El sistema de Administración Financiera. En entes descentralizados y desconcentrados

3. Órganos Públicos Desconcentrados y Descentralizados
4. Diferencia entre ambos
5. Importancia de cada uno
6. Características
7. Importancia
8. El Sistema Financiero del Órgano
9. Sistema Contable
10. Sistema Presupuestario
11. Conclusión
12. Recomendaciones
13. Anexos

Introducción:

Todas las organizaciones bien sean publicas o privadas se encuentran, compuestas por oficinas denominadas unidades y/o departamentos entre los cuales se destaca por su carácter esencial y revelante, el área de contabilidad.

Dentro de la Alcaldía del Municipio Guanare existe el Departamento de Contabilidad, el cual recientemente ha experimentado algunos cambios en su estructura organizacional y funcional aprovechando el hecho que de la administración es un sus etapas lo suficientemente completa para el logro de sus metas.

Este trabajo contiene, primero el marco teórico públicos desconcentrados y descentralizado, luego la parte de campo, es decir; conocer a la empresa en si, sus sistema financiero, sistema presupuestario, sistema contable y el sistema de control.

El principal propósito de la realización de este trabajo es reflejar de una manera sencilla y completa la estructura y situación de los departamentos, actualizado toda la información existente en otros trabajos realizados sobre la Alcaldía de Municipio Guanare; es decir, todos los antecedentes.

Con la información requerida se esta aportando a la Alcaldía de Municipio Guanare, un material en donde se ofrecer oportunidad y adecuada información para el desarrollo de otras investigaciones que competen e sus bases teóricas de aspectos planteados de este trabajo.

Órganos Desconcentrados:

Son partes de la centralización administrativa cuyas atribuciones los ejercen en forma local, fuera del centro geográfico en que tiene su sede los instancias académicas centrales. Luego puede desconcentrase los distintas administraciones.

Es aquel principio jurídico de organización administrativa en virtud del cual se confiere con carácter exclusivo una determinada competencia a uno de los órganos encuadrados dentro de la jerarquía administrativa, pero sin ocupar la

Órganos descentralizados:

Descentralización para el derecho administrativo es una forma jurídica en que se organiza la administración publica, mediante la creación de este publico por el legislador, dotado de personal jurídico y patrimonio propio y responsable de una activada especifica de interés publica. A través de esta forma de organización y acción administrativa, se atienden fundamentalmente servicios públicos.

Consiste de confiar la realización de algunas actividades administrativa a órganos que guardan con la administración central una relación que no es la jerarquía.

Diferencias entre Descentralización y Desconcentración:

Descentralización:

• Están sujetos al poder jerárquico.
• No están sujetos a la administración central.
• Los empleados gozan de autonomía orgánica.

Desconcentración:

• Están fuera de la relación jerárquica del poder central.
• Son parte de la centralización.
• No se goza de autonomía ya que el superior mantiene un poder sobre las decisiones del órgano subordinado.

Características:

Órganos Desconcentrados:

• Esta dentro del cuadro de la centralización
• Las atribuciones las ejerce en forma local, fuera del centro geográfico en que tiene su sede las instancias académicas centrales.
• Se puede desconcentrar en distintas administraciones.
• Prestan servicios o desarrollan acciones en distintas regiones del territorio del país.
• Su objetivo en doble, acerca la prestación de servicios, al lugar o domicilio del usuario, con economía para este, y descongestionan la instancia central.
• Se confiere con carácter exclusivo una determinada competencia a uno de los órganos encuadrados dentro de la jerarquías.

Órganos Descentralizados:

• Se confía la realización de algunas actividades administrativas a órganos que guardan relación con la administración central.
• No están sujetos a los poderes jerárquicos.
• Los empleados y funcionarios que lo integran gozan de autonomía orgánica.
• Se organiza la administración publica mediante la creación de antes publicado.
• Los antes públicos son dotados de personalidad jurídica y patrimonio propio.
• Atiende fundamentalmente servicios públicos.
• Se conserva el poder central

Importancia:

Órganos desconcentrados:

La importancia que tiene este órgano es que la administración centralizada con organismos o dependencia propias prestar servicios en distintas regiones del país; y su finalidad es acercar la prestación del servicio al lugar o domicilio del usuario y descongestionar la instancia central.

Órganos Descentralizados:

La importancia que tiene este órgano es que debido a la descentralización de actividades se puede agilizar o realizar más rápidamente ,evitándole los problemas menores al órgano superior; ya que el órgano encargado goza de autonomía o poder para tomar las decisiones correctas en cualquier situación que se presente.

Ejemplos a nivel Municipal:

FUNDESIGUA

SAMUS

LOPNA

Terminal de Pasajeros

Mercados

Cementerio

EL SISTEMA FINANCIERO DEL ORGANO

– La descripción del órgano.

Alcaldía Del Municipio Guanare

.Origen.

Durante el tiempo de la conquista y la colonización de Venezuela, los fundadores de los pueblos designaron los primeros Alcaldes que se conocen en la historia Venezolana. En nuestro caso particular el Acta de Fundación de Guanare establece que el "3"de Noviembre de 1591, Juan Fernández de León designa a Domingo de Mederos y Blas Rodríguez Casco como los alcaldes ordinarios de dicha ciudad, desde ese momento la ciudad contaría con un instituto que va a valer por la administración de las tierras y ejidos, además de emitir ordenanzas y normas relativas a los inmuebles de los ciudadanos.

