Estudio organizacional y propuesta de manual de organización en la empresa de servicios médicos Famisalud (página 2)

• Aplicada: Sabino, C (1994), define la investigación aplicada "como un conocimiento que permite obtener los insumos necesarios para proceder luego a la acción" (p. 96). La investigación es aplicada, ya que con la información recopilada se podrá proceder a la restructuración organizativa de la empresa.

Según la información recopilada para responder el problema se considera

• Descriptivo y Evaluativo: Se dice de carácter descriptivo porque permitirá describir, conocer y registrar la naturaleza y composición de la estructurada organizativa de la empresa. Se considera, de igual forma, de tipo evaluativo, debido a que entre sus objetivos incluye; dejar en forma precisa los niveles de jerarquía y de desarrollo de las actividades de servicio, a fin de corregir e implementar nuevas alternativas que ayuden a contrarrestar las deficiencias e introducir los ajustes necesarios.

Según la clase de medios utilizados para obtener los datos

• De Campo: Arias, F. (2001) determina que "consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna" (p. 48). La investigación es de campo porque la recolección y obtención de datos se obtuvieron directamente de la sede principal de la empresa, permitiendo identificar las actividades, problemática y situaciones en la que se encuentra la misma.

2. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

Es la estrategia adoptada por el investigador para contrastar hechos con teorías y responder el problema planteado.

• Diseño Bibliográfico: Arias, F (1999) es aquella que "se basa en la obtención y análisis de datos provenientes de materiales impresos u otros tipos de documentos" (p. 47). Es considerada documental, puesto que se revisaron documentos relacionados con las normas, reglamentos procedimientos referidas a las diferentes técnicas de organización empresarial, permitiendo analizar la situación actual y las principales deficiencias.

• Diseño de Campo: Arias, F. (1999) determina que "consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna" (p. 48). La investigación es de campo porque la recolección y levantamiento de los datos fueron realizados en el mismo lugar donde ocurrieron los hechos, permitiendo identificar las principales necesidades de organización de la empresa.

3. POBLACIÓN Y MUESTRA

Para efectos de esta investigación se considera las definiciones de población y muestra establecidas por Hernández (2006) el cual afirma que la población "es el conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas especificaciones" (p. 239). Y la muestra "subconjunto de la población del cual se recolectan los datos y debe ser representativa de la población" (p. 236). Para efectos de esta investigación la población y la muestra están constituidas por los procesos, objetivos, funciones, tecnología y personal médico, administrativo y de servicios generales de la empresa de servicios médicos Famisalud.

4. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS

Para la obtención de datos e información que permitieron el planteamiento del procedimiento adecuado se utilizaron las siguientes estrategias o instrumentos.

4.1. OBSERVACIÓN DIRECTA

Cárdenas (1999), la define como "el uso sistemático de nuestros sentidos, en la búsqueda de los datos que se necesitan para resolver un problema de investigación" (p. 146). Basado en esta técnica se recolecta información de cómo se llevan a cabo el control de los procedimientos que se ejecutan en cada departamento.

4.2. ENTREVISTAS NO ESTRUCTURADAS

Arias, F. (2001) la define como "técnica caracterizada por la obtención de información mediante una conversación entre el entrevistador y el entrevistado" (p. 79). Esta técnica se utiliza durante las observaciones realizadas en la empresa, estableciendo un dialogo con el personal que labora la misma, con la finalidad de obtener información no sesgada, precisa y detallada acerca de las actividades ejecutadas, su punto de vista con respecto a algunas deficiencias administrativas y la urgencia solventar dichas deficiencias.

4.3. ENCUESTAS

Con esta técnica se obtienen datos estadísticos aproximados para luego de ser analizadas y lleven a realizar las propuestas con el fin de mejorar la situación actual (Ver Anexo 1).

4.4. REVISIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

Sabino, C. (2000) es de vital importancia porque "permite realizar análisis comparativos y una revisión minuciosa para concretar lo que se denomina marco teórico de la investigación" (p. 117). La revisión del material bibliográfico permite conocer la información requerida para el desarrollo de un estudio organizacional y la aplicación de las mejoras.

4.5. PAQUETES COMPUTARIZADOS

Para el desarrollo, obtención y organización de los datos, así como la estructuración formal del proyecto de trabajo de grado, se utilizan como apoyo los paquetes computarizados Word, Power Point y Excel.

5. TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE INGENIERÍA INDUSTRIAL A UTILIZAR

El análisis de esta información se realizó utilizando las herramientas de la Ingeniería Industrial adquiridas a lo largo de la carrera, entre las que se destacan, técnicas para la medición del trabajo, técnicas estadísticas, herramientas de calidad como la tormenta de ideas, matriz de selección de oportunidades de mejora, Análisis FODA, diagrama causa – efecto, entre otros.

6. RECURSOS

Los recursos utilizados para desarrollar este trabajo de investigación son:

6.1. RECURSO HUMANO

• Tutor Industrial.

• Tutor Académico.

• Director General de Famisalud

• Personal administrativo y obrero de la empresa.

6.2. RECURSOS FÍSICOS

• Papel.

• Lápices y Bolígrafos.

• Computadora.

• Pen Drive.

• Cámara Fotográfica.

• Libros

6.3. RECURSOS DIGITALES

• Software (Paquete Completo de Office 2007, Internet, Encarta 2008).

investigación fue el siguiente:

1.- Definir la necesidad de realizar el estudio de organización.

2.- Recolectar información y datos relacionados a la organización actual de la empresa, a través de entrevistas y aplicación de encuestas.

3.- Describir la situación actual de la empresa, enumerando sus problemas y sus situaciones conflictivas.

4.- Realizar un estudio diagnostico que incluye el análisis de esa situación en el cual se deberán considerar detalladamente todos los factores que influyen en el desenvolvimiento de la organización.

5.- Estudiar y analizar los factores internos y externos, a través de un análisis

FODA de la situación y establecer estrategias.

6.- Analizar toda la información, hacer un examen crítico de todos los aspectos investigados y así identificar los problemas y plantear posibles soluciones.

7.- Definir el ámbito funcional que deben tener las unidades.

8.- Determinación de las macrofunciones de la unidad, que consiste en la agregación de actividades y funciones afines, considerando el criterio de departamentalización funcional.

9.- Establecer los lineamientos a aplicar para la reorganización.

10.- Definir a la estructura macro propuesta.

11.- Describir las unidades que conforman la estructura propuesta.

12.- Determinar y describir los cargos requeridos en cada unidad para garantizar el logro de los objetivos.

13.- Dimensionar los cargos, definir la cantidad de posiciones requeridas para cada cargo.

14.- Elaborar el manual de organización propuesto, consiste en la compilación de de cada una de las técnicas aplicadas con el fin de describir la organización propuesta, contempla la información relativa al proceso de organización de detalle en cada área y lo que deberá obtener:

? Diagramas funcionales.

? Organigramas funcionales.

? Lineamientos de la organización.

