Propuesta para reducción de tiempos de operaciones e incremento de exactitud del sistema de gestión de inventarios

Resumen

La empresa GERENPRO C.A, es una empresa dedicada a la construcción y el acarreo de materiales que se desenvuelve en el contexto Guayanés que está marcado por una aguda crisis económica de sus principales empresas, razón por la cual es el momento oportuno de identificar las oportunidades de mejora y optimización de los procesos para enfrentar esta realidad. El Almacén Central de Gerenpro es el departamento encargado de la custodia y administración de los inventarios a los clientes internos que son las unidades de la empresa. Debido al crecimiento acelerado de la empresa el incremento del flujo de inventarios ha ido en ascenso y se plantea la necesidad de establecer medidas que aseguren la calidad de atención a dichos clientes internos a través de la reducción de tiempos y exactitud de los inventarios teóricos que fungen como indicadores. Luego de una serie de entrevistas y observación directa del trabajo de almacén, se realizo una serie de diagramas Ishikawa los cuales permitieron priorizar las causas en base a los resultados obtenidos de una encuesta a los almacenistas. De estos resultados se estableció un indicador de tiempos de atención al cliente, la normalización a través de un manual para la creación de productos, adaptando los productos ya existente a estas normas y la creación de un plan de despacho de producto de contingencia que incluye la creación y normalización de un nuevo formato de trabajo, con lo que se esperar disminuir los tiempos de atención a los clientes y proveedores e incrementar la confiabilidad de los inventarios teóricos del sistema integral de gestión de inventarios.

Palabras Claves: Almacenaje, Normalización, Optimización, Tiempos, Exactitud

Introducción

La empresa Gerenpro C.A. fundada en el 2003 es una empresa dedicada al ramo de la construcción y el servicio de acarreo de materiales, un área que en la región de Guayana posee una competencia importante y se encuentra en un contexto económico complejo, marcado por una crisis de las principales empresas de la región; Sin embargo la empresa en cuestión ha experimentado un crecimiento acelerado a lo largo de su trayectoria y una expansión importante de sus operaciones.

Lo anterior crea la necesidad de identificar todas las posibles oportunidades de mejora de los procesos de la empresa a fin de hacerla competitiva abaratando costos y mejorando el servicio. La gerencia de la empresa se encuentra preocupada por los problemas inherentes al sistema de gestión de inventarios actual y como podría esto afectar significativamente los resultados de sus operaciones y los lapos de entrega; por lo tanto, en el presente trabajo se analiza desde un nivel macro hasta un nivel micro el departamento de almacén para evaluar su funcionalidad e identificar los problemas más críticos y factibles, elaborar una propuesta de solución para mejorar las experiencias de los clientes internos, proveedores y los resultados de las operaciones

CAPÍTULO I

El problema

El presente capítulo describe las principales características del almacén de taller central de la empresa Gerenpro, C.A, las principales situaciones adversas que comprometen su eficacia y eficiencia y como el siguiente trabajo ayudara a subsanarlo en el área específica de estudio.

Planteamiento del problema

Gerenpro, C.A es una empresa que nace en el año 2003, como resultado de cubrir la necesidad insatisfecha en un nicho de mercado aprovechando la experiencia acumulada por sus socios en diversas ramas y especialidades durante años de trabajo, dentro de la Industria de la Construcción. Durante su corta vida, Gerenpro ha tenido la oportunidad de demostrar sus capacidades en la Gerencia y Construcción de Proyectos de alto grado de exigencia, en estándares de Seguridad y Calidad, y ofreciendo a sus clientes una total satisfacción de sus necesidades y requerimientos, que le permitan consolidarse como empresa líder en el mercado en el que participa.

La empresa está conformada por una junta directiva como máximo órgano de dirección. La Gerencia está agrupada en tres (3) bloques o Gerencias Corporativas, de las cuales está la Gerencias Corporativa de Gestión que a su vez se sub divide en tres (3) Gerencias, entre las cuales está la de Procura e Inventario, que está conformada en dos (2) departamentos, el de Compras y el de Almacén.

