Definiciones y conceptos basicos del sistema de control interno y su evaluacion

DEFINICION DE CONTROL INTERNO.- En concordancia con lo dispuesto en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política y la Ley No. 87 de 1993, se define como Control Interno para una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, el sistema integrado por un esquema de organización, con su conjunto de planes, métodos, principios, normas y procedimientos, así como los confiables mecanismos de verificación o evaluación, adoptados por la misma, con el fin de procurar una adecuada gestión, de todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la utilización de la información y la protección de todos los bienes y recursos, para que la administración se realice aplicando los principios constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por el gerente y en atención al cumplimiento de las metas u objetivos previstos en la Planeación.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- En desarrollo de lo dispuesto por los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, la Ley No. 87 de 1.993 se establece, como objetivos del sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, los siguientes: 1) Proteger los recursos de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten. 2) Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de su misión institucional. 3) Velar porque todas las actividades y recursos estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos . 4) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional. 5) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros. 6) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presente en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos. 7) Garantizar que el Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, d isponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. 8) Velar porque una Empresa de Servicios Públicos de Colombia disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características especificas.

CARACTERISTICAS PROPIAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA El Sistema de Control Interno en una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, de conformidad con lo dispuesto en la Ley No. 87 de 1993, debe tener las siguientes caracteristicas: 1) El Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operaciones existentes y adoptados por la misma en forma técnica. 2) Corresponde al Gerente de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión institucional. 3) En cada área de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el adecuado ejercicio del Sistema de Control Interno ante su Jefe inmediato, de conformidad con los niveles de autoridad . 4) La Oficina de Control Interno es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de una Empresa y proponer al Gerente, las recomendaciones para mejorarlo. 5) Todas las transacciones de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos . financieros , estadisticos y de labores del personal.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE COLOMBIA Es responsabilidad del Gerente de la Empresa , mplementar, por lo menos, los siguientes aspectos para orientar la aplicación del Sistema de Control Interno: 1) Establecer los objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios. 2) Definir políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos. 3) Adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes. 4) Delimitar con precisión la autoridad y los niveles de responsabilidad. 5) Adoptar las normas para la protección y utilización racional de los recursos. 6) Dirección y Administración del personal de la Empresa conform un sistema de reconocimiento de méritos y sanciones. 7) Aplicar las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Control Interno. 8) Establecer los mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de la Empresa. 9) Establecer sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control. 10) Organizar los métodos confiables para la evaluación de la gestión. 11) Establecer programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la Empresa . 12) Simplificar y actualizar las normas y procedimientos.

PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA La organización y los procedimientos de una Empresa se diseñarán y aplicarán fundamentados en los siguientes principios: 1. Integridad: Se establecerá en una Empresa cubriendo todas sus áreas, actividades y los recursos de los que ésta disponga. 2. Obligatoriedad: Las normas y procedimientos son de carácter obligatorio para todos los funcionarios de la Empresa. 3. Continuidad: El Sistema de Control Interno de la Empresa funcionará en forma continua y permanente, sin excepción alguna. 4. Complementariedad: Los métodos y procedimientos deben adoptarse con un criterio de complementariedad en relación con la gestión administrativa de tal manera que no dificulten, retrasen o demoren la marcha de ésta. 5. Perfectibilidad: La Gerencia de la Empres debe propender por el continúo perfeccionamiento de la organización, de los métodos y procedimientos de Control Interno para actualizar permanentemente su capacidad de respuesta. 6. Eficiencia y Economía: Las intervenciones de Control Interno deben ser las mínimas indispensables para obtener los resultados esperados a un costo razonable. 7. Planeación oportunidad e integridad de los resultados: Las actividades de Control Interno deben obedecer a un programa o plan que contemple la producción oportuna de los resultados y decisiones que a él corresponde.

RESPONSABILIDAD DE LA APLICACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE COLOMBIA El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia, será responsabilidad del Gerente en su condición de Representante Legal y Directos de la misma, No obstante, la aplicación de los métodos y procedimiento al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno, será responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios ante sus jefes, dispuestos en las oficinas, áreas o dependencias de conformidad con las funciones, competencias y recursos que les han sido señalados, llegando al denominado auto – control. Por lo tanto corresponderá ejercer el sistema de Control Interno a todos desde el superior jerárquico inmediato de cada servidor, bajo la denominación de “Responsabilidad Administrativa de la Gestión”. Concluyendo que si las Empresa fracasan es porque fracasa su lider principal o sea su gerente.

