Liquidación Mensual del Impuesto General a las Ventas e Impuesto a la Renta de los clientes del Estudio Aguilar Consultores (página 2)
Enviado por DOMINGO HERNANDEZ CELIS
Si la empresa no marcha como se había pronosticado se puede fácilmente replantear el giro del negocio o cerrar sin mayores dificultades.
En aspectos tributarios puede ubicarse en cualquiera de los regímenes tributarios.
En aspectos laborales, podrá acreditarse como microempresa y acogerse a los beneficios del Régimen Laboral Especial.
Organización del estudio
DATOS GENERALES:
La estructura organizacional que soporte los requerimientos de los clientes de hoy, inmersas en un contexto complejo y dinámico debe ser concebida en función de los principios de delegación motivación y la continúa interacción en equipos altamente capacitados en los cuales la identificación de sus miembros con los fines últimos de la organización a la que pertenecen sea una de los variables determinantes del éxito perseguido.
Los profesionales deben adaptarse a los problemas que atraviesan las medianas y pequeñas empresas, como son el incremento de la presión tributaria, mora en el pago de las obligaciones, dificultades para el acceso al crédito y baja rentabilidad de las empresas que sumado a los anteriores puede llevar a la discontinuidad de la actividad o a la necesidad urgente de replantear su posicionamiento en el mercado.
Las cuatro circunstancias mencionadas han provocado modificaciones en nuestro ejercicio profesional:
Presión impositiva: Incremento en la rutina de atención al cliente. Se incorporan a las tareas habituales (liquidación de sueldos, impuestos, etc.) la contestación y el seguimiento del mayor número de intimaciones e inspecciones que existen en la actualidad y la incorporación de nuevas metodología de trabajo.
El atraso en los pagos impositivos y previsionales: es una de las causas de mayor cantidad de intimaciones. Las moratorias son una solución parcial a las circunstancias mencionadas y originan nuevas rutinas de trabajo.
Obtención de créditos: la necesidad de los clientes por acceder a los mismos determina el pedido constante de certificaciones de ingresos, manifestaciones de bienes y copias certificadas de estados contables, incrementándose de esta manera la tarea habitual.
Empresas en dificultades: el empresario de las Pymes de hoy advierte que necesita ayuda profesional. Un profesional que lo acompañe más en la gestión.
Hoy las empresas necesitan especialistas en marketing, estrategia competitiva, producción, costos, etc.
El asesor –contador es la nueva figura que aparece en nuestros días, el cual debe adaptar su estudio a las necesidades de los clientes, la meta de hoy es el cliente totalmente satisfecho, con lo cual debemos tratar de que el empresario sienta que recibe un servicio más del esperado.
RELEVANCIA DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
LA CPC MONICA DEL PILAR AGUILAR RODRIGUEZ, para efectos de prestar sus servicios a la comunidad, necesita organizarse de la mejor manera. En este caso, la organización pasa por haber constituido una empresa unipersonal, para la prestación de los servicios profesionales en forma independiente.
El estar organizado le da un nivel de confianza a los trabajadores, clientes, Estado y otras entidades que eventualmente se relacionan con este tipo de entidad.
La organización como sistema social y como estructura de acción es el estructural funcionalismo, que está modelizado ya como la interpretación de un sistema total. Desde un uso empírico, el desarrollo es principalmente empresarial, es el estudio de casos sin llegar normalmente a un planteamiento teórico.
Para que se desarrolle una teoría de la organización es preciso que primero establezca sus leyes o al menos principios teóricos y así seguir trabajando sobre ello. Un camino seria clasificar y mostrar diferentes formas de organizaciones que han sido más estudiadas: burocracia como administración, por ejemplo o también elementos que componen la organización y que igualmente han sido ya muy tratados: liderazgo formal e informal, por ejemplo. Así pues, si que está muy desarrollado para los dos ejemplos, como metodología y se llama Investigación Operativa y también lo social como Sociología de la organización. Un nuevo uso está emergiendo en las organizaciones: es la gestión del conocimiento y que nace ya muy organizado.
Típicamente, la organización está en todas partes, lo que dificulta su definición independiente o sin involucrarse en una aplicación particular, pero es así porque es un elemento estructural y condicional de los sistemas, siendo social cuando lo es el sistema en cuestión.
Los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una definición sobre la naturaleza de la organización nos dan la pauta para determinar su importancia. Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la empresa que la requiera.