Originalmente no existía un software de administración de inventarios, sino que el proceso se daba de forma semi-manual a través de hojas de cálculo electrónicas; Sin embargo, el crecimiento acelerado de la empresa y el aumento en el volumen de productos manejados obligó a migrar a un sistema más avanzado como lo fue el software "Sistema Administrativo Integral", y en particular el módulo de Almacén en el cual reside el manejo y administración de productos e inventarios. Este sistema concebido inicialmente como prueba piloto, no fue estructurado con su normativa de uso y procedimientos y así se mantuvo aun después de convertirse en definitivo. A lo largo del crecimiento de la empresa y el aumento de volumen de productos tampoco se dieron cambios mayores en el sistema de gestión de inventarios que permitieran afrontar las nuevas condiciones.

En empresas como Gerenpro, C.A. el factor tiempo es determinante para cumplir con los plazos y compromisos asumidos con los clientes, es por esta razón que el manejo de materiales, equipos, repuestos y suministros entre las obras y unidades operativas es vital que respondan a los principios de practicidad, agilidad y confiabilidad, esta responsabilidad es del Departamento de Almacén a través de sus procedimientos y controles internos y la gestión de inventarios.

Actualmente, actualmente se identifican oportunidades de mejora de los lapsos de espera que requieren algunas operaciones. Obviar procedimientos para asegurar la agilidad del proceso, finalmente resulta en mayores problemas para el Departamento por sobrecarga de trabajo y extravió de materiales, por lo que se convierte en un círculo vicioso.

Así mismo, esta situación genera los siguientes problemas:

• 1. Retraso en la entrega final de productos a los requisitantes

• 2. Retraso en el registro de solicitudes y movimientos de materiales (entradas y salidas)

• 3. Una base de datos de productos no confiable

• 4. Diferencias entre los inventarios teóricos y reales

• 5. Fallas de registros de la data

Los retrasos en el manejo de almacén se ve atenuado debido al no cumplimiento de los procedimientos lo cual ocasionará a posteriori colapso que comenzara a originar retrasos importantes en el desempeño del almacén generando desperdicios que impactan sobre los costos operacionales, mermando los márgenes de ganancia de la operación

Ante todo lo anteriormente expuesto valdría la pena preguntarse la diferencia con respecto a los resultados que pudiera marcar la diferencia con cosas tan simples como: demarcación y señalización de las áreas de trabajo, la creación de manuales de procedimientos, la racionalización de la cantidad de códigos de productos y su correcta descripción, la revisión y mejoramiento de los formatos existente y la organización de las áreas de trabajo.

Objetivos

Objetivo General

Reducir los tiempos de operaciones e incrementar la exactitud del sistema de gestión de inventarios del Almacén de Taller Central de la empresa Gerenpro, C.A.

Objetivos Específicos

• Diagnosticar la situación actual del Almacén de taller central

• Determinar los tiempos estándar de recepción, procesamiento almacenaje y despacho de productos

• Establecer un manual de procedimientos para la creación de nuevos productos

• Racionalizar el número de renglones (códigos) del inventario y adecuar la descripción de los productos en la base de datos de productos, mediante la estandarización de los mismos

• Diseñar un procedimiento de despachos de contingencia

Justificación

Gerenpro, C.A. es una empresa de alcance nacional que requiere constantemente suministros de equipos, repuestos y materiales los cuales deben ser transportados, lo cual implica una demora importante, por lo cual el despacho de materiales, repuestos e insumos debe ser lo más ágil posible para evitar amenazas a la continuidad de las obras y el cumplimiento de los plazos y fechas asumidos por la empresa. La optimización de tiempos también beneficiara a los trabajadores y empleados que deben interactuar con almacén, reduciendo el tiempo que invierten en constatar la existencia de los productos en stock debido divergencias entre inventarios teóricos y reales, generando incertidumbre en los inventarios, lo cual conlleva a una pérdida de tiempo de trabajo distrayendo al personal de sus labores habituales.

