El control del efectivo, un reto en el mundo actual

Introducción

Debido a las transformaciones por las que ha venido transitando la economía, se han creado instituciones con el fin de acrecentar los métodos de control de los recursos, tanto monetarios como financieros de las entidades estatales. Como muestra de ello se encuentra la Gerencia de Seguridad y Traslado de Valores S.A. (TRASVAL), perteneciente al MININT, creada el 1 de noviembre del 2003. La cual tiene como actividad diaria brindar servicios de recogida, traslado, manipulación, depósito y custodia de valores de cualquier tipo que le sean solicitados por clientes nacionales e internacionales, sean estatales o privadas, la mensajería en todas sus variantes, la prestación de servicios en materia de gestión y seguridad bancaria, que por su valor económico y expectativas que generan o por su peligrosidad o interés estatal, puedan requerir protección especial, así como igual protección de valores en eventos de cualquier tipo en el territorio nacional, además de la comercialización de equipos, medios, objetos y sistemas de protección y seguridad.

En este sentido, la Empresa de Servicentros Cupet UEB Sancti Spíritus, con domicilio legal en Céspedes No 1 entre Línea y Ferrocarril, manifiesta la necesidad de contar con un procedimiento que le facilite un control más oportuno del efectivo proveniente de las ventas de combustibles y lubricantes en los Servicentros.

Diseñar un procedimiento que regule el sistema para el cuadre, conciliación y contabilización del efectivo recogido por TRASVAL en la Empresa de Servicentros Cupet UEB Sancti Spíritus, es una tarea de vital importancia, pues en los momentos actuales se hace indispensable proteger los escasos recursos con que cuentan las, máxime cuando se trate de la relación entre efectivos y combustibles.

El presente trabajo tiene como objetivos los siguientes:

• Definir brevemente lo relacionado con los efectivos

• Diseñar un procedimiento que cubra las necesidades de control del efectivo por parte de la UEB Sancti Spíritus.

• Mostrar el procedimiento para supervisar, fiscalizar y controlar los efectivos tanto por los administradores y contadores de los Servicentros.

DESARROLLO:

El Sistema Financiero Internacional

El Sistema Financiero cumple la misión fundamental de captar el excedente de los ahorradores y canalizarlos hacia los prestatarios públicos o privados. Esta misión resulta fundamental por dos razones:

a)   La falta de coincidencia de los ahorradores e inversores, es decir, las unidades que tienen déficit son distintas de las que tienen superávit.

• b) Los deseos de los ahorradores no coinciden con los de los inversores, el grado de liquidez, seguridad y rentabilidad de los activos emitidos por estos últimos, por tal razón es que los intermediarios han de llevar a cabo una labor de transformación de activos, para hacerlos más aptos a los deseos de los ahorradores.

El grado de eficiencia logrado en este proceso de transferencia será tanto mayor cuanto mayor sea el flujo de recursos de ahorro generado y dirigido hacia la inversión productiva y cuanto más se adapte a las preferencias individuales.

En la actualidad, el Sistema Financiero Internacional está constituido por una especie de Consejo de Seguridad Económica que es el G-7, los organismos multilaterales como el Banco Mundial y el Fondo Monetario Internacional (FMI), la Banca Nacional e Internacional y nuevos actores que crecen en importancia por el impacto de sus evaluaciones, como son las Agencias Calificadoras de Riesgo. Y en esa cúpula de decisión no se encuentra ninguna participación de los países en desarrollo. Los actores se han modificado y los foros multilaterales de negociación, como las Naciones Unidas, prácticamente han perdido su capacidad, o al menos se ven seriamente limitados para lidiar con los temas económicos y financieros. 

Las Instituciones Financieras Internacionales.

Las Instituciones Financieras Internacionales u Organismos Internacionales de Crédito conceden préstamos a los países miembros, con el objetivo de fomentar el desarrollo y resolver problemas circunstanciales, como por ejemplo problemas en la Balanza de Pagos. Ser país miembro significa, además del derecho a obtener préstamos, el derecho de gozar de ciertos beneficios (asistencia técnica, créditos blandos, etcétera) y tener representantes en la Junta de Gobernadores.

