El control interno y la gestión de compras: nuevas técnicas de seguridad y eficiencia (página 2)
Enviado por Harold Arabia Rios
Taking as it bases the discussions and aspects carried out on the update seminaries on purchases that have been mentioned previously, and to the consulted Bibliography we can treat the following aspects regarding the definition and to the control since a ampler concept considers in the titled book "As to improve and to control the purchases" which are in impression and where it picks up the experiences lived in some companies and the suggestions raised by Directors of Purchases that toil in the region. We will present/display in this article the definition, the objectives of the function of purchases, as well as the profile of the position by labor competitions, and their responsibilities of the Director of the department, to conclude with the design of the respective internal controls and the automatization of the computer science handling of the Department of Purchases.
Introducción
Producto de investigaciones realizadas a organizaciones de la región, de los sectores económicos publico y privado, y dentro del proyecto de investigación "La Importancia del Proceso de Compras en las Pymes: propuesta de un modelo gerencial", se presentan algunos conceptos relativos al control en la gestión de compras, teniendo en cuenta las conclusiones del proyecto de investigación, las experiencias adquiridas y los intercambios académicos realizados con Jefes de Compras.
Hablar del proceso, el control de gestión de compras daría para un artículo extenso donde se hiciera un análisis completo, desde la iniciación del proceso hasta la culminación de este, sin embargo hemos considerado que sería mas interesante plantear algunos aspectos relativos al control, que ayude al lector a reflexionar sobre los controles internos que se deben aplicar en su actividad y alrededor de la gestión de compras.
Tomando como base las discusiones y aspectos llevados a cabo en los seminarios de actualización sobre compras que se han mencionado anteriormente, y a la Bibliografía consultada podemos tratar los siguientes aspectos relativos a la definición y al control ya que un concepto más amplio se plantea en el libro titulado "Como mejorar y controlar las compras" el cual se encuentra en impresión y donde se recoge las experiencias vividas en algunas empresas y las sugerencias planteadas por Directores de Compras que laboran en la región.
Presentaremos en este artículo la definición, los objetivos de la función de compras, así como el perfil del cargo por competencias laborales, y sus responsabilidades del Director del departamento, para concluir con el diseño de los controles internos respectivos y la automatización del manejo informático del Departamento de Compras.
Definición
Podemos definir la gestión de compras como la operación comercial que incluye un proceso cuya magnitud y alcance depende del tamaño de la empresa, ubicación o sector de la empresa. El principal objetivo de la función de compras es la reducción de costos y obtención de utilidades y eficiencia en el servicio. En términos generales es obtener mediante negociaciones los recursos necesarios que ayuden en el cumplimiento de la misión de la organización.
Para un efectivo cumplimiento de la misión de la organización se señalan unos objetivos específicos al departamento de compras que parten de un principio: Cuidar los fondos de la Compañía y obtener utilidades.
El objetivo de utilidad esta implícito en el concepto de obtener:
Materiales apropiados al precio adecuado.
La calidad justa, del proveedor conveniente, en el momento preciso.
Facilidad y agilidad en los procesos de solicitud y adquisición de Materiales y servicios.
Los autores consideran que el planteamiento presentado permite dar las bases iniciales para cumplir con el objetivo y el control en la gestión de compras.
2.1. Objetivos específicos de la función de compras:
1. formular un plan de programación de las posibles compras a realizar en el período teniendo en cuenta las necesidades de cada una de las áreas de la empresa.
2. Crear y actualizar un kardex o requisito de proveedores, estableciendo sus condiciones precios, servicios, información general y demás informaciones necesarias.
3. Coordinación del funcionamiento y proceso de las compras en cuanto a su operación y recurso humano necesario.
4. Tramitación de las requisiciones y solicitudes para adquisición de artículos y servicios que se requieren en las diversas áreas.
5. Estar muy atentos a que los artículos o mercancía solicitada por las áreas o secciones lleguen oportunamente y sus especificaciones sean las requeridas, así como su calidad y presentación.
6. Proponer objetivos, procesos y procedimientos relativos a la compra y recibo de la mercancía o servicio.
7. Analizar las alternativas, proveedores y posibilidades de la compra.
8. Participación activa en la negociación con proveedores para obtener calidad, mejor precio y agilidad en el despacho del producto.
9. Trabajar coordinadamente con los departamentos de producción, ventas, tesorería, bodegas, almacén, etc.
10. Estar atento a los reclamos respecto al producto o servicio que las áreas o secciones de la empresa hacen, así como el proceso de devolución.
11. Para aquella mercancía especializada hay necesidad del cerciorarse de su recibo total en almacén, calidad, cantidad y servicios por parte del departamento de control de calidad.
12. Para efecto de control solicitar tres cotizaciones de Proveedores de los materiales o servicios pedidos.
2.2. Definición del control interno en las compras
Podemos definir el control interno como el proceso, ejecutado por la junta directiva, o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencia) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa la efectividad y eficiencia en las operaciones, suficiente confiabilidad de la información financiera y por último el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
En el caso del departamento de compras sería la aplicación del concepto anterior de control en la gestión y administración de las compras, ejecutada en forma efectiva y con responsabilidad profesional.
La palabra Control debemos considerarla como una de las más importantes dentro del léxico administrativo del nuevo siglo XXI. Hemos definido en este artículo la palabra Control así como la evaluación de este ya que ambas conforman de manera prioritaria el proceso necesario para que las organizaciones o departamentos marchen en forma coordinada y dinámica.
