Optimización de la gestión de inventario de en SAP/MM Planta de distribución PLC, SISOR PDVSA

• RESUMEN

La presente Investigación fue realizada en la Planta de Distribución de Combustible Puerto la Cruz del Sistema de Suministro Oriente de Pdvsa. La misma está enmarcada en un diseño no experimental de tipo descriptivo pues se precisa de forma clara y concisa la Situación Actual presentada en el Almacén Operacional; además es considerada proyectiva dado que el resultado será un Manual de Procedimientos para realizar la Toma Física del Inventario de los Equipos, Repuestos y Materiales Consumibles de dicho Almacén. La Información fue recopilada a través de la entrevista no estructurada a su personal, la observación directa y por la revisión de los libros de registros los cuales contienen información clave sobre todos los insumos que se encuentran resguardados en el Almacén.

Palabras Claves: Implementación, Gestión de Inventario, Almacén, Metodología, Manual de Procedimientos

• INTRODUCCIÓN

El inventario físico es un proceso indispensable para la administración de los materiales de cualquier empresa, pues a través de su ejecución se conoce a ciencia cierta cuál es el nivel de existencia de cada material en el almacén. La información que se obtiene es de suma importancia, pues es utilizada en gran medida para llevar a cabo la planificación del stock, permitiendo definir Qué?, Cuando" y Cual? Es la cantidad exacta que se necesita pedir para que no se sufra del desabastecimiento.

PDVSA posee dentro de su estructura Organizativa al Departamento de Mantenimiento, el cual se encarga de realizar las actividades asociadas al proceso de administración de los materiales que se encuentran resguardados en los almacenes, siendo precisamente el inventario Físico uno de los procesos más importantes realizados por ellos. En la actualidad, se utilizan 2 modalidades de inventarios; el primero es un proceso general que se ejecuta anualmente. Mientras que el segundo, se aplica cada vez que un proveedor suministra un material, pues, para darle entrada a dicho almacén es necesario conocer la cantidad exacta de su existencia física y con ello es posible mantener un control y proporcionar a las unidades solicitantes los materiales que necesitan en un momento dado.

Sin embargo, el control que se tiene no es suficiente para garantizar un servicio confiable, puesto que el inventario debe realzarse tomando en cuenta otros aspectos que garanticen su óptima administración. Para ello es necesario que se elabore una metodología que se utilice como guía para realizar la toma física de los equipos, repuestos y materiales consumibles que se encuentran en el almacén del Departamento de Mantenimiento de PDVSA.

Por tal motivo esta investigación es muy importante para la sección materiales PDVSA, ya que contribuirá en el mejoramiento continuo de sus procesos, dado que la metodología que se plantea permite realizar el inventario físico en el almacén, considerando cuatro aspectos claves que influyen directamente en el control de los materiales, como lo es el valor monetario, el nivel de rotación, la importancia y la caducidad del material.

La metodología propuesta para el control de los materiales permite saber con exactitud a cuales artículos se le debe realizar el inventario y con que frecuencia debe hacerse, además de ello, se proporciona el instructivo que respalda a todo este procedimiento. Por lo tanto, será una guía que le permitirá a las personas encargadas de esa actividad, ejecutarla de forma rápida, sencilla y eficiente, pues se presentan con detalles los pasos que se deben seguir para efectuar la toma física del inventario.

Para desarrollar esta investigación fue necesario recolectar la información mediante una serie de entrevistas no estructuradas al personal que labora en el Departamento de Mantenimiento de PDVSA. Igualmente se revisó la información registrada en el sistema SAP/MM de todos los materiales que forman parte del estudio.

La investigación está constituida por los capítulos siguientes: Capítulo I, en este se describen algunos aspectos de la empresa y del sitio donde se realizó la investigación. Capítulo II, se habla del problema a tratar, la justificación, alcance, delimitación, el objetivo general y los específicos. Capítulo III, el mismo incluye el tipo de investigación, población, el tamaño de la muestra, los instrumentos de recolección de datos y el procedimiento que se siguió para realizar la investigación y de esa manera alcanzar todos los objetivos planteados. Capítulo IV, se definen todas las bases teóricas que contribuyeron en el desarrollo del estudio. Capítulo V, se describen y analizan los procedimientos que se realizan en el almacén, para tener un control de los materiales. Capítulo VI, en este capítulo se expone la metodología propuesta para el control del inventario y su manual de procedimientos. Luego se plantean las conclusiones y recomendaciones pertinentes y finalmente se presentan las referencias que enmarcan la investigación, los anexos y apéndices correspondientes.

