Estandarización procedimientos, sistema gestión operativa (página 3)
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
Revisa PB en conjunto con el Jefe de ESCO para ser aprobado
Si el PB no es aprobado, corrige PB según las indicaciones del Jefe de ESCO. Volver al punto anterior.
Si el PB es aprobado ir al siguiente punto.
Si el proceso es para texto libre y el monto de la SOLP no es mayor a $200.000, o el proceso es para materiales codificados y el monto de la SOLP no es mayor a $500.000, ir al punto 2.35.
Si el proceso es para texto libre y el monto de la SOLP es mayor a $200.000, o el proceso es para materiales codificados y el monto de la SOLP es mayor a $500.000, ir al punto 2.41.
Prepara un Resumen Comparativo de Tarifas asociadas al PB, donde se expliquen las variaciones existentes para informar al Gerente de Planificación y Control.
Envía, vía NFS, Resumen Comparativo de Tarifas asociadas al PB al Jefe de ESCO.
Responsable: Jefe de ESCO.
Recibe y revisa el Resumen Comparativo de Tarifas asociadas al PB.
Envía, vía NFS, al Gerente de Planificación y Control, el Resumen Comparativo de Tarifas asociadas al PB, donde se expliquen las variaciones existentes.
Responsable: Gerente de Planificación y Control.
Recibe y revisa el Resumen Comparativo de Tarifas asociadas al PB.
Notifica al Jefe de ESCO, dudas o correcciones que se deban realizar al PB, en caso de que surjan. Ir al punto 2.45.
Responsable: Jefe de ESCO.
Organiza reunión con el Gerente de Planificación y Control y el Analista de ESCO, el siguiente sábado a las 9:00am para revisar en conjunto el PB.
Revisa PB en conjunto con el Gerente de Planificación y Control y el Analista de ESCO
Si el PB es aprobado por el Gerente de Planificación y Control, ir al punto 2.45.
Si el PB no es aprobado por el Gerente de Planificación y Control, corrige PB según las indicaciones dadas. Ir al punto 2.42.
Organiza documentos para la entrega del PB
Entrega PB según la modalidad correspondiente
Solicita firma de acta de entrega al Secretario de la CCP como constancia de recibido del PB.
Si el proceso es:
Un CA, envía, vía NFS, al buzón [email protected], la constancia de entrega de PB
Un CC, envía, vía NFS, al buzón [email protected], la constancia de entrega de PB
Una CP, envía, vía NFS, al buzón [email protected], la constancia de entrega de PB
Una CD, envía, vía NFS, al buzón [email protected], la constancia de entrega de PB
Si no se debe realizar Revisión de Oferta(s), ir al punto 3.17.
En caso contrario, ir al siguiente punto.
Revisión de Oferta(s)
Responsable: Analista de ESCO.
Recibe, vía NFS, la asignación de la realización de la Revisión de Oferta(s) con el archivo de la ET vigente
Asigna N° de proceso ESCO y registra en la base de datos de Control de Gestión Interna.
Revisa información documental existente asociada a la(s) oferta(s)
Revisa la ET vigente y/o anterior asociada a la(s) oferta(s)
Revisa los detalles de la OC asociada a la(s) oferta(s)
Revisa información existente en SAP (SOLP)
Revisa oferta(s) presentada(s) por proveedor(es)
Investiga antecedentes de la oferta(s) (negociaciones anteriores)
Organiza información recabada
Ir al punto 2.11.
Prepara informe contentivo las consideraciones tomadas para realizar el análisis de oferta(s).
Envía, vía NFS, al Jefe de ESCO, la Revisión de la Oferta (s) y los documentos soportes.
Responsable: Jefe de ESCO.
Recibe y evalúa la Revisión de la Oferta y los documentos soportes.
Responsable: Analista de ESCO.
Si la Revisión de Oferta necesita correcciones, realiza correcciones sugeridas por el Jefe de ESCO. Ir al punto 3.12.
