Diseño de la estructura organizativa y distribución física de planta en la empresa construcciones Carlos Muñoz

Resumen

En el siguiente trabajo se efectuó el Diseño de la Estructura Organizativa y se mejoró la Distribución Física Actual de la Planta en La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A. El estudio se realizó aplicando un diseño de campo bajo el esquema de investigación de tipo descriptiva no experimental. Dicha investigación sirvió para establecer una base teórica-práctica actual en cuanto a la organización y distribución de la planta, que permita establecer y llevar a cabo los cambios necesarios para obtener una estructura organizacional y productiva acorde a las necesidades actuales de La Empresa. Los resultados reflejaron la necesidad de llevar a cabo dichos cambios y que específicamente se debería establecer un mayor énfasis en el enfoque organizativo y de distribución física de equipos y áreas de trabajo. A partir de esto se elaboró un Manual de Organización que contiene los requerimientos necesarios para cumplir las metas y objetivos que se ha planteado Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., así mismo se propone una serie de modificaciones que deberán realizarse a las instalaciones de manera que se aumente la eficiencia productiva y se logre maximizar los recursos disponibles.

Palabras Clave: Organización, Organigrama, Manual, Distribución, Diagrama, Proceso, Planta.

Introducción

La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., esta dedicada al diseño, fabricación e instalación de estructuras metálicas y productos a fines, así como también ofrece servicios de mantenimiento, construcción y trabajos eléctricos.

Debido a las exigencias del mercado actual, Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., tomó la iniciativa de mejorar su eficiencia productiva, basándose en la estructuración de su organización y redistribución de su planta física cumpliendo con el objetivo de Diseñar La Estructura Organizativa y Mejorar la Distribución Física Actual de Planta en la empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., para lograr con ello una organización capaz de afrontar los nuevos retos que presenta una economía deteriorada y cambiante, que exige usar los recursos tanto humanos como materiales de la mejor manera posible, y permitiendo a La Empresa disminuir sus costos por concepto de reproceso, demoras, condiciones de trabajo, entre otros.

Este estudio se desarrolló aplicando un modelo de investigación de campo, que basa su desarrollo en técnicas de recolección de datos, tales como encuestas y entrevistas al personal, observación directa, revisión de fuentes bibliográficas y datos estadísticos tanto administrativos como de la producción en sí. Lo que permitió obtener un diagnóstico de la situación actual que presenta la organización tanto a nivel administrativo como de sus instalaciones físicas, y a través de ello presentar una estructura organizativa y una mejor distribución y aprovechamiento de los equipos e instalaciones físicas de La Empresa.

A través de este informe se presenta el resultado de la investigación en los siguientes capítulos. En el Capítulo I, se detallan los aspectos generales de La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A. En el Capítulo II, se expone el problema objeto de la investigación. En el Capítulo III se muestra el basamento teórico a estudio de Organización y Distribución de Planta. En el Capítulo IV, se muestra el diseño metodológico que se siguió para la realización del estudio en cuestión. En el Capítulo V, se presenta la situación actual de La Empresa en lo referente a organización y distribución física de planta. En el Capitulo VI se desarrolla la propuesta de la Estructura Organizativa con su respectivo Manual de Organización, de igual forma se presenta el proceso de redistribución física de las instalaciones y equipos. Seguidamente se exponen las conclusiones y recomendaciones. Y finalmente se presenta la bibliografía y apéndice.

CAPÍTULO I

Generalidades de la Empresa

1.1 RESEÑA HISTÓRICA

La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., se origina en el año 1989 en la región de Guayana de las ganas de independizarse del propietario, aprovechando el crecimiento de la región para ser parte de su desarrollo económico y social, además de tener el objetivo tanto personal como de conseguir una estabilidad económica, teniendo así la facilidad de iniciar La Empresa debido a que contaba con conocimientos previos y capacitación obtenida en el trabajo anterior del Sr. Carlos Muñoz, el cual desempeñaba labores en área de soldadura y fundición en La Empresa SIDOR.

