Almacenamiento, Conservación y Preservación en el escenario informacional y las tecnologías (página 2)

Este ciclo de vida resume la expresión del proceso de información en su accionar dialéctico, organizar la información consiste en la selección de toda información pero no basta una adecuada selección ,si esta información no es objeto de un procesamiento la cual esta desglosada en dos subetapas de descripción física y de contenido ,después de un procesamiento conservar la información, constituye que se proceso de una forma adecuada, con vista a su almacenamiento que puede ser pasivo o activo, este almacenamiento organizado es por una parte, el resultado del procesamiento y a su vez la premisa de la búsqueda y la base de la recuperación para una efectiva desimanación. El proceso de recuperación se lleva a cabo mediante consultas a la base de datos donde se almacena la información estructurada, mediante un lenguaje de interrogación adecuado. El sistema de recuperación de la información es el proceso donde se accede a una información previamente almacenada, mediante herramientas informáticas que permiten establecer ecuaciones de búsqueda específicas. Dicha información ha debido de ser estructura previamente a su almacenamiento.

En el ciclo de vida de la información esta presente el almacenamiento, conservación y preservación ya que desde que se genera la información se tienen que tomar medidas para evitar que no exista el peligro de una infección, una parte importante la tiene en este ciclo el procesamiento pues aquí se encuentran presente las causas de deterioro propias de la manipulación y el almacenamiento es una de las causas que golpea grandemente ya que influyen factores que aceleran el envejecimiento de la información: condiciones inapropiadas del ambiente, Condiciones de la edificación ( siendo uno de los más importante), depósitos, control ambiental ,mobiliario, utilización de materiales libre de ácido para su conservación, entre otros.

Referentes teóricos sobre Almacenamiento y su relación con las TIC

El almacenamiento es un estado pasivo en el ciclo de vida, pero los soportes de formatos van cambiando y la solución más común a este problema es la migración a nuevos sistemas. Es de gran importancia establecer algoritmos para comprobar la exactitud e integridad de la migración (pueden presentarse problemas como la pérdida de datos) y constituye una de las medidas más importantes de la estrategia de preservación y consume o debiera consumir una parte muy significante de los recursos económicos de cualquier institución responsable, incluye los tipos de barreras que interponen entre los materiales que se custodian y los agentes que los agraden, así como el control del clima y la calidad del medioambiente donde serán depositados.

La complejidad de los procesos de almacenamiento ha aumentado, y para comprenderlos y desarrollarlos se requieren conocimientos específicos organizados que sitúen a esos sistemas en su devenir histórico y social, que describan las formas específicas, materiales e intelectuales de existencia de la información y esclarezcan las determinaciones que imponen estas formas de existencia sobre los procesos de conservación y preservación de la información y el conocimiento como una unidad dialéctica.

La calidad del almacenamiento en los depósitos es muy importante para la conservación de todos los documentos. En la práctica es difícil convencer a instancias y organizaciones sobre la necesidad de incluir en el presupuesto, anual, la compra de recursos para alargar la vida útil a los documentos antiguos.

Los procesos de almacenamiento digital de datos ofrecen una mejor forma para archivar, buscar, gestionar y compartir información electrónica a través de almacenamiento digital en archivos digitales. El almacenamiento digital facilita el acceso a los datos que maneja una organización y el riesgo de pérdida de estos. Un sistema de almacenamiento de archivos digitales supone un ahorro de espacio físico.

La tecnología de almacenamiento digital ha mejorado notoriamente son utilizadas en los procesos de almacenamiento, ordenación, descripción y clasificación de la información documental y datos en archivos digitales, de igual manera destacamos las ventajas del uso de estas tecnologías para el almacenamiento digital, recuperación y difusión de la información documental en forma de archivos digitales

Las principales ventajas del almacenamiento digital son su capacidad de almacenar datos, gestionar y distribuir gran cantidad de información de distinta naturaleza en archivos digitales. Los procesos de almacenamiento digitales ayudan a reducir los costos operativos y se utiliza para guardar datos y usarlos como programas o información de cualquier tipo. Entre los procesos de almacenamiento se destaca:

• Disminuyen el riesgo de la pérdida de información y datos, ocasionada por incendios, robos, inundaciones.

• Conserva los documentos intactos a lo largo del transcurso del tiempo. Los documentos no se deterioran ya que se encuentran como archivos digitales.

• Permite un acceso inmediato a los documentos según distintos criterios de búsqueda. Por ejemplo, por año, por tipo de documento, por cliente, etc.

