Control administrativo de la obra urbanismo campaña de Guayana (página 3)

7.     Semana 7.- (09/06/2008 al 13/06/2008) Registro y Correspondencias a Cooperativas: por cada carpeta de presentación de Cooperativas se realiza un registro, para luego enviarle un comunicado de aceptación a la misma, donde se indica que esta pasa a formar parte del registro de Cooperativas de CVG FERROCASA.

8.     Semana 8.- (16/06/2008 al 20/06/2008) Realización del Informe Final de Pasantía: se realizó el informe final tomando en cuenta las actividades asignadas durante el transcurso de la pasantía comprendida durante un periodo de Ocho (8) semanas.

2.3 Control Administrativo de la Obra Urbanismo Campaña de Guayana Ubicada en la Parroquia Universidad UD-247, perteneciente a CVG Ferrocasa, Puerto Ordaz- Estado Bolívar

En la construcción intervienen una combinación de organizaciones, es por eso que las operaciones de la construcción deben realizarse en el lugar del proyecto. La construcción es un negocio dinámico, incansable y compulsivo; hay dos factores básicos que ayudan a estabilizar a la industria; hay una demanda de los servicios de los contratistas tanto por parte del gobierno como por la iniciativa privada. Otro elemento es la movilidad de la industria, debido a la cual está menos sujeta a las bajas económicas repentinas.

El cambio constante en los métodos constructivos y la adecuación de nuevas tecnologías para la utilización de materiales y elementos antiguos ha hecho cambiar obligatoriamente la manera de disponer de estos elementos y su correcta utilización.

Las nuevas formas recurren a optimizar la utilización de todas las variables que se presentan en la construcción de cualquier obra, sea esta para vivienda, para servicios o para lujos. Estas variables están dadas por los materiales, los recursos humanos y los recursos económicos. A ello hay que agregar el componente del tiempo y el medio ambiente que son los más difíciles de manejar.

Una correcta administración de recursos deberá tomar en cuenta todos y cada uno de los elementos mencionados y adecuar la ejecución de la obra para minimizarlos y dar el más eficiente uso y la más económica solución. Estos deberán tomarse en cuenta siempre, en cualquier situación de construcción, sea esta obra monumental o simple construcción de ladrillo y mortero.

En la actualidad, con los avances técnicos, tanto en la construcción como en las diferentes ramas tecnológicas, especialmente la informática, es necesario andar al mismo ritmo impuesto por los descubrimientos. Es así como en el control de las obras deberá adecuarse la respectiva sistematización para los procedimientos administrativos, es decir debemos convertir los principios básicos en soluciones sistematizadas que puedan adecuarse a solucionar los problemas específicos.

2.3.1 Descripción del Proceso Control Administrativo de la Obra Urbanismo Campaña de Guayana Ubicada en la Parroquia Universidad UD-247, perteneciente a CVG Ferrocasa, Puerto Ordaz- Estado Bolívar

CVG Ferrocasa en su rol de ejecutor único de la obra Urbanización Campaña Guayana, en virtud de la disolución anticipada del Consorcio 247 y con la finalidad de continuar la construcción de dicho proyecto, suficientemente autorizado por la Junta Directiva de CVG FERROCASA Nº JD-EXT-03-2006, celebrada en fecha 14 de marzo de 2006; donde se aprobó la autorización para la adjudicación directa de las obras del urbanismo Campaña Guayana al Ing. Juan Vicente Cabeza, Presidente de CVG FERROCASA; y en secuencia a la planificación de la ejecución de la obra, ha determinado realizar las siguientes acciones, a fin de poder llevar a buen fin el Urbanismo ya mencionado

Ø  Pronóstico. Identificación del área en donde se debe trabajar. Es importante para definir las bases correctas de trabajo y no llegar a un falso resultado.

Ø  Planeación. Con este se define lo que se va a hacer y cómo se va a hacer. Se definen objetivos, establecen metas, determinan prioridades y caminos alternos a seguir.

Ø  Organización. Asignación de tareas y funciones, es decir quién va a hacer.

Ø  Dirección. Es la autoridad o el liderazgo dentro de las actividades a ejecutar. Debe tomar determinaciones, informar, motivar, comunicare y supervisar.

