Estandarización procedimientos, sistema gestión operativa (página 2)
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
Palanquillas: Productos semi elaborados de sección transversal cuadrada maciza, provenientes de procesos de solidificación vía Colada Continua. Se utilizan como materia prima en procesos de Laminación en Caliente. (Ver figura N° 13)
Figura N° 13. Palanquillas
Fuente: Intranet SIDOR, 2011
Figura N° 14. Planchones
Fuente: Intranet SIDOR, 2011
Planchones: Producto semi terminado de acero, de sección rectangular, obtenido por procesos de Colada Continua para su aplicación en trenes de laminación, en la producción de chapa Laminada en Caliente. (ver figura N° 14)
Productos planos
Hoja cromada: Acero de Bajo Carbono, Laminado en Frío a espesores finos, recubiertos con una capa de cromo aplicada mediante un proceso electrolítico para su uso en la industria de envases. Sectores a los cuales está destinado: Envases, Automotriz y Transporte. (Ver figura N° 15)
Figura N° 15. Producto de Hoja Cromada
Fuente: Intranet SIDOR, 2011
Figura N° 16. Producto de Hojalata
Fuente: Intranet SIDOR, 2011
Hojalata: Acero de Bajo Carbono, Laminado en Frío a espesores finos, recubiertos con una capa de Estaño aplicada mediante un proceso electrolítico para su uso en la fabricación de envases, principalmente para la industria alimenticia. Sectores a los cuales está destinado: Envases, Electrodomésticos, Automotriz y Transporte. (Ver figura N° 16)
Laminados en caliente: Los productos laminados en caliente se producen aplicando un proceso termomecánico para reducción del espesor del planchón sometido a altas temperaturas. Son utilizados por una variedad de consumidores industriales en usos tales como la fabricación de ruedas, piezas automotrices, tubos, cilindros de gas, entre otros. También se emplean en la construcción de edificios, puentes, ferrocarriles y chasis de automóviles o camiones. Los productos laminados en Caliente se pueden proveer como bobinas o láminas cortadas a una longitud específica.
Laminados en frío (LAF crudo): Las chapas Laminadas en Caliente son sometidas a un proceso de Laminación en Frío donde se obtiene la reducción de su espesor, una mayor aptitud al conformado y un mejor aspecto superficial, obteniendo un producto apto para una amplia gama de aplicaciones. El acero Laminado en Frío sin recocer, posee una baja ductilidad y está destinado a procesos posteriores de Galvanizado por inmersión en caliente o Recocido.
Productos largos
Alambrón: Producto largo de sección circular que se obtiene por Laminación en Caliente y enrollado, a partir de las Palanquillas. El Alambrón es comúnmente trefilado para producir alambres de diversas calidades y también para la fabricación de pernos y clavos. Sectores a los cuales está destinado: Industrial, Agrícola, Construcción, Soldadura, Trefilado.
Barras/Cabillas: Productos que se utilizan como refuerzo de concreto. Su superficie está provista de rebordes (corrugaciones) que inhiben el movimiento relativo longitudinal entre la varilla y el concreto que la rodea.
Sectores a los cuales está destinado: Construcción e Infraestructura.
Productos terminados
SIDOR al estar situada entre el río Orinoco y una autopista que la conecta con el resto del país, la salida de los productos puede efectuarse de una manera fluida y eficiente.
Para la distribución a nivel nacional, se apoya en empresas transportistas que le garantizan la movilización de sus productos hacia los diversos puntos de entrega.
Para atender sus mercados, Sidor cuenta con las siguientes instalaciones de almacenamiento y despacho:
Almacenes
Sidor dispone de amplios y espaciosos almacenes dentro de la planta para proteger y mantener ordenadamente tanto los productos en proceso como los terminados. Los despachos a clientes nacionales se efectúan desde allí, siguiendo las normas establecidas de carga, peso, amarre y seguridad.
Estas características le permiten a Sidor ubicar sus productos de manera rápida y eficiente en Venezuela y el resto del mundo.
Puerto
Para el mercado de exportación, Sidor dispone de un puerto ubicado en la margen derecha del río Orinoco, a la altura de la milla 195, de la desembocadura en el Océano Atlántico. Esta ubicación asegura una navegación fluvial de 16 horas hasta los puertos de la zona (Matanzas), donde se procede a la carga del material con destino a los puertos ubicados en diversos continentes. Estas características le permiten a Sidor ubicar sus productos de manera rápida y eficiente en Venezuela y el resto del mundo.
Identificación del área de pasantía
Gerencia de Planificación y Control adscrita a la Presidencia Ejecutiva.
Tiene como objetivo asistir a la Presidencia Ejecutiva en el control y seguimiento gestional de los planes de producción, presupuestos, planes de inversión, comercialización, finanzas, administración, planeamiento ingeniaría y medio ambiente, calidad, alertando sobres los desvíos presentados, en términos de calidad, cantidad, oportunidad, seguridad; así como en la elaboración de trabajos estratégicos como soporte para, la articulación informativa, comunicacional, con todas las direcciones, apoyo en la coordinación y desarrollo de la reuniones de la dirección, formulación de presupuestos e identificar, avizorar áreas de amenazas y fortaleza, formulando la acción para corregir desviaciones a fin de satisfacer los requerimientos de los clientes internos, externos, normas de calidad vigentes, garantizar los márgenes de rentabilidad propuestos por la empresa.
Elaborar estudios de factibilidad de los proyectos de inversiones, así como también garantizar su ejecución mediante el seguimiento y control de los mismos, realizando el análisis técnico de las inversiones entre Sidor y empresas del Estado, así como también las inversiones que parten de convenios Internacionales (Empresas Mixtas, Proyectos de Complementariedad y Empresas Espejo).
Garantizar el cumplimiento de las políticas establecidas en la empresa y con la Norma de Calidad ISO 9001 vigente.
Unidad de Estimación de Costos
La Unidad de Estimación de Costos tiene como objetivo establecer los presupuestos base para cada uno de los procesos licitatorios que se realicen en SIDOR, de esta manera se le da cumplimiento a la Ley de Contrataciones Públicas y su reglamento.
A continuación se muestra la estructura organizativa de la Gerencia de Planificación y Control adscrita a la Presidencia Ejecutiva (Ver figura N° 17)
Figura N° 17. Estructura Organizativa de la Gerencia de Planificación y Control
Fuente: Intranet SIDOR, 2011
CAPITULO III.
Diseño metodológico
A continuación se exponen los aspectos referidos al diseño metodológico que fueron utilizados para el desarrollo del estudio que se propone en este proyecto, por tanto, se indica el tipo de estudio que se desarrolló, los instrumentos que se utilizaron y finalmente se especifica el procedimiento que se siguió para el desarrollo del tema "Estandarización de los principales procedimientos involucrados en el Sistema de Gestión Operativa de la Unidad de Estimación de Costos de SIDOR".
Tipo de Estudio
La investigación realizada se considera de tipo proyectiva, descriptiva y evaluativa.
Proyectiva:
La investigación se considera proyectiva porque consiste en la estandarización de los principales procedimientos del sistema de gestión de operaciones, con el cual se pretende crear un sistema de control mediante la organización de actividades, dando cumplimiento a los requerimientos establecidos por la política de calidad implementada por la empresa.
