Como aprender a manejar el uso de los formularios, carteles y planillas a cargo del empleador

Introducción

Siempre que a un empresario, nacional o extranjero, se le plantea la necesidad de llevar y presentar una serie de formularios, carteles y planillas, de inmediato surge una animadversión, siquiera mínima. Por esta razón, hemos considerado pertinente introducir este estudio, planteando, y a la vez saciando, la siguiente cuestión ¿Por qué tienen que llevar las empresas ante la Secretaria de Estado de Trabajo estos procedimientos, documentaciones y trámites? Porque El Trabajo es una función social que se ejerce con la protección y asistencia del Estado», según reza el Principio Fundamental 1 del Código de Trabajo, de modo que se hace necesario conocer los procedimientos y trámites de los documentos que la Secretaria de Estado de Trabajo exige a las empresas. El Estado «debe velar porque las normas del derecho de trabajo se sujeten a sus fines esenciales, que son el bienestar humano y la justicia social» continúa diciendo el referido Principio. Para garantizar la realización de estos fines y formalidades, la Secretaria de Estado de Trabajo cuenta con una serie de libros, planillas y carteles que las empresas están en la obligación de llevar los cuales presentamos más adelante.

De los carteles del personal fijo o de planilla

1.- ¿Cuáles son los primeros formularios que debe llevar una empresa para cumplir con las formalidades requeridas por la Secretaria de Estado de Trabajo?

Todo empleador está en la obligación de presentar al Departamento de Trabajo en los primeros quince días siguientes al inicio de sus actividades, una relación certificada del personal que emplee con carácter fijo por tiempo Indefinido o para una obra o servicio determinado, Indicando el salario correspondiente a cada trabajador. Su nombre, nacionalidad, ocupación, número de la cédula de identidad y su sexo. Para tal propósito la Secretaría de Estado de Trabajo ha creado el Formulado DGT-3 y el Formulario DGT-3 ANEXO, los cuales serán renovados anualmente y se depositarán ante el Departamento de trabajo a más tardar el día quince del mes de enero. Al hablar de la ocupación nos referirnos, obviamente, a la posición que el empleado está supuesto a ocupar en la empresa, lo mismo ocurre con el salario.

2.- ¿Cuales son las menciones que deberán tener estos formularios? El Formulario DGT-3 contendrá menciones generales relativas a la empresa, tales como: La distribución del personal en cuanto a la proporción de dominicanos y extranjeros que laboren en la empresa; la distribución de salarlos en cuanto al porcentaje percibido por dominicanos y por extranjero; la cantidad de empleadas y empleados, al igual que el total de trabajadores fijos; especificaciones relativas a la jornada de trabajo y el descanso semanal; la cantidad de trabajados menores de 16 años; el total de las sumas pagadas a todos los trabajadores, que por no preverse ningún periodo, sugerirnos que sea el total de sumas pagadas mensualmente. Para la distribución del horario que figura en el referido formulario existen cuatro filas o renglones que habrán de ser usados de acuerdo a la cantidad de turnos u horarios de que disponga la empresa; así, si la empresa tiene solo un turno u horario, usará exclusivamente la fila o renglón correspondiente al número uno. En estos renglones se colocarán;

a) La hora en que se inician y terminan de las jornadas de trabajo.

b) La hora de inicio y término del descanso Intermedio diario, el cual deberá tener una duración mínima de una hora de trabajo y/o una duración de una hora y media después de cinco horas de trabajo; y

c) El día y la hora en que será iniciado el descanso semanal Resulta oportuno señalar que el descanso semanal deberá tener una duración mínima de 36 horas y que el mismo puede iniciarse cualquier día de la semana, aunque a falta de acuerdo previo, será iniciado a partir del mediodía del sábado, Las labores rendidas durante el descanso semanal deben ser pagadas con un incremento de un ciento por ciento (100%). en caso contrario, y si el trabajador lo pide, se le habrá de otorgar un descanso compensatorio en la semana siguiente. igual al tiempo de su descanso semanal.

3.- ¿Cuando y como se ha de preparar el Formulario DGT-3? Conjuntamente con el Formulario DGT-3 será presentado el Formulario DGT-3 ANEXO. En este formularlo figura una columna, además de las menciones precedentemente señaladas, destinada a colocar el turno u horario en que cada empleado está supuesto a laborar de modo que las empresas que cuenten con un solo turno u horario tendrán que escribir la palabra:

PRIMERO o UNO, en dicha columna. SI cuentan con dos turnos deberán escribir: SEGUNDO o DOS y así sucesivamente, dependiendo de la cantidad de tumos u horarios que tenga la empresa.

4.- ¿Existe algún formulario para registrar la fecha de vacaciones de todos los trabajadores? En el mismo Formulario DGT-3, figura la columna correspondiente a la fecha del inicio y término de las vacaciones, en ésta se deberá indicar el día y el mes con que cada empleado habrá de iniciar y terminar sus vacaciones, independientemente de que éste las disfrute o no en dicho período. En esta columna habrá que escribir cada fecha con dos dígitos, o sea, que si el trabajador está supuesto a inicias sus vacaciones el día 4 de mayo, se deberá escribir: 04/05. Colocando siempre primero el día y luego el mes. De Igual manera, si las vacaciones terminan el día 20 de mayo, se deberá escribir: 20/05, y así sucesivamente.

