Red interna de gestión universitaria para directivos (Intranet) (página 2)

De ahí que, las organizaciones han descubierto los múltiples beneficios que ofrecen el uso de las muy conocidas y generalizadas intranet corporativas, En este caso hay que resaltar que corporativa es un término que en su contexto generaliza más a una empresa comercial por lo que la llamaremos Redes Internas para la gestión de información, con las cuales se logra crear una infraestructura de comunicación muy efectiva y eficiente, basada en los estándares de Internet, es decir los mismos protocolos de comunicación TCP-IP junto a los servicios que ofrecen a través de aplicaciones Web, siendo su aspecto distintivo el control de acceso de los usuarios a la información disponible en determinadas zonas de la red que son protegidos por cortafuegos o Firewalls.

Entre sus ventajas las redes internas permiten: aumentar sus capacidades de almacenamiento, organización y transferencia de información, automatizar los procesos de gestión de información y comunicación, con un considerable ahorro de tiempo y de presupuesto destinado a esta actividad, logrando disminuir los costos, mejorándose la difusión y el intercambio de información , y al mismo tiempo la calidad y velocidad de las comunicaciones entre las diferentes áreas y departamentos funcionales que conforman la estructura organizativa de una organización. Por otra parte contribuyen a solucionar los problemas que se presentan con el desarrollo del estilo de trabajo en equipo, cuando coexisten diferentes plataformas, que no siempre disponen de una información veraz, actualizada y oportuna que se requiere para tomar desiciones viables en los diferentes niveles de dirección, por tanto su éxito radica en lograr desarrollar múltiples funciones que no fueron concebida con otras arquitecturas de sistemas diseñados con anterioridad.

Desarrollo

En la educación superior cubana actual ha surgido una nueva cualidad de la universidad, que reside en su presencia, cada vez con mayor intensidad, en todos los municipios del país y que, como parte de un conjunto de transformaciones mayores se ha dado en llamar la Nueva Universidad Cubana. Ello se está expresando con especial realce, entre otras cosas, con la creación de las Sedes Universitarias Municipales (SUM), la instalación de espacios de formación superior en los más diversos escenarios-bateyes, hospitales, prisiones- y la atención a un conjunto de programas de la Revolución.

Las SUM surgieron básicamente para garantizar la continuidad de estudios de jóvenes que no estaban ingresando a la educación superior y con ello cumplen la importante función de la formación profesional de los estudiantes. Sin embargo la concepción es más ambiciosa pues se pretende cumpla las mismas funciones esenciales que se les atribuye al modelo de universidad, añadiendo las funciones de educación de postgrado, investigación científica y extensión. Luego no pueden desconocerse las características del escenario, como secuencia hipotética de acontecimientos construidos con el objeto de enfocar los procesos causales y en las posibles decisiones clave, así como los procesos de cambio en la universidad cubana de hoy a la hora de gestionar sus procesos.

Los problemas existentes en la actualidad en la gestión de los procesos universitarios son, fundamentalmente, debido a causas de carácter subjetivo, motivados por una dinámica de desarrollo que se va más allá de las posibilidades de coordinación y ejecución efectiva por parte de los directivos implicados. Esto hace que los resultados esperados se desfasen en el tiempo o se obtengan parcialmente, reflejando un estado de ineficiencia. A ello se añade la existencia de enfoques y formas un tanto convencionales o tradicionales que no han permitido resolver los viejos y nuevos problemas existentes. Por otra parte no se puede ignorar la escasez de recursos materiales, presente en estos años, sin embargo el recurso principal disponible en las universidades cubanas es el capital humano a lo que se añade la voluntad de transitar hacia estadios superiores de calidad que garanticen altos indicadores de calidad en la formación universitaria, mediante enfoques y tecnologías de gestión que rompan con viejos paradigmas en la solución de nuevos problemas.

En la actualidad en la UC la información requerida para la gestión del sistema presenta varias insuficiencias. Generalmente es incompleta y desactualizada, no siempre llega a donde debe llegar en el tiempo y con la calidad requeridos o se pide información que ya se tiene, acarreando poca confiabilidad para la toma de decisiones. Esta situación provoca, entre otras consecuencias, que el flujo de información y conocimientos no se aproveche lo suficiente y repercuta negativamente en todas las esferas del trabajo, tanto individual como de grupos y en definitiva de la organización.

