Estudio organizacional y propuesta de manual de organización en la empresa de servicios médicos Famisalud

RESUMEN

En el siguiente Trabajo de Investigación se presentan los resultados de un estudio organizacional y una propuesta de manual de organización para la empresa Famisalud. En general dicho estudio está orientado a la definición del modelo funcional a seguir la cual se desarrolló inicialmente con un diagnóstico a la situación actual aunado a observaciones directas de las actividades, aplicación de encuestas y revisión de los formatos físicos de los procedimientos realizados en la empresa, así como el sistema de información empleado. El estudio realizado permitió identificar las deficiencias e incumplimiento de los principios administrativos y organizacionales, también permitió el establecimiento de estrategias a partir de un análisis de los aspectos externos e internos de la empresa. El manual de organización propuesto, presenta en forma detalla la estructura organizacional, relaciones, objetivos, línea de mando y recurso humano de la empresa, también las especificaciones y responsabilidades de cada unidad y cargo. Este aporte permite a la empresa cumplir con los objetivos propuestos a fin de asegurar la operatividad de la misma.

Palabras Claves: Estudio Organizacional, Manual de Organización, Planificación de actividades, Control de procesos, Análisis FODA, Modelo Funcional, Organigramas, Descripción de Unidades y Cargos.

INTRODUCCIÓN

Famisalud es una Empresa de servicios médicos, cuyo objetivo principal es suministrar a empresas, cooperativas, asociaciones civiles y público en general, planes corporativos y familiares, que solucionen las patologías que afectan el bienestar familiar, sin olvidar la prevención de las mismas; contado para ello con moderna infraestructura, médicos y personal especializado en medicina general, integral y familiar con el apoyo de las diferentes especializaciones medicas.

La necesidad de llevar a cabo en la empresa Famisalud un plan de desarrollo organizacional es el fundamento principal de éste trabajo de investigación, dicho plan de desarrollo es consecuente con el crecimiento que va tomando la empresa y con la aplicación de herramientas y técnicas de organización, como el análisis FODA y Empowerment (Empoderamiento); que fortalece a la empresa a través del trabajo en equipo y la motivación.

La realización de cualquier trabajo en equipo requiere del establecimiento de pautas en relación a que corresponde hacer cada quien, esta repartición del trabajo introduce la forma más simple de organización al dividir que debe hacerse y asignar responsabilidades a cada miembro del grupo, igualmente aparece la figura del líder o coordinador del grupo para satisfacer las necesidades de comunicación y armonizar esfuerzos. Este plan de desarrollo organizacional involucró y fue dirigido al personal que labora directamente en la organización, ya que siendo una empresa de servicios de salud considera entonces al personal médico, administrativo y asistencial, analizando puestos de todos los niveles entre ellos el gerente, director médico, etc.

El contenido de este estudio basado en un estudio organizacional y propuesta de manual de organización, el cual permitió a través de encuestas, diagramas y métodos de análisis de información, definir el modelo funcional de la empresa y establecer los parámetros organizacionales a seguir; se constituyó en seis capítulos los cuales están comprendidos de la siguiente manera. El Capítulo I que contiene el planteamiento del problema, sus objetivos tanto generales como específicos. El Capítulo II expone la presentación de la empresa, y su información en general. El Capítulo III contiene el marco teórico donde se exponen las referidas bases teóricas en las que se fundamenta el estudio. El Capítulo IV explica en la metodología utilizada en el proyecto, el tipo de investigación, la población utilizada para la muestra. El Capítulo V, consiste en el análisis de la situación actual de la empresa, donde se detallan condiciones referentes a metodologías, medidas, mano de obra y materiales utilizados en el área en estudio. El Capítulo VI, donde se detalla la situación propuesta, en este se detallan todos los aspectos referentes al estudio organizacional y manual de organización.

Por último se presentan las conclusiones y las recomendaciones para implementar el proyecto y mantenerlo a lo largo de los años en aplicación.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Este capítulo define el problema, objetivos, justificación e importancia, alcance y delimitaciones del estudio realizado, las cuales contienen las terminologías clave y principios esenciales del mismo.

