Sistemas de control y contabilidad para organizaciones no gubernamentales de desarrollo

Indice1. Fundamentos de la contabilidad 2. Concepto E Importancia 3. Informes financieros a las agencias donantes 4. Bibliografía

1. Fundamentos de la contabilidad

La Contabilidad se fundamenta en la necesidad de contar con información financiera veraz, oportuna y completa, con documentos y registros que demuestren los procesos realizados por una entidad y los resultados obtenidos que reflejen su situación financiera. Toda organización que realiza una actividad permanente u ocasional, para su funcionamiento requiere controlar las operaciones que efectúa, los cambios ocurridos en sus activos, sus obligaciones y su patrimonio, a fin de que se pueda informar e interpretar los resultados de la gestión administrativa y financiera. Muchos estudiosos de la contabilidad coinciden en señalar que la Contabilidad es una ciencia económica, que tiene fuertes relaciones con el derecho puesto que debe adaptarse al cumplimiento de las normas legales que rigen a los países y a las instituciones públicas y privadas.

2. Concepto E Importancia

Para definir a la Contabilidad, primero se revisarán los conceptos emitidos por ciertos tratadistas y estudiosos: Fernando Boter y Mauri: "Podemos definir a la Contabilidad diciendo que es la ciencia que coordina y dispone en libros adecuados las anotaciones de las operaciones efectuadas por una empresa mercantil, con el objeto de conocer la situación de dicha empresa, determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han producido estos resultados." Agustín Argaluza: "La Contabilidad es una técnica auxiliar de la Economía de Empresas, cuyo objetivo es satisfacer necesidades de información y de control a un costo mínimo, ayudando así a que las empresas logren mayores utilidades". Ricardo de Sá: "La Contabilidad es una ciencia que determina las leyes que regulan las cuentas relativas a los hechos y actos de gestión, sean públicos o privados". Bernanrd Hargadón: "Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos financieros , para obtener así las informaciones necesarias de una empresa". David Himelbleau: "Contabilidad es el lenguaje de los negocios y por consiguiente, en las condiciones actuales, es esencial para el éxito de los mismos". Comité Interamericano de Contadores: "Es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son, en parte al menos, de carácter financiero, así como de interpretar los resultados obtenidos". Enrique Flower Newton: "La contabilidad es una disciplina técnica que a partir del procesamiento de datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas contingencias, produce información para la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y para la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente". Sergio García y Miguel Mattera: "La contabilidad es una disciplina técnica que se ocupa de la medición, registro e interpretación de los efectos de actos y hechos susceptibles de cuantificación y con repercusiones económicas sobre el patrimonio de las entidades en general y que determinan el monto de la ganancia realizada, con el propósito de contribuir al control de sus operaciones y a la adecuada toma de decisiones".

De la revisión de las definiciones anteriores, se concluye que la Contabilidad es una ciencia que permite el análisis y registro de los hechos financieros expresados en términos monetarios, realizados en una entidad o empresa, hasta la obtención de Estados Financieros cuyos resultados deben ser analizados para orientar la toma de decisiones, por tanto la Contabilidad permite al Director Ejecutivo (Representante Legal), prever lo que debe hacer frente a una situación dada, decidir y actuar oportunamente y de manera efectiva. El sistema contable funciona a partir de las transacciones económicas y financieras que son resultado de la gestión institucional. Cuatro son los períodos o etapas que se deben considerar en el desarrollo de la Contabilidad de toda ONG:

Período Inicial Período de Gestión Período de fin de ejercicio Período de Liquidación

El Período Inicial: Comprende la organización de la ONG y los asientos contables que motivarán las operaciones preliminares (preparación de presupuestos, las primeras solicitudes de fondos a las agencias donantes, recepción de fondos en la ONG o entidad donataria o beneficiaria). El período de Gestión: Es definido como el lapso de tiempo comprendido entre el principio y el fin de cada ejercicio contable (1 de Enero al 31 de Diciembre). El período del fin del Ejercicio: Comprende las operaciones de cierre de los Estados Financieros de Situación y de Resultados (de fondos remanentes para las ONG’s) para la determinación de los objetivos y metas que se logró alcanzar y los resultados de las operaciones económicas. El período de liquidación: Es el que comprende el Balance de liquidación final y de cierre del Proyecto o Convenio (la mayoría de Convenios y Proyectos no inician el primer día de año y su fecha de término es distinta al 31 de Diciembre). De lo expuesto, surge la necesidad del empleo de métodos especiales que satisfagan las características propias de cada ONG con su agencia donante. Todas estas transacciones son: clasificadas, verificadas, registradas, analizadas y reportadas a través de los informes financieros mensuales, trimestrales y anuales.