Ø  Coordinación. Es la interacción de procesos, funciones y personas. Debe evitar la duplicidad de esfuerzos.

Ø  Control: Detecta fallas y errores. Depende de la coordinación y su principal herramienta es la información. Verifica labores realizadas.

Todos ellos, forman parte del proceso administrativo de la empresa, aunado a la inspección, siendo este un factor elemental dentro del Control Administrativo, debido a que estos son los entes que certifican que la obra está siendo ejecutada de acuerdo a lo planteado en el proyecto. Es importante destacar que el proceso administrativo que maneja CVG FERROCASA, es producto del arduo trabajo en equipo, logrando así uno de sus objetivos propuestos.

El control administrativo de obras del Urbanismo Campaña de Guayana, es llevado por un "Analista de Proyectos", el cual está encargado de revisar y tramitar el pago de las valuaciones presentadas por los contratistas durante un periodo de 15 días, realizar Ordenes de Servicio y Puntos de Cuenta, realizar las contrataciones pertinentes para cumplir con el cronograma de obra establecido, comunicar a las Cooperativas y/o Empresas que pertenecen al banco de Contratista de la Gerencia de Proyectos, cualquier suceso que tenga relación alguna con su contratación, llevar el control de las viviendas entregadas y las que faltan por construir, entres otras funciones inherentes al cargo.

2.3.2 Características del Proceso Control Administrativo de la Obra Urbanismo Campaña de Guayana Ubicada en la Parroquia Universidad UD-247, perteneciente a CVG Ferrocasa, Puerto Ordaz- Estado Bolívar

Es indudable que los conceptos administrativos son comunes a todas las empresas y que en la industria de la construcción, sus principios generales se desarrollan en forma natural. Ante una situación imprevista, un grupo de hombres reacciona de muy diferentes maneras; el común denominador de aquellos que la superan está constituido por el desarrollo de cuatro acciones básicas, planear, organizarse, dirigirse y controlar los resultados.

Un equipo de construcción realiza su trabajo solo una vez en cada sitio; la siguiente vez su trabajo lo realizará en un nuevo lugar, con un nuevo patrón y bajo nuevas normativas, aunque, similares especificaciones. Desde el comienzo de cada proyecto de construcción, el contratista se ve obligado a trabajar en el lugar en donde se encuentre la obra de una manera rápida y económica como sea posible y después abandonar el lugar.

La industria de la construcción ha diseñado estructuras organizativas según las cuales operan los contratistas más competentes con el fin de eliminar la burocracia organizativa que impide la comunicación rápida entre la oficina y la obra, y demora las decisiones, que son vitales para la administración.

Más que en cualquier otro negocio, en la industria de la construcción el éxito o el fracaso está determinado por la calidad de la dirección. La administración de la construcción es fundamentalmente la dirección de las personas, la capacidad para conservar a la gente unida en un grupo compacto respetando a su jefe y cooperando uno con otro. Para lograr el respeto y la lealtad de las personas, es necesario que el administrador sea equitativo en sus negociaciones y en sus relaciones con los empleados. Cualquier desviación de esta conducta tiene efecto adverso, y la administración se desmembra con rapidez.

El interés del directivo por sus colaboradores es definitivo para el incremento de la productividad. Fases del proceso administrativo.

2.3.3       Control: El control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento. también puede definirse el control como el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas.

2.3.4       Administración: La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjunto se conocen como proceso  administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.

2.3.5       Control Administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".

2.3.6       Bases del control administrativo de obras:  se basa en la consecución de las siguientes actividades:

Ø  Planear y organizar.

Ø  Hacer.

Ø  Evaluar.

Ø  Mejorar.

Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y organización para fijar qué debe hacerse y cómo.

El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la consecución de los objetivos. De éste hacer se desprende una información que proporciona detalles sobre lo que se está realizando, es decir, ella va a esclarecer cuáles son los hechos reales. Esta información debe ser clara, práctica y actualizada al evaluar.

El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la información obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de que medidas deben ser necesarias tomar. La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las desviaciones que hacen perder el

equilibrio al sistema.