Descriptiva:
La investigación se considera descriptiva ya que es necesario conocer, describir, registrar y analizar toda la información correspondiente al proceso de gestión actual de la Unidad de Estimación de Costos, mediante la interpretación de las distintas percepciones emitidas por los mismos empleados que laboran en el área. Con esto se puede aplicar los análisis de los posibles métodos de estudio a utilizar para determinar su comportamiento, con el fin de proponer la herramienta que mejorará la gestión, alineada a la estrategia corporativa, que permita conducir a la Unidad hacia los resultados deseados.
Evaluativa:
La investigación se considera evaluativa puesto que el objetivo de la investigación o estudio es evaluar y juzgar el método actual de trabajo de la Unidad de Estimación de Costos, mediante la descripción del mismo, y así observar la situación actual de trabajo obteniendo las posibles situaciones donde se puedan aplicar las mejoras al proceso que se realiza actualmente.
Diseño de la investigación
Documental:
Este estudio se elaboró a través de la consulta de textos, documentos electrónicos, publicaciones y toda la documentación relacionada con los procesos realizados en la Unidad de Estimación de Costos. Considerando todos los aspectos representativos necesarios para su argumentación.
De Campo:
Dado que se realizó en el lugar donde se ejecuta el trabajo que se evaluó y en el momento en que ocurrieron los distintos fenómenos objetos de estudio. Lo que permitió la observación y la recolección de datos directamente de la realidad en un ambiente cotidiano, para luego interpretar los resultados, estableciendo relaciones de integración.
No Experimental:
Porque no se pudo observar el nivel de eficacia y organización con la que se trabajaba anteriormente al estudio para poder conocer en que situaciones se puede o se debe mejorar y así cumplir con todos los objetivos propuestos por la unidad.
Población y Muestra
Población:
La población se definió según Arias (2006, p. 81) quien afirma que la población es "un conjunto finito o infinito de elementos con características comunes para los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación". En este caso particular, la población fue finita y se refiere a los principales procedimientos realizados en la Unidad de Estimación de Costos, los cuales se han seleccionado como objetivos de estudio.
Muestra:
En este caso la muestra es igual a la población objeto de estudio debido a que el estudio es realizado en todos los procesos involucrados en la gestión que se lleva a cabo en la Unidad de Estimación de Costos. Por tanto son coincidentes.
Técnicas e instrumentos de Recolección de Datos
Observación Directa
Constituye la principal fuente de información, ya que permitió visualizar, conocer y evaluar cada una de las actividades de la unidad de Estimación de Costos.
Entrevistas no estructuradas
Para facilitar la obtención de información, opiniones, referencias y conocimientos técnicos, se realizarón entrevistas no estructuradas al Jefe de Sector de Estimación de Costos y a los empleados en general, que permitieron la familiarización y la obtención de información precisa y detallada de las actividades que se deben realizar en esta área.
Recursos
Recursos Físicos
Hoja o formato de Seguimiento y lápices: Utilizado en la recolección de información durante la observación directa de las actividades, así como también en las entrevistas realizadas al personal.
Software:
Microsoft Excel: Utilizado para construcción de tablas, entre otros.
Microsoft Word: Utilizado para la trascripción de la información necesaria en la realización de actividades.
Microsoft Visio: Utilizado para la elaboración de diagramas de flujos.
Memoria 512 Mb: Utilizada para almacenar toda la información concerniente al proyecto realizado.
Recurso Humano
Un (1) Asesor Académico: lng. Industrial.
Un (1) Asesor Industrial: Ing. Industrial.
Procedimiento
A continuación se presenta el procedimiento que permitió llevar a cabo este estudio:
1. Investigar documentaciones técnicas (relacionadas a la empresa) y teóricas relacionadas con la elaboración de un sistema de gestión operativa con el propósito de ahondar el conocimiento necesario y obtener la información precisa para el desarrollo del proyecto.
2. Recopilar información concerniente a los procesos realizados por la Unidad de Estimación de Costos, para poder así, analizar la gestión llevada a cabo allí.
3. Diagnosticar la situación actual por medio de la observación directa, para poder establecer los parámetros base que guiaron el desarrollo del estudio y permitirán esclarecer las problemáticas existente.
4. Establecer las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la Unidad de Estimación de Costos.
5. Realizar un análisis FODA de la situación actual de la Unidad de Estimación de Costos, el cual permite definir escenarios claros para la empresa de acuerdo a las características encontradas en el diagnostico.
6. Elaborar mapa general de procesos de la Unidad de Estimación de Costos.
7. Establecer el Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con otras áreas.
8. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con otras áreas.
9. Establecer el Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos.
10. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos.
11. Definir la situación esperada y beneficios a obtener con la utilización de un Sistema de Gestión Operativa.
12. Elaborar de propuesta de mejoras al Sistema de Gestión Operativa de la Unidad de Estimación de Costos de SIDOR.
CAPITULO IV.
Sustentación teórica
Gestión
Es dirigir las acciones que constituyan la puesta en marcha concreta de la política general de la empresa, es tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos marcados
Control
Es un proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de un sistema para que se alcance el desempeño deseado en el mismo.
Control De Gestión
Abarca la determinación de acciones pertinentes para la mejora de la gestión Análisis de Gestión Involucra la identificación de desvíos respecto de lo esperado, a partir de la lectura del informe.
Eficacia
Es la relación que existe entre las actividades planificadas y los resultados obtenidos.
Eficiencia
Es la relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Proceso
Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados con un valor añadido (expresa lo que hay que hacer y para quién).
Procedimiento
Es la forma especificada por la organización para llevar a cabo una actividad o un proceso (determina cómo hay que hacerlo). Puede estar documentado o no.
Flujograma
Una de las características de todas las herramientas básicas es que son gráficas, y por ello ayudan a lograr una mejor comunicación en las discusiones y el análisis. En general, una buena gráfica facilita la comunicación.
Una gráfica que es de utilidad en toda situación es el diagrama de flujo, el cual es un método para describir gráficamente la secuencia (flujo o ruta) de un proceso desde su inicio hasta su final. El diagrama de flujo suele comenzar con los insumos, muestra la transformación ocurridas a estos insumos y termina con el producto final.
Este diagrama ayuda a:
Visualizar globalmente el proceso
Planear y coordinar responsabilidades en diferentes áreas.
Identificar etapas clave o potencialmente problemáticas.
Localizar actividades de control o puntos de medición
Determinar si el proceso actual se apega a los requerimientos del cliente (de no ser así, el diagrama ayuda a modificarlo y rediseñarlo)
A continuación se describen los pasos a seguir para hacer un diagrama de flujo:
1. Definir el proceso específico para el cual se va a elaborar el diagrama de flujo.
2. Identificar los principales componentes del proceso: materiales, máquinas y personas que intervienen en el flujo de las operaciones.
3. Representar la secuencia de actividades desde la primera hasta la última, incluyendo las que se realizan de manera simultánea.
4. Identificar cada una de las operaciones mediante los símbolos.
Símbolos utilizados en los diagrama de flujo
La simbología utilizada es la siguiente (ver tabla N°1)
Tabla N° 1. Símbolos del Diagrama de Flujo
Fuente: Wikipedia, 2011
Análisis FODA
El Análisis DAFO, también conocido como Matriz ó Análisis "DOFA" o también llamado en algunos países "FODA", o en inglés SWOT, es una metodología de estudio de la situación competitiva de una empresa en su mercado (situación externa) y de las características internas (situación interna) de la misma, a efectos de determinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. La situación interna se compone de dos factores controlables: fortalezas y debilidades, mientras que la situación externa se compone de dos factores no controlables: oportunidades y amenazas.