Campos De Aplicación De La Contabilidad

La contabilidad es aplicable a todas las actividades que desarrolla el ser humano, así actividades empresariales, actividades de carácter cultural, político, gremial, deportivas, militar, religiosas, sociales, recreativas, de asistencia social, etc. en la que exista manejo de recursos económicos se aplica la Contabilidad, por ello se afirma que su campo de aplicación es ilimitado, sin embargo sus principios son únicos. Existen campos especializados en el área contable de conformidad con los objetivo que cumplen, de tal manera que se puede hablar de: Contabilidad De Costos: Según Cecil Gillespie en su Libro Titulado Contabilidad y Control de Costos, Editorial Diana, México, la Contabilidad de Costos consiste en una serie de procedimientos tendientes a determinar el costo de un producto y de las distintas actividades que se requieren para su fabricación y venta, así como para planear y medir la ejecución del trabajo. Se distingue de la contabilidad comercial y financiera en que, mientras la primera concentra su atención en productos individuales y grupos de actividades relativamente pequeñas, la última se sirve de la perspectiva que proporcionan los balances mensuales y los estados de operación y utilidades. Contabilidad Gubernamental O De Gobierno: Es aquella que sirve para registrar, clasificar, resumir e interpretar las operaciones de los organismos o instituciones gubernamentales, inclusive de sus empresas, partiendo del Presupuesto General del Estado. Contabilidad Bancaria: Es aplicada en las Instituciones que pertenecen al Sistema Financiero Nacional, las mismas que están reguladas por la Superintendencia de Bancos. Contabilidad De Cooperativas: Es aplicada en las instituciones reconocidas y reguladas por la Superintendencia de Cooperativas. Contabilidad Agraria: Con procedimientos especializados que permiten el registro y los resultados de una actividad temporal, la misma que goza de algunas exoneraciones en la Ley de Régimen Tributario. Contabilidad Petrolera: Es aplicada en las instituciones que desarrollan actividades de inspección, prospección, explotación y transporte de petróleo. Adicionalmente, se aplica la Contabilidad especializada en actividades tales como la Construcción, Hotelería, Pecuaria, Ganadería, Seguros y Reaseguros, de explotación de minas, etc.

Principios De Contabilidad Y Las Nec Aplicables A Las ONG’s. Principios Contables Aplicables A Las ONG’s Todas las operaciones registradas por las ONG’s deben estar fundamentadas en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA, como consecuencia de esta práctica, se tendrá una información veraz, objetiva y rigurosa que garantizará la información contenida en los Estados Financieros y en los Informes periódicos que se presentan a las Agencias Donantes.

Los PCGA que más se ajustan al desempeño de las ONG’s, son a mi criterio los siguientes: Ente Contable: Está representada por la ONG como entidad que desarrolla una actividad encaminada a poner en ejecución sus Programas y Proyectos. Las instituciones deben ser tratadas desde el punto de vista contable como una entidad separada y distinta de sus directivos, miembros o socios particulares. Por otra parte, al registrar las operaciones contables no sólo hay que considerar las operaciones anotadas, sino también observar la naturaleza de los servicios de la institución. Periodo Contable: Es el término de un período referido al desenvolvimiento de una ONG . Es importante considerar este principio ya que la mayoría de los Convenios y los Proyectos ejecutados por las ONG’s no empiezan el primer día del año, y el término es en fecha distinta al 31 de Diciembre tal como ocurre con las empresas comerciales e industriales. Al respecto, a los informes mensuales y trimestrales se les puede llamar "sub-períodos contables". Continuidad Del Ente Contable: Los Estados Financieros de una ONG como entidad donataria, corresponden a una entidad en existencia permanente, por lo que sus cifras deben representar valores históricos. Significatividad: Los Estados Financieros presentados por la ONG como entidad donataria deben ser claros y de fácil interpretación para todo aquel que necesite trabajar con estos reportes. Es necesario que deban ir acompañados de notas explicativas las cuales ampliarán el origen y el significado de las cifras ya realizadas. Uniformidad: La utilización de políticas, normas y procedimientos contables deben ser uniformes a través del tiempo, para que permitan efectuar comparaciones de los Estados Financieros en forma integral o incidir en algunas partidas que son necesarias analizar y estudiar, de esta manera se podrá determinar cómo ha sido la evolución del desarrollo de la ONG o de su Proyecto. Medicion En Terminos Monetarios: Los movimientos en las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio deben ser reconocidas fácilmente en los registros contables y ser expresadas en términos monetarios. La unidad monetaria para la contabilidad y para la información financiera, en la República del Ecuador es el dólar de los Estados Unidos de Norteamérica. Partida Doble: En toda ONG cada operación que se registre afectará por lo menos a dos partidas en los registros de contabilidad, en base al sistema de registro por partida doble y al principio de que no hay deudor sin acreedor y viceversa. Costo De Adquisicion: El activo fijo debe llevarse al costo de adquisición o construcción, cuyos valores se encuentran en las cuentas históricas, a no ser que dicho costo no tenga significado alguno. El costo de los terrenos debe mostrarse por lo regular por separado. El costo de construcción incluye el total de costos directos y los costos de gastos generales tales como ingeniería, supervisión, administración, intereses e impuestos. Los ítems tratados como activos fijos deben tener, para la Institución, al menos una vida útil de un año en perspectiva, aunque normalmente esta vida útil es considerada más larga. Deben establecerse medidas o criterios prácticos para poder hacer distinciones uniformes entre activo fijo, gastos de operación y mantenimiento. Obsolecencia: Los bienes que ya no están en servicio deben retirarse mediante cargo a la reserva por depreciación o a gastos directamente, a fin de que los activos fijos representen los bienes propios al servicio institucional. Estados Financieros: Los Estados Financieros deben ajustarse a las normas aplicables de información incluidas en las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas.