5.- ¿Cual es el curso a seguir una vez Cumplidas estas formalidades? Una vez cumplidas estas formalidades y luego que los formularlos han sido recibidos por el Departamento de trabajo, éste expedirá una copla al empleador en la cual estampará la siguiente expresión «Recibida. Pendiente de Comprobación. Luego, en un plazo no mayor de sesenta días el Departamento de Trabajo comprobará la veracidad de las declaraciones contenidas en las planillas y de ser conectas se procederá a su registro, de esto será informado el empleador para que presente la copia conservada en su poder y sobre la cual se estampará la expresión: «Planilla Registrada» o simplemente «Registrada».

6.- ¿Que riesgo corre la empresa si en dicho plazo del Departamento de Trabajo no

Comprueba la veracidad de estas declaraciones? Esta planilla se considera registrada y aprobada. De igual modo, si el Departamento de Trabajo no hace las objeciones que tenga y las comunica al empleador en un plazo de sesenta días a partir de la fecha de su depósito. Es conveniente aclarar que el empleador no debe hacer ningún cambio, tachadura o añadidura en las copias en su poder.

7.- ¿Deben los empleadores fijar en un lugar Visible de la empresa, taller o establecimiento, La relación contenida en el Formulario DGT-3 ANEXO? De acuerdo a nuestro modo de ver, no es necesario fijar en un lugar visible dentro de la empresa. Taller o establecimiento las informaciones contenidas en el Formularlo DGT-3 ANEXO. Aunque el Art. 186 del Código de Trabajo establece que los empleadores deben fijar y distribuir durante los primeros quince días del mes de enero, los períodos de vacaciones de sus trabajadores, y que deben, además, en el mismo plazo, enviar al Departamento de Trabajo copia de la distribución y fijar otra en un lugar visible de sus talleres o establecimientos, nada constriñe u obliga al empleador a realizar dicha publicación mediante el Formulario DGT-3 ANEXO, ya que ni siquiera dice el artículo en cuestión que esta distribución debe hacerse a través de un formularlo y mucho menos elaborado por la Secretaría de Estado de Trabajo. De modo que está en libertad la empresa de preparar dicha relación con las menciones pertinentes y en el plazo ya comentado, con lo cual le dada fiel cumplimiento a lo dispuesto en el Art. 186 del Código de Trabajo.

8.- ¿Cuales desventajas podría recibir el trabajador al que le sean publicadas entre sus compañeros de trabajo Informaciones Relativas a su salario? SI se autoriza fijar en un lugar visible el Formulario DGT-3 ANEXO, documento contentivo de informaciones exclusivas a cada trabajador, podría esta divulgación afectar su intimidad. Estas informaciones serian del conocimiento de los demás trabajadores y no todos estarían de acuario con esto ya que provocaría situaciones enojosas. No siempre el alto empleado. por ejemplo, desea que se sepa cuanto gana, ni tampoco la empresa, en algunas ocasiones, desea que se sepa. Entre los empleados medios y ordinarios de la empresa no resulta saludable la divulgación del salario ganado por cada uno. Ha sido requerido por la Secretaria de Estado de Trabajo la colocación en el Formularlo DGT-3 ANEXO del número del Registro Nacional de Contribuyente (RNC) que corresponda a la empresa o empleador, por lo que se hace más necesario aún la adquisición del mismo.

De los cambios posteriores en los contratos del personal fijo o de planilla

1.- ¿Como hace, entonces, el empleador para registrar los cambios surgidos en los contratos De los trabajadores? Los cambios surgidos en los contratos de trabajo, con posterioridad a la fe cha de su depósito y registro serán presentados en un formulario especial el cual se conservará conjuntamente con el Formularlo DGT-9 y el Formularlo DGT3 ANEXO. En éste, enunciará la fecha del cambio entre otras menciones, así como la clase de cambio operado tal como lo puede ser un cambio de posición o un aumento de salarlo. Se trata del Formularlo DGT-4.

2.- ¿Como hacer para agregar los trabajadores Nuevos o eliminar los que ya no trabajan Para la empresa? Cualquier modificación que pueda alterar la relación contenida en la planilla del personal fijo (DGT3 y DGT-3 ANEXO), se hará constar en el Formulario DGT-4, indicando el nombre, nacionalidad, cédula de identidad, ocupación, sexo, Fecha de entrada o salida, y salario de los trabajadores entrantes y salientes.

