Propuesta para reducción de tiempos de operaciones e incremento de exactitud del sistema de gestión de inventarios (página 3)

La función de almacén es neurálgica para la empresa pues es el encargado de recibir, resguardar, inventariar y despachar los productos que son necesarios para la mantener la operatividad de la empresa, se ha podido apreciar que existen muchos factores que imposibilitan la creación del vale electrónico de salida, algunos de ellos son endógenos y pueden irse solucionando; sin embargo, algunos de ellos son exógenos y está fuera de las manos de la gerencia de procura e inventario solucionarlos, ya depende de otros departamentos, pero mientras eso sucede no se puede comprometer la operatividad de la empresa ni la confiabilidad de los inventarios.

En vista de lo anteriormente expuesto, lo que se pretende no es inflexibilizar los procedimientos de almacén, sino normalizar y tener un registro de estas permisibilidades; Es decir, crear un procedimiento de despacho de contingencia para los casos en que el procedimiento regular no se pueda seguir, pero que permita llevar un registro y un soporte de todos y cada uno de los productos que salen de almacén con destino, responsable, producto, cantidad, unidad, fecha y equipo si aplicase (ver Apéndice 2)

Depuración de la base de datos de productos

El manual de procedimientos de creación de productos evitará en gran medida la creación de un número de productos innecesarios y permitirá la más fácil ubicación de los que se vayan creando; Sin embargo, la no retroactividad de su aplicación obliga a realizar una adaptación a la nueva estructura de descripción de la base de datos completa y la depuración de la base de datos de productos, por lo menos en sus familias más críticas como lo son Lubricantes y combustibles, donde se modificaron 83% de los producto para una reducción total del 49,61% de los productos.

Se eliminó la familia de "Servicios Contratados" pues no es competencia del almacén llevar registro de servicios, sino solo de productos.

Se creó la línea "Repuestos Varios" dentro de la familia "Repuestos", la línea "Equipos o Accesorios De Radiocomunicaciones" en la familia "Equipos"

Se crearon los depósitos "Custodia TODOSERVICIOS" para registrar todos los productos que entran al almacén de GERENPRO pero están bajo la administración de TODOSERVICIOS C.A. y "Prestamos" para los productos que salen en calidad de préstamos para otras empresas, pero volverán.

Conclusiones

Tras la culminación del presente estudio se pudo llegar a las siguientes conclusiones:

• 1. La empresa Gerenpro C.A. dedicada al área de la construcción y el acarreo de materiales, nacida en 2003 ha experimentado una importancia expansión de sus operaciones hasta la actualidad, lo cual ha traído con consecuencia un incremento importante del volumen y cantidad de productos que necesita manejar al departamento de almacén a través del sistema de gestión de inventarios.

• 2. Como se evidencia en la situación actual las principales causas de los retrasos en el almacén son seis (6): El retardo en darle entrada a los productos, la inconcordancia de los inventarios físicos y teóricos, la caída del sistema para hacer vales, las ubicaciones erróneas en sistema de los productos, la ausencia de usuarios autorizados para hacer los vales y la ausencia del vale impreso, en ese mismo orden de prioridades.

• 3. Con el levantamiento del primer estudio de tiempos se evidenció que es inviable establecer un tiempo estándar para todas las operaciones de despacho y de entrada como un índice para la evaluación del desempeño de almacén, es necesario clasificar los tiempos según familias de productos con tiempos similares, además es necesario para el éxito de futuros estudios de tiempo que se segmente aun más las etapas de los procesos de entrada de productos para separar los tiempos muertos de espera de los tiempos de trabajo.

• 4. Con la aprobación e implementación del manual de procedimiento de creación de nuevos productos se disminuiría en gran medida el crecimiento de productos duplicados, los cuales fueron en una medida importante desincorporados de la base de datos a través de la depuración de la base de datos propuesta.

• 5. Con la aprobación e implementación del manual de procedimientos de despachos de contingencia "vale manual" se reducirían los retrasos producidos por la caída del sistema para hacer vales y el retraso en la entrada de los productos a sistema, pero principalmente ayudaría en gran medida a subsanar el problema de la inconcordancia entre los inventarios físicos y teóricos pues permitiría tener un registro que permita rastrear todo producto que sale de almacén.

• 6. Por último, también se pudo evidenciar que los problemas de retrasos en la atención al cliente por parte del almacén no solo son por causas endógenas; es decir, existen responsabilidades compartidas con otros departamentos, a los cuales es necesario pedir la máxima colaboración para corregir muchos problemas causados.

Recomendaciones

Tras la realización de la presente investigación fue posible identificar algunas oportunidades de mejora para lograr los objetivos de reducción de tiempos y aumento de la exactitud, los cuales son:

• 1. Realizar el estudio de tiempos de atención al cliente del Almacén de Taller Central, atendiendo a las recomendaciones de segmentar aun mas las etapas de los procesos de entrada

• 2. Aprobar el nuevo manual de creación de nuevos productos para su inmediata aplicación

• 3. Adaptar los productos existentes que difieran de la nueva estructura de descripción de producto

• 4. Ordenar la impresión del nuevo formato de trabajo para su difusión e implementación

• 5. Expandir las instalaciones de almacenaje para aumentar la capacidad de Almacén de Taller Central

• 6.  Incorporar una computadora adicional cerca de la ventana de despacho y de uso exclusivo para las salidas de productos

• 7. Realizar un estudio del departamento de informática para explicar la frecuencia de las fallas y generar soluciones a las mismas

• 8. Realizar un estudio económico para evaluar la rentabilidad de incorporar un almacenista más

Bibliografía

• Escuela de Educación de la Universidad Católica Andrés Bello – Guayana. (2.004). Normas Para la Elaboración de Trabajos Escritos.