2.3.7       Elementos del control administrativo de obras

 El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se muestran a continuación:

1.     Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

Ø  Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de

materiales primas, números de horas, entre otros.

Ø  Estándares de calidad: Como control de

materia prima recibida, control de producción, especificaciones del producto, entre otros.

Ø  Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos determinado, entre otros.

Ø  Estándares de costos: Como

costos de producción, costos de administración, costos de ventas, ente otros.

2.     Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

3.     Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

4.     Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

2.3.8       Pasos del Control Administrativo de obras:

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

1.     Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.

2.     Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo control"

3.     Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organización.

4.     Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. 

2.3.9       Herramientas y técnicas de control:

Para CVG FERROCASA, poder realizar un buen control debe hacer uso de una serie de herramientas y técnicas que le ayuden o permitan realizar esta función más fácil. La información apropiada en el momento oportuno y en cantidad precisa pueden ser la clave para salir de un problema o de una situación de riesgo.

Para controlar esta información CVG FERROCASA cuenta con:

1.     Programa de Trabajo: según la complejidad del trabajo el Ente Contratista presenta un programa de trabajo bajo la forma de un diagrama de barras (Gantt) o de un diagrama de secuencias (PERT).

Obviamente, el programa debe ser compatible con el plazo de ejecución de la obra estipulado en el contrato. Además, debe armonizar con las actividades de suministro de materiales, debido a que un alta porcentaje de los incumplimientos de los plazos son causados por las demoras en las entregas de los materiales. Esto último es responsabilidad principal del Ingeniero Residente.

Cuando hay suministro de materiales por parte del Ente Contratante, tal es caso de CVG FERROCASA en su rol ejecutor del Urbanismo Campaña de Guayana, la responsabilidad recae sobre la Inspección, y cualquier descuido en este sentido dará derecho al Contratista a pedir una extensión del plazo de ejecución de obras.

2.     Control del Programa de Suministro: CVG FERROCASA ha convenido con el Ente Contratista, que este retirará de los depósitos ubicados en la obra Campaña de Guayana, el Ingeniero Inspector deberá asegurarse que estos materiales efectivamente se encuentren en dichos depósitos. Este control es llevado mediante un cuadro que refleja la cantidad de materiales necesarios para cada vivienda, ver anexo 1

Es importante destacar que si el material se encuentra en proceso de fabricación en el país, se deberá coordinar el programa de producción y entrega de los materiales y equipos que se emplearán en la obra. Para dicha coordinación se llevará a cabo una reunión conjunta entre el jefe de la Oficina de Gestión de Suministro, el Ingeniero Inspector y el proveedor de los materiales.

No debe iniciarse, pues, obra alguna si no se tiene material o parte del mismo en él sitio de la obra como garantía plena de suministro, por cuanto las fallas en la entrega de materiales pueden ocasionar paralizaciones de la obra con el consiguiente reclamo por lucro cesante. Además, es útil este programa para controlar el programa del trabajo del Contratista.

3.     Control del Programa de Trabajo: en las obras pequeñas que se adjudican directamente sin licitación, generalmente se anexa al contrato un plan de trabajo. En tal caso el Ingeniero Inspector debe exigirlo al Contratista para su revisión antes del comienzo de la obra.

Cualquier irregularidad en el programa (omisión de alguna actividad, incompatibilidad con el plazo del Contrato, secuencia y duración de las actividades) deberá ser comunicada al Contratista, para su corrección.

4.     Cronograma de Pagos: otro de los documentos exigidos por las Condiciones Generales de Contratación es el cronograma de Pago. En realidad, hay dos tipos de estos cronogramas: uno de ellos es mensual, indicativo en los abonos mensuales al Contratista de acuerdo a la obra ejecutada, y el otro es para obras de largo alcance en que las previsiones presupuestarias  deben estar planificadas para los años sucesivos.

En cuanto al cronograma mensual, éste debe ser compatible con las cantidades de obras previstas en el cronograma de trabajo, pero teniendo en cuenta las retenciones a efectuar por concepto de garantía laboral, amortización de anticipo, entre otros.