3.-Si un trabajador percibe un salarlo variable, o Sea, que aumenta o disminuye mes por mes, (tal El caso de los vendedores que ganan Comisiones), ¿Como se indica ese cambio en el Formulario DGT-4? Las variaciones sufridas en el salario pagado por comisión deberán ser reportadas en el Formulario DGT-4, de acuerdo a su promedio mensual ya que no se trata de un salario básico fijo, y siempre que se trate de un contrato de trabajo de naturaleza permanente. Aunque otra salida pudiere ser, y así recomendamos, señalar el porcentaje aplicable por concepto de salario por comisión, si es en adición a un salarlo básico fijo.

4.- Los incentivos, primas, bonos y salarios de Estimulo, ¿deben colocarse en el Formulario DGT-4 considerándolos como parte del Salario ordinario? Toda remuneración recibida regularmente por el trabajador de parte del empleador por concepto del servicio prestado es, indiscutiblemente, salario ordinario; el cual es, incluso, el que se toma como base para pagar los demás derechos y prestaciones derivadas del contrato de trabajo. De modo que los incentivos, primas, bono, y salarios de estimulo, si son pagados con regularidad constituyen parte del salario ordinario por lo que si habría que registrarlos en el Formularlo DGT-4 bajo la misma condición sugerida para la comisión en la pregunta anterior.

5.- ¿Cuando ha de ser depositado este Formularlo DGT-4 en el Departamento De Trabajo? Este Formulario DGT-4 debe ser depositado dentro de los cinco días siguientes a la terminación de cada mes en el Departamento de Trabajo o ante la autoridad local que ejerza sus funciones, quien entregará una copla certificada al empleador como constancia de haber recibido oportunamente dicha notificación. El Formulario DGT-4 refuerza. Complementa o actualiza al Formularlo DGT 9 y al Formularlo DGT 3. El Art. 159 del Código de Trabajo establece que: «"todo empleador está obligado a fijar en un lugar visible de si establecimiento, un cartel sellado por la autoridad local d trabajo con estas Indicaciones:

1) Las horas de principio y fin de la jornada de cada trabajador,

2) Los periódicos de intermedios de descanso en jornada,

3) Los días de descanso semanal de cada trabajador

Quedan exceptuados de esta disposición los trabajadores del campo. Pero dado a que estas informaciones están contenidas en el Formularlo DGT-3 o Panilla de Personal Fijo, entendemos que debe ser éste el cartel a fijar en un lugar visible y con lo cual se le daría pleno cumplimiento a lo establecido en el Art. 159 del Código de Trabajo ya referido.

De los registros del personal móvil u ocasional

1.-Este procedimiento es exigido también cuando se trata de trabajadores móviles u ocasionales? Cuando por naturaleza de la explotación o para responder a circunstancia accidentales de la empresa, el empleador utilice trabajadores móviles u ocasionales, está obligado a presentar por separado, dentro de los cinco días siguientes a la terminación de cada mes, una ¡elación certificada del personal que empleó en dicho mes, con la indicaciones contenidas en el formulario DGT-4 que registra los Cambios en el Personal Fijo o de Planilla.

2,,- ¿Contiene este nuevo Formularlo alguna novedad que lo diferencie del Formularlo DGT-4? Esta Relación Certificada del Personal Móvil u Ocasional será presentada en el Formulario DGT-5 cumpliendo los requisitos establecidos para el Formulario DGT-4 o de Cambios en el Personal Fijo o de Planilla, con la única novedad de que tendrá que indicar la cantidad de días trabajos por estos trabajadores y el total de las sumas pagadas a los mismo. En cuanto al salario, si éste es por ajuste. Se deberá determinar promedio mensual.

3.- Si una empresa coloca a un trabajador en la Relación Certificada del Personal Móvil u Ocasional (FORM. DGT-5), para ejecutar una Labor determinada, y luego lo vuelve a contratar Para otra labor determinada, ¿debe inscribir a Este trabajador en la Planilla del Personal Fijo o Debe inscribirlo en la Planilla del Personal Móvil U Ocasional? Indiscutiblemente que si se trata de un trabajador contratado para una labor determinada habrá que registrarle en el Relación Certificada del Personal Móvil u Ocasional o Formulario DGT5, por tratarse de una labor ocasional. Las Planillas de Cambio del Personal Fijo o Formulario DGT-4. Sólo serán utilizadas para los trabajadores sujetos a contrato de trabajo por tiempo indefinido o de naturaleza permanente.

4.- Si un trabajador es contratado para varias labores determinadas u ocasionales,

y no media un periodo de dos meses entre una labor y la otra, ¿En que formulario debe inscribirse el mismo? Tratándose de contratos de trabajo realizados mediante labores sucesivas separadas por períodos menores de dos meses y con un mismo empleador. hay que admitir que no se trata de un contrato para una obra determinada, sino de un contrato de trabajo por tiempo indefinido. Por lo que la planilla correspondiente para registrar a este trabajador lo es el Formulario DGT-3 ANEXO y el formulario DGT-4, según la fecha en que este contrato sea iniciado.