A través de las épocas, el nombre de la institución ha sido modificado y es cuando aparecen las siguientes designaciones:

• Hacienda Municipal.
• Administración publica.
• Legislatura Municipal.
• Concejo Municipal

El órgano ejecutivo del municipio es la Alcaldía, rama ejecutiva del Gobierno Municipal la cual se ejerce por órgano del Alcalde y la deliberante por órgano del Consejo Municipal, al cual corresponde legislar sobre las materias de la competencia del Municipio y ejercer control de la rama del Gobierno Municipal. Para darse esta denominación de Alcaldía, anteriormente existía otras, desde que se fundo la provincia de Guanare; Cabildo como primera denominación, luego Concejo Municipal y ahora la máxima autoridad es la Alcaldía con la promulgación de la Ley orgánica de Régimen Municipal en Noviembre de 1.989, y es en diciembre del mismo Año que esta tubo lugar con el primer Alcalde elegido por el pueblo, el Profesor Pablo Pacheco Montoya, que resulto electo para el periodo 1.990-1.992 y para el periodo 1.993 hasta 1.998 es elegido el Ingeniero José Clemente Pérez Oraá por dos periodo consecutivos; en Diciembre de 1.998 no se realizaron elecciones y esto ha originado que los Alcaldes que cumplieron su lapso administrativo permanecieran en sus cargos por un tiempo adicional.

De aquí en adelante los nuevos Alcaldes serán elegidos según lo estipulado en la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela.

Ubicación geográfica.

Carrera quinta (5), calles 23y24,Edificio Rental Guanare Estado Portuguesa.

Identificación.

Alcaldía Del Municipio Guanare.

Estructura Organizativa

La estructura organizativa de la Alcaldía del Municipio Guanare, se señala de sentido descendiente la manera como se realizaron las diferentes direcciones y departamentos que la conforman, es la siguiente (ver anexo Nº 1):

• Despacho del Alcalde:

Dirige el Gobierno y la administración Municipal, así también ejerce la representación del municipio en el ámbito de su competencia, en los términos establecidos por la Ley Orgánica del Régimen Municipal, las ordenanzas y el ordenamiento jurídico que compete al municipio.

• Prensa y Protocolo:

Coordina y ejecuta las actividades de promoción e información de los programas, planes, obras y servicios, llevados a cabo por el municipio y, en general proyecta una imagen positiva de las actividades realizadas mediante los medios de comunicación social.

• Cámara Municipal:

Tiene carácter no solo de organizar deliberante y normativo sino administrativo, integrado por los concejales electos de acuerdo a la Ley Orgánica del Sufragio. La Cámara Municipal comprende lo siguientes.

• Sindicatura Municipal:

Representa y defiende judicial y extrajudicialmente, los intereses del Municipio, en relación con los bienes y derechos de la entidad, conforme con el ordenamiento jurídico, sometiéndose a las instituciones del Alcalde o la Cámara Municipal.

• Contraloría Municipal:

Controla, Vigila, y fiscaliza los ingresos, gastos y bienes públicos, así como las operaciones relativas a los mismos, la contraloría actuará bajo la responsabilidad y dirección del contralor, el cual es nombrado por la Cámara.

• Cronista:

Promueve y promociona el acontecer histórico del municipio, participa en actividades culturales como charlas en planteles educativos y en otros centros culturales, además proyecta y difunde el patrimonio Étno.-histórico, arqueológico y arquitectónico del municipio.

• Dirección General:

Planifica, dirige y controla las actividades administrativas, financieras, operativas y de servicios de la Alcaldía, garantizando el uso racional de los recursos humanos, materiales y financieros. Esta posee una relación estrecha y directa con:

• Bienes y Archivos:

Bienes controla los bienes tangibles (ejidos, terrenos, propiedades del municipio, inmuebles) e intangibles (patrimonio histórico, símbolos municipales, espíritu de las ordenanzas), por otra parte archivo almacena, conserva y custodia la documentación sumí-activa, inactiva e histórica provenientes de las unidades orgánicas de la organización municipal, asegurando un flujo eficiente de información.

Dirección General abarca, por lo tanto, todas las direcciones que a continuación se señala:

• Dirección de Información:

Es la encargada de dirigir, coordinar, supervisar, programar y controlar las actividades inherentes al proceso de automatización de la informática de la Alcaldía y el Consejo, así como dar mantenimiento a los sistemas automatizados implantados en la organización.

• Dirección de Hacienda:

Planifica, programa, coordina, registra, controla y evalúa los recursos económicos y financieros del municipio, cumple y hace cumplir las disposiciones de la ordenanza sobre Hacienda Publica, y las demás de carácter fiscal y del presupuesto anual de ingreso y gastos. Bajo su cargo se encuentra el Departamento de Liquidación y Facturación, además del Departamento de Cobranzas. Entre las funciones de estos tenemos:

• Departamento de Cobranza:

Planificación, dirigir y controlar las actividades de recaudación, Fiscalización e inspección, a fin de lograr un incremento en los ingresos municipales que permitan financiar la prestación de los servios públicos del municipio.

