Optimización de la gestión de inventario de en SAP/MM Planta de distribución PLC, SISOR PDVSA (página 3)

Tabla nro. 8: Demandas y Costos Unitarios

Luego se calculó el Valor Monetario de cada material, mediante el producto de la demanda y el costo de cada unidad, como en la siguiente tabla:

Tabla nro. 9: Valorización de cada Artículo

Seguidamente se obtuvieron los porcentajes de participación monetaria de cada renglón con respecto al valor total de los artículos. Posteriormente se realizo la sumatoria acumulada de estos valores:

Tabla nro. 10: Valorización Acumulada

Finalmente se definieron los grupos tomando como base su incidencia económica; el grupo A está conformado por 63 los cuales en general representan el 80,25% del valor monetario del inventario total, el grupo B está conformado por 121 items con una incidencia económica del 14,78% y el grupo C compuesto por 342 artículos que corresponden al 4,97%, como se muestra en la siguiente tabla:

Tabla nro. 11: Tabla resumen de la Clasificación ABC por valor Monetario

Nota: Todos los cálculos realizados anteriormente, se le aplicaron a todos los artículos que conforman la muestra y se encuentran reflejados en los Apéndices

Clasificación ABC por Indice de Rotación

La información referente a la rotación de cada uno de los materiales que forman parte de la muestra sometida a estudio, se obtuvo de los registros que medianamente se llevan en el almacén, como se muestra en la siguiente tabla:

Tabla nro. 12: Rotación de los Materiales

Nota: La rotación de los materiales restantes puede verse en la tabla presentada en los apéndices. Luego se procedió a concretar los intervalos que corresponden a cada una de las denominaciones tomadas como base para especificar a qué clase corresponde cada uno de los artículos y se presentan a continuación:

Tabla nro. 13: Rangos para la Clasificación ABC por Rotación

Seguidamente se ordenaron los materiales según su rotación y fue calculado el porcentaje de rotación de cada artículo con respecto a la totalidad de estos y luego su valor acumulado, como se muestra a continuación

Tabla nro. 14: Tabla porcentaje de Rotación

Nota: Los valores de los artículos restantes se encuentran en la tabla presentada en los apéndices.

Por último, se definieron todas las clases utilizando la tabla de rangos mostrada anteriormente y se obtuvo que el grupo a está conformado por 21 renglones los cuales representan un 70 % de la rotación total de los 526 artículos seleccionados para ser utilizados en el estudio. Mientras que el grupo B se compone de 74 renglones representando un 20% y finalmente el grupo de baja rotación C con 431 materiales que se traducen en sólo 10%. En la tabla siguiente se muestran cada uno de los valores mencionados con anterioridad junto con la rotación total de los ítems.

Tabla nro. 15: Tabla resumen de Clasificación ABC por Índice de Rotación

Clasificación ABC por Importancia

Esta clasificación fue netamente cualitativa, dado que la importancia que posee cada uno de los materiales la establecieron los trabajadores del almacén Operacional de la PD/PLC, de acuerdo a sus conocimientos, experiencia y opinión en relación al impacto que puede ocasionar en el proceso la carencia del material en el inventario. La evaluación se realizó asignándole a cada artículo una puntuación del 1 al 10 de acuerdo a la importancia sugerida ppor el entrevistado. En la tabla siguiente se muestran algunos artículos con sus puntuaciones respectivas.

Tabla nro. 16: Puntuación de los Artículos

Nota: Las puntuaciones de los demás artículos son presentadas en los Apéndices. Por otra parte se definieron ciertos intervalos que facilitaron la clasificación de cada artículo, para poder establecer los grupos, como se muestra a continuación.