Si la Revisión de Oferta no necesita correcciones, organiza documentos para la entrega de la revisión de oferta(s)
Entrega la revisión de oferta(s) a la unidad requeriente según la fecha acordada
Conserva el documento original como soporte del expediente interno en el archivo físico de ESCO
Alimenta base de datos de Control de Gestión Interna de procesos ESCO
Diagrama de Flujo del Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos.
A continuación se presenta el diagrama de flujo Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos. (Ver figura N° 21)
Figura N° 21. Diagrama de Flujo del Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos.
Fuente: Elaborado por el autor
Continuación Figura N° 21. Diagrama de Flujo del Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos.
Fuente: Elaborado por el autor
Continuación Figura N° 21. Diagrama de Flujo del Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos.
Fuente: Elaborado por el autor
Continuación Figura N° 21. Diagrama de Flujo del Procedimiento Interno Propuesto de Gestión Operativa para la Unidad de Estimación de Costos.
Fuente: Elaborado por el autor
Formatos involucrados en los Procedimientos Propuestos
A continuación se presentan cada uno de los instructivos de los formatos que se generaron para la aplicación de los procedimientos propuestos en la Unidad de Estimación de Costos:
Formato: Confirmación de recepción de Especificación Técnica.
Instrucciones de Llenado
Formato: Confirmación de Recepción de Especificaciones Técnicas
Responsable: Unidad de Estimación de Costos
CAMPO INSTRUCCIONES
1 Escribir fecha en la que se confirma la recepción de la Especificación Técnica.
2 Escribir fecha en la que se estima dar respuesta de la revisión de la Especificación Técnica con el formato dd/mm/aa.
3 Escribir nombre del analista encargado de realizar la revisión de Especificación Técnica.
4 En caso de que el plazo para la entrega de la revisión de la Especificación Técnica sea mayor a cinco (5) días hábiles, escribir causas de extensión de plazo o cualquier tipo de observaciones o aclaratorias.
Formato: Devolución de recepción de Especificación Técnica.
Instrucciones de Llenado
Formato: Devolución de Recepción de Especificaciones Técnicas
Responsable: Unidad de Estimación de Costos.
CAMPO INSTRUCCIONES
1 Escribir fecha en la que se realiza la devolución de la Especificación Técnica con el formato dd/mm/aa.
2 Seleccionar con una "X" o rellenar con color negro si existe incumplimiento del procedimiento de Elaboración de Especificaciones Técnicas según Practica Operativa PARA SDR ABA CPR 001.
3 Seleccionar con una "X" o rellenar con color negro si la Especificación Técnica incompleta.
4 Seleccionar con una "X" o rellenar con color negro si el ítem 1.DESCRIPCION GENERAL DE LA ESPECIFICACION: Objetivo y alcance no esta claramente definido.
5 Seleccionar con una "X" o rellenar con color negro si el ítem 2. RESPONSABILIDADES GENERALES: Instalaciones provisionales no esta claramente definido.
6 Seleccionar con una "X" o rellenar con color negro si el ítem 3. ESPECIFICACION DE DETALLES no esta claramente definido.
7 Seleccionar con una "X" o rellenar con color negro si no se realizó ajuste en la Especificación Técnica solicitado en la revisión anterior.
8 Seleccionar con una "X" o rellenar con color negro si la Especificación Técnica no posee Matriz de Evaluación Técnica.
Formato: Aprobación de Especificación Técnica.
Instrucciones de Llenado
Formato: Aprobación de Especificación Técnica
Responsable: Unidad de Estimación de Costos
CAMPO INSTRUCCIONES
1 Escribir fecha en la que se realiza la aprobación de la Especificación Técnica según el formato dd/mm/aa.
2 Escribir nombre del servicio que contiene la Especificación Técnica.
3 Escribir nombre del analista que realizó la revisión de la Especificación Técnica.
4 Escribir teléfono de contacto del analista encargado de realizar la revisión de Especificación Técnica.
5 Escribir el N° de proceso ESCO
6 Escribir el N° de ET ESCO
7 Escribir nombre del analista que realizó la revisión de la Especificación Técnica.
8 Escribir nombre del Jefe de la Unidad de Estimación de Costos, el cual aprueba la Especificación Técnica.
Formato: Solicitud de Elaboración de Presupuesto Base
Instrucciones de Llenado
Formato: Solicitud de Elaboración de Presupuesto Base
Responsable: Unidad de Estimación de Costos.