Normas Ecuatorianas De Contabilidad Aplicables A Las ONG’s. Mediante resolución de la Federación de Nacional de Contadores del Ecuador de fecha 8 de Julio de 1999, se emiten las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC y con Resolución Nº 000140 el Servicio de Rentas Internas, resuelve disponer que las Normas Ecuatorianas de Contabilidad NEC números del 1 al 15, sean de aplicación obligatoria por parte de los contribuyentes obligados a llevar contabilidad.

Sin embargo, es necesario aclarar que las NEC han sido emitidas para regular, estandarizar y armonizar los procedimientos contables universales, los mismos que se dirigen básicamente a las empresas comerciales, industriales y de servicios. Pese a ello, de la revisión de las 17 NEC se observa que algunas si son aplicables en las tareas que desarrollan las ONG’s.

Nec 1.- Presentación de estados financieros: Esta norma debe ser aplicada en la presentación de todos los Estados Financieros de propósito general preparados y presentados de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad. Los Estados Financieros de propósito general son aquellos que tienen el objetivo de cumplir con las necesidades de información de los usuarios y en este caso de las Agencias Donantes cuya información es procesada a la medida, cumpliendo necesidades de información muy específicas.

Un juego completo de los Estados Financieros incluye los siguientes componentes: a) Balance General; b) Estado de Resultados; c) Estado de presentación de los cambios patrimoniales; d) Estado de Flujos de Efectivo y; e) Políticas contables y notas explicativas.

El objetivo de esta norma es dar cuenta en forma significativa de los fondos donados por las Agencias de Cooperación y por sus acreedores, de tal manera que al ser considerados con el Pasivo y con el Patrimonio resulte una presentación objetiva de la situación económica de la Institución tanto al comienzo como al fin del ejercicio. Debemos entender que los Estados Financieros no tienen por objetivo mostrar los valores actuales de los bienes de la ONG ni los valores que podrían obtenerse en caso de culminación o liquidación de sus programas o proyectos.

NEC 5.- Utilidad O Perdida Neta Por El Periodo: "El objetivo de esta Norma es señalar la clasificación, revelación y tratamiento contable de ciertas partidas en el Estado de Resultados, de modo que todas las empresas (ONG’S) lo preparen y lo presenten sobre una base consistente"

Esta Norma pretende que las Instituciones den cuenta de las ventas, los ingresos, las utilidades, los costos de ventas, los gastos, las ganancias y las pérdidas en forma tal que presenten objetivamente los resultados de las operaciones del ejercicio o ejercicios en cuestión.

NEC 13.- Contabilizacion De La Depreciación: El alcance de esta Norma tiene que ver con la obligación de contabilizar la depreciación de los activos fijos despreciables ya que ésta puede tener un efecto significativo al determinar y presentar la situación financiera y los resultados de las operaciones de una entidad.

El monto de la depreciación de un activo despreciable deberá ser asignado, sobre una base sistemática, a cada uno de los períodos contables que alcance la vida útil del activo, la misma que debe estimarse después de considerar los siguientes factores: uso y desgaste físico esperado, obsolescencia y límites legales o de otro tipo para el uso de un activo.

NEC 17.- Conversión De Estados Financieros Para Efectos De Aplicar El Esquema De Dolarizacion: Según Registro Oficial No. 57, publicado el 13 de Abril del 2000, y, según resolución No. SB-SC-SRI-01, se aprueba la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 17. La correcta adaptación al esquema de dolarización y la conversión de los Estados Financieros de sucres a dólares, exige una revisión detallada de la estrategia de implantación del nuevo sistema, el cronograma y los pasos necesarios a seguir, posibles problemas que se pueden presentar, y la coordinación de las diferentes etapas que las instituciones tienen que afrontar para que esta implantación sea exitosa.

"La aplicación del esquema de dolarización incluye adaptar las transacciones de la institución para llevar la contabilidad en US Dólares". Las transacciones a ser adaptadas se refieren a todos los ciclos o movimientos económicos de las ONG’s; implica básicamente adaptar los valores en los sistemas de cobros (cuentas por cobrar), compras (cuentas por pagar), Inventarios (activos fijos) y en Roles de Pago o Nóminas. En la mayoría de Instituciones esta parte será un trabajo principalmente del área contable y de Sistemas.