Tabla nro. 17: Tabla de Intervalos para la Clasificación ABC por Importancia

Una vez ordenada la tabla que contiene los materiales y sus puntajes respectivos, se definieron cada una de las clases utilizando los intervalos mostrados en la tabla anterior. Se obtuvo que el Grupo A se encuentra conformado por 77 renglones que representan un 43,75% del total, el Grupo B por artículos 73 artículos que constituyen un 41,47% y para finalizar el Grupo C con 14,77 items con únicamente 14,77%, ver tabla siguiente:

Tabla nro. 18: Tabla resumen para la Clasificación ABC por Importancia

Clasificación ABC por Caducidad

Este tipo de criterio fue aplicado a solo 5 grupos de artículos dados que estos son los que poseen tanto su fecha de elaboración como de vencimiento, sumando en total 51 materiales

Tabla nro. 19: Grupo de Artículos por Caducidad

El procedimiento se inicia buscando de forma manual la información correspondiente a cada uno de los ítems que fueron seleccionados para realizar esta clasificación, algunos de estos artículos se pueden observar en la tabla siguiente y la información restante puede ser ampliada en los Apéndices.

Tabla nro. 20: Tiempos de Duración

Para establecer los grupos ABC se definieron los tiempos de caducidad para cada una de las denominaciones, como se muestra a continuación.

Tabla nro. 21: Rangos de Caducidad

Una vez obtenido los datos de cada material, estos se ordenaron a partir de los que poseen menos duración hasta aquellos que tienen mayor durabilidad. Luego utilizando la tabla anterior se establecieron los grupos correspondientes (Ver Apéndices). El Grupo A está conformado por 20 artículos los cuales en su mayoría son tintas, pinturas, alimentos y bebidas, el Grupo B por 21 renglones integrados principalmente por sustancias químicas industriales y pinturas, mientras que el Grupo C está compuesto por 10 items, los cuales son cartuchos de tóner y baterías, como se muestra a continuación en la tabla:

Tabla nro. 22: Tabla resumen de Clasificación ABC por Caducidad

Metodología para la Clasificación ABC de los Materiales

Para dar inicio a la metodología de la clasificación ABC de los materiales se deben tomar en cuenta ciertas consideraciones que permitirán el control de las actividades involucradas en el levantamiento físico del inventario.

• El levantamiento de la toma física del inventario de Equipos, Repuestos y Materiales Consumibles, será invariablemente tomado por el personal de la PD/PLC.

• Será responsabilidad del Supervisor de Mantenimiento proporcionar al personal designado para realizar el inventario, la información actualizada y los elementos de trabajo necesarios para ejecutar dichas actividades.

• Todos los Equipos, Repuestos y Materiales Consumibles, deberán contar con el código que los identifique, el cual deberá colocarse en un lugar visible y que no obstruya el funcionamiento o la utilización del mismo.

Actividades Generales para el Conteo Físico de los Materiales

Las actividades que se describen a continuación serán la base para realizar todos los conteos físicos de Equipos, Repuestos y Materiales Consumibles que se encuentran resguardados en el Almacén Operacional de la PD/PLC. Sin embargo el tratamiento que se le de al material, dependerá tanto de la clasificación previamente realizada, así como también de la metodología planteada para cada uno de los criterios considerados en este estudio.

• Asignar a la persona responsable de llevar a cabo la toma física del inventario de Equipos, Repuestos y Materiales Consumibles que se encuentren en el Almacén. Dicho personal debe ser seleccionado entre aquellos que trabajen en el almacén y que además conozcan e identifiquen la ubicación de los artículos.

• Definir a que o cuales artículos se les va a hacer el control de inventario, mediante el uso de la metodología propuesta en el presente informe.

• Proporcionar al personal el formato establecido para registrar la información recolectada de cada material, en las cuales se incluyen: Cantidad, Fecha de Caducidad y Estado del Material.

• Utilizar el formato desarrollado para relacionar los artículos a inventariar, los cuales serán definidos de acuerdo a la metodología planteada (ver anexos Nro. 1 y Nro. 2 del Manual de Procedimientos). El formato propuesto contendrá las siguientes columnas:

• Código del Material.

• Descripción del Material.

• Unidad de Medida Básica.

• Ubicación del Material.

• Existencia en Registro.

• Existencia Física (arrojada por el conteo físico).

• Diferencias (entre registros y conteo físico).

• Fecha de realización.

• Responsable del Inventario.

Además del formato mencionado anteriormente se deberá emplear una ficha para llevar el control de los artículos ya inventariados, que contendrá: Nombre del Material, Año, Fecha y Responsable. Tal ficha será colocada en la ubicación del material una vez realizado su conteo. (Ver anexo Nro. 3 del Manual de Procedimientos).