Para demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes hechos: La organización puede darse adonde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria. Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función organizativa. Debido a su magnitud y complejidad, es esencial, sin ella no podrían actuar. Para las pequeñas y medianas empresas, la organización también es importante, por que al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc.
La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada organización el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.
Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la organización es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.
ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL
EL ESTUDIO AGUILAR CONSULTORES, como cualquier empresa, tiene que organizarse adecuadamente para efectos de llevar a cabo sus actividades, para dar confianza a los trabajadores, practicantes y especialmente a los clientes, que son su razón de ser.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
Administración de los recursos humanos del estudio
Personal administrativo.
Por pequeño que sea un despacho, la práctica ha demostrado que se deben buscar personas de menor nivel, que ejecuten trabajos de: contabilidad interna, mensajería, etc. Ya que si estos recaen en un ejecutivo, le limita su tiempo para promover y proyectar hacia arriba el despacho.
En la medida que el despacho sea más grande deberá ir asignando funciones de administración interna, a individuos no ejecutivos, y si su estructura se lo permite, es conveniente que contrate un gerente de nivel ejecutivo que supervise y vigile toda la tarea de administración interna del despacho y evite que se quite tiempo a ejecutivos productivos que pueden desarrollar trabajos con clientes.
Otro personal de oficinas
El personal que se debe utilizar en las funciones de oficina y administración del Despacho, debe ser lo suficientemente capaz, pues de él depende en su totalidad la calidad de presentación de los trabajos de la firma, que es el producto final del cliente. El personal se puede dividir en 4 áreas:
• Contador y auxiliares de oficina
• Secretarías
• Recepcionista
• Mensajero y cobrador
La función de archivo puede ser cubierta por la recepcionista o alguna secretaría, en tanto no se justifique la contratación de otra persona de tiempo completo para esta función, la cual a su vez podría cubrir los trabajos de una biblioteca.
Personal profesional
Reclutamiento y selección
Las fuentes de reclutamiento pueden ser:
– Recomendaciones de algún miembro del despacho o de un cliente o amistades del despacho.
– Por reclutamiento directo en las principales universidades.
– Por bolsas de trabajo de los colegios de cada localidad.
Capacitación y entrenamiento
El despacho tiene el compromiso de proveer el más alto servicio profesional a sus clientes. Asimismo, reconocer que la calidad profesional depende de quien lo desarrollen, por lo tanto, el despacho tiene el compromiso de entrenar técnicamente a su personal a su máxima capacidad.
Desarrollo profesional
El propósito de un despacho debe ser el de ayudar a su personal técnico a desarrollar planes para su mejoramiento profesional.
Niveles y descripción
Los niveles se asignan básicamente en función a la experiencia técnica y a la habilidad para manejar los trabajos, incluyendo las relaciones con el cliente y con el personal de la firma.
Las clasificaciones más comunes en los despachos son:
Nivel staf:
– Ayudantes
– Semi – encargados
– Encargados
Nivel ejecutivo
– Supervisores
– Gerentes
– Socios.
Trabajo realizado por cada uno de los componentes de los niveles dentro del despacho.
Ayudantes
El trabajo del ayudante es la base para el desarrollo de los trabajos donde se requiera la obtención de información.
Requisitos técnicos
A) Pasante o estudiante de la carrera de contador público.
B) Conocimientos básicos, pero sólidos en prácticas de contabilidad, costos, impuestos y auditoría.
C) Habilidad para comunicarse verbal y por escrito
D) Tener mente inquisitiva y alerta y poder habituarse al estudio e investigación.
E) Asistir puntualmente y participar en los cursos de entrenamiento que organice el despacho.
Deberes y responsabilidades.
• Obtener la evidencia de los hechos señalados en los programas de trabajo y a las instrucciones recibidas.
• Comprender la naturaleza del trabajo a desarrollar y saber reconocer problemas.
• Comunicación oportuna con los encargados del avance de los trabajos.
• Documentar bien el trabajo realizado.
• Establecer buenas relaciones de trabajo.
• Controlar el presupuesto de trabajo.
• Atento a servir a los clientes
• Terminar el trabajo sin pendientes
• Que todo trabajo sea evaluado
Semiencargados
Requisitos técnicos.
A) Estudiante del ultimo semestre o pasante.
B) Experiencia de ayudante de por lo menos un año.