Delimitación

El presente estudio trata sobre propuestas para la optimización de tiempos y exactitud del sistema de gestión de inventarios del almacén de taller central de la empresa Gerenpro, C.A; a desarrollarse en 16 semanas, la cual se realizara en el Almacén de Taller Central de la empresa Gerenpro, C.A. más específicamente en las operaciones de entrada, salida y requisiciones de materiales y suministros.

CAPÍTULO II

Generalidades de la Empresa

El presente capítulo describe los principales valores y principios de la empresa Gerenpro C.A. así como las principales características de su almacén de taller central y de los diferentes procesos.

Reseña histórica de la empresa

Gerenpro es una empresa que nació en el año 2003, como una necesidad de competir en un mercado en el cual las empresas tradicionales no muestran interés dejando un nicho importante, aprovechando la experiencia acumulada por sus socios en diversas ramas y especialidades durante muchos años, dentro de la Industria de la Construcción. Es así como se unen sus conocimientos y experiencias para darle forma a una empresa del Nuevo Siglo, con Capacidad de Ejecución, dentro de una Gerencia Moderna, que ofrece Calidad y Competitividad dentro del exigente mercado Venezolano.

Ubicación Geográfica

Figura 1. Ubicación Gerenpro C.A.

Fuente: Google Earth

Calle Arboleda, Edif. Gerenpro, Piso Único, Local Parcela 502-00-20 y 502-00-21, Zona Industrial Matanzas, Puerto Ordaz, Edo Bolívar, Venezuela. (ver Figura 1)

Breve descripción de la empresa

Durante su corta vida, Gerenpro ha tenido la oportunidad de demostrar sus capacidades en la Gerencia y Construcción de Proyectos de alto grado de exigencia, en estándares de Seguridad y Calidad, y ofreciendo a sus clientes una total satisfacción de sus necesidades y requerimientos.

En sus comienzos, su personal brindó Servicios de Gerencia a una importante empresa del sector construcción, brindándole también, apoyo logístico y de transporte de insumos. Con el devenir del año 2004, la empresa es favorecida con el otorgamiento de un Contrato de Construcción en el Proyecto Hamaca, lo cual le permitió demostrar su adaptación a los requerimientos de un Cliente internacional como Flúor Daniel en asociación con Inelectra bajo el exigente ambiente petrolero, desarrollando, no solamente el alcance pretendido originalmente (Geotextiles y Nivelación Final), sino ampliándolo hasta culminar los trabajos de Asfaltado de la Planta, y fundaciones de Concreto diversas, así como asistiendo al Cliente en su fase de culminación del Proyecto.

Misión

Construimos y Prestamos Servicios, aportando soluciones y bienestar, con: Seguridad, Calidad, Proactividad y Respeto al Medio Ambiente dentro de un proceso de Mejoramiento Continuo

Visión

Generar Bienestar en el ámbito general de la Empresa y su entorno, siendo líderes de nuestro sector en Venezuela en:

? Seguridad, Calidad y Satisfacción de Clientes Internos y Externos

? Crecimiento Sostenible y Respeto al Medio Ambiente

? Desarrollo Social Sustentable

Políticas

Fortalezas

Las Fortalezas de la empresa son:

• Capacidad del personal para involucrarse con las necesidades de los Clientes, comprendiéndolas y satisfaciéndolas oportunamente.

• Total compromiso de todos los niveles Gerenciales y de Supervisión con los Valores Fundamentales de la Calidad, Seguridad y Media Ambiente.

• Responsabilidad Social con sus grupos de relación, permitiendo una interacción más armoniosa y productiva con nuestro entorno.

Para lograrlo, Gerenpro cuenta con:

• Personal idóneo, capacitado y motivado para afrontar cada una de las responsabilidades encomendadas.

• Infraestructura, Equipos y Maquinarias en perfecto estado de conservación y uso, para apoyar nuestras operaciones.

• Apoyo financiero de la Banca Privada, que garanticen la continuidad de nuestras operaciones, y prestigio entre los proveedores de bienes y servicios.