El presente Manual esta estructurado considerando algunas de las etapas que deberá desarrollar el Departamento de Compras para Implementar[1]un sistema de gestión bajo los requisitos normativos ISO y su posterior certificación. La estructura del Manual de referencia se muestra a continuación:
Controles aplicados a la gestión de compras y su departamento
1. Existencia de un organigrama funcional del departamento. Es necesario este control del organigrama funcional del departamento de compras para saber con claridad las secciones y jerarquía del personal y orden en el mando.
2. Fijar claramente los objetivos del departamento, sus procedimientos, funciones políticas, organización, ubicación, recurso humano, documentos, flujo de documentos y otras.
Con este control se trata de dejar establecido sus objetivos así como los documentos y manuales de procesos y procedimientos necesarios para un efectivo funcionamiento del departamento.
3. Aplicar las sugerencias y recomendaciones que el departamento de auditoria o revisoría fiscal ha hecho para el mejoramiento del proceso y gestión de las compras.
Para este punto de Control es necesario que se aplique las recomendaciones y sugerencias como un sistema de seguimiento de sus aplicaciones ordenadas por estos entes de Control.
4. Elaborar las estadísticas e información sobre compras, así como la comparación de cifras y precios anteriores con los existentes.
Con estas estadísticas se podrá llevar un mejor Control para la toma de decisiones, la evaluación y comparación de los datos producidos en Compras.
5. Mantener actualizado el kardex o registro de proveedores para una oportuna información sobre estos, sus productos y servicios.
Es necesaria la actualización del kardex de Proveedores para en esta forma tener la información necesaria para consulta de precios, costos y servicios e información general de proveedores.
6. Comprobar los precios, datos, calidad de la mercancía y servicios.
En este control es importante conocer y hacer seguimiento a los precios, datos y la calidad de los productos y servicios que nos ofrecen.
7. Existencia de flujos y procedimientos de compras.
Es necesario contar con este manual de flujos y procedimientos para así tener un mejor cumplimiento a estos procesos.
8. Existencia de manual de funciones del departamento.
Este manual es necesario, cumpliendo el control de conocer las funciones de cada trabajador en la organización.
9. Investigación sobre rotación de inventarios.
La rotación de Inventarios debe controlarse e inventariarse continuamente para efecto que no se conviertan en Inventarios obsoletos, dañados o de poco movimiento.
10. Evaluar continuamente los procedimientos, procesos y política referente al área de compras.
El área de Compras debe evaluarse continuamente para así implementar los procesos, procedimientos y gestión corrigiendo los controles que estén operando mal o no estén operando.
11. Elaboración del presupuesto anual de compras, analizado por meses y su verificación de cumplimiento.
Es importante mantener al día el presupuesto y estar informando a la sección su gasto real y variaciones si las hay.
12. Elaboración de informes mensuales sobre estadísticas en compras.
Es necesario mantener estadísticas actualizadas de compras para tomar decisiones sobre adquisiciones y aspectos relacionados con las compras.
13. Autoridad y definición en el proceso de la compra.
Con este control se trata que los Directivos en el proceso de Compras tengan la suficiente autoridad para solicitar descuentos así como evaluar la calidad del producto ó servicio.
14. Conocimiento suficiente de los proveedores por el parte del personal de compras.
Con este control se trata que el personal de compras conozca suficientemente los proveedores con los cuales nosotros negociamos, dando mayor garantía en su responsabilidad y calidad del servicio o negocio.
15. Centralización de todas las compras en este departamento, excepto aquellas de menor valor que pueden realizarse en las secciones o departamentos por medio de un fondo de caja menor.
Buscamos que se aplique este control para que sea solamente el departamento de compras el responsable en la empresa ya que son los únicos que conocen los términos de negociación con los proveedores.
16. Existencia de un comité de compras, especialmente para todas aquellas adquisiciones significativas llevando actas de sus reuniones.
Este control es indispensable para así tener un Comité que defina con criterios y responsabilidad las compras necesarias en la empresa.
17. Existencia de políticas precisas para la contratación de transporte de mercancía, así como de personal y empleados de la empresa.
Con este control se garantiza la contratación de transportes y los responsables que otorguen garantías a su cumplimiento.
18. Existencia de un seguimiento continúo por parte de directivos, al cumplimiento de las normas éticas del personal que conforman el departamento de compras.
Así garantizamos que se cumplan las normas éticas existentes en la empresa.
19. Exigencia de por lo menos tres (3) cotizaciones, especialmente en las compras importantes de la compañía.
Estas tres (3) cotizaciones son necesarias para efecto de escoger la más aceptable a nuestros requerimientos.
20. Exigir la autorización según el caso, de asamblea, junta directiva o gerencia para la compra de propiedad planta o equipo.
Con este control se busca que los activos fijos de gran valor sean autorizados su compra por los máximos organismos o directivos de la empresa.
21. Exigir la consecución de pólizas de seguros para la protección de activos y cumplimiento de contratistas.
Es necesario este control de pólizas, para garantizar así la protección de los activos de la compañía así como el cumplimiento de contratos por proveedores o contratistas.
22. Programar capacitación especializada del personal del departamento.
Para un efectivo control a las compras debe capacitarse suficientemente a los miembros del departamento en aquellas áreas que soliciten artículos o servicios especializados.
23. Información oportuna a directivos interesados, de las diferentes variaciones entre el presupuesto y el precio real del artículo o servicio solicitado.
Con esta información el control al presupuesto será más oportuno y efectivo.
24. Existencia de políticas precisas para la venta de activos fijos o inventarios obsoletos, malos, o de poco movimiento, que por motivo de sus relaciones con el medio, le asignan esta función al departamento de compras.
Con este control buscamos un seguimiento continuo a los artículos o mercancía de la compañía.
25. El departamento de auditoría debe rutinariamente hacer visitas a proveedores para constatar precios, políticas, descuentos, procesos, documentos, etc.
Este control es fundamental para evitar sobreprecios en los pedidos.
