Optimización de la gestión de inventario de en SAP/MM Planta de distribución PLC, SISOR PDVSA (página 2)

• Reducir costos.

• Aumentar capacidad.

• Mejorar la venta de un producto.

• Mejorara las condiciones de trabajo.

Reducir costos

Atacamos dos aspectos:

• Reducir el costo del manejo y almacenamiento de los materiales

• Reducir el costo total de producción al mejorar los procedimientos de manejo de materiales.

En el día a día industrial y comercial, ambos enfoques de reducción de costo se combinan y requieren un análisis específico para cada caso.

Incrementar capacidad

El enfoque es aumentar el uso racional de los espacios y el volumen de productos disponibles para despacho. El manejo automatizado puede incrementar la capacidad de las siguientes formas:

• Mejorar uso del espacio

• Mejor uso y mejoras en la distribución del flujo de materiales.

• Optimización del uso de los equipos.

• Mejorar sistemas de carga y descarga de materiales.

Mejorar la venta de un producto

No hay duda que los potenciales consumidores a todos los niveles, quieren recibir sus productos en el momento, con el precio y la calidad esperada. En resumen esperan un producto bueno, bonito y barato. El manejo automatizado permite:

• Empaque y manejo del empaque acorde a la demanda del mercado. Emplea el concepto de lotes.

• Velocidad en el servicio de entrega y despacho.

• Valor agregado de instalación que promueve confiabilidad a la imagen del producto

Mejoras en las condiciones de trabajo

El punto focal de nuestros procesos productivos y comerciales es el ser humano, por tanto, la automatización influirá en:

• Seguridad para los operadores de las máquinas, para los materiales, partes y piezas y los equipos asociados con los procesos.

• Lograr que el trabajo se haga más cómodo y de una manera fácil.

• Aligerar el trabajo pesado.

• Operaciones a prueba de "tontos".

Principios del manejo de materiales

A continuación mencionaremos unos principios comúnmente usados en el manejo de materiales, así como su importancia. Estos principios son el resultado de la experiencia a lo largo de los años, de aquellos que han interactuado con los procesos de manejo de materiales desde sus etapas simples hasta los automatizados de hoy en día. Estos principios son guías para un mejor desarrollo en el manejo de los materiales:

• Toda actividad de manejo de materiales, debe ser basada en un plan. No dejarla al azar y la suerte.

• Integración en un sistema que incluya el máximo posible de variables (recibir, almacenar, producir, inspeccionar, empacar, mover, despachar, transportar, punto de pedido etc.).

• Conocer y optimizar el arreglo y distribución del flujo de materiales en la planta o proceso y como se distribuye el flujo en los equipos.

• Simplificar, esto es reducir, combinar o minimizar cualquier movimiento innecesario de materiales y equipo.

• Donde pueda use la gravedad en su favor, para mover materiales y cosas.

• Optimización del espacio utilizado. El cubo.

• Unidad de carga, cantidad, tamaño, peso, etc. Mayor la carga manejada como unidad, menor el costo por unidad.

• Seguridad.

• Usar sistemas mecanizados o automatizados siempre que se pueda, en cada equipo.

• Al seleccionar el equipo, considerar: el material, el movimiento y el método que se utilizara.

• Estandarización de equipos y métodos.

• Flexibilidad. Usar métodos y equipos que puedan desarrollar una amplia gama de trabajos y aplicaciones.

• Pesos muertos.

• Movimiento.

• Capacidad ociosa.

• Mantenimiento.

• Obsolescencia.

• Capacidad instalada.

• Sistemas de control.

• Rendimiento y eficiencia en función gastos vs. unidades.

Casi todos los principios implican o vinculan uno o más de los aspectos básicos del manejo de materiales:

• Movimiento.

• Tiempo.

• Cantidad.

• Espacio.

Características y naturaleza de los materiales

Antes de ver los dispositivos y decidir cual emplear, es necesario conocer las características y naturaleza de los materiales. Los materiales pueden presentarse como:

• Material frágil.

• Material a granel.

• Material sólido.

• Material líquido.

• Material gaseoso.

Sabiendo el material que se necesita mover, y como fluye (cual es su movimiento), podemos ver cual manejo le daremos. Los movimientos más comunes son:

• En planos inclinados.

• Los horizontales.

• Los verticales.

• Los intermitentes.

• Los uniformes.

• Los impredecibles.

Carga unitaria

La carga unitaria nos indica que: es más económico mover materiales y elementos por grupo que hacerlo por pieza. La carga unitaria será aquella que reúna objetos presentados en tal forma que serán manejados como un solo objeto. Se emplearán dispositivos sobre los cuales se colocan la carga o cargas unitarias. La carga unitaria puede ser manejada en: tarimas, como unidad individual y en contenedores.

Los factores que influyen en la selección de la carga unitaria son: el peso, tamaño, forma del material, compatibilidad con el equipo de manejo de las cargas, costo de la carga unitaria y su almacenamiento y preparación. Hay ventajas y desventajas al definir carga unitaria. Como ventaja la de permitir mover volúmenes y esto reduce la frecuencia de movimiento (baja el costo por unidad) y facilita el almacenaje, su mantenimiento y preparación. Facilita el uso adecuado del espacio y el cubo. Una desventaja es el caso en el cual la carga unitaria es numerosa. El costo, es alto por carga, ya que los dispositivos de manejo, embalaje y transporte deben manejar gran carga y esto aumenta también el costo.

Dispositivos que se usan para el manejo de materiales

Hay una gran variedad de dispositivos o equipos empleados en el manejo de materiales, estos tienen diferentes costos y características pero todos ellos se pueden clasificar en tres tipos principales:

• Transportadores.

• Grúas – Montacargas.

• Transportes.

Veamos sus ventajas y desventajas recordando que el uso de uno u otro depende de:

• Características del material.

• Características físicas del lugar de trabajo

• La naturaleza del proceso en el cual se usa el equipo y los costos relacionados con mover los materiales

• Conocimiento y juicio de las personas responsables

Transportadores

Mueven materiales en forma continua sobre rutas fijas. Los hay de rodillos, bandas y tobogán.

Ventajas:

• q) Alta capacidad para mover gran número de objetos.

• r) Velocidad ajustable.

• s) Se pueden combinar con otras actividades como procesamiento e inspección.

• t) Son versátiles, pueden estar instalados en el piso o en elevación.