En la gestión de los procesos universitarios tiene especial significación la gestión de la información, proceso que permite analizar y utilizar la información que se ha recabado y registrado para permitir a los directivos, a todos los niveles, tomar decisiones fundamentadas y poner en práctica la planificación, implementación, supervisión y evaluación participativas, también permite al resto de los implicados estar informados adecuadamente.

En correspondencia con la Política Nacional de Informatización y su Planificación Estratégica, el MES ha definido su Estrategia de Informatización y Tecnología Educativa cuyo objetivo expresa: Transformar los procesos sustantivos de la Educación Superior, mediante su virtualización, el trabajo de colaboración en red y la aplicación intensiva de las TICs en la formación del capital humano. Consecuentemente, la Universidad de Camaguey hace suya esta política. Como estrategias especificas, principales programas y proyectos, el MES declara la Gestión de la información y del conocimiento.

Para obtener resultados en la gestión de los procesos universitarios en correspondencia con los requerimientos actuales que se han sintetizado en la designación de la Nueva Universidad Cubana caracterizando de esa forma a las profundas transformaciones en curso, se requiere contar con herramientas de gestión de información que permitan aumentar la capacidad de almacenamiento, organización y transferencia de información, mejorándose la difusión y el intercambio de información, y al mismo tiempo la calidad, actualización y confiabilidad de la misma para una correcta toma de decisión .

La intranet corporativa

Entre las herramientas de mayor alcance se encuentran las muy conocidas y generalizadas intranet corporativas, En este caso hay que resaltar que corporativa es un término que en su contexto identifica más a una empresa comercial por lo que se identificará, en este contexto educacional, como red interna. Con este tipo de red se logra crear una infraestructura de comunicación muy efectiva y eficiente, basada en los estándares de Internet, es decir los mismos protocolos de comunicación (TCP-IP), junto a los servicios y ventajas que ofrecen a través de aplicaciones Web, siendo su aspecto distintivo el control de acceso de los usuarios a la información disponible en determinadas zonas de la red que son protegidos por cortafuegos o Firewalls.

El trabajo desarrollado fue dirigido a dar respuesta a cómo mejorar el sistema de información para directivos encargados de la gestión de los procesos universitarios, empleando las tecnologías de información y comunicación actuales. Para ello e concibió el diseño de una red interna que contemplara vías adecuadas de gestión de información, que contribuyeran a mejorar la gestión de los procesos universitarios.

Para la investigación se decidió utilizar la Métrica V.2. ( [1]) , concebida para resolver la problemática que presentan los departamentos de Tecnologías de Información que no utilizan ninguna metodología de desarrollo. Es muy recomendada para el diseño y construcción de Sistemas de Información empleando conceptos y técnicas de Ingeniería de Sistemas y Tecnologías de la Información y se destaca por sus ventajas organizativas: fácil de aprender, de aplicar y adaptar a las condiciones propias de cada entidad.

El principal objetivo de la metodología METRICA es crear un entorno que permita al equipo de trabajo construir sistemas que: den solución a los objetivos considerados prioritarios en la organización; se desarrollen cuando el usuario los necesite y de acuerdo con los presupuestos y duración estimados y se mantengan fácilmente para soportar los cambios futuros de la organización.

METRICA v2, está dividida en las siguientes fases de desarrollo:

Fase 0: Plan del Sistema; Fase 1: Análisis del Sistema; Fase 2: Diseño del Sistema; Fase 3: Construcción del Sistema y Fase 4: Implantación del Sistema.

El trabajo que se presenta contempla las fases 0, 1 y 2.

Plan del Sistema

Por medio de las herramientas aplicadas para identificar las necesidades, se pudo determinar

las necesidades de información; Opciones y Servicios deseados; Fuentes de información más utilizadas; Tipos y Contenidos de Información; Medios de comunicación y tecnologías disponibles; Requerimientos, responsabilidades y funciones de los usuarios; Indicadores principales de la Universidad y la clasificación de la información y niveles de acceso.

Análisis del Sistema

Se construyó un modelo lógico del sistema, para facilitar su comprensión por parte de los usuarios y de los miembros del equipo de desarrollo.

La técnica del Diagrama de Flujo de Datos (DFD) permitió: Simplificar la complejidad del Sistema, representando los diferentes procesos sencillos que se llevan a cabo en diferentes áreas o subsistemas de la empresa; Repartir el trabajo entre los diferentes miembros del equipo; Facilitar el mantenimiento del Sistema; Representar gráficamente el alcance del Sistema objeto de estudio y Mostrar el movimiento de los datos y la transformación de los mismos a través del Sistema.