26. Llevar un efectivo control a la mercancía e importaciones pendientes y en transito, como también un control del tiempo de estas entre el pedido y su llegada.
Debemos tener en cuenta este control para verificar la mayor seguridad en el cumplimiento de las condiciones pactadas con los proveedores, respecto a precios y fechas de entrega y llegada de la mercancía.
27. Debe existir políticas escritas de descuentos, plazos o garantías dadas por los proveedores.
Este control a las políticas nos garantiza su cumplimiento y seguimientos a los mismos.
28. Debe exigirse por parte del departamento de compras la información oportuna de máximos y mínimos de existencias de materia prima y demás elementos necesarios al proceso productivo y administrativo de la compañía.
El control es indispensable para conocer oportunamente los máximos o los mínimos de mercancía que deben existir en la compañía para el cumplimiento del presupuesto de Producción e Inventarios.
En lo que respecta a la manera de lograr este objetivo se ha diseñado un método que puede proporcionarle al personal encargado de controlar el inventario un instrumento eficaz para determinar las cantidades correctas sobre una base científica. Este se conoce con el nombre de "Cantidad económica de un pedido" (sigla en ingles EOQ)[2] y puede calcularse según lo exijan las distintas condiciones.
29. El departamento de compras debe conocer suficientemente la distribución del área en el almacén o bodega de inventarios, así como el sistema de almacenamiento y protección de los productos y materiales.
El departamento de compras debe continuamente realizar como control, una inspección a las bodegas para conocer sus procesos y formas de protección de los Inventarios.
30. El departamento de compras debe exigir que los documentos enviados por los proveedores, llenen los requisitos de orden interno y legal.
Es importante este control para garantizar la buena elaboración de los documentos de los proveedores cumpliendo con los requisitos de la empresa y los de carácter legal.
31. Los productos o activos fijos que se reciban en demostración deben tener un adecuado control.
Este control es necesario para diferenciar los activos fijos de la compañía, de los que nos envían para demostración los respectivos proveedores.
32. El jefe de departamentos de compras debe participar en actividades de asociaciones y gremios de directivos de compras.
Este control es indispensable ya que en esta forma el Jefe de Compras con sus relaciones personales, puede obtener beneficios de los proveedores que conozca en estas reuniones o asociaciones.
33. El departamento de compras debe informarse continuamente sobre las últimas políticas emitidas por el gremio, estado y entidades del sector referente a compras y comercio exterior.
En esta forma estará el Jefe de Compras más actualizado y ejercerá un control más efectivo.
34. El departamento de compras debe asesorarse de personal experto, para la adquisición de productos y equipos técnicos especializados y en el caso de estos últimos de profesionales expertos en su montaje y mantenimiento.
Es fundamental este control para que especialistas en equipos y montaje de estos, hagan su trabajo en forma efectiva y profesional.
35. Necesidad de unas políticas claras de segregación y delegación de funciones del departamento.
Este aspecto debe aplicarse desde el punto de control de funciones y responsabilidades de cada cargo.
36. El departamento de compras debe prestar un servicio eficiente, adecuado, de calidad, cumplimiento, presentación e imagen.
Como un efectivo control es importante que los Directivos y Jefes de Compras, estén muy atentos al cumplimiento eficiente de este departamento para garantizar el servicio a las demás áreas y secciones de la empresa.
37. Las instalaciones donde labora el personal del departamento de compras deben ser las mas cómodas, higiénicas, aceptables y necesarias.
Para una correcta labor debe establecerse y controlarse, con un continuo seguimiento a la imagen y presentación de las instalaciones del Departamento de Compras.
38. En los casos de activos comprados por el sistema leasing, el departamento de compras debe conocer suficientemente toda la información de este sistema en lo relativo al aspecto financiero, administrativo, de proceso, etc.
Es fundamental este proceso de control para actualización y conocimiento de este sistema por el personal del departamento.
39. Debe llevarse un registro control de pedidos, llegada de mercancía, pedidos pendientes y servicios cumplidos.
Este registro desde el punto de vista del Control es necesario para detectar fallas que se puedan presentar en el proceso de compras.
40. Debe tenerse información actualizada del sector y de artículos relacionados con la empresa, por medio de suscripciones a revistas, periódicos, boletines, avisos e Información obtenida por Internet.
Por medio de estas informaciones, controlaremos los posibles avances tecnológicos o nuevos precios, proveedores y productos de nuestro interés
41. Debe hacerse evaluación y auto evaluación de la gestión de compras. Con este control se busca obtener los respectivos índices de gestión.
42. Debe existir buenas relaciones entre el personal del departamento de compras y demás departamentos de la empresa. Así se garantiza una buena atención y servicio del departamento.
Perfil del Cargo por Competencias Laborales
Funciones y Responsabilidades de un jefe de compras
Se presenta para un mejor conocimiento de la operación del departamento de compras las funciones del jefe de este departamento, debidamente analizada en cada punto del proceso.
Cargo: JEFE DE COMPRAS EMITIDO EN: __________
Personal a cargo: ASISTENTE DE COMPRAS No.DE PAGINAS________
SECRETARIA FECHA: _______________
DEPENDENCIA A LA CUAL PERTENECE: GERENCIA ADMINISTRATIVA.
FUNCIONES O RESPONSABILIDADES
I. REALIZA :
1. La planeación de las compras locales, nacionales e internacionales.
2. Estudios de precios.
3. Selección de proveedores y transportadores.
4. Negociaciones con proveedores dentro de las políticas establecidas por la empresa, buscando el mejor proveedor y mejor precio.
5. Contacto permanente con proveedores, distribuidores, fabricantes, transportadores y otros que consideren necesarios.
6. Verificaron del cumplimiento de los pedidos.
II. INVESTIGA:
Fuentes de aprovisionamiento y transporte.