Según lo manifestado en el Suplemento del Diario El Comercio titulado Dolarización, publicado el 17 de Abril del 2000; las NEC 16 y 17 permiten la conversión de las cifras contables de sucres a dólares, para lo cual se requieren seguir tres pasos fundamentales:

El primer paso que se debe dar para dolarizar la contabilidad de una Institución, es el conocido como reexpresión monetaria integral. Esto quiere decir que a partir del 1 de Enero del 2000, las partidas no monetarias (activos, pasivos y patrimonio) del balance general deben ajustarse a los niveles de inflación acumulados a la fecha de transición, que se establece en el 31 de Marzo del 2000. El método es el mismo que se venía utilizando con anterioridad, sin embargo el efecto de la exposición de las cuentas a la inflación no se registrará en el patrimonio, si no que por este período va al estado de resultados, este ajuste contablemente se registrará en una nueva cuenta denominada Resultado de Exposición.

El segundo paso es la utilización del índice de corrección de brecha entre la inflación y la devaluación del sucre. En los dos últimos años, el segundo indicador ha sido mayor que el primero. Así mientras en 1998 la inflación fue del 43% la devaluación alcanzó el 54.13%. En 1999 este comportamiento fue más distorsionado, la inflación registrada fue del 60.7% y la devaluación anual del 196.6%. Entonces, el objetivo es reconocer contablemente el cambio real del poder adquisitivo del sucre. El índice especial de corrección de brecha es igual a la variación acumulada de la diferencia entre las tasas de inflación y la devaluación del período comprendido entre el 31 de diciembre – o la fecha de origen – y el 31 de marzo del 2000. La fecha de origen es el día en que se produjo la transacción ; por ejemplo, si la Institución compró el 5 de Mayo de 1997 una casa, la fecha de origen para la cuenta de amortización de este bien es precisamente el 5 de mayo del mencionado año.

El tercer paso es el más simple y consiste en dividir las partidas no monetarias para 25.000 sucres y de esa manera se tienen dolarizadas las diferentes cuentas. El proceso de conversión de los Estados Financieros de sucres a dólares aplicando la NEC 17, señala que es requisito que el proceso de conversión debe quedar suficientemente documentado en notas a los estados financieros.

Los Controles Internos En Las ONG’s. Como en toda actividad empresarial, los controles internos deben ser establecidos en forma clara y precisa para evitar errores en su interpretación y aplicación. En algunas ONG’s, los procedimientos internos y sus reglamentos permiten ejercer un mejor control sobre los recursos institucionales promoviendo la eficiencia de las operaciones y asegurando el cumplimiento de las políticas administrativas. Los reglamentos más utilizados para aplicar el control interno en las ONG’s, tienen que ver con los movimientos de Caja y Bancos, de los fondos de Caja Chica, de Anticipos a Proveedores y el de Compras y Adquisiciones.

Control interno de caja y bancos Aspectos contables: Según la política administrativa y contable aplicada en varias ONG’s, los siguientes mecanismos de control interno, deben ser aplicados obligatoriamente en su institución para asegurar un control contable y financiero eficiente:

• Todas las operaciones que se efectúen por Caja, se realizarán teniendo en consideración el Plan de Cuentas Institucional.
• El Departamento de Contabilidad cuando realice modificaciones, aperturas o eliminación de cuentas del Pan General de Cuentas, debe comunicar inmediatamente al Tesorero o a la persona responsable de Caja.
• El Cajero contabilizará diariamente todos los documentos que impliquen un ingreso o salida de dinero, los cuales deben estar debidamente sustentados con documentos que reúnan los requisitos fiscales y tributarios así como, las autorizaciones de los funcionarios del Programa o Proyecto específico.
• El Departamento de Contabilidad autoriza todos loas documentos en señal de conformidad con la documentación sustentatoria.
• Ningún documento será pagado y registrado por Caja , si no cuenta con la autorización del Departamento de Contabilidad, previo chequeo y/o verificación del saldo presupuestario, salvo aquellos que se originen por las liquidaciones de remuneraciones y Beneficios Sociales, que competen al Departamento de Administración o de Personal, si lo hubiere.
• Al efectuar el pago de alguna obligación derivada por prestación de servicios personales, el Cajero está en la obligación de deducir los impuestos que causare este pago y que deberán ser consignados en el Departamento de Contabilidad al momento de autorizar el pago, esto quiere decir que el Departamento de Contabilidad ordenará al Cajero el importe que deberá retener por impuestos.
• Todas las obligaciones a ser canceladas por Caja deben estar debidamente autorizadas por el Director Ejecutivo y el Administrador, o alguna persona de reemplazo en caso de ausencia de alguno de ellos.
• Todos los cheques emitidos deben necesariamente ser firmados por mínimo dos personas, una de ellas será obligatoriamente la del Director Ejecutivo y la otra podrá ser del Administrador, Tesorero o algún miembro del Consejo Directivo, asignado en Asamblea de Socios.
• Toda la documentación relativa a anticipos de remuneraciones, préstamos personales y otros pagos al personal que estén directamente relacionado con las remuneraciones, deben contar necesariamente con el Visto Bueno del Director Ejecutivo.