Es la herramienta estratégica por excelencia más utilizada para conocer la situación real en que se encuentra la organización.
Durante la etapa de planificación estratégica y a partir del análisis DOFA se debe poder contestar cada una de las siguientes preguntas:
¿Cómo se puede explotar cada fortaleza?
¿Cómo se puede aprovechar cada oportunidad?
¿Cómo se puede detener cada debilidad?
¿Cómo se puede defender de cada amenaza?
Este recurso fue creado a principios de la década de los setenta y produjo una revolución en el campo de la estrategia empresarial. El objetivo del análisis DAFO es determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo análisis y la estrategia genérica a emplear por la misma que más le convenga en función de sus características propias y de las del mercado en que se mueve.
El análisis consta de cuatro pasos:
Análisis Externo (también conocido como "Modelo de las cinco fuerzas de Porter")
Análisis Interno
Confección de la matriz DAFO
Determinación de la estrategia a emplear
Análisis Externo
La organización no existe ni puede existir fuera de un ambiente, fuera de ese entorno que le rodea; así que el análisis externo permite fijar las oportunidades y amenazas que el contexto puede presentarle a una organización.
El proceso para determinar esas oportunidades o amenazas se puede realizar de la siguiente manera:
a- Estableciendo los principales hechos o eventos del ambiente que tiene o podrían tener alguna relación con la organización. Estos pueden ser:
De carácter político:
Estabilidad política del país.
Sistema de gobierno.
Relaciones internacionales.
Restricciones a la importación y exportación.
interés de las instituciones públicas.
De carácter legal:
1. Tendencias fiscales
Impuestos sobre ciertos artículos o servicios.
Forma de pago de impuestos.
Impuestos sobre utilidades.
2. Legislación
Laboral.
Mantenimiento del entorno.
Descentralización de empresas en las zonas urbanas.
3. Económicas
De carácter social:
De carácter tecnológico:
Rapidez de los avances tecnológicos.
Cambios en los sistemas.
b- Determinando cuáles de esos factores podrían tener influencia sobre la organización en términos de facilitar o restringir el logro de objetivos. Es decir, hay circunstancias o hechos presentes en el ambiente que a veces representan una buena OPORTUNIDAD que la organización podría aprovechar, ya sea para desarrollarse aún más o para resolver un problema. También puede haber situaciones que más bien representen AMENAZAS para la organización y que puedan hacer más graves sus problemas.
Oportunidades
Las oportunidades son aquellos factores, positivos, que se generan en el entorno y que, una vez identificados, pueden ser aprovechados.
Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:
¿A qué buenas oportunidades se enfrenta la empresa?
¿De qué tendencias del mercado se tiene información?
¿Existe una coyuntura en la economía del país?
¿Qué cambios de tecnología se están presentando en el mercado?
¿Qué cambios en la normatividad legal y/o política se están presentando?
¿Qué cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se están presentando?
Amenazas
Las amenazas son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearlas.
Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:
¿A qué obstáculos se enfrenta la empresa?
¿Qué están haciendo los competidores?
¿Se tienen problemas de recursos de capital?
¿Puede alguna de las amenazas impedir totalmente la actividad de la empresa?
Análisis Interno
Los elementos internos que se deben analizar durante el análisis DAFO corresponden a las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a la disponibilidad de recursos de capital, personal, activos, calidad de producto, estructura interna y de mercado, percepción de los consumidores, entre otros.
El análisis interno permite fijar las fortalezas y debilidades de la organización, realizando un estudio que permite conocer la cantidad y calidad de los recursos y procesos con que cuenta el ente.
Para realizar el análisis interno de una corporación deben aplicarse diferentes técnicas que permitan identificar dentro de la organización qué atributos le permiten generar una ventaja competitiva sobre el resto de sus competidores.
Fortalezas
Las Fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase.
Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:
¿Qué ventajas tiene la empresa?
¿Qué hace la empresa mejor que cualquier otra?
¿A qué recursos de bajo coste o de manera única se tiene acceso?
¿Qué percibe la gente del mercado como una fortaleza?
¿Qué elementos facilitan obtener una venta?
Debilidades
Las Debilidades se refieren, por el contrario, a todos aquellos elementos, recursos, habilidades y actitudes que la empresa ya tiene y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organización. También se pueden clasificar: Aspectos del Servicio que se brinda, Aspectos Financieros, Aspectos de Mercado, Aspectos Organizacionales, Aspectos de Control.
Las Debilidades son problemas internos, que, una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.
Algunas de las preguntas que se pueden realizar y que contribuyen en el desarrollo son:
¿Qué se puede mejorar?
¿Que se debería evitar?
¿Qué percibe la gente del mercado como una debilidad?
¿Qué factores reducen las ventas o el éxito del proyecto?
Matriz FODA
Fortalezas | Debilidades | ||||||
AnálisisInterno | Capacidades distintasVentajas naturalesRecursos superiores | Recursos y capacidades escasasResistencia al cambioProblemas de motivación del personal | |||||
Oportunidades | Amenazas | ||||||
AnálisisExternos | Nuevas tecnologíasDebilitamiento de competidoresPosicionamiento estratégico | Altos riesgos – Cambios en el entorno | |||||
Tabla N° 2. Guía de Análisis FODA
Fuente: Wikipedia, 2011
De la combinación de fortalezas con oportunidades surgen las potencialidades, las cuales señalan las líneas de acción más prometedoras para la organización.
Las limitaciones, determinadas por una combinación de debilidades y amenazas, colocan una seria advertencia.
Mientras que los riesgos (combinación de fortalezas y amenazas) y los desafíos (combinación de debilidades y oportunidades), determinados por su correspondiente combinación de factores, exigirán una cuidadosa consideración a la hora de marcar el rumbo que la organización deberá asumir hacia el futuro deseable.
Estandarización de Procedimientos.
Se conoce como estandarización al proceso mediante el cual se realiza una actividad de manera standard o previamente establecida. El término estandarización proviene del término standard, aquel que refiere a un modo o método establecido, aceptado y normalmente seguido para realizar determinado tipo de actividades o funciones. Un estándar es un parámetro más o menos esperable para ciertas circunstancias o espacios y es aquello que debe ser seguido en caso de recurrir a algunos tipos de acción.
El término de estandarización tiene como connotación principal la idea de seguir entonces el proceso standard a través del cual se tiene que actuar o proceder. Al mismo tiempo, esta idea supone la de cumplir con reglas que, si bien en ciertos casos pueden estar implícitas, en la mayoría de las oportunidades son reglas explícitas y de importante cumplimiento a fin de que se obtengan los resultados esperados y aprobados para la actividad en cuestión. Esto es especialmente así en el caso de procedimientos de estandarización que se utilizan para corroborar el apropiado funcionamiento de maquinarias, equipos o empresas de acuerdo a los parámetros y standards establecidos.