Existen diferentes tipos de Instituciones Financieras Internacionales. Según su ámbito pueden ser Globales (como el Banco Mundial o el FMI) o Regionales como el BID (Banco Interamericano de Desarrollo). Pero, sus objetivos, pueden ser: para el desarrollo económico (financiamiento de proyectos de inversiones), como por ejemplo, el Banco Mundial o el BID; o para restablecer equilibrios financieros, como es el caso del FMI, que actúa como una especie de bombero, o sea es un prestamista de última instancia, que por lo general presta dinero a los países cuando ninguna otra institución puede prestárselo.

Se puede resumir que las Instituciones Financieras Internacionales que forman parte del actual Sistema Financiero Internacional son:

• Fondo Monetario Internacional (FMI).

• Grupo Banco Mundial, integrado por:

• Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).

• Asociación Internacional de Fomento (AIF).

• Corporación Financiera Internacional (CFI).

• Organismo Multilateral de Garantías de Inversión (OMGI).

• Centro Internacional de Arreglo de Diferencias relativas a inversiones (CIADI)

• Banco Interamericano de Desarrollo (BID).

• Club de París.

Banco y Fondo como fuente de recursos

Como prestamistas de recursos financieros, ambas instituciones controlan miles de millones de dólares. Sólo el Banco Mundial es el origen de aproximadamente el 60% de la financiación oficial multilateral a países en desarrollo. En la década de los noventa, otorgó unos 22.000 millones de dólares anuales en todo tipo de operaciones. A pesar de que el aumento del movimiento de flujos privados de capital ha hecho que la importancia relativa del Banco Mundial como financiador del mundo en desarrollo sea menor, hay que tener en cuenta que la inversión privada está muy focalizada en un número reducido de países con mejores expectativas económicas, por lo que el papel del Banco y otros financiadores oficiales en los países más pobres sigue siendo particularmente relevante.

En cuanto al FMI, en un principio la asistencia financiera no estaba incluida como hemos visto entre sus principales funciones. Sin embargo, la remodelación de estas funciones a partir de 1973 y el estallido de la crisis de la deuda al principio de los años 80 impulsan la puesta en escena del FMI como un financiador de relieve para los países en desarrollo. Es precisamente en esas fechas cuando Banco y Fondo lanzan sus programas de ajuste estructural, en los que se integran diversas áreas de reforma política, agrupadas en lo que se ha dado a conocer como "el Consenso de Washington".

Los programas de ajuste condicionaban así la concesión de fondos a la implantación de severas medidas de disciplina fiscal, reorientación del gasto público, liberalización financiera y comercial, privatizaciones, promoción de la inversión extranjera directa, etcétera. El propósito establecido de dichos procesos era incrementar los ingresos gubernamentales en divisas mediante el aumento de las exportaciones y disminuir correlativamente el gasto público para sanear la economía nacional.

El fantasma de las crisis financieras

A la ausencia de beneficios demostrados se une por otra parte la constatación de los peligros potenciales que presenta la liberalización para determinados países, fundamentalmente bajo la forma de crisis macroeconómicas, con gravísimas consecuencias para los más pobres. En este sentido, resulta clarificador el ejemplo de los países del sudeste asiático, que a comienzos de los 90 habían liberalizado sus mercados financieros y de capitales impulsados por la presión internacional antes mencionada.

En 1996, los cinco países más afectados por la crisis habían recibido una entrada de capitales de más de 100.000 millones de dólares, la mayor parte invertidos a corto plazo. Tan rápido como entraron volvieron a salir y el balance de 1997 era negativo para estos mismos países: la salida neta de capitales fue de 12.000 millones de dólares. A la salida de capitales le siguió el pánico de los inversores. Y como plantea J. Stiglitz, cuando todos tratan al mismo tiempo de llevar su dinero afuera se presenta un problema económico. Un gran problema económico. Problema al cual se añadió la irresponsable actuación del FMI que, sin ser el culpable de la situación generada, sí tuvo un papel importante en su profundización y en la prolongación de la recesión.

