Procesos de comunicación e informacion gerencial a nivel de las organizaciones

Resumen

El presente articulo esta articulado a la importancia que tiene hoy en día los procesos de manejo de la información en el mundo globalizado de las empresas, razón por la cual los sistemas de información están dando ventajas comparativas a las instituciones que las están utilizando como herramienta principal. Aunado a ello también implícitos los modos de comunicación los cuales permiten un mayor rendimiento el momento de obtener la información requerida, ya que no es simplemente comunicar si no saber hacerlo. En este pequeño viaje se puede percibir la visión de cambio que han causado los sistemas de comunicación e información organizacionales, donde se adquiere un conocimiento básico de la importancia, mediante su utilización para automatizar los procesos operativos y su evolución hacia fuentes importantes de información que sirven de base para la toma de decisiones como apoyo a los niveles medio y alto gerenciales, para finalmente convertirse en herramientas para obtener ventajas competitivas mediante su implantación y uso apoyando el máximo nivel de la organización

.Palabras claves: Comunicación, Información, Gerencia, Tic.

Desarrollo

El presente artículo hace referencia a los procesos de información los cuales deben estar presentes en una organización a nivel gerencial, debido a algunos errores que muchas veces se cometen inconscientemente las empresas muchas veces sufren algunos problemas los cuales muchas veces son difíciles de recuperar. Ningún grupo, empresa e institución puede existir sin la comunicación, la transferencia de significados entre sus miembros. Sólo mediante la transmisión de significados de una persona a otra pueden difundirse la información y las ideas.

Por lo tanto la comunicación es primordial en toda relación humana, porque todos tenemos la necesidad de compartir lo que sabemos, pensamos y sentimos, ya que a partir de allí se van a fortalecer los nexos con las personas que nos relacionamos en el acontecer diario de la empresa.

Necesitamos relacionarnos con los demás en nuestros puestos de trabajo. Por eso el hombre a desarrollado formas de comunicación que facilitan el intercambio de ideas, conocimientos o los sentimientos, la comunicación es un proceso que permite dar a conocer o intercambiar, pensamientos, ideas y sentimientos, de un emisor a un receptor en un momento determinado.

En todo acto de comunicación existe un emisor (el que comunica el mensaje), un receptor (el que recibe e interpreta el mensaje), un mensaje (es el contenido emitido por el emisor al receptor), código (sistema utilizado por el emisor para construir el mensaje y por el receptor para entenderlo), y un canal (medio por el que se transmite el mensaje).

Según el diccionario de la Psicología de Nobert y Syllamy, la comunicación implica la transmisión intencional o no de informaciones destinadas a instruir o influir en un individuo, grupo o sujeto receptor.

El emisor puede tratarse de cualquier individuo interno o externo de una organización, empresa o oficina, es la fuente de comunicación, quien desea transmitir un pensamiento o idea a otro u otros, en el caso de una oficina podía tratarse del jefe, secretaria, empleado, cliente, quien sea que tenga la necesidad de transmitir una información sobre una eventualidad que ocurra en la oficina.

El código en este caso se refiere a la forma en que se codificara ese pensamiento, incluyendo la habilidad, la actitud, los conocimientos y el sistema sociocultural. También se debe entender que el éxito de toda empresa y como persona como tal se va a determinar por las habilidades de hablar, escribir, escuchar y razonar.

El mensaje viene a hacer el producto real de la fuente codificadora. Por lo tanto es toda la información que se transmite y si se logra una comunicación exitosa será también lo que recibe el receptor.

El canal es el medio a través del cual viaja el mensaje. En una organización y en cualquier situación es muy importante seleccionar el medio más adecuado para transmitir la información y esto dependerá del tipo de información, de quienes deberán recibirlo, las condiciones que se requieren para el mejor entendimiento del mismo. Tradicionalmente siguen la red de autoridad de una organización los mensajes relacionados con el trabajo de los miembros de la misma; para esto lo más adecuado es un canal formal. Otras formas de mensajes como los sociales o personales, siguen canales informales en la organización.