• Se inicia el conteo de los materiales que se encuentran en el formato, de acuerdo a la unidad de medida y presentación de los mismos.

• Asentar los resultados del conteo en el formato y colocar la ficha correspondiente a dicho material.

• Una vez realizado el conteo físico, se comparan los resultados obtenidos con los datos llevados en los registros, con el fin de comprobar si existen o no diferencias entre las cantidades.

7.1 Si las cantidades no coinciden, debe realizarse un recuento de verificación. Si esta situación persiste, se le informará al Supervisor de Mantenimiento para que tome las medidas pertinentes al caso.

7.2 De no existir alguna diferencia entre las cantidades levantadas en el inventario físico y la de los registros, se da por terminado el proceso de comparación.

Metodología para la Clasificación ABC por Volumen Monetario

El diseño de la metodología propuesta para el conteo físico según este criterio se realizo considerando las siguientes premisas:

• Los grupos de materiales del Tipo A, por ser los que representan la mayor incidencia económica, serán inventariados con mayor frecuencia, aproximadamente en un tiempo no mayor a dos (2) semanas.

• Los del Tipo B, por representar un valor monetario menor a los del Tipo A, se le aplicaran el conteo físico cada cuatro (4) semanas.

• Los materiales del Tipo C, por ser los que existen en el almacén en mayor cantidad y por representar el menor importe se le hará el inventario cada ocho (8) semanas.

En la siguiente tabla se muestra la distribución sugerida para realizar el conteo físico de los Equipos, Repuestos y materiales Consumibles que se encuentran resguardados en el almacén

Tabla nro. 23: Distribución según el Volumen Monetario

Metodología para la Clasificación ABC por Índice de Rotación

En la clasificación ABC desarrollada, se evidencia que los materiales del Tipo A son los que poseen la más alta rotación en comparación con los otros artículos y que por tanto, requieren de un mayor control. Cabe destacar que en función de este criterio es necesario inventariarlos cada semana. Por otra parte, la toma física de los materiales clasificados como Tipo B, por tener tan solo un porcentaje de rotación del 20% frente a 70% del Tipo A, se realizará cada dos (2) semanas. Mientras que los del Tipo C a pesar de representar la mayor cantidad de artículos, su rotación es de solo 10% y por ello se contarán cada ocho (8) semanas. En la siguiente tabla se muestra la planificación para esta metodología.

Tabla nro. 24: Planificación según el Índice de rotación

Nota: Planificación proyectada para Seis (6) Meses y puede ser extensible a Un (1) Año.

Metodología para la Clasificación ABC por Importancia

La importancia de cada material que se encuentra en el almacén fue establecida por el impacto que puede ocasionar la carencia de este en el proceso de producción de la empresa. Por tal razón, la administración de estos materiales debe ser planificada con mucho cuidado y precisión. De lo anteriormente mencionado, se plantea que:

• Se lleve a cabo el inventario de los artículos Tipo A en intervalos de Cinco (5) días aproximadamente.

• Para los artículos del Tipo B se realice su conteo cada Diez (10) días.

• Para los artículos del Tipo C se realice su conteo en un plazo no mayor de cada Quince (15) días.

En la tabla siguiente se presenta la distribución sugerida para realizar su inventario y llevar un control de cada uno de ellos, según su clase.

Tabla nro. 25: Distribución para el Control de Inventario por Importancia

Metodología para la Clasificación ABC por Caducidad

La metodología planteada para este criterio está determinada específicamente, por la fecha de vencimiento de los artículos que se encuentran el almacén, de tal manera, que el control de estos se realice de acuerdo a las sugerencias impresas en las etiquetas de los productores, de allí radica la importancia de verificar su existencia de forma regular. Para los materiales que tienen una duración baja, aproximadamente menor a 16 meses, se recomienda realizarle inventario cada Seis (6) Meses a partir de la última revisión, siempre y cuando en esta no se detecte ningún vencimiento menor a este tiempo sugerido. De darse esta situación es recomendable que se lleve a cabo un control más estricto de las fechas de caducidad de estos artículos. Los artículos del tipo B cuya duración se encuentra entre los Veinticuatro (24) y Treinta y Seis (36) meses, se plantea que su control se lleve a cabo anualmente y para los de Tipo C, cada Dos (2) Años.