Para llevar tal control, CVG FERROCASA cuenta con un cuadro que refleja la valuación presentada (cantidad de obra ejecutada presentada al Contratante para su posterior pago), lo realizado hasta la fecha, lo que queda por ejecutar, pago administrativo; ver anexo 2

5.     Suministro de Materiales: parte del suministro de materiales a usarse en la obra será efectuado por el Contratista, y en ocasiones por el Ente Contratante. El Ingeniero  Inspector deberá supervisar los materiales suplidos por el Contratista, rechazando los que a su juicio no sean satisfactorios por no cumplir con las normas y especificaciones.

En cuanto a los materiales suministrados por el Ente Contratante, su calidad puede ser controlada en fábrica por inspectores especiales del mismo Ente. La Inspección en obra deberá conocer las marcas que usa la Inspección en fábrica para certificar o rechazar los materiales. No obstante, como durante el transporte y almacenamiento el material puede sufrir deterioros, éste debe ser revisado a su arribo a la obra.

Si el Contratista no estuviese de acuerdo con la calidad del material suministrado por el Ente Contratante, lo indicará por escrito a fin de deslindar las correspondientes responsabilidades. También, deberá llevarse un control cuantitativo del material suministrado por el Contratante al Contratista, ya que basándose en ellos el Ingeniero Inspector deberá conformar el Balance de Material que se presentará a la finalización de la obra.

La Inspección en su informe mensual indicará el material suministrado al Contratista en ese periodo. El almacenamiento se hará de tal manera que quede asegurada la perfecta conservación de esos materiales, así como también el libre acceso de la inspección para su examen.

CVG FERROCASA lleva el control de este suministro mediante la relación de materiales entregados a Cooperativas y Empresas, el cual refleja la numero de la vivienda y manzana donde se encuentra ubicada, el material suministrado, la cantidad y la fecha del suministro, ver anexo 3.

6.     Valuaciones: periódicamente, a los fines del pago de la obra ejecutada, se deben elaborar valuaciones concernientes a los trabajos realizados en el periodo relacionado. Este periodo según las Condiciones Generales de Contratación oscilará entre 15 y 60 días, aunque lo acostumbrado es presentar las valuaciones mensualmente.

A los efectos de eliminar demoras e inconvenientes innecesarios, es recomendable elaborar previamente un borrador de la valuación y, luego de su eventual corrección y su aprobación, hacer el pase en limpio correspondiente.

El plazo establecido según las condiciones establecidas en el pliego de Condiciones Generales para la ejecución de obras establecidas internamente por CVG FERROCASA, es de 15 días, presentada ante la Gerencia de Proyectos para su revisión y posteriormente para su correspondiente pago. Aprobada la valuación se realiza la solicitud a la Gerencia de Logística y Servicio Administrativo (G.L.S.A) mediante un comunicado, el cual va acompañado del Punto de Cuenta, Orden de Servicio, la valuación y la factura original emitida por el Contratista, para el correspondiente pago de los trabajos realizados, ver anexo 4 la comunicación emitida a G.L.S.A

7.     Avance de Obra: el asistente de inspección presentará semanalmente al Ingeniero Inspector un informe de avance de obra en sus diferentes renglones, siendo recomendable que las semanas extremas sean fraccionadas para adjudicar una parte para el mes anterior o para el posterior. Basándose en estos informes semanales, el Ingeniero Inspector confeccionará el informe mensual que ha de pasar a su jefe inmediato.

Este documento además de referir la identificación de la obra relacionada, las cantidades de obra ejecutadas en cada renglón y los materiales suministrados por el Ente Contratante, deberá contener información financiera sobre la marcha de la obra, tanto en bolívares como en porcentaje.

Además, este informe sirve para verificar el ritmo de la obra marcha de acuerdo al programa; en caso contrario, el Ingeniero Inspector deberá advertírselo al Contratista para que corrija tal situación o justifique la demora. También el informe puede servir para controlar la hipótesis que se han considerado para los análisis de precios de las diferentes partidas del presupuesto.

Este avance de físico de la obra es medido por CVG FERROCASA mediante el Status de Viviendas y Town House del Urbanismo Campaña de Guayana, el mismo demuestra el avance que tiene cada etapa constitutiva de la obra, como obras preliminares, infraestructura, superestructura,  acabados y obras exteriores, de cada vivienda por ejecutar con su respectiva ubicación en el Urbanismo.