El FMI recurrió de manera inmediata al "kit de emergencia" que ya había utilizado en la crisis financiera padecida en los 80 por América Latina, donde había impuesto medidas como la austeridad fiscal y políticas monetarias más firmes. Sin embargo, la situación asiática poco o nada tenía que ver con la latinoamericana. Los gobiernos ya habían equilibrado sus presupuestos y ajustado sus políticas monetarias.

Aspectos generales acerca de la Política Monetaria

Política Monetaria

La Política Monetaria puede definirse como la acción de las autoridades económicas dirigidas a controlar las variaciones en la cantidad o en el precio del dinero, con el fin de alcanzar determinados objetivos de carácter macroeconómico. Los objetivos generales de la Política Económica, incluida la monetaria, son fijados por el gobierno. Corresponde a la banca central proponer los objetivos monetarios e instrumentar la Política Monetaria aprobada.

El proceso de la Política Monetaria puede describirse esquemáticamente de la siguiente forma: las autoridades económicas se proponen alcanzar determinados objetivos finales (estabilidad en el nivel de precios, crecimiento económico, control del desempleo, equilibrio de la balanza de pagos, estabilidad en las tasas de interés y en los tipos de cambio de divisas, etcétera) a través de la regulación de alguna variable monetaria que actúa como objetivo intermedio (cantidad de dinero, tipos de interés a largo plazo, volumen de créditos, tipo de cambio, etcétera), para lo cual se precisa controlar una variable operativa (oferta de dinero, liquidez bancaria, tipo de interés a corto plazo, etcétera), ligada estrechamente al objetivo intermedio seleccionado. El control de la variable operativa se realiza por medio de un conjunto de instrumentos de Política Monetaria, puestos en práctica por la banca central. Expliquemos un poco más esta lógica.

Mercados Monetarios

Se denomina al conjunto de mercados al por mayor, en los que se intercambian activos financieros que tienen como denominador común un plazo de amortización corto que no suelen sobrepasar los 18 meses, un bajo riesgo y elevada liquidez. En general, no se desarrollan en un lugar específico y presentan un cierto grado de carácter sustitutivo cercano al dinero o dinero.

Ejemplos: Acciones, Bonos, pagarés, letras, títulos hipotecarios.

Un depósito bancario a la vista es un activo emitido por una entidad de depósito (banco, caja de ahorros o cooperativa de créditos); con una remuneración explicita en forma de tipo de interés sobre saldo medio, absolutamente líquido, ya que puede disponerse mediante un simple talón, exento prácticamente de riesgo.

La letra del tesoro se caracteriza por ser un activo público, de corto plazo, materializado en anotaciones en cuenta; emitido al descuento, colocado mediante subasta, con la garantía del Estado, negociado en mercados oficiales, por tanto con liquidez garantizada.

Control interno financiero

Esta constituido por el plan de organización y los métodos, procedimientos y registros que tienen relación con la custodia de recursos, al igual que con la exactitud, confiabilidad y oportunidad en la presentación de información financiera, principalmente, los Estados Financieros de la entidad o programa. Asimismo, incluyen controles sobre los sistemas de autorización y aprobación, segregación de funciones, entre las operaciones de registro e información contable.

El control interno financiero debe brindar seguridad razonable que:

• Las operaciones se ejecuten de conformidad con las normas de autorización aprobadas por la administración, en concordancia con la normativa gubernamental.

• Tales operaciones se clasifican, ordenan, sistematizan y registran adecuadamente, para permitir la elaboración de Estados Financieros, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados u otro marco integral de contabilidad.

• El acceso a los bienes y otros activos, sólo es permitido previa autorización de la administración.

• Los asientos y otras notas contables son registrados para controlar la obligación de los funcionarios de responder por los recursos, así como para comparar periódicamente los saldos contables con los inventarios físicos anuales que practique la propia entidad o programa.

Caracterización de la Empresa de Servicentros Cupet UEB Sancti Spíritus

La Empresa Servicentros de Cupet, perteneciente al Ministerio de la Industria Básica, se encuentra ubicada en Avenida 70 entre 29 y 27, municipio Playa, Ciudad de la Habana. La misma fue creada el 8 de mayo del 2006, según Resolución No. 101 del propio Ministerio.