Aspectos administrativos A). Ingresos de caja: Todos los comprobantes de ingresos deben ser pre-numerados en original y dos copias, el original será archivado con el recibo de ingreso de caja, la primera copia será archivada en el control de documentos de cada Programa o Proyecto afectado y la segunda copia será entregada al depositante en ese instante. Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre institucional. No se aceptarán cheques posfechados. Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y endosado mediante una leyenda que explique a qué cuenta será depositado, de qué Banco y el nombre del titular de la cuenta. No se permitirá al Cajero recibir dinero o valores en custodia, que no hayan sido previamente autorizados por el Director Ejecutivo.

B). Egresos de caja: Todos los fondos ingresados a Caja por cualquier concepto deben ser depositados en las cuentas bancarias el mismo día que ocurre la operación. La persona encargada de realizar los depósitos bancarios debe verificar los datos de la papeleta de deposito y firmar en ella en señal de haber recibido a satisfacción los valores que se mencionan en ella. Las copias de las papeletas de depósito con el sello del recibidor del Banco, deben ser entregadas el mismo día del depósito al Cajero, para sustentar los asientos contables por el egreso de fondos. Los egresos de todas las operaciones realizadas por caja deben ser pagadas con cheque, para facilitar el control interno. Los pagos con cheques se efectuarán en los siguientes casos: Las facturas, Notas de Venta y Comprobantes de liquidación de compras y prestación de servicios presentados por los Proveedores, que sean presentados cumpliendo con lo señalado en los numerales anteriores. La documentación correspondiente al pago de proveedores de be ser entregado al departamento de Contabilidad al día siguiente para su registro y archivo correspondiente. La reposición o reembolso de compras efectuadas por el personal, referente a materiales, útiles de oficina, de aseo, etc. que estén debidamente autorizados. Las reposiciones o reembolsos de los gastos de viaje en el País o fuera de él y los gastos de representación que sean autorizados debidamente por el Director Ejecutivo. Las reposiciones del fondo de Caja Chica; el Cajero adjuntará la planilla de liquidación y reposición del fondo de Caja Chica sustentada con los documentos de gastos. Los pagos de servicios de electricidad, teléfonos, agua, retenciones fiscales, tributos, impuestos municipales, etc. serán cancelados en las fechas de su vencimiento.

C). Cierre de caja:

• El Cajero debe registrar todos los movimientos de Caja efectuados durante el día en el parte diario de ingresos y en el parte diario de pagos, en este último formato se establecerá el saldo de Caja.
• El cierre de Caja tendrá definida una hora específica, toda operación de ingreso y/o egreso de Caja, posterior al horario establecido de cierre, serán considerados como operaciones fuera de hora y con fecha de registro del día siguiente.

D). Control de giro de cheques:

• El Cajero llevará un control de la adquisición de las chequeras y verificará la numeración correlativa y la cantidad de los cheques.
• Se girarán los cheques atendiendo el orden correlativo de los mismos, en caso de anulación de un cheque, se debe registrar en el parte diario de Caja con la palabra ANULADO, en la cual debe incluirse el cheque original que lleve un sello de ANULADO y será perforado para mayor seguridad.
• Todo cheque será emitido con un Comprobante Contable de Pago o Egreso, el mismo que en forma obligatoria se llenará los datos requeridos en el formato.

E). Normas generales de caja:

• Todo documento y comprobante que haya sido cancelado por el Cajero, debe ser sellado inmediatamente con la palabra PAGADO o CANCELADO.
• El Departamento de Contabilidad podrá realizar arqueos de caja en forma sorpresiva y periódica, cuando lo considere conveniente.
• Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea detectado, será notificado inmediatamente al Director Ejecutivo para la toma de medidas convenientes en coordinación del Departamento de Contabilidad, para que se efectúen los asientos de ajuste respectivos.

F). Conciliación de fondos: Cada fin de mes se debe efectuar la conciliación de fondos en moneda extranjera, esta conciliación comprenderá todas las disponibilidades que tiene la Institución, los cuales se compararán con los saldos que figuran en los Libros y Registros contables oficiales, de esta manera se determinarán las diferencias por ajuste no efectuado del tipo de cambio. La conciliación de saldos en necesaria para evitar diferencias al fin de cada período del Proyecto o Programa . Los ajustes que sean realizados serán firmados por el Director Ejecutivo, al mismo que se adjuntarán todos los papeles de trabajo que motivaron las diferencias en la conciliación, para que a su vez los Auditores de las Agencias Donantes tengan el material que de consistencia a los ajustes efectuados.