C) Que haya intervenido en trabajos completos
D) Poder controlar un segmento importante de un trabajo
E) Poder obtener conclusiones de un trabajo y definir problemas.
F) Tener conocimientos sólidos en el área que este desarrollando.
G) Haber cursado bien los cursos de entrenamiento para ayudantes.
Deberes y responsabilidades.
• Realizar secciones completas de un trabajo
• Supervisar y orientar a los ayudantes que le hayan sido asignados
• Mantener comunicación oportuna y adecuada con los encargados, supervisores y clientes
• Dominar el presupuesto en la sección que le fue asignada
• Asegurar que su trabajo como el de sus ayudantes ha sido debidamente concluido.
• Estar alerta a proporcionar trabajos adicionales a los clientes.
• Recibir y dar entrenamiento sobre la marcha.
• Obtener y dar las evaluaciones del personal
Encargados
Estos son la columna vertebral en la estructura de un despacho. La responsabilidad inicial ante los clientes recae en la buena función de un encargado.
Requisitos técnicos.
A) Pasante o próximo a recibirse
B) Tener una experiencias de 2 a 3 años como mínimo en el área.
C) Tener amplios conocimientos técnicos en área donde se esta desarrollando y conocer los aspectos relevantes de otras áreas.
D) Tener el hábito del estudio y de la investigación en la literatura técnica.
E) Habilidad para resolver problemas proponiendo las soluciones.
F) Tener conocimiento en el proceso electrónico de datos.
Deberes y responsabilidades.
• Responsabilidad total del desarrollo de los servicios en el campo del trabajo
• Asegurar que el trabajo se desarrolle en conformidad con los programas.
• Llevar sobre la marcha el entrenamiento de los ayudantes o semi -encargados que trabajan con él y contestar las preguntas que le hagan.
• Supervisar el trabajo de sus ayudantes y semi-encargados asignados.
• Revisar todos los papeles de trabajo, determinar los pendientes y responsabilidades que sean cubiertas adecuadamente.
• Llevar a cabo el trabajo en las secciones más difíciles.
• Localizar problemas y comunicárselo oportunamente al supervisor.
• Mantener informado al cliente de los avances y problemas del trabajo.
• Preparar los informes y estados financieros y sus notas que como resultado deben formularse.
• Llevar un control estricto del presupuesto de tiempo.
• Formular las hojas de evaluación de sus ayudantes.
• Estar alerta para proporcionar servicios adicionales a sus clientes.
• Hacer el seguimiento d que los informes se entreguen a tiempo.
• Obtener entrenamiento sobre la marcha.
Supervisores
Requisitos técnicos.
A) Contador público titulado.
B) Experiencia de 4 a 5 años en el despacho.
C) Conocimientos técnicos sólidos del área asignada.
D) Costumbre de resolver problemas a través del estudio
E) Conocer aspectos fundamentales de otras áreas.
F) Habilidad para resolver problemas.
G) Participar como instructor en cursos del despacho.
H) Tener 2 o más especialidades técnicas en dos o más industrias.
Deberes y responsabilidades
• Responsabilidad de la planeación oportuna.
• Responsabilidad de terminar totalmente los trabajos.
• Supervisar varios trabajos, visitando físicamente cada empresa.
• Orientar técnicamente al encargado y al semi – encargado.
• Estar alerta a localizar problemas técnicos así como de su pronta solución.
• Conocer las peculiaridades de las empresas que maneja.
• Mantener buenas relaciones con los clientes.
• Controlar adecuadamente el presupuesto.
• Discutir con el cliente aspectos de cobranza y fijación de honorarios.
• Mantener informado al socio de los aspectos sobresalientes del trabajo.
• En todos los trabajos que se presenten debe revisarlos y en caso de problemas, presentar alternativas a los socios.
• Asegurarse que al término del trabajo no existan pendientes.
• Participar como asesor en el programa de desarrollo profesional.
Gerentes
La función del gerente es la continuación del servicio que un socio proporciona.
Un gerente debe actuar como socio y tener mentalidad como tal.
Requisitos técnicos
A) Capacidad para reconocer y llevar a cabo aquellos factores que ayudan al desarrollo del despacho.
B) Técnicamente deberá ser experto del área que desarrolla y tener conocimientos sólidos en otras áreas.
C) Debe participar en todos los cursos de entrenamiento del despacho y participar como instructor.
D) Participar en conferencias.