Precios y calidad de los productos ofrecidos por los proveedores.
III. ACTUALIZA:
Los precios de los productos en el mercado.
El registro de proveedores
El registro de cotizaciones
Catalogo de precios y suministros
IV. FIRMA:
1. Ordenes de compra
2. Constancia de cumplimiento de compras
3. Documentos relacionados por personal a su cargo.
V. PARTICIPA:
1. En comités administrativos
2. En comités de presupuestos
3. En comités de aprovisionamiento de materiales y compras.
VI. OTRAS FUNCIONES:
Las que le asigne su jefe inmediato.
4.1. RESPONSABILIDADES IMPORTANTES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Planear la negociación y adquisición de las materias primas, suministros, activos fijos y el transporte de éstos a un precio justo y benéfico para la compañía.
4.2. PERFIL DEL JEFE DE COMPRAS
1º COMO PERSONA NATURAL:
El jefe de compras es la persona con capacidad técnica y análisis suficiente para planear, organizar, seleccionar y ejecutar la gestión de compras de una empresa y con conocimientos adecuados que acrediten su idoneidad y honradez profesional.
El trabajo puede desarrollarlo:
a) Un administrador de empresas.
b) Un economista
c) Un especialista en administración pública
d) Un ingeniero industrial
e) Un contador público
f) Otros profesionales con conocimientos administrativos y especialización en compras y comercio exterior.
2º REQUISITOS DEL PROFESIONAL EN COMPRAS Y SUS HABILIDADES
La persona que efectué el trabajo de la gestión de compras, debe cumplir por lo menos con los siguientes requisitos:
a) Tener suficiente conocimientos y experiencia en la carrera administrativa.
b) Tener espíritu de investigación, iniciativa y habilidad analítica.
c) Tener criterio y decisión en las determinaciones tomadas.
d) Poseer integridad de carácter.
e) Ser prudente y claro en sus decisiones y afirmaciones.
f) Poseer habilidad para comunicar.
g) Tener en cuenta las normas de ética como los patrones morales esenciales de sus actos.
h) Poseer habilidad para unas efectivas relaciones con sus proveedores, clientes, empleados, y otros.
i) Tener habilidad y criterios en las negociaciones que realice con Proveedores.
j) Adaptación al cambio.
k) Trabajo en equipo, para conseguir metas comunes.
3º EXPERIENCIA
3 años en el cargo.
4 años en cargos similares.
4º FORMACIÓN
Legislación comercial y jurídica.
Administración.
Procesos de gestión de calidad.
Programas de ofimática.
5º RELACIONES EXTERNAS DEL CARGO
Con empresas de los sectores comerciales, industriales y de servicios.
Bancos.
Agremiaciones especializadas en comercio exterior y compras.
6º RELACIONES INTERNAS DEL CARGO
Revisoría fiscal.
Auditoria interna.
Gerencia general
Jefes de departamentos.
Empleados en general.
Todos los cargos de la empresa.
4.3. CUADRO SOBRE EL PROCESO Y FUNCIONAMIENTO DEL CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Fuente: Creación propia.
De la información emitida por el departamento de compras
"El intelecto apalancado y su principal facilitador, la tecnología de servicios, están reformando no solo las industrias de servicios sino también todo el resto de la industria, los modelos generales de desarrollo de los países, las estructuras laborales, nacionales y regionales". Plantea James Brian Quinn, profesor de Dartmouth"s Tuck School en su obra Intelligent Entreprise[3]
Según la investigación[4]hasta el año 1999, las empresas exportadoras de productos tradicionales que colocan su producción fundamentalmente fuera de la región, se vieron perjudicados por el fuerte atraso tecnológico que presentaban, lo que las hizo salir del mercado. Por su parte, las empresas que volcaron su atención en el mejoramiento tecnológico registraron una tasa de crecimiento muy significativa, formando parte de los sectores que lideraron el crecimiento a lo largo de la última década.
Por tal motivo, las organizaciones en su interior han tenido fuertes transformaciones que han debido enfrentar en forma vertiginosa, en función de sus ventajas competitivas, escala, diferenciación o calidad. Aquellas empresas que estaban preparadas para anticiparse a los cimbronazos de la crisis, tuvieron la oportunidad de diversificar a tiempo sus mercados de destino y reorientar su producción hacia procesos de mayor especialización y con mayor valor agregado.
En razón de lo anterior, el departamento de compras de las organizaciones como hemos visto, en épocas actuales debe caracterizarse por el avance tecnológico que posea y que le permita emitir datos sobre sus procesos con los cuales se realizará el análisis e interpretaciones respectivas. Estos datos y su análisis una vez confrontado, deben enviarse a los diferentes departamentos de la organización para que estén plenamente enterados y tomen las decisiones sobre compras, materiales, descuentos, calidad y demás aspectos que se consideren necesarios para los procesos de cada departamento o sección. Los departamentos que utilizan la información de Compras son entre otros los de contabilidad, sistemas, producción, presupuestos y aquellas que consideren necesarios estos datos e informaciones.
5.1 Sistemas[5]Informáticos en la Gestión de Compras
Las sociedades avanzadas de fines del siglo XX son denominadas frecuentemente sociedades de la información, pues el volumen de datos que es procesado, almacenado y transmitido es inmensamente mayor que en cualquier época anterior. Actualmente en el siglo XXI la información es sinónima de poder, por ello las organizaciones la valoran mucho. Además, no sólo el volumen, sino la importancia de esta información para el desarrollo económico y social, no tienen ningún antecedente con la que tuvo en el pasado. De hecho, en la actualidad, las organizaciones consideran que la información es un bien más de sus activos y en muchos casos, prioritario sobre los restantes de la organización.
