Valoración del sitio web para la gestión económica financiera de la Universidad de La Habana

Introducción

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs) juegan cada vez un rol de mayor importancia para realizar la gestión de todo tipo de información existente en una organización (empresa, organismo, instituto, etc.), independientemente del tipo que ésta sea, como es el caso de las Universidades.

Entre las áreas de mayor importancia para la gestión de la información universitaria en general se señala el área de Economía, en donde se introduce y maneja un gran volumen de datos contables, estadísticos, financieros, etc., cuyo análisis permite establecer la toma de decisiones en los diferentes niveles de dirección del centro.

La utilización de la Red en los procesos de la organización ha hecho surgir nuevas tendencias y conceptos que han servido como base para el diseño de nuevos modelos de gestión, los cuales deben ser explotados en la Gestión Económica–Financiera de las universidades.

Objetivos

Por la necesidad de desarrollar y explotar herramientas basadas en las TICs y con el fin de hacer más eficientes los procesos de gestión económica–financiera el presente trabajo tiene como objetivo estudiar y valorar la Web de la Gestión Económica Financiera de La Universidad de La Habana como aplicación informática para el trabajo en red, que garantice un fácil acceso a la información integrada por cada uno de los niveles de interés, realizándose una gestión económica más eficiente, asegurando el mayor nivel de seguridad e integridad de la información y favoreciendo la toma de decisiones en el plano económico.

Desarrollo

Caracterización de la Universidad de La Habana (UH)

La Universidad de La Habana, fundada en 1728, es el Centro de Educación Superior más grande del país y su actuación en el ámbito nacional e internacional ha determinado la excelencia y el prestigio que se le reconoce, lo cual la distingue de otras universidades del país y de América Latina.

La UH tiene como misión: "Contribuir al desarrollo de la sociedad socialista, siendo un espacio de compromiso y participación en la generación, materialización y fortalecimiento de los programas de la Revolución. Ser fuente de creación de conocimientos y de formación de valores que garanticen la continuidad histórica de la Revolución Cubana y el enriquecimiento cultural de la nación. Formar integralmente y de manera continua profesionales con capacidad de liderazgo científico y político." (Misión)

La Universidad cuenta con 18 Facultades en las que se imparten 33 carreras y su actividad científica se desarrolla en las facultades y en los 21 centros de investigación que están en funcionamiento, así como en las 15 Sedes Universitarias.

Actualmente su estructura organizativa está constituida por 3 Consejos Universitarios, 7 Vicerrectorías, la Secretaría General y la Comisión de Ingresos, además de las facultades y centros de investigación. (Ver Anexo 1)

Entre los elementos que la distinguen podemos mencionar:

• La combinación de actividades docentes, investigativas, productivas, de servicios y apoyo en general (becas, alimentación, trasporte, reparaciones y mantenimientos constructivos y de equipamiento).

• Gran número de trabajadores, altos volúmenes de estudiantes.

• Investigaciones en diversas ramas de la ciencia.

• Dispersión geográfica por toda la ciudad.

• Varias fuentes de financiación.

Estructura de la Gestión Económica Financiera de la UH

(Ver Anexo 2)

La Gestión Económica Financiera de la UH está conformada por 5 entidades o unidades presupuestadas (UP) que están subordinadas directamente al Rector, cada una de ellas tiene actividad económica propia y objeto social específico, pero su actividad está dentro de las políticas universitarias de funcionamiento y desarrollo. Esas entidades son:

• Universidad de La Habana (UPUH).

• Unidad Presupuestada de Aseguramiento a la Universidad de La Habana (UPAUH).

• Instituto de Farmacia y Alimentos (IFAL).

• Jardín Botánico Nacional (JBN).

• Facultad de Español para estudiantes chinos (FEECH).

También, como parte de esa estructura, se encuentran las direcciones subordinadas al Vicerrector de Economía:

• Dirección de Contabilidad y Finanzas.

• Dirección de Planificación y Estadísticas.

• Dirección de Inversiones.