CLASES DE CONTROLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.- Desde el punto de vista de los objetivos de la Evaluación de los Sistemas de Control se clasifican en : Administrativos o de Gestión y Contables o Financieros. 1. Sistema de Evaluación del Sistema de Control Interno Administrativo o de Gestión : El control Interno Administrativo está compuesto por todos los métodos y procedimientos relacionados especialmente, con la eficiencia de las operaciones, la adhesión a las políticas generales. Normalmente incluyen controles a través del análisis estadístico, estudios de tiempos y movimientos, informes de actuación, programas de adiestramiento de personal, controles de calidad, etc. 2. Sistema de Evaluación del Sistema de Control Interno Contable: Comprende el estudio del plan de organización y todos los métodos y procedimientos que tienen que ver principalmente con los aspectos financieros y están relacionados directamente con la protección de los activos y la confiabilidad de los recursos económicos. Generalmente incluyen controles tales como los sistemas de autorización y aprobación, segregación de tareas, relativas a la anotación de registros e informes contables, custodia de los activos y los controles físicos sobre todos los bienes.

CAPITULO II CONCEPTOS GENERALES DE LA EVALUACIÓN

NNORMAS DE EVALUACION Las normas de evaluación generalmente aceptadas, se definen como los principios generales que dirigen y orientan el trabajo de EVALUACION, estableciendo el marco conceptual dentro del cual, el evaluador decide las acciones a tomar en la planeación, ejecución y elaboración del informe. Dichas normas son: 1) Normas Personales: Estas normas se refieren a las cualidades y a la calidad de trabajo en el ejercicio de su profesión del evaluador. a. Formación técnica y Capacidad Profesional.- El personal asignado para ejercer el control debe tener una capacidad así como la más alta formación ética y moral, que lo coloque en condiciones de desempeñar satisfactoriamente sus funciones. b. Independencia, Integridad y Objetividad.- Los evaluadores deben tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. La Independencia supone una actitud mental que permita actuar con libertad respecto al juicio profesional, para lo cual debe encontrarse libre de cualquier predisposición que limite su imparcialidad en la consideración objetiva de los hechos, así como en la formulación de las conclusiones. La Integridad debe entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio profesional, que le obliga a ser honesto y sincero en la realización de su trabajo y en la emisión de su informe. En consecuencia, todos y cada una de las funciones que realice han de estar presididas por una honradez profesional irreprochable. La objetividad implica el mantenimiento de una actitud imparcial en todas las funciones del evaluador. Para ello debe de gozar de una total independencia en sus relaciones con la entidad. c. Diligencia Profesional.- La debida diligencia profesional impone a cada funcionario que interviene en la evaluación, la responsabilidad del cumplimiento de las normas en la ejecución de trabajo y en la emisión del informe. Su ejercicio exige, asi mismo, una revisión crítica a cada nivel de supervisión del trabajo efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los profesionales del equipo de trabajo de evaluación.

2) Normas relativas a la ejecución del trabajo.- las normas de evaluación relativas a la ejecución del trabajo tienen como objetivo la determinación de los procedimientos de evaluación, que han de ser observados por los evaluadores en la realización de la labor, comprende: a. Planeación y Supervisión: La planeación es el conjunto de actividades ordenadas tomadas antes de la ejecución del exámen, con miras a fijar la línea de acción a seguir. La supervisión consiste en la asistencia técnica, profesional y oportuna prestada al grupo de evaluadores aportando de esta manera criterios para la mejor comprensión de los objetivos y los procedimientos para lograrlos; de tal forma forma que el producto final de control, este garantizado en cuanto a su calidad. b. Estudio y Evaluación del Sistema de Control Interno.- Tiene por objeto conocer como opera el Control Interno existente, no solamente en los planes de la dirección, sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas, de manera que se pueda confiar en él como base para la determinación de la extensión y oportunidad de los procedimientos de evaluación. c. Obtención de evidencias.- Consiste en obtener los elementos suficientes, competentes y relevantes, que le permitan al evaluador contar con una base razonable para apoyar sus juicios y conclusiones. Por lo cual se deben preparar unos adecuados papeles de trabajo que soporten el resultado de su exámen y respalden su opinión. 3) Normas relativas al informe.- Como resultado de la evaluación se presentará un informe final por escrito en el cual se hará constar todos los aspectos relacionados con la gestión y período evaluado o examinado. Las situaciones significativas que se desprendan, en el marco de la evaluación y que por su naturaleza no impliquen aviso de observaciones, sino que requieran una acción correctiva inmediata, deben ser oportunamente informadas a los responsables, conjuntamente con las recomendaciones pertinentes para la adopción de medidas necesarias tendientes a mejorar las situaciones detectadas por el evaluador.