Gestión de la Calidad, Seguridad y Ambiente

Gestión de la Calidad

Gerenpro ha evolucionado en la aplicación de la calidad en todos los niveles de la organización, tanto en el área administrativa como en la operativa. Ha alcanzado una serie de metas importantes, las cuales le han permitido lograr satisfacción para sus clientes y presencia en el área de la construcción.

En la era moderna, el esfuerzo de calidad de la empresa que anteriormente era verificado por controles efectuados por sus propios clientes, ha sido suplantado por los mecanismos de Aseguramiento de la Calidad, y su control ha pasado a ser una responsabilidad primordial de la empresa en el cumplimiento de sus objetivos.

Seguridad y AmbienteLa protección de su personal, sus clientes e instalaciones y el ambiente que los rodea, es objeto de especial atención por parte de su cuadro directivo y gerencial. Para cumplir con este propósito la empresa ha diseñado y puesto en práctica un Manual de Protección Integral que contiene las directrices y normas a ser implementadas.

El resultado del cumplimiento de dichas directrices y normas es monitoreado basándose en los índices de Frecuencia y Severidad, siendo meta de seguridad de la empresa que dichos índices disminuyan año a año.Así mismo, Gerenpro, está comprometida en el cumplimiento de las normativas ambientales vigentes en la legislación venezolana en lo relativo a la actividad de construcción y prestación de Servicios.

Competitividad

Obras Civiles

Gerenpro está en la capacidad de ejecutar obras de Fundaciones de Concreto, Edificaciones, Canalización Hidráulica, Muros de Concreto Armado y otras obras relativas, para lo cual cuenta con personal supervisorio staff de primera línea de experiencia comprobada, encofrados, andamios y en general todos los recursos necesarios para acometer cualquier proyecto de pequeña, mediana y gran envergadura en el país

Movimientos de Tierras

El Personal Staff cuenta con una vasta experiencia en la gerencia de grandes obras de Diques y Movimientos de Tierra, así como con maquinaria propia y las asociaciones estratégicas necesarias para acometer y exceder las necesidades de ejecución de este tipo de obras a nivel nacional. Así mismo, Gerenpro cuenta con experiencia en protección de estructuras con uso de Geotextiles y Geomenbranas, y así garantizar la durabilidad de la infraestructura requerida por la vida útil de los proyectos.

Canalizaciones

Dentro de su gama de competencia, contamos con experiencia en el tendido de Bancadas Eléctricas, Tanquillas, Canalizaciones de Aguas Servidas, Aguas Aceitosas, y de otros fluidos requeridos por los proceso o como subproducto o desecho de los mismos.

Asistencia a las Operaciones

Gerenpro se ha destacado en la prestación de servicios vía outsorcing, para diferentes empresas manufactureras, incluyendo la carga y transporte de Productos y Materias Primas, Alquiler de Equipos de Apoyo a la Producción, y cualquier otro servicio conexo requerido, destacando los valores de garantía de servicio oportuno, atención de emergencias y asesoría en mejoras al servicio.

Estructura Organizativa

Figura 2. Organigrama General

Fuente: Gerencia Corp. De RRHH

Gerenpro cuenta con una junta directiva como máximo órgano de decisión, que a su vez se divide en seis (6) gerencias corporativas encargadas de ejecutar las directrices dictadas por este y coordinar las operaciones. (ver Figura 2)

Gerencia Corporativa de Gestión

Figura 3. Organigrama de la Gerencia Corp. de Gestión

Fuente: Gerencia Corp. De RRHH

Departamento de Almacén

El departamento de almacén forma parte junto con el departamento de compras de la Gerencia Corporativa de Gestión de Gerenpro, C.A. Donde sus funciones definidas dentro de la empresa son las siguientes (ver figura 3):

• Organizar y controlar el proceso de recibimiento, almacenamiento, surtido y empaque de los productos, asegurando el registro y actualización permanente de los movimientos que afecten al inventario físico.