Las facultades, los centros de investigación, las sedes universitarias y los dispositivos de administración central ejecutan su actividad contable y financiera a través de las Unidades Presupuestadas Universidad de La Habana, y de Aseguramiento a la Universidad de La Habana.

Circunstancias que originaron la web de la Gestión Económica Financiera

Las áreas centrales de la Universidad (Unidades de Gasto), demandan para todas las gestiones que realizan los servicios económicos, pero no existía otro modo para llevarlas a cabo que no fuera desplazarse hacia las direcciones de economía, en la mayoría de las ocasiones más de una vez, lo mismo sucedía si requerían alguna información. Esto hizo que la posibilidad de mejorar e informatizar los procesos tuviera un resultado de alto impacto en la comunidad universitaria.

No había nada en la intranet que diera información sobre la Vicerrectoría Económica y su trabajo.

La información que se gestionaba no se tomaba de un sitio oficial y podía ser alterada y por lo tanto no confiable.

Existían limitaciones –y aún persisten algunas de ellas- en la infraestructura de informatización, caracterizada por el atraso tecnológico del equipamiento que se usa, la inexistencia de servidores potentes, redes de capacidades superiores, así como limitados software que se utilizaban de forma parcial, además se gestionaba la información de manera fragmentada lo cual traía como consecuencia que no se pueda disponer de la información integrada para la toma de decisiones o la visualización de la misma por la comunidad universitaria.

Para mejorar la eficiencia en la gestión económica financiera -lo cual tiene alto impacto en la organizacional-, hacerla más transparente, así como optimizar el empleo del tiempo de directivos universitarios se hizo necesario: Desarrollar e implementar un sitio web para gestionar, manipular y obtener información de manera integrada de la Gestión Económica Financiera de la Universidad de La Habana satisfaciendo así las necesidades de la Comunidad Universitaria.

La Web para la Gestión Económica Financiera

Para el desarrollo de la Web se tuvieron en cuenta las fases planteadas por Gil Alvarez en su metodología:

1. Fase de Análisis:

A la hora del desarrollo de un sitio web se deben dar respuesta a un grupo concreto de interrogantes que permitirá aclarar y definir de manera básica las expectativas existentes entorno a la aplicación e interacción que se va a generar. Algunas de las preguntas que nos realizamos fueron:

¿Se necesita el sitio web?

¿Para qué se necesita el sitio web?

¿Qué buscarán en él los usuarios?

¿Qué servicios brindará el sitio web?

¿Con qué recursos se cuenta?

¿Qué tiempo deberá ser invertido en la creación?

¿Qué impacto causará en los usuarios?

Para dar respuesta a estas interrogantes se llevaron a cabo acciones tales como:

Reuniones del Consejo Económico. (Vicerrector Económico y Directores de Áreas de la Vicerrectoría)

Encuentro con la Vicerrectoría Económica de la CUJAE y los desarrolladores del sistema que allí se utiliza.

Revisión de la Información de la Gestión Económica Financiera existente en la Intranet y la web de la UH.

Recopilación y análisis de la información a mostrar en la Web.

Valoración de las aplicaciones para su desarrollo.

Revisión de bases de datos existentes en el sistema Assets-Premium

Entrevistas para saber que se necesita y espera del sitio.

Pudimos detectar que el sitio resolvería lo siguiente:

Existiría un espacio en la Intranet para la Vicerrectoría Económica.

Estaría a disposición de las áreas universitarias la información necesaria para su trabajo relacionado con la gestión económica.

Fácil acceso a la información integrada.

Gestión económica más eficiente.

Favorecería la toma de decisiones en el plano económico

2. Selección de objetivos:

Todo proyecto debe contar con objetivos definidos contra los cuales pueda medirse la efectividad de las acciones que se desarrollan.

Objetivo General: Desarrollar un sitio web, que garantice un fácil acceso a la información integrada, una gestión económica más eficiente y que contribuya a la toma de decisiones en el plano económico.

3. Selección de usuarios:

Usuarios son aquella parte de la población a la que se pretende alcanzar o influir con el sitio. Conocer el tipo de usuario servirá para establecer parte de los criterios de diseño de contenido, lenguaje, estética, entre otros.

