Implementación del módulo de evaluación de las actividades de formación como parte del sistema en línea de Masisa (página 2)

Los resultados que se obtienen durante la capacitación se evalúan en la fase final del proceso, y se puede hacer en tres niveles. Chiavenato, I. (2000) señala al respecto que "los resultados arrojan indicadores favorables cuando existió un efectivo entrenamiento" (pág.579).

El mismo autor señala que el manual de funciones se divide en los siguientes aspectos:

Tabla 5. Niveles de Resultados de Evaluación del Capacitación.

Fuente: Chiavenato, I Administración de Recursos Humanos (2000).

Obsérvese que para la evaluación del proceso debe revisarse sus efectos sobre las tareas, sobre los recursos humanos y sobre la organización como un todo, igual que al momento de detectar las necesidades de capacitación, ya que iniciar un proceso de detección de necesidades, se debe examinar la organización como un todo, las carencias en formación de los recursos humanos y las necesidades derivadas de las tareas que el personal ejecuta.

Bases Legales

Las bases legales que soportan la investigación son las siguientes:

LOPCYMAT: Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo. Gaceta Oficial N° 38.236 (2002), en sus Disposiciones Generales.

Derechos y deberes de los trabajadores y trabajadoras Artículo 53: Los trabajadores y las trabajadoras tendrán derecho a desarrollar sus labores en un ambiente de trabajo adecuado y propicio para el pleno ejercicio de sus facultades físicas y mentales, y que garantice condiciones de seguridad, salud y bienestar adecuado.

Artículo 56. Son deberes de los empleadores y empleadoras, adoptar las medidas necesarias para garantizar a los trabajadores y trabajadoras condiciones de salud, higiene, seguridad y bienestar en el trabajo, así como programas de recreación, utilización del tiempo libre, descanso y turismo social e infraestructura para su desarrollo en los términos previstos en la presente Ley y en los tratados internacionales suscritos por la República, en las disposiciones legales y reglamentarias que se establecieren, así como en los contratos individuales de trabajo y en las convenciones colectivas.

INCES: Reglamento de la Ley sobre el Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista Gaceta Oficial 37.809 (2003)

Capítulo IV De la Formación y Capacitación en Servicio, establece:

Artículo 56. En todo establecimiento comercial que tenga diez (10) o más trabajadores, el patrono tendrá la obligación de enseñar, complementar o perfeccionar un oficio, con el fin de desarrollar, capacitar y formar a su personal. Para ello, deberá organizar cursos y talleres periódicos dados directamente en sus centros de capacitación registrados por el Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista (INCES), o inscribir al personal en cursos organizados por terceros, siempre y cuando los mismos se encuentren debidamente registrados en el Instituto y atiendan las políticas, lineamientos y regulaciones generales establecidas por éste.

En el Art. 57 del reglamento antes mencionado reza:

Artículo 57.Los cursos y actividades de formación y capacitación en servicio de trabajadores adultos, deberán ser realizados de acuerdo con las necesidades de los sectores productivos en cada región y en correspondencia con las orientaciones del Plan Nacional de Desarrollo Económico y Social. Cada tipo de formación y capacitación tomará en cuenta las capacidades de los trabajadores entrenados y serán realizados de acuerdo con los niveles y modalidades establecidos por el Instituto Nacional de Capacitación y Educación Socialista (INCES). El programa y la duración de esos cursos serán fijados previa la determinación de los objetivos que se persiguen en cada caso.

Sistemas de Información

La finalidad de un Sistema de Información es captar, almacenar y distribuir información del entorno de una institución y de sus operaciones internas para el propósito de apoyar a las áreas o funciones de la institución y a la torna de decisiones, a la comunicación, coordinación, control y análisis y visualización. Los sistemas de información transforman los datos puros en información útil mediante tres actividades básicas, alimentación, procesamiento y salida.

Para ser útiles, los Sistemas de Información deben reflejar fielmente los requerimientos de información de la institución. Deben satisfacer lasnecesidades del nivel específico y de la función de la institución que deben de apoyar (Ver Figura 5).

Figura 5. Elementos de un sistema de información Fuente: edu.red/trabajos15/mercadotecnia/mercadotecnia2 Existen seis clases principales de sistemas de información en las instituciones actuales:

Los sistemas de procesamiento de operaciones (SPO) al nivel operativo.