El receptor es el objeto a quien se dirige en mensaje. Pero antes de que esto ocurra el mensaje debe ser descodificado proceso mismo que requiere de las habilidades, actitudes y conocimientos previos sobre el tema del receptor, luego vendrá el elemento que indica si en el proceso hubo éxito o no, este se llama retroalimentación, en una organización se debe medir si la información llego a tiempo, si esta adecuadamente y si da la repuesta mediante los canales regulares

Para Ribeiro, en el manual de la comunicación 1998. la describe "como la mas básica y vital de todas las necesidades después de la supervivencia física" (Pág.12)

La comunicación desde que el hombre apareció ha venido jugando un papel preponderante a través de los siglos y se a convertido en un arma fundamental en todos las conquistas, procesos y requerimientos, ya que por medio de ella siempre existirá un mundo mas dado a la organización y atento a los procesos de información, por lo tanto una idea, no importa cuan grandiosa sea, no sirve hasta que es transmitida y entendida por los demás. La comunicación perfecta si es que hay tal cosa, existiera cuando un pensamiento o una idea se transmitan dé tal forma que la fotografía mental que perciba el receptor sea exactamente la misma imaginada por el emisor. Aunque en teoría es fundamental, la comunicación perfecta nunca se logra en la práctica.

Funciones de la Comunicación

La comunicación sirve a cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización: el control, la motivación, la expresión emocional y la información.

La comunicación es un método que actúa para controlar el comportamiento individual de diversas maneras. Por lo tanto la misma esta formada por diversas jerarquías de autoridad y guías formarles a las cuales deben atenderse los empleados. Algo muy usual es cuando se le pide a los empleados que comuniquen cualquier situación irregular que este relacionada con el trabajo, para que de este modo sirva como un controlador de seguimiento, de este mismo modo la comunicación informal puede estar controlando el comportamiento dentro de una empresa.

Por lo tanto se puede deducir que la comunicación a nivel mundial con la importancia que reviste tiene un factor primordial que es el de la motivación a los empleados al comunicarles que se esta haciendo mal y que se puede hacer para mejorar el rendimiento si el mismo esta por debajo del promedio esperado, como también el promedio de las metas especificas, la retroalimentación sobre el progreso de las metas finales y el reforzamiento que se pueda dar a un comportamiento esperado.

Para la mayoría de lo empleados, su grupo y puesto de trabajo es la génesis de interacción social. La comunicación que tiene lugar dentro del grupo es el mecanismo fundamental por el cual los miembros muestran sus frustraciones y su satisfacción. La comunicación, finalmente produce un alivio a la expresión emocional de los sentimientos y al cumplimiento de las necesidades sociales.

La función final que la comunicación desarrolla se relaciona con su papel de facilitado de la toma de decisiones. Proporciona la información que los individuos que necesitan para tomar decisiones al trasmitir la información para identificar y evaluar las opciones alternativas.

Ninguna de estas cuatro funciones debería considerarse más importante que las otras. Para que los grupos se desempeñen eficazmente, necesitan mantener alguna forma de control sobre los miembros, estimular el rendimiento, proporcionar un medio de expresión emocional y tomar las decisiones. Casi en todas las interacciones de comunicación dentro de un grupo u organización se desarrolla una o más de estas cuatro funciones.

Un modelo de comunicación

Para que la comunicación exista y se pueda dar, es necesario un propósito, expresado como un mensaje a transmitir. Este pasa a través de una fuente (el transmisor) y un receptor. El mensaje es codificado (convertido en una forma simbólica) y luego enviado mediante algún medio que es el canal el cual permite que el receptor, el cual traduce nuevamente (decodifica) el mensaje originado por la fuente. El resultado es una transferencia de significado de una persona a otra. La fuente inicia el mensaje al codificar un pensamiento. Se han descrito cuatro condiciones que afectan la codificación del mensaje: la habilidad, la actitud, los conocimientos y el sistema sociocultural.