Pero gran parte de esos datos que nosotros, o las entidades de nuestra sociedad, manejamos, han sido tratados, sea durante su proceso, o almacenamiento, o transmisión, mediante las llamadas tecnologías de la información, entre las que ocupa un lugar focal la informática.
Por lo tanto, la seguridad de las tecnologías de información, y por ende las de informática, se convierte en un tema de crucial importancia para el continuo y espectacular progreso de las organizaciones, e incluso para su propia supervivencia. Por otro lado, la evolución en los últimos años de las redes informáticas y especialmente de Internet, ha sido el factor fundamental que ha hecho que la Seguridad Informática y sus estándares adquieran una importancia vital en el uso de sistemas informáticos en red.
Existe un acuerdo y conciencia general sobre la importancia de la Seguridad de los Sistemas de Información (denominado SSI). La SSI está relacionada con la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información tratada por las computadoras y las redes de comunicación[6]Se usan comúnmente otros términos que en esencia tienen el mismo significado, tales como seguridad de la información, seguridad de las computadoras, seguridad de datos o protección de la información, pero en aras de la consistencia, usaremos el término Seguridad de los Sistemas de Información en el presente articulo.
En los últimos años el departamento de compras de las organizaciones ha tenido una serie de avances en las diferentes tecnologías de la información, esto ha permitido manejar sistemas de información más sofisticados y por supuesto más integrados. Los ERPs son uno de estos sistemas, integrando las grandes áreas de información de una empresa en un solo sistema. Sin embargo se han establecido varios modelos de sistemas ERPs, cada uno con sus respectivas particularidades.
Esto ha permitido tener una gran variedad de sistemas ERPs, para que las diferentes empresas tengan varias opciones a seleccionar. A continuación en el diagrama N°1 mostraremos el esquema típico de un ERP.
5.2. El Componente de la Información[7]
Su propósito es garantizar la base de la transparencia de la actuación del jefe del departamento recompras, la rendición de cuentas y el cumplimiento de obligaciones de información.
Toda información generada en forma endógena o exógena debe contar con las siguientes características:
Confidencialidad
Disponibilidad
Cumplimiento
Confiabilidad
Efectividad
Integridad
Eficiencia
La seguridad desde el punto de vista de la tecnología de información se concentra en la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad.
El componente información cuenta con tres (3) elementos que son:
Información primaria. Su fin es acopiar datos de fuentes externas que afectan el desempeño.
Información secundaria. Su fin es acopiar datos que se origina y/o procesan en el ejercicio de su función.
Sistema de Información. Su fin es generar información orientada a soportar de manera más eficiente la gestión.
5.2. Qué son los ERP?
Diagrama N°1
Fuente: Diseño propio. Esquema básico de un ERP.
El ERP (Enterprise Resource Planning) es una aplicación de Gestión Empresarial diseñada para cubrir todas las áreas funcionales de la empresa.
Los ERP[8]son una forma de utilizar la información a través de la organización de forma más proactiva en todas las unidades de negocio que conforman una empresa como lo son: producción, compras, inventario y cadena de suministros, abastecimiento, finanzas, recursos humanos, logística y distribución, ventas, servicio al cliente y relación con proveedores. Nos encontramos en una época de intercambio con otros países, llamado globalización; en donde las compañías tienen interacción con clientes y proveedores de todas partes del mundo. Este tipo de soluciones ERP les permitirá mantenerse a la vanguardia e innovación para tener éxito en los mercados en los que se desarrollan. Y poder estar al nivel de las empresas de cualquier parte del mundo. Los ERP, han llevado a las empresas a ser agentes de cambio, para obtener el liderazgo en sus mercados. Sin embargo, no es tan fácil que las pymes[9]de nuestro país implementen estas soluciones en sus unidades de negocio y algunas de las razones son:
Están acostumbradas a trabajar en un sistema tradicional en el que la mayoría de las tareas se lleva a cabo aun de manera manual; y piensan que tecnología es simplemente tener una computadora.
Las compañías piensan que la tecnología le elevará sus costos, cuando la relación es al revés, la implementación de la tecnológica traerá consigo la reducción de los costos, el aumento en la calidad, y la eficiencia y eficacia en sus productos o servicios.
Las soluciones ERP tienen precios altos, mas, las soluciones que proporcionan harán que la pyme reduzca costos y aumente la calidad y el servicio al cliente.
Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones, cada uno diseñado para cubrir las exigencias de cada área funcional de la empresa, de tal manera que crea un flujo de trabajo (workflow)[10] entre los distintos usuarios.
Este flujo permite agilizar considerablemente el trabajo cotidiano, permitiendo evitar esas tareas cotidianas tan repetitivas, y permitir el aumento de comunicación entre todas las áreas que integran la empresa. Además y muy importante a considerar, la información que el usuario puede disponer es en tiempo real. Su propia concepción organiza todo por ciclos. Si alguien no cumple su paso se detiene el proceso. Además, fuerza la colaboración entre las áreas, lo que permite compartir la información y generarla de forma oportuna para la toma de decisiones.
5.3 Historia
Debido a la necesidad de automatizar las funciones del departamento de compras, comenzaron a nacer sistemas como: Definición de materiales, productos y materias primas BOM; Materiales en piso (Part Status), pronósticos para proveedores (Vendedor Releases), presupuestos o pronósticos de ventas (Sales Forecast); etc. Pero el control en si del departamento de compras comenzó a aparecer cuando se definió lo que se le llamó MRP, que significa en español Planeación a partir de la capacidad de materiales, que no era otra cosa mas que la definición de los productos en forma de recetas un tanto especializadas y, poder a partir de estas recetas determinar cuanta materia prima se requería para producir lo que se demandaba en un pronóstico de ventas dado y también cuánto costaría esa producción.