5.- Luego de llenarse el Formulario DGT-5, ¿Debe ser este comunicado al Departamento De Trabajo? Si, los empleadores están en la obligación de comunicar al Departamento de Trabajo dentro de los primeros quince días del inicio de cada estación, una relación certificada de los trabajadores estaciónales o de temporadas, con la indicaciones que para estos fines son requeridas en la Planilla de Personal o Formularlo DGT-3. Las autoridades de trabajo deberán, por su parte comprobar la veracidad de las declaraciones y luego proceder a su registro en la forma establecida para los casos del personal fijo.

6.- ¿Que Formulario deberá usar la empresa para darle cumplimiento a lo dispuesto en la pregunta anterior? La Secretaría de Estado de Trabajo no ha presentado todavía un formulario mediante el cual pueda ser registrado, en los primeros quince días del inicio de la estación, el trabajador móvil u ocasional, pero consultando con algunos incumbentes fuimos informados de que el mismo está pendiente de su elaboración.

Del cartel de las horas extraordinaria de trabajo

1.- En cuanto a las horas extraordinarias, ¿Debe la empresa reportarlas a través de

Algún formulario en panicular? Claro que sí, en todos los casos en que se trabajen horas extraordinarias, el empleador esta en la obligación de notificar al Departamento de Trabajo o a la autoridad local que lo represente, dentro de los primeros diez días de cada mes, las horas extraordinarias trabajadas durante el mes anterior y los valores pagados por este concepto a cada empleado. Con este fin el Departamento de Trabajo ha creado el Formulario DGT-2 o Cartel de Horas Extraordinarias de Trabajo.

2.- ¿Cuales menciones deberá contener el Formularlo DGT-2 o Cartel de Horas Extraordinarias de Trabajo? En el mismo se Indicará el nombre del trabajador que haya laborado durante la jornada extraordinaria del mes; su cédula de Identidad; la fecha o el mes a que corresponda dicha jornada extraordinaria; la cantidad de horas rendidas en exceso, por cada trabajador de acuerdo a la tanda en que las mismas fueron ofrecidas (mañana, tarde o noche); el porcentaje pagado, según el caso (35% o 100%); la causa de la prolongación de la jornada y el monto total del dinero pagado por este concepto. El Formularlo DGT-2 deberá ser preparado en dos originales, de los cuales el uno se quedará en poder del Departamento de Trabajo y el otro en poder del empleador.

3.- ¿Cuales son las causas más comunes Por las cuales se puede prolongar la Jornada Ordinaria de Trabajo? Sólo para evitar una grave perturbación en el funcionamiento normal de la empresa, podrá ser elevada excepcionalmente la jornada ordinaria de trabajo, y tomando como base los motivos siguientes:

a) Accidentes ocurridos o Inminentes.

b) Trabajos imprescindibles que deben realizarse en las maquinarias o en las herramientas, y cuya paralización pueda causar perjuicios graves.

e) Trabajos cuya Interrupción pueda alterar la materia prima.

4) En caso fortuito o de fuerza mayor

4.- ¿Son estas las únicas causas por las cuales puede ser elevada la Jornada Ordinaria de Trabajo? No. la jornada ordinaria de trabajo también puede ser excepcionalmente elevada para permitir que la empresa haga frente a aumentos extraordinarios de trabajo. ? En caso de prolongación de la jornada para hacer frente a aumentos extraordinarios de trabajo, el número de horas extraordinarias no podrá exceder de ochenta horas trimestrales. Pero, cada vez que se presente la necesidad de extender la jornada ordinaria de trabajo el empleador está en la obligación de dar cuenta Inmediatamente al Representante Local de Trabajo, para que compruebe si el caso se ajusta a las excepciones citadas en la pregunta anterior. En caso de prolongación de la jornada ordinaria de trabajo el empleador deberá fijar en un lugar visible de la empresa el Formulario DGT-2 o Cartel de Horas Extraordinaria de Trabajo, debidamente recibiendo por el Departamento de Trabajo.

5.- El Cartel de Horas Extraordinarias de Trabajo, o Formulario DGT-2, ofrece Dificultad para ser llenado a maquinilla o en computadoras.

¿Existe algún mecanismo que permita cumplir con esta obligación sin que resulte tan difícil? Por supuesto que si, nada se opone a que los mismos sean llenados a mano con letras de molde y/o en letras legibles. Si se trata de un número mayúsculo de trabajadores y resulta complicado preparar dicha relación en la forma indicada, la empresa puede elaborar este formulario si cuenta con sistemas electrónicos de computación u otros similares, siempre que su contenido se ajuste a lo dispuesto en el formulario original y se cumplan con las formalidades requeridas por la Secretaria de Estado de Trabajo.

6.- ¿Este Cartel de Horas Extraordinarias de Trabajo o Formulario DGT-2, se lleva realmente en las empresas dominicanas? Todas las empresas en donde sean prolongadas las jornadas ordinarias de trabajo están en la obligación de llevar el Cartel de Horas Extraordinarias de Trabajo, todas. Pero, hay que reconocer que no todas lo han estado llevando como manda la ley, por lo que exhortamos llevar y así evitar consecuencias desagradables.

