. Estos gastos se registrarán como parte del precio de las materias primas y los materiales directos, siempre que sean identificables con estos evitando siempre que sean posibles prorrateos innecesarios. Cuando no sean identificables se tratarán como gastos indirectos de producción.

• Aranceles pagados por las materias primas y los materiales directos insumidos.

• Mermas y deterioros de las materias primas y los materiales directos insumidos en el proceso productivo siempre que no tomen figura de faltantes en cuyo caso no se incluyen en los costos de producción.

• Se deducen de esta partida las materias primas y materiales recuperados provenientes reproducciones defectuosas.

La contabilización de los materiales se divide en dos secciones:

• Compra de materiales.

• Uso de materiales.

Compra de materiales: las materias primas y los suministros empleados en la producción se solicitan mediante el departamento de compras. Estos materiales se guardan en la bodega de materiales, bajo el control de un empleado y se entregan en el momento de presentar una solicitud aprobada de manera apropiada.

Uso de materiales: el siguiente paso en el proceso de manufacturación consiste en obtener las materias primas necesarias, de la bodega de materiales. Existe un documento fuente para el consumo de materiales en un sistema de ordenes de trabajo: "La requisición de materiales".

Cualquier entrega de materiales por el empleado encargado debe ser respaldada por una requisición de materiales aprobada por el gerente de producción o por el supervisor del departamento. Cada requisición de materiales, muestra el número de orden de trabajo, el número del departamento, las cantidades y las descripciones de los materiales solicitados, también se muestra el costo unitario y el costo total.

Cuando los materiales son directos, se realiza un asiento en el libro diario para registrar la adicción de materiales a inventario de trabajo en proceso.

Cuando hay materiales indirectos, se cargan a una cuenta de control de costos indirectos de fabricación.

Mano de obra

Gastos de fuerza de trabajo. En esta se incluyen:

• Salarios devengados.

• Vacaciones acumuladas devengadas

• Contribución a la seguridad social computada a partir de los conceptos anteriores.

• Impuesto por la utilización de la fuerza de trabajo calculados sobre los salarios y vacaciones devengadas.

Contabilización de la mano de obra.

Hay dos documentos fuente para la mano de obra en un sistema de costeo por ordenes de trabajo: "Una tarjeta de tiempo y una boleta de trabajo". Diariamente los empleados insertan las tarjetas de tiempo en un reloj de control de tiempo cuando llegan, cuando salen, y cuando regresan de almorzar, cuando toman descanso y cuando salen del trabajo. Este procedimiento provee mecánicamente el registro del total de horas trabajadas cada día por cada empleado y suministra, de esta forma, una fuente confiable para el cálculo y el registro de la nómina. La suma del costo de la mano de obra y las horas empleadas en las diversas órdenes de trabajo, debe ser igual al costo total de la mano de obra y al total de horas de mano de obra para el periodo. A intervalos periódicos se resumen las tarjetas de tiempo para registrar la nómina, y las boletas de trabajo para cargarlas al inventario de trabajo en proceso o a control de costos indirectos de fabricación.

Gastos indirectos de producción.

Se incluyen entre otros los siguientes gastos generales de la fábrica o el taller considerándolos indirectos por no identificarse con una producción o servicios específicos.

• Gastos de preparación o asimilación de la producción ( incluye gastos de documentación de productos, preparación y calificación del personal, gastos de puesta en marcha de nuevos talleres y nuevas líneas de producción y de asimilación de nuevos productos y tecnologías).

• Gastos de mantenimiento y explotación de equipos del proceso productivo, de carga, descarga y transportación interna.

• Consumo de materiales auxiliares en talleres y fábricas.

• Salarios y vacaciones, constitución a la seguridad social e impuesto por la utilización de la fuerza de trabajo del personal de la fábrica o el taller

• Consumo de combustibles y energía de la fabrica o taller

• Depreciación de activo fijo tangible de la fabrica o taller no asociados a una producción o servicio específico

• Amortización de activo fijo intangible y de gastos diferidos a corto y a largo plazo no asociado a una producción o servicio específico

• Gastos de administración, protección y vigilancia de fabricas y talleres

• Pagos por concepto de antigüedad a personal directo e indirecto del taller o fábrica.

• Impuesto por peaje y por transporte terrestre tributados por vehículos asociados al proceso productivo.

• Otros impuestos asociados indirectamente al proceso productivo.

Contabilización de los costos indirectos de fabricación.

Hay un documento fuente para el cálculo de los costos indirectos de fabricación en un sistema de costeo de ordenes de trabajo: "la hoja de costos indirectos de fabricación por departamento". La distribución de los costos indirectos de fabricación de las órdenes de trabajo, se hará con base en una "tasa predeterminada" de los costos indirectos de fabricación.

Estas tasas se expresan un términos de las horas de mano de obra directa, horas-maquina, etc. Cuando los costos indirectos de fabricación no se acumulan a nivel de toda la fábrica para su distribución a los diversos departamentos, cada departamento por lo general tendrá una tasa diferente.

I.4 Las fichas de costo y el control.