La mayoría de profesiones y puestos de trabajo necesitan de una continua y particular tarea: la comunicación con los demás, con los clientes, proveedores, usuarios; o comunicación con personas que trabajan en la misma empresa: el jefe de departamento por consiguiente también con los empleados de otros departamentos, que nos suministran o nos dan informaciones para poder realizar su labor y para que hagamos correctamente la nuestra. No solo debe pensarse que la comunicación forma parte de quienes desempeñan tareas comerciales y que están en contacto con el cliente.

. Es lógico mencionar que en el proceso de comunicación una persona pregunta, la otra responde, una ofrece una información y solicita de la otra su punto de vista, una pide una aclaración y la otra resuelve las dudas. Pues, para que exista una buena y efectiva comunicación, las dos personas deben estar en disposición activa de ofrecer sus puntos de vista respecto al tema que se esta planteando que exista un dominio medio para que esta sea eficaz y productiva, la comunicación no es simplemente llegar y decir haz esto y regresar de nuevo por su camino, si no por el contrario es decir de buena forma que las tareas deben realizarse de la siguiente manera, sentirse interesado por si lo puede realizar o no, esperando la repuesta adecuada del responsable del puesto de trabajo en la empresa donde se encuentra.La vida diaria nos demuestra que muchas personas, incluso excelentes profesionales, personal con una vasta experiencia no poseen el arte de dominar la comunicación. Ya que en muchos casos no se dan cuenta de la importancia que tiene la comunicación Por el contrario le dan mayor importancia al objeto como el tornillo, los proyectos, los datos, estadísticas dejando al sujeto en un segundo plano, estas personas, jefes, o trabajadores en un lugar donde se maneja mucha información necesaria para otras personas y por consiguiente vital para la toma de decisiones , no tienen conciencia de que la comunicación forma parte fundamental, privilegiada para generar múltiples soluciones a problemas presentados en las empresas donde desarrollan sus oficios.Por lo tanto es bueno hacernos la siguiente pregunta:¿Por qué razón en bastantes casos esa falta de conciencia del papel de la comunicación genera conflictos y problemas? Sucede que hay personas que informan pero que no escuchan, personas que mandan pero no dirigen, personas que creen que lo importante "es lo suyo" y lo de los demás es secundario y puede esperar ya que el ignorar el rol de la comunicación trae como consecuencia errores, fallos, retrasos, esperas, escasa o nula atención al publico, problemas con compañeros de trabajo o de otros sitios de trabajo..Debemos ser conscientes del papel de la comunicación, es decir, que trabajamos hablando, pidiendo información, preguntando, respondiendo, pidiendo opiniones y valoraciones, recibiendo y analizando demandas y necesidades para otras personas ,las cuales nos sirvan para mejorar la situaciones planteadas, será posible neutralizar una parte importante de dificultades y mejorando la comunicación, mejorar el ambiente y los resultados del trabajo. Seria de suma importancia el preguntarnos ¿de que forma podemos mejorar nuestra comunicación a nivel de nuestros puestos de trabajo?

A este respecto es bueno que al momento de escuchar se debe comprender, no interrumpir, se debe tener presentes las sensaciones y emociones de las personas con las que se esta comunicando, es muy importante confirmar todo lo que se dice y ver si toda la información pedida esta siendo suministrada ya que de ella va a depender acciones que se puedan llevar a futuro en la organización.

A los efectos del presente artículo, nos centraremos en la comunicación en el ámbito de las relaciones laborales, dejando claro de antemano que cuando hablamos de comunicación no pretendemos evitar o no seguir los cauces legales establecidos para negociar con los representantes de los trabajadores, sino que nos centraremos en lograr que determinados mensajes lleguen a todos los destinatarios pretendidos con la mayor objetividad posible en tiempo y forma.