• Supervisar y evaluar las actividades del personal que recibe, resguarda, surte y empaca el material resguardado en el almacén central y del demás personal asignado al departamento.

• Llevar un estricto control del área de recibo en el proceso de recepción.

• Organizar el manejo y acomodo óptimo del material en el espacio destinado para su almacenamiento y resguardo.

• Coordinar la atención y seguimiento oportuno a los pedidos de producto generados por las áreas competentes de la entidad.

• Vigilar que el equipo y la maquinaria necesaria para el almacenamiento, empaque y embalaje se mantengan en buen estado de operación y gestionar su mantenimiento preventivo y correctivo.

• Controlar, el material reintegrado al almacén central resultado de las devoluciones.

• Estipular periódicamente las entradas y salidas del producto.

• Promover, aplicar y vigilar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene en la operación del almacén central procurando la protección de los diversos productos contra robo, y mermas que afecten los procesos de distribución y comercialización.

• Aplicar medidas de control interno a fin de asegurar la operación del almacén y la seguridad del material resguardado.

• Procurar la coordinación con las áreas que tengan vinculación con el Departamento, a fin de facilitar la toma de decisiones y la actualización constante de los procesos Operativos y sistemáticos.

Para llevar a cabo todas estas funciona el departamento de almacén cuenta con 1 jefe de departamento, 1 almacenista, 1 asistente de almacén y 1 aprendiz del INCES para un total 4 empleados trabajando en almacén central.

Cuenta con 1 carretilla propia y con 1 montacargas que no es de potestad exclusiva, sino que es un equipo que utilizan todas las áreas de trabajo circundante.

Todo el trabajo se desarrolla entre 1 almacén principal conocido como Almacén General 001 y 8 almacenes satélites en Taller Central, que a continuación se especifican (ver Tabla 1):

Tabla 1. Almacenes de Taller central

Fuente: Gerencia Corp. De RRHH

Descripción de las operaciones de almacén

Entradas

Entrada por orden de compra

Una vez que se genera una necesidad en alguna unidad operativa ya sea planificada o no el primer paso es generar una Requisición De Materiales en el Sistema Administrativo Integral, esto lo puede realizar cualquier empleado autorizado con un usuario y clave para ingresar al sistema. Estas requisiciones quedan pendientes esperando por la autorización por parte del Gerente de Taller o el Gerente de Procura, en el momento en que esto pasa, la requisición entra al dominio del Departamento de Compras quienes deben solicitar las cotizaciones correspondiente a los proveedores, para poder realizar la negociación respectiva, que cuando culmina se realiza la orden de compra con la cual el proveedor procede a hacer despacho de los productos que deben llegar y ser recibidos por almacén junto con la factura de compra para poder darle entrada al sistema y por último una vez registrado se procede o bien a ubicar en el almacén a la espera de que sea solicitado o se despacha directamente a la unidad solicitante (ver Figura 4)

Figura 4. Flujograma de entrada por orden de compra

Fuente: Propia del autor

Entrada por caja chica

Existes necesidades que surgen de emergencia y no pueden o no deben esperar todo el proceso regular de compra, para esto algunas unidades operativas se le asigna una caja chica para este tipo de compras. En el momento que surge la necesidad el responsable de la unidad hace uso de dichos fondos para comprar directamente en el proveedor los productos requeridos, posteriormente debe pasarle solo la factura a almacén para darle entrada al sistema de inventarios a través de la función "Entrada por caja chica", en este caso no se ubica en almacén debido a que por tratarse de compras de emergencia y hechas directamente por la unidad solicitante el producto no pasa por el proceso regular de requisición, orden de compra y cheque o facturación. Este proceso es netamente administrativo pues inmediatamente al darle entrada a sistema debe solicitarse que se elabore el vale electrónico para hacerle la salida (Ver Figura 5)

Figura 5. Flujograma de entrada por caja chica

Fuente: Propia del autor

Entrada de material recuperado

En ocasiones existen repuestos, materiales o insumos que luego de ser despachados se pueden reutilizar o se pueden reparar para su reutilización, este tipo de almacenaje no posee una forma de entrada al sistema de gestión de inventarios, por lo tanto el procedimiento no es totalmente manual a través de un libro donde al momento de llegar el material recuperado a almacén es registrado y almacenado de forma independiente para poder localizarlo.