CAPÍTULO I

• GENERALIDADES DE LA EMPRESA

A continuación se muestra el Capitulo I donde se habla acerca de la empresa en donde se realiza la investigación, sus objetivos, misión, visión y Estructura Organizativa.

Descripción de la Actividad

Petróleos de Venezuela, S.A. es una empresa dedicada a generar el mayor valor agregado de la explotación de los recursos de hidrocarburos bajo su responsabilidad. Su misión fundamental es producir y comercializar crudos y productos refinados de la más alta calidad, con el propósito de obtener el mayor rendimiento financiero para su accionista, el Estado Venezolano, y contribuir al desarrollo integral del país.

En el Estado Anzoátegui, específicamente en la ciudad de Puerto La Cruz, se encuentra ubicada la Planta de Distribución de Combustibles Puerto La Cruz (P/D PLC), la cual constituye la instalación de mayor importancia del Sistema de Suministro Oriente (SISOR) de PDVSA. En ella se localiza la estación principal de bombeo del sistema, el centro de las operaciones del poliducto y el punto de recepción de los productos provenientes de la refinería Puerto la Cruz.

Localización

La Planta de Distribución Puerto la Cruz, se encuentra en el Distrito Sotillo, Calle El Taladro, Puerto la Cruz del Estado Anzoátegui y ocupa una extensión de 6 hectáreas.

Misión

Distribuir productos derivados de hidrocarburos en el Distrito Oriente, en forma oportuna, confiable, segura y en armonía con el ambiente, a fin de satisfacer los requerimientos del cliente y contribuyendo al desarrollo socioeconómico de nuestro entorno.

Visión

Ser una organización reconocida por su alto desempeño en la distribución de productos derivados de hidrocarburos, contribuyendo activamente en el desarrollo socioeconómico de nuestro entorno.

Reseña histórica.

El 1° de enero de 1976, exactamente al primer segundo después de las doce de la noche, nació Petróleos de Venezuela S.A. como la empresa encargada de asumir las funciones de planificación, coordinación y supervisión de la industria petrolera nacional al concluir el proceso de reversión de las concesiones de hidrocarburos a las compañías extranjeras que operaban en Territorio Venezolano. La partida de nacimiento de la principal industria del país quedó plasmada en el decreto presidencial número 1.123 del 30 de agosto de 1975. Su primer presidente fue el general Rafael Alfonzo Ravard.

Durante el primer año de operación, PDVSA inició sus acciones con 14 filiales (finalmente serían tres: Lagovén, Maravén y Corpovén) que absorbieron las actividades de las concesionarias que estaban en Venezuela. Para aquel año, se mantiene la producción de crudo en 2,3 millones de barriles diarios. Las inversiones iníciales se sitúan en un principio en 1.200 millones de bolívares. Ya en 1978, las inversiones de capital se habían cuadruplicado y se ubicaban en 5.000 millones de bolívares.

Dentro de esta fase, inicia acciones en 1976, el Instituto Tecnológico Venezolano del Petróleo (Intevep), destinado a efectuar los estudios e investigaciones necesarias para garantizar el alto nivel de los productos y procesos dentro de la industria petrolera. Igualmente, dos años después se crea Petroquímica de Venezuela S.A. (Pequiven), dirigida a organizar el negocio de la producción petroquímica.

El 1 de enero de 1998, Petróleos de Venezuela integraba en su estructura operativa y administrativa a las tres filiales que durante más de 20 años habían compartido las operaciones. Se establecía de esta manera una empresa con un perfil corporativo unificado, dirigido a generar altos estándares de calidad y beneficios en lo que respecta a los procesos que están presentes dentro de la industria de los hidrocarburos.

En este sentido, se creaban tres divisiones funcionales PDVSA Exploración y Producción; PDVSA Manufactura y Mercadeo, y PDVSA Servicios. Exploración y Producción se encarga de desarrollar las actividades de búsqueda de reservas y explotación de petróleo y gas natural, así como los negocios del carbón y la Orimulsión, los convenios operativos para la reactivación de los campos petroleros, la participación de la industria en los contratos de exploración a riesgo y producción en áreas nuevas bajo el esquema de ganancias compartidas y en las asociaciones estratégicas para el desarrollo de los crudos pesados de la Faja del Orinoco.