Sin embargo, estandarización también puede hacer referencia a la idea de que un elemento, producto, conocimiento o forma de pensar se iguala a los demás. Aquí entra en juego la idea de globalización y mundialización, que supone que un producto o bien de consumo es fabricado de acuerdo a determinadas reglas de estandarización y por tanto se realiza de igual manera en Japón, en Brasil o en la India. La estandarización, entonces, es en este sentido el fenómeno mediante el cual los diferentes procesos de fabricación globales convergen hacia un único estilo que predomina a nivel mundial y que busca establecer similitudes entre cada ítem sin importar de dónde provengan estos o hacia donde vayan. Esta visión del término estandarización ha recibido importantes críticas por representar la anulación de la diversidad a nivel global.
Modelo de Gestión Operacional
El propósito de implementar un Modelo de Gestión Operacional es lograr la mejor articulación entre el entendimiento de los procesos, el uso de la tecnología y el desempeño de las personas que interactúan con la organización (internas y externas), de manera que se cuente con una herramienta que le permita trasladarse de las prácticas actuales a las deseadas.
Un buen Modelo de Gestión Operacional tiene inmersa la definición de roles y responsabilidades de las personas que interactúan con los procesos con el fin de generar un buen sistema de información que beneficie el producto y/o servicio suministrado.
CAPITULO V
Situación actual
En este capítulo se presenta la descripción de la situación actual de la Unidad de Estimación de Costos de la Gerencia de Planificación y Control de SIDOR. Pues antes de comenzar a definir cuáles son los estándares de procedimiento para esta unidad, es necesario conocer toda la información pertinente a las actividades que se realizan y toda el material que se pueda utilizar como base para el desarrollo del procedimiento final, que nos permitirá dar una perspectiva de la actualidad de la unidad a evaluar.
Justificación del Seguimiento
SIDOR, C.A. es una gran empresa, la cual tiene mucho tiempo dentro de la industria siderúrgica nacional e internacional. Esta empresa ha tenido que ir adaptando su estructura organizativa de acuerdo a las leyes y lineamientos impuestos por cada gobierno a lo largo de tiempo. En esta oportunidad, existe una nueva adaptación en la Ley de Contrataciones Públicas y su reglamento. El artículo 39, de la mencionada ley, reza lo siguiente:
Para todas las modalidades de selección de contratistas establecidas en la presente Ley, el órgano o ente contratante debe preparar un presupuesto base de la contratación, cuyo contenido será confidencial hasta que se produzca la notificación oficial del resultado de la selección del contratista, salvo que en el pliego de condiciones se establezca el empleo de éste como criterio para el rechazo de ofertas, en cuyo caso se dará lectura al valor en el definido, al inicio del acto de apertura de los sobres contentivos de las ofertas. Una vez divulgado el presupuesto base se incorporará al expediente de la contratación respectiva. En ningún caso se podrá emplear el presupuesto base como criterio de evaluación de ofertas.
En SIDOR, con el fin de dar cumplimento a esta nueva adaptación de la Ley, se creó la Unidad de Estimación de Costos, la cual se encuentra en un periodo transitorio de incorporación en la estructura organizativa de SIDOR C.A. Por esta razón, no existe un procedimiento estándar detallado que enlace o vincule a esta unidad con las demás áreas o que simplemente establezca los procedimientos de trabajo interno en la Unidad de Estimación de Costos. En consecuencia, para la implementación de nuevos y detallados procedimientos se realizará el seguimiento a la Unidad de Estimación de Costos por ser la responsable de generar los Presupuestos Base para los procesos de contratación en SIDOR C.A.
Descripción de la Situación Actual de la Unidad de Estimación de Costos
La unidad objeto de estudio cuenta con una información propuesta para su organización para el desarrollo de sus actividades, es de aquí que se partirá para la estandarización de los procedimientos principales involucrados en la gestione operativa de la Unidad de Estimación de Costos, teniendo siempre como meta los objetivos estratégicos y así cumplir con las políticas de la empresa.
A continuación se presenta la siguiente información con la que es regida la Unidad de Estimación de Costos de la Gerencia de Planificación y Control de SIDOR.
Procesos Medulares de la Gerencia de Planificación y Control de Sidor.
La Gerencia de Planificación y Control adscrita a la Presidencia Ejecutiva tiene como objetivo:
1. Asistir a la Presidencia Ejecutiva en el control y seguimiento gestional de los planes de producción, presupuestos, planes de inversión, comercialización, finanzas, administración, planeamiento, ingeniería y medio ambiente, calidad, alertando sobres los desvíos presentados, en términos de calidad, cantidad, oportunidad, seguridad.
2. Elaborar trabajos estratégicos como soporte para, la articulación informativa, comunicacional, con todas las direcciones, apoyo en la coordinación y desarrollo de las reuniones de la dirección, formulación de presupuestos.
3. Identificar y avizorar áreas de amenazas y fortaleza, formulando acciones para corregir desviaciones a fin de satisfacer los requerimientos de los clientes internos, externos, normas de calidad vigentes, garantizar los márgenes de rentabilidad propuestos por la empresa.
4. Elaborar estudios de factibilidad de los proyectos de inversiones, así como también garantizar su ejecución mediante el seguimiento y control de los mismos, realizando el análisis técnico de las inversiones entre Sidor y empresas del Estado, así como también las inversiones que parten de convenios Internacionales (Empresas Mixtas, Proyectos de Complementariedad y Empresas Espejo).
5. Garantizar el cumplimiento de las políticas establecidas en la empresa y con la Norma de Calidad ISO 9001 vigente.
Actividades que se realizan en la Unidad de Estimación de Costos
De igual manera, dentro de la Gerencia de Planificación y Control de adscrita a la Presidencia Ejecutiva, se encuentra la Unidad de Estimación de Costos, en la cual se realizan todas las actividades relacionadas al seguimiento de los procesos de contratación de SIDOR C.A., las cuales se mencionan a continuación:
Revisar las Especificaciones Técnicas realizadas por los usuarios, donde se detallan los servicios a contratar por SIDOR C.A y validar que cumplan con el Formato de Especificaciones Técnicas que exige el Sistema Normativo de Sidor.
Realizar visitas técnicas a las áreas usuarias de SIDOR C.A con la finalidad de validar la verdadera necesidad de sus requerimientos y la información contenida en las Especificaciones Técnicas.
Realizar visitas técnicas a los proveedores de los servicios que SIDOR C.A requiere, con el fin de levantar la información suficiente para la elaboración de los presupuestos base.
Establecer los presupuestos base para cada uno de los procesos licitatorios que se realicen en SIDOR C.A.
Elaborar informes contentivos de todas las consideraciones tomadas por la Unidad de Estimación de Costos para la realización de los Presupuestos Base, llamado Resumen de Proceso.
Realizar seguimiento a la adjudicación de cada uno de los procesos de compras, así como el análisis de la tarifa adjudicada.
Realizar revisiones de ofertas hechas por proveedores en caso de que la Comisión de Contrataciones Publicas de Sidor así lo solicite. Esto aplica única y exclusivamente cuando las ofertas realizadas por los proveedores presentan variaciones considerables con respecto a la tarifa presentada en el Presupuesto Base.
Diagrama de Flujo del Procedimiento Actual
Procedimiento: Solicitud y entrega del Presupuesto Base.
Inicio: Solicitud de participación a ESCO en un proceso dado.
Fin: Alimenta Base de Datos de Gestión de Procesos ESCO
Método: Actual
Fecha: 01/01/2012
Seguimientos: Unidad de Estimación de Costos.