Otro elemento que se debe analizar y considerar profundamente es el receptor al que se dirige la comunicación, pues deberemos adecuarnos al nivel de interlocución y lenguaje existente como también a la información que nos solicite o debamos la cual debe ser precisa y exacta, como también entregada en los lapsos de tiempo estipulados

Al mismo tiempo que definimos cómo debe ser nuestra comunicación en el ámbito de las relaciones laborales, debemos considerar elementos tales como la necesidad, la oportunidad, la estrategia, la historia, la obligación, así como la reactividad o pro actividad en cada momento, y los medios o herramientas a nuestra disposición, las cuales hacen que la comunicación sea mucho más rápida y efectiva.

Sólo planteándonos la comunicación desde una perspectiva estratégica y considerando todas las vertientes que implica podremos afrontar con cierta solvencia situaciones más o menos críticas que se presenten en momentos determinados en nuestros lugares de trabajo, como también sopesar las futuras acciones que a una toma de decisiones bien fundamentada con toda la información que se requiere

. Una buena comunicación nos permitirá posicionarnos en aquellos temas y aspectos debatidos o a debatir, procurando cubrir todo el espectro de destinatarios, evitando la pérdida por el camino, creando desinformación -cuando llegan- o incluso, falta de credibilidad y falta de solvencia cuando ya se ha formado una opinión sobre un tema concreto.

Gerencia y Comunicación en las Organizaciones

Como es bien sabido la gerencia y la comunicación en las organizaciones deben ir las dos de la mano, ya que las mismas hacen desarrollar a las organizaciones y como es un proceso endógeno por consiguiente a sus integrantes, creando un clima favorable dentro del marco global de las relaciones que se tienen por objetivo final dentro de la misma organización.

La organización puede ser vista de forma semejante a un sistema de gobierno que, entre sus actividades de gestión, tiene labores tan importantes como son reconocer, representar y articular las diferentes fuerzas que en ella hacen vida activa.

Factores de distorsión que inciden para que no exista una efectiva comunicación a nivel de las organizaciones, donde todos estos agentes pueden influir en una interpretación errónea al momento final de un análisis y por ende intervenir de una forma negativa en la toma de decisiones finales a un conflicto presentado al igual que la velocidad de repuesta

• Muchas veces la información que se esta solicitando no es pedida de forma exacta y entonces se divaga en la forma de repuesta.

• Regularmente los canales por donde se pide la información no son los adecuados.

• Se tienen perjuicios, conocimientos y habilidades de percepción del receptor son limitadas.

• Existe muy poca atención cuando se pide la información, al momento de hacerlo no se tiene idea de lo que se requiere.

• Cuando se pide información via internet o digital, el receptor no respeta los formatos enviados y esto agrava la recepción de la misma.

• No existe puntualidad al momento de la entrega de la misma, por el poco compromiso que muchas veces se tiene con la organización.

Flujo de la comunicación en las organizaciones

Existen en la comunicación diversas formas de fluir, esta puede ser horizontal o verticalmente, teniendo en cuenta que la vertical puede dividirse en ascendente y descendente.

La descendente fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo, este es utilizado por muchos lideres de grupos para asignar tareas, dar a conocer sus problemas y dar las respectivas instrucciones, a los que se encuentran en los mandos que están en la cadena de puesto de trabajo.

La parte ascendente viene a fluir de una forma contraria a la descendente es decir esta fluye de abajo hacia arriba ya que son los empleados o subordinados los que la llevan a la gerencia, esta sirve de retroalimentación, información de los progresos en la empresa, problemas del sentir de los empleados en sus respectivos puestos de trabajo, su relación con sus compañeros.