En una aproximación preliminar en el Diagrama General de Contexto (DGC) de la organización se hace una representación grafica de las diferentes áreas de resultados claves (ARC) que generan y procesan los datos y las informaciones que se intercambian entre ellos a través del Flujo de la Información Interna y Externa establecidos en la entidad, según Figura No. 1.

Fig. 1. Diagrama General de Contexto.

Con el objetivo de poder aplicar el enfoque de gestión por procesos al diseño del Sistema de Información y el análisis de los resultados del diagnostico realizado en la universidad se elaboró el mapa que refleja la interacción entre todos los procesos de gestión de información y comunicación que garantizan el funcionamiento eficiente de la red y muestra cuales son los elementos componentes del sistema.

Diseño del sistema.

En la segunda Fase se obtienen el conjunto de especificaciones físicas del sistema, que constituye el punto de partida para su construcción y posterior implementación. La misma esta formada por un módulo que tiene como objetivo realizar una descripción de cómo va a funcionar el sistema desde el punto de vista físico. Dicho módulo incluye las siguientes tareas: Selección de la Plataforma de Trabajo; Diseño de la arquitectura del sistema y de la estructura física de las Bases de Datos a utilizar; Elaboración del Diagrama de Flujo de Procesos; Configuración del servidor Web; Diseño de Páginas y Aplicaciones Web; Concepción gráfica de las páginas; Elaboración y diseño de imágenes; Elaboración de scripts para manipulación de las Bases de Datos y Publicación de las páginas en el servidor Web.

La inversión en recursos tecnológicos, materiales y humanos necesarios para el diseño, la implementación y mantenibilidad del nuevo Sistema de Información, se hace teniendo en cuenta las características propias, así como las posibilidades financieras disponibles en la universidad. La práctica ha demostrado que la estructura de este tipo de sistema varía, en dependencia del grado de complejidad del producto o servicio que se generan como salidas, que debe satisfacer las necesidades, demandas y expectativas de la comunidad de usuarios.

En el diseño de la arquitectura de la red interna, se definen los procesos a los que se le otorgan o se retiran los permisos, establecidos a nivel de usuarios o de grupo de usuarios. El acceso está restringido mediante clave de acceso, es para uso interno de los responsables de los cuadros de mando de la información designados por cada área o departamento para procesar, actualizar y generar los tipos y contenidos de información previamente seleccionados, y que a su vez serán visualizados en las páginas web dinámicas del sistema. Existe un web master que es el encargado de administrar las cuentas de los usuarios. La interfaz diseñada para que los usuarios interactúen tiene una página principal que enlaza al resto de las páginas que componen el sitio, de forma jerárquica. Cada página secundaria tiene un enlace de retorno a la página principal y el acceso a cada página secundaria se hace a través de un menú desplegable, donde se encuentran todas las ofertas de servicios que se ofrecen como opciones del sistema, que a su vez fueron agrupados por unidades, departamentos o áreas funcionales.

El sistema de navegación también es de tipo jerárquico, que garantiza su funcionamiento, desde la página principal hasta las páginas destino que alojan el contenido real de la información a visualizar.

La red interna tiene su aplicación sobre la plataforma jommla donde se usa el lenguaje php y el gestor de base de datos MySQL Server, con el cuál se implementa un menú desplegable al clikear con el cursor. Los rótulos empleados en la combinación de todas las páginas del sistema son del tipo textual.

Para garantizar el diseño visual de cada página, se tomaron en cuenta los siguientes aspectos:

• Mantener el diseño anterior y las combinaciones de colores en cada página

• No repletar de textos, vínculos, imágenes y otros elementos que dificulten la localización de la información por el usuario.

• Emplear elementos y efectos de animación con cautela, utilizando en el sitio el lenguaje común del usuario.

• Revisar la Web antes de publicarla.

La estructura jerárquica empleada es de tipo amplia y poco profunda, con el fin de no forzar el usuario a hacer clic en más de cuatro o cinco niveles. Además, tal enfoque permite agregar contenidos sin hacer una gran reestructuración. El modelo de estructura permite combinar el empleo de bases de datos para la generación de páginas dinámicas en los casos de aquellos contenidos que así lo requieran. La página de inicio contiene el menú principal que da acceso a todos los servicios que brinda la Red Interna.