8.     Prórrogas: las prórrogas del plazo de ejecución de una obra pueden tener alguno de los motivos siguientes:

Ø  Haberse hallado diferencias fundamentales y considerables entre el proyecto y la obra realmente a ejecutar.

Ø  Ser necesario un mayor plazo de ejecución como consecuencia de modificaciones a la obra ordenadas por el Ente Contratante.

Ø  Fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados.

Ø  Haber ordenado el Contratante la suspensión temporal por causas no imputables al Contratista.

Ø  Cualquier otra causa que el Ente Contratante considere justificada.

La solicitud de prórroga la hará el Contratista dentro del plazo indicado en el contrato, a partir del momento en que ocurran los hechos y circunstancias que fundamenten la necesidad de la prórroga. Esta solicitud será tramitada por intermedio del Ingeniero Inspector y en ella se especificarán las causas y se estimará el tiempo necesario para concluir las obras. Para la consideración de la prórroga el Contratante exigirá al Contratista el respectivo reajuste al programa de trabajo.

Este tipo de incidencias en la obra son controladas en CVG FERROCASA mediante un resumen de Empresas y Cooperativas contratadas para la ejecución de los trabajos correspondientes al Urbanismo Campaña de Guayana, el cual contempla el monto contractual de contratación, identificación del Ente Contratante, tiempo de ejecución, fecha contractual de entrega, fecha real de la entrega, fecha de solicitud de prórroga, donde se hace diferencia de los plazos de ejecución de vencidos y que necesitan de una prórroga; ver anexo  4

Una empresa puede tener muchos datos, pero si esta no los tiene analizados y no los usa para su control es como si no tuviera nada. Datos son hechos escuetos y sin analizar, en cambio la información son hechos analizados y procesados. Pero no basta con tener la información, hay que saber como usarla para el control. Para comenzar, hay que saber que cuando se toma una dedición hay que estar conciente de la información que se va a necesitar, reunir las decisiones que necesiten información similar o parecida y finalmente diseñar un buen proceso de información.

Una vez que se tenga un buen proceso de información, hay que saber implementarlo. Finalmente hay que realizar revisiones periódicas de la información e ir extractando lo que sea necesario.

Para analizar el presupuesto que haya presentado una empresa Contratista se necesita compararlo con el presupuesto que se necesite para lograr lo propuesto. Lo que se ha planeado, tiene que adaptarse al presupuesto que haya. Para CVG FERROCASA poder planear y controlar debe tener en claro el presupuesto disponible debido a que no puede pretenderse hacer algo que no se pueda hacer por falta de recursos.

Los controles del comportamiento, son los más importantes en la administración y control de obras porque hay que trabajar con personas. Como para CVG FERROCASA es más importante el control a los empleados y las personas vamos a ampliar estos métodos de comportamiento:

Ø  Supervisión directa: Revisar día tras día el trabajo a los empleados y corregirles o premiarles por su trabajo. Este método es uno de los usados por CVG FERROCASA en su control a los empleados.

Ø  Evaluación del rendimiento: Es una evaluación más formal del trabajo de los empleados por parte del gerente. Se llevan acabo evaluaciones más sistemáticas del rendimiento. Las evaluaciones formales de este rendimiento son también muy variadas.

Ø  Ensayos escritos: hacer en un escrito debilidades, fortalezas y sugerencias para un empleado.

Ø  Incidentes críticos: El evaluador relata incidentes que muestren la eficacia o ineficacia de un empleado.

Ø  Escalas gráficas de calificación: Calificar aspectos influyentes del trabajo de un empleado con escala ascendente.

Ø  Escalas de clasificación basadas en el comportamiento: El evaluador califica a los empleados de acuerdo con comportamientos específicos en el trabajo.

Ø  Comparaciones interpersonales: El evaluador califica a los empleados, comparándolos entre si.

Ø  Objetivos: Evaluar a los empleados, de acuerdo con los objetivos que la empresa se halla propuesto a alcanzar.

Ø  Retroalimentación de 360 grados: Revisión encaminada a la evaluación del rendimiento procedente de una retroalimentación.