• Departamento de Liquidación y facturación:

Planificar, coordinar, dirigir y controlar todas las actividades inherentes a la liquidación y facturación de las ramas de ingreso municipales.

• Dirección de Planificación y Presupuesto:

Esta entidad es la encargada del proceso de formulación, discusión, control y evaluación del sistema de presupuesto y programa de la organización municipal.

• Dirección de Personal:

Planifica, dirige y coordina el ingreso, desarrollo y capacidad del recurso humano que requiere la organización municipal, a fin de lograr la mayor eficiencia en la presentación de los servicios que demanda el municipio.

• Dirección de Servicios Administrativos:

Planifica, dirige, coordina y supervisa el proceso administrativo-financiero de la organización, a fin de garantizar el uso racional de los recursos y el cumplimiento de los objetivos y metas plateadas; además planifica y coordina con los siguientes departamentos.

• Departamento de Contabilidad:

Es la unidad encargada de organizar, dirigir y realizar los registro contables estipulados en las leyes nacionales, de acuerdo con los sistemas de contabilidad establecidos por la Contraloría Municipal de la Republica, la Dirección Nacional de Contabilidad Administrativa e la oficina Central de Presupuesto (OCEPRE).

• Departamento de Compras:

Este departamento tiene la responsabilidad de coordinar todo el proceso de selección de ofertas, conduce a la elaboración de ordenes de compra y ordenes de servicios. Además mantiene un registro de proveedores; y vale por las adquisiciones de la Alcaldía por el mejor precio y condiciones.

• Dirección de Transporte:

Estudia la creación y ordenamiento de las rutas y derechos de explotación de las unidades que prestan el servicio del transporte publico urbano de pasajeros; así como también la implantación de las infraestructuras físicas, señalamiento, demarcaciones, semaforización, indicadores peatonales y de transportación de pasajeros. Esta dirección también se encarga de la administración del terminal de pasajeros.

• Terminal de Pasajeros:

Coordina, supervisa y ejecuta las actividades administrativas y operaciones del terminal de pasajeros.

• Dirección de Cultura y Turismo:

se encarga de la promoción de cultura y turística, además de las actividades rutinarias de cada oficina, enviar, recibir y archivar todos los oficios. Esta tiene a su cargo el Departamento de Diseño Grafico.

• Dirección de proyecto y desarrollo Urbano:

Dirige, controla y supervisa la ejecución del plan de desarrollo urbano-local, en lo relativo a la construcción y mantenimiento de obras de infraestructuras del municipio, revisión y registro de los proyectos urbanísticos, coordinación e inspección de obras publicas y privadas en el ámbito del municipio.

• Dirección de catastro:

Se encarga de la edificación, numeración y descripción de los inmuebles que integran la riqueza urbana del municipio, con especificaciones de sus propietarios, superficie, situación, lindero, valores y demás datos que comprueben sus características físicas, económicas y jurídicas. A demás tiene a su cargo la Oficina de Inquilinato.

• Dirección de Inquilinato:

Administra justicia y vigila los intereses de la comunidad, en materia de derecho inquilinario. Brinda a poyo a la organización en materia de su competencia.

• Dirección de Planificación Urbana:

Vigila y controla la ejecución emanada del plan de ordenación urbanística, y los programas de que él se dirige como instrumento capaces de servir de fundamento para el proceso continuo de `planificación, desarrollo y crecimiento de la ciudad: preparar proyectos de ordenanzas, acuerdos, decretos y resoluciones que regulen el desarrollo del Municipio Guanare.

• Dirección de Servicios Públicos:

Planifica, dirige, organiza y controla la prestación de los servicios públicos a la comunidad, así también se encarga de coordinar con los antes nacionales y estadales, los servicios que estos organismos presten en el ámbito del Municipio. A su cargo posee el Taller Municipal y la Administración de Cementerios Municipales.

• Cementerio Municipal:

Garantiza la adecuada prestación de los servicios de ubicación póstuma de cadáveres humanos y la conservación de los restos depositados en el cementerio municipal.

• Dirección de Aseo Urbano:

Planifica, dirige, ejecuta, controla y coordina el servicio de aseo urbano y embellecimiento del Municipio, cumple con lo establecido en la ordenanza, reglamentos y normas legales relacionadas con el servicio.

• Dirección de Promoción y Desarrollo Social:

Coordina, controla y evalúa todas las actividades de desarrollo social que se realizan en el Municipio, en coordinación con los organismos nacionales, regionales y estadales, así como programa, dirige, promociona y fomenta el desarrollo cultural, recreacional y deportivo del Municipio Guanare. También cuenta con el Departamento de Desarrollo Comunal.

• Dirección de Deporte:

Promociona el desarrollo del deporte así como la construcción, dotación, mantenimiento y protección de la infraestructura deportiva del Municipio.

• Dirección de Gestión Agroambiental:

Se encarga de coordinar la gestión agroambiental que promueva y garantice la formulación y ejecución de planes de desarrollo local sostenible con la participación de la comunidad y equipos técnicos interinstitucionales compartidos, a fin de lograr una mayor calidad de vida.