Usuarios potenciales del sitio: Vicerrector Económico, Directores de las Áreas Económicas, Consejo Universitario, administradores de las áreas, comunidad universitaria.

Perfiles: usuarios y usuarios registrados.

4. Selección de software:

Las herramientas empleadas para el desarrollo de este sistema informático son

CMS Joomla: Por ser de código abierto, independencia tecnológica, por las facilidades para el desarrollo rápido de sitios web, permite trabajar el contenido por separado de la programación y el diseño, y ofrece plantillas fácilmente editables, maquetadas con CSS y que utilizan como lenguaje el XHML.

Lenguaje de programación: PHP

Gestor de Base de Datos: MySQL

5. Selección de contenidos.

Básicamente el éxito de un sitio web se debe a su contenido. Es conveniente presentar un contenido acorde a los objetivos planteados para desarrollar el sitio y que la información a plasmar cubra las necesidades e intereses del público a quien va dirigido.

6. Estructura de Navegación. Diseño.

La estructura de un conjunto de páginas web es muy importante, ya que permitirá al lector visualizar contenidos de manera fácil y clara (buena estructura) o provocar en el lector una sensación de estar perdido, por lo cual no encontrara rápidamente lo que busca y terminará por abandonar el sitio (mala estructura).

El diseño web supone un trabajo extenso y detallado, puesto que abarca no solo la presentación visual sino también la integración con una estructura lógica basada en el propósito del sitio. Al momento de diseñar es necesario tener en cuenta aspectos como la usabilidad y la accesibilidad.

¿Qué encontrará en la web para la Gestión Económica Financiera?

Página Principal / Inicio

Los usuarios por cuestiones de seguridad Informática deberán llenar una planilla (Ver Anexo 3) luego cuando el mismo es aprobado por el Vicerrector Económico se le crea la cuenta. Desde la Web se le da la posibilidad a los usuarios de registrarse, solo que el registro no se hará efectivo hasta una vez llenada y aprobada la solicitud, pues hay información contable en el sitio a la que solo pueden tener acceso los usuarios registrados debidamente autorizados. Los usuarios registrados pueden modificar su perfil, y cambiar su clave de acceso.

Información sobre la estructura general de la gestión económica de la universidad: la misión, visión, funciones, así como los directivos de las áreas económicas.

Noticias actualizadas sobre la gestión económica.

Tareas del plan de trabajo de la Dirección de Economía que involucran a las áreas.

Informes estadísticos UH: aparece un acceso rápido al Boletín Estadístico "La UH a Manos" 2008 y el Informe Oficial de Matrículas 2009- 2010. (Ver Anexo 5).

Procedimientos para realizar operaciones con las Direcciones económicas.

Documentos normativos y metodológicos por organismos (MES, MFP, MIC, MEP) así como una recopilación de normativas y resoluciones organizadas debidamente (Activos Fijos, Cobros y Pagos, Caja, Contabilidad, Control Internos, Inventarios, Inversiones, entre otras) que regulan y orientan el trabajo de administración. (Ver Anexo 6)

Modelos para trámites (movimiento de activos fijos, conteo anual de activos fijos, conteo al 10% de AFT, solicitud de materiales, anticipos de Viaje)

Informaciones sobre el control interno, donde además de las medidas para eliminar las deficiencias detectadas en la auditoria aparece la guía de autocontrol al sistema de control interno.

Los modelos estadísticos con sus metodologías, así como el calendario anual de entrega, el mensual y la disciplina estadística de las áreas responsables de la entrega de los mismo a la dirección de planificación y estadísticas. (Ver Anexo7)

De inversiones podrá ver los informes que se emiten y obtener el modelo de ficha de inversión.

Ya una vez registrado usted tendrá acceso a los activos fijos de su área, fondos bibliotecarios, nóminas de estipendios e inventarios de almacén (ferretería, reactivos químicos, estudio, víveres, aseo, miscelánea), al plan y presupuesto así como a la distribución de recursos materiales y financieros, y a los análisis económicos mostrados debidamente en los consejos Universitarios.