Otras formas de control al personal, son formas de control previsivas, por ejemplo en CVG FERROCASA le da mucha importancia al proceso de selección de los empleados y al hecho de tener una buena cultura organizacional.

Existen también métodos como la capacitación de los empleados, donde se les inculcan a los trabajadores las actitudes y comportamientos de trabajo preferidos y deseados por el gerente. Otros métodos son describirle al empleado su puesto de trabajo, le aclara todo lo que un error implicaría y le muestra reglas, normas.

2.3.10 Control de operaciones:

Cuando un sistema de operaciones (acción empresarial) ha sido diseñado, se hace necesario realizar lo siguiente:

1.     El control de costos se realiza desde el llamado centro de costos, una unidad en la cual la responsabilidad de todos los costos asociados, recaen sobre el gerente.

2.     El control de compras es muy importante debido a que los insumos que sean conseguidos, deben ser óptimos en calidad ya que con estos se logra desarrollar todo el producto. Se debe hacer un inventario de todo lo que se compra y de todos los gastos en la empresa. Esta es una forma de control muy usada y permite comparar información con observación, es un método muy usado el cual debe ser hecho con franqueza, cuidado y objetividad.

3.     El control de mantenimiento es la vigilancia que se le hace a productos, maquinas. Este control de mantenimiento se hace de tres formas diferentes: Mantenimiento preventivo, que se realiza antes de que se produzca una avería; cuando el equipo se daña, se renueva o repara el equipo; y el último es mantenimiento realizado en respuesta al resultado de una inspección.

4.     El control de calidad, es para CVG FERROCASA. una forma de control de operaciones muy importantes, debido a que en un producto o servicio la calidad es una característica muy necesaria para que el cliente lo compre o lo consuma. Aquí existen estándares de calidad para las empresas, las cuales se buscan por parte de un gerente debido a que le da prestigio a la empresa.

2.3.11 Control en el Proceso Administrativo

Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se  ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño  contra las metas y los planes,  muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas. El control facilita el logro de los planes, aunque la planeación debe preceder del control. Los planes no se logran  por si solos, éstos orientan a los gerentes  en el uso de los recursos para cumplir con metas especificas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los planes.  

El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones  indeseadas reales o potenciales.

La función de control le proporciona al gerente medios adecuados para chequear que los planes trazados se  implanten en forma correcta.  La función de control consta de cuatro pasos básicos:

1.     Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los empleados, tales como cuotas mensuales de ventas para los vendedores.

2.     Chequear el desempeño a intervalos regulares (cada hora, día, semana, mes, año, entre otros)

3.     Determinar si existe alguna variación de los niveles medios.

4.     Si existiera alguna variación, tomar medidas o una mayor instrucción, tales como una nueva capacitación o una mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.

Ø  Sistemas: es el conjunto o montaje de cosas conexas o interdependientes y que interactúan para formar una unidad compleja; todo compuesto por partes en una disposición ordenada de acuerdo con algún esquema o plan. En cualquier sistema debe haber fronteras que los separen de su ambiente.

La administración de operaciones debe ser vista como un sistema. En el modelo de administración de operaciones, los insumos incluyen necesidades de los clientes, información, tecnología, mano de obra y administración, activos fijos y bienes variables que son relevantes para el proceso de transformación.

El sistema de administración orgánico, se caracteriza por el desempeño individual basado en el conocimiento de la tarea de todos los interesados, una redefinición continua de las tareas mediante interacción y consultas laterales. Se afirma que este sistema es más adecuado para enfrentar condiciones inestables y cambiantes y problemas que no pueden predecirse.

En cambio, el sistema de administración mecanicista parece ser apropiado para ambientes organizacionales relativamente estables, y se caracteriza , entre otras cosas, por una diferenciación especializada de tareas, por individuos que consideran que sus tareas son distintas de la mayoría, por derechos y obligaciones definidos con precisión, por una estructura jerárquica, por una interacción vertical entre el superior y los subordinados, y por tener instrucciones y decisiones que provienen del superior.