7.-Debería la Secretaría de Estado de Trabajo sustituir o modificar este formulario? Muchas han sido las quejas del sector empresarial en cuanto al manejo de este formularlo, de modo que se hace necesario una pronta revisión que lo adecué y ofrezca menos complicaciones, aunque tenemos entendido que ya las autoridades competentes están tratando de resolver estos inconvenientes.

8.- ¿Como la Secretaria de Estado de Trabajo o los propios trabajadores o sus representantes podrían evitar que se burle el objetivo de este formulario en los bancos, supermercados, Hoteles y restaurantes, tiendas de venta al público en general, etc.? Si el objetivo del Formulario DGT-2 o Cartel de Horas Extraordinarias de Trabajo es burlado, se estaría ante una violación a la ejecución de los contratos, convenidos, leyes y reglamentos de trabajo, por lo que el Departamento de "trabajo investigará las denuncias que deberá presentar la parte interesada, para luego proceder con el sometimiento judicial correspondiente.

De la cartilla de aptitud para el trabajo en los menores de edad

1.- ¿Qué formulario está obligada a presentar la empresa cuando se trate de la contratación de un menor de edad? El Formulario DGT-7 o Cartilla de Aptitud para el Trabajo, responde a lo establecido en el Titulo II del Libro IV del Código de Trabajo relativo al trabajo de los menores de edad. El Art. 248 contenido en el mencionado Libio IV establece que: todo menor de dieciséis años que pretenda realizar labores en empresas de cualquier clase, acreditará su aptitud física para desempeñar el cargo de que se trate con una certificación médica expedida gratuitamente por un facultativo que preste servicios al Estado. Al Distrito Nacional o a un municipio».

2.- ¿Donde obtiene la empresa esta cartilla? La iniciativa para celebrar un contrato de trabajo con la intervención de un menor de edad está supuesta a provenir de éste último o de quien lo represente. Ya que él es el que debe acreditar su aptitud física para desempeñar el cargo de que se trate, aunque como hemos visto el formularlo elaborado por la Secretaría de Estado de Trabajo requiere de la firma del empleador. No necesariamente es el empleador quien debe promover su consecución, sino la parte interesada.

3.- ¿Quien habrá de conservar la Cartilla de Aptitud para el Trabajo? En vista de que es el empleador quien debe demostrar en este caso, que no ha violado la ley con la contratación de un menor de edad, es lógico que sea la empresa quien conserve la Cartilla de Aptitud Para el Trabajo o Formularlo DQT7, y quien gestione su renovación trimestral o anualmente según las prescripciones médicas.

4.- ¿Cuales menciones deberá tener la Cartilla de Aptitud para el Trabajo o Formulario DGT-7 de la Secretaria de Estado de Trabajo? La Cartilla de Aptitud Para el Trabajo o Formulario DGT? preparado por la Secretaria de Estado de Trabajo. Presenta las menciones que debe tener la certificación médica que habrá de expedir gratuitamente un facultativo al servicio del Estado y que exige el Art. 248 anteriormente citado.

5. – ¿Este formulario debe ser preparado por el empleador o por alguna otra persona o Institución? Este formulario deberá ser presentado en dos originales, de los cuales el uno se quedará en poder del Departamento de Trabajo y el otro en poder del empleador, será llenado por el médico luego de evaluar la aptitud física del menor firmado por la autoridad laboral competente, lo cual le dará fe pública. y finalmente firmado también por el empleador o su representante. A nuestro modo de ver entendemos que tratándose del resultado de la evaluación de un médico, más que Rimado por el empleador o su representante, debería estar firmado por el médico actuante, responsable del examen en cuestión, y aprobado por las autoridades administrativa de trabajo.

6.- Si una empresa contrata a un menor de edad sin cumplir con las formalidades de este Formulario, ¿que riesgos corre esa empresa? Corresponde al Departamento de "trabajo despachar iodo lo relativo a la protección del menor en materia de trabajo. Por lo que el cumplimiento de esta formalidad evidentemente debe estar supervisado por este departamento. Constituye una falta muy grave, sujeta a sanciones penales y a sanciones civiles, la falta de protección de los menores, en consecuencia, la empresa o la persona que tenga la dirección de la misma será sancionada con una multa de 7 a 12 salarios mínimos, sin perjuicio de las sanciones civiles que le sean aplicables.

7.- ¿Existe algún plazo Indicado por la Ley, Dentro del cual las autoridades de trabajo Deban ratificar el Formulario DGT-7? Al menor o a su representante corresponde gestionar la aprobación, por parte el Departamento de "trabajo. Del resultado de la evaluación realizada por el médico actuante, en cuanto a su aptitud física para el trabajo. No ha sido previsto un plazo que rija las actuaciones del Departamento de "trabajo en este sentido. De modo que la parte interesada se encargará de diligenciar su más pronta aprobación o ratificación.