Misión.

La Alcaldía del Municipio Guanare se encarga de prestar a la comunidad en general todo lo que se trata del servicio publico, mantenimiento y conservación del Municipio, de igual modo se encarga de velar por la instalaciones, maquinaria y equipos que se encuentran bajo su cargo. Elabora y aprueba planes de desarrollo urbano-local, atiende los servicios públicos, protege el ambiente, estimulas las actividades culturales y turísticas, promueve y fomenta la construcción de viviendas, parques, jardines, plazas, así como otros sitios de recreación para el bienestar de la comunidad

.Visión.

La Alcaldía tienes como visión tratar cada día de contribuir mas a satisfacer las necesidades del Municipio, para un mejor mantenimiento y conservación de los servicios, maquinarias y equipos., todo en pro de mejorar y embellecer la ciudad, promover toda clase de actividades que redunden de beneficios y progresos del Municipio, contribuyendo al fortalecimiento de las instituciones publicas y privadas que existan dentro del mismo municipio.

.Objetivos.

La Alcaldía del Municipio Guanare es un ente gubernamental, cuyo objetivo esencial, es valer por los intereses de la comunidad, coordinando, controlando y administrando los recursos de los cuales dispone el Municipio, de manera tal, que contribuyan a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población, además de aprobar los sistemas administrativos, clasificación y remuneración del personal al servicio.

Además difundir el recurso económico a través de las diferentes obras, actividades y proyectos y así disponer de los recursos materiales necesarios para cumplir con los compromisos y responsabilidades, mantener estrecha relación institucionales y establecer vinculo con organismos nacionales, estadales y municipales para liderizar, garantizar, propiciar, definir, canalizar y desarrollar una buena gestión; coordinando y promoviendo los esfuerzos de los diversos organismos oficiales y privados para fortalecer la actividad agrícola.

Sistema Contable:

Describir el Departamento de Contabilidad:

Misión:

Su misión principal es registrar toda las operaciones relativa a la contabilidad patrimonial del municipio; es decir, las vinculadas al Tesoro y la Hacienda Municipal; todo esto deacuerdo con las instrucciones y modelos pautados por la Contraloría General de la Republica. Procesa toda la información con ingresos, depósitos, notas de debito, emisión y cancelación de ordenes de pago, cuentas por pagar, elaborando asientos contables en la contabilidad presupuestaria y en la contabilidad fiscal.

Visión:

Lograr hacer el Departamento de Contabilidad una sección eficiente dentro de la estructura organizacional de la Alcaldía del Municipio Guanare y un modelo de capacidad en la organización municipal

Objetivo del Departamento de Contabilidad

El sistema de contabilidad fiscal para el Municipio Guanare se establece en la Publicación 21, de instrucciones y modelo para la contabilidad fiscal de los Municipio de la Republica, teniendo como finalidad u objetivo ya previsto el registro y control de las operaciones, así como determinar la situación financiera tanto mensual como de cada ejercicio presupuestario.

En general el Departamento de Contabilidad proporcionara información veraz y oportuna para fines estadísticos, análisis y control.

En el Departamento de Contabilidad se cumplirá con una serie de normas y convenciones tales como:

• Se registrara todas las operaciones y situaciones relativas al Tesoro y la Hacienda del Municipio.
• Se presentara separadamente en los estados financieros, las cuentas del Tesoro de la Hacienda y del Presupuesto.
• Se registra las ordenes de pago giradas en calidad de avance para atender el pago de sueldos y salarios, los montos de vencimientos de ordenes especiales directa y se registran afectando directamente a la venta de gastos presupuestarios quedando que al producirse, será necesario efectuar los ajustes correspondientes.
• Los fondos especiales, fondos de caja y cuentas corrientes bancarias especiales separadas para la utilidades, para los fondos ordinarios y los del situado coordinado, no se deben disponer de ellos si no para la finalidades expresamente autorizadas para ser entregadas a su beneficiario.

Estructura del Departamento de Contabilidad:

Funciones del Jefe de Contabilidad

• Elaborar los balances de comprobación mensuales.
• Contabiliza las ordenes de pago emitidas.
• Contabiliza las ordenes canceladas.
• Registra las ordenes de pago sin cancelar.
• Registra los libros diarios y mayores.
• Realiza balance general anual.
• Registra los gastos e ingresos mensuales, trimestrales y anuales.

Todo lo referente a la Contabilidad Fiscal del Municipio.