Opciones de la Red Interna

El servidor central recepciona, procesa, clasifica y distribuye toda la información interna y externa que se visualiza a través de páginas Web dinámicas, las cuáles se actualizan periódicamente, por cada uno de los responsables designados por las unidades, departamentos y áreas funcionales.

A continuación se relacionan algunas de las principales opciones de los servicios que brinda la red interna para directivos de la Universidad de Camagüey, hasta el momento.

• Página Principal:

• Información de la Rectora; Mensajes entre directivos; Regulaciones; Estrategias Maestras: Objetivos estratégicos; Sistema de archivos para directivos; Áreas de Resultados Claves; Estrategia del Mes; Portal para publicar informaciones.

Contenido de las Páginas Secundarias

• Planes de trabajo; Informes; Resoluciones; Reportes; Forum directivo; Reloj digital; Noticias más importantes de la Red, Últimas Noticias; Buscador clasificado.

Todas las opciones de servicios, tipos de informaciones y los contenidos antes mencionados, fueron contempladas en el diseño de la arquitectura de la RI en correspondencia con los resultados obtenidos a partir de la encuesta de diagnóstico realizada en la Fase 1 de la Metodología Métrica relacionada con el Análisis del Sistema.

Seguridad de la Intranet.

Cualquier Intranet es vulnerable a los ataques de personas que tengan el propósito de destruir o robar datos de la organización, se requiere tomar, por tanto, las medidas de seguridad necesarias que incluyen las combinaciones de hardware y software que proporcionan el control del tráfico; la encriptación y las contraseñas para convalidar usuarios; y las herramientas del software para evitar y curar infecciones de virus, así como controlar el tráfico.

En el diseño de la red interna se decidió utilizar como medio de seguridad el Firewall, por lo que fue necesario elaborar un Plan General de Actualización, el cual es chequeado por el Administrador de la red (webmaster) y ejecutado por los responsables de información que fueron designados por cada unidad o área de responsabilidad, quiénes están encargados de recopilar y actualizar toda la información en tiempo y forma , utilizando el formato o modelo preestablecido para el control de acceso, donde deben introducir la clave o contraseña y la identificación del usuario.

Conclusiones

• 1. El sistema de información propuesto resulta pertinente para aumentar la capacidad de almacenamiento, organización y transferencia de información, mejora la difusión y el intercambio de información, y al mismo tiempo la calidad, actualización y confiabilidad de la misma para una correcta toma de decisión.

• 2. En el período de ejecución de las pruebas del sistema se pudo comprobar que todas las opciones funcionaban correctamente, satisfaciendo las necesidades y expectativas de sus usuarios con alto nivel de confiabilidad y seguridad.

• 3. Con la selección y aplicación de la Metodología Métrica se garantizó el desarrollo exitoso de cada una de las Fases del Proceso de Diseño e Implementación del Nuevo Sistema, soportado sobre una red interna para directivos lográndose obtener un diseño adecuado, que se ajusta a las características propias de la universidad.

Bibliografía

(1999) Intranets. Disponible en: http://geocities.com/SiliconValley/2208/Isituation.html

(2003) Intranet Corporativa de LABEX, Memorias V Congreso de la Sociedad Cubana de Bioingeniería Habana.

ADRION, W. R. (1982) Validation, verfication and testing of computer software. ACM Computing Surveys, 14(2), 159-192.

CASTRO, F. A. (2002) Intranet Corporativa de Labex. Santiago de Cuba, Inst. Sup. de Ciencias Médicas.

HERNÁNDEZ, J. L. (1991) la gestión de la información en las organizaciones. En: tres lecciones sobre documentación general(Sistemas de información y Documentación).Cuadernos E.U.B.D -.Complutense. 1(2).

MARTIN, E. (2000) La metodología Métrica, una herramienta de intranet corporativas. Ciencias de la Información, 31(1-2), 17-26.

PONJUAN, G. (1998) Gestión de la información en las organizaciones: principios, conceptos, aplicaciones, Santiago, CECAPI.

Autor:

José Luis Leyva Cruz

Dr C Carlos E. Romero Perdomo

Universidad de Camagüey

Cuba

Camagüey-2008

UNIVERSIDAD DE CAMAGÜEY

FACULTAD DE CIENICAS ECONÓMICAS Y EMPRESARIALES

[1] Diseñada por la Subdirección General de Coordinación Informática del Ministerio para las Administraciones Públicas. España