E) Formular todo tipo de informe y discutirlo con el cliente.
F) Lograr la cobranza convenida con los clientes.
G) Habilidad para resolver problemas.
H) Responsabilidad para lograr el cobro de tiempos en exceso al presupuestado, cuando sea por causa imputables al cliente.
Deberes y responsabilidades
• Participar decididamente en la calendarización de los trabajos.
• Revisar los trabajos asegurándose que se hicieron con la calidad y que se cumplieron con los programas y evidenciar su participación en un memorándum
• Mantener contacto con los clientes.
Socios
Los socios son los responsables máximo del despacho y esto incluye todos los aspectos de control, atención del cliente, evaluación de las tareas, desarrollo del despacho, promoción y evaluación de los componentes humanos del despacho.
5. Políticas administrativas de un despacho.
En la mayoría de los despachos pequeños y medianos, para lograr los objetivos trazados es necesaria emplear políticas y procedimientos.
Para apoyar al personal dedicado y para que no sean absorbidos por otros despachos se debe tener en cuenta:
• Calendario de trabajo.
• Lista de asistencia.
• Período y forma de pago.
• Gastos de movilización.
• Tarjetas de presentación
• Bonos.
• Seguros.
• Vacaciones.
• Posibilidades de crecimiento dentro del despacho.
• Cursos de capacitación para todos los niveles del despacho.
• Servicio de biblioteca.
Hay dos cosas que destacan ante los clientes y terceros estas son:
• La presentación de las oficinas.
• La presentación de los informes.
Para un adecuado control de la información externa e interna un despacho deberá contar con:
• Papel membretado en original y copia.
• Memorándum para comunicaciones internas.
• Sobres membretados.
• Formas de reportes de tiempo
• Forma de lista de asistencia.
• Forma de gastos de viaje.
• Forma de hoja de instrucciones.
• Forma de control de biblioteca.
• Carpetas para papeles de trabajo.
FUNCIONES DEL PROPIETARIO- GERENTE:
Celebrar y ejecutar los actos y contratos ordinarios correspondientes al objeto social.
Representar al Estudio ante toda clase de autoridades.
Abrir y cerrar cuentas corrientes, efectuar y retirar depósitos a plazo, de ahorros, o de otra clase, en instituciones bancarias, girar cheques contra cuentas de la sociedad provistas de fondos o contra créditos o sobregiros autorizados, contratar préstamos o mutuos a favor de la sociedad, y en general toda clase de operaciones bancarias, financieras y mercantiles.
Endosar cheques para su abono en cuenta.
Girar letras a cargo de deudores de la sociedad, endosarlas, darlas en cobranza y descontarlas para que su importe sea abonado en cuenta, con el mismo fin suscribir y descontar pagarés y vales a la orden.
Abrir y cerrar cartas de crédito con o sin garantía; contratar, abrir, cerrar cajas de seguridad en los bancos; registrar marcas y nombres comerciales y/o de fábrica, y obtener patentes y privilegios.
Contratar y despedir personal.
Administrar los recursos financieros.
Efectuar el pago de las compras de activos fijos y existencias
Efectuar el cobro de los servicios
Efectuar el pago de tributos de los clientes y del estudio
Efectuar el pago de las remuneraciones de trabajadores del Estudio.
Efectuar el pago de todos los gastos que realiza la empresa.
Efectuar permanentes coordinaciones con todas las dependencias del Estudio especialmente con los clientes
Otras funciones relacionadas con el gerenciamiento
FUNCIONES DEL ÁREA CONTABLE Y TRIBUTARIA:
Archivar y registrar los comprobantes de pago y demás documentos sustentatorios de las operaciones de los clientes del Estudio.
Registrar las operaciones de los clientes del Estudio en los libros o registros auxiliares y libros principales, utilizando procedimientos manuales y/o computarizados.
Formular las declaraciones juradas de los tributos a cargo de los clientes del Estudio
Formular los estados financieros de los clientes del Estudio contable.
Efectuar las coordinaciones permanentes con los clientes del Estudio Contable.
Llevar a cabo el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo del Estudio.
Mantener actualizado los equipos y programas que utiliza el Estudio, a fin que cumplan un trabajo efectivo y eficaz.
FUNCIONES DEL ÁREA DE ASESORIA Y CONSULTARÍA
Asesorar en el aspecto contable, tributario, financiero y administrativo a los clientes del estudio.