Un buen líder esta consiente de que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

Otra de las formas es la lateral, la misma se da cuando dos o más miembros en una organización los cuales tienen sus mismos puestos de trabajo e intercambian información, se da entre obreros, técnicos, ingenieros, gerentes, supervisores de plantas o diversas plantas.

Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar proceso burocráticos y lentos en una organización, además, es informal y promueve a la acción.

Elección de un canal adecuado para la información

La preferencia de un canal sobre el otro depende de si el mensaje es rutinario o no rutinario. El primer tipo de mensaje tiende a ser directo y con un mínimo de ambigüedad mientras que los no rutinarios son complicados y tienden a confundir. Los responsables de la gerencia pueden comunicar mensajes rutinarios a través de los canales que no poseen mucha riqueza (Panfletos, boletines, informes generales, memorandos y cartas), mientras que pueden comunicar los mensajes no rutinarios a través de los canales ricos como el correo electrónico, teléfono y conversaciones cara a cara. Un gerente de alto rendimiento estará más sensible a la adecuada selección del canal a la hora de transmitir la información, ya que dependiendo de ello va a repercutir en la entrega de la misma para con ello tener un manejo mas asertivo en la misma.

Algunas Barreras que se dan para que la comunicación no sea eficaz en la organización:

• Existe la filtración lo cual es la manipulación de la información por parte del emisor para que esta sea vista de modo más favorablemente por el receptor. Los intereses personales de lo que es importante están presentes en los resultados de la información, lo que hace imposible que los receptores consigan información objetiva. Mientras más vertical es la estructura de la organización más posibilidades de filtración habrá.

• Percepción selectiva en el que los receptores ven y escuchan en una forma selectiva la cual esta basada en sus necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes lo que no permite que se capte y perciba la realidad que y en su lugar se interprete según el parecer de cada persona.

• La defensa, cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para lograr entendimiento mutuo, respondiendo en formas que retardan la comunicación eficaz

• El lenguaje. La edad, la educación y los antecedentes culturales son variables que influyen en el lenguaje que una persona pude utilizar. Las palabras no tienen el mismo significado para todos por igual, significan diferentes cosas para diferentes personas lo que crea dificultades al momento de revisar la comunicación.

Recomendaciones para una comunicación eficiente:

• El líder o gerente debe comprometerse en la filosofía y el comportamiento, con la noción de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las metas de la organización.

• Asociar las acciones con las palabras en cada momento de la entrega de la información

• Comprometerse y estar consciente con la comunicación de dos vías (descendente y ascendente)

• Tomar énfasis en la comunicación cara a cara ya que esta es de mayor relevancia y segura.

• Mantener a los miembros de la organización informados de los cambios y decisiones dentro de la organización.

• Dar confianza, valor y pertenencia a los empleados para comunicar malas noticias en los momentos apropiados,

• Diseñar un programa de comunicación para transmitir la información que cada departamento o empleado necesita, como también la implementación de formatos para el vaciado de la misma.

• Luchar porque la información fluya continuamente y en los lapsos estipulados de tiempo, para que sean oportunos al momento de una toma de decisiones

Los sistemas de información

Los Sistemas de Información y las Tecnologías de Información han cambiado la forma en que venían operando las organizaciones de hoy en día. A través de su implementación se han logrado y se siguen dando pasos agigantados, lográndose importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de información necesaria para la toma de decisiones y, lo más importante, su implantación logra ventajas competitivas o reducir la ventaja de los rivales, además el tiempo de recepción es un factor importante.

Las Tecnologías de la Información han sido conceptualizadas como la integración y convergencia de la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, donde sus principales componentes son: el factor humano, los contenidos de la información, el equipamiento, la infraestructura, el software y los mecanismos de intercambio de información, los elementos de política y regulaciones, además de los recursos financieros.Dentro de las tecnologías de la información también debemos contemplar algunos conceptos y/o metodologías que merecen estar clasificadas como de alto impacto, ya sea para nuestra organización, el individuo o la sociedad misma.La información se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la información no es sólo un subproducto de la conducción empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores críticos para la determinación del éxito o fracaso de sus respectivas empresas en un momento determinado.