Control Interno De Fondos Para Caja Chica

Según la publicación titulada Administración Contable y Control Interno los fondos en efectivo administrados mediante la Caja Chica, deben regularse de manera precisa con el fin de evitar el mal uso de estos recursos, en tal virtud, se hacen las siguientes observaciones:

• El fondo de Caja Chica es aquel que está constituido por un importe fijo de dinero en efectivo, cuyos montos son autorizados de acuerdo con los requerimientos de la Institución, su uso está destinado exclusivamente para realizar gastos menores e imprevistos, los cuales no han sido considerados para las emisiones de las órdenes de compra por reducido valor; sin embargo estos gastos son considerados dentro de los presupuestos aprobados por las entidades donatarias.
• El Cajero o la Secretaria General, serán los únicos responsables de administrar correctamente el Fondo de Caja Chica, racionalizando el buen uso del dinero en efectivo. La apertura del Fondo de Caja Chica, así como los incrementos del fondo se efectuarán previa aprobación del Director Ejecutivo.
• Cada egreso realizado con este fondo debe ser sustentado mediante comprobantes válidos que reúnan los requisitos fiscales y tributarios.
• Sólo se atenderán desembolsos en efectivo cuando se trate de adquisiciones de importes menores cuyo monto máximo de cada pago no exceda al previamente fijado. Estos desembolsos en efectivo serán realizados para cubrir conceptos varios tales como movilización local, peajes, refrigerios, materiales de oficina, útiles de aseo y limpieza, etc.
• La autorización para la adquisición de un bien o servicio corresponde a la máxima autoridad administrativa. El encargado, para efectuar los pagos con fondos de Caja Chica debe verificar que todos los documentos tengan la firma de los funcionarios autorizados.
• La rendición documentada del fondo de Caja Chica debe ejecutarse con la sustentación de los comprobantes de pago que en ella se adjuntan. No se debe aceptar comprobantes justificativos que en su contenido sólo describan conceptos generales como "por consumo" o "por ventas varias" o "servicios diversos".
• El Cajero o Secretaria General al presentar su rendición del gasto en efectivo, llenará la Planilla de Caja Chica especialmente diseñada para este fin, en forma detallada.
• El formato de Planilla para Liquidación del Fondo de Caja Chica debe confeccionarse en original y copia, el original y los documentos justificativos de los gastos para ser entregados al Departamento de Contabilidad para su registro contable y la copia para su archivo y control correlativo.
• La reposición del fondo de Caja Chica consiste en girar en forma oportuna un cheque a nombre del Cajero, quien es el único responsable del manejo de los fondos, por un valor igual al valor total gastado, previamente el Departamento de Contabilidad debe verificar la suma y si los documentos que se acompañan reúne los requisitos necesarios tanto fiscales como tributarios, y que en cada documento tenga el sello de cancelado o pagado.
• Cuando se tenga utilizado un aproximado al 70% del fondo de la Caja Chica, se debe pedir su reposición para evitar quedar sin dinero mientras se realiza el trámite de reintegro de fondos.
• Las autorizaciones escritas que modifiquen los montos asignados para Caja Chica debido a incrementos o reducciones deben ser archivadas y con la copia de las mismas se contabilizarán en el momento que se produzca esta variación, dando consistencia y validez al asiento contable realizado.
• Los arqueos que el Departamento de Contabilidad realice deben efectuarse en forma sorpresiva y periódica, cualquier anormalidad debe ser comunicada por escrito al Director Financiero para tomar medidas correctivas administrativas y contables.

Control interno para compras y adquisiciones: Según la publicación a la que se hace referencia en el numeral anterior, se hacen varias sugerencias para la adopción de sistemas de control para realizar compras y adquisiciones con fondos institucionales, entre las más importantes tenemos:

• El Director Ejecutivo tiene la facultad de autorizar compras de bienes y servicios hasta por los montos determinados por el Directorio. Las autorizaciones y ejecuciones de copras deben estar en función del presupuesto aprobado por las entidades donatarias.
• Las compras que excedan los límites determinados por el Directorio, deben ser aprobados por esta instancia.
• Toda compra será motivo de una solicitud escrita; esta debe ser enviada al Director Ejecutivo para su evaluación y aprobación.
• Toda solicitud de compra debe contar con los siguientes requisitos: la finalidad para la cual será destinada dicho equipo o material, especificaciones detallas del bien requerido para ubicar los proveedores más adecuados, si se tratan de materiales o equipos especiales será conveniente presentar los posibles proveedores para facilitar el trámite de compra, se debe indicar si la compra esta detallada en el presupuesto aprobado, se debe establecer el grado de urgencia y prioridad de la compra, se indicará la fecha límite para la adquisición y contendrá la firma de responsabilidad de la persona que solicita la compra y de su jefe inmediato.
• La persona o comisión encargada de compras, al receptar esta solicitud de compras debe obtener por lo menos tres cotizaciones o Proformas, luego de lo cual se realizará un estudio comparativo de las propuestas que encuadren en los requisitos técnicos solicitados por el usuario a fin de evitar problemas futuros sobre calidad y especificaciones, luego se someterá al Director Ejecutivo para que realice la aprobación final de la compra.
• Luego de aprobada la propuesta más conveniente, se realizará la Orden de Compra al proveedor exigiéndole el respeto a las condiciones estipuladas en ella. El momento de la recepción del equipo comprado al proveedor, se debe realizar una examen minucioso para comprobar que las características y estipulaciones técnicas sean las correctas, luego de lo cual se recibirá el equipo mediante la firma de una Acta de Entrega y Recepción, en la que debe constar cualquier defecto menor que no inhabilite el material recibido y que pueda ser subsanada por el proveedor, caso contrario no se debe aceptar el material o equipo deficiente.
• Los documentos de sustentación de las adquisiciones de bienes y servicios se sujetarán a lo dispuesto por el Servicio de Rentas Internas en lo relacionado con la emisión de comprobantes válidos.
• Todo servicio ocasional o permanente de profesionales, se los debe realizar mediante "contratos civiles de prestación de servicios", los mismos que deben se firmados y autorizados por el Director Ejecutivo, en base a lo que establece el Código Civil para la celebración de estos instrumentos contractuales.

Los procesos y registros contables para ong’s Los procesos contables: La base principal para toda buena organización es el establecimiento de procedimientos y métodos sencillos de realizar; la información oportuna y los controles internos han sido siempre los objetivos fundamentales de la contabilidad. Las informaciones requeridas por el Director Ejecutivo y por el personal responsable de la ONG para la toma de las decisiones en los distintos proyectos, gira principalmente alrededor de la contabilidad, ya que necesitan todo tipo de información (contable, extra contable, histórica, prospectiva, continua, periódica y accidental), y los procedimientos adoptados para establecer el flujo de datos los mismos que deben ser a través de los canales de información apropiada los cuales son: documentos, informes especiales y los estados financieros (balances generales, estados de resultados, etc.).

De acuerdo con el Manual de Aplicación para las ONG’s, SASE, Perú (páginas 20-23), para que la información sea oportuna y veraz se deben observar las siguientes reglas:

• Distribuir los elementos ejecutivos y los medios auxiliares en forma coordinada y eficaz para que las actividades de la ONG, se desenvuelvan con el mayor provecho posible.
• Todas las transacciones económicas resultantes de la gestión, que han sido originadas por las distintas áreas, sean ingresos o partidas de gasto, cuyas contrapartidas no signifiquen ingresos o desembolsos de dinero en efectivo, deben ser sumilladas por el coordinador del proyecto. En caso de ser aportes de materiales significativos para el Proyecto en ejecución, debe informarse a contabilidad, por medio de documentos de resumen, para su registro en forma clara y precisa en los libros especiales.
• Evitar que haya duplicidad en las funciones y labores asignadas para que las revisiones y registros no se hagan repetitivamente.
• Poner a disposición de las personas encargadas de las Auditorias y Revisiones de la ONG, los documentos y libros de manera que puedan verificarse rápidamente y sin ninguna dificultad.
• El sistema de contabilidad controlará la adecuada imputación contable de todas las operaciones realizadas en la ONG y que éstas sean incluidas en el periodo contable al que corresponda.
• Llevar la contabilidad en forma estadística para que puedan ser conocidos los resultados y establecer las comparaciones correspondientes en cada periodo.

Los registros contables: Las funciones de la Contabilidad es: A.- Analizar y clasificar B.- Registrar C.- Resumir las actividades y como consecuencia de estas actividades medir los efectos producidos en los proyectos de cada ONG.

Los registros contables recomendados, para detallar las operaciones que diariamente realizan las ONG’s son: Registro De Caja: En este registro se detallan cronológicamente todos los débitos y créditos aplicados a la Cuenta Caja, es conveniente disponer de la columna se Saldos que permite obtener diariamente los valores disponibles en esta cuenta. Registro De Bancos: En este registro se detallan todos los ingresos, los egresos y los saldos del dinero de las cuentas bancarias institucionales. Cada programa o proyecto que se encuentre ejecutando contará con su Cuenta Bancaria independiente, el buen manejo del registro de Bancos va a proporcionar diariamente la información referente a los saldos disponibles, evitando sobregiros y problemas bancarios. Registro De Diario (Libro Diario): Este registro permite la anotación diaria de todas las transacciones u operaciones realizadas por la institución a través de los Comprobantes de Ingreso, Egreso y Diario. Registro De Control Presupuestario: Este registro consiste en la anotación detallada de los valores que han sido "afectados" a los diferentes presupuestos manejados en la Institución. Para cada partida o subpartida presupuestaria, es necesario abrir un registro que detalle los ingresos recibidos para financiar cada actividad programada en el presupuesto, los egresos aplicados a este rubro y el saldo de fondos existentes en el rubro.