La responsabilidad de Manufactura y Mercadeo pasa por integrar todos los sistemas de refinación ubicados en el país, incluso los de la Refinería Isla, en Curazao. Igualmente, comprende la comercialización internacional de hidrocarburos, de productos en el mercado industrial interno y el mercadeo al detal, etc.

Dentro de esta gran Empresa se encuentra ubicado el Departamento de Distribución, el cual se encarga de la comercialización de Hidrocarburos y sus Derivados, entre otras y las diferentes formas de suministros.

La Planta DE DISTRIBUCIÓN DE COMBUSIBLE PLC (P/D PLC), se encuentra dentro de la Refinería Puerto La Cruz, que es el punto inicial del Poliducto que interconecta a cada una de las Plantas de Distribución del Oriente del País. La cual esta conformada por las instalaciones de Puerto la Cruz (PLC), San Tome (STM), Maturín (MTR), Puerto Ordaz (POZ), Ciudad Bolívar (CDB.)

El Sistema Sisor se encuentra interconectado a cada una de estas plantas por medio de una línea de tubería llamada Poliducto, la cual envía los siguientes productos: G95, DSL y G95, uno detrás del otro, con un recorrido de 600 kilómetros de largo bajo el siguiente esquema:

• a) Un tramo de 16" de diámetro de un largo de 160 Km. que interconecta a la planta de PLC. con la planta de STM.

• b) Un tramo de 12" de diámetro de un largo de 200 Km. que interconecta a la planta de STM. con la planta de POZ.

• c) Dos tramos de 8" de diámetro, uno de un largo de 170 Km. que interconecta a la planta de STM. con la planta de MTR. otro de un largo de 70 Km. que interconecta a la planta de POZ. con la planta de CDB.

El proyecto SISOR está constituido por una red combinada de tanques de almacenamiento y poliducto que facilita a un gran número de ciudades disponer del combustible automotor, que mediante un sistema complejo de distribución colocan estos productos en los sitios donde son requeridos. Los sistemas que intervienen a nivel nacional son:

1.- Sistema SISCO, ubicado en Yagua estado Carabobo y cubre El Centro del País.

2.- Sistema METROPOLITANO, ubicado en Caracas y zonas adyacentes.

3.- Sistema SUMANDES, el cual cubre El Occidente del País.

4.- Sistema SISOR, situado en El Oriente del País y cubre los estados Anzoátegui, Monagas, Sucre y Bolívar.

El sistema SISOR suministra combustible a un 59 % del territorio nacional y un 22 % del volumen nacional de los derivados de hidrocarburos, colocándolos en sitios estratégicos para su distribución en el Oriente del País. Estos combustibles son procesados en la refinería Puerto La Cruz, los cuales son: Gasolina Sin Plomo de 91 octanos, Gasolina Sin Plomo de 95 octanos y Diesel, también procesa otros productos, pero los nombrados son los que utiliza el sistema Sisor.

Los productos son enviados por un poliducto que parte desde la Planta Puerto La Cruz, la cual esta ubicada en la refinería mencionada teniendo que realizar un recorrido de tubería de 600 Km. Los productos viajan uno tras otro, sin ningún elemento que los separe, todo esto bajo un esquema de planificación de envíos, en donde cada una de las plantas que componen el sistema Sisor, puede recibir un porcentaje de estos volúmenes y de esta forma mantener sus niveles de autonomía, durante el tiempo que duran en viajar los diferentes lotes. El recorrido se realiza de la siguiente forma: Sale de la planta Puerto La Cruz, hasta la planta San Tomé, luego este se bifurca en dos tramos, los cuales son: San Tomé – Maturín y San Tomé – Puerto Ordaz y otro tramo que parte Desde Puerto Ordaz hasta Ciudad Bolívar.

Estructura Organizativa: Gerencia de Distribución de Oriente

Fuente: Manual de Organización de la Planta de Distribución de Combustible de Puerto la Cruz

Estructura Organizativa: Planta de Distribución de Combustible Puerto La Cruz.

Fuente: Manual de Organización de la Planta de Distribución de Combustible de Puerto la Cruz

CAPÍTULO II

• FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

A continuación se muestra el Capitulo II, donde se explica en detalle la problemática presentada, justificación e importancia del trabajo, limitaciones presentadas en la investigación, los objetivos planteados general y específicos que determinan los fines de la investigación.