• Posibilita el acceso desde cualquier lugar a través de Internet.

• Permite establecer criterios de acceso de forma flexible y fácil

• Permite el acceso simultáneo de varios usuarios al mismo archivo digital.

• Es posible duplicar y enviar los documentos a través de medios digitales (sin sacarlo de su ubicación)

Aplicando las nuevas tecnologías el almacenamiento digital no está considerado aún como un método duradero aunque actualmente se realizan investigaciones científicas para ganar en calidad y durabilidad de los diferentes soportes Los soportes de almacenamiento digital tienen menos esperanza de vida y requieren de la existencia de tecnologías para acceder a los mismos que cambian a una velocidad incluso mayor que los propios formatos; además, se deterioran fácilmente ocasionando la pérdida de la información. El principal beneficio es que permiten manejar una mayor cantidad de información en menor tiempo y espacio.

Las nuevas tecnologías electrónicas (como los diskettes, el correo electrónico, Internet y los CD-ROM`s, entre otras) permiten que el manejo de la información sea más rápido y más práctico además, incrementan las oportunidades de comunicación y cooperación en todo el las actividades bibliotecarias, así como los servicios bibliotecarios y de información han sido afectados por el desarrollo tecnológico, el cual ha permitido crear dispositivo electrónicos que han hecho evolucionar la forma de realizarlos.

Entre los dispositivos electrónicos que hoy se manejan en las bibliotecas están los destinados al almacenamiento y recuperación de la información; los servicios en línea y las redes (como Internet); bases de datos referenciales y bibliográficas que apoyan los servicios al público, entre estas, están las que incluyen las publicaciones electrónicas almacenadas en texto completo, las bases de datos que incluyen enciclopedias, diccionarios, índices, bases de datos para el control de los préstamos externos e inter bibliotecarios , el catálogo en línea para el servicio al público, para expedición de credenciales, de cartas de no adeudo, entre otras. Y como ya es del conocimiento de todos, las bases de datos mencionadas se pueden consultar en línea o en disco mundo (Sylvia Webb. InformationUK 2000: educación and training, p. 257).

La automatización ha apoyado las actividades bibliotecarias, el almacenamiento de la información, de tal forma que, el flujo de ella a nivel mundial es más rápido y eficiente. Por lo anterior, se puede observar que la introducción de los sistemas automatizados ha sido útil, debido a que el hecho de almacenar de manera compacta y manejar por medios electrónicos toda la información generada por los distintos sectores de la sociedad, político, económico, industrial y educativo, ha significado un importante ahorro de tiempo, espacio, personal, costos y mayor rapidez al momento de proporcionar la información que requieren los usuarios.

Referentes teóricos sobre Conservación y Preservación

El término conservación se deriva de dos voces latinas: "cum, con", que significa juntos, y "servare", que significa mantener o guardar. Exactamente conservación significa mantener o conservar unidos. El término es por tanto aplicable a distintas disciplinas y ramas del conocimiento (arquitectura, electrónica, medicina, etc), pero en el ámbito de las Ciencias de la Información y Documentación, el término conservación documental busca cumplir con dos objetivos: por una parte preservar el contenido intelectual de un documento, y por otra la preservación del continente del documento (es decir el documento material). Los planes de conservación dependerán del tipo de centro de información en la que lo apliquemos, habrá centros que no tengan un interés específico en la conservación permanente, pero para otros será objeto prioritario. En algunos será importante mantener la estabilidad del documento original y otros podrán optar a conservar el contenido en otro soporte distinto.

Desde la antigüedad existió la preocupación de conservar los documentos y con ello rescatar el patrimonio y el acervo cultural de esos tiempos. En la Edad Media, con la aparición del papel y la invención de la imprenta, aumentó considerablemente la producción de libros, los monjes de los monasterios sabían el valor de la información que contenían los libros, el conocimiento que podían tener a través de ellos y se preocupaban no solo por su conservación, sino también por su generación y duplicación, ya que entre ellos se encontraban verdaderos artistas en la copia de libros. Tradicionalmente el bibliotecólogo ha sido el profesional que atesora los documentos bibliográficos que ha generado la humanidad; desde que el hombre crea la escritura y se preocupa por dejar memoria de lo que aprende cotidianamente, han existido personas que se han preocupado por conservar esos materiales los materiales guardados son muy diversos, manuscritos, documentos impresos, libros, mapas y fuentes audiovisuales. Esto motivó que las colecciones crecieran y aparecieran los problemas de almacenamiento y conservación de los mismos, de ahí que en los siglos posteriores se desarrollara el interés hacia las cuestiones bibliotecarias y de conservación.