• u) Se puede almacenar temporalmente carga entre estaciones (Usado en los transportadores elevados).

• v) Traslado de la carga automático y no requiere muchas operaciones.

• w) No se requieren rutas en línea recta o pasillos.

Desventajas:

• Siguen una ruta fija, y sirven a un área limitada.

• Se pueden crear cuellos de botellas.

• Una falla en un área del transportador detiene la línea entera.

• A estar fijos en el piso, obstaculizan el movimiento del equipo móvil de piso.

Grúas – Montacargas

Son equipos para mover cargas en forma intermitente y en áreas limitadas. Los más comunes: grúas, grúas de puente, grúas pescante y monorriel, así como los montacargas.

Ventajas:

• Permiten izar y trasladar el material.

• Se minimiza la interferencia con el trabajo de piso.

• Se ahorra espacio de piso para el trabajo.

• Manejan cargas pesadas.

• Sirven para cargar y descargar materiales.

Desventajas:

• Requieren una fuerte inversión inicial

• Sirven a un área limitada.

• Algunas grúas se mueven solo en línea recta, no pueden virar.

• El uso de las grúas es por tiempos cortos, durante el trabajo diario. En pocas palabras no es continuo.

• La operación de grúas y montacargas requiere personal especializado.

Transporte

Los hay manuales ó motorizados, siguen rutas variadas. Incluyen carros con grúas, carretones de mano, montacargas de horquillas, trenes de remolque y los vehículos guiados.

Ventajas:

• No necesitan seguir una ruta fija. Se pueden emplear en cualquier parte del piso si el espacio lo permite.

• Pueden cargar, descargar, levantar y trasladar diversos materiales.

• Su movilidad irrestricta les permite ser usados en diferentes áreas.

Desventajas:

• Tienden al manejo de cargas muy pesadas.

• Capacidad limitada por viaje.

• Se necesitan áreas y pasillos de circulación.

• Necesitan en la mayoría de los casos ser guiados por un operador.

• No permiten combinar procesamiento con inspección.

Equipos comunes en el manejo de materiales

De la gran variedad de equipos a continuación se enumeran los de mayor uso en función del área que servirán. Los llamados entre puntos fijos de una ruta:

• Bandas transportadoras (transportador de banda).

• Transportador de rodillo.

• Transportador de tobogán.

• Transportador de costillas.

• Transportador de tornillo o espiral.

• Transportador de cadena.

• Transportador de monorriel en alto.

• Transportador teleférico o trole.

• Transportador de ruedas.

• Transportador de remolque.

• Transportador de cubetas.

• Transportador de vagonetas encarriladas.

• Transportador de tubo neumático.

Los que prestan servicio sobre áreas limitadas.

• Cabrias.

• Grúas en alto.

• Montacargas de tijeras hidráulicas.

Los que prestan servicio en áreas grandes.

• Transporte tipo carro manual.

• Transporte tipo anaqueles.

• Transporte montacargas manual o gatos con tarima.

• Transporte manual motorizado.

• Transporte de plataforma motorizada.

• Transporte montacargas de horquillas.

• Transporte de pasillo angosto.

• Tren de remolque o tractor tráiler.

• Ascensores.

• Transporte de bidones (recipientes cilíndricos).

• Transporte montacargas de bidones.

• Plataformas rodantes (dolly).

• Sistemas de vehículos guiados automáticamente.

Objetivos del control de materiales

• Las compras no deben comprometer los fondos de la empresa.

• No deben aceptarse materiales que no han sido pedidos o que no están de acuerdo con las especificaciones.

• Los materiales no deben aceptarse a menos que se haya llegado a un acuerdo con el vendedor, en el caso de materiales dañados o en cantidades distintas a las solicitadas.

• Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y que se han cargado los precios adecuados en todos los gastos incurridos.

• Debe haber un control físico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias.

• Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y suministros.

• Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversión en pesos en inventarios y los costos incurridos en la adquisición, utilización y almacenamiento de materiales, así como las pérdidas causadas por las interrupciones en la producción o las ventas pérdidas debido a la falta de existencias.

Debido a las diferencias en las estructuras de organización, las responsabilidades por el control de materiales varían de una empresa a otra. En muchas, la responsabilidad por las diferentes fases de control de materiales se asigna a las siguientes funciones:

• Compras.

• Recibo e inspección.

• Almacenes.

• Departamentos de producción de la fábrica.

• Planeación de materiales.

INVENTARIOS

Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la demora en la entrega por parte del proveedor. Los inventarios varían en razón de su consumo o la venta de cada artículo que los componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación.

El movimiento que se produce en los almacenes, de cada articulo en existencia, obliga a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, así como el lapso en que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia para emitir la requisición, hasta que los materiales estén disponibles en el almacén para satisfacer las necesidades de los usuarios o consumidores.

La función de planeación y control de inventarios

Comprende el determinar la demanda futura a través de pronósticos, análisis de capacidad del sistema y el análisis integrado del volumen manejado. La función de vigilancia del estado de mercancía almacenada en inventario comprende determinar cuánto material esta en el sistema en cada punto de inventario. Estos niveles bajan y suben mientras fluyen a través de la empresa y esta información debe vigilarse para proporcionar datos de entrada para los modelos de decisión para determinar la cantidad económica de pedido, los puntos de pedido. El punto central de esta función es el volumen de material en el sistema y una diplomacia adecuada, para establecer un plan del movimiento de materiales que se ajuste a las necesidades del servicio sin subordinar la seguridad y la economía.

Control de inventarios

Cada empresa debe analizar sus existencias en relación a su variedad y cantidad, para clasificarlas de acuerdo a las características que cada artículo o grupo de artículos presenta, de manera de facilitar el control. También estar al tanto de su movimiento o detención, y lograr renovaciones adecuadas en relación a la necesidad que se tenga de cada artículo, así como variedades que se pueden reducirse.

Control físico de inventarios

El Control Físico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarse como una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final.

El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar en forma confiable que las existencias físicas existentes en Almacén sean iguales a las del Sistema, lo cual permitirá:

• Una adecuada planeación para la reposición de stocks, evitando su obesidad.

• El espacio absolutamente necesario para un buen almacenamiento.

• La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los estados financieros.

Responsabilidad

Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias, normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el Departamento de Contabilidad, debido al impacto directo que tiene sobre el Balance General y los Resultados del año. Obviamente la responsabilidad final de ambos recaería en la Gerencia de Administración y Finanzas.