• Grant, W y Grant, E (1966). Manual de ingeniería económica y organización industrial. Compañía Editorial Continental, S.A. México

• Márquez, J. (2003). Trabajo de Grado.Optimización de la Gestión de Inventarios del Almacén Automotriz de CVG Ferrominera C.A.

• Nerio, Acevedo. Inventarios [Monografia en linea]. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos15/inventario/inventario.shtml

• Manual de procedimiento [Monografía en línea]. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

• Osooria, C. (2003). Trabajo de Grado. Optimización de la Gestión del Almacén del Mejorador de Cru do Negro S.A.

• Ramirez, José. Almacenes [Trabajo descargable]. Disponible en : /trabajos42/almacenes/almacenes.zip

• Roberto Hernández, Carlos Fernández y Baptista Pilar. M (2003) Metodología de la Investigación. Mexico : McGrawHill, 2003, pág. 115.

• Santalla, Z. (2.005). Guía para la Elaboración Formal de Reportes de Investigación. Caracas: Editorial Texto C.A.

AGRADECIMIENTOS

La culminación de esta etapa en mi vida es el resultado de un conjunto de personas que contribuyeron y cooperaron para que todo esto fuera posible y hoy día quisiera demostrarles mi eterna gratitud con las siguientes palabras:

Primeramente quiero agradecer a Dios ante todo y todos y por absolutamente todo, por hacerme lo que soy y darme la oportunidad de vivir rodeado de tanta gente especial que no se dan abasto estas páginas para nombrar, darme salud, fortaleza, tenacidad y sabiduría para superar todos los obstáculos que se me han presentado en la vida.

A mis padres, columna fundamental de mi vida, apoyo irrestricto en mis planes, sueños y hasta problemas en que me he metido, que confiaron y apostaron el todo por mí y mi vida, esos a los que jamás existirá sobre la tierra forma de retribuirles y demostrarles con palabras el tamaño de mi amor por ellos.

A mis profesores de la UNEXPO con los que gracias a dios la comunicación siempre fue abierta y me tendieron una mano en esos momentos que lo necesite con mis numerosas otras responsabilidades, que se encargaron de mi formación, responsables de lo que hoy en día soy como estudiante y mañana día seré como profesional de la nación.

A mis amigos y compañeros de clases, a los que le debo mucho de mis logros académicos Carlos Blanco, María Bethania Ortega, Mónica Ángeles y David Carreño

Al Ing. Losada, Ing. Solís, Rawi González, Isaías Sifontes y demás compañeros de trabajo por ser mis guías dentro de la empresa y a lo largo de mi estadía en ella en todo lo que necesite y también por empujarme siempre a cumplir este compromiso con excelencia.

A la empresa GERENPRO C.A, por ofrecerme la oportunidad de realizar mi práctica de trabajo de grado dentro de sus instalaciones, brindándome nuevos conocimientos y experiencias que constituyen a mi formación profesional.

Por último y no menos importante mi eterno agradecimiento al MSc. Iván Turmero (Tutor Académico) por su dedicación, entendimiento y apoyo para la culminación de esta investigación.

DEDICATORIA

A DIOS, primeramente porque para él y por el vivo, es el responsable de que hoy día este donde estoy a través de sus infinitas formas de manifestarse.

A MIS PADRES, porque cada victoria de mi vida es una victoria de ellos y gracias a ellos. Su apoyo, ánimo y confianza nunca existirán palabras para describirlas y mucho menos agradecerlas. ¡Los AMO a ambos!

A MININA cuyo mayor sueño fue antes de que se nos fuera verme graduado, aun no lo estoy, estoy cerca pero cada paso te lo dedico donde quiera que te encuentres.

A MI FAMILIA que siempre está allí, la que ni se queda, ni te deja nunca atrás. Sobre todo.

A MIS AMIGOS SINCEROS con los cuales siempre he contado, siempre me han entendido, apoyado y distraído cuando ha sido necesario, los que son para mí lo que más aprecio en el mundo porque aunque pasen los años siempre se conservan.

A MIS AMIGAS KAROLYNA OCARIZ Y NANYELIS BOLÍVAR por estar siempre allí para mí, ser mi principal vinculo con esta ciudad y ser mis confidentes en esos momentos que mas necesite de alguien con quien hablar, desahogarme de mis problemas y pedir un consejo

A MIS AMIGOS GABRIEL ARIAS Y NINOSKA TILLERO porque a pesar del poco tiempo de amistad, fueron esos que se portaron a la altura y aunque no lo crean de una otra forma han sido también motivadores de mi trabajo

A MIS TUTORES MSc. Iván Turmero e Ing. Miguel Losada, guías indispensable a través de este proceso de aprendizaje y de autorrealización, sobre todo porque este proyecto también es de ellos.

A MIS PROFESORES fuente inagotable de conocimiento y motivación hacia la excelencia.

Trabajo de investigación que se presenta en el Departamento de Ingeniería Industrial como requisito académico para aprobar la Práctica Profesional

Autor:

Juan Carlos Betancourt

Enviado por:

Tutor Académico:

MSc. Ing. Iván Turmero

Tutor Industrial: Ing. Miguel Losada

Fecha: Marzo 2012

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICERRECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

PRÁCTICA PROFESIONAL

PUERTO ORDAZ, MARZO DE 2012