En sus inicios, La Empresa realizaba pequeños trabajos de soldadura así como también trabajos eléctricos. En 1991, por motivos profesionales se toma la decisión de mudar La Empresa a la ciudad de Upata, con el objetivo de prestar sus servicios en una región que se encontraba en un constante crecimiento industrial, comercial y poblacional, por lo que se necesitaba contar con empresas capacitadas en el área de la metalmecánica, de allí surge el establecimiento definitivo de la pequeña empresa, donde actualmente sigue laborando, contando ahora con personal capacitado por el propietario, realizando trabajos en hierro forjado, estructuras metálicas y todo lo referente a construcciones, así como también reparaciones en dichos trabajos, lo cual demuestra el crecimiento de La Empresa a lo largo de los años.

1.2 UBICACIÓN

Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., esta ubicada en la urbanización Coviaguard, calle Falcon, casa D-15, entrada Nueva Imataca, Upata, estado Bolívar.

1.3 MISIÓN

Diseñar, producir y ofrecer al mercado estructuras metálicas de excelente calidad y al mismo tiempo prestar el mejor servicio de mantenimiento, reparación y construcción a nuestros clientes.

1.4 VISIÓN

Incorporación de adelantes técnicos e innovaciones para el diseño de estructuras, consolidación económica, conceptual y física como el mejor logro de la capacidad de producción e impacto comercial en el área de la construcción y metalmecánica en gran escala.

1.5 OBJETIVO DE LA EMPRESA

El objetivo principal de La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., es ofrecer y vender un servicio de calidad, productos metálicos que cumplan las normas y procedimientos que aseguren la calidad de los mismos y así garantizar que La Empresa obtenga la rentabilidad adecuada para permitir la continuidad de producción.

1.6 PROCESO PRODUCTIVO

El proceso de las estructuras metálicas se basa en la selección de la materia prima (Hierro) de calidad a precios estandarizados en el mercado. Una vez seleccionado el material, es trasladado hasta el lugar de almacenamiento destinado por La Empresa. Correspondientes a los trabajos a realizar, el operario selecciona la materia prima para luego ser trabajada. El proceso consta de varias etapas para la elaboración, primero se toma el material, se mide, se corta, para luego ser trasladada al área de fundición. En la misma se funde de manera que satisfaga el trabajo a realizar, dándole la forma deseada conjuntamente con el proceso de forjado. Luego el material se deja reposar hasta que disminuya su temperatura de tal manera que el operario pueda tomar y transportar el producto hacia el área de soldadura donde según la orden de servicio se suelda, taladra y/o remacha algunas pletinas, luego se traslada al área de esmerilado para darle un buen acabado superficial a la estructura. Concluida esta etapa, el operario lleva el producto al área de pintado para suministrarle anticorrosivo, se revisa que la misma cubra todo el material para evitar la oxidación. Se deja reposar para garantizar el secado total y luego según la orden de servicio se pinta de acuerdo al color exigido por el cliente, se deja secar para luego ser trasladado al área de almacenamiento temporal para su posterior entrega e instalación.

CAPÍTULO II

El problema

2.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., es una Empresa metalmecánica que presta diversos servicios, desde construcción y trabajos de electricidad hasta el diseño, creación, instalación y posterior mantenimiento de estructuras metálicas, siendo ésta ultima actividad la de mayor importancia para La Empresa, debido a que está mas especializada en el área de las estructuras metálicas las cuales son las de mayor demanda.

Durante los últimos años se han realizado algunos estudios técnicos en La Empresa, éstos enfocados principalmente en el área de producción de estructuras metálicas, como la aplicación de los 7 pasos para el Mejoramiento Continuo al proceso del acabado superficial de las estructuras metálicas, el establecimiento de Indicadores de Gestión en el proceso productivo, en el proceso de pedido y recepción de materia prima y en la entrega del producto terminado, dichos indicadores establecidos en los parámetros de eficiencia, eficacia, calidad y economía. Así como también se realizaron estudios de Tiempo y movimiento, distribución de maquinaria y reubicación de almacenes de materia prima.