Figura N° 18. Diagrama de Flujo del procedimiento actual de la Unidad de Estimación de Costos
Fuente: Intranet SIDOR, 2011
Continuación de figura N° 18. Diagrama de Flujo del procedimiento actual de la Unidad de Estimación de Costos
Fuente: Intranet SIDOR, 2011
Aplicación de la Técnica del Interrogatorio a la Unidad de Estimación de Costos
1. Propósito
1.1 ¿Qué se hace?
Se realizan todas las actividades relacionadas a la elaboración de los Presupuestos Bases para los procesos de contratación de SIDOR C.A, así como las actividades para elaborar revisión de ofertas.
1.2 ¿Por qué se hace?
La finalidad es dar cumplimiento a la Ley de Contrataciones Publicas y su reglamento, así como generar un control previo en los procesos de contratación de SIDOR C.A, estableciendo así un control en los gastos que se deben incurrir.
1.3 ¿Qué otra cosa podría hacerse?
En esta unidad es indispensable, cumplir con la Ley de Contrataciones Publicas y su reglamento, sin embargo, es necesario cuidar todos y cada uno de los detalles en la vinculación con las unidades usuarias así como cada uno de los pasos para la elaboración de presupuestos base, estableciendo tiempos limites en las revisiones de las ofertas y parámetros la entrega de la información.
1.4 ¿Qué debería hacerse?
Se debería crear una serie de pasos que permita llevar a cabo todo el proceso de seguimiento a los procesos de contratación y a la elaboración de presupuesto base.
2. Lugar
2.1 ¿Dónde se hace?
La Unidad de Estimación de Costos presta el servicio en el piso 4 del Edificio Administrativo II de SIDOR C.A.
2.2 ¿Por qué se hace allí?
Porque es el espacio físico establecido por el Departamento de Ingeniería de Medio Ambiente, después de realizar un proyecto de para la ubicación de la unidad.
2.3 ¿En que otro lugar podría hacerse?
La unidad en cuestión podría realizar sus actividades en cualquier oficina ubicada en los edificios administrativos, siempre y cuando este espacio físico cuente con las herramientas necesarias para lograr un desempeño exitoso de sus empleados.
2.4 ¿Dónde debería hacerse?
Debería hacerse en cualquier oficina administrativa que cuente con todas las herramientas y medios necesarios. Por lo que podemos deducir que el espacio físico donde se encuentra la Unidad de Estimación de Costos actualmente es un lugar apto para realizar el trabajo.
3. Sucesión
3.1 ¿Cuándo se hace?
El proceso comienza a justo cuando la unidad usuaria hace una solicitud formal a la Unidad de Estimación de Costos para que revise una especificación técnica asociada al servicio que debe contratarse.
3.2 ¿Por qué se hace?
Se hace porque SIDOR C.A debe cumplir con la Ley de Contrataciones Publicas y su reglamento.
3.3 ¿Cuándo podría hacerse?
Cuando la Unidad de Estimación de Costos comienza la revisión de la especificación técnica.
3.4 ¿Cuándo debería hacerse?
Debería hacerse cuando la unidad usuaria hace una solicitud formal a la Unidad de Estimación de Costos para que revise una especificación técnica asociada al servicio que debe contratarse.
4. Persona
4.1 ¿Quién lo hace?
Los responsables de llevar a cabo el proceso son las unidades usuarias y la Unidad de Estimación de Costos, tanto el jefe como los analistas, así como la Dirección de Abastecimiento y Archivo y Correspondencia.
4.2 ¿Por qué lo hace esa persona?
Porque son las áreas encargadas de según la Ley de Contrataciones Publicas, para realizar estas actividades.
4.3 ¿Qué otra persona podría hacerlo?
Podría hacerlo cualquier profesional en el área de Estimación de Costos.
4.4 ¿Quién debería hacerlo?
Las personas que se consideren aptas y eficientes, y cumplan con los requerimientos en el área de Estimación de Costos.
5. Medios
5.1 ¿Cómo se hace?
Se realiza mediante la utilización de computadoras conectadas en red, herramientas sistemáticas como Microsoft Excel y medios de comunicación como teléfonos e Internet.
5.2 ¿Por qué se hace de ese modo?
Porque ese fue el método que se implanto desde el principio, siguiendo lineamientos del Departamento de Estimación de Costos de PDVSA.
5.3 ¿De que otro modo podría hacerse?
Podría hacerse mediante la utilización del software especializados para la Estimación de Costos.
5.4 ¿Cómo deberían hacerse?
El proceso de elaboración de presupuesto base debería realizar con orden, estableciendo tiempos límites y almacenando documentos respaldo de cada uno de los participantes del proceso.
CAPITULO VI
Situación propuesta
El presente capítulo muestra la propuesta diseñada, donde se presenta el análisis resultante y los procedimientos estandarizados para el control de la Gestión Operativa de la Unidad de Estimación de Costos. Este capitulo consta de las siguientes etapas:
1. Estructurar un análisis FODA, para determinar estrategias que permitan tomar decisiones acordes con los objetivos de la Unidad de Estimación de Costos de SIDOR.
2. Elaborar el Procedimiento de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con otras áreas.
3. Elaborar el Procedimiento Interno de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos.
En función de cumplir cada una de las etapas, se estructuró un análisis FODA de la situación actual de la Unidad de Estimación de Costos, planteando estrategias para el comportamiento de las variables internas y externas de la unidad objeto de nuestro estudio. (Ver tabla N° 3)
Tabla N° 3 Análisis FODA de la Unidad de Estimación de Costos
Fuente: Elaborado por el autor.
En función del análisis FODA anterior (tabla N° 3), y según la información se recabada durante el análisis de la situación actual, a continuación se presenta un mapa de procesos de la Unidad de Estimación de Costos donde se puede apreciar de manera general cada uno de los aspectos involucrados en dicho proceso, creando así una visión mas clara de lo que se debe representar en cada uno los procedimientos que serán propuestos en la presente investigación.
Figura N° 19. Mapa General de Procesos de la Unidad de Estimación de Costos.
Fuente: Elaborado por el autor
Definiciones y Abreviaturas
A continuación se presentan distintas definiciones y abreviaturas involucradas en cada uno de los procedimientos.
ARCO: Archivo y Correspondencia.
Comisión de Contrataciones Públicas (CCP): Es la encargada de velar por la ejecución de contrataciones de obras, bienes y servicios, regidos por la Ley de Contrataciones Públicas. Está conformada por un número impar de personas, sujeta a la Ley.
Concurso Abierto (CA): Es la modalidad de selección publica del contratista, en la que pueden participar personas naturales y jurídicas nacionales y extranjeras, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas, su Reglamento y las condiciones particulares inherentes al pliego de condiciones.
Concurso Cerrado (CC): Es la modalidad de selección del contratista en la que al menos cinco (5) participantes son invitados de manera particular a presentar ofertas por el órgano o ente contratante, en base en su capacidad técnica, financiera y legal.
Consulta de Precios (CP): Es la modalidad de selección del contratista en la que, de manera documentada, se consultan precios a por lo menos tres (3) proveedores de bienes, ejecución de obras o prestación de servicios.
Contratación Directa (CD): Es la modalidad excepcional de adjudicación que realiza el órgano o ente contratante, que podrá realizarse de conformidad con la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.
DIAB: Dirección de Abastecimiento.
ESCO: Estimación de Costos
ET: Especificación Técnica
LCP: Ley de Contrataciones Públicas.