La misma tiene como objetivo: comercializar de forma minorista combustible y lubricantes en pesos cubanos y pesos convertibles, comercializar de forma mayorista combustibles y lubricantes, brindar servicios de fregado, engrase y ponchera, en moneda nacional y CUC, brindar servicios de arrendamiento de espacios o locales en los servicentros, brindar servicios de alimentación a sus trabajadores en moneda nacional y su misión es comercializar los combustibles y lubricantes de forma eficiente y competitiva, garantizando con seguridad, calidad y confiabilidad la satisfacción de nuestros clientes.

La Empresa Servicentros de Cupet tiene como visión ser una empresa líder en la comercialización de combustibles, con recursos humanos competentes que garantizan resultados positivos en el Perfeccionamiento Empresarial y la máxima satisfacción de los clientes; que ha logrado la certificación de sus sistemas de Gestión de la Calidad y Ambiental e igualmente ha contribuido eficazmente al proceso de ordenamiento de la comercialización de combustibles en el país.

La visión, congruente con el objeto empresarial y misión, se materializa en:

• Un sistema de comercialización y control de los combustibles.

• Los costos de la comercialización de los combustibles.

• El nivel de rentabilidad.

Esta empresa cuenta con 14 Unidades Empresariales de Base en todo el país, entre ellas la UEB Sancti Spíritus (Anexo No. 1), en la cual se realiza el presente trabajo.

Diseño de un procedimiento para el control del efectivo por ventas de combustibles y lubricantes a través de TRASVAL en la UEB Sancti Spíritus

La empresa vende sus mercancías (combustibles y lubricantes) a la red minorista en Servicentro mediante tarjetas prepagadas (FINCIMEX) y efectivo en CUC, recogida mediante los servicios de TRASVAL, éste recogerá el efectivo en cada Servicentro, según contrato firmado con la periodicidad pactada acorde al nivel de efectivo recaudado por estos en cada provincia.

La recogida se efectúa directamente en los Servicentro, mediante bolsas que se sellan adjunto al modelo Carta de Porte para la entrega a TRASVAL del efectivo.

Se establece que los Servicentro efectúen un contrato donde en una de sus partes establezca los términos de recogida por Servicentro del efectivo acorde a los lineamientos aprobados por la UEB:

Regulaciones Generales para el fondo en todos los Servicentros.

• 1. El contador es el único que posee la combinación de la Caja Fuerte, existiendo copia de la misma en sobre sellado en poder de la Administración.

• 2. Las Cajas Fuertes tienen que cumplir las medidas de seguridad y protección tales como: enrejadas o empotradas.

• 3. En la Caja Fuerte no se custodian recursos monetarios ajenos a la entidad.

• 4.  En la Caja Fuerte no se custodian otros recursos que no sean para lo que están diseñados, tales como fondo para cambio y efectivo recaudado.

• 5. El efectivo recaudado no se puede utilizar con otro fin, que no sea el de la entrega a TRASVAL, para su posterior depósito en banco, cumpliendo estrictamente con los plazos acordados, según contrato con dicha empresa.

• 6. El contador tendrá Acta de Responsabilidad Material sobre el efectivo Recaudado que se encuentre depositado en la Caja Fuerte.

• 7. Los Cajeros Dependiente Jefes de Brigada tendrán Acta de Responsabilidad Material sobre Fondo para Cambio y el efectivo Recaudado que está en la Caja Registradora.

• 8. En caso de existir problemas en el funcionamiento de la Caja Registradora la venta en efectivo se realizará a través del modelo VALE DE VENTA (Anexo No 9).

• 9. De existir cobros en billetes de 50.00 y de 100.00 se deben reflejar en el modelo CONTROL DE BILLETES (Anexo No. 10).

• 10. El contador actualizará diariamente el Modelo "Movimiento Diario de Efectivo en Caja", el cual debe reflejar las ventas diarias según Caja y tiene que estar cuadradas con las ventas que refleje el Balance de Combustible. Este modelo se firma en Hecho por el Contador y Aprobado por el Administrador (Anexo No. 11).

• 11. El contador del servicentro enviará todos los lunes por vía Correo a la UEB el Modelo del Movimiento Diario del Efectivo, y además el Balance de Combustible acumulado del mes.