Metodología de un buen inventario físico

Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un valor agregado de:

• Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la Empresa.

• Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas, respecto a un Sistema de Código de Ubicación del Almacén.

• Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario.

• Tener la base de su ajuste contable, con el debido sustento para las autoridades tributarias.

• Contar con el Sistema de Almacén totalmente actualizado, respecto a:

• Código de ubicación.

• Código de producto.

• Saldos correctos

Actualización del control de inventarios

Si bien un inventario físico total es el inicio de un control físico de existencias, los inventarios físicos permanentes son en definitiva la clave para el buen funcionamiento de un Sistema de Control de Inventarios. Por lo que, La Gerencia de Contabilidad y principalmente La Gerencia de Logística y Administración, debe siempre realizarlos con la periodicidad que considere conveniente.

Fundamentos del control de inventario

El objetivo es el estudio de los modelos de inventario donde las existencias se localizan en un único almacén. Aunque en la práctica son más comunes los sistemas de inventario con varias localizaciones o instalaciones, el estudio de los sistemas más simples referidos a un almacén ayuda a entender la esencia de los problemas de inventario y permite analizar con mayor facilidad los sistemas de inventario más complejos. Describimos las principales características o componentes que determinan la estructura de un sistema de inventario y estudiamos los principales modelos con demanda determinística constante. El modelo más básico y conocido es el modelo EOQ (Economic Order Quantity), desarrollado por Ford Harris en 1913.

Variables en un sistema de inventario

Demanda: Las suposiciones que se hacen respecto a la demanda son las más importantes, ya que suelen ser las que determinan la complejidad del modelo.

Demanda determinística y estacionaria: La suposición más simple es asumir que la demanda es constante y conocida. Es decir, la demanda no cambia y puede ser estimada a priori. El modelo EOQ se basa en esta suposición.

Demanda determinística variable en el tiempo: En este modelo, la cantidad demandada no es constante, sino que varía con el tiempo. El ejemplo real más conocido es el problema dinámico del tamaño del lote.

Demanda incierta: Se dice que la demanda es incierta cuando no se pueden conocer a priori los valores exactos de la demanda, pero si se conoce la distribución de la demanda. Normalmente se dispone de una serie de valores de la demanda en el pasado y, a partir de ellos, se intenta estimar la distribución de la demanda y los valores de los parámetros que caracterizan dicha distribución. En algunas situaciones, debe considerarse demanda incierta, por ejemplo, en la salida al mercado de un nuevo producto.

Demanda desconocida: Cuando tampoco es posible conocer la distribución de la demanda, se dice que la demanda es desconocida. En este caso se suele asumir una distribución a priori de la demanda, y después, cada vez que se dispone de una nueva observación de la demanda, se actualiza el parámetro estimado usando la regla de Bayes.

Costes

Dado que el objetivo normalmente consiste en minimizar los costes totales de inventario, las hipótesis que se hacen sobre la estructura de los costes también influyen en la complejidad del modelo. En general se suelen considerar los siguientes tipos de costes:

Coste de mantenimiento: Representa el coste de almacenamiento de los productos. Hace referencia a los gastos generales del almacén, seguro, robos, objetos rotos, etc. También incluye el coste de oportunidad del dinero comprometido en inventario que se podría haber usado o invertido de otra manera.

Coste de compra: En muchos modelos se supone que el precio por unidad de artículo es independiente del tamaño del pedido. Por este motivo este coste no se suele incluir en dichos modelos. Sin embargo, cuando el precio por unidad de producto depende de la cantidad pedida, el coste de compra se vuelve un factor importante. Por ejemplo, en los modelos con descuentos en el precio por volumen de compras se debe incluir este coste.

Coste de reposición: Es el coste asociado a un pedido. La hipótesis más simple es suponer que este coste es lineal, es decir, si se desea reponer unidades, entonces el coste es , para alguna constante. Esta estructura se conoce como coste de reposición proporcional, y se suele asumir cuando la demanda es incierta. Sin embargo, es más real asumir que dicho coste está formado por dos componentes. Así, cada vez que se desea reponer se debe pagar una cantidad de unidades monetarias más una cantidad proporcional a la cantidad solicitada. En muchos de los modelos de inventario determinísticos se asume que el coste de reposición es de la forma anterior. Sin embargo, en los modelos estocásticos, considerar este tipo de costes entraña una mayor dificultad.

Coste de penalización: Algunos modelos determinísticos y muchos estocásticos, incluyen un coste de penalización o rotura, que se suele denotar por los casos en los que no es posible satisfacer toda la demanda. En muchas ocasiones es muy difícil de estimar, por lo que el coste de rotura se suele sustituir por un nivel de servicio. El nivel de servicio es una proporción aceptable del número de ciclos en los que se satisface toda la demanda. La mayoría de los modelos de inventario asumen que los costes no varían con el tiempo. No obstante, en muchos casos se pueden considerar costes variables en el tiempo, sin que aumente por ello la complejidad del análisis.

Bases legales

Norma venezolana COVENIN 2248-1987:

Manejo de Materiales y Equipos. Medidas Generales de Seguridad.

Norma venezolana COVENIN 2237-1985:

Ropa, equipos y dispositivos de protección personal, selección de acuerdo al riesgo ocupacional.

Norma venezolana COVENIN 2247-1984:

Aparatos de elevación. Requisitos de Seguridad.

Definición de términos básicos

PLC: nomenclatura para identificar a la planta de distribución de combustibles Puerto La Cruz.

STM: nomenclatura para identificar a la planta de distribución de combustibles San Tomé.

MTR: nomenclatura para identificar a la planta de distribución de combustibles Maturín.

POZ: nomenclatura para identificar a la planta de distribución de combustibles Puerto Ordaz.

CBL: nomenclatura para identificar a la planta de distribución de combustibles Ciudad Bolívar.

SISOR: sistema de suministro de Oriente.

G91: identificación de la gasolina de 91 octanos.

G95: identificación de la gasolina de 95 octanos.

DSL: identificación del diesel o gasoil.

OCTANOS: combustible que es un hidrocarburo saturado que se obtiene del petróleo y que se utiliza en la preparación de gasolina para conseguir que aumente el tiempo de explosión de un motor

P/D: planta de distribución.

POLIDUCTO: tubería capaz de transportar diferentes productos.

STOCKS: cantidad de equipos, materiales, sustancias, almacenadas en un contenedor.