Capacitar al personal de asistentes para un desempeño eficiente
Obtener información actualizada de las entidades de supervisión y control para que sea utilizada en las operaciones de los clientes.
Obtener información actualizada de medios de comunicación como televisión, radio, periódicos, revistas y otros.
Administración del estudio
Desde el punto de vista legal, la persona natural con negocio, es la responsable de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de dicha empresa.
Es fundamental contar con una adecuada administración del estudio contable, para prestar los servicios con eficiencia y eficacia.
La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.
En fin la administración consiste en darle forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.
Objetivos De La Administración:
Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social. Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas. Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus recursos.
Es permitirle a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla
Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.
Importancia de la Administración:
La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica por que una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.
La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas.
Características de la Administración:
Estas características pueden darse desde el inicio de las actividades o pueden ir lográndose a través del tiempo. Dichas características, son las siguientes:
Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en el ejercito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas políticos existentes.
Su especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter específico. es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía, antropología, etc.
Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
ADMINISTRACIÓN ESTRATEGICA.
La administración estratégica se define como: "Proceso de administración que entraña que la organización prepare planes estratégicos y, después, actúe conforme a ellos" (Stoner).
La estrategia no es nueva en los negocios, seguramente hace ya varios siglos se aplica, pero es sólo hasta comienzos de los años sesentas que los académicos y estudiosos de la administración la consideraron de importancia para alcanzar el éxito empresarial.
Inicialmente Chandler propuso un concepto de "estrategia" así: "determinación de objetivos y planes a largo plazo, acciones a emprender y asignación de los recursos necesarios para alcanzar lo propuesto". Como vemos, esta concepción es básica y a la vez muy completa, además, comprende varias aspectos interesantes como:
Infraestructura del estudio contable
Referencia a las condiciones básicas (instalaciones y tecnología) que permiten que el trabajo continúe dentro de la organización (por ejemplo, iluminación adecuada, agua limpia).
La prestación de servicios contables requiere de una adecuada infraestructura, inmuebles, equipos, muebles, enseres y toda la parafernalia de una oficina.
INMUEBLE:
El estudio contable ocupa un local alquilado. Cuyas dimensiones son en promedio de 5 mts. de ancho por 5 mts. de largo. El local dispone de los servicios higiénicos necesarios para uso del personal
EQUIPOS DEL ESTUDIO CONTABLE:
05 Computadora IBM Pentium IV CPU de 233 Mhz, Disco duro de 40 Gbz y Memoria de 128 Mhz.
También se dispone de 05 máquinas sumadoras.
Un aparato telefónico fijo
El gerente y cada uno de los trabajadores y practicantes disponen de equipos celulares personales.
SISTEMAS COMPUTARIZADOS DEL ESTUDIO CONTABLE:
El Área de Contabilidad aplica el software especializado denominado PROGRAMA DE DECLARACIÓN TELEMÁTICA, el mismo que está formulado en Visual Basic y trabaja en entorno Windows XP.
El Área de Contabilidad aplica el software especializado denominado SISCONT, el mismo que está formulado en Visual Basic y trabaja en entorno Windows XP.
Principales procesos que lleva a cabo el estudio
Toda empresa sin excepción para concretar sus actividades desarrolla procesos. El estudio, realiza una serie de procesos, entre los que podemos citar:
Proceso de formulación de las políticas y objetivos del Estudio, realizado por el Gerente General.
Proceso de Administración o gerenciamiento del Estudio Contable
Proceso de promoción y venta de los servicios de contabilización de las transacciones, determinación de tributos, formulación de información financiera y económica y análisis e interpretación de dicha información para que sea utilizada por los gerentes o directorios de las empresas que son clientes del Estudio
Proceso de recepción, ordenamiento y distribución de los documentos sustentatorios de las transacciones de los clientes.
Proceso de formulación de las declaraciones juradas
Proceso de cierre de los libros contables de los clientes
Proceso de apertura y/o reapertura de los libros contables de los clientes
Proceso de captación, contrato, capacitación y perfeccionamiento del personal que va a practicar y/o trabajar en el Estudio.
Etc.
Principales operaciones que lleva a cabo el estudio
Dentro de los procesos antes indicados, se llevan a cabo operaciones. Las operaciones principales que realiza el Estudio, como producto de su actividad o giro, son las siguientes:
Recepción de comprobantes de pago y documentos de los clientes del estudio.