De la formación profesional de los trabajadores

1.- ¿Está la empresa en la obligación de Capacitar y formar profesionalmente a sus trabajadores? Si, la formación profesional será obligatoria y gratuita para el trabajador, siempre que éste sea requerido por la empresa para mejorar su desempeño laboral. El aprendizaje de los trabajadores podrá llevarse a cabo por medio de un contrato.

2.- ¿A través de que contrato puede la empresa Gestionar la formación profesional

de sus trabajadores? La empresa puede gestionar la formación profesional de sus trabajadores a través del Contrato de Formación Profesional o Formularlo DGT-10, el cual se caracteriza por que el trabajador se obliga, simultáneamente, a prestar un servicio y a recibir formación, y el empleador a retribuir el trabajo y, al mismo tiempo, a proporcionar a aquél una formación que le permita desempeñar un puesto de trabajo.

3.- ¿Quien se encarga de materializar este Aprendizaje o enseñanza?El Instituto Nacional de Formación Técnico Profesional (INFOTEP) se encargará de reglamentar y realizar el aprendizaje de los jóvenes trabajadores, por medio de un contrato, cuya reglamentación ha sido sometida a la Secretaria de Estado de Trabajo. y aprobada mediante la Resolución Núm. 20/9 5 de fecha 19 de abril del año 1995. El empleador podrá establecer sus propios planes de formación profesional o adherirse a los planes y programas formulados por el Instituto Nacional de Formación Técnico Profesional (INFOTEP), pero éste no quedará en ningún caso, liberado de sus obligaciones frente al INFOTEP.

4.- ¿Qué salario debe ser pagado al aprendiz? La retribución a pagar al trabajador aprendiz puede ser convenida libremente en el contrato, pero en ningún caso ésta será menor al salario mínimo legalmente establecido.

5.- ¿Puede una empresa contratar un aprendiz Sin tener que usar el Contrato de Formación Profesional o Formulario DGT-1O? EI empleador podrá establecer sus propios planes de formación profesional o adherirse a los planes y programas formulados por el INFOTEP. Si la Ley establece que el aprendizaje de los jóvenes trabajadores podrá Llevarse a cabo por medio de un contrato, cuyos principios, métodos y estipulaciones serán reglamentados por el INFOTEP y sometido posteriormente a la aprobación de la Secretaria de Estado de Trabajo, es porque no es obligatorio suscribir este tipo de contrato tomando en cuenta el Formularlo DGT-1O. Al decir: Podrá llevarse a cabo…. » y « podrá establecer sus propios planes….» deja explícitamente entendido que podrán usarse otras alternativas. No dice en ningún caso, que deberá llevarse a cabo exclusivamente mediante el contrato que para estos fines elabore la Secretaria de Estado de Trabajo.

6.- Si una empresa contrata a un aprendiz y no Cumple con las exigencias requeridas Por el Formulario DGT-1O, ¿Corre el riesgo de ser sancionada? Hemos dicho que la empresa tiene la alternativa de preparar su propio contrato de formación profesional. Por lo que basta con que se sujeten sus términos a las previsiones de fondo establecidas para esta clase de contratos, por lo que en la medida en que ésta cumpla con el voto de la Ley no podrá ser sancionada por ninguna autoridad.

De la suspensión de los contratos de trabajo

1.- ¿En que consiste la suspensión del contrato de trabajo y como puede ser? La suspensión es la Imposibilidad temporal de cumplir con las principales obligaciones del contrato de trabajo y sus efectos. Su origen puede estar en la empresa o en el empleado, de acuerdo al hecho que la motive. Puede ser total o parcial, según afecte a todos o parte del personal de la empresa. La suspensión se origina con el hecho que la motiva y termina cuando cesa este hecho, Será legal cuando obedezca a una causa legítima de suspensión, ilegal en caso contrario, No implica la terminación del contrato de trabajo ni compromete el hecho que la origina.

2- Si una empresa solicita autorización para Suspender alguno o todos los contratos de Trabajo, ¿está en la obligación de usar algún Formulario de la Secretaria de Estado de Trabajo? Con la finalidad de hacer más fácil el procedimiento de la suspensión de los contratos de trabajo, la Secretaría de Estado de Trabajo ha preparado varios formularlos que tienden a minimizar el trabajo que tendría que realizar la empresa de estos casos. Para ello ha preparado el Formulario DGT-9. El cual contiene una solicitud de suspensión de contratos de trabajo, una relación de los trabajadores afectados por la suspensión y un informe de Inspección de trabajo, con el cual finaliza. Nada se opone a que las empresas ofrezcan las informaciones requeridas en estos casos a través de documentaciones por ellas preparadas, siempre, claro está, que su contenido se ajuste a los requisitos planteados por la Secretaria de Estado de Trabajo y el Código de Trabajo.

3.- ¿Podría la empresa solicitar la suspensión de los efectos del contrato utilizando una Simple carta o comunicación? Ciertamente. La Empresa puede solicitar la suspensión de los efectos de los contratos de trabajo mediante una simple carta o comunicación, acompañando dicha comunicación con los documentos que la justifiquen.