? Organigrama de misión.

? Organigramas de posición dimensionada.

? Descripción de unidades.

? Descripción de cargos.

? Resumen de evaluación de cargos.

15.- Establecer conclusiones y recomendaciones en todos los aspectos estudiados.

CAPÍTULO V

SITUACIÓN ACTUAL

Este capítulo presenta la situación actual en la que se encuentra la empresa Famisalud CA. Donde se describe el proceso de gestión de la empresa, aspectos principales de los servicios, presentación actual de la organización y análisis de la situación actual en la que se reflejan los resultados de las encuestas, Diagrama de Proceso del Funcionamiento General de la Empresa y el análisis FODA.

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Famisalud actualmente es considerada una Empresa de Servicios Médicos en el sentido de que ofrece una atención integral y especializada para cubrir todas las patologías que se presentan. El objetivo principal de la empresa es suministrar a empresas, cooperativas, asociaciones civiles y público en general, planes corporativos y familiares, prestando servicios de Emergencias las 24 horas, Consulta externa, Hospitalización, Cirugía y maternidad, Laboratorio clínico general y especializado, Ecosonografía general, Electrocardiogramas y servicio ambulatorio y transporte

Su principal giro es el de prestación de servicio de salud, a través de aseguradoras, además de la atención a clientes particulares, en ese sentido se ha alcanzado muy buenos niveles ya que en sus primeros años de funcionamiento se logro aumentar la capacidad de atención al público, usando como únicas características principales de servicio los siguientes aspectos:

? Infraestructura adecuada.

? Personal médico y de asistencia de excelente nivel.

? Calidad en la atención.

En la actualidad, se procura reforzar y desarrollar tres aspectos primordiales para continuar el crecimiento, los cuales son:

? Aplicación de marketing directo

? Desarrollo organizativo

? Desarrollo de gestión de calidad

De acuerdo a lo ya mencionado el presente trabajo pretende servir de base en el desarrollo organizativo de la empresa y en la elaboración de un manual de organización moderno y aplicable, ya que actualmente solo se cuenta con un modelo funcional informal.

2. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN ACTUAL

Actualmente la empresa no posee organigramas que se adapte al ambiente en que se desenvuelve donde muestre las unidades necesarias para el cumplimiento de sus objetivos, así como las líneas de mando, y por ende existe la carencia de una Coordinación o Unidad Directiva que abarque la gestión organizativa en los servicios a nivel de mantenimiento, administración y control, quedando toda la autoridad sobre el Presidente y presentándose las siguientes complicaciones:

? Desconocimiento de las funciones o actividades.

? Inexistencia de una división del trabajo que corresponda por definición de cargo.

? Existen mucho personal y poca eficiencia

? Poco control de ingreso del personal a su sitio de trabajo.

? Los trabajadores desconocen las líneas de mando.

? Inexistencia de documentos que muestren las normas de comportamiento y procedimientos que debe seguir el empleado.

? Carencia de un espacio físico para su eficiente desenvolvimiento.

? No cuenta con un documento formal que le permita llevar la secuencia lógica de las actividades en cada uno de los pasos que conforman el procedimiento.

2.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS UNIDADES

El tipo de organización que posee la Empresa es Lineo Funcional, esta estructura tienes sus desventajas ya que ocasiona complicaciones entre los órganos funcionales y lineales dando dificultad en la obtención y mantenimiento del equilibrio dinámico entre la línea y la función.

La estructura organizativa de Famisalud se ha ido modificando de acuerdo a las exigencias del día a día dado el incremento del desarrollo de diversos proyectos y programas de la empresa, sin embargo se dividen y agrupan sus actividades de trabajo en las siguientes áreas:

? JUNTA DIRECTIVA

? PRESIDENCIA

? DIRECTIVA MEDICA

? ADMINISTRACIÓN

? QUIRÓFANO

? FARMACIA

? ENFERMERÍA

? LABORATORIO

? SERVICIOS GENERALES

2.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS CARGOS

? Presidente

Se encarga de labores mixtas como son las compras de insumos para la empresa, manejo del personal en general, su contratación y su cese respectivamente, cubre algunas guardias cuando está disponible, entre otros. Así como también del manejo de cts. Bancarias.

? Director Medico

Se encarga de todo lo referente al cuerpo médico y asistencial, laboratorio y quirófano. Hacer guardias por turno gestionando la coordinación de horarios de médicos y de enfermería.

? Analista Administrativo I

Se encarga de llevar los libros contables, nomina, control de compras, entre otros, de la empresa.

? Analista Administrativo II

Se encarga de la facturación diaria, de los casos por seguro (Hospitalización), del presupuesto solicitado y de recibir las llamadas a la empresa.

? Almacenista

Se encarga del almacén de medicamentos y alimentos de la empresa, de llevar el control del stock, de la entrada y salida de productos, se encarga de proveer de insumos a los departamentos de enfermería, quirófano y cocina.

? Técnico de Laboratorio

Se encarga de tomar muestras de sangre a los pacientes, de procesar y mantener todo lo que se encuentra y todos los procesos que se llevan a cabo en el laboratorio de la empresa.

? Instrumentista

Se encarga de organizar, planificar, dirigir y equipar todo lo referente al Departamento de Quirófano y cubrir las intervenciones quirúrgicas que se realizan en la empresa. Funciona como coordinadora de acciones conjuntas, además tiene una labor de entrenamiento a las técnicas las que se encuentran bajo su mando.

? Enfermera de Turno

Es la encargada de supervisar y apoyar en todo lo referente a la parte operativa, es decir; todo lo que son los procedimientos médicos, control de

insumos del stock de enfermería, planifica y prevé el abastecimiento de todos los materiales necesario para el funcionamiento adecuado de los servicios a su cargo.

? Personal de Apoyo

Se encarga del mantenimiento general de la empresa, es decir; trabajo de plomería, electricidad, aseo, traslado de equipos, pintura, etc.

? Recepcionista

La recepcionista se desempeña en el área de admisión, en dicha área se abre las historias clínicas de pacientes de atención ambulatoria, se toman los datos de pacientes que se van a realizar exámenes. Además tiene funciones como la de programación de citas para cada uno de los consultorios, también dan información sobre todos los servicios que brinda la empresa a los pacientes. Se encarga de pedir clave de seguros, llamar a los doctores, mantener la papelera de los consultorios y recepción.

? Camarera

Esta encargada de la limpieza e higiene de la empresa su labor es continua y está estructurada por áreas definidas en las cuales debe de no solo limpiar sino también mantenerlo en buen estado e informar de cualquier deterioro en la infraestructura o en la maquinaria o equipo de la empresa, también el mantenimiento de las habitaciones, los consultorios y los baños que son de alta circulación.

? Cocinera

Se encarga del control de todo el Departamento de Cocina, organización de toda la preparación de alimentos para los pacientes y personal de la clínica. También se encargan de la lavandería debido a que no se cuenta con una persona que desempeñe dicho cargo.

