La palabra comprobante significa autorización, y de esto se deriva el término "SISTEMAS DE COMPROBANTES" el cual es un procedimiento rígido y especial para autorizar y controlar todos los desembolsos de caja.
El sistema de comprobantes propiamente dicho se compone de varios procedimientos:
El primero de los cuales es el de la preparación de un comprobante. Sin embargo por varias razones que más adelante serán aclaradas, nuestro estudio comenzará con ciertos procedimientos que pueden ocurrir antes de iniciarse el sistema de comprobantes en sí.
1.2.- PROCEDIMIENTOS PRELIMINARES Muchos desembolsos de caja resultan de la compra directa de las cosas por parte de la compañía; como son: mercancías, materiales, muebles y equipos de oficina, seguros, etc. Y el hecho es que la mayoría de las empresas que ponen mucho cuidado en instalar y operar un sistema de comprobantes, también emplean cierto procedimiento cuando van a comprar algo. Aunque estos procedimientos preliminares no son necesariamente esenciales para la ejecución de un sistema de comprobantes, que generalmente si se usan. Y para que se comprendan hasta donde pueda desearse, nuestro estudio lo iniciaremos primero con tales procedimientos. Para los desembolsos de este tipo no se aplicarían los procedimientos preliminares que vamos a explicar, ya que lleva a cabo la compra de algo.
1.2.1.-PEDIDOS DE COMPRA Cuando cualquier departamento de una compañía desea que se compre alguna cosa, sea esta mercancía o algún servicio de cualquier clase, prepara una forma llamada pedido de compra.
1.2.2.ORDEN DE COMPRA Tiene por finalidad servir como documento fuente en el área de abastecimiento, para formalizar el convenio de compra entre proveedor y la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces, en cumplimiento de la Buena-Pró otorgada por el Comité de Adquisiciones.
El formulario está diseñado de acuerdo a las directivas del INANTIC y consta de las siguientes especificaciones:
En el Anverso Encabezamiento Nombre del Ministerio o Entidad, considerando además la dirección y teléfono de la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces. Nombre del Formulario : ORDEN DE COMPRA – GUIA DE INTERNAMIENTO Número : El asignado al documento en forma sucesiva por la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces. Día, mes y año: Para indicar la fecha en que se formula el documento. Cuerpo Señor (es): Indicar el nombre o razón social del proveedor cuya solicitud de cotización obtuvo la Buena-Pró. Dirección : Escribir la Dirección del Proveedor. Le agradeceremos enviar a nuestro almacén en : ………………… Se escribirá el lugar donde está situado el almacén de la Dirección de Abastecimiento, Mantenimiento y Servicios Auxiliares (DASA) o la unidad administrativa que haga sus veces. Referencia: Se hará mención de los documentos que precedieron a la formulación de la Orden de Compra (Solicitud de Cotización Nº ………………., Cuadro comparativo de Cotizaciones – Nº ….) Facturar a nombre de : Indicar el nombre de la dependencia que efectuará el pago. Artículo Código: Clasificación del artículo de conformidad con el Catálogo de Bienes existentes en cada Entidad. Cantidad: Número de artículos a comprar. Unidad de Medida : Término usado para contar, medir o pesar los artículos a comprar. Descripción : Nombre de los artículos por adquirir, de uso común o de consumo. Valor
Unitario: Precio cotizado por unidad por cada artículo.
Total : Resultado de multiplicar las cantidades por el valor unitario de los bienes por adquirir.
Ordenación de la Compra: Firmas de los servidores que ordenen o autoricen la adquisición (Director de Abastecimiento y Jefe de Adquisiciones o quienes hagan sus veces).
Afectación Presupuestal : Conforme a la codificación de la Clasificación Programática del Gasto Público (Código del Programa y del Sub-Programa).
Distribución Contable : Cuentas por pagar: El importe total de la adquisición en soles, a renglón seguido de este recuadro se consigna: Recibí Conforme: Firma autorizada del Jefe de Almacén al recepcionar los artículos adquiridos.
Día, Mes y Año: Fecha correspondiente a la recepción de los Artículos adquiridos.
En el Reverso Recuadro para uso exclusivo del Jefe de Almacén Título . Catálogo de Bienes, se divide en dos columnas.
Primera Columna : Grupo Nº : Para escribir el número de la agrupación genérica que le corresponde a cada artículo dentro del Catálogo de Bienes existente en cada Ministerio o Entidad.
Segunda Columna : Valor: Para anotar el importe de cada uno de los grupos.
Total : Se escribe la suma de la columna Valor.
NUMERO DE COPIAS Y SU DISTRIBUCION Original : Para remitir al proveedor.
Primera Copia : Para remitir al almacén ( Al recibir los artículos, se canjeará esta copia por el original para adjuntarla como documento fuente para el Parte Diario y remitirla a la Dirección de Presupuesto y Contabilidad.
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