Al lado de los soportes tradicionales de información, los nuevos medios digitales son más y más usados, aún en el mundo archivístico. El objetivo de la biblioteca parece ser, hoy más que nunca, la lucha contra dos riesgos: por una parte, evitar la pérdida de inteligibilidad del mundo impreso, es decir, conservar la imagen de ese mundo, sus prácticas y representaciones y por otra, la fluidez digital supone el riesgo de una historia contemporánea sin memoria documental, los soportes, las versiones de software y los equipos necesarios para reproducirlos cambian a cada amanecer; en esa velocidad de movimiento nace la incertidumbre por lo que es y lo que no es perdurable, por lo que tiene la capacidad de registrar la historia y lo que no (Aguado, 2000)

Los materiales impresos dan solución a una necesidad social de conservar la información para ser transmitida a otras personas, otros pueblos, a quienes la requieran. Sin embargo los formatos en que se encuentra la información han sufrido cambios de cuerdo a los cambios culturales, económicos y políticos que ha sufrido la sociedad, así de las tablillas de arcilla, pasa a soportes como la madera, el pergamino y el papel. .

En el contexto de conservación de material cultural, el ICCROM (Centro Internacional para la Conservación y la Restauración de Bienes culturales) define conservación abarcando tres funciones explícitas: examinar, preservar y restaurar.

Examinar: Es el proceso de determinar la estructura original y los materiales que componen el objeto, el grado de deterioro, sus alteraciones y pérdidas.

Preservar: Es la acción tomada para prevenir o retardar cualquier daño en el material cultural, controlando el medioambiente del lugar donde se guarda o exhibe, y realizar las labores necesarias para mantener su estructura y estado original. Preservar es salvaguardar la calidad y los valores de los bienes, proteger su esencia y asegurar su integridad para las generaciones futuras. Debe concebirse como un componente de la misión de cada institución y su planificación debe formar parte del plan estratégico global de la organización. La preservación de documentos es una tarea muy cara, y para trabajar progresivamente en ella, se requiere de una planificación adecuada y sistemática.

Restaurar: La acción reparadora que se realiza para devolver el material dañado o deteriorado, lo máximo posible, a su estado original, sin sacrificar su estética o integridad histórica.

A su vez la Conservación Preventiva es el conjunto de acciones, programas, planes, políticas que tienen como objeto prevenir, amortiguar y retardar los efectos del deterioro que sufren los documentos tratando que subsistan para las generaciones futuras a modo de reflexión podemos concluir con una frase del Siglo XIX Adolphe Napoleón Dideon: Conservar lo más posible, reparar lo menos posible, no restaurar a ningún precio. Esta frase nos deja muy claro que aplicando una política de conservación preventiva, al igual que la medicina del mismo nombre, prevenimos que sean víctimas de un deterioro progresivo nuestro acervo.

La conservación y preservación de los documentos digitales

Existen muchas definiciones de digitalización; pero se puede resumir como un proceso que convierte a los documentos, de diferentes formatos, de una imagen real a una electrónica digital con la ayuda de un escáner o cámara digital que las codifica según sus características cromáticas y que se almacenan en soportes electromagnéticos u ópticos

El soporte papel, lejos de desaparecer tiene un amplio uso y aglutina a un próspero negocio que mueve ingentes cantidades de dinero en todo el mundo; sin embargo, la fragilidad y dependencia estricta del soporte digital a la energía eléctrica y a ciertos condicionantes tecnológicos no nos permiten asegurar una hegemonía de éste frente a aquél al menos a corto plazo, la era manuscrita e impresa generaron modos de lectura acordes con el texto tal cual se construía .La escritura digital es, por tanto, el primer soporte no biológico de la historia., la era digital permite la utopía del hipertexto, es decir, un texto que ya no necesita de la linealidad escritural o lectora para construirse. Es por tanto la última gran revolución cultural en la que nos hallamos inmersos al generar una morfología y unas características de escritura radicalmente diferenciadas respecto a los textos tradicionales hasta ahora conocidos, un nuevo modo de percepción humana de la realidad