Registro de comprobantes de pago y documentos de los clientes del estudio.
Archivo de comprobantes de pago y documentos de los clientes del estudio.
Formulación de declaraciones juradas mensuales y anuales.
Tramitación de diversas situaciones de los contribuyentes como: cambios de domicilio, cambio de régimen tributario, autorización de impresión de comprobantes de pago, anulación de comprobantes de pago por diversas situaciones, alta/baja de máquinas registradoras, suspensión de operaciones, etc.
Asesoría y consultoría directa, telefónica y vía mail a los contribuyentes que son clientes del Estudio.
Asesoría en Organización, administración y finanzas a los clientes y otros.
Formulación de información financiera y económica para SUNAT.
Formulación de información financiera y económica para el INEI.
Formulación de información financiera y económica para CONASEV.
Formulación de información financiera y económica para proveedores.
Formulación de información financiera y económica para entidades financieras y de seguros.
Asesoría especializada en Bolsa de Valores, contratos a futuro y otras herramientas financieras.
Llevado de contabilidades manuales y computarizadas.
Coordinaciones con entidades públicas y privadas para efectos de prestar un servicio eficiente a los clientes.
Otros servicios complementarios.
Detalle de los servicios prestados
Cada usuario de los servicios tiene asignado un responsable de clientes que resuelve la rutina mensual y los problemas de índole operativa que pudieran surgir.
Los responsables de clientes desarrollan su actividad bajo la supervisión de un coordinador de área, quien controla los productos finales emitidos por el estudio.
El titular realiza visitas, atiende entrevistas personales y resuelve consultas telefónicas.
Al ingresar un nuevo cliente se le asigna un responsable a cargo de la rutina mensual, se establece el régimen de visitas o entrevistas con el titular
Servicios al cliente.
Área contable impositiva.
Contabilidad
– Definición de planes de cuenta.
Imputaciones contables en libros manuales o registros computarizados.
Confección de estados contables en moneda nacional o extranjera
Análisis, interpretación y proyección de estados contables.
Impuestos
Asesoramiento general
Liquidación de impuestos nacionales, provinciales y municipales.
Confección y presentación de declaraciones juradas
Inclusión en regímenes de moratoria
Atención personalizada de inspecciones.
Auditoría
Planeamiento, confección de programas y definición de papeles de trabajo.
Determinación de papeles de auditoría y análisis del sistema de control interno.
Toma de inventarios, conciliaciones y ajustes contables.
Confección del dictamen del auditor y carta de recomendaciones.
Previsional / Laboral.
Asesoramiento general.
Liquidación de sueldos y jornales
Confección y presentación de declaraciones juradas ante los organismos de control previsional, obras sociales y sindicatos
Atención personalizada de inspecciones.
Area gestión empresarial:
Contabilidad Gerencial
Implementación de sistemas de presupuestos y control presupuestario.
Definición y seguimiento del cash-flow
Análisis e implementación de un sistema de costos
Desarrollo de sistemas de información para toma de decisiones.
Intervención de empresas en dificultad.
Optimización en el uso de RRHH
Implementación de programas de calidad total
Relevamiento, diagnóstico y reformulación de estructuras organizacionales y procedimientos administrativos
Administración del cambio organizacional
Capacitación
Ciclo informativo mensual
Ciclo de capacitación mensual
Boletín informativo mensual.
Selección de RRHH
Asistencia al cliente en la definición de perfiles para cada puesto
Banco de datos con antecedentes de los postulantes.
Financiación.
Análisis e implementación de sistemas de financiación a medida, orientados a afrontar desfasajes temporales
Instrumentación del financiamiento.
Administración de créditos
Auditoría externa de gestión.
Evaluación de la gestión empresaria.
Visitas a los locales de atención al público
Encuestas a los clientes
Medición de los aspectos no monetarios de la operatoria de las empresas.
Proyectos especiales.
Análisis de la realidad del mercado ante nuevos escenarios
Determinación de procedimientos a través de los cuales se canalicen las necesidades de nuestros clientes en vinculación con un determinado proyecto especial.
Asesoramiento en la concreción del proyecto
Negocios.
Evaluación de proyectos de producción productivos.
Definición del encuadramiento laboral, impositivo, contable y administrativo de cada tipo de actividad.
Análisis comparativo de alternativas.
Concreción y puesta en marcha de negocios.
Seguimiento de la gestión.