3. FLUJOGRAMA DE PROCESO DE LA EMPRESA

En Ia Figura 3 se muestra el proceso de atenci6n al cliente de Ia empresa.

4. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

La complejidad y magnitud de los retos del desarrollo plantean la necesidad de adecuar la administración de la empresa, para transformarla en un instrumento que responda con eficacia, eficiencia y congruencia a las exigencias de la sociedad y la organización.

Se requiere una Administración con mayor capacidad de respuesta para la instrumentación de los planes y programas, con nuevas formas de organización, trámites de servicios que contemplen la desregulación y simplificación, con controles preventivos eficientes, una nueva cultura de servicio a la ciudadanía y el uso generalizado de instrumentos y mecanismos de autocontrol, así como de tecnologías de vanguardia en sus procesos administrativos.

Se requiere realizar un planteamiento de las prioridades y buscar mecanismos para racionalizar las actividades. En particular, es necesario impulsar cambios para evitar duplicidad de funciones, programas y estructura entre los departamentos, profundizar la descentralización de funciones los cargos en la empresa, promover la reorganización administrativa y mejorar las disposiciones. De esta manera, será posible racionalizar el gasto corriente y propiciar un mayor nivel de inversión para satisfacer las demandas sociales y los objetivos de la empresa.

4.1. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS

Las encuestas por muestreo constituyen una herramienta fundamental para la generación de estadísticas, a partir de datos sobre una parte o muestra de la población en estudio.

A continuación se muestran los resultados con los porcentajes logrados a partir de las encuestas efectuadas a empleados pertenecientes a la estructura organizativa de la empresa de servicios médicos Famisalud. Dicha encuesta fue tomada de un modelo establecido en el libro de "Administración de Empresas" de la Ing. Emerys Albornoz.

La encuesta realizada es de grado estructural con interrogaciones cerradas, las cuales algunas son de opciones simples (Si o No) y otras de respuestas especificas. Esta fue aplicada a 17 trabajadores de la empresa, pertenecientes a los departamentos de administración, farmacia, enfermería, quirófano, laboratorio y servicios generales.

4.1.1. Aspectos Estructurales

Estos aspectos se caracterizan por definir el nivel de conocimiento de objetivos, roles y funciones de cada unidad y cargo existentes en la empresa Famisalud. (ver Gráficos del 1 al 12).

Grafico 1: Respuestas a la pregunta 1 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 2: Respuestas a la pregunta 2 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 3: Respuestas a la pregunta 3 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 4: Respuestas a la pregunta 4 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 5: Respuestas a la pregunta 5 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 6: Respuestas a la pregunta 6 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 7: Respuestas a la pregunta 7 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 8: Respuestas a la pregunta 8 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 9: Respuestas a la pregunta 9 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 10: Respuestas a la pregunta 10 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 11: Respuestas a la pregunta 11 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 12: Respuestas a la pregunta 12 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Análisis de los aspectos estructurales

Con respecto a los aspectos estructurales de la empresa, la mayoría de los trabajadores no tienen claramente definidos los objetivos de la empresa, solo aquellos que están trabajando desde la fundación de la misma, también solo el Personal Directivo y el trabajador más antiguo del Departamento de Administración, están claros sobre las funciones que debe realizar cada unidad y cargo. El 18 % de los trabajadores tienen establecidos por escrito las funciones de unidades y cargos, los demás trabajadores realizan sus funciones según instrucciones dadas vía oral.

En la Empresa no existe un manual de organización debidamente estandarizado, sin embargo; todos los trabajadores conocen las funciones que debe realizar su cargo, de los cuales el 29% de los trabajadores, consideran que tienen sobrecarga de funciones en el cargo que desempeñan. Solo el 41 % de los trabajadores realizan funciones

exclusivamente de su cargo, ya que algunos trabajadores sustituyen a otros en sus funciones en los casos de emergencia donde se necesita más personal. Los trabajadores coinciden en que debería contratarse más persona para realizar funciones específicas y aligerar la carga de trabajo.

Según los resultados de las encuestas a nivel estructural, los cambios con más necesidad a realizar son la contratación de personal en algunas unidades y la implementación de tecnología en los puestos de trabajo, entre otros tipos de cambio como la optimización de procesos y obtención eficiente de insumos.

4.1.2. Aspectos decisorios

Estos aspectos se caracterizan por definir el nivel de autoridad delegada a cada cargo, incluyendo el manejo de información y facultad para controlar y verificar los procesos, también se toma en cuenta la efectividad del Sistema de Administración aplicado y de cumplimiento de las responsabilidades. (ver Gráficos del 13 al 20).

Grafico 13: Respuestas a la pregunta 13 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 14: Respuestas a la pregunta 14 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 15: Respuestas a la pregunta 15 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 16: Respuestas a la pregunta 16 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 17: Respuestas a la pregunta 17 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 18: Respuestas a la pregunta 18 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 19: Respuestas a la pregunta 19 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 20: Respuestas a la pregunta 20 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Análisis de los aspectos decisorios

Con Respecto a los aspectos decisorios, debido a que no se tiene establecido por escrito las líneas de mando, es decir, un manual de organización, La autoridad delegada al 88% de los cargos no es acatada como se debe, por lo que no existe una unidad de mando claramente establecida en la organización y no siempre las ordenes son acatadas por los niveles correspondientes. La información necesaria para realizar las funciones de algunos cargos no se recibe con oportunidad y no se tiene una organización eficiente en las funciones a realizar.

Todas las áreas están debidamente relacionadas entre ellas, por lo que los resultados de algunos cargos se ven afectado directa o indirectamente por otros cargos, por consecuencia los trabajadores tienen dificultad para alcanzar los objetivos de su cargo. Entre los principales problemas destacan la mala organización, la disponibilidad de herramientas y materiales necesarios y la obtención de información.

4.1.3. Aspectos normativos

Este aspecto en general indica la aprobación a nivel de organización de la empresa. (ver Grafico 21).

Grafico 21: Respuestas a la pregunta 21 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Análisis de los aspectos normativos

Con respecto a los aspectos normativos, se manifiesta claramente la necesidad de establecer un nuevo modelo organizacional que permita alcanzar los objetivos de la empresa, donde se sugiere la creación y aplicación de un manual de organización entre otras cosas.

4.1.4. Aspectos ambientales

Estos aspectos se caracterizan por definir el nivel de organización y métodos utilizados en las tareas realizadas, condiciones de trabajo, clima organizacional, entre otros. (ver Gráficos del 22 al 32).

