La evaluación de riesgos como parte del Sistema de Control Interno en las universidades cubanas (página 2)

Por tanto, en la investigación que se llevó a cabo en diferentes áreas universitarias con respecto a este tema, el conocimiento de los objetivos establecidos por las mismas resultó fundamental y, lógicamente es anterior a la evaluación de riesgos.

Es importante destacar que Cuba viene trabajando en una lucha contra el delito, esclareciendo en todo momento su posición con respecto a las ilegalidades, por tanto se han dictado leyes y resoluciones para contrarrestarlas y ante todo para evitarlas a través del establecimiento de Sistemas de Control Interno que ante todo sean propios de cada entidad, que además se diseñen teniendo en cuenta los procesos y con la activa participación de todos los trabajadores. El Ministerio de Finanzas y Precios es el Organismo rector en este proceso vinculado a los sistemas de control interno estableciendo la obligatoriedad para todas las entidades del país y el Ministerio de Auditoría y Control se ha mantenido a la vanguardia en la lucha contra la corrupción.

Los riesgos constituyen una de las razones por las cuales ha sido ideado esencialmente el Control Interno, pues de hecho tiene entre sus propósitos limitar los eventos que afecten las actividades diarias de una organización. Para ello primeramente es necesario identificar los riesgos a administrar, es decir la identificación de riesgos es primordial y para este análisis durante el desarrollo de la investigación se partió de los Planes de Prevención contra Indisciplinas, Ilegalidades y Manifestaciones de Corrupción existentes en cada área universitaria según lo establecido en la Resolución 13 del Ministerio de Auditoría y Control.

Es conveniente resaltar la importancia que reviste la evaluación de riesgos en las universidades al ser Unidades Presupuestadas por el Estado cubano, grandes y complejas, teniendo en cuenta las diferentes actividades académicas e investigativas que desarrollan y la magnitud en cifras absolutas del Presupuesto que anualmente se les aprueba, además por el papel que desempeñan formando profesionales capaces e íntegros.

Es necesario tener siempre en cuenta que la organización que realiza la evaluación de riesgos está en mejores condiciones de conocer su situación real y de obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia y eficacia, indicadores indispensables para el análisis, toma de decisiones y cumplimiento de metas, en el contexto internacional en que se desarrollan.

Desarrollo

En el proceso investigativo de identificación de riesgos era requisito básico adquirir un conocimiento práctico del funcionamiento de las Facultades como estructuras básicas de las universidades cubanas, y en extremo profundo, teniendo en cuenta sus actividades específicas, sus características en cuestiones de funcionamiento, de manera que se pudiera identificar los puntos débiles. Todo lo cual fue un proceso iterativo y comprendió la realización de un mapeo de riesgos que incluyó la especificación de los dominios o puntos claves de las Facultades, los aspectos generales y particulares de cada una de ellas, así como las amenazas que puedan enfrentar.

Básicamente nos preguntamos:

• ¿qué puede suceder, dónde y cuándo? Y el propósito fue precisamente generar o más bien ampliar la lista de fuentes de riesgos y eventos que pudiesen impedir, degradar, demorar la consecución de los objetivos. De hecho logramos (y esto ha sido uno de los resultados del trabajo) ampliar la propuesta de riesgos identificados con sus correspondientes medidas para contrarrestarlos y como ejemplo se tomaron las Facultades de Filosofía e Historia, Lenguas Extranjeras, Biología, Matemática Computación, Física, el Instituto de Farmacia y Alimentos, Contabilidad y Finanzas, Economía, Geografía, Comunicación Social, Química, Educación a Distancia, Psicología,  así como áreas de servicios, donde se identificaron riesgos externos.
• ¿Cómo y por qué puede suceder? Habiendo identificado lo que podría suceder, se hace necesario considerar las causas y escenarios posibles. Existen infinitas formas en que puede suceder un evento y es importante que no se omita ninguna causa significativa.

Es válido mencionar que se clasificaron los riesgos en Internos o Externos según su naturaleza, dado su origen. Existen en la actividad universitaria muchas fuentes de riesgos (tanto internas como externas).

Entre las externas se pueden considerar:

·         Modificaciones en la legislación, reglamentos y normas que conduzcan a cambios forzosos en la estrategia y procedimientos.

·         Modificaciones en el escenario económico financiero, del país o en el marco internacional, que impacten en los presupuestos y/o financiamientos universitarios.

·         Programas de ajuste.