Modalidades de Contratación: Son las categorías que disponen los sujetos de la LCP y RLCP, establecidas para efectuar la selección de contratistas para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras.
NFS: Nota de Fondo de Seguridad
OC: Orden de Compra (se debe cumplir con lo establecido en el Art. 132 del RLCP).
Órgano o Ente Contratante: Todos los sujetos señalados en el Artículo 3 de la Ley de Contrataciones Públicas, en este caso Sidor.
PEA: Presupuesto Económico Anual.
Presupuesto Base (PB): Constituye la estimación de costos razonable de la contratación. Su contenido será confidencial hasta que se produzca la notificación oficial del resultado de la selección del contratista. En caso de establecerse su empleo como criterio para el rechazo de ofertas en los pliegos o condiciones de contratación, se dará lectura al valor en él definido, al inicio del acto de apertura de los sobres contentivos de las ofertas. Una vez divulgado, el presupuesto base se incorporará al expediente de la contratación respectiva. En ningún caso se podrá emplear el presupuesto base como criterio de evaluación de ofertas.
RLCP: Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas.
SOLP (Solicitud de Pedido): Identifica el documento mediante el cual la unidad usuaria o la Dirección de Abastecimiento emite el requerimiento para la adquisición de un determinado bien, servicio u obra.
Unidad Contratante: Es la unidad responsable de solicitar y analizar las ofertas, preparar el informe de recomendación y solicitar el otorgamiento de la adjudicación para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras en las modalidades de Consulta de Precios, Contratación Directa y de los procedimientos excluidos de la aplicación de las modalidades.
Unidad Usuaria: Es la unidad responsable de efectuar las actividades previas a la contratación, formular el requerimiento a la Unidad Contratante, administrar el contrato y evaluar la actuación y desempeño del contratista durante su ejecución, en la contratación para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras en las modalidades de selección de Contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Públicas y en los procedimientos excluidos de la aplicación de las modalidades de selección.
Documentos Referencias
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Ley de Contrataciones Públicas.
Reglamento de Ley de Contrataciones Públicas.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos
Ley contra la Corrupción.
Ley de Simplificación de Trámites Administrativos.
Ley Orgánica de la Administración Pública.
Procedimiento PRO SDR ABA CPR 001 Compras Modalidad Concurso Abierto y Concurso Cerrado.
Procedimiento PRO SDR ABA CPR 002 Compras mediante la Modalidad de Consulta de Precios.
Procedimiento PRO SDR ABA CPR 003 Compras Modalidad de Contratación Directa y Exclusiones de las Modalidades.
Práctica PRA SDR ABA CPR 001 Elaboración de Especificaciones Técnicas.
Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con otras áreas.
A continuación se presenta la situación propuesta para el Procedimiento de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con otras áreas, donde se presentarán distintos puntos tales como: objetivo, alcance, aspectos normativos, descripción y diagrama de flujo respectivo.
Objetivo: Establecer las normas y el proceso a seguir para la solicitud de Elaboración del Presupuesto Base a la Unidad de Estimación de Costos por parte de la Unidad Usuaria con ocasión de los procesos de compras para la prestación de servicios y ejecución de obras, en Sidor C.A, para todas las modalidades de contratación de acuerdo con lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.
Alcance: Cubre el proceso desde que el área requeriente (Unidad Usuaria) inicia la Elaboración de las Especificaciones Técnicas para un servicio u obra hasta que el área de Estimación de Costos entrega el Presupuesto Base a la Comisión de Contrataciones Públicas o al Comité de Compras Menor según la modalidad. Los aspectos procedimentales no previstos en este procedimiento se rigen por la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.
Aspectos Normativos:
Generales:
Todos los procesos de compras para la prestación de servicios para su análisis de oferta deben poseer el presupuesto base emitido por la unidad de ESCO.
De haberse entregado el presupuesto base a la CCP o al Comité de Compras Menor y no haberse abierto por cualquier causa, el mismo debe ser regresado a ESCO.
Unidad Usuaria:
La Unidad Usuaria, al momento de generar la SOLP, debe:
a. Haber realizado la Especificación Técnica del Servicio.
b. Haber solicitado la revisión de la ET al área de ESCO.
c. Obtener la aprobación de la ET a ESCO para continuar con el proceso de compras respectivo.
Todo lo anterior, de acuerdo a la práctica operativa PRA SDR ABA CPR 001 Elaboración de Especificaciones Técnicas.
La Especificación Técnica, para que sea recibida por ESCO, debe contener la Matriz de Evaluación Técnica, y solo de esta manera obtendrá la aprobación para su ingreso a revisión en ESCO, de lo contrario será devuelta.
Por cada corrección a la Especificación Técnica que realice la Unidad Usuaria, se genera un nuevo ingreso en la base de datos de Control de Gestión Interna del área de Estimación de Costos, y por cada ingreso, ESCO tiene cinco (5) días hábiles para su revisión. La extensión de plazo de días se dará en función de la criticidad del proceso o de la carga de trabajo del Analista de ESCO y se notificara vía correo electrónico al usuario solicitante.
La Especificación Técnica deberá ser revisada tantas veces como sea necesario por parte de ESCO, sin embargo esto no garantiza que sea aprobada, de no realizarse las correcciones indicadas.
No será recibida una Especificación Técnica después de la primera revisión, si ESCO evidencia que no se realizaron las correcciones sugeridas en la revisión anterior.
Descripción del Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con otras áreas.
Solicitud de Revisión de ET
Responsable: Unidad Usuaria.
Prepara la Especificación Técnica asociada al servicio requerido siguiendo la Practica Operativa PRA SDR ABA CPR 001 Elaboración de Especificaciones Técnicas.
Solicita, vía e-mail, al Jefe de ESCO, su participación en la revisión de la Especificación Técnica, adjuntando el archivo de la misma.
Responsable: Jefe de ESCO.
Recibe solicitud de revisión de ET de la Unidad Usuaria.
Realiza la revisión previa de la ET.
Revisa carga de trabajo del analista de ESCO en la base de datos de Control de Gestión Interna ubicada en la carpeta I ( ESCO ( Control de Gestión ( Tablero de Gestión.
Envía, vía e-mail, (máximo un (1) día hábil después de la recepción) aceptación o devolución de la ET al área usuaria siguiendo el formato "Confirmación de Recepción de ET" o "Devolución de Recepción de ET" según sea el caso.
En caso de la "Confirmación de Recepción de ET", deberá informar el analista asignado al proceso y la fecha en la cual se brindará una respuesta a la Unidad Usuaria acerca de la revisión, de tardarse más de cinco (5) días hábiles, se deberá explicar las causas que lo sustentan.
Responsable: Analista de ESCO.
Recibe y registra el N° de proceso de revisión de ET y la fecha de ingreso en la base de datos de Control de Gestión Interna, ubicada en la carpeta I ( ESCO ( Control de Gestión ( Tablero de Gestión(Control de ET (Procesos de revisión de Especificaciones técnicas.)
Revisión de la ET
Responsable: Analista de ESCO.
2.1. Revisa la ET de acuerdo a la Práctica Operativa PRA SDR ABA CPR 001 Elaboración de Especificaciones Técnicas.
2.2. Revisa formato y contenido de la ET. Se deberán revisar los siguientes puntos críticos:
Estimado de renglones.
Especificaciones de detalles.
Matriz de evaluación técnica.