Funciones del Técnico Asistente de Contabilidad

• Elabora la conciliaciones bancarias de las diferentes entidades y cuentas mensualmente.
• Relaciona las ordenes de pago elaborada durante el mes.
• Relaciona las ordenes de pago canceladas durante del mes.
• Relaciona las ordenes sin cancelar hasta la fecha.
• Elabora la relación de deposito, traspaso y reintegros, mensualmente.
• Realiza los reportes de ingresos diarios enviados.
• Registra la compra y ventas de bienes

Funciones de las secretarias

Secretaria 1

• Archivar ordenes de pago canceladas anuladas.
• Archivar los depósitos diarios
• Archivar los ingresos diarios
• Archivar las correspondencias recibidas y enviadas (internas y externas)

Secretaria 2

• Codificar y registrar las ordenes de pago
• Relacionar depósitos (tesorería)
• Recibir correspondencias (diarias)

Función del Departamento de Contabilidad :

El departamento de contabilidad tiene como único fin el control y registro de todas las operaciones o transacciones financieras realizadas por la Alcaldía del Municipio Guanare. Por tratarse este departamento de un ente público rige sus normas y procedimiento en el manual de instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal (Publicación 21), en la cual se observan los registros de las cuentas utilizadas por los organismos municipales, estos registros tienen la finalidad de salvaguardar el patrimonio de la institución.

El departamento de contabilidad trabaja conjuntamente con el Departamento de Tesorería Municipal, el cual presenta los fondos ordinarios y extraordinarios del Fisco Municipal existente en la Tesorería, procedentes de ingresos presupuestados, disponibles para atender el pago u otras operaciones legalmente autorizadas, así como los fondos provenientes de ingresos extraordinarios. El Departamento de Contabilidad utiliza las siguientes cuentas para asentar los registros de las operaciones utilizadas:

Cuentas del Tesoro :

Activo:

102 Tesorería Municipal.

110 Fondo del Situado Coordinado.

120 Documentos Negociables.

122 Ingresos por Recaudar.

126 Fondos en Avance.

128 Anticipos a Contratista.

130 Fondos Especiales:

132 Fondos de Terceros.

Pasivo:

101 Ordenes de Pago.

103 Gastos por Pagar.

109 Prestamos a Corto Plazo.

131 Depósitos Especiales.

133 Depósitos a Terceros.

141 Reservas de Previsión..

199 Situación Financiera del Tesoro.

Cuentas de Hacienda Municipal:

Activos:

200 situación Fiscal del Tesoro.

202 Fondo para pago Deuda Pública Municipal.

204 Intereses Prepagados Deuda Pública Municipal.

210 Aportes de Capital y Acciones (Aguas de Portuguesa).

212 Bienes Inmuebles.

214 bienes Muebles.

216 Proveedurías y Almacenes.

220 Ingreso de lenta y Difícil Recaudación.

240 Otros Activos.

Pasivos:

201 Deuda Pública Municipal.

203 Obligaciones Diferidas.

221 Reservas para Activos Dudosos.

Cuentas de presupuesto:

300 Gastos Presupuestarios.

301 Ingresos.

303 Ingresos Extraordinarios.

Cuenta de Resultado del Presupuesto:

309 Ejecución Presupuestaria.

Cuenta de patrimonio:

299 Hacienda municipal.

Cuentas del Tesoro:

Activo Corriente:

102 Tesorería Municipal:

Representa los fondos ordinarios del Fisco municipal existentes en la Tesorería, procedentes de ingresos presupuestarios, disponibles para atender el pago de gastos u otras operaciones legalmente autorizadas, así como los fondos provenientes de ingresos extraordinarios. Su saldo debe corresponder exactamente al total de los fondos de cajas menores, cuentas corrientes bancarias y los que se encuentran transitoriamente en poder de pagadores auxiliares de Tesorería, distintas delos fondos en avance. Es recomendable que la recaudaciones provenientes de ventas de inmuebles, de donaciones y legados, de contribuciones de mejoras y otros ingresos que tengan destinación específica sean manejados mediante cuentas corrientes bancarias distintas de las que se utilizan para el resto de los ingresos que se registran en esa cuenta.

Se debita:

• Con crédito a la cuenta Nº "122- Ingresos por Recaudar" por los ingresos de liquidación previa al cobro percibidos por la Tesorería.
• Con crédito a la cuenta Nº "126 – Fondos en Avance" por los reintegros de los Fondos no utilizados.
• Con crédito a la cuenta Nº "220- Ingresos lenta y de Difícil Recaudación", por la recaudación de ingresos que figuren en esa cuenta.
• Con crédito a la cuenta Nº "109- Préstamo a Corto Plazo" por el cobro de préstamo o sobregiros concedidos por los bancos u otras entidades de crédito.
• Con crédito a la cuenta Nº "301- Ingresos" por la recaudación de los ingresos de liquidación simultanea al cobro.
• Con crédito a la cuenta Nº "303- Ingresos extraordinarios" por la recaudación de ingresos extraordinarios de liquidación simultanea al cobro.

Se Acredita:

• Con cargo a la cuenta Nº "101- Ordenes de Pago" por el pago de gasto u otras operaciones legalmente autorizadas.
• Con cargo a la cuenta Nº "109- Préstamo a Corto Plazo" por el pago de préstamo o sobregiros concedidos por los bancos.
• Con cargo a la cuenta Nº "204- Otros Activos" por el monto de los faltantes en la Tesorería, pendientes de justificar.

Las subcuentas de este Rubro son :

• Las correspondientes a cada uno de los ingresos del Fisco Municipal que de acuerdo con la ley, tengan una destinación específica, tales como los provenientes de operaciones de crédito público, de venta de bienes inmuebles municipales, de donaciones y legados, de contribuciones de mejoras, etc.
• Los bancos locales donde se establezcan las cuentas corrientes destinadas al manejo del resto de los ingresos.
• Las cajas principales y auxiliares.