Por lo tanto la información en nuestra empresa se debe manejar de una forma correcta, adecuada, eficiente al igual como se manejan Los administradores deben comprender de manera general que hay costos asociados con la producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de toda la información que es manejada en la organización. Aunque la información se encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que ésta no es gratis, y su uso es estrictamente estratégico para posicionar de forma ventajosa la empresa con respecto a otras en un negocio determinado. Por eso la facilidad con que se lleva la información en las computadoras hace que se haya creado una forma muy distinta de hacer las negociaciones, ya que no es lo mismo hacerlo por esta via que manualmente.

Es aquí donde viene a jugar un papel preponderante la implementación de un sistema de información, el cual es un conjunto de elementos que van a interrelacionarse para apoyar actividades de una empresa determinada u organización.Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación que tenga la empresa al momento de solicitar la información.

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:

• Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.

• Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso anterior.

• Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.

• Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.

Debemos tener presente que en el futuro los sistemas de información van a cumplir objetivos muchos más grandes que simplemente automatizar los procesos operativos, proporcionar la información adecuada y oportuna para la toma de decisiones, lograr mejores ventajas competitivas en el momento de su implementación, la automatización de los procesos operativos dentro de las organizaciones donde lo más relevante es la captación de la información en el momento , de igual forma proporcionar un sinfín de transacciones en el lugar aminorando con esto los altos costos muchas veces de translados innecesarios:Muchas personas se preguntan por qué estudiar sobre los sistemas de información, es lo mismo que preguntar por qué debería estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestión de operaciones, marketing, administración de recursos humanos o cualquier otra función empresarial importante. Lo que si es seguro es que muchas empresas y organizaciones tienen éxitos en sus objetivos por la implantación y uso de los Sistemas de Información. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administración y gerencia de empresas.

Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio hacía la era de la información sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, como por ejemplo, las TIC (Técnicas de Información y Comunicación), que se basan en Internet se están convirtiendo rápidamente en un ingrediente necesario par el éxito empresarial en el entorno global y dinámico de hoy.

Estamos viviendo en una sociedad globalizada emergente, con una economía global que depende cada vez más de la creación, la administración y la distribución de la información a través de redes globales como Internet. Muchas empresas están en proceso de globalización; es decir, se están convirtiendo en empresas globales interconectadas en red a mundial

El manejo y la realización de estos cambios estratégicos serían imposibles sin la utilización de la internet hoy en día y de otras redes globales de computación y de telecomunicaciones que constituyen un sistema nervioso central de las empresas globales.A manera de cierre se puede comentar que con frecuencia el uso de la tecnología de información viene a dar como resultado el desarrollo cada dia de sistemas muchos más avanzados en el mundo de la informática lo cual va a ayudar a las empresas, organizaciones, universidades y otras al suministrar valiosa información lo cual le dará una mayor ventaja competitiva en el mercado.

. Por ejemplo, suministrar servicios rápidos y completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas para una mejor recepción de la información con respecto a las demás.En este pequeño viaje se puede percibir la visión de cambio que han causado los sistemas de comunicación e información organizacionales, donde se adquiere un conocimiento básico de la importancia, mediante su utilización para automatizar los procesos operativos y su evolución hacia fuentes importantes de información que sirven de base para la toma de decisiones como apoyo a los niveles medio y alto gerenciales, para finalmente convertirse en herramientas para obtener ventajas competitivas mediante su implantación y uso apoyando el máximo nivel de la organización.

Cada día se utiliza en mayor grado las TIC para apoyar y automatizar las actividades de una empresa. Es importante como recomendación contar con un plan adecuado para lograr mayores ventajas del uso de los Sistemas de Información.

Autor:

Bustamante Freddy Ramón