EL MUESTREO ESTADISTICO EN LA EVALUACION El muestreo estadistico en la evaluación es la aplicación de un procedimiento selectivo de evaluación en cumplimiento sustantivo que sea menor del 100% de las transacciones que componen los documentos o el saldo de una cuenta o alguna clase de transacciones para permitir al evaluador obtener evidencia de alguna característica y llegar o ayudar a llegar a una conclusión sobre dicha característica. Es importante reconocer que ciertos procedimientos de prueba no caen dentro de la definición de muestreo. Las pruebas que se efectúan sobre el 100% de los items de una población no involucran un muestreo. La porción de los datos que se han de exáminar se llama muestra y el total de los datos acerca de los cuales el evaluador desea llegar a una conclusión se llama universo. Al diseñar una muestra el evaluador aplica su juicio al considerar: 1) Cuáles son los objetivos de la evaluación? 2) Cuál es el universo y cuál es la unidad? 3) Cuál será el método de selección para el muestreo? 4) Evaluación e interpretación de los resultados.

EL MUESTREO ESTADISTICO Y LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- El evaluador debe exáminar una serie de documentos para evaluar el control interno, por tanto se verá limitado si el volumen y tamaño de estos documentos es alto y deberá programar pruebas selectivas para determinar el grado de confianza o utilizar una muestra que de confianza hacia el universo de una operación. Una forma de asegurar que la prueba selectiva es objetiva es a través del muestreo estadístico, por lo tanto, el evaluador debe conocer los conceptos y normas prácticas sobre el muestreo estadístico. El muestreo estadístico permite asegurar que la prueba selectiva es objetiva, de tal forma que suministre una muestra representativa de las diferentes operaciones y transacciones sobre las cuales se efectúan las comparaciones y pruebas como parte de la evaluación del sistema de control interno.

El evaluador usa su juicio para determinar el tamaño de la muestra, observando los siguientes criterios: 1) La muestra o grupo de documentos seleccionados para exámen debe ser representativa de todo el conjunto del que se extrajo. 2) El tamaño de la muestra varía inversamente con la calidad del sistema de control interno. 3) El exámen de los documentos incluídos en la muestra debe ser exhaustivo, de tal forma que permita hacer una inferencia adecuada respecto al universo. 4) El muestreo involucra riesgos puesto que del exámen de la muestra, puede resultar una conclusión inadecuada. 5) Los muestreos se seleccionan para permitir al evaluador obtener suficiente evidencia para expresar una opinión respecto a lo razonable de los estados financieros y del control interno adecuado. El método de muestreo estadístico tiene tres características: 1) Es un método para seleccionar una muestra al azar. Es decir, que cada renglón en el universo que se está muestreando tiene la misma probabilidad de ser elegido. 2) Es un método para medir lo adecuado (precisión-confiabilidad) de los estimados de las muestras y los riesgos inherentes a una inferencia sacada de la muestra. 3) Es un método para ajustar los tamaños de la muestra y proporcionar cualquier nivel deseado de exactitud para estimados de muestras, o cualquier nivel deseado de riesgos para las conclusiones de la muestra. En la evaluación del control interno el muestreo se usa en las pruebas detalladas, ya sean substantivas o de cumplimiento.