Los asientos enunciados estarán respaldados por planillas de depósito bancarios, planillas de transferencia de fondo, notas de debito y crédito bancario, informes de recaudación, cheques, ordenes de pago y actas de arqueo debidamente certificadas.

110 Fondos del Situado Coordinado:

Representa los fondos del Situado Municipal, que de acuerdo con la Ley deberán invertirse en coordinación con lo ejecutivos regionales, pero que deban manejarse y registrarse separados de los fondos ordinarios, en virtud de que tiene destinación específica y tratamiento administrativo y contable especial. Su saldo debe corresponder a la existencia del Situado Coordinado en la respectiva cuenta bancaria debidamente conciliada.

Se debita:

• Con abono a la cuenta Nº "122- Ingresos por Recaudar" por los ingresos de cuotas mensuales del Situado Municipal sujeto a coordinación al serle acreditado al Municipio por la Gobernación, en la cuenta bancaria establecida para el manejo de estos fondos.
• Con abono a la cuenta Nº "126 Fondos en Avance" por los reintegros de fondos no utilizados.

Se Acredita:

• Con cargo a la cuenta Nº "101- Ordenes de Pago" por los egresos de los fondos en referencia.

La subcuenta de este rubro es el banco local al cual son transferidos por la Gobernación del Estado, los Fondos del Situado Coordinado Municipal.

El respaldo de los asientos mencionados estará constituido por: Comunicaciones emanadas de la Gobernación el Estado, planillas de depósitos bancarios, resumen de ordenes de pagos, cheques, notas de debito y crédito bancario.

120 Documentos Negociables:

Representa los valores realizables a favor del Tesoro, tales como cédulas, bonos, letras, pagare ,etc., que corresponden a inversiones transitoria del Fisco Municipal que deben conservarse en la Tesorería y pueden ser convertidos en efectivo a corto plazo. Se advierte que las acciones u otro título representativos de inversiones permanentes no se registrarán en este rubro sino en la cuenta Nº "210- Aporte de Capital y Acciones". Tampoco figuraran en el rubro "Documentos Negociables" las letras de cambio aceptadas por los contribuyentes para amparar ingresos morosos pendientes de recaudación. Las letras de cambio que tengan estas características sólo servirán como documentos para respaldar la exigibilidad de la deuda . El saldo corresponder al valor de los referidos documentos debidamente clasificados, con indicación de la entidades o persona que deban pagarlos y las fechas de vencimiento.

Se debita:

Con abono a la cuenta Nº "299-Hacienda Municipal" al registrase la compra de dichos valores, simultáneamente a los asientos que afectan las cuentas del Tesoro y del Presupuesto.

Se acredita:

Con cargo a la cuenta Nº "299- Hacienda Municipal" por la venta de tales valores simultáneamente a los asientos que afectan las cuentas del Tesoro y Presupuesto.

Los documentos que respaldan el monto de las inversiones y los comprobantes de ingreso por la venta o cobro de los valores que configuran la cuenta constituirán los soportes documentario de los asientos respectivos.

122 Ingresos por Recaudar:

Representa el monto de los impuestos, tasas, aportes, contribuciones y otros impuestos presupuestarios sometidos al procedimiento de liquidación anticipada, inclusive las cuotas devengadas del Situado Municipal, que no avía sido recaudadas se considera exigibles a favor del Tesoro Municipal. Su saldo debe corresponder por cada ramo de renta, al total de los ingresos presupuestarios pendientes de recaudar.

Se Debita:

Con abano a la cuenta Nº "131 – Deposito Especiales", por los ingresos correspondientes a cada fondo.

Se Acredita:

Con cargo a la cuenta correlativa Nº "131 – Deposito Especiales", por los egresos comprobados.

Los soportes para los asientos enunciados estarán constituidos por la planilla de deposito bancarios, cheques, notas de debito y créditos bancarios y demás documentos correspondientes a la recepción de egresos de los fondos.

132 Fondos de Terceros:

Representa el dinero correspondiente a tercera persona o entidades, que se manejan a la Tesorería, y provienes de depósitos y retenciones, que se mencionan en la cuenta correlativa Nº "133 – Deposito de Terceros". También deben figurar en esta cuenta el efectivo y los cheques ya girados correspondientes a jornales, sueldos u otros gastos contabilizados, cuyo valor esta pendiente de entregar a su beneficios. Estos fondos también deben mantenerse separados en cajas o cuentas corriente bancarias distintas de la utilizadas para el manejo de los fondos ordinarios y los del Situado Coordinado. Su saldo representa el efectivo, cheques, sobres contentivos de dinero por entregar y depósitos en las cuentas bancarias respectivas. El saldo de esta cuenta debe coincidir permanentemente con el de su correlativa Nº "133 – Depósitos de Terceros".

Se Debita:

Con abono a la cuenta Nº "133 – Depósitos de Terceros", por los ingresos correspondiente a cada fondo.

Se Acredita:

Con cargo a la cuenta Nº "133 – Depósitos de Terceros", por la devolución o entrega comprobadas de los fondos.