Ø  Diseño: es la estructuración de un trabajo en términos del contenido, función y relaciones. Puede concentrarse en puestos individuales o en grupos de trabajo. El diseño de un producto y su producción requieren diversas actividades, con frecuencia se siguen estos pasos:

• Crear ideas de productos investigando las necesidades del consumidor y analizando diversas alternativas,
• Seleccionar el producto con base en diversas consideraciones, incluyendo datos de análisis económicos y de mercado, y realizar un estudio general de viabilidad,
• Preparar un diseño preliminar,
• Buscar una decisión final,
• Decidir si las instalaciones de la empresa son adecuadas,
• Seleccionar el proceso para producir el bien,
• Después que se diseña el producto, preparar el diseño de las instalaciones a utilizar.

2.3.12 La esencia del Control Administrativo de Obras

El control es la cuarta, y última función en el proceso administrativo. Al igual que la planificación, el control se ejerce continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que deben siempre estar funcionando en una empresa.   El control se ejerce a través de la evaluación personal, los informes periódicos de desempeño (o de resultados reales, como también se les denomina) e informes especiales. Bajo otro enfoque, se identifican los tipos de control como sigue:

1.     Control preliminar (a través de la alimentación adelantada)

2.     Control coincidente (generalmente a través de informes periódicos de desempeño)

3.     Control por retroalimentación: Se ejerce previamente a la acción para asegurar que se preparen los recursos y el personal necesarios y se tengan listos para iniciar las actividades.

4.     Vigilar (mediante la observación personal e informes) las actividades corrientes para asegurar que se cumplan las políticas y los procedimientos, sobre la marcha.

5.     Acción a posteriori (replanificación), concentrando la atención sobre los resultados pasados para controlar las actividades futuras.

El control eficaz exige la alimentación adelantada. En otras palabras, se supone que los objetivos, los planes, las políticas y las normas se han desarrollado y comunicado a aquellos gerentes que tienen las correspondientes responsabilidades de desempeño. Por lo tanto, el control debe necesariamente apoyarse en el concepto de la retroalimentación, el cual exige mediciones del desempeño y dispara la acción correctiva prevista para asegurar el logro de los objetivos.

 Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el control para medir el avance. En algunos casos, el control tiene también como resultado la modificación de los planes y metas anteriores o la formulación de nuevos planes, cambios en la operación y reasignación de la gente. Deben desarrollarse métodos de control para las características particulares de la operación y la estructura de organización.

Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relación con el momento de la acción. El control no puede ser a posteriori; por ejemplo, un desembolso ya efectuado o una ineficiencia ya cometida no puede deshacerse. Por lo tanto, debe aplicarse un control eficaz en el momento de la acción o cuando se asuma el compromiso. Este concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones debe empeñarse en alguna forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los objetivos, los planes, las políticas y las normas deben haber sido comunicados al gerente y plenamente comprendidos por éste con la anticipación necesaria. 

La comparación de los resultados reales con las metas y normas planificadas constituye una medición de la efectividad del control durante un período pasado especificado, el cual constituye la base para una eficaz retroalimentación. Los hechos que se muestran en un informe de desempeño no pueden ya cambiarse; sin embargo, la medición histórica puede conducir a un mejoramiento del control en el futuro.

El concepto importante aquí es que los objetivos, las políticas y las normas cumplen dos necesidades básicas en el proceso global de control, a saber:

1.     La alimentación adelantada – que constituye una base para el control en el momento de la acción

2.     La retroalimentación – que representa una base para la medición de la eficacia del control posteriormente a la acción. Además la retroalimentación sirve para la replanificación.

2.3.13 Control como un sistema de retroalimentación

El control administrativo es esencialmente el mismo proceso básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales. Muchos sistemas se controlan a si mismos mediante la retroalimentación de información, que muestra las desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los cambios, en otras palabras, los sistemas utilizan parte de su energiza para retroalimentar información se compara el desempeño con un estándar  e inicia la acción correctiva.

Por lo general el control administrativo se considera como un sistema de retroalimentación similar al que opera en el termostato común en un hogar. Este aspecto se puede ver con claridad  al observar el proceso de retroalimentación en el control administrativo.

2.3.14 Ventajas del Proceso Administrativo

1.     Se ofrece un marco de trabajo conceptual.