Salidas

Salida por vale electrónico

Toda salida de material, insumos o repuestos que se encuentran en el sistema de inventarios deben ser solicitados a través de una vale electrónico. Cuando una unidad requiere solicitar productos a almacén debe ingresar a la opción "Vales Electrónicos de Materiales…" e incluir un nuevo vale electrónico con todos los productos solicitados, guardarlo, procesarlo y con el numero de vale electrónico dirigirse al almacén donde los productos son ubicados y al ser entregados el solicitante, este debe firmar en la guía de salidas el numero de vale correspondiente como despachado. El último paso es dar salida al vale por parte del despachador en la función "Vales Electrónicos pendiente por dar salida" y procesar el vale para que el sistema le dé finalmente salida del inventario de productos. (ver Figura 6)

Figura 6. Flujograma de salida por vale electrónico

Fuente: Propia del autor

Material Recuperado

Existen materiales, insumos y materiales que se pueden reutilizar o que pueden ser reparados para su reutilización, a esto se le llama material recuperado. Este tipo de inventario no posee una entrada forma en el sistema, lo que se hace es realizar un ajuste de forma manual en las cantidades del sistema correspondiente al producto recuperado en un deposito especial creado para tales fines.

Despacho de Equipos de Protección Personal

Semanalmente es necesario dotar a todos los obreros con algunos equipos de seguridad menores tal como lo son los guantes y las mascarillas; de los cuales se hace un estimado semanal, se elabora un vale electrónico por dicha cantidad y posteriormente se vas despachando a medida que los empleados lo van solicitando en el almacén, lo único que necesitan es firmar como recibido una guía de despacho de EPP.

Préstamos

El procedimiento para el préstamo de herramientas o materiales también es manual, no se lleva en el sistema de gestión de inventario sino una contabilización manual, el solicitante pide que se le sea ubicada la herramienta o material, se llena un renglón del cuaderno de préstamos, se hace firmar al solicitante el despacho, una vez haya culminado su trabajo con la herramienta o material lo devuelve y es rellenado el cuadro de devolución con fecha y firma del receptor.

CAPÍTULO III

Marco teórico

El presente capitulo contiene los basamentos teóricos en los cuales se fundamenta la investigación

Sustentación teórica

• Estudio

Es una técnica para determinar con la mayor exactitud posible, partiendo de un número de observaciones, el tiempo para llevar a cabo una tarea determinada con arreglo a una norma de rendimiento preestablecido.

• Historia

Se deben compaginar las mejores técnicas y habilidades disponibles a fin de lograr una eficiente relación hombre-máquina. Una vez que se establece un método, la responsabilidad de determinar el tiempo requerido para fabricar el producto queda dentro del alcance de este trabajo. También está incluida la responsabilidad de vigilar que se cumplan las normas o estándares predeterminados, y de que los trabajadores sean retribuidos adecuadamente según su rendimiento. Estas medidas incluyen también la definición del problema en relación con el costo esperado, la reparación del trabajo en diversas operaciones, el análisis de cada una de éstas para determinar los procedimientos de manufactura más económicos según la producción considerada, la utilización de los tiempos apropiados y, finalmente, las acciones necesarias para asegurar que el método prescrito sea puesto en operación cabalmente.

• Alcance

A pesar de que a Frederick W. Taylor se le considera el padre del estudio de tiempos, esta práctica ya se venía dando desde 1760, por un francés apellidado Perronet quién realizó estudios sobre la fabricación de alfileres del no. 6. Setenta años más tarde, Charles Babbage hizo estudios de tiempos relacionados con alfileres comunes del no. 11, y cuyos resultados sorprendieron ya que determinó que una libra de alfileres (5,546 unidades) debían fabricarse en 7.6892 horas. [5].