Sistemas del trabajo de conocimiento (STC).

Sistemas de automatización en la oficina (SAO) al nivel de Conocimientos.

Sistemas de información para la administración (SIA).

Sistemas para el soporte a decisiones (SSD) al nivel gerencial.

Sistemas de soporte a gerencial (SSG) al nivel estratégico.

Los seis tipos de sistemas están diseñados para diferentes propósitos y para diferentes personas. Los sistemas de procesamiento de operaciones (SPO) realizan y registran las operaciones diarias de rutina que son necesarias para la operación del negocio. También producen información para los otros sistemas. Muchas instituciones hoy día quedarían paradas si fallara su SPO tan sólo un día o aun horas. Ejemplos de estos sistemas son los usados para el procesamiento de pedidos, las reservaciones en una línea aérea y el sistema de nómina.

Los sistemas a nivel de conocimiento dan soporte a las personas que trabajan en oficina, como administradores o profesionales. Consisten en sistemas de automatización para oficina para el incremento de la productividad de los trabajadores de la información (procesadores de palabra, edición de escritorio, almacenamiento de documentos, trascripción por facsímile, correo electrónico, videoconferencias) y los sistemas de trabajo de conocimiento para estimular la productividad de los trabajadores del conocimiento (estaciones de trabajo profesionales, graficados, modelos analíticos, preparación de documentos y comunicación). Los sistemas de trabajo de conocimientos están ligados estrechamente a los otros sistemas en la empresa.

Los sistemas de administración (SIA y SSD) proporcionan al nivel de control de la administración informes y accesos al continuo desempeño de la institución y a sus registros históricos. La mayoría de los informes emitidos por el SIA condensan información de los SPO y no son muy analíticos. Los sistemas de soporte de decisiones (SSD) dan apoyo a las decisiones de administración cuando éstas son únicas, rápidamente cambiantes y no están previamente especificadas.

Los sistemas de soporte a ejecutivos (SSE) dan apoyo al nivel estratégico al proporcionar un ambiente generalizado de computación y de comunicaciones para apoyar la toma de decisiones al nivel directivo. Cuentan con limitadas posibilidades de análisis pero pueden producir un software muy sofisticado de gráficas y recurrir a muchas fuentes externas e internas de información.

Características de los sistemas de información modernos.

Sistemas sencillos sirviendo a funciones y niveles múltiples dentro de la empresa.

Acceso inmediato en línea a grandes cantidades de información.

Fuerte confiabilidad en la tecnología de telecomunicaciones.

Mayor cantidad de inteligencia y conocimientos implícita en los sistemas.

La capacidad para combinar datos y gráficas.

Clasificación de los sistemas de información

Transaccionales (Sistemas transaccionales)

A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra.

Normalmente son el primer tipo de SI que se implanta en las organizaciones.

Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.

Tienen la propiedad de ser recolectores de información.

Son fáciles de justificar ante la dirección ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo a las decisiones (Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Gerenciales o Sistemas Ejecutivos, Sistema de Soporte para la Toma de Decisiones en Grupo.)

Suelen introducirse después de haber implantado los sistemas transaccionales.

Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entradas y salida de información.

La información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y de alta administración en el proceso de la toma de decisiones.

No suelen ahorrar mano de obra.

La justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil.

Suelen ser SI interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

Apoyan la toma de decisiones que por su naturaleza son repetitivas.

Pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas.

Sistemas Estratégicos (Sistemas Expertos (ES), Sistemas Estratégicos)

Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución permanente dentro de la organización.

Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.

Apoyan el proceso de innovación dentro de la empresa.

Implicaciones institucionales en la implantación de los sistemas. Las características sobresalientes de las instituciones que deben ser tocadas por los sistemas de información incluyen a los niveles organizacionales, estructuras organizacionales, tipos de tareas y decisiones, la naturaleza del apoyo administrativo y los sentimientos y actitudes de los trabajadores que emplearán, al sistema. La historia y el entorno de la institución deberán también de ser considerados.