De los formularios en desuso (DGT- 1 y IXT-6)

1.- ¿Cual es la función habilidad del Cartel de Vacaciones que anteriormente estaban contenidos en el Formularlo DGT-1? Este formulario ha sido fusionado con el Formulario DGT-3 ANEXO, de modo que ya no es necesario llevarlo de manera independiente. Las menciones contenidas en el Formulario DGT1 o Cartel de Vacaciones han sido reproducidas en el Formulario DGT-3 ANEXO, por lo que el Cartel de Vacaciones ha caído en desuso. El aviso sobre la fusión de estos formularios fue publicado por la Secretaria de Estado de Trabajo en el Periódico Listín Diario en fecha 13 del mes de enero del año 1993.

2.- ¿Como puede enfrentar una empresa a un Inspector de trabajo que le quiera someter por no llevar el Cartel de Vacaciones o Formularlo DGT-1? Aunque resulte extraño estos casos pueden darse cuando el empleador menos lo espere, pero de todos modos, las menciones, que debía llevas el Cartel de "vacaciones están contenidas en e] Formulario DGT-3 y en el Formulario DQT-3 ANEXO, por lo que con ello se cumple satisfactoriamente el voto de la Ley. Además, y de considerarlo prudente, sería recomendable portar el Aviso publicado por la Secretaría de Estado de Trabajo y que ya referirnos.

3.- ¿Debe la empresa llevar el Cartel de Horario de Trabajo contenido en el Formulario DGT-6? Este formulario al Igual que el Formulario DGT-1 ha caído en desuso, producto de la fusión de que fue objeto por parte de la Secretaría de Estado de Trabajo en el Formulario DGT-3 y el Formulario DGT-3 ANEXO, por lo que sus menciones elementales se encuentran contenidas en éstos y no se hace necesario una duplicación de informaciones.

De los libros de visita

1,,- ¿Donde deben los inspectores de trabajo hacer Constar el resultado de las investigaciones en las empresas? Con el propósito de registrar las visitas realizadas por los inspectores de trabajo a las empresas y de que el resultado de estas visitas o Investigaciones conste, la Secretaría de Estado de Trabajo diseña y vende un Libro de Visitas o Formulario DGT8 que las empresas tienen que llevan 2.- ¿Cuales menciones figuran en este Libro de Visitas o Formulario DGT-8? Este Libro de Visita o Formulario DGT-8 contiene 50 formularios con sus respectivas copias, en las cuales figurarán menciones relativas a las documentaciones de la empresa, la jornada de trabajo, el salario mínimo, la contratación de menores, los reglamentos, pactos y sindicatos, además informaciones relativas a los comités de higiene y seguridad industrial, y finalmente la advertencia o notificación procedente en caso de que no se le haya dado cumplimiento a algún precepto legal. En la actualidad circulan aún Libros de Visita o formulario DGT-8 diseñados conforme al Código de Trabajo del año 1951, aunque lo mismo ocurre con otitis formularios. El empleador no puede elaborar por su cuenta estos formularios, diferente a otros que sí puede elaborar sujeto a los requisitos de las autoridades de trabajo.

3.- ¿Durante cuanto tiempo tiene la empresa que conservar el Libro de Visitas o Formulario DGT-8, si este ha sido agotado por completo? Cuando el Libro de Visitas o Formularios DGT-S se haya agotado los empleadores lo deberán conservar durante un plazo mínimo de cinco años.

4.- ¿C6mo se hará constar el resultado de las investigaciones practicadas por los inspectores de trabajo? Las comprobación practicadas por los inspectores de trabajo se harán constar simultáneamente por duplicado, quedando la copla en poder del inspector actuante para su constancia y archivo en la Representación Local de Trabajo correspondiente.

5.- Si existe un Libro de Visitas o Formulario DGT-8 que permite reportar las violaciones cometidas por la empresa, ¿para que existen también las actas de infracción levantadas por los inspectores de trabajo? Las Actas de Infracción levantadas por los inspectores de trabajo funcionan con la finalidad de apoderar al tribunal cuando la empresa Incurra en violaciones que ameriten su sometimiento por ante las autoridades judiciales, no es una simple acta descriptiva de la falta cometida, como lo es el Libio de Visitas o Formulario DGT-8, en ella se le pueden dar plazos a la empresa para corregir las anomalías encontradas, pero también sirven para apoderar al Juzgado de Paz cuando la empresas sean sorprendidas violando las disposiciones del Código de trabajo.