Estos estudios no han sido implementados por La Empresa, por lo que se han venido realizando las actividades de la misma manera, sin experimentar los cambios que puede traer la aplicación de las mejoras propuestas en estos estudios, por lo que cualquier cambio o alteración en la planta y en el proceso productivo puede estar afectando a La Empresa sin que esta lo note.

2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., cuenta con una organización no estructurada en la cual no se definen las funciones ni los objetivos de los respectivos cargos, además existe duplicidad de funciones, generando confusión y problemas en el ambiente de trabajo por no tener especificadas claramente las funciones correspondientes a los diferentes cargos. Además de contar con poco personal para cubrir la demanda de pedidos, tanto a nivel de producción de estructuras metálicas como en el área de servicios de construcción y trabajos de electricidad, saturando de trabajo al personal existente y por consiguiente se producen fallas en los tiempos de entrega de los pedidos por la paralización del proceso productivo para realizar distintas labores al mismo tiempo.

Las empresas metalmecánicas se dedican a la transformación de los metales por medio de la deformación mecánica, para la obtención de piezas intermedias o terminadas. La distribución física de la planta juega un papel determinante en el proceso productivo de dichas empresas, ya que la misma permite la ubicación adecuada de la maquinaria y herramientas que se utilizan en la línea de producción.

En Venezuela, específicamente en el Estado Bolívar existe gran demanda en la industria metalmecánica y de construcción, debido a la facilidad de obtención de la materia prima y a la demanda generada por el creciente parque industrial en el estado.

En sus comienzos, La Empresa contaba con poca capacidad de producción, pero con la experiencia adquirida en cada trabajo sumado al potencial recurso humano, La Empresa crece y es capaz de realizar trabajos de mayor complejidad técnica, así como aumentar el campo de trabajo, por esa razón es necesario diseñar la estructura organizativa de la empresa y mejorar la distribución física de la planta, y así ésta pueda cumplir con los objetivos planteados de una manera mas eficiente, aumentando la productividad para que continúe siendo una empresa competitiva en el mercado.

2.3 ALCANCE

La Investigación se realizará en La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., enfocando el estudio hacia la estructura organizativa, con un análisis de funciones, objetivos y cargos actuales de La Empresa, adicionalmente la redistribución física de las áreas de trabajo, equipos, herramientas y almacenes de materia prima en la planta de producción de dicha empresa.

2.4 DELIMITACIONES

La investigación tendrá lugar en las instalaciones físicas de La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., abarcando por completo el área correspondiente a la planta de producción.

2.5 LIMITACIONES

La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., no tiene un diseño organizacional definido, por lo tanto no se cuenta con un manual de organización, la información disponible en físico es poca, por lo que el estudio esta limitado a la información que se pueda recolectar, de igual forma el tiempo empleado para el levantamiento y recopilación de información puede ser una restricción en el estudio.

2.6 JUSTIFICACIÓN

La importancia de la realización de esta investigación radica en que por medio de ella se obtiene un nivel organizacional acorde a las funciones y objetivos de La Empresa, creando una estructura y jerarquización necesaria para cumplir con las exigencias y características de La Empresa, conociendo de forma detallada cuales son las responsabilidades y actividades que tiene cada uno de los trabajadores de La Empresa, mejorando las relaciones internas en el ambiente de trabajo.

El estudio va a permitir mejorar la eficiencia laboral de la planta y el aumento de la capacidad productiva al realizar la redistribución física de los equipos, herramientas y áreas de trabajo, haciendo una mejor utilización del espacio físico.

2.7 OBJETIVO GENERAL

Diseñar la Estructura Organizativa y Mejorar la Distribución Física Actual de Planta en La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A.

2.8 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Realizar un diagnostico organizacional en La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A.

• Identificar los niveles jerárquicos que posee actualmente La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A.

• Analizar las funciones de los cargos pertenecientes al personal que labora en La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A.

• Efectuar un estudio de la distribución actual de la planta, que incluya equipos y herramientas, áreas de trabajo, mano de obra y almacén de materia prima.

• Proponer una estructura organizativa acorde con las necesidades y características de La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A.

• Elaborar un Manual de Organización para La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A.

