El control interno y la gestión de compras: nuevas técnicas de seguridad y eficiencia

1. Resumen
3. Definición
4. Controles aplicados a la gestión de compras y su departamento
5. Perfil del Cargo por Competencias Laborales
6. De la información emitida por el departamento de compras
7. Ventajas de los Sistemas ERP para cada área de la Empresa
8. Desventajas Sistemas ERP
9. Tratamiento de la información y el control en el departamento de Compras
10. Conclusión
11. Bibliografía

Resumen

Uno de las áreas más importantes de las organizaciones modernas es el departamento de compras y la tecnología que alrededor de este departamento se pueda implementar.

En el presente artículo se tratan ampliamente todos los temas relacionados con el control interno que el departamento de compras debe implementar para una eficiente seguridad en los procesos que este realiza. Estos controles están dados en cada una de las posibles deficiencias que se puedan presentar en el transcurso de la gestión y adquisición de las compras, así mismo, se explica detalladamente cada uno de los controles recomendados y el porque se deben aplicar con el mayor énfasis para un efectivo cubrimiento en las distintas áreas con las cuales se relaciona. Para una mejor comprensión se incluyeron el perfil y las responsabilidades por competencias de la dirección del departamento de compras para que dicha gestión se pueda desarrollar en forma efectiva.

En el actual sistema de compras de la mayoría de empresas, los técnicos seleccionan los productos que necesitan y el departamento de compras hace el acopio de los materiales. Lógicamente, la precisión de la comunicación entre departamentos es esencial. Una óptima gestión del departamento de compras y su relación con los proveedores, pasa por conocer la logística inversa, que se encarga de gestionar el retorno de las mercancías en la cadena de suministro de la forma más efectiva y económica posible, y sin dejar de lado la aplicación de los nuevos sistemas de gestión empresarial (ERP).

Dentro del engranaje de toda empresa, el departamento de compras es uno de los más importantes. Este no podría operar de manera adecuada si no estuviera integrado y automatizado en todo momento con los Departamentos de Ventas, almacén e Inventarios y producción. Por ejemplo, cuando el Departamento de Producción necesita materia prima, automáticamente el ERP avisa qué es lo que está faltando y qué cantidad, para poder continuar con la producción y cumplir con las fechas de entrega de producto al Departamento de Ventas. De manera instantánea el ERP le sugiere y genera las órdenes de compra de materia prima al Departamento de Compras, y que a la vez el Departamento de Administración lo contabiliza. Todo este proceso sucede de manera rápida y sistemática ya que el ERP facilita las operaciones reduciendo errores y tiempos de operación.

Además, el ERP hace saber el rendimiento de la materia prima recién adquirida para calcular en cuanto tiempo se tienen, y que materiales se van necesitando y cuando se pueden tener. En pocas palabras hace la planeación de la producción para que se puedan tener las órdenes de compra para los proveedores.

Por lo anterior, los autores del presente articulo han considerando que es importante que el departamento de compras y los sistemas de información trabajen siempre de la mano en común beneficio de las organizaciones modernas, aportando seguridad, confianza y transparencia a la alta gerencia de la empresa.

Los conceptos tratados en el presente artículo son producto de la experiencia y tratamiento que sobre los temas tienen los autores, también han sido reforzados por las experiencias de varios jefes de departamentos de compras de empresas de la región y por el resultado de experiencias investigativas sobre el tema que los autores han desarrollado.

Palabras Clave: Administración, Compras, Inventarios, Control, Informática, riesgos.

Key Words: Purchasing Department, inventories, Control, Tic"s.

Abstract:

One of the most important areas of modern organizations is the purchasing department and technology department about this can be implemented.

Product of organization done investigations, to economic sectors publish and private, and within the investigation project "the Importance of the Process of Purchases in the SMEs: proposal of a managemental model", some concepts regarding the control in the management of purchases appear, considering the conclusions of the project of investigation, the acquired experiences and the done academic interchanges with Heads of Purchases.

To speak of the process, the control of management of purchases would give for an extensive article where a complete analysis became, from the initiation of the process to the culmination of this, nevertheless we have considered that would be but interesting to raise some aspects regarding the control, that helps the reader to reflect on the internal controls that are due to apply in their activity and around the management of purchases.