COVENIN: comité venezolano de normas industriales.

NORMA: Regla a que se deben ajustar ciertas operaciones. 

SUPV: nomenclatura para identificar el puesto de supervisor.

Sistema de Clasificación de Inventario ABC

Muchas organizaciones tienen en sus bodegas una gran cantidad de artículos que no tienen una misma característica, muchos de estos son relativamente de bajo costo, en tanto que otros son bastantes costosos y representan gran parte de la inversión de la empresa. Algunos de los artículos del inventario, aunque no son especialmente costosos tienen una rotación baja y en consecuencia tienen un costo bajo por unidad, rotan con la suficiente rapidez para que la inversión necesaria sea relativamente pequeña.

La clasificación ABC se basa en la conocida ley de Pareto y diferencia los artículos así: Importantes y Escasos (categoría A), Numerosos y Triviales (categoría C) y un grupo intermedio que no participa en ninguna de las dos anteriores denominaciones (categoría B).

El Sistema de Clasificación de Inventario ABC es utilizado para el Control de Inventarios, los materiales se clasifican según los criterios que se establezcan para tal fin. Se pueden clasificar los materiales de acuerdo a los siguientes criterios:

• Volumen Monetario de los Materiales.

• Índice de Rotación.

• Nivel de Importancia.

• Tiempo de Duración.

De acuerdo al Volumen Monetario.

Este criterio de clasificación se basa en el valor monetario de cada material, es clásico considerar las siguientes agrupaciones de artículos:

TIPO A: Son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversión, representan el 20% de los artículos del inventario que absorben el 80% del presupuesto. Estos son los más costosos o los que rotan más lentamente en el almacén.

TIPO B: consisten en el 30% de los artículos que requieren el 15% del valor monetario.

TIPO C: son aquellos de los cuales normalmente hay un gran número de artículos correspondiente a la inversión más pequeña. Consisten en aproximadamente el 50% de todos los artículos del inventario con un 5% del valor monetario.

El método consiste primeramente en multiplicar el precio y la demanda para cada ítems y de esta manera obtener la valorización de cada artículo, seguidamente todas estas cantidades se totalizan, para luego determinar el porcentaje de participación monetaria de cada renglón en el valor total del inventario e igualmente se deben determinar los porcentajes de participación de cada artículo en la cantidad total.

Valorización = Demanda * Costo de una Unidad

Por último se procede a clasificar cada ítems mediante la siguiente regla: Sumar acumulativamente los porcentajes de valorización hasta llegar a 0,80 y todos los renglones incluidos en este grupo se identifican como "A". Repetir con los siguientes hasta llegar a 0,95 para la categoría "B" y hasta 1 para la categoría "C", completando así la totalidad de artículos. La denominación de cada una de las clases que se le dan a este criterio se muestra en la tabla Nro. 1

Tabla nro. 1: Denominación de Clases del Volumen Monetario

De acuerdo al Índice de Rotación.

La clasificación de acuerdo con el índice de rotación va a depender de las características de cada empresa. Agrupa los artículos en la serie de categorías de Mayor a Menor Rotación. De acuerdo con las siguientes denominaciones.

Tabla nro. 2: Denominación de Clases del Índice de Rotación

La rotación se puede medir en términos anuales, mensuales, semanales o diarios, según las características de la referencia analizada, pero el punto de control por excelencia es el de las Rotaciones Anuales. La tasa de rotación anual se calcula de la siguiente forma: se coloca en el numerador las salidas totales del año o ejercicio económico y en el denominador las existencias medidas de dicho periodo, como se muestra en la ecuación siguiente:

Rotación = Salidas / Inventario Promedio Disponible

De acuerdo a su Importancia.

Este criterio se evalúa desde un punto de vista cualitativo, dado que la importancia de cada producto para la empresa va a depender de las características de la misma, en otras palabras, se determina el impacto que puede ocasionar en el proceso la carencia del producto en el inventario. La denominación de cada tipo de materiales se muestra en la tabla siguiente:

Tabla nro. 3: Denominación de Clases del Nivel de Importancia

De acuerdo a su Caducidad.

Esta va a depender del tiempo de duración de los materiales, es decir, el lapso de tiempo en el cual el material conserva sus propiedades. La descripción de las categorías se muestra a continuación:

Tabla nro. 4: Denominación de Clases de Caducidad

Políticas basadas en el análisis ABC

Las principales políticas que deben cumplirse cuando se utiliza la clasificación ABC son las siguientes:

• Desarrollar más los proveedores de la clase A.

• Controlar físicamente los artículos de la clase A.

• Pronosticar los artículos de la clase A con más cuidado.

MANUALES:

Es un documento que permite comunicar las decisiones de la administración concernientes a la organización, políticas y procedimientos. El desarrollo de los manuales se considera como aquel que permite mantener informado al personal clave, de los cambios en las actividades de la dirección. Estos también han de ser un cuerpo sistemático que indica las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas serán realizadas.

Ventajas:

Los manuales son de gran utilidad porque permiten difundir la información contenida en estos y hacerla conocer por el personal que labora en la empresa, así mismo ofrecen una serie de ventajas que afirman la importancia de estos en la organización, tales como:

• 1. Proporcionan una fuente de información sobre las practicas generales de la organización.

• 2. Representa una guía de trabajo a ejecutar.

• 3. Herramienta útil en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.

• 4. Eliminación de duplicaciones innecesarias de actividades.

• 5. Revisión constante y mejoramiento de las políticas y procedimientos asumiendo que haya una consulta frecuente del manual y adhesión a un contenido.

• 6. Ahorro real del tiempo.

• 7. Frena la improvisación en sus distintas manifestaciones.

• 8. Clasifica la estructura de la organización y de las responsabilidades.

• 9. Se considera elemento importante de la revisión y evaluación objetiva de las practicas institucionales

Limitaciones:

Los manuales ofrecen una serie de ventajas que afirman la importancia de estos en la organización, sin embargo y como es usual también tienen ciertas limitaciones, que de ninguna manera invalidan su utilidad, sino llaman la atención acerca de ciertas características que debidamente observadas permiten una mejor utilización de los manuales.

• 1. Dada las características de su contenido, incluye solo los aspectos formales de la organización, dejando a un lado los informales cuya vigencia e importancia para la organización es notoria.

• 2. Son poco flexibles.