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Famisalud fue fundado por el médico internista Fernando Rivas, surgió como una empresa de servicios médicos orientada a ofrecer planes corporativos y familiares de atención médica al público en general, tratando y diagnosticando, en función de los medios disponibles en las empresas, las diferentes patologías de la población de Guasipati. Dicha empresa estableció una estructura organizacional definida pero informal, en ese sentido todos los integrantes de la organización conocían sus funciones, pero se presentaban distorsiones en lo referente a la toma de decisiones como consecuencia de una gestión deficiente a nivel gerencial, lo que generaba desorden en las disposiciones y responsabilidades. Además no existía un diseño formal de los puestos, por lo que era un diseño conceptual y general.

El problema radica en el crecimiento vertiginoso de la empresa en los últimos años en función de una estructura administrativa deficiente, donde ha surgido el reto y la necesidad de enfrentar dicho crecimiento manteniendo la racionalidad en las funciones y generando un equipo de profesionales de alto nivel que sean líderes en sus áreas profesionales. Además de implementar una infraestructura adecuada para el trabajo que se genere considerando el aumento de actividades y funciones y el crecimiento de la organización.

Las deficiencias de la empresa en el ámbito organizacional generaban consecuencias a nivel de control administrativo, donde no se contaba con un manual de organización establecido formalmente. En este sentido no se tenía establecido la división de los trabajos a realizar en tareas y departamentos específicos, tampoco se habían asignado las tareas y responsabilidades relacionadas con empleos individuales, no se contaba con una coordinación de la diversas tareas organizacionales, no se habían agrupado los trabajos en unidades, ni se habían establecido líneas formales de autoridad, aunado a irregularidades en la distribución y organización los recursos organizacionales.

Con el designio de solucionar los problemas antes mencionados y contar con una gestión de organización y métodos de asistencia y asesoría a nivel gerencial en la empresa, lo que incrementaría la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo, surge la necesidad de un estudio organizacional y propuesta de manual de organización en la empresa de servicios médicos Famisalud.

2. OBJETIVOS

Este trabajo de investigación está fundamentado en los siguientes objetivos:

2.1. OBJETIVO GENERAL

Realizar un Estudio Organizacional y una propuesta de Manual de

Organización en la empresa de servicios médicos Famisalud.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Diagnosticar la situación actual de la empresa de servicios médicos

Famisalud

2. Conocer cuáles son los requerimientos y expectativas exigido por la dirección general de la empresa

3. Definir Modelo Funcional de la empresa

4. Realizar un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran establecidos dentro de la empresa

5. Realizar una encuesta al personal de la empresa

6. Formalizar y esquematizar la información recaudada

7. Describir y evaluar los diferentes cargos en la empresa

8. Describir y evaluar las normas y procedimientos en las diferentes funciones administrativas de la empresa

9. Elaborar los diferentes organigramas.

10. Realizar un análisis FODA

11. Desarrollar y aplicar un manual de organización

3. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

Considerando las perspectivas y el proyecto integral de reorganización e implementación en la empresa, era imprescindible que la estructura organizativa sufriera cambios e incremente sus actividades y funciones, esto debido a que el área administrativa es el soporte de las actividades operativas y de producción de la empresa de manera que fue de suma importancia que dicha área fuera debidamente preparada para brindar el soporte adecuado a una nueva estructura de

producción de servicios médicos.

El Estudio de organización y métodos permitió representar el análisis de los problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones.

En este sentido, una propuesta de manual de organización y funciones permitió unificar criterios en lo que respecta a normas de trabajo, organización de departamentos y planificación estratégica. En él se contempla la organización, la estructura, las funciones y las tareas específicas que desarrolla el personal administrativo y directivo de la empresa Famisalud, todo con el propósito de contribuir al cumplimiento de los objetivos, misión y visión de la misma.