• Diseñar la redistribución física de la planta en La Empresa Construcciones "Carlos Muñoz" C.A., utilizando los métodos de diseño de planta.

CAPÍTULO III

Marco teórico

En el presente capítulo se realiza una descripción de los fundamentos teóricos que fueron de importancia para la realización del presente trabajo, describiendo cada uno de los puntos y términos que se consideraron necesarios al momento de desarrollar este tema de investigación.

3.1 DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN.

La organización consiste en un número muy reducido de superiores o jefes que regulan las actividades de un número muy grande de subordinados, con una definida tendencia de flujo de autoridad casi exclusivamente de arriba hacia abajo. En la cima de esa organización se toman todas las decisiones, se fijan las metas, para ser obedecidas y logradas por los últimos.

La teoría clásica concibe la organización como una estructura. A manera de resumen, la organización es un armazón o integración particular, especial y armónica de unidades estructurales de la organización, las cuales mantienen una disposición de interdependencia. Se crea para realizar las funciones, las actividades, y para cumplir los deberes y responsabilidades de los componentes sociales de la organización.

Propósitos de la Organización.

• Permitir el logro de los objetivos primordiales de la empresa, lo más eficientemente posible y con un mínimo esfuerzo.

• Eliminar duplicidad de trabajo.

• Establecer canales de comunicación.

• Representar la estructura oficial de la empresa.

Principios de Organización.

• Unidad de mando. Un subordinado sólo deberá recibir órdenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, genera confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas.

• Especialización. Consiste en agrupar las actividades de acuerdo a su naturaleza, de tal forma que se pueda crear la especialización en la ejecución de las mismas.

• Paridad de Autoridad y Responsabilidad. La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.

• Equilibrio de Dirección – Control. Consiste en diseñar una estructura, de tal forma que permita coordinar las acciones y al mismo tiempo evaluar los resultados de la misma.

• Definición de puestos. Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos.

Elementos Básicos para el Proceso de Organización.

• Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social.

• Sistematización. Todas las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

• Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar; implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

• Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

• Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Importancia de la Organización

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

• Es de carácter continuo.

• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

3.2 ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN.

Un estudio de organización es la aplicación de métodos y técnicas para diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales, mediante el uso efectivo y económico de los recursos humanos necesarios para el cumplimento de las funciones de planificación, ejecución y control, propias de cualquier núcleo organizativo. En dichos estudios de estructuras organizativas están involucrados importantes condiciones de tipo humano, debido a esto es de gran importancia que los problemas de estructuras sean tratados con una metodología adecuada en los cuales se sigan unos procedimientos adecuados de análisis y síntesis.

Para establecer la organización que se necesita se debe:

• Organizar sobre la base de los objetivos, recordando que toda unidad o cargo debe estar destinado a facilitar el logro de los objetivos de la empresa y aportar de forma eficiente su contribución.

• Organizar el trabajo tanto de arriba hacia abajo, como de abajo hacia arriba, estableciendo, revisando y agrupando las funciones de ambos sentidos, analizar el puesto del director o gerente general, y establecer las delegaciones que pueden realizar en orden descendente hasta llegar al nivel más bajo. Revisar las funciones de los grupos de ejecución, desarrollar y visualizar la labor de los niveles superiores, verificando que a través de ella la empresa puede lograr los objetivos planteados.

• Agrupar en un solo conjunto los trabajos relacionados entre sí, esto permite disponer el trabajo para la conformación de cargos, para posteriormente agrupar los mismos para conformar las unidades.

• Equilibrar los agrupamientos, debe verificarse que el agrupamiento realizado este bien balanceado y que se corresponda con la concepción de unidad que se está manejando para que de esta manera se garantice que en un nivel jerárquico todas las unidades tengan igual rango de categoría.

• Establecer un alcance adecuado de supervisión, en esta etapa se debe dar cumplimiento al principio de ámbito de control, sabiendo que en los niveles más altos es conveniente una supervisión directa de alrededor de 6 personas, mientras que en los niveles operativos se pueden establecer grupos con más de 10 personas.