Los asientos enunciados estarán respaldados por los comprobantes de retenciones, planillas de depósitos bancarios, cheques, recibos correspondientes a la devolución de los fondos.

Pasivos correspondientes

101 Ordenes de Pago:

Representa el valor de las ordenes de pago giradas contra los fondos ordinarios del Tesoro y los fondos del Situado Coordinado, debidamente autorizadas por la Contraloría Municipal, si existiese, o en un defecto por la Administración Municipal. Su saldo debe corresponder al valor de las ordenes giradas, pendiente de pago.

Se Acredita:

1. Con cargo a la cuenta Nº "103 – Gasto por Pagar" por:

• Las ordenes de pago especiales directas y por los vencimientos mensuales de las ordenes permanente.
• Las ordenes de avance, tanto las especiales como las de vencimientos mensuales de las ordenes permanentes, siempre que sean destinadas a pago de sueldos, salarios y otros gastos similares. Este asiento es simultaneo al que se efectúa para registrar previamente el gasto por pagar, debitando la cuenta Nº "300 – Gasto Presupuestarios" con crédito a la Nº "Gasto por Pagar".

1. Con cargo a la cuenta Nº "126 – Fondos de Avance" por el monto de las ordenes de avance en la oportunidad de su emisión, siempre que las mismas no sean destinadas al pago de sueldos, salarios u otros gastos similares.
2. Con cargo a la cuenta Nº "128 – Anticipos a Contratistas" por el giro e las ordenes de pago mediante las cuales se conceden anticipos a contratistas.

Se Debita:

1. Con abono a la cuenta Nº "102 – Tesorería Municipal" o a la Nº "110 – fondos de Situado Coordinado, según el caso, por la cancelación de las ordenes emitidas.
2. Con abono a la cuenta Nº "103 – Gastos por Pagar", "126 – Fondos en Avances" ó "128 – Anticipos Contratistas", según el caso por las anulaciones ocasionales de ordenes de pago ya modificadas.

Las ordenes de pago, las anulaciones y los cheques, respaldaran los asientos mencionados.

103 Gasto por Pagar

representa el monto e los gasto por pagar, causados durante la vigencia, tanto por concepto de recepción de bienes, servicios y otras ejecutadas, como por el monto de los vencimientos mensuales de las ordenes de pago permanentes, autorizadas por Administración Municipal. Su caldo corresponde al monto de los gastos causados por pagar pendientes de giras.

Se Acredita:

1. Con cargo a la cuenta Nº "300 – Gasto Presupuestarios", por el monto de los gastos causados durante el mes, correspondientes a la ejecuciones del presupuesto ordinario y coordinado constituido por:

• Bienes y servicios recibidos y el monto de las obras ejecutadas, deducida la amortización de anticipos otorgados a contratistas.
• El monto de los vencimientos de las ordenes de pago permanentes.
• El monto de las ordenes giradas para cancelar sueldos, salarios y gastos similares

Se Debita:

1. Con abono a la cuenta Nº "101 – Ordenes de Pago" por:

• El monto de las ordenes de pago directas y emitidas.
• Los vencimientos periódicos de las ordenes de pago permanentes
• El monto de las ordenes de pago avance, emitida para cubrir sueldos, salarios y gastos similares.

Los asientos Nos. 2 y 3 anteriores, son simultaneo a los enunciados de los mismo números de los créditos, por cuanto su registro esta amparados por la emisión de la orden de pago.

Las subcuentas de este rubro son:

• Presupuesto Ordinario.
• Situado Coordinado.

Los documentos que respaldan estas operaciones están constituidos por la constancia de recepción de bienes y servicios, las valuaciones de obras, los comprobantes de gastos y las ordenes de pago.

109 Prestamos a Corto Plazo:

Representa el pasivo ocasionado por los créditos que obtengan la Administración Municipal, así como los sobregiros que le sean concedidos por bancos u otras entidades, para ser cancelado dentro de la vigencia, con el objeto de solucionar situaciones transitorias de la Tesorería. Su saldo corresponde al monto de los prestamos y sobregiros pendientes de pago, sin los intereses; estos se cargaran a la cuenta Nº "300 – Gastos Presupuestarios".

Se Acredita:

Con cargo a la cuenta Nº "102 – Tesorería Municipal" o a la Nº "110 – Fondos del situado Coordinado" al recibir los prestamos u obtenerse sobregiros

Se Debita:

Con abono a la cuenta Nº "102 – Tesorería Municipal" o a la Nº "110 Fondos del Situado Coordinado" cuando las obligaciones son canceladas. Estas cancelaciones se realizaran sin que medie emisión de ordenes de pago, pues no afectan el presupuesto.

Los asientos estarán respaldados por las notas de débitos y crédito bancarios y por los cheques emitidos para la cancelación de dicho prestamos.

Descripción del Proceso Contable:

El plan de cuenta que utilizan es la publicación N º 21, se cuenta con apoyo informativo.

Este plan de cuenta entra en vigencia el 31 de Octubre de 1980 según la Gaceta Oficial 2681, comenzándose a utilizar el 1ª de Enero de 1981. este plan de cuenta lo prescribe la Contraloría General de la Republica para uso de la Administración Municipal.

Se tiene planeado a cambiar este plan de cuenta por Contabilidad Publica; que entrara en vigencia a partir del año 2005 según Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela.

No utilizan el SIGECOF pero utilizan un sistema llamado SAFE (Sistema de Administración Financiera Estadal), el cual es un sistema propio el cual fue comprado y cuenta con la Asesoria Técnica de la compañía de Caracas llamada COMPUISIS CONSULTING C.A.

Balance General

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Los usuarios de los Estados Financieros son:

1. La Contraloría General de la República..
2. Alcaldes.
3. Personal Administrativo.
4. Publico en General.

Sistema de Control:

Interna:

El control interno lo lleva a cabo la Alcaldía Municipal de Guanare, mediante control de pago hasta dos millones de Bs. (2.000.000).

Ellos mismo establecen las normas de Control Interna y a su vez controla a la Contraloría General Municipal.

La Alcaldía no cuenta con un departamento auditorio ni un departamento de Control; y realiza solo el control previo con un periodicidad continua.

Externa:

En la Contraloría Municipal existe una Dirección de Control Previo y Posterior, las cuales se encarga de verificar el cumplimiento de la leyes orgánicas, ordinarias, ordenanzas, reglamentos internos y manual de procediendo.

Este departamento se clasifica de la siguiente manera:

• Director.
• Jefe de Recursos Humanos.
• Asistente Administrativo.
• Secretario.
• Transportes de Datos.

La Contraloría Municipal se encarga de realizar el Control Previo siempre y cuando las ordenes de pago sean mayores a dos millones de bolívares Bs. (2.000.000).

El control externo la ejecuta la Contraloría General de la República no tienes logros establecidos para auditar a la Contraloría Municipal, ella manda a los auditores cuando la consideran conveniente.

Existe en el departamento encargado del Control posterior compuesto de la siguiente manera:

2 Auditores.

3 Asistente.

1 Secretaria.

1 Fiscal.

La Contraloría Municipal realizar el control posterior consecutivamente. Los informes de auditoria se los remite al Alcalde y al Director del departamento auditado y se le remite un informe anual a la Contraloría General de la República.

Se han asumidos los cambios establecidos en la Ley de Contraloría respecto al Control previo y posterior pero se realizan paulatinamente, es decir, de manera lenta ya que los funcionarios no están preparados para asumir una nueva responsabilidad.

Sistema Presupuestario:

Presupuesto para el año 2004 es de 11.419.540.761,06 Bs. los ingresos que perciben son propios a través de impuestos tales como:

• Impuesto Dominio Forestal
• Aprovechamiento o explotación de productos forestales
• Inmueble urbano
• Patente Industria y Comercio
• Patente de vehículo
• Propaganda Comercial
• Espectáculos Públicos
• Apuesta licita
• Ingresos no tributarios
• Ingresos por Tasas
• Permisos Municipales
• Certificaciones y Solvencia
• Aseo Domiciliario
• Mercado
• Matadero
• Cementerio
• Reparos Fiscales

La Alcaldía de Municipio Guanare realiza gasto trimestralmente, el cual usan un 60% en gastos corrientes y un 40% en inversión.

Los proyectos se llevan a cabo cuando se hacen cresitos adicionales a:

FIDES = Fondo de Inversión para la Descentralización.

LAEE = Ley de Asignación Económica Especializada.

FIEM = Fondo de Inversión de Estabilización Macroeconómica.

Se rigen por la Ley de Régimen Presupuestario y las Ordenanzas.

ANEXOS

1-. Organigrama Estructural de la Alcaldía del Municipio Guanare:

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2-. Organigrama del Departamento de Contabilidad

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3-. Organigrama del Contraloría del Municipio Guanare

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Conclusión:

Es evidente que la Alcaldía del Municipio Guanare ha surgido reestructuración de los departamentos mediante la creación de nuevos cargos el cual permite descentralizar responsabilidades que anteriormente debía asumir un jefe de departamento.

Lógicamente, los cambios realizados permiten una mayor definición de responsabilidades y una distribución mas justa de algunas funciones, facilitando un desempeño mas eficiente.

También se puede llegar a la conclusión que el desarrollo de las actividades y el proceso de comunicación, se considera un buen desempeño, el cual logro un funcionamiento oportuno y actualizado.

Recomendaciones:

Se sugiere a los directores competente de la Alcaldía del Municipio Guanare, la elaboración de un manual de cargo, instructivo etc., en donde se define de manera clara el perfil, las funciones y responsabilidades de cada uno de los cargos de los distintos departamentos.

Además, es necesario señalar la necesidad de implantar un sistema de control automatizado para los documentos que ingresan, en donde se defina si lo mismo son archivados (y bajo que denominación específicamente), si se prestaron o si se enviaron a otro departamento o dirección para que de esta manera se pueda localizar de una manera mas rápida y efectiva.

Bibliografía:

• www.congreso – UNAM.com
• Memoria de Pasantia de la Alcaldía del Municipio Guanare.
• Alcaldía del Municipio Guanare.

ORLANDO BURGOS