Manual de Procedimientos para el Control de Inventarios.

En este documento están descritos con detalles y de forma simple todos los pasos que se deben realizar para llevar a cabo el control de inventario en el Almacén Operacional de la Planta de Distribución de Combustible Puerto La Cruz de PDVSA, este Manual consta de las siguientes partes (Ver apéndices Nro. 5)

• Portada.

• Introducción.

• Unidades Involucradas.

• Información General.

• 13. Objetivo del Manual.

• 14. Alcance del Manual.

• Definición de Términos. Se conceptualizaron las siguientes terminologías: Almacén, Inventario, Sistema SAP/MM, Control de Inventarios, Inventario Físico de Materiales, Formato para el Inventario.

• Normas e Instrucciones Generales.

• Procedimiento del Proceso.

• z) Control de Inventario según el volumen Monetario.

• aa) Control de Inventario según el Índice de Rotación.

• bb) Control de Inventario según la Importancia.

• cc) Control de Inventario según la Caducidad.

• Diagrama de Flujo del Proceso.

• Control de Inventario según el Volumen Monetario.

• Control de Inventario según la Caducidad.

Para la implementación de este modelo de Gestión, es necesaria la integración de todos los niveles de la estructura organizativa de la Planta de Distribución de Combustible Puerto la Cruz del Sistema de Suministro Oriente de PDVSA. Es por ello que cada una de las unidades que la constituyen se encuentran enfocadas en la creación de nuevos proyectos para alcanzar la mayor efectividad en cada una de sus actividades. Dentro de estas unidades se encuentra el Almacén Operacional de la PD/PLC.

En los actuales momentos ciertos Departamentos presentan debilidades en cuanto a sus funciones y uno de ellos es el Departamento de Mantenimiento, este posee una serie de pequeños depósitos en donde son almacenados los diferentes Equipos, Repuestos y Materiales Consumibles que la empresa adquiere para el Mantenimiento Mecánico y Eléctrico de Equipos Industriales. Entre estos se encuentra, entre estos se encuentra el Almacén Operacional, el cual no posee una correcta distribución interna que garantice la seguridad de los insumos a almacenar dentro del espacio físico y el resguardo del personal encargado del mismo. Es por ello que el presente trabajo apoyará en la realización de una Distribución de Planta como un modelo a seguir para el almacenamiento de materiales en custodia, enfocado también a la seguridad de los mismos y del personal que labora en el lugar.

Propuesta:

Basándose en la descripción de la situación actual, se detalla a continuación la propuesta que dará respuesta a las oportunidades de mejora en los aspectos de Distribución e Higiene y Seguridad Industrial en el Almacén Operacional de PD/PLC, tomándose en cuenta varios elementos del mismo sometidos a estudio, los cuales se nombran a continuación:

• Materiales.

• Equipos de Extinción contra Incendios.

• Iluminación.

• Señalización de Seguridad.

Materiales:

Para la ubicación de los materiales a almacenar dentro del espacio físico, los que se encuentran embalados en las cajas de gran tamaño y peso, se decidieron colocarlas hacia los costados del galpón central en donde estará ubicada la estantería de carga pesada, para así poder tener un mejor aprovechamiento del espacio y poder darle un adecuado uso a la zona central del mismo, por el Departamento de Mantenimiento conjuntamente con la sección de Prevención y Control de Emergencias, analizando todos los aspectos referentes al Aprovechamiento del Espacio Físico e Higiene y Seguridad Industrial.

Para la clasificación y ubicación de las cajas con los materiales en la estantería de cargas pesadas, se procedió a realizar el inventario correspondiente a las cajas presentes dentro de las instalaciones, para luego agruparlas por Familia y colocar las que posean materiales con mayor grado de importancia más cercanas a la salida del galpón central para así disminuir el recorrido del Montacargas y minimizar tiempos en la búsqueda del material solicitado. A continuación se presenta dicho inventario:

Tabla nro. 26: Medidas y Pesos de las cajas

Esta tabla muestra los Departamentos para los cuales están destinados los materiales en cuanto a su uso en el proceso y las dimensiones junto a su peso en Kg. Según los criterios establecidos por el personal del Departamento de Mantenimiento, los materiales que poseen mayor importancia son: transformadores, las bombas, las piezas mecánicas y otros similares; esto se debe a que los materiales de este tipo tienden a desgastarse más rápido que otros, porque existen casos en el que el material puede durar hasta 20 años sin ser cambiado.

Equipos de Extinción contra Incendios

En este caso se procede a calcular el número de extintores ideal que debe poseer dicho galpón como medida de seguridad, tanto para los materiales allí presentes como para el personal que labora dentro de las instalaciones.

Para este cálculo se revisa la Norma COVENIN 1040-89, que trata sobre las Generalidades de Extintores Portátiles. Esta norma establece los pasos a seguir para determinar la carga calorífica, con la cual se calcula el número de extintores ideal que debe existir dentro de algún espacio físico. Para calcular la carga calorífica, se multiplica el peso total de los materiales combustibles presentes de una misma clase de fuego, por su respectivo calor de combustión y se divide entre el área total del local considerado.

Para las clases de fuego A y B, se han determinado unos coeficientes promediando los calores de combustión (cb) de un gran número de sustancias para cada clase y son los siguientes:

• Para los materiales combustibles de los fuegos clase A, cb=4444 Kcal/kg.

• Para los materiales combustibles de los fuegos clase B, cb=8888 Kcal/kg.

En este caso el material combustible presente dentro del galpón es la madera, debido a que es aquel con que esta hecho las cajas donde se encuentran depositados los diferentes materiales y es el que predomina dentro de las instalaciones, el cual pertenece a la clasificación de fuegos "clase A". No se consideran coeficientes caloríficos para los fuegos clase C, ya que el concepto de carga calorífica no es aplicable para este tipo de fuego.

Área: En este caso se considero toda la superficie del galpón, debido a que se va a determinar el número de extintores para cubrir todo el espacio físico. El área total es de 1250 M².

Cb = 4444 Kcal/kg

Peso Total: Para este caso se tomo como referencia la capacidad en peso de cada rack que son los que pertenecen a la estantería de carga pesada. El número de Racks que va a poseer el galpón es de 14 y la capacidad de cada uno es de 24000 Kg, debido a que son de dos pisos y se considera la caja de mayor peso que en este caso es de 12000 Kg, dando como resultado un peso total de 336000 kg.

Fórmula:

Donde:

CC: Carga Calorífica, expresado en Kcal/M².

Pt: Peso de los materiales presentes de una misma clase de fuego, expresado Cb: Coeficiente de combustión para esa clase de fuego, expresado en Kcal/Kg.

At: Área total expresada en M².

Solución:

CC = 1194547.2 Kcal/M²

• Utilizamos la teoría y verificamos que tipo de carga calorífica le corresponde a este resultado y obtenemos que es de tipo: Alta.

• De igual manera con este resultado verificamos el tipo de riesgo que corresponde y obtenemos que es Moderado.

• Para determinar el potencial de efectividad, veamos la siguiente tabla:

Fuente: Norma COVENIN 1040-89

Teniendo el Riesgo y la Carga Calorífica se puede hallar el Potencial de efectividad del extintor que se requiere, en este caso se puede observar que el potencial obtenido es 16A. Con este resultado se procede a determinar el número de extintores ideal para proteger el espacio físico.

Para determinar el número ideal de extintores se revisó la Norma NFPA número 10 relacionada a extintores portátiles, la cual establece que para calcular el número de equipos necesarios según la carga calorífica, se debe determinar la zona protegida por el extintor de acuerdo al potencial de efectividad resultante para el mismo y el tipo de riesgo presente dentro del espacio físico. Para este caso teniendo como potencial de efectividad 16ª y riesgo Alto, la norma establece que el área máxima a cubrir por el extintor es de 1050 M².