Planteamiento:

La planta de suministro de combustibles Puerto La Cruz, requiere de una gran cantidad de materiales necesarios para mantener las operaciones inherentes a su proceso medular (recepción, almacenaje y despacho de productos derivados de hidrocarburos), estos materiales van desde un tornillo hasta bombas y motores capaces de bombear 3 mil barriles/hora. Debido a esto es necesario manejar los materiales de manera mas confiable y segura para así dar respuesta inmediata a cualquier evento que se presente ya sea con equipos operacionales, dotación de equipos de seguridad del personal que labora en la planta y el suministro de material necesario para realizar labores administrativas.

Cada operación del proceso requiere materiales y suministros a tiempo en un punto en particular, el eficaz manejo de materiales. Se asegura que los materiales serán entregados en el momento y lugar adecuado, así como, la cantidad correcta. El manejo de materiales debe considerar un espacio para el almacenamiento. El manejo de materiales puede llegar a ser el problema de la producción ya que agrega poco valor al producto, consume una parte del presupuesto de manufactura. Este manejo de materiales incluye consideraciones de movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo de materiales debe asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen periódicamente de un lugar a otro.

En una época de alta eficiencia en los procesos industriales las tecnologías para el manejo de materiales se han convertido en una nueva prioridad en lo que respecta al equipo y sistema de manejo de materiales. Pueden utilizarse para incrementar la productividad y lograr una ventaja competitiva en el mercado. Aspecto importante de la planificación, control y logística por cuanto abarca el manejo físico, el transporte, el almacenaje y localización de los materiales.

Debido a la cantidad de materiales, equipos, herramientas y tiempo utilizado por el personal encargado de recibir y almacenar los diferentes materiales utilizados en la planta de Distribución de Combustibles Puerto La Cruz y al no contar con un lugar adecuado para la disposición final de todos los materiales, equipos y herramientas, es sumamente importante estudiar las posibles alternativas que permitan tener un mejor rendimiento en horas hombre del personal que labora en la planta, así como disponer de sitios o lugares con capacidad para depositar y almacenar los artículos en forma adecuada para mantener la integridad de los materiales, de igual manera tratar de implementar un sistema de control de inventarios fácil de utilizar y amigable al usuario. En la actualidad esta planta no cuenta con un almacén que permita ordenar de manera optima los materiales que esta usa en sus procesos productivos, solo dispone de un contenedor de metal sin ningún tipo de ventilación, iluminación ni condiciones mínimas de higiene y seguridad industrial, así como un patio de almacenamiento sin ningún tipo de orden ni control en lo que allí se deposita, generando malestar al personal al tener que buscar o ingresar materiales recibidos en planta, de esta manera crean espacios confinados que pueden convertirse en cualquier momento en un accidente laboral. De igual manera no se cuenta con un control de inventarios que permita mejorar las condiciones de trabajo al personal que labora en esa área. Por lo antes expuesto es necesario implementar un sistema que permita de manera confiable y segura, identificar, mantener y controlar todos los equipos, repuestos y materiales consumibles, minimizando los riesgos de danos en equipos críticos y menor tiempo de respuesta al momento de buscar y entregar materiales, facilitando de esta manera el manejo de información y el mejoramiento de las tareas relacionadas con la Administración de Materiales.

La metodología propuesta en este informe es una herramienta que servirá de guía para que el personal encargado de la Administración del Almacén Operacional de la P/D PLC realice el inventario físico de todos los materiales en existencia de la mejor manera posible, permitiendo realizar el trabajo de manera eficiente y contribuir con el mejoramiento continuo de los procesos que allí se realizan.

Justificación e importancia de la investigación

Para toda organización es importante estructurar estrategias que le permitan ejecutar de manera satisfactoria todas las actividades, con el propósito de que cada persona asuma un papel protagónico en el logro de los objetivos de la empresa. El desarrollo de esta investigación es de gran relevancia ya que la metodología propuesta para el control del inventario en el Almacén Operacional de la P/D PLC, será una guía que le permitirá al personal cumplir con sus actividades de manera eficiente, contribuir al mejoramiento continuo de los procesos de administración de materiales e incrementar la calidad del servicio prestado para mantener las respectivas Certificaciones ISO en todos sus procesos.