• 12. En la UEB se registrarán en el Modelo Control de Trasval todos los Estados de Cuentas entregados por TRASVAL, verificando que este deposite en banco le efectivo contado, la UEB verificará la veracidad de los depósitos a Trasval siguiendo lo establecido más adelante.

• 13. El Fondo para Cambio se arqueará según:

a) Programación establecida para efectuar por los Servicentros.

• 1- Se realizará un arqueo tanto del efectivo recaudado como del Fondo para Cambio en las Cajas Registradoras en los Cambios de turnos: 7:00 pm (Anexo No. 6).

• 2- Se realizará una Liquidación de Turno a las 7:00 am por parte de los cajeros dependientes Jefes de Brigadas (Anexo No.7).

• 3- Se realizará un arqueo de Fondo para Cambio a la 7:00 am en la Caja Registradora por parte de los Cajeros Dependientes entrantes y salientes para entregar el fondo al cajero entrante.

4- Se confeccionará un modelo Recibo de Efectivo a las 7:00 am donde el Cajero Dependiente Jefe de Brigada saliente le hace entrega del efectivo recaudado al contador, para ser custodiado en Caja Fuerte hasta su recogida por TRASVAL. La suma de los importes reflejados en estos Recibos serán el total del efectivo que se custodie en la Caja Fuerte (Anexo No. 8).

b) Sorpresivamente, por la UEB o la Empresa (Anexo No. 5).

c) Al sustituirse el cajero (Anexo No. 5).

Límites máximos para el Fondo para cambio

Los cambios en los límites máximos solo serán facultad del consejo de dirección de la empresa.

La UEB tiene la facultad de acuerdo a las ventas, de establecer fondos aprobados por debajo de los límites máximos, expuestos en la tabla que a continuación se muestra:

Es obligatorio por la UEB, entregar la responsabilidad material, y /o modificación del fondo aprobado por escrito a cada Servicentro el mismo debe estar firmado por el Económico de la UEB, y el que recibe Director y Contador del Servicentro. A su vez el Servicentro le confeccionará el acta de responsabilidad material a los cajeros dependientes del fondo para cambio.

Efectivo por depositar

Después de la entrega del efectivo recaudado por el cajero pagador al contador este lo cuenta y guarda en las bolsas habilitadas al efecto, sellándolas y confeccionando la carta porte en original y dos copias en presencia del administrador, para su depósito en la caja fuerte del servicentro hasta tanto sea recogida por TRASVAL.

Este procedimiento es diario, por lo que no puede quedar efectivo por depositar en los servicentros al cierre del día que no se encuentre en dichas bolsa debidamente sellado y confeccionada su carta de porte.

Cuadre del efectivo por depositar

Pasos a seguir:

1ro. Arqueo del Fondo de caja.

2do. Solicitar a caja el repote de venta (resumen de venta diaria).

3ro. Cuadre del arqueo de caja y el reporte de venta.

4to. Se retira la cinta auditora de la caja (solamente autorizado a retirarla por el económico del servicentro, o auditor y puede retirarse en cualquier momento que se requiera).

5to. Cuadre del Reporte de venta con la cinta auditora.

6to. Cuadre final con la factura del SILVER, que refiere litros vendidos en efectivo e importe diario.

Toda la documentación debe estar archivada, diariamente como constancia del cuadre.

Confección, distribución y liquidación de las cartas de porte

La carta de porte se confecciona diariamente, cada vez que se cierran las operaciones del día.

Las cartas porte están identificadas por colores:

• 1. Original Blanca

• 2. Copia Amarilla

• 3. Copia Verde

• 4. Copia Rosada

La copia blanca y rosada se la lleva TRASVAL, junto a la bolsa de valores, y la copia amarilla se archiva en el Servicentro como constancia de la entrega de efectivo firmada en recibida por TRASVAL.

Posteriormente, TRASVAL devuelve la copia rosada a la UEB firmada y acuñada, como constancia de la entrega en la sala de conteo y acreditación de TRASVAL, adjunto a los Estados de Cuenta del efectivo depositado en el banco.