Toda transacción que se realice, cualquiera que sea su naturaleza, si ha de ser registrada en los libros contables debe ser confirmada por escrito y para ello, utilizará, como se había mencionado, los comprobantes de ingreso, egreso o de diario, donde quedarán detalladas las operaciones, los elementos que en ella han intervenido y los derechos y obligaciones que se derivan de las mismas; de esta manera, se evitarán las dudas, las malas interpretaciones y los motivos de muchas cuestiones legales. De igual manera, los documentos de respaldo de las operaciones involucradas quedarán archivadas junto a los comprobantes de ingreso, de egreso o diario, a fin de darle mayor consistencia a las operaciones. El análisis y la clasificación exigen un procedimiento ordenado y la contabilidad trata de disponer bajo clasificaciones predeterminadas un conjunto de acontecimientos que tienen lugar diariamente en toda ONG, de esta manera es mucho más fácil entender e interpretar los registros. Todo este gran volumen de operaciones clasificadas rinde su utilidad al resumirlos, ya que no es solamente una operación, sino la suma de todas las operaciones de un día, de una semana, de un mes o de un año. Algunos resúmenes de los registros contables pueden hacerse con cierta frecuencia y otros a grandes intervalos. Por ejemplo, es conveniente conocer a diario el resumen de las operaciones que realiza Caja, mientras que el resumen que se refiere a los activos fijos pueden hacerse trimestralmente o semestralmente como una manera de control patrimonial.

Las actividades de una ONG las podemos representar de la siguiente manera: Operaciones Diarias: Registro del movimiento diario a través de los Comprobantes de Ingreso, Egreso y Diario. Control de las Partidas Presupuestarias.

Control del movimiento de Caja y Bancos, arqueo y determinación de saldos. Informes mensuales: Balance General Consolidado Informes por partidas y subpartidas presupuestarias por proyectos o programas. Detalle de pagos realizados Liquidación de fondos disponibles por proyectos o programas Conciliaciones bancarias Informes anuales: Balance General consolidado Informes Externos de la ONG Informes Internos de la ONG Los Comprobantes Se sugiere que para efectos contables las ONG’s elaboren los Comprobantes de Ingresos, de Egresos y de Diario, para registrar cada uno de los movimientos económicos que realicen.

Comprobante De Egreso O De Pago: Este comprobante se utiliza para registrar todas las salidas de dinero mediante cheques, de las cuentas bancarias institucionales. Es importante que en este documento se realice la contabilización correspondiente y la afectación al Programa o Fondo y al Rubro o Rubros Presupuestarios. Entre los datos más importantes que deben contener estos comprobantes están: numeración preimpresa, lugar y fecha, número del cheque, nombre del banco, nombre del beneficiario, número de cédula o RUC, dirección domiciliaria, código del programa afectado, código presupuestario del rubro o rubros afectados, concepto por el cual se efectúa el pago; los códigos de las cuentas, los nombres de las cuentas y los valores del Debe y el Haber; las firmas de contabilizado, revisado, aprobado y auditado; y por último, la firma del beneficiario del pago.

Comprobante De Ingreso: Este comprobante será utilizado para registrar todos los ingresos de dinero en efectivo o cheques a las cuentas bancarias Institucionales, al igual que el comprobante de egreso, éste debe ser elaborado el momento de recibir las papeletas de depósito correspondientes. Todos los ingresos de efectivo a caja deben ser respaldados mediante los respectivos recibos de caja. Los Comprobantes de Ingreso deben ser documentos prenumerados y deben contener, entre los datos más importantes: lugar y fecha, nombre de la persona que entrega los fondos, el registro del dinero si fue recibido en efectivo o en cheque, nombre del banco si fue en cheque, código del programa afectado, el código del rubro o rubros presupuestarios afectados, concepto por el cual ingresan los fondos, una columna con los códigos de las cuentas, el nombre de las cuentas, los valores al Debe y al Haber; las firmas de contabilizado, revisado, aprobado y auditado; las firmas de recibí conforme y de entregue conforme.

Comprobantes De Diario: Este comprobante se utiliza para el registro de las transacciones que no corresponden a un Comprobante de Pago o de Ingreso; es decir, en él se anotan los asientos por ajustes contables, para registrar los créditos y los débitos bancarios, las transferencias bancarias y las compras y ventas de moneda extranjera. Al igual que los comprobantes anteriores, los datos básicos que debe contener son: número preimpreso, fecha del asiento contable, código del programa afectado, código del rubro o rubros presupuestarios afectados, código de las cuentas contables, nombre de las cuentas, valores del Debe y del Haber; y, las firmas de elaborado, aprobado, contabilizado y auditado.