La página cuenta con enlaces a sitios de Interés Económico como: Centro de Estudios de la Economía Cubana, Banco Central de Cuba, Asociación Nacional de Economistas y Contadores de Cuba (ANEC), entre otros.

Todas las páginas y artículos tendrán las opciones de vista pdf, imprimir y enviar por correo sin necesidad de salir del sitio.

Presenta una encuesta a través de la cual los desarrolladores podremos analizar el estado de opinión de los usuarios que la visiten y así poder valorar el sitio. (Ver Anexo 8)

Marco tecnológico de la web para la Gestión Económica Financiera en la UH

En lo interno de las áreas económicas se usan sistemas como el Assets- Premium y el Controla con los que se realizan todas las operaciones contables y financieras como por ejemplo: la contabilización de los Activos Fijos Tangibles, los fondos bibliotecarios, el estado de las cuentas, los ingresos por área, el manejo del presupuesto, la gestión de cheques, compras, las transferencias internas, los cobros y pagos, las nóminas estudiantiles y de trabajadores entre otras. Existen problemas de conexión entre las áreas que realizan la gestión económica de la universidad lo que hace que en las mismas se trabajen los sistemas con servidores locales y de forma aislada, lo que trae como consecuencia que la gestión de nuestro sitio en su primera etapa no sea on-line.

El servidor en el que se encuentra hospedado el sitio es el del nodo central de la Universidad, que utiliza Apache como servidor Web y MySQL y PHP para el almacenamiento y manipulación de las bases de datos.

Criterios para la evaluación del sitio

Emplearemos en este trabajo la definición de usabilidad más extendida, que es la ofrecida por la ISO (1998).

Usabilidad: es el "grado de eficacia, eficiencia y satisfacción con la que usuarios específicos pueden lograr objetivos específicos, en contextos de uso específicos"

En la definición podemos observar que la usabilidad se compone de dos tipos de atributos:

Atributos cuantificables de forma objetiva: como son la eficacia o número de errores cometidos por el usuario durante la realización de una tarea, y eficiencia o tiempo empleado por el usuario para la consecución de una tarea.

Atributos cuantificables de forma subjetiva: como es la satisfacción de uso, medible a través de la interrogación al usuario, y que tiene una estrecha relación con el concepto de Usabilidad Percibida. Como se indica en la definición, la usabilidad de una aplicación debe ser entendida siempre en relación con la forma y condiciones de uso por parte de sus usuarios, así como con las características y necesidades propias de estos usuarios. Un diseño no es en sí mismo usable: " lo es para usuarios específicos en contextos de uso específicos".

De acuerdo con Nielsen (1994), la usabilidad recoge la facilidad con la que un usuario puede aprender a manejar el sistema, la sencillez para memorizar funciones básicas, el grado de eficiencia con la que el sitio ha sido diseñado, la flexibilidad durante la interacción y, en general, la valoración del usuario respecto a su propia aptitud para gestionarlo.

Modelo Satisfacción y No frustración.

En el siguiente modelo Hassan (2006), describe las relaciones de influencia entre factores; información imprescindible para entender el verdadero impacto de cada uno de ellos en la satisfacción de uso.

Los factores identificados como higiénicos son la accesibilidad, funcionalidad y findability («encontrabilidad»), mientras que los motivadores son la utilidad, cualidad estética y credibilidad. El séptimo factor, la usabilidad, por su doble dimensión (objetiva y subjetiva), queda caracterizado como higiénico y motivador al mismo tiempo, además de cumplir la función de factor vertebral relacionando el resto de factores de diseño.

Utilidad: Es la medida en la que el sitio web sirve al usuario –provecho, beneficio e interés que le produce– que podemos definir como una relación de actitud afectiva con el sitio web. Hay que aclarar que este factor se refiere a la utilidad subjetiva o percibida, no a la objetiva o técnica.