·         Tecnologías (que dejen obsoletos determinados procesos).

·         Cambios de autoridades.

Y otros

Entre las fuentes internas se pueden citar:

• La estructura organizativa adoptada por cada Universidad, dada la existencia de riesgos inherentes típicos.
• La calidad del personal incorporado, así como los métodos para su instrucción y motivación.
• Reestructuraciones internas, reorganizaciones que pueden significar, por ejemplo, reducciones del personal que, si no son practicadas racionalmente, pueden ocasionar alteraciones en la separación de funciones.
• Sistemas de Información: que pueden no estar aptos para captar, procesar y transmitir información relativa a hechos, eventos, actividades y condiciones que originan cambios ante los cuales hay que reaccionar.
• La propia naturaleza de las actividades de las Universidades (que genera riesgos que aunque muchos no se puedan evaluar económicamente, como por ejemplo el fraude, tienen un alto impacto ético, ideológico, político y social en nuestra sociedad, por tanto son tan importantes como cualquier otro riesgo vinculado a la pérdida de recursos.

Derivado de todo el estudio realizado en nuestras Universidades los riesgos fundamentales se agrupan atendiendo a los siguientes criterios de clasificación:

• Riesgos asociados a Indisciplinas, Ilegalidades y Manifestaciones de Corrupción.

En esta clasificación se establecieron los siguientes grupos:

Ø  Sistema de ingreso.

-       Otorgamiento indebido de plazas para ingresar en la Educación Superior a través de los Cursos Regulares Diurnos y/o Cursos Para Trabajadores.

-       Fraude en los exámenes de ingreso.

-       Presentación de documentos que avalan nivel académico o status laboral falso en el proceso de matrícula.

Ø  Sistema de evaluación para estudiantes matriculados en Cursos Regulares Diurnos.

-       Otorgamiento indebido de notas.

-       Fraude académico durante evaluaciones.

-       Favoritismo con estudiantes.

-       Violación de medidas de seguridad informática.

-       Venta o filtración de exámenes.

-       Cobro por actividades académicas.

-       Aprobación de bajas, otorgamiento de licencias y repitencias que no correspondan.

Ø  Promoción, graduación y ubicación de estudiantes de pregrado.

-       Falsificación de títulos.

-       Cierre de expedientes académicos de estudiantes que no hayan vencido su currículo docente en ambos tipos de cursos.

-       Privilegios por amiguismo, nepotismo, pago en el proceso de ubicación laboral una vez concluida la carrera por parte del estudiante.

-       Plagios en tesis de diploma o compra de las mismas.

-       Exámenes estatales sin rigor o pago por el mismo.

Ø  Ingreso, promoción y graduación de estudiantes de Postgrado.

-       Otorgamiento indebido de matrículas en programas de Doctorados, Maestrías, Diplomados.

-       Favoritismo con estudiantes en programas de postgrado.

-       Presentación de documentos que avalan nivel universitario o status laboral falsos.

-       Plagio en Tesis u otros trabajos científicos asociados al programa o compra de las mismas.

-       Publicación de artículos que constituyen plagios.

-       Asignaturas aprobadas sin documentación legal.

-       Privilegios por amiguismo, nepotismo, etc.

-       Venta de notas.

-       Cobro por actividades académicas.

-       Otorgamiento indebido de notas.

-       Fraude académico.

-       Cobros indebidos de cuotas o tarifas aprobadas para cada tipo de figura académica de Postgrado a personas que cursen algún programa de Maestría o Doctorado en las Universidades.

Ø  Control de la documentación académica y de registro docente que obra en la Secretaría.

-       Falsificación o sustitución e documentos de los expedientes académicos para favorecer a estudiantes que hayan pagado por ese beneficio o por amiguismo, nepotismo.

-       Cambios de notas en las actas de exámenes que beneficien a los estudiantes.

-       Reflejo de notas en actas sin presentarse el estudiante a examen.

Ø  Residencia Estudiantil.

-       Otorgamiento indebido de becas.

-       Favoritismo con estudiantes.

-       Cobro indebido a estudiantes de pregrado compensado.

-       Violación de lo reglamentado para repitentes.

Ø  Estudiantes extranjeros de pre y postgrado.

-       Violación de status migratorio según regulaciones del estado cubano.

-       Establecimiento de vínculos con particulares para promover alojamiento o servicios gastronómicos que puedan implicar beneficios para el promotor.