El continuo desarrollo de las tecnologías de la información y de las comunicaciones desde mediados de los años 1980 y la popularización de las redes telemáticas, han contribuido a la creación y difusión de documentos digitales que cada vez se utilizan más para dar a conocer los avances científicos, facilitar la formación en los diferentes niveles educativos y proporcionar documentos recreativos. Estos objetos también reproducen la imagen digital de manuscritos, impresos, grabados…, editados originalmente de forma analógica, que se puede ver enriquecida con servicios de valor añadido y transcripciones de textos que posibilitan estudios lexicográficos, estilísticos y cotejos con obras análogas .Los recursos digitales son una forma más de tecnologizar la palabra y, como otras tecnologías, generan inquietudes cuando irrumpen en escena Walter Ong declara que "La escritura, la imprenta y la computadora son, todas ellas, formas de tecnologizar la palabra" (Ong, 2000. p. 87).  Sin duda, la más radical de estas tecnologías es la escritura, ya que, y como indica el autor, la escritura reestructura la conciencia.

La UNESCO ha reconocido la importancia del problema de la conservación de los documentos electrónicos y por ello ha redactado la Carta para la preservación del patrimonio digital 2. En el artículo 3 de la misma se reconoce el peligro de pérdida a que están sometidos estos materiales y se afirma: «El patrimonio digital del mundo corre el peligro de perderse para la posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la rápida obsolescencia de los equipos y programas informáticos que le dan vida, las incertidumbres existentes en torno a los recursos, la responsabilidad y los métodos para su mantenimiento y conservación y la falta de legislación que ampare estos procesos

El problema de la preservación digital es arduo y complicado, y en cuanto que los principales implicados en el tema de la conservación son bibliotecas y archivos, es importante notar que los productores de documentos pueden facilitar la tarea desde el momento mismo del diseño de los documentos. El proceso de preservación y archivo se hace de forma más eficiente cuando se pone atención en las cuestiones de consistencia, formatos, normalización y descripción bibliográfica en los primeros pasos del ciclo de vida de la información. Por ello, se enfatiza la importancia de considerar buenas prácticas de conservación en todos los estados del ciclo de vida de gestión de la información: creación, adquisición, catalogación, almacenamiento, preservación y acceso

Entre las ventajas que proporciona la digitalización de los documentos se encuentran:

• Permite el acceso en línea a varios usuarios a la vez

• Se puede almacenar, difundir y gestionar un gran volumen de información en poco espacio y por tanto aumenta la capacidad de almacenamiento.

• Se agiliza la recuperación de la información y se mejora el servicio a los usuarios

• Brinda una mayor y más económica protección de la información ante robos, incendios y otros desastres y contra el ataque de agentes biológicos tales como: insectos, roedores y otros.

• Evita el deterioro de los documentos originales.

• Se pueden realizar copias de las imágenes digitalizadas a una alta velocidad y con calidad aceptable.

• Las imágenes pueden imprimirse con buena calidad.

• Se ahorran los gastos de reproducción, almacenaje y distribución de los documentos.

Aunque la digitalización brinda la posibilidad de almacenar, gestionar y difundir un gran volumen de información, la recuperación rápida de la información precisa y el acceso en línea; es una tecnología relativamente nueva y faltan por resolver algunos aspectos que siguen siendo polémicos y que más que desventajas constituyen desafíos que deberán solucionarse en un futuro próximo.

Entre estos desafíos se encuentran:

• Alta inversión inicial

• La longevidad de los soportes que se utilizan es corta en comparación con la del papel de calidad.

• La tecnología que se utiliza para el almacenamiento y recuperación de la información se vuelve obsoleta con relativa rapidez y con frecuencia la compatibilidad hacia atrás es limitada.

• Es necesario el refrescamiento o migración de los datos almacenados a un nuevo soporte y la renovación de la tecnología en períodos de tiempo relativamente cortos.

• Por la necesidad de la renovación de las tecnologías utilizadas el proyecto de digitalización se encarece.

• La invulnerabilidad ante determinados factores de deterioro no está del todo demostrada. Se conoce de la existencia de especies de hongos que afectan los discos compactos.

Se pudieran mencionar otras muchas ventajas y desventajas en la utilización de esta tecnología; pero lo fundamental es que constituye una herramienta, no un fin en si misma y el éxito de los programas de digitalización está en saber utilizarla para lograr los objetivos

propuestos.

Bibliografía

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• 7. LEON CASTELLANO, H. R. (2006). Conservación Preventiva de Documentos Tecnologías de la conservación: la angustia, entre la acumulación y el exceso.

Autor:

Mayra Pascual Fernández

Institución Archivo Histórico Provincial Villa Calara