CAMPO INSTRUCCIONES
1 Escribir fecha en la que se realiza la aprobación de la Especificación Técnica según el formato dd/mm/aa.
2 Escribir nombre del servicio del proceso de contratación.
3 Escribir N° de SOLP.
4 Escribir el nombre del comprador asignado al proceso.
5 Marcar con una "X" si el proceso es Contratación Directa.
6 Marcar con una "X" si el proceso no es Contratación Directa.
7 Escribir el nombre de la unidad usuaria.
Formato: Acta de Entrega de Presupuesto Base
Instrucciones de Llenado
Formato: Acta de Entrega de Presupuesto Base
Responsable: Unidad de Estimación de Costos
CAMPO INSTRUCCIONES
1 Escribir fecha en la que se realiza la entrega del Presupuesto Base en formato dd/mm/aa.
2 Escribir hora en la que se entrega el Presupuesto Base.
3 Escribir nombre del proceso de contratación correspondiente al presupuesto base.
4 Escribir modalidad de contratación (concurso abierto, concurso cerrado, consulta de precios o contratación directa).
5 Escribir el código de proceso que corresponde al Presupuesto Base.
6 Escribir código de SOLP asociado al Presupuesto Base.
7 Escribir nombre y apellido de la persona que entrega el Presupuesto Base.
8 Escribir N° de cedula de la persona que entrega el Presupuesto Base.
9 Escribir firma de la persona que entrega el Presupuesto Base.
10 Escribir nombre y apellido de la persona que recibe el Presupuesto Base.
11 Escribir N° de cedula de la persona que recibe el Presupuesto Base.
12 Escribir firma de la persona que recibe el Presupuesto Base.
Formato: Solicitud de Revisión de Oferta
Instrucciones de Llenado
Formato: Solicitud de Revisión de Oferta
Responsable: Unidad de Estimación de Costos
CAMPO INSTRUCCIONES
1 Escribir fecha en la que se realiza la solicitud de Revisión de Oferta en formato dd/mm/aa.
2 Escribir hora en la que se realiza la solicitud de Revisión de Oferta.
3 Escribir nombre del proveedor que presentó la oferta.
4 Escribir el nombre del proceso de contratación asociado a la oferta a revisar.
4 Escribir modalidad de contratación (concurso abierto, concurso cerrado, consulta de precios o contratación directa).
5 Escribir el código de proceso que corresponde a la Revisión de Ofertas.
6 Escribir código de SOLP asociado al proceso de contratación.
7 Escribir nombre y apellido de la persona que realiza la solicitud de revisión de oferta.
8 Escribir N° de cedula de la persona que realiza la solicitud de revisión de oferta.
9 Escribir firma de la persona que realiza la solicitud de revisión de oferta.
Formato: Acta de Entrega de Revisión de Oferta
Instrucciones de Llenado
Formato: Acta de Entrega de Revisión de Oferta
Responsable: Unidad de Estimación de Costos
CAMPO INSTRUCCIONES
1 Escribir fecha en la que se entrega la Revisión de Oferta en formato dd/mm/aa.
2 Escribir hora en la que se entrega la Revisión de Oferta.
3 Escribir nombre del proceso de contratación asociado a la oferta revisada.
4 Escribir modalidad de contratación (concurso abierto, concurso cerrado, consulta de precios o contratación directa).
5 Escribir el código de proceso que corresponde a la Revisión de Ofertas.
6 Escribir código de SOLP asociado al proceso de contratación.
7 Escribir nombre del proveedor que realizó la oferta.
8 Escribir nombre y apellido de la persona que entrega la Revisión de Oferta.
9 Escribir N° de cedula de la persona que entrega la Revisión de Oferta.
10 Escribir firma de la persona que entrega la Revisión de Oferta..
11 Escribir nombre y apellido de la persona que recibe la Revisión de Oferta.
12 Escribir N° de cedula de la persona que recibe la Revisión de Oferta.
13 Escribir firma de la persona que recibe la Revisión de Oferta.