La automatización de las funciones del departamento de compras fue evolucionando a algo que se le llamó MRPII, o sea otra vez MRP, pero ahora considerando también las capacidades de las líneas de producción; a partir de las necesidades de reducir costos de inventarios apareció el concepto JIT, que significa justo a tiempo (Just In Time), que agregaba a los MRPII la variante de planear la producción en demandas directas de los clientes, en vez de (o además de) en pronósticos, a fin de reducir los niveles de almacén y los costos involucrados en tales inventarios, además de brindar un mejor servicio a los clientes.
En todo este proceso los fabricantes de software aprendieron mucho, sobre todo aquellos que estaban integrados con empresas progresistas, las cuales adoptaron todas las tecnologías que fueron apareciendo, hasta que de ahí salieron los primeros proveedores de software empresarial, que incluía todas las funciones de una empresa de manufactura, tanto las administrativas, como las propias de manufactura. Fueron estas empresas las que inventaron al poco tiempo el término de ERP, Enterprise Resource Planning, lo que significa: Planeación de la empresa a partir de sus recursos.
Los grandes proveedores de ERP desarrollan actualmente para empresas que no tienen nada que ver con manufactura, como bancos, casas de bolsa, aseguradoras, empresas de servicios.
5.4 Qué permite el Sistema ERP?
Este Sistema (paquete de Software para negocios) permite a las compañías:
Control y seguridad en la gestión de compras.
Automatizar e integrar la mayoría de los procesos de la empresa.
Tener datos y prácticas comunes a lo largo de toda la empresa.
Acceso a la información en tiempo real.
5.5 Objetivo fundamental de los Sistemas ERP
El objetivo de los ERP es coordinar los negocios de la empresa, de la evaluación de proveedores hasta la facturación de los clientes. Además se utiliza para centralizar la base de datos ayudando a que el flujo de información circule por las diferentes áreas de la empresa como lo son gestión de compras, producción, mercadeo, finanzas, y recursos humanos.
5.6. Cómo funcionan los Sistemas ERP
El funcionamiento de un sistema ERP[11]se compone de un servidor el cual "alimenta" a los nodos de los diferentes departamentos de la empresa que cuenten con este programa, el encargado del servidor puede ver todas las ventanas de todos los departamentos y los directivos también tienen una computadora en la cual pueden ingresar a todas las ventanas, cada departamento que cuente con este sistema solo puede ingresar a su ventana de trabajo y solo pueden ver lo que las otras estaciones están realizando.
5.7 Por qué es importante el Mejoramiento Continuo para los Sistemas ERP
Hay muchas pymes que creen que para poder trabajar con los Sistemas ERP se limita únicamente a la implementación de éste. Para que un Sistema ERP sea exitoso dentro de una pyme se debe tener una constante retroalimentación, ya que la tecnología y el mundo de los negocios permanecen en continuo cambio, por lo cual se debe de estar preparado para afrontar diferentes situaciones
5.8 Ventajas Sistemas ERP
Las principales ventajas de este tipo de sistema son las siguientes:
Integración de la cadena de suministro, Compras, producción y proceso administrativo.
Creación de una base de datos común.
Se pueden incorporar mejoras, rediseñando mejor los procesos.
Reducción de costos.
Agilización en las operaciones del Negocio.
Mejor administración de la información.
Incrementa la comunicación y la colaboración mundial.
Ayuda a integrar múltiples sitios y unidades de negocio.
Puede proveer una ventaja estratégica sobre los competidores.
Seguridad y control en los elementos del almacén.
El mayor beneficio que un sistema ERP puede brindar a una empresa, por supuesto tomando en cuenta que se ha implementado efectivamente es que un sistema ERP en la principal FUENTE de información para otros sistemas críticos del negocio. En otras palabras un ERP sirve como base o plataforma para implementar otros sistemas que se alimentarán de la adecuada información que un ERP administre.
Además sirve de plataforma o base para la implementación de otros sistemas que permitan que la empresa evolucione a un negocio electrónico. Entre los sistemas que están sobre un ERP podemos mencionar:
Datawarehouses[12]
Sistemas de Soporte a las Decisiones
CRM
SCM
E-Procurement
Sistemas Expertos
Sistemas de Información Ejecutivos
Otros
Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es que los directivos de las empresas pueden conocer la situación del departamento de compras, en el almacén de productos y de materias primas, por mencionar algunos, con lo cual pueden tomar decisiones más acertadas y en menos tiempo.
Los ERP otorgan a la empresa la posibilidad de reducir sus costos y de ser más competitivas además de tomar ventaja con respecto a su competencia si ésta no cuenta con un sistema como este.
El resultado final de tener un sistema ERP dentro de la empresa es el que incrementa las utilidades de la compañía por medio de la reducción de inventarios, más rápida recolección de efectivo y entrega de pedidos en el tiempo establecido.
Ventajas de los Sistemas ERP para cada área de la Empresa
Las ventajas que ofrece un sistema ERP a compras y otros departamentos son:
Compras: Actividad de la empresa altamente relacionada con el plan de producción, un programa ERP ayuda a que los encargados de compras puedan comprar los materiales correctos a los proveedores correctos en el tiempo correcto y al precio correcto.
Contabilidad y Finanzas: Permite a los encargados de este departamento tener un mejor control de costos y de horas trabajadas, administrar mejor el efectivo y las cuentas bancarias, generar cheques electrónicos, aceptar pagos y pagar cuentas en diferentes monedas, manejar los estados de cuenta, analizar los flujos de efectivo, producir reportes y cerrar los periodos contables de manera más rápido.