Grafico 22: Respuestas a la pregunta 22 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 23: Respuestas a la pregunta 23 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 24: Respuestas a la pregunta 24 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 25: Respuestas a la pregunta 25 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 26: Respuestas a la pregunta 26 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 27: Respuestas a la pregunta 27 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 28: Respuestas a la pregunta 28 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 29: Respuestas a la pregunta 29 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 30: Respuestas a la pregunta 30 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 31: Respuestas a la pregunta 31 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 32: Respuestas a la pregunta 32 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Análisis de los aspectos ambientales

Con respecto a los aspectos ambientales, La mayoría de los trabajadores opinan que existe una verdadera organización de las tareas en el grupo de trabajo. Sin embargo el 59% de ellos no tienen un puesto de trabajo adecuado que le permita optimizar los métodos a utilizar, las condiciones físicas del 76% de los mismos no son adecuadas para el cumplimiento de sus tareas, principalmente por la ergonomía deficiente de los mismos. El 59% de los trabajadores creen que se debería hacer una redistribución de algunas áreas y equipos para mejorar el flujo de trabajo. Solo el 6% del personal que labora en la empresa recibieron un entrenamiento, lo cual revela la falta de un plan de entrenamiento y capacitación del personal. El 82% de los trabajadores opinan que los trabajos que realizan no son debidamente remunerados, esto debido principalmente a la sobrecarga por falta de

personal, el 65% de los trabajadores siente que el equipo gerencial es justo en su trato. Los trabajadores se sienten en un clima organizacional favorable, pero solo el 88% de los trabajadores se sienten identificados en sus cargos.

4.1.5. Aspectos tecnológicos

Estos aspectos se caracterizan por definir la necesidad y el nivel de desarrollo tecnológico y la capacidad técnica de los trabajadores de la empresa. (ver Graficas del 33 al 35).

Grafico 33: Respuestas a la pregunta 33 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 34: Respuestas a la pregunta 34 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 35: Respuestas a la pregunta 35 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Análisis de los aspectos tecnológicos.

Con respectos a los aspectos tecnológicos, el 88% de los trabajadores posee la preparación técnica requerida para desempeñar su cargo con éxito y recibieron entrenamiento necesario para iniciarse en sus funciones. Las sugerencias más importantes registradas en las encuestas son la implementación de tecnología y la adquisición de equipos, materiales y accesorios nuevos. También destacan la planificación y ejecución de planes de compra, la mejora de la infraestructura para el personal de enfermería y la mejora de los puestos de trabajo para la parte administrativa.

4.1.6. Aspectos psicodinámicos

Estos aspectos se caracterizan por definir el clima organizacional entre los trabajadores de la empresa como el nivel de comunicación entre los mismos y su relación de trabajo. (ver Graficas del 36 al 44).

Grafico 36: Respuestas a la pregunta 36 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 37: Respuestas a la pregunta 37 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 38: Respuestas a la pregunta 38 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 39: Respuestas a la pregunta 39 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 40: Respuestas a la pregunta 40 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 41: Respuestas a la pregunta 41 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 42: Respuestas a la pregunta 42 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 43: Respuestas a la pregunta 43 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Grafico 44: Respuestas a la pregunta 44 de la encuesta. Fuente: Elaboración propia.

Análisis de los aspectos psicodinámicos

Con Respecto a los aspectos Psicodinámicos, El 94% de los trabajadores afirman trabajar en equipo en sus áreas, no lo hacen aquellos que son únicos en su unidad. Todos los trabajadores se sienten a gusto trabajando en equipo, sin embargo el 29% de los mismos creen que deben mejorar la comunicación entre ellos para facilitar la integración interna de la unidad en que laboran. Solo El 88% de los trabajadores se llevan bien con sus compañeros de trabajos, pero todos perciben una verdadera cooperación y espíritu de ayuda en el grupo de trabajo y realizan sus actividades con actitud positiva. El 71% de los trabajadores creen que la organización no dedica esfuerzo para garantizar un buen clima en las relaciones de trabajo, ningún trabajador recibe un reconocimiento al realizar un buen trabajo y el

94% percibe un clima organizacional Agradable.

4.2. DIAGRAMA CAUSA – EFECTO

En la Figura 4 se muestra el diagrama causa – efecto de las deficiencias organizacionales que se presentan en la empresa Famisalud C.A., dicho diagrama clasifica las causas de estas deficiencias en cinco aspectos diferentes: Mano de Obra, Materiales, Métodos, Maquinas y Medidas (Método de las 5M).

Figura 4. Deficiencias Organizacionales en la empresa Famisalud.

Fuente: Elaboración Propia

4.3. ELEMENTOS FODA

En el proceso de análisis se consideran los factores económicos, políticos, sociales y culturales que representan las influencias del ámbito externo, que inciden sobre su ámbito interno, ya que potencialmente pueden favorecer o poner en riesgo el cumplimiento de los objetivos.

4.3.1. Aspectos Internos

? Fortalezas

? Capacidad de Control y Gestión de los procedimientos con el uso de la herramienta Saint.

? Famisalud cuenta con personal capacitado, que posee amplios conocimientos sobre sus actividades.

? Amplia aceptación hacia el cambio y mejoras en las áreas por parte de los trabajadores.

? Nueva Gerencia comprometida con el cambio organizacional.

? Convenio con diferentes doctores para cubrir las diferentes emergencias.

? Inversión en investigación y desarrollo.

? Debilidades

? La empresa no cuenta con Manuales de Procedimientos, Practicas de Trabajo Seguro, Certificaciones de Calidad y sistemas de documentación controlada.

? El suministro de insumos es deficiente.

? Emergencias criticas por inadecuado control y seguimiento de las actividades.

? La cantidad de trabajadores no corresponden con la carga de trabajo, es decir; poca fuerza laboral.

? No se realizan auditorias periódicas a los procesos administrativos.

? Espacios físicos y puestos de trabajos en mal estado, poca ergonomía de los puestos y áreas de trabajo.

4.3.2. Aspectos Externos

Oportunidades

? Cambios en la estructura organizativa.

? Enlace de los objetivos de la empresa con cada uno de los departamentos.

? Disponibilidad de crédito e innovación tecnológica.

? Capacidad de Cubrir servicios para la empresa Minerven que poseen una gran cantidad de trabajadores en la zona de Guasipati.

? Es la Única Empresa de Servicios Médicos en la ciudad de Guasipati.

Amenazas

? Falta de cancelación oportuna de las facturas emitidas.

? Cumplimiento de las normativas legales del país.

? Tiempo para el desarrollo e implantación de la Propuesta.

? Falta de Pago Oportuno de los gastos fijos.

? Deudas con los proveedores.

4.4. MATRIZ FODA

La matriz FODA (ver tabla 1) indica las estrategias a seguir para maximizar las oportunidades y fortalezas y minimizar las debilidades y amenazas del entorno interno y externo de la empresa.

Tabla 1. Matriz FODA de las estrategias a seguir.

Fuente: Elaboración Propia

4.5. ANÁLISIS DE LA MATRIZ FODA

Las estrategias establecidas en la matriz FODA se enfocan en los aspectos internos y externos de la empresa, y se orientan al aprovechamiento de las situaciones y a soluciones de los problemas. Dichas estrategias son:

A) Estrategias para maximizar tanto las Fortalezas como las Oportunidades

? Invertir y Mejorar el sistema de información de los procedimientos con el uso de herramientas más actualizadas y capacitada para este tipo de empresa.