El manual de organización es de suma importancia ya que integra en un solo documento, la información básica relativa a los antecedentes, marco jurídico- administrativo, atribuciones, estructura orgánica, el objetivo y las funciones de la empresa; contribuyendo a la orientación del personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas unidades de adscripción y a la vez de la proporción de un esquema funcional a efecto de realizar estudios de reestructuración administrativa.

4. ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN

El alcance de este estudio de organización y métodos comprendió desde los cambios estructurales de la organización, hasta las menores modificaciones introducidas en los métodos de trabajo de una pequeña unidad administrativa, fue desde la simplificación de trámites hasta la reforma total de la organización.

El estudio de toda la organización se realizó a nivel general de toda la empresa, comprendió un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran establecidos dentro de la empresa, entre los que destacan objetivos, políticas, organización, estructura, sistemas de trabajo, recursos, etc.

5. DELIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN

La presente investigación está circunscrita a la empresa de servicios médicos Famisalud ubicada en Guasipati, siendo objeto de estudio los diferentes departamentos que componen la empresa.

CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

Este capítulo presenta generalidades de la empresa Famisalud CA, mostrando una breve descripción de la misma y su ubicación geográfica.

1. BREVE DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

Famisalud es una Empresa de servicios médicos, cuyo objetivo principal es suministrar a empresas, cooperativas, asociaciones civiles y público en general, planes corporativos y familiares, que solucionen las patologías que afectan el bienestar familiar, sin olvidar la prevención de las mismas; contado para ello con moderna infraestructura, médicos y personal especializado en medicina general, integral y familiar con el apoyo de las diferentes especializaciones medicas.

2. UBICACIÓN GEOGRÁFICA

La empresa de servicios médicos Famisalud, a nivel macro está ubicada en la República Bolivariana de Venezuela, Estado Bolívar, en la capital del municipio Roscio, Guasipati (ver Figura 1). Esta población se ubica entre el río Guarichapo y el río Macorumo, la población tiene 3 poblaciones satélites y estas son: Carapo, Tupuquén y Divina Pastora, la población se ubica casi al lado de El Callao, ciudad capital del municipio homónimo, está entre 10 y 20 km de distancia entre ambas poblaciones. La empresa está localizada en la Calle Sucre Nº 23 – cruce con Juncal. (ver Figura 2).

Figura 1. Ubicación Geográfica de la Población de Guasipati

Fuente: Internet, imágenes en Google

Figura 2. Empresa de Servicios Médicos, Famisalud

Fuente: Internet, Página Oficial de la Empresa

CAPÍTULO III

MARCO TEÓRICO

En este capítulo se presenta el marco referencial el cual hace explícitos los conceptos y supuestos que dan origen a la investigación, y pretende dar a la misma un sistema coordinado y coherente de conceptos y proposiciones que permitan abordar el problema. Es decir, integrar al problema dentro de un ámbito donde éste cobre sentido, incorporando los conocimientos previos referentes al mismo y ordenándolos de modo tal que resulten útiles en nuestra tarea.

1. DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN.

Se trata de determinar qué recurso y actividades se requieren para alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida es necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto. El resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una estructura organizativa.

2. PROPÓSITOS DE LA ORGANIZACIÓN

? Permitir el logro de los objetivos primordiales de la empresa, lo más eficientemente posible y con un mínimo esfuerzo.

? Eliminar duplicidad de trabajo.

? Establecer canales de comunicación.

? Representar la estructura oficial de la empresa

3. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN

? Unidad de mando: Un subordinado sólo deberá recibir órdenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, genera confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.

? Especialización: Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas.

? Paridad de autoridad y responsabilidad: La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.

? Equilibrio de Dirección – Control: Consiste en diseñar una estructura, de tal forma que nos permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.

? Definición de puestos: Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos.

4. PASOS BÁSICOS PARA ORGANIZAR

Los pasos a seguir para iniciar un proceso de organización son:

4.1. DIVISIÓN DEL TRABAJO

Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad, y por consiguiente permite la especialización, ya que cada persona se convierte en experta en cierto trabajo.