En 1881, Taylor comenzó su trabajo de estudio de tiempos y doce años después desarrolló un sistema basado en "tareas" en donde proponía que la administración de una empresa debía encargarse de planear el trabajo de cada empleado por lo menos con un día de anticipación y que cada hombre debía recibir instrucciones por escrito que describieran su tarea a detalle para evitar confusiones.

En 1903, en la reunión de la A.S.M.E efectuada en Saratoga, Taylor presentó su famoso artículo " Administración del taller", cuya metodología fue aceptada por muchos industriales reportando resultados muy satisfactorios. En 1917, C. Bernard Thompson informó acerca de 113 plantas o fábricas que habían implantado la " administración científica".

De ellas, 59 consideraron que habían tenido éxito rotundo, 20 sólo éxito parcial y 34 un fracaso completo. Finalmente, en julio de 1947 se aprueba una ley que permite utilizar el estudio de tiempos en la Secretaría de Guerra de los Estados Unidos. En la actualidad no existe ninguna restricción en la aplicación de estudio de tiempos en ninguna empresa o país industrializado.

• Elementos y Preparación para el Estudio de Métodos:

Es necesario que, para llevar a cabo un estudio de tiempos, el analista tenga la experiencia y conocimientos necesarios y que comprenda en su totalidad una serie de elementos que a continuación se describen para llevar a buen término dicho estudio.

• Selección de la operación :

Que operación se va a medir. Su tiempo, en primer orden es una decisión que depende del objetivo general que perseguimos con el estudio de la medición. Se pueden emplear criterios para hacer la elección:

El orden de las operaciones según se presentan en el proceso

La posibilidad de ahorro que se espera en la operación. Relacionado con el costo anual de la operación que se calcula mediante la siguiente ecuación:

Según necesidades específicas.

• Selección del operador. Al elegir al trabajador se deben considerar los siguientes puntos:

Habilidad, deseo de cooperación, temperamento, experiencia

• Actitud frente al trabajador

• El estudio debe hacerse a la vista y conocimiento de todos

• El analista debe observar todas las políticas de la empresa y cuidar de no criticarlas con el trabajador

• No debe discutirse con el trabajador ni criticar su trabajo sino pedir su colaboración.

• Es recomendable comunicar al sindicato la realización de estudios de tiempos.

• El operario espera ser tratado como un ser humano y en general responderá favorablemente si se le trata abierta y francamente.

• Análisis de comprobación del método de trabajo:

Nunca debe cronometrar una operación que no haya sido normalizada.

La normalización de los métodos de trabajo es el procedimiento por medio del cual se fija en forma escrita una norma de método de trabajo para cada una de las operaciones que se realizan en la fábrica.

En estas normas se especifican el lugar de trabajo y sus características, las máquinas y herramientas, los materiales, el equipo de seguridad que se requiere para ejecutar dicha operación como lentes, mascarilla, extinguidores, delantales, botas, etc. Los requisitos de calidad para dicha operación como la tolerancia y los acabados y por último, un análisis de los movimientos de mano derecha y mano izquierda.

Un trabajo estandarizado o con normalización significa que una pieza de material será siempre entregada al operario de la misma condición y que él será capaz de ejecutar su operación haciendo una cantidad definida de trabajo, con los movimientos básicos, mientras siga usando el mismo tipo y bajo las mismas condiciones de trabajo.

La ventaja de la estandarización del método de trabajo resulta en un aumento en la habilidad de ejecución del operario, lo que mejora la calidad y disminuye la supervisión personal por parte de los supervisores; el número de inspecciones necesarias será menor, lográndose una reducción en los costos.

• Ejecución del estudio de tiempos

Obtener y registrar toda la información concerniente a la operación.

Es importante que el analista registre toda la información pertinente obtenida mediante observación directa, en previsión de que sea menester consultar posteriormente el estudio de tiempos.

La información se puede agrupar como sigue:

• Información que permita identificar el estudio de cuando se necesite.