• 3. Su malo o poco cuidado en la preparación trae serios inconvenientes en el normal desenvolvimiento de las operaciones.

• 4. Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas que se puedan presentar.

• 5. El costo de la elaboración del Manual y su posterior revisión pueden ser altos.

• 6. Si no se actualizan permanentemente pierden vigencia con rapidez.

Requisitos para hacer eficaces los manuales.

Del análisis de las ventajas e inconvenientes en la utilización de manuales podemos concluir, que estos deberán llenar los siguientes requisitos:

• 1. Que su preparación tenga coherencia.

• 2. Que tenga una diagramación adecuada y que su redacción sea clara y sencilla.

• 3. Que su utilización sea racional y que se actúe con flexibilidad cuando las circunstancias así lo requieran.

• 4. Que se revise continuamente para que su contenido este actualizado siempre.

• 5. Que se instruya al personal en la utilización del manual, para obtener mejores resultados.

Propósito:

Su propósito fundamental es el de regularizar las operaciones de la organización, así como de instruir sobre las normas, funciones, autoridad, procedimientos, políticas, objetivos, etc.

Un manual de organización no ha de ser el producto final de un planteamiento organizativo. Su amplitud es que el manual ha de contener graficas al día y materiales suplementarios que indican en mucho casos el monto de consideración que la dirección ha dado a su responsabilidad básica de organizar los bienes humanos de la empresa y de anunciar sus decisiones al respecto, además:

• 1. Se usa como guía de adiestramiento a nuevos empleados y prepara a otros para mejores posiciones.

• 2. Se usa como punto de referencia.

• 3. Define deberes, responsabilidades y autoridad.

• 4. Facilita la comunicación.

• 5. Regulariza las operaciones de la compañía u organización.

• 6. Las normas escritas ayudan a convencer a los que necesitan ver las cosas escritas.

• 7. Facilita la comprensión de un mejor método, dando datos completos del método actual.

• 8. Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y actividades.

• 9. Ofrece a todos un sentido de confianza.

Manual de Políticas:

Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal directivo puede obrar para balancear las actividades y objetivos de la gerencia general según convenga a las condiciones locales.

No es más que una actitud de dirección. Es de asumir que el funcionario de una empresa, ha arribado por experiencias a actitudes concernientes a cómo deben concluirse las operaciones bajo su jurisdicción. Es razonable suponer que sus actividades deben ser comunicadas en forma continua a lo largo de toda la línea de organización, si se desea que las operaciones se desarrollen conforme a su plan de políticas escritas.

Este tipo de manual se encarga de precisar los deberes, procedimientos y rutinas de trabajo en particular.

Manual Múltiple:

Este presenta un enfoque general de todas las actividades que se desarrollan en una organización, siendo así, un complemento de los demás manuales.

Manual de Procedimientos:

Es el manual más común de la organización a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la organización o institución. El manual de procedimientos contiene los siguientes aspectos:

• 1. Descripción de los Procedimientos: Es la relación por escrito de la secuencia de procedimientos que constituyen el aparato circulatorio de la organización, con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.

• 2. Formularios: Son todos aquellos documentos que circulan dentro de la organización, como apoyo a los procedimientos administrativos.

• 3. Flujogramas: Es la descripción grafica de los procedimientos escritos, estableciendo su secuencia cronológica.

En cuanto a las áreas de acción, el manual de Procedimientos puede comprender actividades interdepartamentales, es decir, aquellos procedimientos que relacionan diferentes departamentos de la organización, como los dirigidos a un puesto de trabajo o actividad, los cuales se utilizan en la capacitación de empleados.

El desarrollo del procedimiento escrito incluye el tiempo para determinar la afluencia actual de papeles, hacer algunas mejorías en aspectos de poca importancia de dicho trabajo, preparar un borrador, obtener aprobaciones y editar la publicación.

Manual de Organización:

Conjunto de documentos que forman el archivo de una empresa, donde están los procesos técnicos y los procedimientos administrativos.

Un manual de organización no ha de ser el producto final de un planteamiento organizativo. Su amplitud es que el manual ha de contener graficas al día y materiales suplementarios que indican en muchos casos el monto de consideración que la dirección ha dado a su responsabilidad básica de organizar los bienes humanos de la empresa y de anunciar sus decisiones al respecto.

Partes de un Manual:

• 1. Objetivos: Permite darnos una idea de lo que se persigue en el uso del manual. Para señalar los objetivos es necesario saber de qué se trata y que se pretende con la elaboración del mismo, con lo cual se informa al ejecutivo y supervisor del contenido del manual. Ejemplos de Objetivos: De la Institución: Operar con la máxima eficacia; De la Función: Tener el personal más eficiente, etc.

• 2. Alcance: Deben especificarse las áreas de influencia o uso (departamentos, secciones, etc.).

• 3. Normas Generales: Son todas aquellas que se refieren a la propia organización y estos resultan de los acuerdos y disposiciones que toma el nivel superior de tal manera, de iniciar dentro de una normativa las actividades de una empresa.

• 4. Procedimientos: Comprende los trámites a seguir de cada una de las situaciones sistematizadas, en otras palabras, son los pasos secuenciales a que están sujetos todos los documentos que circulen en una empresa y que son, producto de la decisiones de rutinas ya establecidas.

• 5. Formulación: Comprende los formatos empleados. Pueden ser que estos se incluyen seguido de su respectivo procedimiento y acompañado por su correspondiente instructivo, o en algunos casos, se ordenan acompañados de sus instructivos y se incluyen en la sección de formularios, con su código específico.

• 6. Flujogramas: Son gráficos de los diferentes procedimientos que se conocen y también se les llama Diagramas de Procedimientos. Por su naturaleza los Manuales de Normas y Procedimientos son los más numerosos y con frecuencia se utilizan en los organigramas.

• 7. Método: Un método es una manera de efectuar una operación en una secuencia de operaciones.

• 8. Diagrama: Es una carta que presenta gráficamente un hecho, una situación, un movimiento, una relación con un fenómeno cualquiera, generalmente por medio de símbolos convencionales.

• 9. Regla de Ejecución: son los textos que explican una rutina de trabajo.

• 10. Organigrama: Es un diagrama que expresa gráficamente la estructura orgánica de una institución, o de parte de ella y las relaciones entre las unidades que la componen.