SELECCION DE UNA MUESTRA ESTADISTICA.- Para que la teoría de la probabilidad sea aplicable se necesita algún método de selección aleatoria. las principales modalidades de selección aleatoria son el muestreo al azar no restringido, el muestreo estratificado al azar y el muestreo con probabilidad proporcional al tamaño. En un muestreo aleatorio no restringido, cada unidad de la muestra tiene igual probabilidad de ser seleccionada; el muestreo estratificado al azar implica unidades de muestra agrupadas en términos de características semejantes y de manera separada y el muestreo con probabilidad proporcional al tamaño es un método de selección de variables que pueden evaluarse como una muestra de atributos. La selección inadecuada de la muestra es una fuente de errores externos al muestreo. Los estadísticos distinugen errores de muestreo y errores externos al muestreo. Un error de muestreo es el riesgo de error ocasionado por la utilización de una muestra para extraer conclusiones más que para exáminar la población. En la evaluación del control interno el riesgo del muestreo, o la probabilidad de error de muestreo, es la posibilidad de que un procedimiento de evaluación aplicado a una muestra de transacciones o partidas en un balance conduzca a una conclusión diferente de la que resultaría aplicando el procesamiento a todas las transacciones o partidas.

EVALUACION DE LOS RESULTADOS ESTADISTICOS DE UN MUESTREO.- El estudio de los resultados de la muestra requiere una evaluación estadística. Un evaluador no puede limitar su estudio a un análisis matemático de los resultados. Cuando se utiliza el muestreo estadístico tanto la planeación como la evaluación implican un estudio de precisión, confiabilidad, tamaño de la muestra y una medida de la dispersión o variabilidad. Cuando se evalúan los resultados de la muestra han cambiado dos cosas: estará dado el tamaño de la muestra y habrá un índice de error o desviación estándar observado más que anticipado. Por lo tanto, la evaluación exige calcular de nuevo la precisión y la confiabilidad alcanzada.

TIPOS DE PRUEBA O EVIDENCIAS EN EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Las pruebas en evaluación pueden ser: 1) Pruebas de Cumplimiento: Se efectúan para verificar el grado de eficiencia c que el sistema de control interno funciona y con base en está eficiencia determinar la naturaleza, la oportunidad y el alcance de las pruebas sustantivas. Las pruebas de cumplimiento, en general, son para indagar cómo produjeron las operaciones y cómo se procesaron los documentos para dar respuesta a las sigientes preguntas: Se llevaron a cabo los procedimientos necesarios?; cómo se llevaron a cabo?, quién los llevo a cabo?, etc. 2) Pruebas Sustantivas: Se llevan a cabo para determinar si han sido logrados los objetivos finales de una gestión sobre la cual debe dar su concepto el evaluador. Incluyen: pruebas en detalle de las transacciones operativas y financieras; revisiones analíticas de las cifras y sus tendencias significativas, la consecuente investigación de fluctuaciones poco usuales y de partidas u operaciones cuestionables. 3) Pruebas de Doble Propósito: Son aquellas que se realizan para obtener evidencia que los procedimientos de control interno están siendo aplicados en la forma establecida y simultáneamente validar los resultados obtenidos con las operaciones.

PAPELES DE TRABAJO Consisten en el conjunto de documentos que registran las diversas operaciones efectuadas por los evaluadores en desarrollo de su trabajo y que soportan el conjunto de conclusiones a que ha llegado, representados en recomendaciones a la administración, mediante la aplicación de normas aceptadas y procedimientos de evaluación generalmente utilizados. Dichos papeles de trabajo, constituyen la base sobre la que se fundamentan los informes de la Dirección de Control Interno bajo la aplicación de una debida independencia y de una adecuada diligencia profesional. Contienen las pruebas y exámenes realizados a los Manuales de Control Interno (Procedimientos), midiendo su eficacia, eficiencia y economicidad acorde con las políticas y objetivos de la entidad. Los papeles de trabajo deben contener entre otros los siguientes aspectos: 1) El respaldo claro y preciso de las comprobaciones, juicios, conclusiones y recomendaciones. 2) Los resultados y alcance del exámen a las operaciones y políticas de la entidad. 3) Información que sea útil y sustancialmente importante para el exámen.

OBJETIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO 1) Proporcionar la suficiente información que faciliten y respalden los informes. 2) Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. 3) Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. 4) Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de evaluación aplicados. 5) Servir de guia en revisiones subsecuentes. 6) Determinar el cumplimiento de las políticas y objetivos del manual de control interno. Para el cumplimiento de los objetivos de los papeles de trabajo, deben contener en una manera ordenada los datos, calculos, análisis, extractos, y demás documentos que junto con el programa de evaluación y el analisís del manual de control interno, conduzcan a la emisión de recomendaciones ampliamente sustentadas que procuren el mejoramiento de los procedimientos y operaciones de la Empresa.

CLASIFICACION DE PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo se clasifican en dos tipos: 1) Archivo permanente: Consiste en el conjunto de documentos que se utilizan por su importancia en todas las evaluaciones. Entre ellos se pueden citar: – Constitución politica, leyes, decretos, estatutos, reglamentaciones y normas vigentes. – Historial legislativo sobre creación de la entidad (Ley). – Organigrama. – Manual de control interno. (Procedimienos Integral). – Manual de Funciones – Presupuestos. – Estados financieros. – Copias de actas. – Sistema de procesamiento electrónico de datos – Informes de la contraloria – Lista de directivos y asesores 2) Archivo Corriente: Está compuesto básicamente por el programa de evaluación

ELABORACION Y FORMATOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo deben ser preparados en hojas de tamaño estándar que permitan un adecuado archivo y salvaguarda. 1) Planificación y elaboración.- Los elementos base del exámen, así como los contenidos del programa de evaluación permiten determinar de acuerdo a su necesidad la elaboración de formatos predefinidos que contemplen los papeles de trabajo, en concordancia con la metodología planteada. Para su elaboración deben determinarse una serie de requisitos que le permitirán al evaluador un manejo más apropiado, no solo por el orden, sino por la uniformidad y detalle conciso del trabajo ejecutado. Todo papel de trabajo debe contener como mínimo los siguientes aspectos: – En la parte central de la hoja debe anotarse: Nombre de la Empresa , división, sección o área a estudiar; t ema de la hoja de trabajo y fecha o período de evaluación. – En la parte superior derecha de cada hoja de trabajo se debe anotar el código de la hoja dentro de los papeles de trabajo; numeración de la hoja si es parte de un grupo; nombre de la persona que prepara la hoja de trabajo. – Los papeles de trabajo deben elaborarse a lapicero con el fín de que las listas que contengan cifras no sean modificadas. – Para la economicidad de tiempo, deben utilizarse el microcomputador que permita reproducir la información de manera inmediata. – Se deben referenciar claramente las fuentes o documentos base de la información, a fin de aclarar en un futuro posibles consultas. – Debe indicarse el propósito y objetivos de cada papel de trabajo.

– En la primera hoja de trabajo debe aparecer una convención de los simbolos utilizados por el evaluador para indicar la labor efectuada. – Debe haber referencias cruzadas con otros papeles de trabajo a fín de evitar la necesidad de copiar datos de otros informes. – Deben utilizarse un solo asunto en una hoja de trabajo para evitar confusiones. – Los papeles invalidados o anulados deben guardarse en un archivo aparte al de los papeles de trabajo. – Deben evitarse los archivos individuales excesivamente cargados de documentos, pues esto imposibilita su adecuada manipulación. – En cada archivo de los papeles de trabajo debe estipularse un índice que permita su fácil consulta y manejo. 2) Normas generales para la preparación.- a) Totalidad y precisión.- Deben contener la suficiente información que respalde de manera apropiada los comentarios, conclusiones y recomendaciones que emita la oficina de control interno. b) Claridad y comprensibilidad.- La información que contenga los papeles de trabajo debe ser completa, exacta, entendible y concisa. c) Pertinencia.- La información que contenga los papeles de trabajo debe consistir en aspectos importantes que permitan la obtención de información acorde al cumplimiento de los objetivos específicos de la evaluación en concordancia con la planificación y programa de trabajo. d) Simplificación y legibilidad.- Los papeles de trabajo deben ser sencillos, evitar detalles excesivos y llevar un orden estricto que no permitan su posterior modificación, lo que conlleva a la pérdida de su validez durante la elaboración del resumen o informes que realice la oficina evaluadora.