3.3 METODOLOGÍA GENERAL DE LOS ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS.

La metodología de los estudios de organización y sistemas es el procedimiento sistemático y ordenado para desarrollar estudios de mejoramiento administrativo. Su característica principal es la retroalimentación permanente, esto significa que el avance de cada etapa del trabajo va permitiendo obtener nuevos conocimientos que ratifican o rectifican informaciones obtenidas previamente o definiciones ya realizadas. Entre las etapas que comprenden esta metodología se tienen:

Preparación del Estudio.

La ejecución de un estudio de organización y sistemas pueden originase de diversas formas:

• Dirección de la Empresa.

• Jefes de Línea.

• Unidad interna de Organización y sistemas.

• Consultores externos.

La etapa de Preparación comprende a su vez de tres fases:

Definición del Objetivo

Si bien muchas veces se posee una idea más o menos concreta de lo que se desea, en otras se hace referencia a las consecuencias de un problema sin poder identificar con precisión la causa que lo provoca. Para conocer los motivos que determinaron la decisión de realizar el estudio, se desarrollan entrevistas personales con la dirección de la empresa, en las cuales se busca obtener información suficiente que permita al analista conocer en la medida de lo posible:

• ¿Cuál es el problema y de donde proviene?

• ¿En que se basa el deseo de la empresa de fomentar un cambio?

• ¿Cuáles son las motivaciones reales o potenciales de la empresa en pro o en contra del cambio?

• ¿Cuál es la meta u objetivo que la empresa persigue con el estudio?

Las respuestas a estas preguntas permiten conocer el origen del estudio y definir metas, objetivos primarios, provisorios, tentativos, que se irán ratificando con los pasos sucesivos de la metodología a seguir.

Las entrevistas con la dirección adecuada permitirán también obtener otras definiciones de la empresa que resultan necesarias para encarar el estudio:

• Extensión de Trabajo.

• Limitaciones a tener en cuenta.

• Relaciones consultor-empresa.

Examen Preliminar o Prediagnóstico

La dimensión del examen preliminar estará condicionada por las características del estudio, sin perjuicio de lo cual debe precisarse, no debe entrarse en detalles, considerando únicamente la realidad de la empresa en forma genérica.

El examen preliminar que debe ser suficientemente completo, se efectúa a través de entrevistas con los responsables del área en estudio, las mismas permitirán definir el marco de trabajo para la ejecución del estudio.

Planificación del Trabajo

Implica determinar las actividades a realizar, su secuencia y el tiempo que demandará cada una, los productos a obtener en cada etapa de trabajo, los métodos a utilizar, así como los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros necesarios.

Recopilación de Información.

En esta etapa se realiza la percepción de hechos y capacitación de los elementos que permiten conocer lo que realmente sucede en la organización.

3.4 METODOLOGÍA PROPUESTA PARA REALIZAR ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN.

Para realizar un estudio de organización deben cumplirse con los siguientes pasos:

• 1. Definir la necesidad de realización del estudio de organización o reorganización, recopilación de datos y realización de entrevistas preliminares.

• 2. Describir la situación actual de la empresa, enumerando sus problemas y situaciones conflictivas o potenciales de conflicto.

• 3. Realizar un estudio diagnóstico que incluye el análisis de esta situación en el cual se debe considerar detalladamente todos los factores o aspectos que influyen en el desenvolvimiento de la organización. Estudiar y analizar los factores externos e internos, realizar un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas) de la situación y establecer estrategias.

• 4. Analizar toda la información, hacer un examen crítico de todos los aspectos investigados para así identificar problemas o causas, posibles contradicciones y plantear posibles soluciones. Realizar el análisis de la estructura actual, cambios de sucesos y situaciones de mayor relevancia que influyan en el logro de los objetivos.

• 5. Definir el ámbito funcional que debe tener la unidad estudiada.

• 6. Determinar las macrofunciones de la unidad, que consiste en incorporación de actividades y funciones afines, considerando el criterio de departamentalización funcional.

• 7. Establecer los lineamientos a aplicar para la reorganización.