• 11. Especificación Técnica: Es el documento que establece las características de un producto o un servicio tales como: niveles de calidad, rendimiento, seguridad, dimensiones. Puede incluir también terminología, símbolo, método de ensayo, embalajes, requisitos del mercado o rotulado. La especificación técnica puede adoptar la forma de un código de práctica.

• 12. Norma: Es una especificación técnica elaborado con la colaboración y consenso o aprobación general de todos los intereses afectados por ella, basados en resultados consolidados de la ciencia, tecnología y experiencia, dirigida a promover beneficios óptimos para la comunidad y aprobada por un organismo reconocido en el ámbito, regional, nacional o internacional.

CAPÍTULO IV

• METODOLOGÍA

En todo trabajo de investigación científica es de gran importancia que el tema estudiado al igual que las relaciones que establezcan las evidencias de relevancias encontradas durante la elaboración del programa y de los resultados obtenidos a través de los conocimientos adquiridos que es posible situar, agrupe las condiciones de viabilidad, objetividad y validez interna. Para ella es necesario delimitar los procedimientos metodológicos que den respuesta al problema planteado. Por tanto a continuación se muestra el diseño metodológico a seguir, población y muestra utilizada, instrumentos y el procedimiento utilizados en el análisis de los resultados.

Tipo de Investigación:

La propuesta se basa en un tipo de estudio descriptivo, ya que tiene como objetivo analizar la incidencia y los valores que manifiestan las variables estudiadas, vinculadas a aportar una mejora al proceso viable, que pueda constituir una solución al problema planteado.

La estrategia a seguir es la búsqueda de la información directamente en el área de trabajo, tomando en cuenta las características generales del almacén y así generar los datos necesarios de soporte, para presentar las propuestas para mejorar el sistema de control de inventario de entrada y salida de materiales utilizados en la empresa, generando los datos necesarios que nos servirán de soporte en el estudio para el logro de los objetivos propuestos.

El tipo de diseño de la investigación es de campo, ya que el estudio fue realizado observando los hechos en su ambiente natural, es decir, en la empresa.

Población y Muestra:

Para realizar el presente estudio se tomaron en cuenta las definiciones hechas por Weiers (1989) las cuales establecen que La Población "es el total de elementos sobre los cuales queremos hacer una inferencia basándonos en la información relativa o la muestra". Y La Muestra "la define como la parte de la población que seleccionaremos, mediremos y observaremos".

Partiendo de estas definiciones, la Población estuvo dada por todos los materiales, equipos y herramientas que se encuentran resguardados por PDVSA en sus almacenes centrales, dentro de la Refinería Puerto la Cruz, los cuales están divididos en grupos de artículos, al mismo tiempo solo se estudiaron 1329 artículos que están distribuidos en todos los grupos que se consideraron relevantes para este estudio y cuya administración debe ser rigurosa, mientras que la Muestra se formó utilizando procedimientos estadísticos únicamente con los Materiales, Equipos y Herramientas que se encuentran resguardados en el Almacén Operacional de la Planta de Distribución de Combustibles Puerto la Cruz, como se muestra a continuación: Para calcular el tamaño de la muestra se aplica la ecuación probabilística siguiente:

Donde los elementos claves para utilizar la ecuación son los siguientes:

n= Tamaño de la Muestra

N= Tamaño de la Población

Z= Constante Probabilística

S= Desviación Estándar

E= Error de Estimación

Antes de utilizar la ecuación anterior se deben definir todos los parámetros que se necesitan, para ello se empleó la Tabla Probabilística para Coeficientes de Confianza:

Tabla nro. 5: Tabla probabilística para Coeficientes de Confianza

Para efectos de este estudio se asume que el Grado de Confianza es de 95%, el Coeficiente de confianza es 0.95, Error es 5% y el Valor de "Z" es de 1.96. Por otro lado, se deben definir los valores de probabilidad, que darán como resultado una muestra significativa que garantice la confiabilidad del estudio y que al mismo tiempo sean los parámetros que se utilizarán para el cálculo de la Desviación Estándar.

S = p x q

p: Es la probabilidad que tienen cada uno de los materiales de ser seleccionados para desarrollar el presente estudio, cuyo porcentaje es de un 50%, entonces p= 0,5

q: Este es el porcentaje de que no se elijan esos materiales a la hora de tomar la muestra aleatoria, el porcentaje de no ocurrencia de este evento es de un 50%, este valor se obtiene diciendo que q=1-p, de donde se deduce que q = 0,5

Sustituyendo los valores, obtenemos:

S = p x q

S = 0,5 x 0,5

S = 0,25

Una vez aplicada la primera ecuación a cada uno de los grupos de artículos que conforman la población, se obtuvieron todas las muestras correspondientes, como se indica en la siguiente tabla:

Tabla nro. 6: Tamaño de la muestra

Técnicas e instrumentos para la Recolección de Información:

Listado de verificaciones: se señalan cada una de las preguntas correspondientes a las actividades que se realizan en el almacén, posteriormente son analizadas las que se realizan parcialmente y las que no se realizan.

Minutas; son los soportes para datos o información de la empresa. Estos resultados funcionan por políticas de la empresa o por cesiones de participación del personal que labora.

Planos del almacén: se utilizo para detallar las deficiencias existentes dentro del mismo. Posteriormente se tomo de referencia para las modificaciones y realización de la propuesta.

Matriz de criticidad: Esta técnica es de una manera sencilla y a la vez útil para clasificar los materiales productivos y no productivos a los efectos de contar con unos valores establecidos para generar solicitudes de aprovechamiento para cubrir las demandas.

Clasificación ABC: se usa para clasificar los materiales dependiendo de los valores asignados en cesiones de participación los cuales corresponden a ciertas letras asignadas para la clasificación del material, cada una de ellas poseen ciertos criterios.

Máximos, mínimos y cantidad a pedir: consiste e establecer cantidades máximas y mínimas a pedir de inventario en los meses fijos de revisión de sus niveles, se analizan los materiales individualmente emitiendo en el kardex la demanda trimestral.

Para la recolección de los datos se utilizaron los siguientes instrumentos:

• x) La observación directa que se realizó al inicio del estudio, para poder plantear una opinión propia sobre los procedimientos de manera que surgieran preguntas que cubrieran las debilidades de estas.

• y) Entrevistas no estructuradas con el personal que trabaja en los diferentes cargos que conforman la P/D PLC de PDVSA.

Procedimiento:

El procedimiento que se llevará a cabo para esta investigación será el siguiente.