La estandarización de los procedimientos de la Unidad de Estimación de Costos se debe realizar, con el fin de dar cumplimiento al manual de calidad interno de SIDOR C.A, el cual exige la definición de prácticas en pro de dejar por escrito todo lo que se hace, tal cual lo exige la norma ISO 9000.
Conclusiones
Una vez obtenidos los resultados de la estandarización de los procedimientos de la Unidad de Estimación de Costos de SIDOR C.A., se plantean las siguientes conclusiones:
1. La Unidad de Estimación de Costos de SIDOR C.A. fue creada en el mes de junio de 2011, y como consecuencia no cuenta con procedimientos estándares bien definidos para la realización de sus tareas, por lo cual no existe un control adecuado de las actividades que se llevan a cabo en esta unidad.
2. Se determinó que los procedimientos de trabajo y lineamientos laborales no se encuentran completamente definidos y documentados.
3. Se determinó que la Unidad de Estimación de Costos ha asumido el 33,33% del total de funciones establecidas para involucrar a dicha unidad en el proceso de compras de SIDOR C.A.
4. Desde su incorporación desde el 1 de enero de 2012, la Unidad de Estimación de Costos ha revisado un total de 66 Especificaciones Técnicas, lo que representa un 15% para la contratación de servicios en SIDOR C.A. De igual manera ha entregado un total de 56 presupuestos base, lo que representa 14%. Estos porcentajes están en base a los 400 servicios establecidos en el Addedum a las Providencias Administrativas Nos. 0002-2011 y 0003-2011.
5. Se analizó tanto el ámbito externo como el ámbito interno de la Unidad de Estimación de Costos, determinándose las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas presentes en el entorno organizacional de la compañía, permitiendo así el desarrollo de estrategias para cada una de las interacciones posibles.
6. Se identificaron las actividades medulares que realiza la Unidad, para detallar de manera clara los diversos puntos de control y establecer las vías de acción en el sistema de gestión operativa propuesto.
7. Para conocer la situación actual de la Unidad, se realizó un análisis de toda la información disponible, así como su análisis FODA, con la finalidad de establecer las bases con las cuales se podría comenzar a desarrollar la metodología.
8. Una vez conocida la situación actual, podemos decir, que la metodología propuesta podrá incorporar mejoras importantes debido a que está basada en las estrategias necesarias para la Unidad de Estimación de Costos, la cual permitirá incrementar su desempeño, demás de incrementar el proceso de retroalimentación y aprendizaje en la organización.
Recomendaciones
Para garantizar la culminación de esta investigación y con base al interés de lograr mejoras considerables en el Sistema de Gestión Operativa en la Unidad de Estimación de Costos de SIDOR C.A., se recomienda:
1. Implantar la metodología propuesta, pues estos representan el camino que debe seguir la Unidad para la realización de sus actividades de forma ordena en el tiempo.
2. Instalar el software SICOST o similar para realizar los estimados de costos correspondientes.
3. Crear, organizar y mantener en el tiempo base de datos relacionadas a control de gestión, precios de mercados, estructuras de costos, posibles proveedores, entre otras, con toda la información necesaria para el desarrollo actividades establecidas para en la Unidad de Estimación de Costos para todos los procesos de compras de SIDOR C.A.
4. Utilizar las siguientes referencias para obtención de costos: APV Obras, GRC Construcción, Data Construcción, Colegio de Ingenieros, Lulo Win, IP3, Matches.