Control de inventarios: Optimiza la inversión en inventarios ayudando a reducir los niveles de inventarios y ordenar los productos por número de serie y lote.
Manufactura: En lo que respecta a las operaciones administra la producción en cualquier ambiente estandarizando la producción de altos volúmenes con gran control de la planta de producción, el sistema también ayuda a crear pronósticos de producción y una mejor programación para la producción.
Decisiones Ejecutivas: Un sistema ERP provee una visión más clara de los instrumentos de medición más importantes para una empresa como son el flujo de efectivo, producción y reportes, ayuda a corregir errores que se presenten de manera inmediata. Herramientas adicionales permiten monitorear el funcionamiento interno como: ventas por región o periodo.
Embarque: Administra el almacén y herramientas de embarque lo cual permite controlar todos los embarques de productos terminados ayudando a entregar los pedidos en el tiempo establecido a los clientes por lo tanto reducen las fallas en las entregas y además incrementa la satisfacción del cliente.
Desventajas Sistemas ERP
Una desventaja por la que muchas pymes se detienen para obtener un sistema como este, es el alto costo de estos programas ya que por ser tan complejos se necesita de capacitación para los empleados, además de que este tipo de programas deben ser específicos para cada empresa y deben tener personal capacitado y que solo se dedique a manejar el programa del servidor.
Otras desventajas son:
La implementación puede requerir importantes cambios en la empresa y los procesos.
Es tan complejo que muchas pymes no pueden ajustarse a él.
Requiere de procesos actuales (en curso), por lo cual la implementación puede nunca ser completada.
En el mercado los expertos en Sistemas ERP son limitados, por lo cual se pueden presentar problemas en la contratación.
Ausencia de una verdadera cultura informática dentro de la pyme.
Tratamiento de la información y el control en el departamento de Compras
La especialización del departamento de compras dependerá en gran parte de habilidad con que a la información le de un tratamiento adecuado, las siguientes son algunos de los aspectos más importantes que en la gestión de la información se deben tener en cuenta:
Permitir el control y seguimiento de la gestión de compras desde la generación de la requisición hasta la recepción del material o la certificación del servicio.
Contemplar distintas modalidades de compras: compras por órdenes de compra cerradas (con cantidades y precios pactados con el proveedor), ordenes de compra marco (con precios pactados y sin cantidades), órdenes de compra abiertas (con precio pactado y cantidades estimadas que pueden variar según condiciones del mercado).
Permitir realizar la requisición de materiales, solicitar cotizaciones, ingresar al sistema las cotizaciones y asignar la cotización seleccionada a una nota de pedido (orden de compra). Esta última dará por cumplida total o parcialmente la requisición. La recepción del material o certificación del servicio será contra esta nota de pedido a la que descontará las cantidades ingresadas.
Configurar circuitos por excepción para el ingreso de materiales que no hayan pasado por compras. Estos circuitos estarán limitados a ciertos rubros de materiales.
Las transacciones que impliquen un ingreso de materiales en la empresa o una certificación de servicio deberán tener un reflejo contable.
Cada artículo podrá tener su cuenta contable asociada, en caso de que no la tenga se tomará la del rubro que corresponda.
Consultar los saldos de lo requerido pendiente de compra por material y/o sector, lo comprado adeudado por los proveedores (pendiente de entrega), por material y/o proveedor, lo que esta en viaje, etc, así como la composición de esos saldos.
Permitir obtener informes operativos de control y gestión así como también información histórica sobre las distintas etapas de la gestión
Conclusión
Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los negocios debe considerar la "información" como un activo muy importante. Es por ello que es necesario que las pymes de la región tengan los sistemas de información adecuados para administrar rápidamente y eficientemente dicha información.
La nueva empresa es una empresa en tiempo real, la cual continua e inmediatamente se ajusta a las cambiantes condiciones de los negocios a través de la inmediatez en la información. Los bienes se reciben de los proveedores y los productos se despachan just in time, reduciendo o eliminando de esta manera la función de bodegaje.
Las pymes tienen la opción de desarrollar sus propios sistemas de información o comprarlos a empresas dedicadas al desarrollo de los mismos. Una opción viable y adecuada es la compra de un sistema ERP, siempre y cuando la empresa que lo adquiera este consciente que para que funcione no solo debe comprar el SW (software) y HW (hardware), sino que además de hacer cambios en la forma de cómo trabajan y lo mas importante es darle seguimiento a estos cambios, independientemente del SW ERP que seleccionen. La implementación de un ERP no es tarea fácil y requiere un compromiso de ambas partes.
Un ERP puede brindarle a una empresa varios beneficios, algunos tangibles como reducción de costos y otros intangibles como satisfacción de los clientes siempre y cuando el ERP se implemente de la forma adecuada. La mala implementación de un ERP puede traer consecuencias no agradables a una empresa. Es por ello que si una empresa desea implementar un sistema de información que le permita automatizar sus operaciones y que le ayude a administrar correctamente la misma, para que esta sirva de base o plataforma para las nuevas aplicaciones que conforman los actuales negocios electrónicos, y necesitan tener una fuente confiable de información, entonces es necesario que estas implemente un ERP, ya sea desarrollado por otras empresas o por ellos mismos, ya que estos sistemas cumplen con los requerimientos inherentes de estas nuevas aplicaciones.
Un administrador del departamento de compras actual debe ampliar sus conocimientos sobre conceptos, metodologías y estrategias para la adquisición de bienes y servicios, basándose en las nuevas tecnologías de la información.