Accesibilidad: Es un atributo de calidad que se refiere a la posibilidad de que el sitio web pueda ser accedido y usado por el mayor número posible de personas, indiferentemente de las limitaciones propias del usuario o de las derivadas del contexto de uso.

Funcionalidad: Se refiere al correcto funcionamiento técnico del sitio web. Al margen de que un sitio –como por ejemplo una aplicación webmail– sea accesible y fácil de usar, si no lleva a cabo su función sin errores –como hacer llegar un email a su destinatario– no resultará de valor alguno para el usuario.

Findability: La medida de la capacidad del usuario para encontrar la información buscada en un tiempo razonable. Es un factor que se refiere a la posibilidad de encontrar o recuperar fácilmente la información necesitada, resultado de una correcta arquitectura de información (estructuración, descripción y clasificación de contenidos).

Estética: Esta cualidad se refiere a una apariencia bella, placentera y atractiva. Un diseño estético es aquel que resulta agradable, ya sea para los sentidos, para la imaginación,o para nuestro entendimiento.

Credibilidad: Es una cualidad percibida, compuesta por dos elementos clave:

fiabilidad y profesionalidad.

"Los factores higiénicos –funcionalidad, accesibilidad y findability– presentan interrelación con la dimensión desapercibida u objetiva de la usabilidad, mientras que los motivadores –utilidad, estética y credibilidad–con su dimensión apercibida o subjetiva". (Hassan, 2006)

Podemos añadir otros dos criterios de suma importancia para la evaluación del sitio objeto de este proyecto:

Identidad Institucional: Se entiende como la cualidad del sitio web de lograr proyectar la imagen de la institución de manera correcta y adecuada.

Operación y Seguridad: Es la capacidad que tiene el sitio web para garantizar la privacidad de los datos personales y realizando transacciones seguras cuando utiliza los servicios ofrecidos en el sitio.

Valoración del sitio web para la Gestión Económica Financiera de la UH.

Teniendo en cuenta los criterios anteriormente expuestos podemos observar:

• Acceso rápido y seguro a la información que ofrece el mismo.

• Facilita la toma de decisiones en los niveles de dirección que lo utilizan.

• Ahorro de tiempo para la gestión económica.

• Se visualiza y navega perfectamente en varios navegadores: Opera, Firefox, Internet Explorer 6, 7, 8, Chrome.

• Las páginas del sitio se cargan rápidamente desde la red local de la UH y hacia fuera de la misma se demora en algunas ocasiones, eso es debido al escaso ancho de banda que posee la interconexión de los servidores donde está hospedado el sitio con la red nacional.

• En el sitio se utiliza una estructura radial en la cual todas las páginas están relacionadas entre sí, permitiendo al usuario una navegación libre y sin limitaciones.

• La navegabilidad del sitio es adecuada porque su mapa no es complejo y es bastante intuitivo lo cual permite que los usuarios lleguen fácilmente a la información deseada.

• Toda la información importante se le muestra al usuario solamente con cargar la página, no hay necesidad de dar scroll repetidamente en una misma página.

• Se analizó la composición de los usuarios potenciales del sitio y sus limitadas posibilidades de equipamiento y ancho de banda, así como la diversidad de navegadores por lo que se estableció como requisito de diseño para el sitio que sea minimalista, dando prioridad a la facilidad de uso, o sea se han eliminado aquellos elementos que no son de gran relevancia para los usuarios, por ejemplo animaciones o gráficas excesivas, multimedias o clips en flash, así como imágenes pesadas, Nielsen (1994)

• El texto no ocupa más del 30% del espacio, lo cual asegura una lectura agradable.

• Se pueden encontrar modelos, actas, anexos, y documentos que desde el punto de vista contable son muy útiles.

• Existe homogeneidad en los rotulados y el estilo de la página, haciéndola más familiar y fácil de usar.

• A través de encuestas se van mejorando o añadiendo las funcionalidades e informaciones que muestra el sitio, con lo cual se aprovecha y reutiliza la experiencia del usuarios. (Ver Anexo 8)

• El sitio cuenta con un buscador que permite encontrar rápidamente actas, modelos e información contenida en el sitio.