3) Señales de evaluación Consisten en una serie de símbolos que se utilizan para describir el proceso realizado, el conjunto de transacciones, informes de actividad, etc. determinando su validez, frente a otros datos o información pertinente previamente analizada. Para evitar posibles confusiones debe existir uniformidad y unidad de criterio en su elaboración y utilización en todo el conjunto de papeles de trabajo. Las marcas de evaluación comúnmente utilizadas para referenciar las verificaciones practicadas: Para indicar que se comparó con la cantidad de la fuente, documento o listado origianal. Computo o cálculo verificado. Excepción: deben enumerarse consecutivamente por cada programa y para una observación de la misma naturaleza se utilizará el mismo número. Concuerda con el valor o el saldo. Verificado y de acuerdo Documento soporte verificado correcto Concuerda con registros, listados, comprobantes contables y contratos. Concuerda con registros en libros de control. Se pueden utilizar otras marcas, pero en forma obligatoria deben relacionarlas con su significado en el papel de trabajo donde se utilicen.

4) Preparación de Resumenes.- El trabajo de la evaluación se acumula en gran cantidad de papeles de trabajo, que contienen información suficiente y heterogénea que respalda el trabajo de evaluación desarrollado. Para poder determinar la importancia de esta información es necesario analizarla, organizarla y comprenderla con el propósito de determinar el resultado de los datos allí contenidos, para tal efecto deben prepararse resúmenes que permitan describir en forma clara, concisa y entendible el resultado obtenido representado ésto en una conclusión que conlleve a la emisión de una recomendación al más alto nivel jerárquico de una Empresa de Servicios Públicos de Colombia y tome las acciones correctivas pertinentes.

EL PROCESO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN GENERAL.- Las etapas que se siguen en la ejecución de una evaluación se agrupan en las siguientes fases: FASE DE PLANEACION.- Consiste en decidir previamente los procedimientos que se van a emplear, la extensión que se le dará a las pruebas de evaluación , la oportunidad de su aplicación, los papeles de trabajo que se utilizarán para evidenciar los resultados y la asignación del personal de la oficina de control interno en grupos de trabajo, a las distintas áreas que se van a evaluar, la participación de otros profesionales: Administradores, Contadores, Economistas, Médicos, Abogados, Ingenieros, etc, para determinar puntos débiles y fuertes del control interno, identificación de áreas de gran riesgo y la especificación de otro tipo de recursos que se requieren para el normal desarrollo de la evaluación . Ademas contempla la posibilidad de planear con los jefes de cada dependencia evaluada el personal que debe colaborar. En caso de no ser una primera evaluación, deben consultarse los papeles de trabajo e informes de evaluaciones anteriores, como guia y al mismo tiempo verificar si se han corregido las deficiencias reportadas. El producto de la etapa de planificación consiste en un plan de evaluación documentado que incluye programas detallados. Es importante destacar que todas las consideraciones sobre planificación se basan en la experiencia y conocimiento originados en los exámenes anteriores. Se debe, no obstante, aumentar cada vez la eficiencia y efectividad del plan a desarrollar.

1) Conocimiento general de la entidad: Todo el personal que intervenga en la ejecución de la evaluación debe tener un conocimiento suficiente acerca de la estructura, funciones y objetivos de la empresa estudiada, para levar a cabo la evaluación con efectividad. El conocimiento de la entidad es un proceso continuo y se logra a través de la inspección de las instalaciones, observación de operaciones, estudio de manuales, normas, memorandos, actas de la junta directiva y de comités importantes, informes, papeles de trabajo de evaluación o EVALUACIONs de años anteriores y otros documentos importantes, conversaciones con funcionarios de la entidad, entrevistas, documentos, disposiciones legales y demás normas internas y externas aplicables. 2) Conocimiento del ambiente de control: El ambiente de control consiste en el establecimiento de un entorno que estimule la influencia la actividad del personal con respecto al control de sus actividades, es decir refleja la filosofia, actitud y compromiso de la gerencia de una Empres, para establecer una atmosfera positiva al implementar y ejecutar las operaciones. El ambiente de control influye sobre la efectividad de los sistemas establecidos y en consecuencia afecta las evaluaciones de los riesgos. Un ambiente de control con bases sólidas, permite depositar mayor confianza en los procedimientos aplicados. 3) Evaluación Global del sistema de control interno: Un control interno adecuado, juega un papel importantísimo para determinar el alcance de las técnicas de evaluación . La clase y amplitud de las pruebas selectivas se ven afectadas por la fortaleza o debilidad del sistema de control interno. Se debe ejecutar una evaluación preliminar de los controles internos para determinar si son confiables para los fines de la evaluación. Esta evaluación se realiza mediante las pruebas de procedimientos cuya intención es establecer el grado en que se puede confiar en los controles para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos sustantivos de evaluación. 4) Desarrollo de un plan general de evaluación : En esta etapa se debe formular el plan general del trabajo, incluyendo entre otros los siguientes temas: -Identificación de las áreas importantes y de alto riesgo de EVALUACION. o control -Determinación de los niveles de importancia relativa para la evaluación . -Otras consideraciones que requieran atención especial. -Existencia de controles internos, y el grado esperado de confianza en ellos. -Naturaleza y amplitud de las evidencias de evaluación a obtener. –Coordinación de los procedimientos de evaluación a aplicar. -Participación de otros especialistas. -Temas administrativos, tales como el uso de personal de la dependencia evaluada, supervisión, personal y presupuestos de tiempo.