-       Oferta de materiales, libros, folletos para cursos que impliquen cobro de los mismos.

-       Utilización de las relaciones académicas para beneficios particulares.

-       Ventas ilícitas de productos cubanos a extranjeros.

Ø  Procesos legales vinculados a derechos y deberes de trabajadores y estudiantes universitarios.

-       Elaboración de dictámenes legales por el personal autorizado donde se reconozcan derechos que no asisten a las personas que se quieran beneficiar.

-       Atención especial a trabajadores y estudiantes que ofrezcan alguna dádiva.

-       Procesos legales disciplinarios de estudiantes, trabajadores y/o dirigentes en los cuales no se cumplen los preceptos jurídicos con el rigor que el caso demande.

-       Tramitación de reingresos y traslados de estudiantes concediendo beneficios a quienes no cumplan los requisitos establecidos.

Ø  Proceso de selección del personal fijo, adiestrados y reserva científica.

-       No cumplimiento de los requisitos establecidos para ocupar las plazas.

-       No cumplimiento del proceso de selección para adiestrados y reserva científica.

-       Aceptación de adiestrados y reserva científica sin boletas de ubicación.

-       No realización de las verificaciones al personal seleccionado.

-       Presentación de documentos que avalen nivel educacional falso.

-       Presentación de avales falsos.

-       No comprobación de antecedentes penales. Privilegios por amiguismo y nepotismo.

Ø  Control del personal docente y no docente.

-       No cumplimiento de las regulaciones para el control de la disciplina laboral propiciando pagos indebidos.

-       Presentación de Certificados Médicos con errores o de forma continuada propiciando pagos indebidos.

-       Tramitación de contratos sin que se justifiquen los mismos por requerimientos de la actividad.

-       No cumplimiento de las medidas de seguridad e higiene del trabajo que deben cumplirse.

-       Evaluación de los riesgos laborales.

-       Favorecer a personas por amistad, nepotismo.

 -    No convocar internamente plazas para que opten los trabajadores con 

      requisitos.

-       Evaluaciones que no se corresponden con los resultados.

-       Ratificación de categorías Docentes sin cumplimiento de los requisitos.

-       Pagos a personas sin documentos justificativos.

Ø  Sistema de autofinanciamiento parcial en divisas y moneda nacional.

-       Aprobación indebida de recursos financieros.

 -    Pérdida de documentos de cobros y pagos.

-       Aprobación indebida de recursos materiales a partir de compra o por desvío en los depósitos.

-       Falsificación de facturas por compras o servicios recibidos.

-       No cumplimiento de las medidas de control interno en la recepción, custodia y entrega de los recursos materiales adquiridos, activos fijos tangibles, reactivos y cristalería.

Ø  Donaciones recibidas de recursos materiales y financieros.

-       No declaración íntegra de la donación recibida.

-       Desvío de recursos materiales y/o financieros para fines no apropiados.

-       Apropiación indebida de los recursos al no ser declarados.

Ø  Proyectos internacionales.

-       Utilización indebida de los recursos del proyecto.

-       No cumplimiento de las fases de los resultados a obtener.

-       No declaración de los activos fijos adquiridos al concluir el proyecto para su incorporación al sistema de control interno de las universidades.

-       Utilización indebida de las partidas aprobadas en el presupuesto del proyecto.

-       Utilización de los proyectos internacionales para obtener beneficios personales.

-       No interiorización de los jefes de proyecto de su papel como representante del estado cubano y en particular de las universidades.

Ø  Presupuesto anual aprobado por el Estado cubano.

-       Descontrol en el pago de los estipendios estudiantiles, movimiento de alumnos ayudantes, Decreto Ley 91, Orden 18, estipendio a estudiantes extranjeros.

-       Entrega indebida de dietas a trabajadores.

-       Pagos indebidos a particulares.

-       Presentación de facturas falsas por servicios recibidos.

-       No liquidación de las facturas contra cheques.

Ø  Seguridad y protección de las áreas.

-       Robos con fuerza en los locales con seguridad.

-       Hurtos en locales sin la debida seguridad o por negligencia.

-       Actos que atenten contra los principios del proyecto social que defendemos.

-       Acceso a áreas de personal ajeno al centro.

-       Uso no debido de las instalaciones docentes.

-       Uso no debido de los laboratorios de informática.

-       Uso no debido del acceso a Internet.

-       Utilización de equipos y recursos materiales universitarios para beneficios propios lucrativos o no lucrativos.