• Información que permita identificar el proceso, el método, la instalación o la máquina

• Información que permita identificar al operario

• Información que permita describir la duración del estudio.

Es necesario realizar un estudio sistemático tanto del producto como del proceso, para facilitar la producción y eliminar ineficiencias, constituyendo así el análisis de la operación y para lo que se debe considerar lo siguiente:

• Objeto de la operación.

Hay que determinar si una operación es necesaria antes de tratar de mejorarla. Si una operación no tiene objeto útil, o puede ser reemplazada o combinada con otra, debe ser eliminada por lo que se puede suspender el análisis de dicha operación.

• Diseño de la pieza.

El diseño de los productos utilizados en un departamento es importante. El diseño determina cuando un producto satisfará las necesidades del cliente. Éste es un factor de mayor importancia que el costo. Los diseños no son permanentes y pueden ser cambiados. Es necesario investigar el diseño actual para ver si éste puede ser cambiado con el objeto de reducir el costo de manufactura sin afectar la utilidad del producto.

• Tolerancias y eficiencias.

Las especificaciones son establecidas para mantener cierto grado de calidad. La reputación y demanda de los productos depende del cuidado de establecer y mantener especificaciones correctas. Las tolerancias y especificaciones nunca deben ser aceptadas a simple vista. A menudo una investigación puede revelar que una tolerancia estricta es innecesaria o que por el contrario, haciéndola muy rigurosa, se pueden facilitar las operaciones subsecuentes de ensamble.

• Material.

Los materiales constituyen un gran porcentaje del costo total de cada producto por lo que la selección y uso adecuado de estos materiales es importante; Una selección adecuada de éstos da al cliente un producto terminado más satisfactorio, reduce el costo de la pieza acabada y reduce los costos por desperdicio, lo que hace posible vender el producto a un precio menor.

• Proceso de manufactura.

Existen varias formas de producir una pieza. Se desarrollan continuamente mejores métodos de producción. Investigar sistemáticamente los procesos de manufactura ideará métodos eficientes.

• Preparación de herramientas y patrones.

La magnitud justificada de aditamentos y patrones para cualquier trabajo, se determina principalmente por el número de piezas que van a producirse. En trabajos de baja actividad únicamente se justifican aditamentos y patrones especiales que sean primordiales. Una alta actividad usualmente justifica utensilios especiales debido a que el costo de los mismos se prorratea sobre un gran número de unidades.

• Condiciones de trabajo.

Las condiciones de trabajo continuamente deberán ser mejoradas, para que la planta esté limpia, saludable y segura. Las condiciones de trabajo afectan directamente al operario. Las buenas condiciones de trabajo se reflejan en salud, producción total, calidad del trabajo y moral del operario.

• Manejo de materiales.

La producción de cualquier producto requiere que sus partes sean movidas. Aunque la carga sea grande y movida a distancias grandes o pequeñas, este manejo debe analizarse para ver si el movimientos se puede hacer de un modo más eficiente. El manejo añade mayor costo al producto terminado, por razón del tiempo y mano de obra empleados. Una buena regla para recordar es que, la pieza menos manejada reduce el costo de producción.

• Distribución de maquinaria y equipo.

Las estaciones de trabajo y las máquinas deben disponerse en tal forma que la serie sistemática de operaciones en la fabricación de un producto sea más eficiente y con un mínimo de manejo.

• Principios de economía de movimientos.

Las mejoras de métodos no necesariamente envuelven cambios en el equipo y su distribución. Un análisis cuidadoso de la localización de piezas en el área de trabajo y los movimientos requeridos para hacer una tarea, resultan a menudo en mejoras importantes. Una de las fuentes de mayores gastos inútiles en la industria está en el trabajo que es ejecutado al hacer movimientos innecesarios o inefectivos. Este desperdicio puede evitarse aplicando los principios experimentados de economía de movimientos.

• Equipo Utilizado

El estudio de tiempos exige cierto material fundamental como lo son: un cronómetro o tabla de tiempos, una hoja de observaciones, formularios de estudio de tiempos y una tabla electrónica de tiempos.