5) Elaboración de los programas de evaluación : Los programas de evaluación son el conjunto de instrucciones sobre la forma como se desarrollará la evaluación, constituyen una guia y un medio de supervisar el trabajo, por cuanto contienen la naturaleza, amplitud y oportunidad de las pruebas. Cada programa debe contener las siguientes partes: 1) Objetivo: Descripción que índica para que se va a efectúar la evaluación. 2) Revisión y evaluación especificos del control interno: Comprende el plan de organización, la forma y procedimientos especificos para el registro, proceso, resumen e informes que permitan determinar las debilidades y fortalezas del sistema; la naturaleza, la extensión y la oportunidad de las pruebas que deben aplicarse y obtener una base para formular sugerencias y recomendaciones. En este punto se aplica el método de evaluación del sistema de control interno a través de cuestionrios y planillas, que se explicará en capitulo posterior. 3) Conclusiones: Una vez realizada la revisión y evaluación del sistema de control interno, el evaluador debe resumir sus conclusiones sobre lo adecuado del mismo. Como resultado de dicha revisión y evaluación, se debe informar a la Gerencia sobre cualquier debilidad importante que se haya detectado, comunicar sus recomendaciones y pronunciarse sobre si los controles actuales cumplen, o no, los objetivos planeados. 4) Revisión y Aprobación: Es indispensable que el evaluador jefe de cada área, revise el trabajo efectuado, e imparta su aprobación, como evidencia de concordar con el alcance de la revisión y evaluación del sistema de control interno. 5) Procedimientos de evaluación : Son instrucciones directas y claras para los evaluadores, los cuales son redactados en forma imperativa y se constituyen en guias de las labores especificas del exámen. 6) Conclusiones: Resuma las conclusiones, una vez desarrollados los procedimientos de evaluación . 7) Revisión y Aprobación.- Es indispensable que el evaluador jefe de cada área, revise el trabajo efectuado, e imparta su aprobación, como evidencia de concordar con el alcance y lo adecuado de la ejecución de los procedimientos de evaluación .

FASE DE EJECUCION.- En esta fase se aplican los procedimientos diseñados en los programas de evaluación , con el propósito de obtener evidencia sufuciente, a fin de tener una base razonable para el informe. Las evidencias son el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del evaluador y se obtienen mediante la aplicación de las diferentes técnicas de evaluación las cuales pueden ser verbales, por escrito, por revisión del contenido de los documentos y por exámen fisico. 1) Técnicas de verificación ocular.- a) Comparación: La comparación establece la relación que hay entre dos o más conceptos. Una de las comparaciones más comunes en evaluación es la realizada entre los ingresos percibidos y/o los gastos efectuados y las estimaciones incluídas en el presupuesto. También es común la comparación del movimiento mensual de un determinada operación con aquellos del mes anterior o del mismo mes del año inmediatamente anterior. Normalmente se comparan los saldos de los diferentes datos, de un año a otro, para determinar si han aumentado o disminuído significativamente y si merecen una mayor evaluación. Una gran parte de la evaluación se fundamenta en la comparación de resultados o realidades con criterios aceptables facilitando, de esta forma, la evaluación por el evaluador y la formulación de conclusiones y recomendaciones.