4.2. DEPARTAMENTALIZACIÓN

Se refiere agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica, para ello se labora un organigrama donde mediante cuadros se representan los diferentes departamentos que integran la organización.

4.3. JERARQUÍA

Desde los primeros días de la industrialización los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar con eficacia, este interrogante pertenece al tramo de control administrativo. Cuando se ha dividido el trabajo, creados departamentos y elegido el tramo de control los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que especifique quien depende de quién. Estas líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía.

4.4. COORDINACIÓN

Consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia, sin coordinación los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a expensas de las metas de la organización.

4.5. ELEMENTOS BÁSICOS PARA EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

? Estructura: la organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social.

? Sistematización: Todas las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

? Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Organizar; implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

? Jerarquía: La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

? Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

5. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

? Es de carácter continuo.

? Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

? Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

? Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

? Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

6. ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

El proceso de Organización esta conformación por las siguientes etapas:

6.1 DIVISIÓN DEL TRABAJO

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

La división del trabajo, en sentido estricto, significa para la organización la base para determinar las distintas actividades que se van a realizar, los deberes y las relaciones entre ellas. Esa división y asignación de actividades y tareas es el producto de dividir el trabajo total que va a realizar la empresa, en función de los fines y objetivos. El trabajo ya dividido se le asigna al personal correspondiente. Cuando se establecen las actividades, como resultado del fraccionamiento y parcelamiento del trabajo total, surgen las unidades estructurales de la. Estas expresan una actividad o un conjunto de ellas, debidamente clasificadas y calificadas para facilitar la designación de las personas que van a realizarlas, quienes deben responder, según su capacidad y especialidades, a las características y exigencias de esas unidades estructurales de la organización.

Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:

6.1.1. Jerarquización

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que poseen, independientemente de la función que realicen.

La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad (comunicación) que se relacionen entre sí con precisión. Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimos e indispensables. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).

La jerarquía cuando se individualiza podría definirse como el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa, así el individuo que desempeña como gerente goza indudablemente de un respetable status dentro de la misma, pero la diferencia de este individuo en su cargo también condicionará su mayor o menor jerarquía dentro de una empresa.

La jerarquía cuando se usa como instrumento para ejecutar la autoridad posee una mayor formalidad y es conocida como jerarquía estructural de la organización. Este tipo de jerarquía no solamente depende de las funciones que debido a ella existen sino también del grado de responsabilidad y autoridad asignadas a la posición, por ejemplo, independientemente de la eficiencia que pueda tener un presidente en su desempeño, este cargo posee intrínsecamente determinadas y complejas funciones, responsabilidades y un alto grado de autoridad.

Se pueden definir cuatro tipos de jerarquías en las organizaciones:

? Jerarquía dada por el cargo

Este tipo de jerarquía es la que constituye los diferentes niveles estructurales de la organización, se expone por medio de organigramas y se describe en los manuales de organización. Se encarga de la clasificación de las distintas posiciones de la estructura de la organización, tomando como base las actividades laborales y deberes inherentes a un cargo o posición determinada.

Esta modalidad jerárquica favorece la clasificación de personas en grupos, series y clases, según sea la naturaleza, características, obligaciones, atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la condición de que guarden entre ellas ciertas similitudes.

? Jerarquía del rango

Este tipo de jerarquía no se establece sobre el fundamento de las actividades ni se liga a labores determinadas. Se basa en las condiciones personales no en las obligaciones que se tengan, sino en algunos requisitos que hay que llenar. Es utilizada en las organizaciones militares para establecer los distintos grados por los que se van a regir.

? Jerarquía dada por la capacidad

Este tipo de jerarquía es limitativa y acorde con cada individuo. Las personas están previamente clasificadas de acuerdo con sus capacidades, independientemente de su condición de clase en la sociedad, es decir, el individuo asciende en la organización de acuerdo a su capacidad.