La implantación de un nuevo sistema de información es a menudo más difícil de lo que se prevé, a causa de los requerimientos de cambio organizacional. Como los sistemas de información potencialmente cambian las dimensiones importantes de la institución, incluyendo a la estructura, cultura, relaciones de poder y actividades de trabajo, a menudo se tiene una resistencia considerable a los nuevos sistemas.

Ciclo de vida del desarrollo de sistemas Antes de dar detalles sobre este proceso, se define lo que es un sistema. De manera sencilla, un sistema puede ser definido como un conjunto de actividades y elementos organizados para alcanzar un fin. Un sistema de información se compone de elementos como hardware, software, personas, procedimientos y datos que interactúan unos con otros para generar la información primordial en el desempeño de la organización.

La información es un recurso valioso que permite a la organización llevar a cabo la prestación de servicios o elaboración de productos. Es común que las organizaciones deban cambiar sus sistemas de información, motivado al crecimiento de la misma, cambio en regulaciones estatales, surgimiento de nueva tecnología, y otros. Es decir, siempre habrán factores que modifiquen el ambiente donde se desempeña la organización y ésta debe cambiar para afrontarlos, lo cual se verá reflejado en los sistemas que la conforman.

El análisis y diseño de sistemas es un procedimiento para la resolución de problemas. Cuando se trata del diseño de sistemas de información, busca analizar sistemáticamente la entrada o flujo de datos, la transformación de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de información en el contexto de una organización particular. También es usado para analizar, diseñar e implementar mejoras que puedan incorporarse a la organización y puedan ser alcanzadas al usar un sistema de información computarizado.

Este procedimiento se lleva a cabo, en el llamado ciclo de vida de desarrollo de sistemas, el cual consta de seis pasos que permiten el diagnóstico y optimización de un sistema de información. Este ciclo puede repetirse indefinidamente, porque como ya se señaló, las organizaciones siempre se ven sometidas a cambios, y sus sistemas deben renovarse periódicamente. Los pasos del ciclo de vida de desarrollo son los que se encuentran en la imagen. Se suele llamar analistas de sistemas a quienes se encargan de realizar en las empresas, el proceso de análisis y diseño de sistemas, definiendo los lineamientos a seguir y la manera en que debe incorporarse la tecnología de la computación para adecuar y actualizar sus sistemas de información.

Los usuarios juegan un papel crítico al momento de cambiar o desarrollar exitosamente un sistema de información, porque son quienes conocen los problemas de su área de trabajo, pudiendo suministrar información valiosa y atinada sobre las necesidades que debería resolver tal sistema. El desarrollo acertado de sistemas de información automatizados requiere del trabajo conjunto de usuarios finales y de los analistas de sistemas.

Resumen del ciclo de vida de desarrollo de sistemas Fase – Tareas asociadas (Ver Figura 6)

Investigación preliminar: Definir el problema Sugerir alternativas Presentar reporte breve.

Análisis: Recopilar datos, analizar datos, documentar resultado.

Diseño: Diseñar alternativas, escoger la mejor alternativa, reportar resultado

Desarrollo: Desarrollar o adquirir software, adquirir hardware, probar Sistema

Implementación: Instalación, capacitación de usuarios

Mantenimiento: Auditar nuevo sistema, evaluar periódicamente

Figura 6. Ciclo en seis fases de un sistema de información. Fuente:http://www.rena.edu.ve/cuartaEtapa/Informatica/Tema11.html Descripción del ciclo de vida de desarrollo de sistemas

Investigación preliminar: Para identificar las necesidades o requerimientos de información pertinentes.

Análisis de sistemas: Es el estudio detallado del sistema en uso y la especificación de nuevos requerimientos.

Diseño del sistema: Se trata de la descripción detallada o delineación del nuevo sistema.

Desarrollo del sistema: Se adquiere, desarrolla y prueba el software y hardware requeridos.

Implementación del sistema: Instalación y adecuación del nuevo sistema, capacitando además a sus usuarios.

Mantenimiento del Sistema: Es una etapa permanente, en la cual se evalúa periódicamente el sistema y de ser necesario, se le actualiza.

Las etapas deben llevarse a cabo de manera secuencial, tienen productos definidos y requieren de autorización formal antes de que principie la siguiente etapa luego de terminar la anterior.