5. Proporcionar los recursos necesarios para la implementación y mejora de los procedimientos del Sistema de Gestión Operativa.
6. Tomar acciones para que el personal reconozca que la implementación de dicho sistema requiere de un trabajo constante de seguimiento.
7. Realizar un proceso de capacitación del personal con respecto a las actividades que deben realizarse en la unidad, con el fin de lograr una mejor compresión del enfoque a implementar y así facilitar su consecución.
8. Utilizar incentivos y retribución, como elementos motivacionales que mejoran el clima laboral. El diseño de un plan de incentivos acorde con las expectativas de los propios trabajadores puede ser un factor condicionante de éxito importante. Un empleado motivado con la combinación adecuada de habilidades y herramientas que se desenvuelven en un clima organizativo pensado para mantener las mejoras, son los elementos clave para impulsar las mejoras de los procesos.
9. Establecer con todas las áreas usuarias de SIDOR C.A, que deben cumplir de manera correcta cada uno de los procedimientos estandarizados, puesto que esto le sirve a la empresa a mantener una alineación con la planificación estratégica.
10. Se deben establecer nuevos procedimientos en la Unidad de Estimación de Costos, tanto para la exclusión de modalidades, como lo indica la Ley de Contrataciones Publicas, así como para involucrar a la unidad en los procesos de compras de materiales, bienes, insumos y materias primas en SIDOR C.A.
11. Se recomienda la creación de un manual de contrataciones de SIDOR C.A.
12. Se recomienda establecer un cronograma de actividades en caminado a que la Unidad de Estimación de Costos absorba cada una de las actividades faltantes, como son los procesos de comprar de materiales, bienes, insumos y materias primas.
Referencias bibliográficas y electrónicas
ARIAS, Fidias. (2006). El proyecto de la investigación. Introducción a la metodología científica. Caracas, Venezuela, Episteme.
HERNÁNDEZ, Roberto. (1999). Metodología de la Investigación. México, Mc. Graw Hill
SABINO, Carlos. (1991). El Proceso de la Investigación. Caracas, Venezuela, Panapo
ROJAS DE NARVÁEZ, Rosa. Orientaciones Prácticas para la Elaboración de Informes de Investigación. (1997). Ediciones UNEXPO. 2da Edición. Venezuela
Héctor Luis Ávila Baray (2006). [Página Web en línea]. Consultado el 12
de enero del 2012. Disponible en:
http://www.eumed.net/libros/2006c/203/2k.htm
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2011. Disponible en: http://www.monografias.com/
[URL 1] Intranet [Página Web en línea]. Consultado del 5 de diciembre al 2011. Disponible en: http://sidornet/
Wikipedia. La Enciclopedia Libre (2007). [Página Web en línea].
Consultado el 15 de diciembre del 2011. Disponible en:
http://es.wikipedia.org/wiki/Análisis_DAFO.
AGRADECIMIENTO
Quisiera extender estas palabras de agradecimiento a:
A Dios, por ser quien soy y por la vida que me ha regalado.
A mis padres, por darme el apoyo incondicional y las herramientas para elegir mis caminos.
A mi hermana, por ser mi amiga y compañera incondicional.
Al Ing. Consolacion Rojas, por su guía y apoyo durante todo el periodo de la práctica profesional.
Al MSc. Ing. Iván Turmero, por su apoyo y por cada una de las recomendaciones dadas.
Finalmente, a cada uno de los Analistas de la Unidad de Estimación de Costos de SIDOR C.A. por su absoluta paciencia, dedicación y apoyo sincero.
DAYANA CASTILLO
Autor:
Castillo, Dayana
Enviado por:
Tutor Académico:
MSc. Ing.Turmero, Iván
Tutor Industrial: Ing. Rojas, Consolación
Fecha: Febrero 2012
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA
"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"
VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
PRÁCTICA PROFESIONAL
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