b) Observación: Por medio de la observación el evaluador se cerciora de ciertos hechos y circunstacias, principalmente las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, dándose cuenta personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal realiza ciertas operaciones. Son ejemplos de esta técnica, presenciar el proceso de elaboración de comprobantes, la toma de inventarios, etc. c) Revisión selectiva: Es el exámen ocular rápido para separar mentalmente asuntos que no son típicos o normales. La revisión selectiva constituye una técnica frecuentemente aplicada a áreas que por su volumen u otras circunstancias no están comprendidas en la revisión o constatación más detenida o profunda. En la aplicación de esta técnica el evaluador debe prestar mayor atención a la identificación de operaciones fuera de lo común en el aspecto sujeto a revisión. d) Rastreo: Consiste en seguir una operación de un punto a otro dentro de su procesamiento. Al revisar el sistema de control interno, es muy común que el evaluador seleccione algunas operaciones o transacciones representativas o típicas de cada clase o grupo, con el objeto de rastrearlos desde su inicio hasta el fin de los procesos normales. 2) Técnicas de verificación verbal.- a) Indagación: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho. El empleo cuidadoso de esta técnica puede determinar la obtención de información valiosa que sirve más como apoyo que como evidencia directa en el juicio definitivo del evaluador. Cualquier pregunta dirigida hacia algún funcionario, o hacia terceros que puedan tener conocimiento sobre sus operaciones, constituye una aplicación de esta técnica. La indagación es de especial utilidad, cuando se examinan áreas especificas no documentadas. Sin embargo, los resultados de la indagación por sí solos no constituyen evidencia suficiente o competente y se hace necesario combinarlas diferentes técnicas.

3) Técnicas de verificación escrita.- a) Análisis: Con frecuencia, el evaluador utiliza la técnica de análisis a un valor, un contrto o unacuenta, con el fin de determinar la composición o contenido del saldo, verificar las transacciones de la cuenta durante el año y clasificarlas de manera adecuada y ordenada; debidamente respaldado en papeles de trabajo. La aplicación más común de esta técnica, está relacionada con la evaluación financiera. Por otro lado, el evaluador podrá analizar un contrato complejo, separándolo en sus componentes y cláusulas, clasificando el efecto de cada una. Al revisar y evaluar el sistema de control interno es necesario dividir un proceso en sus elementos componentes o pasos especificos para poder identificar los puntos de control. Frecuentemente este tipo de análisis se efectua mediante diagramas de flujo de dicho proceso que facilitan su análisis. b) Conciliación: Es poner de acuerdo o hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados o independientes. El ejemplo más típico de esta técnica, es la conciliación bancaria. Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originados de la misma base, la técnica de la conciliación puede ser aplicable. c) Confirmación: Consiste en obtener constatación de una fuente independiente de una Empresa y sus registros. La confirmación normalmente consiste en cerciorarse de la autenticidad de activos, pasivos, operaciones, etc., mediante la confirmación escrita de una persona o institución independiente de una Empresa y que se encuentre en condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operación consultada; por lo tanto, puede informar de una manera válida sobre ella. La confirmación puede ser positiva o negativa y directa o indirecta. Es positiva cuando en la solicitud se pide al confirmante que conteste al evaluador si está o no conforme con los datos que éste desea confirmar. Cuando en la solicitud de confirmación se suministran los datos pertinentes a fín de que sean verificados se trata de una confirmación directa; cuando no se suministra dato alguno al confirmante y se solicita proporcionar al evaluador los datos de su propia fuente, se trata de una confirmación indirecta. La confirmación es negativa cuando en la solicitud se pide al confirmante contestar el evaluador, únicamente en el caso de no estar de acuerdo con ciertos datos que se envían.

4) Técnicas de verificación documental.- a) Comprobación: Se basa en el exámen para verificar la evidencia que apoya a una transacción u operación, demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc. El exámen del elemento de juicio documental que respalde los asientos de las transacciones efectuadas, debe cubrir los siguientes puntos: -Que se obtenga una razonable seguridad respecto a la autenticidad del documento. -Se debe examinar