Debemos acompañar a los empresarios en las distintas etapas
Búsqueda y elección | Puesta en marcha | Seguimiento de gestión |
Actividad base | Análisis organizacional | Emisión de informes para toma de decisiones |
Búsqueda, análisis y selección de alternativas | Selección de los RRHH | Auditoría externa de gestión |
Análisis de rentabilidad y retorno de la inversión | Asesoramiento contable-impositivo | Reuniones mensuales: Políticas/ presupuestos |
Gestión efectiva del estudio
EL ESTUDIO gestionada por una persona natural, tiene sus planes, organización, dirección, niveles de coordinación y control correspondiente. También tiene sus metas, objetivos y misión, por tanto es necesario orientar todos los esfuerzos para lograr estos atributos.
De nada vale tener una adecuada organización y administración si la gestión es efectiva. Se deben lograr los objetivos y la misión de la empresa para decir que la empresa es efectiva.
Por otro lado, los cambios tecnológicos que se han producido en la sociedad han ampliado el campo de la gestión. En las primeras etapas del desarrollo económico, las empresas se definían porque realizaban tareas repetitivas, fáciles de definir. En el taller o en la oficina el personal sabía exactamente cual era y seguiría siendo su misión.
La labor del Director Gerente era supervisar la marcha de los trabajos en curso en un proceso reiterativo. El resultado se medía según lo que se producía, y se funcionaba bajo una fuerte disciplina y control riguroso. Había que satisfacer las expectativas de los propietarios de ganar dinero y esa era la mayor motivación.
Esta simple interpretación de la gestión que existía entonces sigue aún con nosotros, como un eco del pasado. Algunos empresarios siguen comportándose como si nada hubiese cambiado. Pero son los zarpazos de la realidad lo que ha hecho que los empresarios tengan en cuenta muchos otros factores, porque los mercados ya no crecen en función de la oferta, y hay que luchar en mercados muy competitivos y a veces poco recesivos interiormente, sin contar con los problemas de competencia.
La automatización, la informática, las nuevas tecnologías de la información y las crecientes expectativas de la sociedad han puesto al descubierto muchas carencias. La naturaleza de la gestión se ha hecho más compleja para actuar en función de una serie de prioridades, como es la de conseguir beneficios constantes, por encima de todas ellas.
La gestión se apoya y funciona a través de personas, por lo general equipos de trabajo, para poder lograr resultados. Con frecuencia se promocionan en la empresa a trabajadores competentes para asumir cargos de responsabilidad, pero si no se les recicla, seguirán trabajando como siempre. No se percatan que han pasado a una tarea distinta y pretenden aplicar las mismas recetas que antaño. Un ejemplo claro son los vendedores, que son promocionados a Jefes de Venta. Fracasará en su nuevo puesto a menos que asuma nuevas actitudes y adquiriera la formación adecuada.
Relevancia del control interno en el estudio
EL CONTROL ES RESPONSABILIDAD DE TODOS. LA GERENTE Y EL RESTO DE PERSONAL RESPONDEN POR EL CONTROL INTERNO DEL ESTUDIO. DICHO CONTROL PUEDE REALIZARSE EN FORMA PREVIA, CONCURRENTE Y EN FORMA POSTERIOR.
EN CADA AREA, EN CADA PROCESO, EN CADA OPERACIÓN, EN CADA TRANSACCION DEBE ESTAR PRESENTE EL CONTROL PARA QUE TODO LO QUE SE HAGA SEA PARA FACILITAR EL BUEN FUNCIONAMIENTO DEL ESTUDIO.
El control, es una fase de la administración del Estudio. No está separada, tampoco esta por encima ni por debajo de la administración. Simplemente forma parte de ella. Sin embargo tiene que dársele la relevancia del caso, por la importancia que tiene para que la empresa lleve a cabo sus actividades en forma eficiente, económica y eficaz.
El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa . Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes y eficiencia y eficacia operativa.
El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
Cuando mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.
Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización.
Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten ordenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes. Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.
Ningún sistema de control interno puede garantizar sus cumplimiento de sus objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad razonable en función de :
Costo beneficio: El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.
La mayoría de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias, existe la posibilidad que el sistema no sepa responder
El factor de error humano
Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.
Polución de fraude por acuerdo entre dos o mas personas. No hay sistema de control no vulnerable a estas circunstancias.
El control interno administrativo no esta limitado al plan de la organización y procedimientos que se relaciona con el
proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios. Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.