6.- ¿Utilizan los Inspector es de trabajo debidamente estos Libros de Visita

o Formularlos DGT-S? En muchas ocasiones los inspectores tienden a ignorar su función habilidad, realizan visitas de comprobación en las empresas y olvidan hacer las anotaciones correspondientes en lo cual no debe caer el empleador porque constituye una prueba valiosísima en caso de que el inspector actuante luego quiera decir lo contrario. En caso de Informaciones contrarias entre el Libro de Visita y las Actas de Infracción que los inspectores de trabajo, esto pueden ver comprometida su responsabilidad civil, si las mismas afectan a las partes envueltas (trabajador y/o empleador), sin perjuicio de las sanciones disciplinarias que les sean aplicables. El conocimiento de las violaciones civiles cometidas por los inspectores de trabajo, compete en este caso a los tribunales ordinarios,

De los contratos de trabajo

1,- ¿Es obligatorio formalizar el contrato de trabajo por escrito? El contrato de trabajo puede ser celebrado por escrito u oralmente si se trata de un contrato por tiempo indefinido, es decir, de naturaleza permanente, Pero, los contratos de trabajo celebrados por cierto tiempo o para una obra o servicio determinado deben ser celebrados obligatoriamente por escrito, en caso contrario se reputarán como contratos de trabajo por tiempo indefinido.

2.- De ser celebrado por escrito el contrato de trabajo, ¿cuales menciones sustanciales debe contener? El contrato de trabajo celebrado por escrito deberá enunciar:

1) Los nombres y apellidos, nacionalidad, edad, sexo, estado civil, domicilio y residencia de los contratantes y las menciones legales de sus cédulas de identidad personal.

2) El servicio que el trabajador se obliga a prestar y las horas y el lugar en que deba hacaerlo.

3) La retribución que habrá de percibir el trabajador con indicación de lo que gana por unidad de tiempo, por unidad de obra o cualquier otra manera, y la forma, tiempo y lugar del pago.

4) La duración del contrato, si es por cierto tiempo, la indicación de la obra o servicio que es objeto del contrato, si es para una obra o servicio determinado, o la mención de que se hace por tiempo indefinido, y.

5) Lo demás que las partes puedan convenir de acuerdo con la ley. Contendrán, además, las firmas de las partes o sus huellas digitales y las firmas de los testigos, de no saber firmar las partes.

3- ¿Los Contratos de Trabajo serán también vendidos por las Autoridades de Trabajo o por alguna otra Institución? Los contratos de trabajo serán elaborados por la parte interesada, regularmente son preparados a diligencia del empleador o empresa con las menciones señaladas en la pregunta anterior, conteniendo, por supuesto, la voluntad de las partes.

4.- ¿El contrato de trabajo tiene que ser legalizado por un abogado notarlo? Esta formalidad no es requerida por la Ley, pero aunque nada se opone a que las firmas sean legalizadas" por un abogado notario, las partes pueden convenir legalizarlo con la finalidad de darle más carácter.

5.- ¿Debe ser comunicado y registrado, el contrato de trabajo, ante las autoridades de trabajo? ¿Cuando? ¿Cómo? De todo contrato de trabajo por escrito se harán cuatro originales, uno para cada una de las partes, y los otros dos para ser remitidos al Departamento de "trabajo o a la autoridad local que ejerza sus funciones, dentro de los tres días de su fecha de efectividad, La autoridad local archivará uno de los originales, después de ser registrado en el libro que llevará con tal propósito, y enviará el otro original, en los tres días de haberlo recibido, al Departamento de Trabajo para su registro y archivo en esta oficina. Resulta oportuno señalar que el contrato de trabajo no es, necesariamente, el que consta en un escrito, sino el que se ejecuta en hechos, es decir, los hechos determinan las condiciones y términos reales de cualquier contrato de trabajo.

Disposiciones finales

1.- ¿Que tipo de empresa esta supuesta a llevar todos estos documentos, formularlos, planillas y enteles que acabamos de conocer? Todas. Todas las empresas tienen la obligación de llevar los documentos, formularios, planillas, y carteles anteriormente señalados, independientemente de la cantidad de empleados que posean y de la posición y salario que éstos puedan tener En esta consideración están incluidos los salones de belleza, las barberías, las sastrerías, los talleres de mecánica, cafetería y todo establecimiento que tenga trabajadores bajo su dependencia. Si, todo empleador está en la obligación de preparar, comunicar, registrar y conservar todos los documentos relativos a las estipulaciones, ejecución y modificación del contrato de trabajo, tales como planillas, carteles y demás formularios que para estos fines no sólo exige el Reglamento de trabajo Núm. 258-93, dictado por el Poder Ejecutivo el día 1 de octubre del año 1993. Sino que también penaliza el Art. 720 y siguientes del mismo Código de Trabajo, al sostener que están sujetas a sanciones penales las violaciones en que se Incurra cuando se desconozcan obligaciones meramente formales o documentales.

2.- ¿Como pueden las empresas adquirir estos formularlos? Las empresas pueden proveerse de estos documentos comprándolos en la Secretaria de Estado de Trabajo al precio fijado por sus autoridades.

3.- ¿Es ésta la única forma de adquirirlos? No, el Reglamento Núm. 258-93 para la aplicación del Código de Trabajo, establece que: «Las empresas que cuenten con sistemas electrónicos de computación u otros similares, pueden elaborar las planillas de personal fijo y las relaciones certificadas mencionadas en los artículos precedentes, siempre que su contenido se ajuste a lo dispuesto por este Reglamento y se cumplan las formalidades requeridas por la Secretaría de Estado de Trabajo.