? Mejorar el sistema de comunicación entre unidades y así mejorar la eficiencia de los procesos.

? Establecer el modelo funcional de la empresa.

? Establecer relaciones y ofertar los servicios médicos disponibles con la empresa Minerven.

? Establecer un nuevo sistema de información en la empresa.

? Invertir en recurso humano que puedan aumentar la variedad de servicios médicos al cliente y por ende la capacidad de mejorar la salud del mismo

Estas estrategias corresponden al compromiso con el cambio organizacional y aceptación del mismo orientada a mejorar la Capacidad de Control y Gestión de los procedimientos con la aplicación de herramientas más actualizadas (Como por ejemplo: "Medic Software"). También corresponden con el potencial de cubrir servicios médicos que posee la empresa aunada a la ventaja de ser la única empresa en su estilo en la ciudad de Guasipati, entre otras ventajas.

B) Estrategias para minimizar las Debilidades y maximizar las Oportunidades

? Proponer un manual de organización donde este establecido todo lo referente a las normas, procedimientos, líneas de mando y funciones a seguir.

? Crear estadísticas de control de consumo de los insumos para establecer un cronograma de pedidos y asegurar el correcto suministro de los mismos.

? Contratar personal para realizar y complementar actividades en algunos cargos y así aliviar la carga de trabajo.

? Realizar un estudio para una propuesta de redistribución de áreas que puedan mejorar la disposición de los mismos.

? Realizar inversiones para mejorar la ergonomía de los puestos de trabajo que permitan aumentar la eficiencia de las tareas administrativas.

Estas estrategias corresponden a la necesidad de establecer las normas, políticas y procedimientos a seguir para la operatividad eficiente de la empresa y así evitar las emergencias críticas. Se refleja también las medidas a tomar para mejorar las condiciones de trabajo usufructuando las oportunidades del entorno exterior.

C) Estrategias para maximizar las Fortalezas y minimizar las Amenazas

? Buscar asesoramiento en el marco legal para estar al día con los reglamentos y leyes establecidos.

? Establecer un cronograma de pagos de deudas.

? Sincerar los estados de cuentas por cobrar.

? Planificar proyectos para el desarrollo de la empresa a corto o mediano plazo.

? Crear un fondo destinado a cubrir los gastos fijos de la empresa.

? Establecer un sistema de pago sincronizado con los servicios cancelados para evitar un desvío de activos circulante.

? Establecer un sistema de cobranza que pueda ser controlado de forma confiable y segura.

Estas estrategias corresponden al desarrollo de sistemas de manejo de datos que a través del uso de herramientas adecuadas para el control y gestión de los procedimientos, aunados a la capacidad y calidad del recurso humano de la empresa, que permiten la planificación y programación de actividades y procesos.

D) Estrategias para minimizar tanto las Amenazas como las Debilidades

? Establecer un cronograma de actividades para los puestos de trabajo con funciones fijas diarias.

? Programar jornadas de supervisión de procesos administrativos, libros contables y control de inventarios.

? Aplicar el mantenimiento correspondiente a los equipos e infraestructura de la empresa en el momento debido.

? Implantar mejoras en la infraestructura que se adapten a las disposiciones legales de higiene y seguridad ya establecidas.

? Propuestas de redistribución de actividades de algunos cargos para aumentar el tiempo efectivo de trabajo en las instalaciones.

Estas estrategias definen las medidas a tomar para asegurar la operatividad de la empresa, abordando los problemas referentes a las condiciones físicas, de estructura organizacional, labores a realizar y correcta distribución del tiempo para el aprovechamiento del mismo.

4.6. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

A partir de la información recolectada, se pueden determinar los basamentos de organización de la empresa Famisalud CA, donde se presenta el incumplimiento de alguno de los principios de organización la cual se describe a continuación:

? Principio de Especialización: Debido a la inexistencia de división del trabajo algunos cargos no posee una limitación concreta de las actividades a desempeñar ocasionando deficiencia en la ejecución de los objetivos pautados.

? Principio de Jerarquía: Dado a que no está establecido una línea clara e interrumpida de autoridad y responsabilidades, no están constituidos los niveles o escalas de autoridad, teniendo desconocimiento de a qué cargo recurrir cuando se presentan problemas específicos.

? Principio de Difusión: Las responsabilidades se dan a conocer de manera verbal, sin utilizar ningún medio escrito.

? Principio de Formalización de Roles: Este principio no es tomado en cuenta en la Empresa, ya que no existen reglas formales preestablecidas sobre los derechos y deberes de los ocupantes de los puestos y el trabajo que habrán de desempeñar.

? Principio de Paridad de Autoridad y Responsabilidad: Debido a que algunos cargos con responsabilidades conferidas, no poseen la autoridad necesaria para realizar dichas responsabilidades. Y otros cargos con autoridad para realizar funciones específicas, no se hacen responsables de las mismas.

? Principio de Amplitud O Tramo de Control: Este principio no se cumple en su totalidad, ya que la Presidencia de la empresa posee todo la autoridad directa a más de los subordinados permitidos ocasionando una sobrecarga e incumplimiento de actividades.

? Principio de Continuidad: La empresa Famisalud a lo largo de su trayecto ha modificado constantemente su estructura organizacional, siendo poco constante en el mantenimiento, mejoramiento y ajuste de las condiciones del medio ambiente y deficiente en la sugerencia de ajustes y modificaciones necesarias.

También se puede afirmar que los principios administrativos presentes en Famisalud, son deficientes en cuanto a la planificación, organización, mando, coordinación y control de actividades, procesos y procedimientos que se llevan a cabo internamente en la empresa.

Por otro lado, se cumplen en cierta forma con otros principios de la

Organización:

? Principio del Objetivo: Las actividades establecidas en la organización están relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir, todos los cargos son necesario para lograr los objetivos de la empresa.

? Principio de Unidad de Mando: Los empleados de la Empresa reportan al Presidente quien es la máxima autoridad de Famisalud CA.

? Principio de Flexibilidad: Los procesos y estados internos de la Empresa dependen de los requisitos externos y las necesidades de sus clientes.

? Principio de la Coordinación: Las unidades de la empresa siempre se mantienen en equilibrio. La estructura organizacional proporciona la adecuada sincronización de los recursos que integran la empresa, para cumplir con los objetivos generales.

CAPÍTULO VI

SITUACIÓN PROPUESTA

En este capítulo se presenta la propuesta de un modelo organizacional para la empresa Famisalud CA, definiendo el modelo funcional de la misma, valores, filosofía a seguir, conclusiones, recomendaciones y el manual de organización propuesto.

1. PROPUESTA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS MÉDICOS FAMISALUD CA.

Se lograron establecer los elementos de la propuesta, tales como los lineamientos de la misma, propósito de la nueva estructura organizacional, objetivo y alcance de la propuesta, visión, misión, alcance, valores, filosofía y mapa de procesos de la empresa.