• 8. Definir la estructura macro propuesta. Presentar las propuestas de organización posibles y comparar las alternativas de acción con sus respectivas ventajas y desventajas, así como los resultados que se esperen obtener.

• 9. Describir las unidades que conforman la estructura propuesta.

• 10. Determinar y describir los cargos requeridos en cada unidad para garantizar el logro de los objetivos.

• 11. Dimensionar los cargos, definir la cantidad de posiciones requeridas para cada cargo.

• 12. Evaluar los cargos propuestos, se le asignará el valor del cargo en relación a los demás cargos existentes en la organización de acuerdo con el método que adopte la empresa para tal fin.

• 13. Elaborar el manual de organización, consiste en la compilación de cada una de las técnicas aplicadas con el fin de describir la organización propuesta, contempla la información relativa al proceso de organización de detalle en cada área y deberá contener:

• a) Diagrama Funcional.

• b) Organigrama funcional.

• c) Lineamientos de organización

• d) Organigrama de misión.

• e) Organigrama de posición dimensionado.

• f) Descripción de Unidades.

• g) Descripción de cargos.

• h) Resumen de evaluación de cargos.

• 14. Establecer conclusiones y recomendaciones en todos los aspectos estudiados.

Dicho todo lo anterior, ha quedado claro que el primer paso que se debe realizar al iniciar un estudio de organización es describir la situación actual de la empresa, enumerando sus problemas o situaciones conflictivas.

Luego se debe realizar un estudio diagnóstico que incluye el análisis de esa situación, en el cual se deben considerar detalladamente todos los factores o aspectos que influyen en el desenvolvimiento de la organización.

3.5 ASPECTOS QUE INFLUYEN EN EL DESENVOLVIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN.

Aspectos Estructurales.

• Definición de objetivos y Roles.

• Macro Funciones.

• Funciones de unidades.

• Funciones de los cargos.

Aspectos Decisorios.

• Autoridad delegada.

• Manejo de información.

• Facultad para controlar y verificar.

• Sistema de administración (Planificación, organización, dirección y control).

• Dificultad para alcanzar los objetivos y cumplir con las responsabilidades asignadas.

Aspectos Normativos.

• Políticas.

• Objetivos Corporativos.

• Procedimientos.

• Normas.

• Instructivos.

• Practicas de Trabajo.

• Disposiciones legales.

Aspectos Ambientales.

• Organización de las tareas.

• Métodos de trabajo.

• Instalaciones y equipos.

• Tecnología empleada.

• Condiciones físicas.

• Desarrollo técnico.

• Clima organizacional.

Aspectos Tecnológicos.

• Preparación técnica del personal.

• Tecnología empleada y posibilidades de desarrollo.

• Equipos utilizados y mejoras necesarias.

• Desarrollo tecnológico.

Aspectos Psicodinámicos.

• Existencia y características de los grupos.

• Relaciones de los grupos.

• Cooperación.

• Poder.

• Autoridad.

• Resistencia a los cambios.

• Clima de trabajo.

Aspecto Datos y Resultados

• Personal: cantidad, educación, experiencia, antigüedad.

• Producción: Calidad, cantidad, oportunidad, servicios recibidos y Prestados.

• Organización vigente y evolución histórica.

• Informes de Gestión y Logros de la organización.

• El análisis de la situación actual incluirá la presentación de toda la información recolectada relacionándola con la problemática encontrada en cuanto a estudiar: Agrupación de funciones y áreas funcionales, Problemas funcionales a nivel general y en cada área, Solapamiento de funciones, Duplicidad de funciones, Funciones nuevas, Funciones modificadas, Funciones que no corresponden al área en cuestión, Grado de definición de las funciones.

3.6 MANUAL DE ORGANIZACIÓN.

Los manuales de organización son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa.

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal clave de los deseos de cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual claramente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo para la ejecución y control de las funciones de cada unidad o cargo.

En este sentido, contribuyen a formular y crear la organización, así como el análisis de éste, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales. Tal como ocurre en la revisión de responsabilidades evaluación de cargos, reubicación de unidades, estudio de relaciones ínterestructurales e ínter unidas.