? Jerarquía dada por la remuneración.

Este tipo de jerarquía está determinada por la complejidad del trabajo (a mayor complejidad mayor salario), la antigüedad en la empresa o porque se es empleado de confianza y, en gran sumo, por el rendimiento del individuo. La jerarquía de un empleado en una empresa se basa en el grado de especialización que posea pero su alta ubicación dentro de la organización también depende de la naturaleza del negocio, por ejemplo, en muchas empresas venezolanas el gerente de planta es un ejecutivo muy importante, su status llega a ser mayor que un gerente de finanzas. En cualquier compañía fundamentalmente operativa, por ejemplo, la explotación petrolera en nuestro país un campo donde generalmente existen dinámicos y poderosos sindicatos, el responsable por la función de personal es un ejecutivo de alta valía e influencia llegando a tener el cargo de vicepresidente.

6.1.2. Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

– Listar todas las funciones de la empresa.

– Clasificarlas.

– Agruparlas según un orden jerárquico.

– Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

– Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

– Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

– El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

6.2. COORDINACIÓN

La coordinación es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

La coordinación nace de la necesidad de armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea. Si durante la primera etapa del proceso de organización se realiza la división del trabajo, con todas sus ventajas inherentes, es indispensable que ésta se complemente con la coordinación, que no es más que el lograr la unidad de esfuerzos, es decir, que las funciones y los resultados se desarrollen e interrelacionen con facilidad, y que se sincronicen.

La eficacia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento de líneas de comunicación y autoridad fluidas. Su función básica es lograr la combinación y la unidad de esfuerzos, bien integrados y balanceados en el grupo social.

Es el proceso de integrar las actividades de la organización para alcanzar las metas establecidas, dónde el grado de coordinación depende de la naturaleza de las tareas a realizar y el grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades que las realizan.

7. TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:

7.1. LOS ORGANIGRAMAS

Conocidos también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad.

La efectividad de un organigrama, para una organización, se fundamenta en la condición de reflejar, hasta donde sea posible, la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones; además, sus estratos jerárquicos. Pero tal propósito no resulta fácil, porque el organigrama es una figura plástica que tiene dificultades para expresar con claridad la verdadera organización. En consecuencia, no está exento de interpretaciones erróneas. Los colores se usan en la pintura para dar movimiento, vida y sentido a las cosas y a los hechos; pero los organigramas no pueden utilizar esos medios, por las limitaciones que les imponen las normas y condiciones que rigen su funcionamiento y elaboración.

El organigrama, aparte de los diferentes fines para los cuales se utiliza, según se ha señalado, tiene alcances mayores y otros propósitos; por ejemplo, para relaciones públicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, etc.

Los organigramas tienen diversas clasificaciones de acuerdo a ciertos criterios y factores:

Según la forma como muestran la estructura, son:

– Analíticos: Son los específicos, los cuales suministran una información detallada; incluso, se complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciados. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.

– Generales: facilita una visión muy sucinta de la Organización; se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes.

– Suplementarios: se utiliza para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Tales unidades pueden ser una dirección, una división, un departamento, una gerencia, etc. Son complementos de los analíticos.

Según la forma y disposición geométrica de los organigramas estos pueden ser:

– Verticales (Tipo Clásico): es el de uso más frecuente. Presenta con toda fidelidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una gradación jerárquica descendente.

– Horizontales: son una modalidad del Organigrama vertical, porque representa a la estructura sin mayor alteraciones, pero con una disposición en el espacio, de izquierda a derecha y no de arriba hacia abajo. Este organigrama consiste en que los hombres de las figuras tienden a ser colocados, en el dibujo, sin recuadros o figuras geométricas (rectángulos o cuadrados). También es usual describir las funciones principales de las unidades más importantes en forma escrita y en el mismo dibujo que muestra la estructura.

– Horizontal con variante: es igual que el anterior pero con el nombre de las unidades colocado en recuadros.