1.1. LINEAMIENTOS DE LA PROPUESTA

? Orientar a la nueva organización a consolidar la autonomía de los procesos mediante una efectiva administración de las unidades.

? Delimitar las funciones y niveles de decisión y mejorar las comunicaciones, control y coordinación interna.

? Implantar una cultura organizacional a la empresa orientada hacia la mejora permanente y continua de los procesos.

? Establecer una adecuada jerarquización de las áreas en función de su aporte y desenvolvimiento en la gestión de la empresa.

1.2. PROPÓSITO DE LA NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

? Proporcionar información con respecto a la estructura organizativa, la cual será base de la empresa de servicios médicos Famisalud, producto de la evolución de Gerencia General.

? Conocer y comprender la misión, visión, objetivos estratégicos y las políticas generales y específicas de la empresa.

? Contar con una herramienta para ejecutar y mejorar sus funciones.

1.3. OBJETIVO

Esta propuesta tiene como objetivo fundamental ser guía para establecimiento de una nueva estructura organizativa de la empresa Famisalud C.A.

1.4. ALCANCE

Esta propuesta comprende el modelo de la estructura organizativa de la empresa Famisalud, abarca la misión, visión, objetivos, funciones y el manual de organización (ver Apéndice 1), que permiten tener una mirada de la estructura organizativa por la cual se guiará dicha empresa.

1.5. VISIÓN DE LA EMPRESA

Famisalud CA. Busca ser reconocida a nivel nacional como una Empresa de servicios médicos que otorga a sus pacientes y familia una atención resolutiva, confiable y hospitalaria. Contando para ello con una organización flexible, con personal competente y atento a satisfacer las necesidades de todos nuestros clientes, buscando superar sus expectativas.

1.6. MISIÓN DE LA EMPRESA

Famisalud C.A. está orientada ser la mejor y más completa institución de servicios médicos, hospitalarios y de salud para entregar a sus pacientes una atención médica integral y oportuna, al más alto nivel de excelencia por un bienestar óptimo, con un equipo humano altamente comprometido, capaz de garantizar un excelente servicio a través de sistemas de aseguramiento de la calidad, mediante métodos que superen las expectativas de nuestros clientes y proveedores, generando en los usuarios confianza, seguridad, credibilidad y fidelidad.

1.7. ALCANCE DE LA EMPRESA

Lograr la incorporación e implementación de atención medica a los agentes gubernamentales y privados ubicados en las zonas de Upata, Guasipati, el Callao y Tumeremo, unidos con el sector primario, para trabajar bajo estatutos convenidos en una planificación estratégica, que permita aumentar la capacidad de atención y el desarrollo de la empresa.

1.8. VALORES Y PRINCIPIOS DE LA EMPRESA

? EL Respeto a la ley y los reglamentos

? El Respeto por los demás

? La Responsabilidad

? La Tolerancia

? La Moral y la Honradez

? El Orden y la Limpieza

? La Excelencia Profesional

? La Puntualidad

? El deseo de superación

? La Calidad

? La Eficiencia y Eficacia

1.9. FILOSOFÍA DE LA EMPRESA

"Generar un entorno de seguridad, bienestar y salud para las personas"

Las necesidades de cada persona van desde lo espiritual y emocional hasta lo puramente físico, donde todo el espectro de posibilidades comprendido entre ambos extremos, son condiciones inherentes a su estado de salud.

A partir de esta premisa, el equipo de profesionales de Famisalud C.A. fomenta la complementación e integración de las diferentes acciones y sistemas para lograr el bienestar individual., donde una enfermedad se entiende como la manifestación de un proceso que hay que resolver y no como un problema que hay que suprimir. La empresa está orientada a resolver las causas que hay detrás de los síntomas, más que los mismos. Favorecer el uso de tratamientos menos invasivos, con menos riesgos y efectos colaterales.

La labor de todos aquellos que participan de este gran equipo de salud, es facilitar el logro del bienestar individual de cada persona y hacerlas sentir segura en el entorno de la empresa. Ninguno de los sistemas existentes en la actualidad es capaz por sí solo de abarcar toda la problemática de salud y menos de resolverla. Por eso es necesaria la integración, facilitación y complementariedad… base de la Medicina Integrativa que se desarrolla en la empresa de Servicios Médicos Famisalud C.A.

2. MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA

En la Figura 5 se muestra el mapa de procesos propuesto para la empresa de servicios médicos Famisalud CA.

Figura 5. Procesos operativos de la empresa Famisalud.

Fuente: Elaboración Propia

Un proceso es cualquier actividad o grupo de actividades que emplee un insumo, le agregue valor a este y suministre un producto o servicio a un cliente interno o externo. Mientras que un mapa de procesos, es una técnica o herramienta que se utiliza para "mapear" los procesos, de tal modo que se descubra el flujo de valores que están en ellos.

Los procesos que se reflejan en el mapa de procesos de la empresa (ver Figura 5), son procesos operativos, lo cuales constituyen la secuencia de valor añadido, desde la comprensión de las necesidades de servicios médicos de los clientes para la utilización por los mismos de dichos servicios, llegando hasta la satisfacción de las necesidades.

Para elaborar el mapa de procesos se ejecutaron las siguientes actividades:

1. Se determinaron cual es la entrada para el inicio de los procesos operativos, y la salida o consecuencia de los procesos ejecutados.

2. Se realizó un inventario de todos los procesos operativos de Famisalud

CA.

3. Se determinaron las Unidades Estratégicas y de Apoyo de la empresa.

4. Se clasificaron e identificaron los Procesos Clave del inventario según su importancia, considerándolos Factores Clave de Éxito y reuniéndolos en un mapa de procesos.

2.1 ELEMENTOS DEL MAPA DE PROCESOS.

El mapa de procesos propuesto para FAMISALUD está compuesto por una cadena de valor de los cuatro elementos o procesos clave.

Una vez seleccionados los elementos que conforman el mapa de procesos de la organización, se definieron los aspectos que garantizan la eficiencia de cada uno de esos procesos clave, así:

Proceso clave 1: Recepción del Cliente. El aspecto principal de este proceso consiste en el registro del cliente donde se gestionan las actividades para el ingreso y posterior atención del mismo.

Proceso clave 2: Atención Médica. El aspecto principal de este proceso consiste en la preparación del paciente, donde se le realizan al mismo las tareas correspondientes para la toma de datos necesarios para la posterior consulta o emergencia según sea el caso.

Proceso clave 3: Diagnostico. El aspecto principal de este proceso consiste en la definición de procedimientos donde se establecen las medidas a tomar para la el tratamiento de las patologías presentadas.

Proceso clave 4: Despacho del paciente. El aspecto principal de este proceso consiste en la gestión del caso según sea el tipo de ingreso (Asegurado o Particular) donde se llevan a cabo las tareas de procesamientos de casos y finanzas.

Entrada: Necesidades de Servicios Médicos de los Clientes.

Unidades Estratégicas: Administración, Gerencia General y Presidencia.