2.3. Identifica las correcciones o aclaratorias que son necesarias para la aprobación de la ET.
2.4. En caso de que se requiera visita técnica, se realiza ésta en conjunto con la unidad usuaria los días previos a la fecha que ESCO debe dar respuesta según la confirmación con el área usuaria, se elabora minuta de los puntos tratados, haciendo especial énfasis en las correcciones y/o modificaciones detectadas en la ET. En caso contrario, ir al siguiente punto.
Responsable: Jefe de ESCO.
2.5. Revisa la ET en conjunto con el Analista de ESCO para ser aprobada.
2.6. Si la ET no es aprobada, valida las correcciones que se solicitaron a las áreas usuarias en conjunto con el Analista de ESCO, aprobándolas para su envío. Ir al punto 2.8.
2.7. Si la ET es aprobada, envía, vía e-mail, la aprobación de la ET al analista de ESCO. Ir al punto 3.1
Responsable: Analista de ESCO.
2.8. Envía, vía e-mail, a la Unidad Usuaria con copia al Jefe de ESCO el archivo de ET adjunto, las correcciones que son estrictamente necesarias para garantizar un adecuado presupuesto base.
Responsable: Unidad Usuaria.
2.9. Recibe por parte de ESCO y corrige la ET en función de las correcciones recibidas.
2.10. Envía nuevamente, vía e-mail, la ET con las modificaciones solicitadas por ESCO al analista.
Responsable: Analista de ESCO.
2.11. Realiza nuevamente los puntos 1.4 hasta el 2.5.
Aprobación de la ET
Responsable: Analista de ESCO.
3.1. Informa, vía e-mail, mediante el formato de "Aprobación de Especificación Técnica" al área usuaria con copia al Jefe de ESCO.
3.2. Registra en la base de datos de Control de Gestión Interna la fecha de la aprobación definitiva de la ET.
Responsable: Unidad Usuaria.
3.3. Imprime versión definitiva de la Especificación Técnica.
3.4. Solicitar las firmas de aprobación del Jefe de ESCO y de los niveles supervisorios correspondientes.
3.5. Genera SOLP en SAP utilizando el detalle y las cantidades descritas en el Estimado de Renglones de la Práctica Operativa PRA SDR ABA CPR 001 Elaboración de Especificaciones Técnicas y las tarifas PEA más actualizadas a la fecha de elaboración.
Solicitud de Elaboración de Presupuesto Base
Responsable: Unidad Usuaria.
Envía, vía e-mail con NFS, a Jefe de ESCO/ABA, la ET aprobada y N° de SOLP solicitando elaboración del PB por ESCO.
Responsable: Jefe de ESCO.
Recibe y confirma la recepción de la solicitud de elaboración de PB por parte del área usuaria, vía e-mail, junto con N° de SOLP y Especificación Técnica debidamente aprobada.
Revisa la carga de trabajo del analista de ESCO en la base de datos de Control de Gestión Interna, la cual está ubicada en la carpeta I ( ESCO ( Control de Gestión ( Tablero de Gestión.
Asigna el proceso, vía NFS, al analista de ESCO
Elaboración del Presupuesto Base
Responsable: Analista de ESCO.
5.1. Recibe la información por parte del Jefe de ESCO (N° de SOLP y Especificación Técnica aprobada).
5.2. Verifica, vía SAP, el N° de SOLP generada y valida la estructura de la SOLP con el apartado de Especificaciones de Detalles de la ET. En caso de tener inconsistencias, informa a la unidad usuaria con copia a los niveles supervisorios correspondientes para que realice las correcciones.
5.3. Asigna N° Proceso ESCO y registra en la base de datos de Control de Gestión Interna, la cual está ubicada en la carpeta I ( ESCO ( Control de Gestión ( Tablero de Gestión(En proceso (Procesos Activos para elaboración de Presupuesto Base.)
5.4. Ejecuta procedimiento Interno para la estimación del PB de ESCO.
5.5. Realiza seguimiento a la liberación de la SOLP.
5.6. Cuando la SOLP esté liberada, solicita al comprador/ARCO el número y cronograma del proceso.
5.7. En caso contrario, ir al punto 5.5
Responsable: Comprador/ARCO.
5.8. Envía al Analista de ESCO el cronograma del proceso, una vez realizado.
5.9. Envía cualquier variación del cronograma del proceso, al Analista de ESCO en caso de existir alguna modificación.
Responsable: Analista de Estimación de Costos.
5.10. Recibe cronograma y registra fecha de entrega del PB en base de datos de Control de Gestión Interna, la cual está ubicada en la carpeta I ( ESCO ( Control de Gestión ( Tablero de Gestión (En proceso (Procesos activos para elaboración de Presupuesto Base.)
5.11. Publica en el calendario de procesos ESCO, el día de la entrega del PB.
5.12. Confirma, vía e-mail, al buzón correspondiente, según la modalidad de contratación, fecha de entrega del PB con copia al Jefe de ESCO.
5.13. Los buzones de correo en función del tipo de modalidad de compra son los siguientes:
5.14. Prepara documentos para la entrega del PB según procedimiento interno de ESCO.
5.15. Si la CCP o el Comité de Compras Menor notifica que el proceso es declarado desierto o terminado previo a la entrega del PB, se informa al buzón correspondiente de la modalidad de contratación, que no se entrega el PB en vista de que el proceso se declaro desierto o terminado.
5.16. Si el proceso es:
Un CA o CC, en fecha prevista, 30 min. antes del acto público de recepción de oferta(s) entrega en sobre cerrado a la CCP, para realizar el análisis de oferta(s), el PB, los documentos soporte y acta de entrega.
Si el proceso es un CP o CD, se entregará el PB según procedimientos PRO SDR ABA CPR 002 y PRO SDR ABA CPR 003.
5.17. Solicita la firma del acta de entrega al Secretario CCP o al responsable de la recepción por parte del Comité de Compras Menor, como constancia de recibido del PB.
5.18. Envía en NFS al buzón correspondiente, según la modalidad de contratación, la constancia de entrega del PB en digital.
Solicitud de Revisión de Oferta.
Responsable: CCP/Comité de Compras Menor.
6.1. Realiza el análisis de la(s) oferta(s).
6.2. Si existen diferencias considerables entre la tarifa del PB y las ofertas de los proveedores, ir al siguiente punto. En caso contrario, fin del proceso.
6.3. Solicita, vía e-mail, Revisión de Oferta a ESCO mediante el formato "Solicitud de Revisión de Oferta"
Responsable: Jefe de ESCO.
6.4. Recibe solicitud de revisión de oferta y confirma la recepción, vía e-mail.
6.5. Revisa carga de trabajo del analista de ESCO en la base de datos de Control de Gestión Interna
6.6. Publica en calendario de procesos ESCO, el día de la entrega de la revisión de oferta
6.7. Asigna, vía e-mail, la revisión de la oferta al analista de ESCO quien se encargará del proceso.
Revisión de Oferta.
Responsable: Analista de ESCO.
7.1. Recibe y registra el N° de proceso de revisión de oferta y la fecha de ingreso en la base de datos de Control de Gestión Interna.
7.2. Ejecuta procedimiento interno para la revisión de oferta(s)
7.3. Prepara documentos para la entrega de la revisión de oferta según procedimiento interno de ESCO
7.4. Entrega la revisión de oferta al solicitante (CCP/Comité de Compras Menor) según la fecha acordada.
7.5. Solicita firma de acta de entrega revisión de oferta al solicitante (CCP/Comité de Compras Menor) como constancia de recibida la revisión de oferta.