-       Actos de carácter contrarrevolucionario.

-       Negligencia en la documentación que se deja en discos duros.

Ø  Relaciones internacionales.

-       Tramitación de viajes no autorizados.

-       Utilización indebida de los recursos financieros.

-       Utilización de las relaciones bilaterales de colaboración e intercambio académico para beneficio propio.

-       Manejo por los funcionarios de las opciones de becas e intercambios aprobados para beneficiar personas por amiguismo, nepotismo, etc.

-       Desbalance en las salidas aprobadas para cumplir actividades lucrativas que benefician a los profesores individualmente.

Ø  Fondos bibliotecarios y museables.

-       Sustracción de ejemplares de biblioteca.

-       Pérdida de ejemplares de biblioteca.

-       Cercenar parcialmente ejemplares de biblioteca.

-       Deterioro por no cuidado.

-       Descontrol en el uso y destino de los fondos bibliotecarios.

Ø  Ciencia y Técnica.

-       No protección de la propiedad intelectual a través de patentes, registros y marcas.

-       Fraude en los resultados de investigación.

-       No utilización adecuada de los financiamientos otorgados para la obtención de resultados aprobados en el plan.

-       Uso y apropiación indebida de información adquirida a través de cursos y resultados de investigación de especialistas, desconociendo la autoría de los mismos.

Ø  Estado político – moral de las Facultades.

-       Malos estilos de dirección.

-       Falta de ejemplaridad de profesores.

-       Insensibilidad ante problemas y otros.

Ø  Estado y conducta de estudiantes y trabajadores de las Facultades.

-       Personal con conductas de riesgo.

–         Casos sociales

–         Conductas desordenadas

–         Estudiantes con SIDA  u otras ETS, cáncer, etc

–         Becados        

–         Adictos al alcohol

Las áreas universitarias en las que se desarrollan las actividades vinculadas al aseguramiento material y técnico son sensibles a la ocurrencia de delitos o posibles actividades de corrupción, por tanto es necesario mantener identificados los riesgos a los que están expuestas. En estos casos sí procede aplicar técnicas que permitan evaluar el impacto económico.

Almacenes

Ø  Acceso no autorizado a los almacenes y áreas sensibles.

Ø  Apropiación indebida de recursos.

Ø  No cumplimiento de las Normas establecidas para el Control Interno.

Ø  Desvío de recursos que se distribuyen por el propio sistema de ATM a los comedores y otras áreas universitarias o que se reciben en los almacenes en transporte propio de la dirección.

Ø  Desvío de los recursos recibidos por donación.

Ø  Entrega de productos no autorizados a determinadas áreas universitarias.

Ø  Extracción de productos por el personal de los almacenes o los que tienen acceso a ellos.

Ø  Entrega de productos que no se corresponden con el código aprobado en los Vales de Salida de las áreas universitarias.

Ø  Extracciones de productos por diferentes vías que pueden constituir hurtos, autorrobos u otros actos de ilegalidad.

Depósitos de la Cocina Comedor:

Ø  Desvíos de recursos.

Ø  Violación de normas de consumo por comensal.

Ø  Robo o hurtos de alimentos.

Ø  Incumplimiento de las normas de higiene definida para la manipulación de los alimentos.

Útiles y Herramientas:

Ø  Violación de los Manuales.

Ø  Desvío de los recursos.

Ø  Solicitudes de bajas por roturas o deterioro de Útiles y Herramientas que no han cumplido el ciclo normal de vida útil.

Selección de Personal:

Ø  Proceso de reclutamiento.

Ø  No cumplimiento de los requisitos establecidos para ocupar plazas.

Ø  No comprobación de antecedentes penales.

Ø  Privilegios por amiguismo o nepotismo.

Control del personal y su disciplina laboral:

Ø  Alteraciones en el libro del Registro de entrada y salida de los trabajadores.

Ø  Presentación de certificados médicos falsos o de forma continuada, propiciando pagos indebidos.

Ø  Tramitación de contratos sin que se justifiquen los mismos por requerimiento de la actividad.

Ø  No cumplimiento de las medidas de seguridad e higiene del trabajo.

Ø  No convocar internamente las plazas para que opten los trabajadores con requisitos.

Ø  Pagos a personas sin documentos justificativos.

Ø  Información falsa en las tarjetas  de control del tiempo trabajado.

Oficinas y otros locales:

Ø  Pérdida de documentos del área o de entrada y salida de productos.