Proceso de diseño de una base de datos

Fase 1: Análisis de requerimiento Objetivo

Recabar información sobre el uso que se le piensa dar a la base de datos.

Tareas Elicitación de los requisitos del sistema:

Identificación de las principales áreas de la aplicación y grupos de usuarios.

Estudio y análisis de la documentación existente relativa a las aplicaciones.

Estudio del entorno de operación actual.

Estudio del uso de la información (transacciones, frecuencias y flujos de datos).

Resultados Documento de especificación de requerimientos:

Descripción del sistema en lenguaje natural.

Lista de requerimientos (organizados de forma jerárquica).

Diagramas de flujo de datos (DFD).

Casos de uso.

Fase 2: Diseño conceptual Objetivo

Producir un esquema conceptual de la base de datos (independiente del sistema gestor de bases de datos que luego vayamos a utilizar).

Tareas

Comprensión de la estructura, semántica, relaciones y restricciones asociadas a los datos que deben almacenarse en la base de datos.

Modelado de los datos del sistema (obtención de una descripción estable de lo que será el contenido de la base de datos).

Comunicación entre usuarios finales, analistas y diseñadores para comprobar la validez del modelo obtenido.

Resultados

Diagrama E/R, diagrama CASE*Method o diagrama de clases UML.

Diccionario de metadatos.

Fase 3: Elección del SGBD

La elección del sistema gestor de bases de datos que vayamos a utilizar se realiza en dos etapas:

Primero se realiza la elección del modelo de datos, el tipo de sistema gestor de bases de datos que vamos a usar: relacional, objeto relacional, orientado a objetos, multidimensional.

A continuación se elige el sistema gestor de bases de datos concreto (y su versión). Por ejemplo, si decidimos utilizar un sistema gestor de bases de datos relacionales, podemos recurrir al gestor de bases de datos de Oracle, al DB2 de IBM, al SQL Server de Microsoft, al Interface de Borland o a cualquier otro de los muchos sistemas gestores de bases de datos relacionales que existen en el mercado.

Fase 4: Diseño lógico

Objetivo Crear el esquema conceptual de la base de datos (y todos los esquemas externos asociados a las distintas aplicaciones del sistema) de acuerdo con el modelo de datos del sistema gestor de base de datos elegido.

Tareas Para realizar el diseño lógico de la base de datos, hay que transformar los esquemas obtenidos en el diseño conceptual en un conjunto de estructuras propias del modelo abstracto de datos elegido. En el caso de las bases de datos relacionales tendremos que realizar las siguientes tareas:

Paso del diagrama E/R (o equivalente) a un conjunto de tablas.

Normalización de las tablas

Resultado Un conjunto de estructuras propias del modelo abstracto de datos del SGBD elegido (esto es, un conjunto de tablas si trabajamos con bases de datos relacionales).

Fase 5: Diseño físico

Objetivo El diseño físico de la base de datos consiste en elegir las estructuras de almacenamiento apropiadas (tablas, particiones de tablas, índices…) para que el rendimiento de la base de datos sea el adecuado para las distintas aplicaciones a las que ha de dar servicio.

Tareas

Estimar adecuadamente los diferentes parámetros físicos de nuestra base de datos, para lo cual podemos recurrir a técnicas analíticas (modelos matemáticos del rendimiento de un sistema) y a técnicas experimentales (como la construcción de prototipos, el uso de técnicas de simulación o la realización de pruebas de carga).

Preparar las sentencias DDL correspondientes a las estructuras identificadas durante la etapa de diseño lógico de la base de datos.

Resultado Un conjunto de sentencias DDL escritas en el lenguaje del SGB elegido (incluyendo la creación de índices, la selección de parámetros físicos de la base de datos, etcétera).

Fase 6: Instalación y mantenimiento

Como en cualquier sistema de información, casi siempre resulta necesario modificar el diseño de la base de datos, ya sea porque el rendimiento observado después de la implementación del sistema de bases de datos no sea el adecuado o porque haya que introducir cambios en el esquema de la base de datos como consecuencia del mantenimiento del sistema de información. Por ambos motivos se incluye explícitamente esta fase en el proceso de diseño de bases de datos.