Objetivo general

Diseñar un Plan para Optimizar la Gestión de Almacenaje y control de inventarios y desarrollar una Redistribución de planta, que facilite minimizar los tiempos de respuestas en cuanto al manejo de materiales y entrega oportuna de equipos y herramientas necesarias para controlar las operaciones de la planta de Distribución de Combustible Puerto La Cruz.

Objetivos Específicos:

• d) Describir la situación actual de los procedimientos.

• e) Determinar los materiales que se encuentran en los almacenes.

• f) Definir las etapas a seguir para el desarrollo del plan y los criterios de clasificación de los equipos, repuestos y materiales consumibles en el Almacén Operacional de la PD/PLC de PDVSA.

• g) Clasificar los equipos, repuestos y materiales consumibles tomando en cuenta los criterios seleccionados.

• h) Determinar el Nivel de Aplicación del sistema SAP/MM, en la gestión del Control de Inventario en el Almacén Operacional de la P/D de Combustible PLC de PDVSA.

• i) Elaborar un manual de Procedimientos para realizar el control de inventario del almacén.

• j) Proponer indicadores que permitan medir el desempeño de la gestión de los Equipos resguardados en el Almacén Operacional.

• k) Determinar el Tipo de Distribución de Planta que se aplicará

• l) Determinar los requerimientos de la maquinaria y equipo fundamental en las Operaciones de la Empresa.

• m)  Determinar la Interrelación de Actividades entre Departamentos y Centros de Trabajo, dentro del Almacén Operacional.

• n)  Determinar y Clasificar las intensidades de flujo de las operaciones o actividades.

• o)  Identificar el tipo de flujo de materiales que se tendrán en la empresa.

• p)  Desarrollar diagrama de relaciones para todos los servicios o actividades relacionadas con el flujo de materiales (LAYOUT).

Alcance

Esta investigación se orientará a la evaluación y clasificación de todos los materiales que se encuentran reguardados en el almacén Operacional de la P/D PLC de PDVSA, con el propósito de proponer una metodología que permita llevar a cabo un mejor control de sus inventarios. Cabe destacar que la presente investigación puede ser aplicada en los demás almacenes de la empresa.

Delimitación:

La presente Investigación permitirá elaborar una metodología para llevar a cabo un mejor control del inventario específicamente en el Almacén Operacional, ubicado en la Planta de Distribución de Combustible, Puerto la Cruz.

CAPÍTULO III

• MARCO TEÓRICO

Una vez definido el planteamiento del problema y precisados sus objetivos generales y específicos que determinan los fines de la investigación, es necesario establecer los aspectos técnicos que sustentarán el estudio del tema planteado. Debido a esto dentro del Marco teórico se evidencia la definición de Almacén, Inventarios, Sistema de Clasificación de Inventarios ABC y Manual de Procedimientos

ALMACÉN

Es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Funciones del almacén

La manera de organizar o administrar el Departamento de Almacén depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

• Recepción de Materiales

• Registro de entradas y salidas del Almacén.

• Almacenamiento de materiales.

• Mantenimiento de materiales y de almacén.

• Despacho de materiales.

• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

Principios básicos del almacén

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para al administración, la producción o al venta de artículos o mercancías. Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas. Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrad y salida, o sea una rápida rotación. Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén.

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.

• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.

• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).

• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.

• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias.

• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.

• La identificación debe estar codificada.

• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente personal ajeno al almacén.

• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.

• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.

• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.

• Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.

• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

Tipos de almacén

Almacén de materia prima y partes componentes:

Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción.

Almacén de materias auxiliares:

Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.

Almacén de productos en proceso:

Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso.

Almacén de productos terminados:

El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.

Almacén de herramientas:

Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.

Almacén de materiales de desperdicio:

Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo.

Almacén de materiales obsoletos:

Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.

Almacén de devoluciones:

Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.

Las áreas del almacén

Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora deben tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación:

• Recepción.

• Almacenamiento.

• Despacho.

El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.

Área de recepción:

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. Las condiciones que impiden el flujo rápido son:

• Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.

• Medios de Manejo de Materiales Deficiente.

• Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corta posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del proveedor al almacén. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.

Área de Almacenamiento:

En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.

Características de la zona de almacenamiento:

El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de tres factores:

• Entidad a la cual se va servir.

• El espacio de que se dispone.

• Los artículos que en él se van a guardar.

Para determinar en relación a ellos, las características que debe reunir.

Principios básicos en el área de almacenamiento:

• Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas son despachadas.

• Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.

• Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra.

• Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para estropearla.

• Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a el. Solo se permitirá ingreso al personal autorizado.

• Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación adecuada.

• Llevar registros de existencias al día.

• Eliminar el papeleo superfluo.

• Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena.

• El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación.

• El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos.

• El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en el opuesto.

• Si el espacio es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente:

• Una mejor ubicación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.

• Un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente.

• Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado.

• Un aprovechamiento del espacio cúbico con el diseño de entre pisos o estantería de varios niveles sobrepuestos.

• Reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías movibles o en bloques.

• Eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén.

• Reducción de existencias por medio de los sistemas y fórmulas en el estudio de control de inventarios.

Área de despacho

La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe: Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado y ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura. Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.

Costos de almacenamiento

Los costos de almacenamiento son todos aquellos costos que se encuentran relacionados directamente con la titularidad de los inventarios, pueden ser fijos o variables.

Costos fijos: son aquellos costos que permanecen constantes durante un periodo de tiempo determinado, sin importar el volumen de producción. Los costos fijos se consideran como tal en su monto global, pero unitariamente se consideran variables como son:

• Personal

• Vigilancia y Seguridad

• Cargas Fiscales

• Mantenimiento del Almacén

• Reparaciones del Almacén

• Alquileres

• Amortización del Almacén

• Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje

• Gastos financieros de inmovilización

Costos variables: son aquellos que se modifican de acuerdo con el volumen de producción, es decir, si no hay producción no hay costos variables y si se producen muchas unidades el costo variable es alto. Unitariamente el costo variable se considera Fijo, mientras que en forma total se considera variable como son:

• Energía

• Agua

• Mantenimiento de Estanterías

• Materiales de reposición

• Reparaciones ( relacionadas con almacenaje )

• Deterioros, pérdidas y degradación de mercancías.

• Gastos Financieros de Stock.

MANEJO DE MATERIALES

Para cualquier actividad de manufactura existen tres funciones fundamentales a cumplir en las cuales se involucra el mover cosas:

• En la actividad o trabajo que se hace.

• Manejar los materiales entre los distintos puntos de actividad o trabajo.

• Controles del ciclo trabajo – movimiento.

El manejar materiales siempre implica mover y almacenar y esta consideración, nunca debe ser subestimada. Encontramos el manejar cosas en las siguientes fases de los procesos productivos:

• En el lugar donde se está realizando el trabajo.

• En las líneas de producción.

• Entre departamentos.

• Entre plantas o fábricas.

• Entre empresas o compañías.

• En un sistema manufactura – distribución – consumo.

Como actividades principales del manejo de materiales pueden destacarse:

• Empacado.

• Cargar en transportes

• Transportar fuera de la fábrica.

• Manejo fuera de la fábrica.

• Descarga de los transportes

• Recepción de materiales y productos.

• Almacenaje

• Entrega de materiales y productos.

• Manejos en el proceso productivo.

• Almacenaje durante el proceso

• Manejo en el área de trabajo.

• Manejo entre departamentos.

• Manejo dentro del departamento.

• Manejo dentro de la planta.

• Manejo de materiales en funciones auxiliares al proceso.

• Almacenaje del producto terminado.

• Carga y envío.

• Transporte al área de consumo.

• Otros.

Las anteriores son las principales actividades en el manejo de materiales. Debemos considerar en ellas los siguientes elementos para desarrollar un adecuado trabajo:

• Métodos de manejo

• Métodos de almacenaje

• Técnicas de carga y descarga de materiales, partes y otros.

• Método de empacado.

• Método de proteger los embarques

• Método de verificación del empaque, el proceso de empacado y carga.

• Especificaciones y estándares para el manejo de materiales.

• Disponibilidad de los equipos de manejo.

• Selección de equipos para manejo y almacenaje.

• Evaluación y selección de equipos auxiliares.

• Contenedores para almacenar, descargar y empacar.

• Reparación y mantenimiento de los equipos así como procedimientos y políticas para los mismos.

• Prevención en el daño de materiales y productos.

• Medidas de seguridad para el personal y los productos. Entrenamiento y supervisión del personal.

• Análisis y retroalimentación del proceso, con el objetivo de mejorar.

• Métodos de control de costos y estudio de los costos de manejo.

• Actualización permanente en los equipos, métodos y procedimientos del manejo de materiales.

• Nuevos sistemas.

Objetivos fundamentales en el manejo de materiales

Definamos cuatro objetivos principales: