Sistema de contabilidad general (página 2)

Segunda Copia : Para remitir al Almacén (Archivo) Tercera Copia : Para el Archivo de la unidad administrativa encargada de las adquisiciones.

1.3 INICIACIÓN FORMAL DEL SISTEMA DE COMPROBANTES 1.3.1 PREPARACIÓN DEL COMPROBANTE Los comprobantes de venta y de guías de remisión deberán ser impresos únicamente por establecimientos gráficos autorizados, salvo en los casos de importación de comprobantes de venta. Podrán ser llenados en forma manual, mecánica o por sistemas computarizados.

Las copias de los comprobantes de venta, deberán llenarse mediante el empleo de papel carbón, carbonado o auto copiado químico. Los comprobantes de venta y guías de re- misión no deberán presentar borrones, enmiendas o tachaduras.

Los comprobantes de venta y guías de remisión que registren los defectos de llenado, se anularán y archivarán el original y las copias.

1.3.1.1 COMPROBANTE DE VENTAS EMITIDOS POR MÁQUINAS REGISTRADORAS Las máquinas registradoras que emiten los cuetes, deberán ser exclusivamente del tipo de grama cerrado" entendiéndose como tal que no permite realizar modificaciones o raciones en los comprobantes de venta emitidos, ni en la impresión de las cintas de registro de los mismos. Deberán poseer, además, una cinta testigo o de auditoria, que registre toda la información sobre las operaciones realizadas. El programa deberá garantizar la inalternabilidad de los datos de control.

Los tiquetes se emitirán en original, además de la cinta testigo o de auditoria. Estas últimas no pueden ser generales mediante el sistema de impresión térmica. Se podrá emitir copias adicionales utilizando papel carbonado o autocopiado químico.

Los usuarios de máquinas registradoras deberán declarar ante el SR¡, en forma y plazos que éste establezca, la marca, el número de serie y ubicación por establecimiento de cada una de las máquinas que utilicen, y los cambios que produzcan.

El SRi, mediante resolución de carácter obligatorio, determinará, cuando lo estime conveniente, la obligación de que determinados grupos de contribuyentes utilicen máquinas registradoras, para lo cual señalará los tipos de máquinas y marcas que cumplan con los requisitos técnicos previstos en este artículo y el proceso para su incorporación.

Envío de información al Servicio de Rentas Internas (SRi).- Los registros y archivo de comprobantes de venta y guías de remisión deberán ser entregados al SRi, en la forma y plazos que éste establezca para el efecto.

1.3.2. ASIENTO DE CONTABILIDAD Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

Clases De Ajustes Ajustes ordinariosSon los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:

• Caja

• Bancos

• Provisiones y deudas de difícil cobro

• Inventario de mercancías

• Depreciación acumulada

• Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

• Ingresos recibidos por anticipado

• Ingresos por cobrar

• Costos y gastos por pagar

• Provisiones para obligaciones laborales

1. Ajustes ala cuenta Caja, ocasionados por arqueo: Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, se debe comparar su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación se pueden presentar los siguientes casos:El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste.En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasiono el faltante así:

Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

Ejemplo: El cajero pagó servicios de cafetería por $4.000 y no los registró, hay un faltante por ese valor.

Asiento de ajuste:

Ejemplo 2: El cajero consignó %50.000 y no los registró. Se presenta un faltante por ese valor.

Asiento de ajuste:

Faltante Por Dineros Dispuestos por el Cajero o pagados de masEl cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadoresEjemplo: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de $9.000 Asiento de Ajuste:

El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor.Para llevar a el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante, así:

Ingresos Recibidos Por El Cajero y No Registrados.Ejemplo: El cliente HUGO CASTILLO abona $17.000, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja.

Asiento de Ajuste:

2. Ajustes a la cuenta Bancos, ocasionados por conciliación bancaria: Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.Extracto bancario es el documento que elaboran mensualmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos, giros de cheques, retiros, notas debito o crédito y los saldos.Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias mas frecuentes puede ser:

• Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria.

• Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado en la empresa.

En estos casos en la empresa realizamos ajustes así: Por nota debito: el banco nos envía notas debito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses por prestamos y otros servicios bancarios. Estos disminuyen el salde de la cuenta de Bancos , por lo tanto la acreditamos, y se debita la cuenta que corresponda según el caso. Cuando la empresa no ha recibido las notas débito por cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste.Ejemplo: En el extracto del CONAVI aparece nota debito por $12.500 correspondiente a la compra de una chequera, no contabilizada.

Asiento de ajuste:

Por notas crédito: El banco envía notas crédito por concepto de prestamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas de ahorro. Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el extracto, debe elaborar ajustes que aumentan el saldo de Bancos, por lo cual se debita; y se acredita la cuenta que corresponda, según el caso.Ejemplo: En el extracto de CONAVI aparece nota crédito por valor de $35.000, correspondiente a la consignación del cliente DIEGO PEREZ, no contabilizada por la empresa.

Asiento de ajuste:

3. Ajuste por provisión cartera o estimado para deudas de difícil cobro: El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por lo contrario, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la sección de Activos, presentar el valor bruto de Clientes.

 4. Ajuate Por Inventario de Mercancías en Las Empresas con Sistema de Inventario Permanente:Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:Inventario Físico Mayor que El valor en Libros de la cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta costo de ventas; por que esto ocurre, generalmente por malos registros en los libros.Ejemplo : al comparar el inventario físico con el valor en libros de la cuenta de mercancías se presenta un sobrante de $250.000 Asiento de Ajuste:

Inventario Físico Menor Que el Valor en Libros de la Cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancías no fabricadas y debitando la cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante, así:Ejemplo: al realizar el inventario físico de mercancías se presenta un faltante de $245.000 ocasionado por deshidratación de los artículos .

Asiento de Ajuste:

Perdida de Mercancías Por Irresponsabilidad del Almacenista: En este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.Ejemplo: el inventario físico se presenta un faltante de $500.000, ocasionado por descuido del almacenista.

Asiento del Ajuste.

5. Ajuste por Depreciación de propiedades , Planta y Equipo (Activos Fijos)La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Pueden estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil.Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuirán a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar la vida útil legal reglamentada por el estatuto tributario o una vida útil técnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fabrica, la obsolescencia por avances tecnológicos, el deterioro por el uso y el tiempo.De Acuerdo con la legislación colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciación anual, son los siguientes:

Ejemplo 1: el primero de marzo de 2002 se compra un edificio por 120.000.000 de los cuales 24.000.000 corresponden al valor del terreno. La depreciación acumulada el 31 d de diciembre del mismo año será Valor que se registra en Edificios $120.000.000-24.000.000=96.000.00096.000.000* 10 meses Depreciación del edificio en 10 meses: ———————————– = 4.000.00020*12 meses Ejemplo 3: el 16 de abril de 2002 se compra un vehículo por $60.000.000 se calcula la depreciación anual, mensual y al 30 de abril del mismo año, así $60.000.000Depreciación anual =——————— = $12.000.0005 años$60.000.000Depreciación mensual = ————————= 1.000.0005 años * 12 meses60.000.000*15 díasDepreciación al 30 de abril————————= 500.000 5 años *360dias  6. Ajuste por amortización Activos Diferido Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en la forma anticipada , contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización, instalación, montaje y puesta en marcha, además de los gastos de inversión y estudio de proyectos.Ejemplo: del 16 de junio de 2002 CONAVI concede un préstamo a la empresa y descuenta $300.000, por intereses anticipados de un trimestre. El ajuste de amortización a 30 de junio será:Interés del trimestre $300.000, interés mensual $100.000 Tiempo de amortización:Lapso entre el 16 y el 30 de junio : 15 díasValor de la amortización en 15 días : $50.000 Asiento de ajuste

7. Ajuste por amortización de pasivos diferidos Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así como un empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros.Ejemplo: el 1 de julio de 2002 reciben $1.500.000 por concepto del arrendamiento por los meses de julio, agosto y septiembre., se realiza ajuste a 31 de diciembre de 2002Valor de ingresos recibidos: $1.500.000 correspondientes a tres meses de arrendamiento de una oficina.Arrendamiento mensual: $500.000 = valor del ajuste Asiento de Ajuste

8. Ajuste por ingresos por cobrarCuando la empresa he devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de Activos denominada Ingresos Por Cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.Ejemplo: Al finalizar el periodo contable, el señor Oswaldo noruega no ha cancelado a la empresa el valor de un mes de arrendamiento por $900.000 de una fotocopiadora.

Asiento de Ajuste:

9. Ajuste por Costos y Gastos por PagarCuando una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado , debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se concierte en un pasivo para la empresa. Por ello al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagarEjemplo: Al finalizar el periodo contable se encuentran pendientes de pago a EEPP y registra los siguientes servicios: energía por $287.200, acueducto por $125.000 y teléfono por $489.300 Asiento de ajuste

 10. Ajuste para obligaciones laboralesCon el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la empresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los cálculos y asientos de ajustes por este concepto.

• 1. Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador, se compara con el valor total de la liquidación de las prestaciones sociales con el valor registrado en libros

• 2. Se elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta para obligaciones laborales, según aumente o disminuya la provisión, utilizando como partida la cuenta de gastos .

Ejemplo: el 31 de diciembre se realiza la liquidación de prestaciones sociales del personal de la empresa y se compara con el saldo en libros para elaborar los ajustes correspondientes as:

Contabilizar ajustes

 1.3.3.-ARCHIVOS DE VENCIMIENTOS Después de asentar el comprobante en el registro de comprobantes se coloca en lo que se llama archivo de vencimientos. Este es un archivo de comportamientos, ordenado por las fichas del almanaque, y cada comprobante se debe archivar de acuerdo con las fechas del almanaque, y también tomando en cuenta la fecha de vencimiento del pago. Todas las mañanas un oficinista va a el archivo y saca todos los comprobantes cuyo pago se vence ese día. Después de lo cual se someten al proceso acostumbrado para el pago.

1.3.4.- TERMINACIÓN DEL COMPROBANTE Al sacar el comprobante del archivo otra persona revisará una vez más, con el fin de tener la completa seguridad de que el comprobante este en las mismas condiciones de inicio. Al hallar una irregularidad se procederá a desatender el desembolso, o por lo menos a posponer el pago..

1.3.5.- PAGO DEL COMPROBANTE En la transferencia de bienes muebles en el momento que se realiza el acto o se suscribe el contrato que tenga por objeto transferir el dominio de los mismos. En caso de que la transferencia sea concertada por medios electrónicos, teléfono, telefax, u otros medios similares, dentro del país en el que el pago se efectúe mediante tarjeta de crédito o de débito o abono en cuenta con anterioridad de la entrega del bien, el comprobante de venta deberá emitirse en la fecha en que se perciba el ingreso entregarse conjuntamente con el bien.

Cuando el giro del negocio sea la transferencia de bienes inmuebles, en la fecha en que se perciba el ingreso o en la fecha en que se celebra el contrato, lo que ocurre primero.

En la prestación de servicios, el arrendamiento y arrendamiento mercantil, en el momento en el que se realiza el acto o se suscribe el contrato que tenga por objeto la prestación de servicios o el arrendamiento. En el caso de la prestación de servicios personales y profesionales, que deban prestarse por períodos mayores a un mes y que según los términos contractuales deben pagarse por cuotas periódicas o según avance de trabajos, el impuesto al valor agregado se facturará y cobrará por cada cuota. 1.3.6.- ASIENTO PARA EL DESEMBOLSO Una vez girado el cheque, el comprobante va al encargado de hacer el asiento para registrar el desembolso. Este asiento se realiza en segundo libro nuevo de entrada original, llamado Registro de Cheques. Es un libro muy sencillo, el cual tiene solamente tres columnas para cantidades de dinero; una columna débito para cuentas a pagar; y dos columnas crédito para descuentos de compras; y otra para caja.

1.3.7.- REGRESO AL REGISTRO DE COMPROBANTES Los comprobantes deberán contener un número de serie y un número secuencial, el número de autorización de impresión y la denominación del comprobante, según corresponda, y con estos datos se archivará.

1.3.8.-TRANSACCIÓN EN LIQUIDACIONES DE COMPRAS DE BIENES En el caso de liquidaciones de compras de bienes o prestaciones de servicios, deberá incluirse la siguiente información sobre la transacción:

• 1. Datos de identificación del vendedor, esto es, sus apellidos y nombres, número de cédula de identidad, domicilio y lugar donde se realizó la operación, consignando la ciudad y provincia a las cuales pertenece y otros datos referenciales.

• 2. Descripción del servicio prestado o del bien vendido, indicando la cantidad y unidad medida.

• 3. Precios unitarios.

• 4. Valor de venta de los productos comprados o de los servicios prestados.

• 5. Monto discriminado del impuesto al valor agregado y otros cargos que graven la operación.

• 6. Importe total de la compra o la prestación del servicio, expresado en números y letras.

• 7. Lugar y fecha de emisión.

Cada liquidación de compra o prestación de servicios debe ser cerrada o totalizada individualmente.

1.3.9.- TRANSACCIÓN EN NOTAS DE CRÉDITO Y DE DEBITO En las notas de crédito y de débito debe incluirse la siguiente información sobre la transacción:

• 1. Apellidos y nombres, o denominación o razón social del usuario o adquiriente.

• 2. Número del registro único de contribuyentes del adquiriente o usuario, excepto en las operaciones de exportación.

• 3. Apellidos y nombres o denominación o razón social según el registro único de Contribuyentes, adicionando el nombre comercial, si lo hubiese.

• 4. Precios unitarios de los bienes vendidos o de los servicios prestados

• 5. Precios de los bienes vendidos o importe del servicio prestado, sin incluir los impuestos que gravan a la operación ni otros cargos adicionales.

• 6. Importe discriminado de los impuestos que gravan la operación y otros cargos adicionales indicando el impuesto y otros cargos.

• 7. Importe total de la venta, transferencia de bienes o de servicios prestados, expresando en letras y en números.

• 8. Serie y número de la factura o del documento que sirve de baso para la emisión de la nota correspondiente.

• 9. Lugar y fecha de emisión del documento.

Cada nota debe ser cerrada individualmente y también debe ser totalizada.

2. Jornalizacion y mayorizacion de las transacciones

2.1.- REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES- CONCEPTO La materia prima directa del proceso contable son las transacciones. Ellas se someten a un proceso riguroso de planificación contable que permita llegar a un resultado final, los estados financieros periódicos, que son utilizados por a administración y otras personas interesadas en la empresa.

2.2..- DOCUMENTOS DE SOPOTE EN LOS NEGOCIOS La documentación mercantil proporciona evidencia de las transacciones realizadas y constituye la base de los asientos contables. Por ejemplo: en una mecánica, una vez realizada los trabajos se elaboran las facturas de venta, utilizando los formularios preimpresos autorizados por el SRI. Durante el día se han efectuado las siguientes transacciones: la compra de aceites y grasas, la empresa emitió un cheque por estos materiales y se recibió la factura de compra; pagó el servicio telefónico, canceló el valor con un cheque, la telefónica entregó la factura cancelada. Al final del día el contador recibe los documentos de soporte y realiza el siguiente análisis:

• 1. Que las facturas reúnan todas las condiciones legales fijadas por la Ley de Régimen Tributario Interno y el SRI.

• 2. Que exista una correcta descripción de los bienes y servicios que se adquieren

• 3. Que el valor pagado sea igual al valor facturado.

Luego, se procede al registro Contable 2.3.- LAS CUENTAS CONTABLES Es función del contador reconocer en cada una de las transacciones realizadas las cuentas contables que han intervenido, separando las cuentas de orden deudor y las cuentas de orden acreedor, los valores del débito deben necesariamente ser iguales a los valores del crédito, para mantener el principio de la ecuación contable.

1.ACTIVO 2.PASIVO 3.PATRIMONIO 4.INGRESOS 5.GASTOS 2.4.-EL CICLO CONTABLE Es el período comprendido entre un Balance Inicial y un Balance General Final.

La contabilidad es un sistema cuyo objetivo principal es registrar las actividades financieras en forma ordenada y sistemática, para resumir y obtener los resultados financieros de la actividad comercial de una empresa. Incluye las siguientes etapas:

• 1. Ejecución del acto de comercio, la transacción

• 2. Análisis de los documentos de soporte, dentro del marco legal, dispone el registro y nel archivo correspondiente.

• 3. Descompone la transacción en partida doble.

• 4. Jornaliza la transacción en uno de los registros de entrada original.

• 5. Mayoriza las cuentas, que consiste en el traslado de las cuentas del diario general, al mayor general.

• 6. Formula el balance de comprobación

• 7. Desarrolla la hoja de trabajo.

• 8. Formula los estados financieros.

• 9. El contador presenta los estados financieros, conjuntamente con un análisis financiero y sus recomendaciones financieras.

2.5.- EL DIARIO GENERAL 2.5.1.- CONCEPTO El diario general es uno de los registros de entrada original. Es la puerta de entrada al sistema contable y sirve para registrar las transacciones desdoblados en partida doble, es decir separando las cuentas y valores del débito y las cuentas y valores del crédito; el total del débito necesariamente será igual al total del crédito, para mantener el principio de la partida doble. De esta manera, nos aseguramos que en todos los resultados contables existirá la igualdad entré el débito y el crédito.

2.5.2.- PARTES DEL DIARIO GENERAL Encabezamiento, compuesto del nombre del documento "Diario General", y en la misma altura, hacia la derecha, el número de la página.

La fecha, compuesta de dos columnas, sirve para registrar el año, mes y el día.

Descripción.-Se registran los nombres de las cuentas y el resumen de la transacción.

Referencia.- Sirve para registrar el número o código de la cuenta del mayor general.

Débito.-Registra el valor de la parte del débito de cada una de las transacciones.

Crédito.- Registra el valor de la parte del crédito de cada una de las transacciones.

2.5.3.- EJEMPLO DE UN RAYADO DE UN DIARIO GENERAL

2.6.-JORNALIZACIÓN Jornalizar es el hecho de asentar la transacción en un registro de entrada original, como el diario general. A este acto se le denomina jornalización.

2.6.1.-PASOS FUNDAMENTALES

• 1. Se registra el número del asiento contable, que se inicia con el Balance General inicial y secuencialmente, se continua con todos los asientos contables.

• 2. El año se escribe en la parte superior de la primera línea destinada para la fecha.

• 3. El mes se anota en el siguiente renglón después del año, en cada página del diario, no es necesario repetir el nombre del mes en el registro de cada una de las transacciones.

• 4. El día que corresponde a cada transacción se anota en al columna de la fecha destinada para este objetivo.

• 5. Se registra el nombre de la cuenta que corresponde al débito de la transacción en el siguiente renglón, y desplazado hacia la derecha.

• 6. El valor de las cuentas de orden deudor se registra en al columna del débito del diario general; y el valor de las cuentas de orden acreedor, se registra en la columna del crédito del diario general. Es necesario chequear en cada transacción que el valor del débito sea igual al valor del crédito.

• 7. A continuación del registro, se escribe un resumen de la transacción realizada.

2.7.-ASIENTO CONTABLE 2.7.1-CONCEPTO Asiento contable es la fórmula que interpreta la causa y el efecto de una transacción comercial. Su función es desdoblar a la transacción, en cuenta o cuentas deudoras y, cuenta o cuentas acreedoras, manteniendo el principio de la ecuación contable.

2.7.2.- CLASES DE ASIENTOS CONTABLES Se clasifican en tres grupos:

1)Simples 2)Compuestos 3)Mixtos 2.7.3.-ASIENTOS SIMPLES Son aquellos que se conforman de una cuenta deudora y una cuenta acreedora. Por ejemplo el cobre de un documento vencido, valor $ 125,00

2.7.4.-ASIENTOS COMPUESTOS Son las que se conforman de dos o más cuentas en el débito y dos o más cuentas en el crédito. Ejemplo: Compra una televisión en $ 1.250,00, se paga $ 650,00 de contado y por la diferencia se entrega una letra de cambio a 60 días de plazo.

2.4.5.-ASIENTOS MIXTOS Se componen de una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, a su vez, de dos o más cuentas deudoras y una cuenta acreedora.

Ejemplo1: Compra de una computadora en $ 1.250,00, se paga de contado.

Ejemplo2: Cobro de una comisión por un valor de $ 1.750,00

3. Sistema de polizas

3.1.- CONCEPTO Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo:

• 1. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.

• 2. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.

• 3. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.

• 4. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.

• 5. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.

3.2.-VENTAJAS DE LAS POLIZAS

• 1. Mayor división del trabajo.

• 2. No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables.

• 3. Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.

3.3.-DESVENTAJAS DE LAS POLIZAS

• 1. El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas.

• 2. Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.

3.4.-SISTEMA DE POLIZA ÚNICA En el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en ella una operación de caja que se puede registrar una de diario.Esta póliza no es sino una hoja de papel, con un rayado y datos impresos en el anverso y reverso de la misma, que puede adoptar diferentes medidas, como son el tamaño oficio, el medio oficio, el de carta y que inclusive puede tener unas medidas especiales distintas a las mencionadas.Conforme se van celebrando las operaciones, se registran a máquina en estas hojas de papel indicando en ellas todos los datos que componen un asiento, es decir, la fecha de la operación, el nombre o nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de crédito, los importes de los cargos y de los créditos y, finalmente, la explicación o la redacción de la operación registrada.Una vez escritos en la póliza los datos mencionados, deberán anexarse a ella todos los comprobantes que respalden la operación efectuada y que justifiquen las cantidades de cargo o de credito a las cuentas correspondientes.Finalmente, cuando ya se ha registrado la operación y anexado los comprobantes de la misma, se harán constar en la parte inferior de la póliza las firmas de las personas que intervinieron en la elaboración de ella, en su revisión y la de quien autorizo la operación.Esta fase del trabajo consistente en anexar los comprobantes y hacer constar las firmas de las personas que intervinieron, constituye la comprobación de operaciones a que hizo referencia al principio.3.5.-RAYADO DE LA POLIZA En este caso, como en cualquier documento o registro de carácter contable, el rayado y los datos que deben contener las pólizas pueden ser muy variables, según la clase de póliza de que se trate, de los datos de carácter interno que se requieren en las mismas y, en general de la organización de la empresa donde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo, tratándose de la póliza única los datos que debe contener son los siguientes:

• 1. El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate.

• 2. El nombre de la póliza.

• 3. El numero de la misma.

• 4. Columna para la fecha de operación.

• 5. Espacio de redacción para notar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la redacción del asiento.

• 6. Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos.

• 7. Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes:

• 1. La persona que la hizo,

• 2. La persona que la reviso, y

• 3. La que autorizo.

3.6.-REGISTRO DE POLIZA Una vez que la pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberán anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro.La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas, estriba en que, en este ultimo, se incluye dentro del rayado, una pequeña columna destinada a notar el numero de cada póliza registrada.Con respecto al numero de la póliza, es conveniente hacer notar que este se asigna cuando la póliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo.De lo anterior se deduce que, si una póliza carece de números, este solo hecho indicara que no se ha anotado en el registro de pólizas y, por tanto, que la operación asentada en ella aun no ha quedado contabilizada en los libros. Al final del periodo de concentración deberan obtenerse la sumas de cada una de las columnas de valores del rayado, así como también analizar el espacio de varias cuentas para formular con esos totales un asiento de concentración en el diario general, de los comúnmente expresados como de: 3.7.-ERRORES Y CONTRAPARTIDAS Cuando se tiene establecido este sistema y se comete algún error al registrar una operación, deberán, en principio, observarse las reglas generales para llevarse a cabo la cooperación por medio de un asiento de contrapartida. Pero teniendo en cuenta que en los sistemas de pólizas las operaciones se anotan primero en estas y que después las mismas se asientan en el registro, los errores presentan ciertas formas especiales que requieren seguir determinados procedimientos para su corrección.

Los errores que se pueden cometer se clasifican en dos grupos:

• 1. Errores que se cometen en las pólizas, y

• 2. Errores que se cometen en el registro.

3.7.1.-ERRORES EN LA POLIZA Los errores localizados solamente en las pólizas pueden presentar dos aspectos:Que la póliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antes de que sea registrada.Que la póliza se haga en forma incorrecta y, en esa misma forma, se pase al registro de póliza.En el primer caso, puesto que la póliza no se ha registrado, bastara con cancelar o destruir la póliza equivocada, e inmediatamente después, formular la correcta, que será la que se anote en el registro.En el segundo caso, (cuando la póliza este equivocada y error se advierte después de haberse registrado también en forma equivocada), la corrección se hará formulando una nueva póliza, en la que se asiente la contrapartida que proceda, y anotándola después en registro de póliza con lo cual quedara corregido el error que se hubiere cometido.3.7.2.-Errores en el registro. Cuando se ha formulado la póliza correctamente pero al registrarse, se cometió el error ya sea en los cargos o abonos alas cuentas o el importe de los mismos, la corrección deberá hacerse solamente en el registro anotando con tinta roja en la columna de la cuenta o cuentas equivocadas el importe asentado incorrectamente y , con tinta oscura, las cantidades en las columnas de las cuentas correctas.Estas anotaciones deberán ir precedidas de una leyenda escrita en el espacio de redacción, expresada en los siguientes términos: " cambio de columna, póliza numero……", O bien " corrección a la póliza numero… " 3.8.-VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL SISTEMALas ventajas e inconvenientes propios de este sistema de pólizas pueden sintetizares así:

3.8.1.-VENTAJAS Por las características del sistema se logra una mayor división en la ejecución del trabajo de contabilidad, debido a que, anotándose los asientos en hojas sueltas es posible producir simultáneamente varios asientos, situación que no se logra con la misma facilidad cuando se tienen establecidos diarios empastados, en los cuales las anotaciones se hacen en forma manuscrita.Las operaciones quedan comprobadas en todos sus aspectos, ya que, además de anexar a la póliza los documentos o comprobantes, se hacen constar las firmas de las personas que intervinieron en la preparación, revisión y autorización de las pólizas.El pase a los libros auxiliares se facilita en forma considerable ya que, evidentemente, resultan mas manejables las hojas sueltas (pólizas), que los libros diarios.Se puede tener un archivo bien organizado de todos los comprobantes, lo cual permite su fácil y rápida localización, debido a que las pólizas se archivan por el mes a que corresponden y, dentro de esa clasificación, por orden progresivo de su localización.Inconvenientes: como el registro de pólizas se lleva en la forma tabular, es relativamente fácil que se cometan errores consistentes en hacer cargos o abonos a cuentas que no correspondan, o bien, que se cargue una cuenta en lugar de abonarla. La operación del sistema puede significar, para negocios de poca importancia, un costo relativamente elevado, ya que se requiere la impresión de formas especiales, así como la contratación de personal debidamente adiestrado para manejar correctamente el registro de operaciones, tanto en las mismas como en el libro de registro en donde se anotan.

3.8.2.-SISTEMA DE POLIZAS DE DIARIO Y CAJA:

Este sistema tiene por base la misma que anteriormente hemos ya estudiado para el sistema de diario y caja, es decir, la división de operaciones en dos grupos, denominados operaciones de caja y operaciones de diario.La diferencia entre uno y otro sistema radica en que, mientras en el sistema de diario y caja cada tipo de operación se anota directamente en un diario especial, en este sistema de pólizas, se registra en pólizas especiales, de las que vamos a ocuparnos ahora.La clasificación de operaciones en los dos grupos señalados da lugar a que las pólizas sean de las siguientes dos clases:

3.8.2.1.-POLIZAS DE CAJA Las pólizas de caja están destinadas a registrar las operaciones de caja, es decir, aq2uellas que dan lugar a un movimiento de fondos en efectivo, ya sea como entrada o como salida de dinero.

3.8.2.2.- POLIZAS DE DIARIO Las pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operaciones que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario.

3.8.2.3.- FORMAS DE POLIZAS A continuación se mencionan los datos fundamentales que deberán llevar cada una de las pólizas especificadas, no sin antes recordar que los rayados y datos que estos documentos deben contener, pueden ser muy variables, por los motivos ya expuestos al tratar el sistema de póliza única.

Por lo que se refiere a la póliza de caja, los datos que debe contener serán los siguientes: 1.- El encabezado, que comprende el nombre del negocio o empresa de que se trate, el nombre de la póliza (póliza de caja) y el numero que se le asigne.2.- En la parte media (el cuerpo de la póliza) deberá contener:

a.- Columna para la fecha de la operación. b.- Espacio de redacción para anotar el asiento a que dé lugar la entrada o salida de caja, así como la redacción de la operación efectuada. c.- Dos columnas de valores, de las cuales la primera está destinada a los cargos, y la segunda, a los créditos. 3.- En la parte inferior (el pie de la póliza) deberán destinarse, cuando menos, tres espacios para escribir las firmas de las personas que intervinieron, a saber:

• Quien la preparó

• Quien la revisó

• Quien la autorizó

También es una practica bastante generalizada la de imprimir las pólizas en papel de color diferente, con el objeto de que, simple vista, se pueda distinguir la naturaleza de cada una de ellas, no obstante que, como ya se había indicado – cada clase de pólizas deberá llevar el nombre de la misma, para mayor seguridad.

3.9.-REGISTROS DE POLIZAS En atención a la existencia de dos clases de pólizas, se hace necesario, a su vez, establecer registros, destinados, uno, al de las pólizas de caja, al que se llama registro de pólizas de caja, y el otro, a las de diario, que lleva el nombre de registro de pólizas de diario. Ambos registros contienen un rayado idéntico, es decir, a base de múltiples columnas, con su respectivo espacio de varias cuentas. Se sigue el procedimiento de que, una vez requisitada la póliza ( ya sea de caja o de diario) con las firmas de las personas que intervinieron y con los comprobantes de la operación anexos a la misma, ésta se anote en el registro que le corresponda, según su naturaleza, asignándosele, en ese momento, el numero correspondiente.Respecto al numero que debe tener cada póliza sigue la costumbre de no asignar una numeración corrida a las pólizas de diario y de caja, sino que teniendo en cuenta la naturaleza distinta de una y de otras así como la existencia de registros destinados a cada tipo de póliza, el numero será corrido dentro de la clase de póliza de que se trate, con el objeto de facilitar su identificación y rápida localización.Tanto el registro de pólizas de caja como el de pólizas de diario, producen periódicamente un asiento de concentración al diario general en los siguientes términos: registro de polizas de cajaPor los ingresos o entradas de caja:caja y bancos a variosPor los egresos o salidas de caja y bancos:Varios a caja y bancos registro de polizas de diario:Varios a varios Ambos registros de pólizas deberán contener, formando parte de su rayado, una pequeña columna destinada al número de la póliza. De hecho, el registro de pólizas de caja equivale al diario de caja llevado bajo la forma tabular, y el registro de pólizas de diario hace las veces de un diario de operaciones diversas, también bajo la forma tabular, cuando este diario funge como auxiliar de un diario general llevado en su forma continental.

3.9.1.- FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA Conforme se van celebrando las operaciones, estas se clasifican en los dos grupos base de este sistema, registrando en pólizas de caja las entradas ingreso y salidas egreso de efectivo; y en pólizas de diario, las operaciones que no den lugar a movimientos de fondos. Tanto las pólizas de caja con las de diario deberán llevar anexos los documentos que comprueban la operación en ellas registradas, así como las firmas de quienes formularon, revisaron y autorizaron la póliza.Después se anotarán en sus respectivos registros, y será en ese momento cuando se les asigne el número que les corresponda, siguiendo al efecto un orden progresivo.Registrada la póliza, se guardará en el archivo, juntando todas las que correspondan a un determinado mes y ordenándolas por número progresivo. Cuando la contabilidad de la empresa tiene establecidos varios auxiliares, es recomendable, cada vez que se haga una póliza que afecte cuentas colectivas o de control, sacar copias de ella al carbón, para distribuirlas entre los distintos empleados que llevan los auxiliares y facilitarles, en esa forma, el registro oportuno de las operaciones.

3.9.2.-REGISTRO DE OPERACIONESEn este sistema, surge el mismo problema que ya se había señalado en el sistema de diario y caja para las operaciones mixtas, es decir, aquellas en las cuales intervienen parte de movimiento de efectivo y otra parte de valores que no son efectivo. En este caso, deberá observarse la regla de que la operación quede registrada, por su totalidad, en una póliza de diario mediante el uso de una cuenta puente y anotar en póliza de caja solamente la parte de la operación que se haya cobrado o pagado en efectivo.

3.9.2.1.-ERRORES Y CONTRAPARTIDAS Todo lo mencionado en el sistema de póliza única relativo a este punto, es aplicable al sistema que estamos estudiando, con algunas diferencias que, más que fondo, son de procedimiento, ya que, en este caso, existen dos clase de pólizas y, por consiguiente, los errores se pueden producir en las pólizas de diario o en las pólizas de caja; y, del mismo modo, estos errores se pueden advertir antes de que la póliza sea registrada o después De que esta se haya anotado en el registro que le corresponda para que los procedimientos de corrección resulten mas accesibles, se tratarán por separado los errores que se cometan en cada una de las pólizas que se emplean en este sistema:Póliza de diario: si el error existe en la póliza y se advierte antes de ser registrada, propiamente no se hace corrección, sino que se destruye o cancela la póliza equivocada y se procede a formular otra póliza de diario con el asiento correcto.Si hay error en la póliza y se advierte después de haberse registrado, se formula una segunda póliza de diario en que aparezca el asiento de contrapartida correspondiente y, como explicación la referencia a la póliza equivocada. Se registra esta segunda póliza y, automáticamente, queda corregido el error.Finalmente, si la póliza es correcta, pero al ser registrada se comete el error, ya sea cargando o abonando por una cantidad distinta a la correcta, la corrección se ejecuta solamente en el registro, en la forma que ya se ha tratado para estos casos en el sistema de póliza única.

Póliza de caja: los errores en esta póliza pueden presentar varios aspectos, que se sintetizan en los siguientes puntos:1.- Que las cuentas de cargo y de crédito que se mencionan en la póliza sean correctas, pero los cargos o abonos se hayan anotado por una cantidad menor o mayor que la debida.2.- Que la póliza se haya formulado con algún cargo o crédito a una cuenta incorrecta.3.- Que la póliza éste bien formulad; pero, al ser registrada, se haya cometido error.Ventajas e inconvenientes: igual que en los casos anteriores, señalaremos algunas de las ventajas e inconvenientes de este sistema.Ventajas: la división en el trabajo es más amplia, por lo que se refiere a la preparación de las pólizas, debido a la clasificación que se hace de las operaciones en los dos grupos en que se basa este sistema.El departamento de caja es el indicado para formular las pólizas que amparan las entradas y salidas en efectivo, de acuerdo con los comprobantes que le haya servido de base para efectuar los cobros o pagos diarios. Lo anterior permite llevar en el departamento de caja un archivo completo de todos sus comprobantes, lo que facilitará cualquier investigación que tuviere que hacer.La existencia de pólizas especiales para registrar el movimiento de fondos permite un control más efectivo, de parte de los administradores o gerentes, sobre loas causas que dieron origen al mismo.Inconvenientes: por existir dos diferentes tipos de pólizas, puede cometerse el error de usar equivocadamente una en un lugar de otra. Esta clase de error se puede evitar con la impresión de las pólizas en papeles de colores distintos.Se requiere más personal para llevar los registros de pólizas, ya que uno se destina a las de caja, y se maneja en el departamento de caja, y el otro, a las pólizas de diario que, normalmente, debe llevar el departamento de contabilidad.Existe también la posibilidad de que, al registrarse las póliza, se cometan errores, debido a los rayados tabulares que para esos libros se usan. Este inconveniente como ya se ha mencionado varias veces es común a todos los sistemas de pólizas y a cualquier otro en que se empleen libros o registros de base de rayados de múltiples columnas.

3.10. SISTEMAS DE POLIZAS DE DIARIO Y DE ENTRADA Y SALIDA DE CAJA No se trata de un nuevo sistema de pólizas, sino más bien de una modalidad del que acabamos de estudiar con el nombre de sistema de pólizas de diario y de caja.

3.10.1.-CARACTERISTICA La característica de este sistema consiste en que la póliza de caja se subdivide en dos: una, destinada a registrar únicamente las entradas de caja; y la otra, a las salidas.Conforme a esta división, el sistema queda integrado a base de tres pólizas, en las cuales se registran todas las operaciones, ya sea de caja o de diario.Las pólizas que se emplean son las siguientes:

• 1. Póliza de diario.

• 2. Póliza de entrada de caja, también designada como póliza de ingreso.

• 3. Póliza de salida de caja, también denominada póliza de egreso.

Esta clasificación de las pólizas en tres grupos da lugar a que se empleen tres registros para su debida anotación, los cuales llevan los siguientes nombres.

• Registro de pólizas de diario.

• Registro de pólizas de entrada de caja. Ingresos.

• Registro de pólizas de salida de caja. Egresos.

Debido a la existencia de tres registros para anotar las pólizas, el sistema que estamos estudiando era conocido anteriormente con el nombre de sistema de pólizas con tres registros.

3.11. FORMAS Y RAYADOS Las pólizas de diario, en este sistema, tienen los mismos datos y rayado que en el sistema de pólizas de diario y de caja. Por ello, solamente vamos a mencionar algunas de las modalidades que adoptan las pólizas de caja, subdivididas en pólizas de entrada y pólizas de salida.

3.11.1.-POLIZAS DE ENTRADA DE CAJA O DE INGRESOS Como en estas pólizas solamente se registran las entradas de efectivo, sea cual fuere el origen de las mismas, se entiende que invariablemente, la cuenta de cargo es la de caja y, por tanto, se omite el nombre de esta cuenta y solamente se hace referencia a la cuenta o cuentas que deban acreditarse por la recepción de dinero.

La póliza de entrada de caja se compone de tres partes que son:El encabezado,El cuerpo de la póliza, yEl pie (la parte inferior).En el anverso, el encabezado deberá contener:

• El nombre del negocio o empresa,

• El nombre de la póliza(póliza de entrada de caja), y

• Un espacio para notar el numero que se asigne a la póliza.

El cuerpo o la parte media de la póliza tendrá una columna para las fechas; un espacio de redacción para notar solamente la cuenta cuentas que deban acreditarse, así como la redacción de la operación efectuada; y dos columnas de valores: la primera, para cantidades parciales, y la segunda, para totales.Por ultimo, en la parte inferior, aparecerán también, cuando menos, los tres espacios para anotar las firmas de las personas que la formularon, revisaron y autorizaron.En el reverso llevara, como encabezado, los mismos datos señalados para el anverso y, además, un espacio para notar la fecha.Abajo del encabezado tendrá un espacio donde estarán impresas, o se escribirán, las cuentas que con mas frecuencia se acreditan por las entradas de efectivo, así como una columna de valores para el importe de los créditos a cada una de las cuentas que se hubieren afectado.

3.11.2.-POLIZAS DE SALIDA DE CAJA O DE EGRESOS El rayado y datos que estas pólizas contienen son iguales a los de la póliza de entrada de caja, con la diferencia de que, utilizándose solamente para el registro de operaciones que den lugar a salida de efectivo, únicamente se anota el nombre de la cuenta o cuentas de cargo, ya que deben entenderse, en todos los casos, que la cuenta que debe acreditarse es la de caja y bancos.

3.11.3.-REGISTRO DE POLIZAS Cada clase de póliza se anotara en su respectivo registro. Por su apariencia, los registros de las pólizas de entrada y salida de caja, son iguales, salvo que, en el de póliza de entrada, la primera columna de valores esta destinada a los cargos a la cuenta de caja, y las columnas que le sigan serán de naturaleza acreedora y corresponderán a las cuentas que usualmente se afecten por las entradas de efectivo.En cambio, en el registro de pólizas de salida de caja, su primera columna de valores esta destinada a los créditos de la cuenta de caja, y las siguientes serán de naturaleza deudora, correspondiendo a las cuentas que normalmente se afecten por la salida de fondos.La numeración de las pólizas se asigna cuando la póliza se registra, manteniendo una numeración corrida, pero independiente, para cada tipo de póliza de las que en este sistema se usan.No obstante que la practica mas generalizada es la de establecer un registro especial para cada clase de póliza, no hay nada que impida usar dos registros, o uno solamente, para anotar las tres clases de pólizas. También pueden quedar registradas las tres clases de pólizas en un solo registro, adoptando, en este caso, un rayado con tres columnas, para notar los números, respectivamente, de las pólizas de diario, pólizas de entrada y pólizas de salida de caja.

3.11.4.-REGISTRO DE OPERACIONES Puesto que este sistema tiene como base la división de las operaciones en dos grupos (operaciones de caja y operaciones de diario), la forma que se emplea para su registro es la misma que se estableció en el sistema de pólizas de diario y caja.Sin embargo, como las pólizas de caja, se encuentran subdivididas en pólizas de entrada y pólizas de salida, en las primeras se registraran únicamente las entradas en efectivo, anotándose en la póliza solamente la cuenta de crédito, puesto que la cuenta de cargo será siempre la de caja y bancos.Por lo que se refiere a las pólizas de salida, se anotaran en ellas las operaciones que impliquen salida de fondos, mencionándose en la póliza la cuenta de cargo, ya que la de crédito será, la de caja y bancos.

3.11.5.-VENTAJAS E INCONVENIENTES Ventajas: la división de las pólizas de caja en las dos clases ya fijadas facilita el registro de operaciones en las empresas donde, por realizarse un movimiento importante de fondos, se hace necesario ocupar cajeros recibidores y cajeros pagadores. En este caso la división del trabajo se llevaría a cabo en forma más amplia, ya que los cajeros recibidores prepararían las pólizas de entrada, y los pagadores las pólizas de salida.Se puede ejercer un control más eficaz sobre ingresos y egresos en efectivo, debido a que estas operaciones quedan asentadas en pólizas especiales, distintas unas de otras.Para el registro de las pólizas, también se puede decir que la división del trabajo se ejecuta en forma más amplia, ya que paracada tipo de póliza, normalmente, se destina un registro, lo cual no deja de ser una ventaja respecto de los sistemas anteriores.