Unidades de Apoyo: La Dirección Medica la cual incluye Enfermería, Farmacia, Laboratorio y Quirófano.

Salida: Satisfacción de las necesidades medicas de los clientes.

CONCLUSIONES

El estudio de organización elaborado en Famisalud, suministró las siguientes conclusiones:

1. Después de realizar el análisis de la de situación actual, la misma fue aplicada como una herramienta para establecer las estrategias a seguir y los cambios propuestos orientadas a la mejora de la estructura organizacional, atacando directamente en las deficiencias detectadas y fructificando las oportunidades y fortalezas de la empresa.

2. Se definieron los requerimientos y expectativas exigidos por la Dirección

General en cuanto a la orientación organizacional.

3. Se estableció un modelo funcional a seguir, especificando la visión, misión, alcance, valores, principios y filosofía de la empresa, incluyendo un mapa de procesos que refleja en forma general el proceso principal de la empresa Famisalud.

4. Se puede afirmar que los elementos administrativos con que cuenta la empresa son deficientes en cuanto a la planificación, organización, mando, coordinación y control de actividades, procesos y procedimientos que se llevan a cabo internamente en la empresa.

5. Se realizó la encuestas a parte del personal de la empresa, la cual aporto información para el conocimiento real de las condiciones de trabajo a nivel estructural, decisorio, normativos, ambientales, tecnológicos y psicodinámicos. En dichas encuestas también se registro la información pertinente para la creación de la descripción de cargos.

6. Se logró formalizar y esquematizar la información recaudada mediante la aplicación de herramientas organizacionales que permitieron orientar la propuesta del estudio y establecer los lineamientos, propósito, objetivo y alcance de dicha propuesta.

7. Se realizó un análisis mediante la Matriz FODA, donde se identificaron los aspectos externos e internos de la empresa y a partir de los mismos se establecieron estrategias para maximizar tanto las Fortalezas como las Oportunidades y minimizar las Amenazas y Debilidades de la misma.

8. Se estableció una Propuesta de Manual de Organización (ver Apéndice

1) donde se definen las normas y procedimientos a seguir en las funciones administrativas de la empresa, incluyendo el propósito general, objetivo, alcance y bases legales del manual, los diferentes organigramas y descripción de unidades y cargos correspondientes a la empresa Famisalud.

RECOMENDACIONES

A partir de los resultados de este estudio de organización se pueden tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Aprobar y aplicar el Manual de Organización propuesto en el Estudio

Organizacional (ver Apéndice 1).

2. Establecer un cronograma para una revisión del manual de organización cada cierto periodo para realizar las modificaciones pertinentes de ser necesario.

3. Dar a conocer el Manual de Organización a todos los componentes de la empresa: Junta Directiva, Presidencia, Gerencia General y Personal para que obtengan conocimiento de sus funciones, derechos y deberes deben cumplir.

4. Considerar las estrategias establecidas en el análisis FODA, estableciendo un rango de prioridad de acción según las consideraciones de la Directiva de Famisalud.

5. Planificar las medidas a tomar para atacar las causas de las deficiencias organizacionales de las empresas identificadas en el Diagrama Causa – Efecto. (ver Figura 4).

6. Mejorar el Sistema de Información de la empresa que permita a su vez mejorar el intercambio de información entre unidades y flujo de información en los procesos.

7. Efectuar estudios de ergonomía que permitan una mejora de los puestos de trabajo del personal que labora en la empresa, la cual aumentaría el desempeño de los mismos y la eficiencia de los procesos.

8. Realizar un estudio de redistribución de áreas que permita mejorar la disposición de las mismas y la distribución de los equipos y herramientas utilizadas en la empresa.

9. Realizar un estudio de tiempos para poder establecer el tiempo efectivo de trabajo para los cargos con sobrecarga de labores, orientado a la mejora en la secuencia de ejecución de las actividades y la disminución de tiempo de ocio.

10. Efectuar estudios de costos que permitan de manera confiable relacionar los costos Directos e Indirectos en la empresa y establecer un cronograma de pagos que asegure una óptima distribución de los egresos en el pago de las deudas.

11. Gestionar ante las instituciones oficiales las respectivas actividades para cumplir con los estatutos legales establecidos, en cuanto a las normas y procedimientos de higiene y seguridad.

BIBLIOGRAFÍA

1) Albornoz Emerys de Cristancho. "Administración de Empresas". Ciudad

Guayana 2005.

2) Arias, Fidias. Proyecto de Investigación, introducción a la metodología científica. Editorial EPISTEME, Caracas 2004.

3) Diagramas causa – efecto, pareto y flujogramas. [Documento en Línea]. http://www.Wikilearming.com

4) Enciclopedia Encarta para "Windows XP", (2005), Grupo Encarta

Barcelona – España.

5) Organización. [Documento en Línea]. Disponible en:

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n

6) Hernández Sampieri, Metodología de la Investigación Editorial Mc Graw

Hill, 2006.

7) Información General de La Empresa [Documento en Línea]. Disponible en: http://www.famisalud.com/

8) Sabino, Carlos A. Cómo Hacer una Tesis y elaborar toda clase de trabajos escritos. Panamericana Editorial Ltda. Primera Edición. Santafé de Bogotá D.C. 1996.

9) Robbins, Stephen P. y Coulter, Mary. Administración. Octava Edición. Pearson Educación. México, 2005.

10) Vera, Armando. Metodología de la investigación. Madrid. Ed. Cincel,

1972.

APÉNDICE

APÉNDICE 1

(MANUAL DE ORGANIZACIÓN PROPUESTO)

ANEXO

ANEXO 1

(ENCUESTA PARA EL ESTUDIO ORGANIZACIONAL)

ENCUESTA PARA EL ESTUDIO DE ORGANIZACIÓN Introducción

La presente encuesta servirá de instrumento para la recolección de información a fin de realizar un estudio de organización en la empresa de servicios médicos Famisalud. De la veracidad de sus respuestas dependerá la eficiencia de las recomendaciones a proponer. Le agradecemos su colaboración al contestar las preguntas

Datos Generales

Nombre: Unidad Organizativa a la que reporta: Cargo que desempeña:

Edad:

Aspectos Estructurales:

¿Considera usted que existe una clara definición de los objetivos de la empresa?

¿Están claramente definidas las funciones que debe realizar cada unidad?

¿Están claramente definidas las funciones que debe realizar cada Cargo?

¿Se tienen establecidos por escrito las funciones de Unidades y Cargos?

¿Existe un manual de organización debidamente estandarizado?

¿Conoce las funciones que debe realizar su Cargo?

¿Considera que la carga de trabajo es correcta?

Si cree que su cargo está sobrecargado explique porque

¿Las funciones que usted desarrolla son exclusivamente de su cargo?

¿Que otros cargos la realizan? ¿Por qué?

¿La cantidad de personas existentes se corresponden con las que realmente se necesitan?

¿Cree que todas las funciones asignadas a su cargo, realmente corresponden a él?