• Describir la información de la situación actual recolectando la información directamente con el personal que está involucrado con los procedimientos, mediante entrevistas y observación directa.

• Determinar los materiales que se encuentran en los almacenes, mediante la observación directa, la revisión de documentos y las entrevistas al personal.

• Definir los criterios de clasificación de los equipos, repuestos y materiales consumibles en el Almacén de PDVSA.

• Clasificar los equipos, repuestos y materiales consumibles tomando en cuenta los criterios seleccionados previamente.

• Determinar si la aplicación de la Herramienta SAP/MM, está acorde con las necesidades existentes, realizar los ajustes necesarios y hacer la propuesta pertinente para su posible implementación en la gestión del Control de Inventario en el Almacén Operacional de la P/D de Combustible PLC de PDVSA.

• Elaborar un Manual de Procedimientos para realizar el control de inventario del almacén.

• Diseñar y Proponer indicadores, como fichas y formularios que permitan medir el desempeño de la gestión en el Almacén Operacional.

• Determinar el Tipo de Distribución de Planta que se aplicará, entre los 7 que normalmente se utilizan.

• Determinar las necesidades normales de maquinaria y equipos fundamentales en las Operaciones del almacén.

• Determinar la Interrelación de Actividades entre Departamentos y Centros de Trabajo, dentro del Almacén Operacional, por medio de Observación Directa y Entrevistas Informales al Personal

• Determinar y Clasificar las intensidades de flujo de las operaciones o actividades.

• Identificar el tipo de flujo de materiales que se tendrán en la empresa.

• Proponer una redistribución del espacio físico utilizado actualmente, así como también de alguna ampliación, remodelación y/o mejoras para el mejor funcionamiento.

CAPÍTULO V

• SITUACION ACTUAL

A continuación se muestra el Capítulo V, donde se describirá la Situación Actual de la problemática planteada, para de esta manera poder obtener información actual que ayude a determinar qué es lo que se debe de hacer para solventar la situación.

Descripción de la situación actual

La Gerencia de la PD/PLC, es la unidad encargada de ejecutar las actividades asociadas al proceso de administración de los materiales que se encuentran resguardados en el almacén Operacional, además de realizar todas las acciones necesarias que garanticen el estado físico, la seguridad y la disponibilidad de los Equipos, Repuestos y Materiales Consumibles que allí se encuentran, así como la ubicación exacta de los mismos.

Para cumplir con tal función se lleva a cabo el inventario físico de los artículos que se encuentran resguardados en este almacén, dado que es de vital importancia que se corrobore la información que está contenida en los libros de registro, es decir, que se verifique si coinciden los datos que en teoría deberían estar en stock.

Algunos de los grupos de artículos que se encuentran resguardados en este almacén se presentan en la siguiente tabla, estos son considerados como los más relevantes y al mismo tiempo son los seleccionados para ser sometidos a estudio. Es importante acotar que en la actualidad no existe ningún tipo de clasificación de Equipos, Materiales ni Herramientas, que permitan un adecuado análisis y posteriormente efectivas toma de decisiones tanto para su utilización como para su reposición.

Tabla nro. 7: Grupos de Artículos del Almacén Operacional

Actualmente el Almacén Operacional de la PD/PLC, solo se lleva a cabo el control de inventario por la entrada de materiales, sin tener siquiera un formato diseñado para tal fin, es decir, que se realiza el inventario físico a los artículos en custodia, únicamente si existe una solicitud realizada por el Supervisor de Mantenimiento. Esta toma física se lleva a cabo para verificar si coincide la cantidad de artículos que existen en físico y las que indican los libros de control, además de comprobar que el trabajo se realiza de manera adecuada.

Cabe destacar que hoy en día no se cuenta en la PD/PLC, con un procedimiento definido para llevar a cabo todas las actividades inherentes a la toma física de los inventarios de Equipos, Repuestos y Materiales Consumibles que se encuentran resguardados en el Almacén Operacional de PD/PLC, lo que significa que no posee un Manual que muestre con detalles los pasos que se requieren para realizar de forma eficiente el control del inventario ni tampoco algún tipo de sistema computarizado para un efectivo uso de los datos recabados en el almacén.

Análisis de la Situación Actual

Una vez recopilada toda la información necesaria, utilizando los Instrumentos de recolección de datos; la observación directa, la entrevista no estructurada y la revisión de la base de datos, se logró tener conocimiento de las necesidades y carencias que se encuentran hoy en día en la administración del Almacén Operacional de la Planta de Distribución de Combustible de Puerto la Cruz.

Una de las carencias que se percibe en esta Unidad, es el de no tener una metodología estandarizada para llevar a cabo la toma física de los inventarios de Equipos, Repuestos y Materiales Consumibles que se ubican en dicho almacén, tampoco cuenta con el manual de procedimientos de dicho proceso y de igual forma no posee ningún sistema informático para la correcta y dinámica utilización de los datos recabados el proceso de administrar el almacén.

Estas debilidades no permiten que se realice de manera adecuada, eficiente y oportuna el inventario de los materiales, dado que las personas encargadas circunstancialmente de este proceso utilizan un tiempo importante en averiguar cómo debe realizarse el trabajo, en lugar de aprovecharlo al máximo siguiendo un procedimiento ya definido y estructurado. Aunado a esto es notorio que el desorden y descontrol que se tiene en el almacén produce en muchos casos que algunos materiales, equipos y/o herramientas permanezcan en la prácticamente en la clandestinidad por desconocimiento siendo muy necesarias en otros departamentos para la continuidad del proceso productivo.

Lo expuesto anteriormente indica que no es suficiente tener un control de inventario solo por la entrada de materiales, pues en este caso no se toman en cuenta otros factores como la importancia del material en el proceso, su duración y su valor monetario, siendo estos algunos criterios que son importantes para favorecer a mejorar la eficiencia de la administración de los Materiales del Almacén Operacional de la PD/PLC. En tal sentido, esta situación es considerada como base para desarrollar una metodología y al mismo tiempo, un Manual de Procedimientos para realizar el control de inventario en el almacén, el cual será una guía fundamental que le permitirá al personal cumplir con sus actividades de manera eficiente y sin lugar a dudas contribuir al mejoramiento continuo de los procesos de administración de materiales en este almacén.