Bajo el concepto de información multidimensional y su relación con el proceso de manejo y administración del departamento de compras, se deben desarrollar habilidades de los requerimientos de información necesarios por la organización para apoyar la toma de decisiones en compras; capaz de crear el modelo de información que soporte el análisis de la información y se familiarice con diferentes productos que permitan la creación y explotación de modelos de información, analizando su beneficio en la empresa y sobretodo en el entorno en que se encuentre.
En una pyme, al proponer soluciones a un problema, generalmente no hay una mejor opción o es difícil apuntar a una razón específica que haya causado un problema. Se deben presentar los diferentes puntos de vista, ideas o posibles soluciones y se analiza cómo es que lo que se conoce de la disciplina de Administración de Sistemas de Información puede resultar de utilidad para resolver o prevenir este tipo de problemas en el futuro. El administrador del departamento de compras, o staff de administración, es considerado como factor clave para el éxito y evolución de la pyme, y debe estar en constante aprendizaje.
Un sistema de información es un conjunto de personas, recursos, métodos de trabajo, procesos de información que interactúan entre sí para ayudar a la toma de decisiones en función de los objetivos institucionales.
Bibliografía
CAMACHO, Salvador. (1997). Planeación de Recursos Empresariales.
HERNANDEZ, José Antonio. (1999). SAP R/3. Ed. Mc GrawHill, Santafé de Bogotá (Colombia), Abril de 1998
PUERTO, Luís Alfredo. (2000). Impacto de las soluciones de Planeación de Recursos Empresariales (E.R.P.), Junio del 2000
Tapscott, Don. The Digital Economy. Macgraw Hill. ISBN 9586005615.
Quinn, James Brian. Intelligent Enterprise: A Knowlegde and Service Based Paradigm For Industry. The Free Press. New York 2002.
Laudon, Kenneth C. y Laudon, Jane P. Management Information Systems. Ed. Pearson Prentice Hall. New Jersey, USA 2004.
Kewill Systems; ; USA 2003.
Revista Computer World, Número 259, Año 2002.
Alan Bryden, ISO Management Systems Magazine, ISBN 978-92-67-02017-4,
Messner, William A. La Gerencia de Compras. Una Guía para Comprar con Éxito. Ed. Norma, Bogotá 1996. 384 p.
Granda Escobar Ruben Dario, Manual de Control Interno. Grupo Editorial Nueva Legislación.
Autor:
Harold Edgar Perea Sierra
Harold Arabia Rios
Datos de los Autores:Harold Arabia Rios, Ingeniero de Sistemas de Wayne State University, con Maestría en Ciencias Computacionales de Wayne State University y especialista en Seguridad Informática. Docente de Informática de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales y coordinador del grupo de investigación en Finanzas y Negocios Internacionales. harabia[arroba]usc.edu.co
Harold Edgar Perea Sierra, Contador Público de la universidad Santiago de Cali, especialista en Revisoría Fiscal de la universidad Santiago de Cali , Magíster en Administración de la Universidad del Valle, docente e investigador del programa de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales.
Colombia, Mayo de 2009
[1] Los capítulos del Manual de referencia señalan etapas que no son secuenciales para la implementación del SCCP según los requisitos ISO 9001:2000, por lo que es necesario que el Departamento de Compras defina las principales etapas de implementación, dentro de las cuales se podrá considerar: situación actual de la organización con respecto a los requisitos ISO 9001:2000, preparación del equipo de trabajo, comunicación al interior del Departamento de Compras, capacitación en requisitos normativos, definición de alcance, principales procesos y exclusiones, definición de política y objetivos de calidad, diseño de procedimientos documentados, marcha blanca e implementación de procedimientos documentados, auditoria interna de calidad, auditoria de certificación (para el año siguiente).
[2] EOQ, Economic Order Quantity, Messner, 1996
[3] Economía Digital, Pág. 44
[4] Proyecto de Investigación: "La Importancia del Proceso de Compras en las Pymes: propuesta de un modelo gerencial".
[5] Sistema: Viene del griego systema, que significa conjunto de reglas, principios o medidas, enlazados entre sí. Conjunto de cosas o partes coordinadas según una ley, o que, ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a determinado objeto o función. Colección de definiciones y reglas operativas que se introducen con un objetivo definido común ya sea natural o no natural.
[6] Se define como la cadena de comunicación que los nodos que conforman una red usan para comunicarse. Es un conjunto de dispositivos físicos "hardware" y de programas "software", mediante el cual podemos comunicar computadoras para compartir recursos (discos, impresoras, programas, etc.) así como trabajo (tiempo de cálculo, procesamiento de datos, etc.).
[7] Granda Escobar Rubén Darío, Manual de Control Interno. P.338
[8] Significado en español de Planeación de Recursos Empresariales o Enterprise Resource Planning en inglés.
[9] Resulta inadecuado utilizar frases como "la empresa PYME", ya que la sigla hace referencia al mismo tiempo a empresas tanto medianas como pequeñas, por lo que la afirmación puede dar lugar a confusiones. Es más apropiado hacer referencia al ente como "la empresa pequeña" o "la empresa mediana".
[10] Para controlar el flujo de trabajo de un elemento de trabajo, hay que definir su estado inicial, sus estados válidos, las transiciones aceptadas entre esos estados y los usuarios o grupos que tienen permiso para realizarlas.
[11] "El ERP no es un paso mayor, pero si una expansión del MRP II, con nuevas aplicaciones a través de la incorporación de tecnología moderna a la empresa, como el concepto Cliente-Servidor y EDI (Intercambio de Información Electrónica), que han provisto de mayor alcance al uso de la misma filosofía." [RALSTON, citado por CAMACHO, 1997: 2]
[12] Tipo de herramientas tecnológicas diseñadas para facilitar el trabajo y permitir que los recursos sean administrados eficientemente intercambiando y conocimiento dentro y fuera de las organizaciones.
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