Con carácter obligatorio la entrega por TRASVAL a la UEB de los Estados de Cuenta adjunto a las copias rosadas es necesario coordinarlo con esa entidad para su entrega diaria.

Confección del cuadre diario de caja por los Servicentros

El Servicentro además elabora el cuadre de caja diario, en este modelo se desglosan los ingresos diariamente, reflejando en cada uno el numero de la carta de porte por la que fue entregado a TRASVAL o por la que se queda en depósito para su entrega.

Cuadre y conciliación en la UEB

El económico de la UEB, diariamente recibirá de TRASVAL el Estado de Cuenta adjunto a la copia rosada de la carta de porte y cuadrarán los ingresos según reporte, con las ventas efectuadas según Balance de Combustible por Servicentro y con los ingresos en banco según conciliación bancaria, confeccionando el modelo Anexo No. 3. Este modelo se confecciona en la UEB a partir de los balances de combustibles diarios (ventas en efectivo) y los ingresos por bancos según Estados de Cuentas, permitiendo conciliar lo vendido en efectivo/ recogido por TRASVAL y los depósitos en bancos permitiendo detectar cualquier irregularidad en el transcurso del mes.

Se confecciona por el económico de la UEB y sirve de soporte para la confección del modelo Anexo No. 4. Ambos modelos deben ser firmados por el económico y el Director de la UEB.

A final de mes y como cierre de operaciones, la UEB recibirá de los Servicentros:

• Una copia del arqueo de caja al cierre de las operaciones del último día de cada mes.

• Una copia del movimiento diario de efectivo al cierre de las operaciones del último día de cada mes.

EL Anexo No. 4 constituye el resumen a nivel de UEB de todo el movimiento acumulado del mes referido a las ventas/ entrega/ recibo y depósito del efectivo.

Se confecciona en original y copia a partir de los datos del modelo Anexo No. 3 y del arqueo de caja al cierre de las operaciones del mes por los Servicentros. Este modelo será certificado con la firma del económico y el Director de la UEB y entregado a la dirección contable-financiera de la empresa al cierre de cada mes junto a los Estados Financieros.

La cifra reflejada en este modelo coincidirá con las reflejadas en el Balance de Comprobación de Saldos, según la cuenta que corresponda. Ver contabilización a continuación:

Contabilización

Asiento #1 Ventas en efectivo:

Debito 102 – 60 -servicentro Efectivo en caja por depositar

Crédito 908 Ventas en Cuc

Por los ingresos en caja derivados de la venta en efectivo CUC

Asiento #2 Efectivo recogido por Trasval.

Debito 104-9999-servicentro Efectivo en poder de Trasval

Crédito 102 -60 -servicentro Efectivo en caja por depositar

Contabilizando los ingresos recogidos por Trasval, por la venta de efectivo CUC.

Asiento #3 Ingresos en Banco

Pendiente por depositar, efectivo en caja

Debito 115 Efectivo en Banco CUC

Crédito 104-9999-servicentro Efectivo en poder de Trasval

Contabilizando los ingresos en banco según estado de cuenta.

Conclusiones

• El análisis de la bibliografía sobre el Sistema Monetario Actual constituye un aspecto de vital importancia para la actualización sobre el tema, así como para su vinculación con el entorno que nos rodea.

• El procedimiento propuesto cubre las necesidades del control del efectivo en los Servicentros de la Empresa de Servicentros de Cupet UEB Sancti Spíritus, para favorecer los resultados de la entidad.

• La implantación del procedimiento será supervisado, fiscalizado y controlado mediante diferentes herramientas de control descritas en el mismo.

Bibliografía

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Strange, S. (1999). Dinero loco. El descontrol del Sistema Financiero Mundial, Barcelona.

Toussaint, E. (2003). La Bolsa o la vida. Las finanzas contra los pueblos. La Habana: Editorial Ciencias Sociales.

Autor:

Lic. Teresa Valdivia Casanova.

Lic. Beatriz Díaz Rodríguez.

Msc. Naisa Esther Pérez Rodríguez.

Institución: Filial Universitaria Municipal Cabaiguán.

Universidad de Sancti Spíritus "José Martí Pérez"