– Escalar: este organigrama no utiliza los recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas encima de las cuales se colocan los nombres. Además, en un mismo plano se pueden colocar organigramas suplementarios de cada una de las unidades principales, si se desea. Este tipo de organigrama tiene el inconveniente de que no puede mostrar las relaciones funcionales.

– Circulares o concéntricos: en este tipo de organigrama los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una disposición de dentro a afuera y en orden de importancia. Se colocan en círculos concéntricos las unidades de Igual jerarquía Este tipo de organigrama es recomendado por la práctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigramas verticales y tradicionales con esa forma de disposición de las unidades, las cuales están colocadas una arriba y otra abajo.

Existen diversos criterios para clasificar los organigramas. Una gran cantidad de tactos se limita a describir muchos tipos de organigramas, sin exponer la esencia y finalidad de los mismos. Son muchas las formas utilizadas y que se pueden utilizar para representar una estructura de la organización, pero se entiende que son formas caprichosas y particulares, la mayoría de ellas utilizadas por propietarios que desempeñan las formas clásicas y más conocidas.

En este caso, para la elaboración de los manuales de organización debemos utilizar:

• Diagrama Funcional

Establece la dirección del área estudiada, sus macrofunciones, las relaciones de estas con el contexto interno y externo á la empresa, y su objetivo funcional o razón de ser.

• Organigrama Funcional

Permite diferenciar las funciones básicas de dirección y de cada una de las macro-funciones que han sido determinadas.

• Organigrama de misiones:

Es un modelo que expresa gráficamente cada una de las áreas de línea y staff que conformarán la unidad objeto de estudio con sus respectivas misiones. El diagrama de Misiones constituye una herramienta útil para:

– Evitar solapamiento entre las misiones de las áreas definidas.

– Asegurar que todas las misiones establecidas correspondan y contribuyan al logro de la misión de la unidad, y en consecuencia, al logro de la misión de la empresa.

• Organigrama de Posición Macro:

Contempla los cargos con sus respectivos niveles jerárquicos, considerando las diferentes nomenclaturas para las distintas áreas de la empresa.

• Organigrama de Posición dimensionado:

Se presenta en forma completa la estructura organizativa del área correspondiente en todos sus niveles, incluyendo el número de personas para cada cargo.

7.2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Es aquel que expone en detalle los criterios organizativos que regulan el funcionamiento de la empresa, estructura, organigramas estructurales jerárquicos, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los órganos de la empresa.

Los manuales de organización exponen con detalle la estructura de la empresa y señala los puestos y la relación que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarquía, los grados de autoridad y responsabilidad.

En este sentido, contribuye a formular y crear la organización, así como el análisis de éste, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales. Tal como ocurre con la revisión de responsabilidades, evaluación de cargos, reubicación de unidades, estudios de relaciones ínter estructurales e ínter Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con su titulo, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.

Los manuales administrativos permiten alcanzar los siguientes objetivos:

1.- Presentar una visión de conjunto de la entidad.

2.- Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa, para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

3.- Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

4.- Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

5.- Proporcionar la información básica para la planeación e implementación de medios de modernización administrativas.

6.- Facilitar el reclutamiento y selección del personal.

7.- Ser útil para la orientación e información al público.

7.3. ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN

El establecimiento de una estructura organizativa, ya sea en una empresa por crear o en una unidad estructural en funcionamiento, es un problema que induce a realizar un estudio de organización.

Cuando una empresa presenta problemas en alcanzar sus objetivos o se perciben dificultades en el desempeño diario de las actividades es necesario revisar su forma de funcionamiento y en especial la estructura organizativa que posee. Los problemas que pueden dar aviso a la necesidad de un estudio de organización son muchos, destacan la duplicidad de funciones, conflictos entre el personal, incumplimiento de las metas y objetivos planteados, dificultades para el control de gestión. También puede ser necesario un estudio de organización por necesidades de crecimiento de la empresa o por cambios en su misión dada las nuevas exigencias del entorno.