Constituyen los manuales, un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementa recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con su título, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.

Objetivos de los Manuales de Organización.

Los manuales permiten alcanzar los siguientes objetivos:

• Presentar una visión de conjunto de la entidad.

• Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

• Instruir al personal, acerca de aspectos tales como objetivos, funciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Proporcionar la información básica para la planeación e implementación de medios de modernización administrativa.

• Facilitar el reclutamiento y selección del personal.

• Ser útil para la orientación e información al público.

Ventajas de contar con un Manual de Organización.

• Contribuye a formular y crear la organización, así como el análisis de esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.

• La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institución.

• Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros directivos y empleados.

• Presenta una visión de conjunto de la Dependencia o Entidad y de las unidades administrativas.

• Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

• Colabora en la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal y proporciona uniformidad en su desarrollo.

• Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

• Proporciona información básica para la planeación e instrumentación de medidas de modernización administrativa.

• Sirve como medio de integración al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.

• Es instrumento útil de orientación e información sobre el quehacer de las unidades responsables.

Desventajas del uso de un Manual de Organización

• La elaboración de un manual de organización es costada y requiere de tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden contar con este instrumento.

• En virtud de que la organización es dinámica y cambiante la mayor dificultad la constituye su actualización; ya que el manual debe mantener ese mismo ritmo, lo cual resulta poco menos que posible porque es muy arduo el proceso burocrático requerido para cambiar un puesto, ponerlo al día, oficializarlo y hacer efectivos esos cambios. Esto contribuye a aumentar la estructura de costos de la empresa y a suscitar dificultades en el seno de la organización.

• Cuando los manuales son excesivamente descriptivos y circunstanciales tiene efecto negativo sobre el personal, que no llega a entender de manera clara sus funciones y además se encuentra atado al perjuicio de su iniciativa; contrariamente, pueden resultar muy esquemáticos y en consecuencia no explicar debidamente las funciones y las actividades; de igual manera es posible que omita un conjunto de relaciones que dada su naturaleza resulte imposible describirlas

Aspectos generales que un Manual de Organización debe tener.

• Identificación. Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere, título y extensión del manual. Debe incluirse la codificación correspondiente de acuerdo a los lineamientos establecidos en la empresa.

• Índice o tabla de contenido. Consiste en una relación de las partes que conforman el manual.

• Introducción y objetivos del Manual. En la introducción debe incluirse información general de la empresa e identificar los objetivos y el alcance del manual, la empresa y las unidades que sé consideran en él. Debe contener una explicación al usuario acerca de lo que es el documento, de la ocasión en que se elabora o se efectúa la última revisión. La introducción debe ser lo más breve posible.

• Distribución y uso del Manual. Se indicara en este apartado la lista de unidades y cargos que tendrán asignado un ejemplar del manual así como el uso que puede hacerse del mismo.

• Control de cambios del Manual. Se debe incluir un apartado para reportar todas las modificaciones de la que ha sido objeto el manual, explicando las razones y los responsables de la realización de los cambios.

• Antecedentes históricos. En esta parte se debe dar una breve reseña histórica de la empresa o de la unidad orgánica descrita en el manual, en la que se indique la ley o decreto por el cual fue creada e incluir información sobresaliente sobre el desempeño de la empresa en su desarrollo histórico.

• Diagrama funcional. Establece la dirección del área estudiada, sus macro funciones, las relaciones de estas en el contexto interno y externo de la empresa, y su objetivo funcional o razón de ser. El diagrama funcional debe elaborarse para la unidad estudiada y para cada una de sus macro funciones. Es una representación gráfica de las áreas funcionales o de la unidad actualizada apoyada y derivada de las políticas, objetivos, normas, lineamientos, con un objeto funcional definido, así como la expresión de las relaciones internas y externas.

• Organigramas. Es una técnica o herramienta necesaria para llevar a cabo una organización racional, es indispensable durante el proceso de organización, es aplicable de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

• Organigrama Funcional. Permite diferenciar las funciones básicas de dirección y de cada una de las macro funciones que han sido determinadas para la unidad estudiada.

Partes: 1, 2, 3