La planta de suministro de combustibles Puerto La Cruz, requiere de una gran cantidad de materiales necesarios para mantener las operaciones inherentes a su proceso medular (recepción, almacenaje y despacho de productos derivados de hidrocarburos), estos materiales van desde un tornillo hasta bombas y motores capaces de bombear 3 mil barriles/hora. Debido a esto es necesario manejar los materiales de manera más confiable y segura para así dar respuesta inmediata a cualquier evento que se presente ya sea con equipos operacionales, dotación de equipos de seguridad del personal que labora en la planta y el suministro de material necesario para realizar labores administrativas.

El Almacén Operacional es un espacio físico, el cual posee dimensiones de (50 x 25) Mts en donde se almacenan distintos materiales que son utilizados para realizar el mantenimiento de los diferentes equipos que se encuentran operando constantemente para el funcionamiento de la Planta de Distribución de Combustible Puerto la Cruz del Sistema de Suministro Oriente de PDVSA. El almacenamiento de los insumos en el Almacén es de manera esporádica debido a que son materiales en custodia, es decir, que pueden permanecer años almacenados dentro del mismo hasta que se presente la necesidad de utilizarse para el mantenimiento, tanto mecánico como eléctrico, a los distintos equipos que se encuentran operando continuamente dentro de la empresa.

Dentro del almacén se encuentran almacenados materiales que ya fueron utilizados y que han perdido su vida útil, lo cual trae como consecuencia, pérdida del espacio físico que puede servir para la ubicación de aquellos insumos que no han sido utilizados y obstrucción en el paso del trabajador al momento en que necesite buscar una pieza o realizar otro tipo de actividad. Entre estos existen algunos que poseen sustancias químicas, las cuales se han ido derramando con el pasar del tiempo, trayendo como consecuencia peligros para el trabajador cuando se encuentra realizado sus actividades dentro de las instalaciones, ya que pueden afectar su salud o estado físico.

Por otra parte los materiales que no se han utilizado se encuentran embalados en cajas de madera resistentes y de gran tamaño proporcionándoles así la protección necesaria de tal manera que el medio ambiente no les afecte y puedan permanecer en condiciones adecuadas para su correspondiente uso en el mantenimiento. Estas cajas no poseen una ubicación correcta dentro del Almacén, lo que trae como consecuencia que el trabajador al momento de realizar sus actividades, bien sea buscar una pieza o chequear que un material se encuentre disponible, pueda tropezarse con una de estas y así quedar lesionado a causa del golpe recibido por la misma.

En cuanto a los equipos de extinción de incendios se posee solamente un extintor y además de esto la manguera que funciona con agua esta inoperativa, lo cual no garantiza la seguridad tanto para el trabajador como para los insumos almacenados al momento de presentarse un incendio dentro de las instalaciones. De igual forma, no se cuenta con un sistema de rociadores para evitar la propagación de un posible fuego generado dentro del espacio físico.

El combustible principal existente en el Almacén es la madera, ya que es la que predomina dentro del espacio físico. Otro de los problemas es la ausencia de las señales de seguridad, lo cual no permite identificar las zonas donde existen riesgos dentro de las instalaciones, la ubicación de los equipos de extinción contra incendios y las vías de escape al momento de presentarse una emergencia. Estas señales tienen como función prevenir accidentes, riesgos a la salud y facilitar el control de emergencias. De igual forma no existe un rayado que señale el límite entre los estantes y el equipo para el manejo de materiales.

En este Almacén no existe tampoco un sistema de extracción que garantice la circulación del aire puro dentro de las instalaciones, lo que ocasiona una acumulación de polvo en las cajas almacenadas el cual es dañino para la salud del trabajador. Actualmente este Almacén cuenta con un sistema de iluminación de 12 lámparas, entre las cuales existen cuatro que no poseen el mismo potencial de iluminancia, trayendo como consecuencia molestias en la vista, cansancio fatiga y bajo rendimiento del operador al momento de realizar sus actividades dentro de las instalaciones. Tampoco se cuenta con luces de emergencias necesarias al momento de ocurrir apagones. Por último, se observo que no se cuenta con una salida de emergencia en las instalaciones que le permita al operador evacuar al momento de presentarse una emergencia dentro del espacio físico.

Diagrama Causa – Efecto

CAPÍTULO VI

• ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

A continuación se muestra el capítulo VI, donde se muestran todos los resultados obtenidos en la investigación. Este capítulo está estructurado iniciando con la clasificación ABC de los Equipos, Repuestos y Materiales Consumibles que se encuentran resguardados en el Almacén Operacional y luego el Manual de Procedimientos.

Metodología para el Control de Inventarios en el Almacén Operacional de la PD/PLC.

La propuesta que se presenta a continuación es una metodología para el Control de Inventarios en el Almacén Operacional de la PD/PLC, esta fue desarrollada en el Departamento de Mantenimiento de dicha Planta, para ello se tomaron en consideración algunos grupos de artículos, cada uno se compone de varios materiales. La totalidad de los artículos fueron tratados en conjunto, de acuerdo al tipo de criterio que se utilizo en el estudio. A su vez, la metodología está sustentada por un manual de Procedimientos que servirá como guía para el personal que se encarga de ejecutar este proceso, permitiéndole desempeñar su trabajo de manera sencilla, rápida y sistemática, además de ser una herramienta que puede ser utilizada por el administrador del almacén para llevar a cabo el seguimiento, control y mejoramiento continuo de este proceso.

Para desarrollar la metodología propuesta fue necesario clasificar los materiales de acuerdo a distintos criterios y de esta manera obtener una base de datos que permita visualizar de forma rápida los materiales que son considerados importantes, para luego definir el tratamiento que debe dárseles. De igual manera por conversaciones con el Departamento de Informática de PDVSA se logró crear dentro del Sistema SAP que maneja la Empresa, la implementación del Sistema SAP/MM para el adecuado manejo y aprovechamiento de los datos recabados diariamente en la gestión del control de inventarios.

Clasificación ABC

Se realizó la Clasificación ABC de los materiales que se encuentran en el Almacén Operacional de la PD/PLC, para ello se definieron 4 criterios que permitieron desarrollar la metodología que mejor se ajusta a cada uno de estos, los cuales se desarrollan a continuación:

Clasificación ABC por Volumen Monetario

Para llevar a cabo esta clasificación se utilizaron todos los materiales que conforman la muestra, por ser estos artículos considerados importantes y de los cuales se pudo obtener toda la información necesaria para desarrollar este criterio.