ACTIVIDADES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Sistemas de Información realizan las diversas actividades principales haciendo uso de la computadora, lo cual permite un mejor desempeño de los sistemas de información en las organizaciones públicas y/o privadas (Ver figura 7).

Las actividades son las siguientes:

Entrada de datos

Proceso mediante el cual se captura y prepara datos para su posterior procesamiento. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales se realizan por el operador o el usuario, y las automáticas surgen de otros sistemas.

Almacenamiento de datos

Proceso mediante el cual el sistema almacena de manera organizada los datos e información para su uso posterior.

Para hacer fácil su recuperación, los datos almacenados se organizan en:

Campo: agrupación de caracteres que identifican a un sujeto, lugar u objeto, por ejemplo: nombre de un empleado.

Registro: conjunto de campos interrelacionados, por ejemplo el registro nómina de un trabajador podría componerse por el nombre, ítem, departamento y sueldo.

Archivo: conjunto de registros interrelacionados, por ejemplo el archivo planilla del mes enero del año 2001 podría estar compuesto por registros de la nómina de todos los trabajadores durante el mes de enero de 2001.

Base de datos: conjunto integrado de registros interrelacionados. Por ejemplo, la base de datos de empleados de una organización, podría incluir archivos de las planillas de todos los meses, junto con otros archivos relacionados a registros de evaluación de desempeño de cada trabajador, asistencia a capacitaciones, etc.

Procesamiento de datos

Es la capacidad de efectuar operaciones con los datos guardados en las unidades de memoria. Durante este procesamiento se evidencia lo siguiente:

Aumenta, manipula y organiza la forma de los datos.

Analiza y evalúa su contenido.

Selecciona la información para ser usada en la toma de decisiones, y constituye un componente clave en el sistema de información gerencial.

Salida de información

Actividad que permite transmitir información útil y valiosa a los usuarios finales.

Además un sistema de información debe tener control del desempeño del sistema, es decir debe generar retroalimentación sobre las actividades de entrada, procesamiento, almacenamiento y salida de información. Esta retroalimentación debe evaluarse para determinar si el sistema cumple con los estándares de desempeño establecidos.

Figura 7. Actividades del Sistema de Información Fuente: http://izamorar.com/actividades-basicas-de-un-sistema-de- informacion/ Manual del Usuario Un manual es una publicación que incluye lo más sustancial de una materia. Se trata de una guía que ayuda a entender el funcionamiento de algo. Un usuario es, por otra parte, la persona que usa ordinariamente algo o que es destinataria de un servicio.

Estas dos definiciones nos permiten comprender qué es un manual de usuario. Este tipo de publicaciones brinda las instrucciones necesarias para que un usuario pueda utilizar un determinado producto o servicio. Por ejemplo, si el manual de usuario está referido a un teléfono móvil (celular), incluirá explicaciones sobre su funcionamiento, las funciones de las teclas, las opciones disponibles, etc.

Un manual de usuario es, por lo tanto, un documento de comunicación técnica que busca brindar asistencia a los sujetos que usan un sistema. Más allá de su especificidad, los autores de los manuales intentan apelar a un lenguaje ameno y simple para llegar a la mayor cantidad posible de receptores.

Dada su complejidad, todos los productos electrónicos o informáticos suelen contar con su propio manual de usuario. Otros productos más simples(como una pelota o una mesa) no requieren de manual para que el usuario sepa cómo utilizarlos.

Los manuales de usuarios suelen estar escritos en diversos idiomas y contar tanto con textos como con imágenes. De esta forma se facilita la comprensión de los conceptos. Los diagramas y esquemas también son habituales.

Una estructura frecuente de los manuales de usuario incluye una introducción al producto en cuestión, un índice con los contenidos del manual, la guía en sí misma, una sección de problemas frecuentes y su forma de solucionarlos, los datos de contacto y un glosario.

Los manuales de usuario generalmente son incluidos a dispositivos electrónicos, hardware de computadora y aplicaciones. El manual de usuario puede venir tanto en forma de libro como en forma de documento digital, e incluso poder ser consultado por Internet.

En general, un manual de usuario debería poder ser entendido por cualquier usuario principiante, como así también serle útil a usuarios avanzados.

El presente texto es solo una selección del trabajo original.Para consultar la monografía completa seleccionar la opción descargar del menú superior.