Se procede entonces a calcular el número de extintores dividiendo el área total del espacio físico entre el área máxima a cubrir por el extintor. A continuación se presenta la ecuación para este cálculo.

Se puede observar que el número de extintores adecuado para el galpón es de 2, esto es sino existe ningún tipo de obstaculización dentro del espacio físico, pero como en el centro del mismo van a existir estantes para la ubicación de materiales, estos van a originar un mayor recorrido para el operador, por esta razón se considerará 3 extintores, puesto que la norma establece que el recorrido máximo que debe realizar el operador al buscar el extintor y llegar hasta el punto donde se ha originado el fuego es de 23 Mts. En cuanto al agente extinguidor con el que trabajarán los extintores, según la clase de fuego, se puede determinar por medio de la siguiente tabla:

Tabla nro. 28: Agentes Extinguidores

• Los ejemplos dados en los diferentes tipos de materiales, son algunos de ellos.

• CI= Contra Incendio

Pare este caso se eligió como agente extinguidor el polvo químico seco ABC teniéndose la disposición de un gabinete en donde va colocada la manguera para extinción de incendios que trabaja con agua.

Para la ubicación de los extintores se consideró por medidas de seguridad colocarlos en la zona donde estará la estantería para carga ligera, que es en el centro del espacio físico, debido a que es la zona en la que se pueden identificar de manera más rápida estos equipos al momento de presentarse una emergencia dentro de las instalaciones.

Iluminación:

Para determinar el nivel de iluminación adecuada dentro de las instalaciones se hicieron mediciones con un instrumento llamado "Luxómetro" para comprobar si realmente están dentro de los lineamientos establecidos por la normativa legal. Para este estudio, la norma consultada fue la COVENIN 2249-93, que trata acerca de "ILUMINANCIAS EN TAREAS Y AREAS DE TRABAJO". Esta norma establece los niveles de iluminación que deben poseer las distintas áreas de trabajo, dependiendo de las actividades que se realizan dentro de ellas.

Dependiendo del área de trabajo existen 3 tipos de iluminancias que son: A, B, y C. Estos a su vez van a depender del grado de importancia que va a tener la iluminación dentro del espacio físico por efecto de las actividades. El del tipo A, es cuando son trabajos en los que el desempeño visual no es tan eficiente, el B corresponde a la iluminancia media en servicio recomendada de acuerdo a los requisitos visuales de la tarea y el tipo C cuando en la tarea existan reflactancias o contrastes desacostumbradamente bajos y cuando la rapidez o presión del trabajo visual es crítica.

En este caso se consideró la del tipo B, debido a que estas instalaciones solamente realizan operaciones de manejo de material, en la cual se requiere de una iluminación suficiente como para que el operador pueda observar por donde circula el montacargas, así como también identificar los equipos de extinción contra incendio y las respectivas señales de seguridad cuando se presente una emergencia dentro del lugar de trabajo.

Se realizaron mediciones de iluminancia en distintos puntos del galpón y se saco un promedio para cada zona de trabajo dentro del espacio físico. A continuación se presenta una tabla con las diferentes mediciones:

Tabla nro. 29: Niveles de Iluminancia

Luego de obtenido estos valores se procedió a calcular el nivel de lux en cada zona del galpón, hallando el promedio de las mediciones en todos los puntos de la zona correspondiente.

• Para la zona derecha el promedio fue de 88.74 lux

• Para la zona central el promedio fue de 50.11 lux

• Para la zona izquierda el promedio fue de 80.99 lux

La Norma COVENIN 2249-93 establece que el nivel adecuado de iluminación para depósitos donde se almacenan cargas pesadas es 150 lux; en este caso el que existe actualmente está muy por debajo de lo normal y esto se debe a que algunas de las bombillas con las que trabajan las lámparas, no se encuentran en condiciones óptimas de funcionamiento. Por otro lado, las lámparas que están ubicadas en la zona central no poseen el mismo grado de iluminancia que las que se encuentran en los laterales del galpón. Lo ideal sería reemplazar todas las lámparas por otras que tengan la capacidad en lux establecida por la norma, a fin de garantizar el alumbrado adecuado para el espacio.

Señalización de Seguridad