¿Cuáles?

¿Qué cambios deben hacerse para que su cargo dé mejores resultados a la organización?

Aspectos decisorios

¿Considera usted que cada cargo posee la autoridad delegada necesaria para garantizar el logro de los objetivos?

¿Diría usted que existe una Unidad de Mando claramente establecida en la organización?

¿Las órdenes e instrucciones son acatadas por los niveles correspondientes?

¿Considera que la información necesaria para realizar sus funciones es recibida con oportunidad?

¿Considera que se realizan correctamente los procesos administrativos de planificación, organización, dirección y control?

¿Las funciones de su área están debidamente relacionadas con las otras áreas de la empresa?

¿Los resultados de su cargo se ven afectados por los resultados de otros cargos o áreas de la organización? ¿Cuáles?

¿Cree usted que existe alguna dificultad para alcanzar los objetivos y cumplir con las responsabilidades asignadas?

Aspectos normativos

¿Cree usted que los procedimientos deben cambiarse para elevar el desempeño actual? Si su respuesta es afirmativa, explique cómo.

Aspectos ambientales

¿Cree usted que existe una verdadera organización de las tareas en su grupo de trabajo?

¿Los métodos de trabajo utilizados son los más apropiados para su labor?

¿Las condiciones físicas de su área de trabajo son adecuadas para el cumplimiento de sus tareas?

¿La distribución de los equipos y herramientas facilita el flujo del trabajo?

¿Cuenta con el equipo necesario para realizar su tarea?

¿Dispone de los materiales y herramientas necesarias para realizar su trabajo?

¿Existe un plan de entrenamiento y capacitación del personal?

¿Considera usted que su trabajo es debidamente recompensado o remunerado?

¿El equipo Gerencial es justo en su trato?

Clasificaría el Clima Organizacional existente como:

Muy desfavorable Desfavorable

Explique:

Favorable

Muy Favorable

¿Se siente usted totalmente identificado con su cargo?

Aspectos tecnológicos

¿Posee la preparación técnica requerida para desempeñar su cargo con éxito?

¿Recibió el entrenamiento necesario al iniciarse en sus funciones en este cargo?

¿Qué mejoras propondrías para la dotación de equipos?

Aspectos psicodinámicos

¿Existe trabajo de equipo en su área?

¿Se siente a gusto trabajando en equipo?

¿Cree usted que debe hacerse algo para facilitar la integración interna de su unidad? ¿Qué propone?

¿Se la lleva bien con sus compañeros de trabajo?

¿Percibe una verdadera cooperación y espíritu de ayuda en el grupo de trabajo?

¿Realiza usted su trabajo con actitud positiva?

¿Cree usted que la organización dedica esfuerzo para garantizar un buen clima en las relaciones de trabajo?

¿Recibe reconocimiento al realizar un buen trabajo?

¿Cómo clasificaría su relación con sus superiores?

Muy desagradable

Desagradable

Agradable

Muy agradable

Explique:

Cite tres aspectos de lo que más le agrada de la organización

Cite tres aspectos de lo que más le desagrada de la organización

Con la finalidad de recabar información necesaria que contribuya en la realización del Manual de Organización, específicamente en las descripciones de cargos, se agradece su colaboración en responder las siguientes preguntas

¿Cuál es el nombre del cargo que ocupa?

¿A qué Unidad Pertenece?

¿Qué cargo tiene la persona a la cual reporta?

Describa brevemente el título del puesto (cargo) que desempeña

¿Cuáles son las principales actividades que usted realiza? Indique con qué frecuencia

¿Cuál otras actividades realiza? ¿Con que frecuencia?

¿Cuáles son las actividades que usted no realiza, pero que debería realizar?

¿Con quién se relaciona usted para de desempeñar eficientemente su trabajo?

¿Qué conocimiento necesita tener para desempeñar eficientemente su cargo?

¿Cuál debe ser el grado de educación formal que se debe poseer para desempeñar el cargo actual?

¿Tiene bajo su responsabilidad algún personal? ¿Qué cargos ocupan?

¿De qué equipos y herramientas requiere para realizar su trabajo? ¿Estos equipos están bajo su custodia todo el tiempo?

¿Cuenta con instructivo, normas o manual de procedimiento para la realización de su trabajo? ¿Cuáles? Por favor detalle todos los que ha utilizado con mayor frecuencia

Nota, recomendación o inquietud:

GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

DEDICATORIA

A Dios todopoderoso por estar presente en cada momento y por permitir la culminación de este trabajo.

A mis padres Miriam Esther y Luis José por haberme brindado todo su apoyo incondicional, paciencia, cariño, consejos y valores, porque sé que estoy aquí gracias todo su amor y esfuerzo.

A Yuliberth Melville por compartir conmigo mis triunfos y derrotas.

A mis mejores amigos que me apoyan dándome fuerzas para seguir adelante en todo momento.

AGRADECIMIENTO

Primeramente quiero agradecer a Dios por haberme dado la oportunidad de vivir y realizar mi carrera universitaria, así como la fuerza para seguir adelante luego de cada caída en este largo trayecto universitario.

A mis padres Miriam E. Ibarra y Luis J. Pereira les doy mi más grande agradecimiento porque sé que sin ellos no hubiese podido realizar mis estudios, agradezco infinitamente todo su amor y apoyo brindado durante la realización de mi trabajo de Tesis de Grado. Realmente no tengo palabras para expresar la gratitud que siento por su generosidad, paciencia e inestimable ayuda.

A Yuliberth Melville porque siempre estuvo presente para darme su apoyo incondicional en las buenas y en las malas, gracias por ayudarme en todo y sé que nuestra amistad especial seguirá creciendo, gracias.

A todos mis Amigos de la Universidad por compartir junto a mí, todos los momentos de alegría, tristezas y ofrecerme su amistad verdadera. Agradezco a José Gregorio Rivas (El Compa) y Daniel Pereira por su apoyo y amistad en la universidad, gracias por toda la ayuda que me prestaron en los momentos difíciles.

A Todos los Profesores de la Unexpo que a lo largo del tiempo han sabido ofrecerme su amistad y han contribuido enormemente con mi formación integral.

A la Ing. Emerys Albornoz, mi Tutor Académico, por su amistad, apoyo y colaboración durante mi carrera y la realización de este proyecto, desde que lo conocí hasta la actualidad le he tomado un gran aprecio, gracias.

A todo el personal de la empresa, por compartir momentos de presión y alegría, por su valiosa colaboración durante mi estadía, a todos gracias.

A Famisalud, por dejarme ser parte de ese gran equipo y poder realizar mis trabajos de investigación.

Autor:

Luis Eduardo Pereira Ibarra

Trabajo de Grado. Departamento de Ingeniera Industrial. Vice – Rectorado Puerto Ordaz. UNEXPO. Tutor Académico: Ing. Emerys Albornoz, Tutor Industrial: Ing. Asdrúbal Vera.

Puerto Ordaz, Junio de 2009