El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable:
Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la gerencia
Las organizaciones económicas como entidades diseñadas por las personas para alcanzar fines individuales y colectivos, tienen en estos momentos un gran reto frente a los sistemas de control que aplican en las actividades de su diario funcionamiento, por ello se torna viable establecer algunos puntos de soporte para establecer las herramientas necesarias para tener un buen sistema de inspección y verificación, que en el corto plazo nos dará las luces para evaluar si los procedimientos que se están implementando son los adecuados y los que nos proporcionan el mayor beneficio.
Ya que las organizaciones pueden planificar e implementar cambios en su carácter y estructura fundamental por lo anteriormente dicho, toman gran relevancia los conceptos de eficacia en cuanto afectan las relaciones entre la organización y el entorno y la eficiencia por que afectan la estructura interna y las actividades operativas de la organización.
Las actividades instrumentales al servicio de los objetivos corporativos se resumen en explotación comercial, producción, aprovisionamiento, Inversiones y mantenimiento de las finanzas, por ello es de vital importancia crear los vínculos necesarios entre todo el conjunto para así estructurar un buen sistema, que proporcione mayor seguridad y estabilidad a la organización.
Capítulo II: Clientes del Estudio – Tratamiento de las transacciones
TODO LO QUE SE HACE EN EL ESTUDIO, ES TOTAL APOYO AL CONTRIBUYENTE QUE ES CLIENTE DEL ESTUDIO.
LOS CLIENTES DESARROLLAN VARIOS TIPOS DE TRANSACCIONES, LAS CUALES REQUIEREN SER ANALIZADAS PARA CONOCIMIENTO, COMPRENSION Y APLICACIÓN DE LAS NORMAS QUE LES COMPETAN.
El personal de contabilidad, no podemos darnos el lujo de saber como funcionan las transacciones, si sólo le damos el tratamiento contable y tributario. En este contexto, debemos de saber que las compras, ventas y la prestación de servicios tienen su origen en el aspecto legal, luego tiene que ver también el aspecto financiero y claro por cierto, el aspecto tributario y contable.
De esta forma el personal contable, tiene que ser multidisciplinario, en vista que tiene que hacer las veces de Abogado, Financista, Tributarista y Contador; es decir todo un reto.
De no ser así, estaríamos dando lugar a que esos vacíos sean ocupados por otras especialidades, lo que redundará en contra de nuestra profesión.
Análisis tributario de las transacciones de compras y ventas
NO SE PUEDE REALIZAR LA LIQUIDACION MENSUAL DEL IMPUESTO GENERAL A LAS VENTAS E IMPUESTO A LA RENTA DE LOS CLIENTES DEL ESTUDIO, SI ANTES NO SE HA LLEVADO A CABO EL ANALSISI TRIBUTARIO DE LAS PRINCIPALES NORMAS.
Las compras y ventas están relacionadas con los comprobantes de pago, medios de pago, les alcanza el Impuesto General a las Ventas e Impuesto a la Renta. Las compras y ventas pueden ser gravadas, no gravadas y exoneradas, en uno u otro caso debe tenerse en cuenta lo que establece las normas tributarias.
IMPUESTO GENERAL A LAS VENTAS
El Impuesto General a las ventas es un tributo indirecto. Afecta a los bienes y servicios que adquieren las personas naturales de todo nivel social y las personas jurídicas para llevar a cabo sus actividades.
ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL IMPUESTO Y DEL NACIMIENTO DELA OBLIGACIÓN TRIBUTARIA:
El Impuesto General a las Ventas grava las siguientes operaciones:
a) La venta en el país de bienes muebles;
b) La prestación o utilización de servicios en el país;
c) Los contratos de construcción;
d) La primera venta de inmuebles que realicen los constructores de los mismos.
SUJETOS DEL IMPUESTO: Son sujetos del Impuesto en calidad de contribuyentes, las personas naturales, las personas jurídicas, las sociedades conyugales que ejerzan la opción sobre atribución de rentas prevista en las normas que regulan el Impuesto a la Renta, sucesiones indivisas, sociedades irregulares, patrimonios fideicometidos de sociedades titulizadoras, los fondos mutuos de inversión en valores y los fondos de inversión que desarrollen actividad empresarial que:
a) Efectúen ventas en el país de bienes afectos, en cualquiera de las etapas del ciclo de producción y distribución;
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