• La información contable recuperada es segura y fiable.

Conclusiones

• Cumple con los términos de usabilidad, utilidad, funcionalidad, accesibilidad, findability, estética, identidad institucional, credibilidad, operación y seguridad, mencionados en el desarrollo del trabajo. Con ello se garantiza un fácil acceso a la información integrada por cada uno de los niveles de interés y una gestión económica más eficiente en todas las Unidades de Gastos, obteniendo un mayor nivel de seguridad e integridad de la información y favoreciendo la toma de decisiones en el plano económico.

Recomendaciones

• Mejorar la infraestructura tecnológica de las direcciones económicas, lo cual posibilitará lograr la total interconexión entre las áreas.

• Replicar los servidores de bases de datos de los sistemas contables financieros en un servidor central, al cual pueda conectarse el sitio web y de esa forma toda la gestión económica se haría online y mejoraría la interacción del usuario con el sitio y con las bases de datos.

Referencias Bibliográficas

Gil Alvarez, Dely Maybel. Metodología para creación de sitios web. Recupera-

do el 16 de agosto de 2010, de:

http://www.casupo.org.ve/CV/may/tesis/web.pdf

Hassan, Y. (2006). Revista Española de Documentación Científica 29, (2), abril-

junio, 239-257.

Hassan, Y., Martín Fernández, F. J. & Iazza, G.(2004). Diseño web centrado en

el usuario: Usabilidad y arquitectura de la información. Recuperado el 18

de agosto de 2010, de: http://www.hipertext.net/web/pag206.htm

ISO 9241-11. (1998). Ergonomic requirements for office work with visual display

terminals (VDT)s – Part 11 Guidance on usability.

Misión de la Universidad de La Habana. Recuperado el 2 de septiembre de

2010, de: http://www.uh.cu/mision

Nielsen, J. (1994). Usability engineering. San Francisco, CA: Morgan Kaufman.

Pérez Subirat, J. L. (2003). Diseño informacional de los sitios web. Recuperado

el 16 de agosto de 2010, de:

http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol11_6_03/aci09603.htm

Propuesta de adaptación de la metodología de Diseño Centrado en el Usuario

para el desarrollo de sitios web accesibles (2004). Revista Española de

Documentación Científica, 27, (3),330.

Anexos

Anexo 1. Estructura UH

Anexo 2. Estructura de la Gestión Económica.

Anexo 3. Planilla de Acceso a la Web Económica

Planilla de Acceso a la Web Económica

El Grupo de Informatización ha desarrollado una WEB que pondrá a disposición del Consejo Universitario toda la información de la Gestión Económica y Financiera de la universidad.

Teniendo en cuenta que esta información es para uso exclusivo del consejo, se requiere la definición de un identificador de usuario y clave de acceso personal. Para lo cual es necesario que llene los datos que se le piden a continuación

Nombre:________________________________________________

Apellidos:_______________________________________________

Facultad o Centro:________________________________________

C.I.________________FIRMA_______________________________

Login:___________________

Actualizado por: Aprobado por:

________________ _________________________

Viviana Duro Novoa Lic. Carlos M Pérez Cuevas

Lic. Informática Vicerrector Económico

Anexo 4. Dispersión Geográfica Áreas de la Universidad y Unidades Presupuestadas.

Zona Norte: Colina Universitaria, Facultades, Centros de Investigación, Sedes Universitarias, Almacenes ATM. (zona de mayor concentración)

Zona Sur: UP Jardín Botánico Nacional

Zona Oeste: UP Instituto de Farmacia y Alimentos, los Centros de Investigación de Miramar, Sedes Universitarias Playa, la Lisa. Centro de Gastos de Cooperación Internacional

Zona Este: Residencias Estudiantiles

Anexo 5

Anexo 6

Anexo 7

Anexo 8

Autores:

Lic. Viviana Duro

Ing. Gretel Domínguez

Lic. Yanet Cadalzo

Lic. Irina Vargas

Lic. Ramón Albo

Septiembre de 2010

Ciudad de La Habana