Diagrama de Flujo del Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con otras áreas.
A continuación se presenta el diagrama de flujo Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con otras áreas. (Ver figura N° 20)
Figura N° 20. Diagrama de Flujo del Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con otras áreas.
Fuente: Elaborado por el autor
Continuación figura N° 20. Diagrama de Flujo del Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con otras áreas.
Fuente: Elaborado por el autor
Continuación figura N° 20. Diagrama de Flujo del Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con otras áreas.
Fuente: Elaborado por el autor
Continuación figura N° 20. Diagrama de Flujo del Procedimiento Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos y su vinculación con otras áreas.
Fuente: Elaborado por el autor
Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos.
A continuación se presenta la situación propuesta para el Procedimiento Interno de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos, donde se presentarán distintos puntos tales como: objetivo, alcance, aspectos normativos, descripción y diagrama de flujo respectivo.
Objetivo: Establecer las normas y el proceso a seguir para la elaboración del Presupuesto Base o Análisis de Oferta por parte de la Unidad de Estimación de Costos para la prestación de servicios y ejecución de obras, en Sidor C.A, para todas las modalidades de contratación de acuerdo con lo establecido en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.
Alcance: Cubre el proceso desde que la Unidad de Estimación de Costos recibe la solicitud de Elaboración del Presupuesto Base o Revisión de Oferta, hasta que entrega dichos documentos al área requeriente, a la Comisión de Contrataciones Públicas o al área delegada en SIDOR para realizar el Análisis de la Oferta. Los aspectos procedimentales no previstos en este procedimiento se rigen por la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.
Aspectos Normativos:
Generales:
Todos los PB que sean entregados para Análisis de Oferta, deben ser revisados y aprobados por el Jefe de Estimación de Costos.
Los PB, cuyos montos de SOLP deben ser liberados por el Presidente Ejecutivo, (Nivel 6), deben ser revisados y aprobados por el Gerente de Planificación y Control antes de su entrega formal a la CCP o a la comisión de compras menores.
Las reuniones de aprobación del PB con el Analista y Jefe de ESCO, en conjunto con el Gerente de Planificación y Control, se deben realizar una (1) semana antes de a la fecha de entrega del PB.
Los presupuestos base que sean entregados para el Análisis de Oferta, deben ser archivados en la Carpeta Compartida I, archivos formato PDF para los documentos soportes y archivos Excel (editable pero protegido) con el PB.
De haberse entregado el presupuesto base al órgano encargado de realizar el Análisis de Oferta, y no haberse abierto por cualquier causa, el mismo debe ser regresado a ESCO.
Descripción del Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos
Solicitud de Elaboración de PB o Revisión de Oferta.
Responsable: Jefe de ESCO.
1.1. Recibe, vía NFS, el N° de SOLP con la solicitud de elaboración de PB o realización de Revisión de Oferta por parte de la Unidad Usuaria.
1.2. Revisa carga de trabajo del analista de ESCO en la base de datos de Control de Gestión Interna, ubicada en la carpeta compartida I( Estimación de Costos( Control de Gestión ( Tablero de Gestión
1.3. Asigna proceso, vía NFS, al analista de ESCO.
Responsable: Analista de ESCO.
1.4. Si se debe elaborar un PB, ir al punto 2.1.
1.5. Si se debe elaborar una Revisión de Oferta, ir al punto 3.1.
Elaboración de PB
Responsable: Analista de ESCO.
Recibe, vía NFS, la asignación de la Elaboración del PB con el archivo de la ET vigente asociada al servicio requerido por parte del Jefe de ESCO.
Ubica en la base de datos de Control de Gestión Interna ubicada en la carpeta compartida I, el analista de ESCO responsable de la ET asociada al proceso.
Ubica la ET a través del correo inicial o con la unidad usuaria.
Asigna N° de proceso ESCO y registra en la base de datos de Control de Gestión Interna ubicada en la carpeta compartida I ( Estimación de Costos ( Control de Gestión ( Tablero de Gestión(En proceso (Procesos Activos para elaboración de Presupuesto Base).
Si no hay procesos similares a este, estudiados con anterioridad, ir al punto 2.10
En caso contrario, busca en la base de datos de Control de Gestión los soportes del PB asociado al servicio.
Si hay variaciones en la nueva ET, adapta el PB a las variaciones de la nueva ET.
Si no hay variaciones en la nueva ET, y los precios tienen mas de 6 meses, ir al punto 2.13
Si no hay variaciones en la nueva ET, y las tarifas están actualizadas, ir al punto 2.22.
Lee detenidamente la ET del proceso a analizar y busca la ultima OC activa para el proceso solicitado.
Organiza la información existente en la ET e identifica los recursos a utilizar (materiales, equipos y mano de obra) y compara con:
La estructura de SOLP generada en la ET (estimado de renglones).
La estructura de la última OC asociada.
Aclara con Jefe de ESCO, la estructura del PB y la metodología de cálculo.
Investiga precios de los recursos y del proceso global (según aplique), solicitando cotizaciones (mínimo 3 por cada recurso) a distintos proveedores del rubro.
Selecciona la cotización donde el recurso se adapte a los requerimientos técnicos de la ET. Compara tarifas recibidas tomando como referencia el promedio de las mismas, a menos que su inconveniencia se sustente con un análisis.
Vacía, en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel, la información recabada en las cotizaciones y en la ET según Formato de PB.
Realiza los cálculos correspondientes, para generar el PB, en función de las líneas de la SOLP/ET tomando en cuenta las unidades de medidas para el rendimiento del PB
Genera archivo Excel correspondiente al PB.
Si se elaboró PB, ir al punto 2.20
Si se elaboró Revisión de Oferta, ir al punto 3.11.
Realiza el Resumen de Proceso que será entregado en conjunto con el PB con las consideraciones tomadas en la realización de los cálculos y las premisas tomadas en cuenta que no hayan sido establecidas en la ET.
Prepara presentación de la hoja de cálculo donde se muestra la metodología para el cálculo del CAS. En caso que existan distintos cargos, solo se entrega un modelo.
Realiza revisión periódica del estatus de liberación de la SOLP
Cuando la SOLP sea liberada Solicita al comprador/ARCO el cronograma del proceso con fecha de recepción de oferta(s) para la entrega de PB de acuerdo a los procedimientos de compras de las distintas modalidades.
En caso contrario, volver al punto 2.22.
Responsable: Comprador/ARCO.
Envía al Analista de ESCO el cronograma del proceso, una vez realizado.
Envía cualquier variación del cronograma del proceso, al Analista de ESCO en caso de existir alguna modificación.
Responsable: Analista de ESCO.
Recibe cronograma y registra en base de datos de Control de Gestión Interna.
Publica en calendario de procesos ESCO el día de la entrega del PB
Si el proceso es:
Un CA, confirma, vía e-mail, al buzón [email protected], la fecha de entrega de PB.
Un CC, confirma, vía e-mail, al buzón [email protected], la fecha de entrega de PB.
Una CP, Confirma, vía e-mail, al buzón [email protected], la fecha de entrega de PB.
Una CD, Confirma, vía e-mail, al buzón [email protected], la fecha de entrega de PB.
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