Para dar respuesta a los diversos problemas que se presentan en la organización pueden realizarse estudios para:

• Adecuarse al proceso productivo.

• Adecuarse a los procesos especializados.

• Garantizar una carga o distribución normal del trabajo.

• Garantizar una mejor función administrativa de dirección, coordinación, planificación y control de gestión.

• Reducir costos y lograr mejor empleo, productividad y efectividad en el uso de los recursos.

• Mejorar el aprovechamiento de una infraestructura técnica o administrativa en beneficio de otras áreas, evitando así la duplicidad.

• Adecuarse a las políticas o estrategias de la empresa.

• Mejorar los métodos.

• Obedecer a planes organizacionales.

Un Estudio de Organización es la aplicación de métodos y técnicas para diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales, mediante el uso efectivo y económico de los recursos humanos necesarios para el cumplimiento de las funciones de planificación, ejecución y control, propias de cualquier núcleo organizativo. En los estudios de estructuras organizativas están involucrados importantes condiciones de tipo humano, debido a esto en los problemas de estructuras es importantes tratarlos con una metodología adecuada en los cuales se sigan unos procedimientos adecuados de análisis y síntesis.

Existen varias técnicas para recolectar la información que se necesita en un estudio de organización, a continuación se presentan algunas:

La entrevista consiste básicamente en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para obtener mayor información. La entrevista puede agrupar a directivos y empleados de una misma área. La entrevista debe ser una conversación formal y cordial entre el analista y los miembros de la organización que facilitaran la información.

El cuestionario es un instrumento para obtener la información deseada en forma homogénea. Este método consiste en hacer contestar por los empleados y/o supervisores una serie de preguntas relativas a los datos que según la finalidad del análisis se consideren interesantes.

La observación directa, en la observación directa el analista s dirige al lugar donde se desarrolla el trabajo y constata las labores realizadas así como la dinámica de la organización en estudio. Antes de iniciar las observaciones se de recolectar información sobre el flujo del trabajo, procedimientos, y técnicas.

Las técnicas mixtas, constituye una combinación de la entrevista, el cuestionario y la observación.

8. EMPOWERMENT

Es un proceso estratégico que busca una relación de socios entre la organización y su gente, aumentar la confianza responsabilidad autoridad y compromiso para servir mejor al cliente.

8.1. QUE ES UN EQUIPO CON EMPOWERMENT

Son grupos de trabajo con empleados responsables de un producto, servicio que comparten el liderazgo colaboran en el mejoramiento del proceso del trabajo planean y toman decisiones relacionadas con el método de trabajo.

8.2. CARACTERÍSTICAS DE EQUIPOS CON EMPOWERMENT

1. Se comparten el liderazgo y las tareas administrativas.

2. Los miembros tienen facultad para evaluar y mejorar la calidad del desempeño y el proceso de información.

3. El equipo proporciona ideas para la estrategia de negocios.

4. Son comprometidos flexibles y creativos.

5. Coordinan e intercambian con otros equipos y organizaciones.

6. Se mejora la honestidad las relaciones con los demás y la confianza.

7. Tienen una actitud positiva y son entusiastas.

CAPÍTULO IV

MARCO METODOLÓGICO

En este capítulo se exponen de forma precisa el tipo de datos que se requiere indagar para el logro de los objetivos de la investigación, así como la descripción de los distintos métodos y las técnicas que posibilitarán obtener la información necesaria. Se detallan minuciosamente cada uno de los aspectos relacionados con la metodología que se ha seleccionado para desarrollar la investigación, donde cada aspecto está sustento por el criterio de autores de libros de metodología. En este capítulo se evidencia el "cómo" de la investigación.

1. TIPO DE INVESTIGACIÓN

Para la realización de este proyecto, se aplicaron diversos tipos de investigación en función de la naturaleza de los objetivos y el nivel de conocimiento deseado, se pueden definir los siguientes tipos de investigación:

Según el propósito, la investigación es de tipo: