Base de realización: para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancías o materias primas desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancías o materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable.
Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los principales métodos de valuación de Inventarios son los siguientes:
Costo Identificado
Costo Promedio
Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS"
Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS"
Método Detallista.
3.13. GLOSARIO DE TÉRMINOS
INVENTARIO: Bienes tangibles que se tienen para la venta en curso ordinario del negocio o para ser consumido en la producción.
ALMACEN: Operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales y equipos en condiciones óptimas de uso y con oportunidad de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inmovilizaciones de capitales por sobre existencia
SISTEMA DE INVENTARIO: Es la serie de políticas y controles que monitorean los niveles de inventario y determinan los niveles que se deben mantener, en el momento en que las existencias se deben reponer y el tamaño que deben tener los pedidos.
PLANIFICACION: son un conjunto de pasos que se establecen inicialmente, haciendo uso de las diferentes expresiones y herramientas con que cuenta la planeación. La planificación ejecuta los planes desde su concepción, y si es el caso se encarga de la operación en los diferentes niveles y amplitudes de la planeación.
La planificación es la parte que opera la ejecución directa de los planes, que serán realizados y vigilados de acuerdo al planteamiento señalado durante el proceso de planeación.
CODIFICACION: es el método que permite convertir un carácter de un lenguaje natural en un símbolo de otro sistema de representación, como un número, serial o una secuencia de pulsos eléctricos en un sistema electrónico, aplicando normas o reglas de codificación.
ABASTECIMIENTO: proveer los insumos necesarios para satisfacer las necesidades de la empresa cuidando los tiempos de entrega de los proveedores y los niveles de inventario de insumos.
DISTRIBUCIÓN: custodiar insumos y producto terminado, hacerlo llegar a los Clientes y/o a su red de distribución, que puede incluir otros almacenes o Centros de Distribución o no.
SUMINISTRO: La parte del suministro se concentra en cómo, dónde y cuándo se consiguen y suministran las materias primas para fabricación de los productos terminados. Doctrinariamente, podemos definir al Suministro como un contrato de ejecución o tracto sucesivo, periódico y continuo destinado a la entrega de bienes materiales, en la que el proveedor está obligado a entregar continua o periódicamente bienes y la persona que los recibe a pagar el precio. Todo este proceso será durante un tiempo determinado o cuando el suministrado según sus necesidades las solicite.
TECNOLOGIA: Conjunto de teorías y de técnicas que permiten el aprovechamiento práctico del conocimiento científico. Esta acepción asimila la tecnología a ciencia aplicada o tecno-ciencia. También se puede decir que, es el conjunto de conocimientos que permiten construir para adaptar el medio y satisfacer nuestras necesidades.
COSTO: suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para la fabricación de un producto o la prestación de un servicio.
EFICACIA: es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción.
EFICIENCIA: se refiere al uso racional de los medios para alcanzar un objetivo predeterminado (es decir, cumplir un objetivo con el mínimo de recursos disponibles y tiempo).
SEGUIMIENTO: Observar atentamente el curso de lo que se está realizando, para manejar la situación con las diligencias conducentes para su logro.
RENTABILIDAD: se refiere a obtener más ganancias que pérdidas en un campo determinado. En el proyecto de inversión de una empresa pueda generar suficientes beneficios para recuperar lo invertido y la tasa deseada por el inversionista.
REPUESTOS: Son piezas o partes internas de la maquinaria que se utilizan en el momento en que éstas se dañen o requieran ser reemplazadas para evitar fallas imprevistas que puedan causar la parada de la planta o de la actividad que se esté ejecutando en un momento determinado.
CAPÍTULO IV
Marco metodológico
En este capítulo se presenta la metodología a utilizar para la realización del proyecto, especificando el diseño de la investigación, la identificación de la población y muestra a evaluar, los instrumentos disponibles y finalmente se especifica el procedimiento a seguir para el cumplimiento del estudio.
4.1. DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN
Al detallar el marco donde se realiza el proyecto, el procedimiento y estrategias que guíen el desarrollo del mismo, se precisa que la investigación base para el Diseño un Sistema de Control de gestión de PIAR COLOR GUAYANA C. A., sigue los lineamientos de un Diseño No Experimental, esto debido a que no existe una manipulación deliberada de variables, sino que se observará y detallará la situación existente en el ambiente de trabajo.
De esta forma, se logró analizar la metodología de trabajo y los fenómenos asociados a ésta, en su contexto natural y sin la alteración de las variables involucradas en los procesos, lo cual permitió una propuesta de soluciones y mejoras, que contribuyeron a los objetivos planteados.
4.2. TIPO DE INVESTIGACIÓN
Es importante tener una visión clara de cómo se realizó el estudio, por ello de acuerdo a los diferentes tipos de investigación, se consideraron como los más acertados al objetivo general los siguientes:
Primeramente según la estrategia de recolección de datos a cumplir, la investigación es del tipo De Campo, dado que la información fue obtenida al presente y en el sitio donde se genera, es decir, la data con que se sustentó al proyecto fue recolectada en el ambiente de trabajo donde se desarrolla, la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A.
En este sentido, el Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales (2006) indica que "Se entiende por Investigación de Campo, el análisis sistemático de problemas en la realidad… Los datos de interés son recogidos en forma directa de la realidad; en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios" (p. 18).
Sin embargo, no se puede obviar a los datos históricos, dado que estos sirven como información de análisis para las tendencias de la empresa, la demanda que presenta y el comportamiento de las diferentes variables involucradas en los procesos, por lo cual la investigación también es considerada del tipo Documental. El Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales (2006) que enuncia que "Se entiende por Investigación Documental, el estudio de problemas con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo, principalmente, en trabajos previos, información y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrónicos" (p. 20).
Por otra parte, Tamayo y Tamayo (2002) manifiestan que una investigación descriptiva "Comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, y la composición o procesos de los fenómenos… trabaja sobre realidades de hecho, y su característica fundamental es la de presentarnos una interpretación correcta" (p. 46), de acuerdo a esto, el estudio efectuado aplica al tipo descriptivo, porque se requiere la descripción y diagnóstico de la situación presente en la empresa, para poder realizar una interpretación adecuada de los hechos que conlleve al diseño del Sistema de Control de Gestión.
4.3. UNIDAD DE ANÁLISIS
Es necesaria la definición de las unidades de estudio, debido a que mediante esta delimitación se lograron adecuar los análisis de trabajo e información a la aplicabilidad del estudio y de los objetivos previamente definidos.
4.3.1 POBLACIÓN
Valera Ibarra (1996) expresa que la población "es el conjunto completo de individuos, objetos o medidas que poseen alguna característica como observable" (p. 38).
Para este estudio la población está representada por todos los procesos desempeñados en el almacén de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., ya que el estudio concierne a todas las actividades, desde el punto de vista de la gestión de los procesos productivos. Además incluye a sus procesos, maquinarias, tecnologías y equipos relacionados al desarrollo del trabajo en el ambiente estudiado.
4.3.2 MUESTRA
Salkind, Escalona y Valdés Salmerón (1998), mencionan que "si no es posible someter a prueba a todos los miembros de la población, la única opción es seleccionar una muestra, un subconjunto de la población" (p. 96). Sin embargo, en este caso fue posible aplicar la investigación a todos los entes relacionados con los procesos y procedimientos a evaluar, por lo que la muestra coincide con la población.
4.4. TÉCNICAS Y/O INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Considerando lo mencionado por Hurtado de B. (2007) se tiene que las técnicas de recolección de datos están directamente relacionadas con los instrumentos. A través de éstas se logra determinar el cómo se va a recabar la información necesaria para el logro de los objetivos y qué instrumentos son los más apropiados.
De modo que para la realización de este estudio, se estimó como técnica de recolección de datos más apropiada a la Observación directa, dado que es necesaria la observación de cómo se llevan a cabo las actividades y operaciones diarias, en donde se enmarca el trabajo. De igual forma permitió el diagnóstico de la realidad vivida por los operarios y las unidades administrativas durante el lapso del estudio.
En relación a la técnica, Eyssautier de la M. (2006) expresa que "La observación directa consiste en interrelaciones de manera directa con el medio y con la gente que lo forman para realizar los estudios de campo" (p. 96)
Rojas de Narváez (1997) en torno a los instrumentos de recolección de datos o información expresa lo siguiente:
Por instrumento para recolectar datos o información para una investigación se entenderá todos aquellos medios, herramientas, recursos, métodos, modelos, técnicas o implementos, tales como: cuestionarios (encuestas, pruebas, entrevistas, test), utensilios (herramientas), aparatos, mecanismos, dispositivos, máquinas, equipos, materiales, modelos, sistemas, programas o paquetes de computación u otros objetos que el investigador elabora, selecciona, adapta, produce o crea para efecto de estudio; con el fin de obtener los datos e información de acuerdo con el diseño de la investigación que se planteó. (p. 157)
De acuerdo a esto, en el estudio se utilizaron los siguientes instrumentos de recolección de datos e información.
4.4.1 ENTREVISTAS NO ESTRUCTURADAS
Se realizaron entrevistas de orden general, para la obtención de información básica y clave para la investigación, a su vez esto permitió la evaluación y diagnóstico de la situación actual que se presenta en la empresa.
4.4.2 ANÁLISIS DOCUMENTAL BIBLIOGRÁFICO
Se consultaron libros y trabajos publicados relacionados con la teoría básica y metodología de trabajo aplicadas en los procedimientos de trabajo por parte del personal de la empresa. El análisis de estos documentos tuvo por finalidad realizar un estudio más profundo de la información recogida en las entrevistas.
4.3 FUENTES SECUNDARIAS
Debido a que fue necesaria la revisión de la documentación existente en la empresa y el análisis de ésta se estimó vital el uso de fuentes secundarias, Pineda, E.B., De Alvarado E.L. y Canales, F.H. (1994), se refieren a la fuente secundaria como "… la información que se obtiene de documentos de diferentes tipos… Se le denomina así porque la información de los sujetos en estudio se obtiene en forma indirecta" (p. 108).
4.4 HERRAMIENTAS COMPUTACIONALES
Para el óptimo análisis de la data se consideró necesaria la utilización de equipos computacionales con programas de procesamiento de texto, cálculo y gráficos, como lo son Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, todos los mencionados se desempeñan bajo el ambiente Windows.
4.5 RECURSOS
a) Recursos Físicos
Block de Notas.
Bolígrafos.
Computadoras.
Cámaras fotográficas.
Hojas Papel Tamaño Carta.
Impresoras.
Lápices.
b) Recursos Humanos
Un asesor industrial: Ingeniero Industrial.
Un asesor académico: Ingeniero Industrial.
Un investigador: Pasante de Ingeniería Industrial.
Personal operativo.
Personal administrativo.
4.5. PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO
El procedimiento para el desarrollo efectivo de la investigación fue el siguiente:
1) Realización un recorrido por las instalaciones de la empresa, haciendo mayor énfasis en el área de almacén.
2) Recopilación toda la información técnica pertinente al tema de investigación.
3) Diagnostico de la situación actual del almacén por medio de la observación directa y revisión de información previamente recolectada de la empresa.
4) Revisión el inventario de las pinturas y productos para pintar del almacén, además verificar la existencia y estado de los mismos.
5) Establecimiento de un código con la descripción de cada material y repuesto del almacén.
6) Planteamiento de una distribución para cada pintura o producto para pintar en el almacén tomando en cuenta la clasificación realizada.
7) Ubicación cada repuesto o material del almacén según una distribución previa
8) Realización de flujogramas de los procesos de gestión interna involucrados con inventario del almacén.
9) Análisis los procesos de gestión interna de inventario, incluyendo compra y venta de pinturas y productos para pintar.
10) Proposición de un sistema de control para la gestión del inventario de almacén de pinturas y productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A.
CAPITULO V
Situación actual
En el presente capitulo se describe la situación actual de la Empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., específicamente en el área de almacén de pinturas y productos para pintar.
5.1. DIAGNOSTICO
El almacén de pinturas y productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A., ha venido realizando las actividades y labores de gestión de inventario rigiéndose por actividades manuales debido a que dicha empresa fue aperturaza en el año 2009, por lo tanto, es notable que su servicio en este sentido se encuentra bastante desactualizado.
Aunque las actividades dentro de la empresa se hayan estado realizando cumpliendo con algunas normas del Manual de Aseguramiento de la Calidad, el almacén presenta deficiencias en lo concerniente al tema de inventario ya que es totalmente manual, debido a que se archiva en formatos, los cuales pueden ser manipulados por los encargados a realizar el inventario.
El tiempo en que se aplica la programación del inventario es semestral, periodo que para la actualidad se considera muy amplio, debido a la variación que pueden presentar los costos de las pinturas y productos para pintar bien sea desde el punto de vista de incremento o reducción, afectando así las nuevas recepciones, de igual forma el costo de mantenimiento, el estado físico de las pinturas, las nuevas exigencias de parte de los clientes con innovaciones o mejoras de los productos que están a la venta.
La empresa realiza el proceso de compra y venta al igual que el proceso de inventario de manera manual y con el uso de formatos que luego serán archivados, generando en muchos casos problemas administrativos y fallas en las actividades que realizan, dando como resultado una información que no es totalmente confiable para los propietarios de la empresa.
Asimismo PIAR COLOR GUAYANA C. A., no cuenta con un software específico para controlar la entrada y salida de pinturas y productos para pintar, es decir, que al momento de facturar o al ingresar los materiales solo quedan constancias en físico de la operación realizada, generando esto más trabajo al personal y aumentando las posibilidades de cometer errores que perjudiquen el proceso del inventario y cuentas económicas, además de no tener una base de datos segura con la cual se puedan comprobar que los datos que arroja la realización de un inventario en el almacén sea el correcto.
5.2. STATUS DE PINTURAS Y PRODUCTOS PARA PINTAR
En el área de almacén se encuentra un total aproximado de ciento cuatro mil trescientos sesenta y dos (104362) pinturas y productos para pintar de los cuales dos mil trescientos setenta y uno (2371) están descritos en kilogramos y tres mil ciento cincuenta y seis (3156) están descritos en metros y el resto esta descrito en unidades, con un previo estudio y la ayuda del personal encargado del almacén para la verificación de las condiciones de las pinturas y productos para pintar, adicionando el aporte en resultados obtenidos por medio de técnicas como la observación directa y entrevistas se evidencio que:
El 9,89% de estas pinturas y productos para pintar, representan la cantidad total de diez mil trescientos veinticuatro (10324) productos que se encuentran en un status deficiencia para la venta al público, debido a defectos tales como oxidación, mal funcionamiento, descomposición, sistemas de encendidos, fracturas u obsolescencia.
Sin embargo un 8,39% de las pinturas y productos para pintar que se encuentran defectuosos, es decir la cantidad de ocho mil setecientos cincuenta y seis (8756) se puede recuperar para ser vendido al público, con mantenimientos y diagnósticos de las fallas que presenten y puedan ser reparadas, siempre y cuando este no supere el costo de venta del material.
Por lo tanto el porcentaje de materiales y repuestos que cumple con las condiciones y características para la venta al mercado es de un 98,5%, porcentaje que se comprobó mediante una lista de pinturas y productos para pintar que fueron evaluados, determinando el estado físico de los materiales, clasificados en perfección, deterioro y mal estado.
5.3. CODIFICACION Y CLASIFICACION
Los materiales y repuestos que se encuentran en el almacén de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., carecen en su totalidad de códigos que lo identifiquen y esto debido a que no se cuenta con un software que requiera de una codificación por material.
Mientras que por el tema de la clasificación si es conocida la teoría de una clasificación de pinturas y productos para pintar por parte del personal que se encuentra laborando en la empresa, esta información se obtuvo por medio de entrevistas realizadas, pero la misma no es puesta en práctica debido a los factores distribución, ubicación y espacio los cuales no son utilizados de manera correcta y para el provecho de la empresa.
5.4. DISTRIBUCION
La distribución física de los materiales no es la correcta debido al factor antes mencionado que es la clasificación de los productos por características de cada uno, debido a que esto no se aplica pueden existir accidentes laborales, desconcentración, fatiga, demoras por las búsquedas de los productos solicitados para la compra y venta y al momento de realizar inventarios, entre otros.
Es importante mencionar que el espacio del almacén es adecuado, mientras que la distribución de la estantería en ese espacio no es de provecho, dando como resultado que no se de un buen uso del espacio con el que se cuenta, por esto se recomienda la reorganización de la estantería para maximizar los niveles de servicios de la empresa, desde el punto de vista de áreas y dimensiones, hasta la imagen expuesta ante el público. En la figura 2 se presenta un plano actual de la distribución de planta del área de almacén de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A:
Figura 2. Plano Actual de la Distribución del Área de Almacén.
Fuente: Autor
5.5. COMPRA Y VENTA
El proceso de Compra y Venta de pinturas y productos para pintar implica el traslado de estos hasta el lugar correspondiente, bien sea el área de almacén o al área de despacho de la empresa. Para esto se cuenta con un personal fijo y capacitado de acuerdo a las características de ejecución de servicios, avalando así las actividades realizadas.
El proceso de compra de pinturas y/o productos para pintar actual de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., comienza cuando se reciben los productos, la nota de entrega y los certificados de calidad. Una vez comprobada su calidad, se registran en formatos, almacenan las pinturas y/o productos para pintar y se archivan los documentos.
El proceso de venta inicia con la presentación de ofertas que se realizan a los clientes actualmente en la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A. se hacen por licitaciones o cotizaciones, donde se retira la solicitud de oferta, para ser revisada y tomar la decisión de ser aprobada o no, de ser aprobado se realizan una serie de pasos para elaborar la oferta y presentarla al cliente, de no ser aprobada culmina el proceso
El siguiente paso al presentar la oferta es el suministro de pinturas y productos para pintar en donde se formaliza la venta, se revisan cada uno de ellos, se factura y se recibe el pago si así es el caso
5.6. SISTEMA DE INVENTARIO
PIAR COLOR GUAYANA C. A., como ya se menciono anteriormente no cuenta con un sistema de inventario, este proceso se lleva a cabo por medio de formatos y de manera manual para luego ser archivados, a continuación se describe el proceso de control de inventario actual de la empresa.
El proceso de control tiene como objetivo fundamental determinar la cantidad de productos (Pinturas y productos para pintar) defectuosos y en buen estado del almacén. El alcance de este control de inventario se inicia con la elaboración de un programa de inventario y termina cuando se realiza el inventario y se gestiona la incorporación de productos.
CAPITULO VI
Situación propuesta
En este capítulo se exponen las oportunidades de mejoras consideradas para el diseño de un Sistema de Inventario en el área de almacén de pinturas y productos para pintar de la Empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., con el que se busca evaluar y controlar el desempeño de la gestión de esté.
6.1. CODIFICACION Y CLASIFICACION
Las pinturas y productos para pintar fueron codificados una vez realizado un estudio a los mismos sobre las características, especificaciones, normas, tamaños, entre otros. La codificación de cada material y repuesto será definida por una nomenclatura, y se realizo con todos los productos que se encontraban en el almacén de PIAR COLOR GUAYANA C. A., los cuales son: pinturas, productos para pintar, equipos para pintar y ferreterías. A continuación se menciona unas descripciones de dichos productos, para luego explicar la codificación que se aplico a cada uno y el respectivo significado. (El resto las codificaciones para los materiales y repuestos podrán ser observadas en el apéndice A)
Lijas:
1. Descripción del producto: LIJA d/agua de 100 gr. 3M.
2. Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
3. Código: 3M-LIJ-010
Masillas:
1. Descripción del producto: masilla liviana dynatron xtra grip (gal) 3M.
2. Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
3. Código: 3M-MAS-020
La clasificación de las pinturas y productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A., se conoce pero no se aplica, a partir de estos conocimientos que ya se tienen sobre el tema se aplicaron una serie de modificaciones y reestructuración al modelo para así tener una mejor clasificación y ubicación en sus categorías de materiales y repuestos en el almacén, a continuación se presenta el nuevo modelo de clasificación después de aplicadas algunas mejoras. (Ver tabla 1)
Tabla 1. Clasificación Propuesta de las pinturas productos para pintar
CLASIFICACIÓN | MATERIALES |
Pinturas |
|
Productos Para Pintar |
|
Equipos Para Pintar |
|
Ferretería |
|
Fuente: Autor
DISTRIBUCION
En la distribución de planta existen lineamientos, principios y técnicas generales que, si se aplican, pueden conducir a una distribución eficiente por eso se recomienda la modificación de las instalaciones físicas del área de almacén de la empresa de PIAR COLOR GUAYANA C. A., con el fin de lograr la mayor eficiencia al combinar los recursos empleados.
La importancia de esta modificación del almacén de la empresa es arrojar cambios considerables en los aspectos del costo de manejo de materiales y mantenimiento, motivación del empleado, administración del espacio y satisfacer necesidades futuras.
A continuación en la figura 3 se presenta la reorganización propuesta en el almacén, tomándose en cuenta las actividades primarias que se realizan, las actividades asociadas, espacio, segregación, acceso y control, comunicación, servicios básicos, entre otros.
Figura 3. Plano Propuesto de Redistribución del Almacén
Fuente: Propia
Una vez propuesta la nueva distribución del almacén, se da paso a la nueva distribución de las pinturas y productos para pintar que se encuentran en el almacén de PIAR COLOR GUAYANA C. A., en donde se ordenaran en la estantería según una clasificación de materiales y repuestos que fue planteada previamente, se acota que los estantes tienen la característica de ser doble con una separación en su división de 1,00 m aproximadamente.
La enumeración de los estantes es del 1 al 5, donde los primeros 3 son para aquellas de las pinturas y productos para pintar que tienen mayor salida al mercado y necesitan de mayor rapidez en su ubicación y despacho. Su distribución en la estantería por clasificación de las pinturas y productos para pintar será la siguiente:
Tabla 2. Materiales Distribuidos en las Estanterías por Clasificación.
ESTANTE | MATERIALES POR CLASIFICACION | ||
1 | Pinturas | ||
2 | Pinturas | ||
3 | Productos Para Pintar | ||
4 | Equipos Para Pintar | ||
5 | Ferretería | ||
Fuente: Autor.
6.3. COMPRA Y VENTA
La gestión de compra y venta de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., fue evaluada y analizada por lo que se plantean un nuevo proceso de gestión para así evitar demoras, problemas administrativos y otros errores que se puedan presentar, esto gracias a la instalación de un software como el sistema MANTIS, que se deja a criterio de los propietarios el uso de este o uno similar que pueda cumplir con las funciones definidas, y de esta manera el proceso es más confiable para sus propietarios y aporta a la mejora del proceso inventario y su eficiencia.
El proceso de compra de las pinturas y productos para pintar a los proveedores se propone de la siguiente manera: Inicia con la verificación del stock de materiales y repuestos en el sistema, se estudia la cantidad de pinturas y productos para pintar que han sido vendido para realizar un listado de las posibles pinturas y productos para pintar que se requieren en el almacén. Esta información es verificada en el almacén, si es necesario se actualiza o modifica el listado según lo observado, se realiza una orden de compra y de esta manera se procede a realizar el pedido a los proveedores de las pinturas y productos para pintar que realmente se necesita, luego se espera a la llegada de los mismos, se reciben las pinturas y productos para pintar y posteriormente se da el proceso de recepción de pinturas y productos para pintar.
El proceso de recepción de las pinturas y productos para pintar inicia con la llegada de los mismos a la empresa, donde se reciben y se verifican con la factura entregada al momento de la compra y la orden de compra, luego es verificado el estado y cantidad exacta de las pinturas y productos para pintar, de estar conforme se procede a codificar las pinturas y productos para pintar para ser ordenados en su estantería según cuál sea su clasificación, posterior a esto se asigna el costo a cada uno y se ingresa al sistema para su venta. De no estar conforme se realiza una carta de reclamo especificando lo que no se aceptara y se anexa una copia de la orden de compra y factura y se recibe lo que se esté en conformidad.
El proceso de venta de pinturas y productos para pintar por mostrador en la empresa se inicia cuando un cliente solicita una pintura y un producto para pintar, y se verifica que este se encuentre en existencia en el almacén de la empresa desde el sistema, de encontrarse se da el precio, si no decide comprar finaliza el proceso; si decide comprar se ubica y se muestra al cliente la pintura y el producto para pintar que solicito, se factura en el sistema y se entrega el mismo junto con su factura al cliente.
El proceso de cotización a clientes, inicia al recibir una solicitud del cliente y se verifica su existencia por sistema o en el stock del almacén, si no se encuentra se realiza el proceso de compra de las pinturas y productos para pintar inexistentes en almacén; de encontrarse en existencia se envía los precios al cliente, si no se aprueba finaliza el proceso; de aprobarse se solicita la orden de compra y se verifica que el cliente posea crédito, de no poseer se realiza la factura, para luego enviar el producto con su factura original, archivar la orden de compra, y se realiza un seguimiento de cobranza y por último se descarga el pago al sistema. Si el cliente posee crédito, se le envía número de cuenta a depositar, administración verifica el pago y se recibe el recibo de depósito por fax o correo, administración procede a sellar y firmar el recibo, se realiza la factura para luego enviar dicho producto con su factura original, archivar la orden de compra, y se realiza un seguimiento de cobranza y por último se descarga el pago al sistema.
Por último el proceso de compra de las pinturas y productos para pintar en almacén inicia al cliente solicitar un producto y se verifica por sistema y en el almacén que no existe el mismo, aquí se procede a contactar distintos proveedores, solicitan el precio a cada uno y se selecciona la mejor opción, para realizar la orden de compra y se envía a administración para ser firmada y sellada, luego se envía la orden de compra al proveedor, se realiza el pago del producto, envían recibo o comprobante de pago, esperan la llegada del mismo, reciben el mismo y enseguida se da el proceso de recepción de materiales y/o repuestos.
A cada uno de los procesos que fueron descritos anteriormente se le realizaran los flujogramas para representar gráficamente las distintas operaciones que componen dichos procedimientos, estableciendo una secuencia cronológica. Para la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., será de importancia cada flujograma, ya que, es un instrumento grafico para la realización de cada procedimiento y ayuda al analista a comprender la información de los procedimientos, permitiendo definir, analizar y solucionar los problemas con mayor facilidad. Los flujogramas diseñados se encontraran en el Apéndice B, a continuación se mostrara solo el de Compra de pinturas y productos para pintar.
Figura 4. Flujograma de Proceso de Compra de pinturas y o productos para pintar a Proveedores.
Fuente: Autor.
6.4. SISTEMA DE INVENTARIO
Para la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., se deben proponer una serie de lineamientos que ayuden a mejorar el sistema de gestión de inventario y almacén de pinturas y productos para pintar, donde el sistema de periodo fijo de pedido es el más oportuno, ya que se revisa los niveles de inventario en intervalos fijos de tiempo y se coloca pedidos que cubren pintura y/o producto suficiente para que se recuperar los niveles de inventario.
El sistema de periodo fijo se emplea en intervalos donde resulte deseable contar físicamente los inventarios en una base periódica regular. Es importante mencionar que en situaciones particulares donde no es factible una contabilidad perenne de inventario, el conteo periódico de los materiales podría ser el sistema más práctico.
Una vez que se establece el intervalo de pedido y se conocen las fechas de revisiones de los inventarios, no es necesario que se vigile el nivel de inventario hasta la próxima inspección. Entre estas revisiones se combina la incertidumbre de la demanda como plazo de entrega para ofrecer a este sistema un riesgo de faltantes en el almacén de la empresa, por lo tanto este sistema requiere de una existencia de seguridad más grande para hacer frente a este riesgo de faltantes en las pinturas y/o productos.
En efecto la selección de un punto de pedido de pinturas y o productos para pintar es decisión clave en el sistema de periodo fijo de pedido. Se acota que si los productos se revisan con demasiada frecuencia, los costos anuales de pedido llegan a alcanzar un exceso, mientras que si se revisan con poca frecuencia las cantidades de pedidos y los niveles de inventario serán demasiado elevados y aumentara el riesgo de faltantes. Por lo tanto el intervalo de tiempo entre revisiones debe ser tal que los costos anuales de almacenar queden equilibrados contra los costos anuales a pedir.
El sistema de periodo fijo de pedido se podría utilizar simultáneamente con el sistema de reabastecimiento opcional, adecuando cada uno a su aplicación particular. El sistema de reabastecimiento opcional al igual que el de periodo fijo de pedido tiene la característica de revisar los niveles de inventario en un intervalo de tiempo fijo; este sistema de reabastecimiento opcional coloca un pedido lo suficientemente grande para llevar el inventario a la meta superior del mismo. Pero, a diferencia del sistema de periodo fijo de pedido, a menos que en el momento de revisión el inventario haya caído por debajo de cierto nivel mínimo, no se coloca pedido de reabastecimiento, es decir que este modelo protege contra la colocación de pedidos muy pequeños y resulta atractivo cuando los costos de revisión a pedir son muy grandes.
Conclusiones
Una vez analizados los resultados, se llegaron a las siguientes conclusiones:
1. PIAR COLOR GUAYANA C. A., lleva un control obsoleto y de manera manual en lo que refiere al almacén de las pinturas y productos para pintar.
2. La empresa no cuenta con un software que permita llevar un control exacto del inventario al momento de facturar, ingresar o dar salida a los productos que ofrecen.
3. El almacén no cuenta con una debida organización en cuanto a estantería y distribución de las pinturas y productos para pintar clasificados.
4. Se realizó un inventario para el almacén de productos de PIAR COLOR GUAYANA C. A., con el fin de verificar el estado físico y la cantidad de los mismos, teniendo como resultado un total de las pinturas y productos para pintar de 104362 donde 2371 están descritos en unidades de kilogramo y 3156 en unidades de metros, con un porcentaje de 98,5% en buen estado y otros en mal estado de 1,5 %.
5. Se codificaron cada uno de las pinturas y productos para pintar, dependiendo de sus especificaciones para facilitar el proceso de futuros inventarios, al igual que la compra y venta de los mismos.
6. Se elaboro una nueva gestión de compra y venta de manera que se optimizaran los procesos y así disminuir las fallas que afectan la eficiencia de éstos y se realizaron los flujogramas correspondientes para los diferentes procesos de compra y venta de pinturas y productos para pintar.
7. Se reubicaron los estantes en el almacén de repuestos para aprovechar de una mejor manera el espacio físico y así contribuir con la organización de las pinturas y productos para pintar.
8. Se formularon lineamientos para un nuevo control de inventario en el almacén de las pinturas y productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A., y así de esta manera optimizar el pedido, en cuanto a la revisión del estado del inventario, la cantidad y frecuencia de pedido.
Recomendaciones
En función de los análisis y resultados obtenidos en este trabajo, se recomienda llevar a cabo las siguientes acciones para la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A.:
1. Realizar estudios periódicos de la vida de las pinturas y productos para pintar que se encuentran en la estantería del almacén, dado que estos pueden estar sujetos a obsolescencia o deterioros muy rápidos, pudiendo incurrir estos en la demanda e inventario de la empresa.
2. Utilizar la codificación de las pinturas y productos para pintar, para tener un mayor control en la ubicación de los mismos en el área de almacén a la hora de su oferta y despacho.
3. Reorganizar el área de almacén según lo propuesto con el fin de disminuir las demoras y mejorar el manejo de las pinturas y productos para pintar.
4. Aplicar los procedimientos propuestos de compra y venta para evitar problemas en la empresa y así ayudar a una mejor gestión en esta área de la empresa.
5. Proveer información a los empleados de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., sobre los flujogramas existentes sobre el proceso de compra y venta de la empresa, con el fin de ayudar a entender de manera más rápida el mismo.
6. Analizar con más detalle los inventarios de las pinturas y productos que tengan un valor más elevado en el inventario de la empresa.
Bibliografía
1. EYSSAUTIER DE LA MORA, Maurice. Metodología de la Investigación: Desarrollo de la Inteligencia. (2006). Cengage Learning. 5ta Edición. México.
2. FEDUPEL. Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales. (2006). Vice rectorado de Investigación y Postgrado UPEL. 4ta Edición. Venezuela.
3. HURTADO DE BARRERA, Jacqueline. El Proyecto de Investigación. (2007). Ediciones SYPAL. 5ta Edición. Venezuela.
4. ROJAS DE NARVÁEZ, Rosa. Orientaciones Prácticas para la Elaboración de Informes de Investigación. (1997). Ediciones UNEXPO. 2da Edición. Venezuela.
5. SABINO, C. Cómo hacer una tesis. (1987) Caracas: Panafro.
6. SALKIND, Neil J., ESCALONA, Roberto L., VALDÉS SALMERÓN, Verónica. Métodos de Investigación. (1998). Editorial Pearson Education. 3ra Edición. México.
7. VALERA IBARRA, Rafael. Manual de Estadística Básica. (1996). Vice rectorado de Investigación y Postgrado UPEL. 2da Edición. Venezuela.
8. [URL 1] Monografias [Página Web en línea]. Disponible
http://www.monografias.com/trabajos6/nove/nove
[Consulta: Agosto 2010].
9. [URL 2] Ley Orgánica De Prevención, Condiciones Y Medio Ambiente De Trabajo (Lopcymat) [Página Web en línea]. Disponible
http://www.scribd.com/doc/40418/LEY-ORGANICA-DE-PREVENCION-CONDICIONES-Y-MEDIO-AMBIENTE-DE-TRABAJO-LOPCYMAT
Consulta: Septiembre 2010].
Apéndices
CODIFICACIÓN DE PINTURAS Y PRODUCTOS PARA PINTAR
En el siguiente apéndice se presentaran todas las codificaciones para cada grupo y subgrupo que se realizaron para las pinturas y productos para pintar existentes en el área de almacén de PIAR COLOR GUAYANA C. A.
PINTURAS
Fondos Dupont
Descripción del producto: FONDO DUPONT 2K URETHANE PRIMER VS4
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: DU-1144S-01
Fondos Aya
Descripción del producto: FONDO ROJO AYA (1/4 GL)
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: AYA-350
Dupont
Descripción del producto: PINTURAS DUPONT PREPARADO AZUL
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: DU-PREP-16
Solintex
Descripción del producto: PINTURAS SOLINTEX 121 DORADO PRINCESA CAUCHO
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: SOL-121-05
Vp (Venezolana de Pinturas)
Descripción del producto: PINTURAS VP COLONIAL 1 GL AMARILLO ORO
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: VP-COL-141
Tintas
Descripción del producto: TINTAS DUPONT MASTER TINT 801J BLANCO FUERTE (GALON)
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: DU-801J-01
PRODUCTOS PARA PINTAR
Masilla Plástica
Descripción del producto: MASILLA 3M LIVIANA DYNATRON XTRA GRIP (GAL)
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: 3M-MAS-020.
Acopladores
Descripción del producto: ACOPLADORES PIKASO MA006
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: ACO-01
Brasso Pulitura
Descripción del producto: BRASSO PULITURA
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: BRA-01
Cemento de Contacto
Descripción del producto: CEMENTO DE CONTACTO BELL POW
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: CEM-01
Cuero De Gamuza
Descripción del producto: CUERO DE GAMUSA DR CARE
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: CUE-01
Embases Plástico P/Pistola De Gravedad
Descripción del producto: EMBASES PLASTICO P/PISTOLA DE GRAVEDAD
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: ENV-002
Martillo Latonero P/Cuadrado
Descripción del producto: MARTILLO LATONERO P/CUADRADO
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: MAR-01
Martillo Latonero P/Cincel
Descripción del producto: MARTILLO LATONERO P/CINCEL
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: MAR-02
Martillo Latonero P Pico
Mazo De Goma
Descripción del producto: MAZO DE GOMA 452 GRS
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: MAR-04
Mecha Irwin
Descripción del producto: MECHA IRWIN HSS 1/8"
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: MEC-355
Pega Loka
Descripción del producto: PEGA LOKA
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: PEG-01
Acero Plástico 35 Grs Soldimix
Descripción del producto: ACERO PLASTICO 35 GRS SOLDIMIX
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: SOL-102
Taco de Goma Negro Para Latonero
Descripción del producto: TACO DE GOMA NEGRO PARA LATONERO C/CLAVO
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: TAC-01
Tirro Multifranjas
Descripción del producto: TIRRO MULTIFRANJASS
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: TIR-FRAN-06
Tornillos
Descripción del producto: TORNILLO AUT ESTRIA PAN 6X1
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: TOR-230
Adhesivo P/Plásticos Y Emblemas
Descripción del producto: ADHESIVO 3M P/PLASTICOS Y EMBLEMAS 8061
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: 3M-ADH-020
Lija
Descripción del producto: LIJA 3M 40 0.5 MTRS
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: 3M-LIJ-04
Pañito Gomoso
Descripción del producto: PAÑITO GOMOSO 3M
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: 3M-PAÑ-01
Mopa Negra De Espuma
Descripción del producto: MOPA NEGRA DE ESPUMA
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: 3M-RAC-310
Restaurador P/Cauchos
Descripción del producto: RESTAURADOR P/CAUCHOS (16 OZ)
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: 3M-RES-065
Ceras
Descripción del producto: CERA RAPIDA (QUICK WAX) 16 OZ
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: 3M-RES-110
Shampoo para carros
Descripción del producto: SHAMPOO P/AUTOS C/RESALTADOR (1LT)
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: 3M-CHA-037
Body Schutz
Descripción del producto: BODY SCHUTZ (1LT) 3M
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: 3M-ASF-010
Anticorrosivo Underseal
Descripción del producto: ANTICORROSIVO UNDERSEAL (GALON) 3M
Descripción de Código: marca del producto – Tipo de producto – características del producto.
Código: 3M-ASF-025
Lacas
Descripción del producto: LACA ANTICORROSIVA GRIS 10 ONZ
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: SPR-054
Algodón Para Pulir
Descripción del producto: ALGODON DE PRIMERA PARA PULIR
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: ALG-01
Estopa
Descripción del producto: ESTOPA (1 KG)
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: EST-01
Silicón
Descripción del producto: SILICON BLANCO CARTUCHO 300 ML PERMAFLEX
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: SIL-025
EQUIPOS PARA PINTAR
Juego De Bandeja para Pintar
Descripción del producto: JGO DE BANDEJA P/PINTAR 3 PZAS RADIANT
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: ROD-01
Cepillo De Alambre
Descripción del producto: CEPILLO DE ALAMBRE CEBRA
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: CEP-01
Pinceles
Descripción del producto: PINCEL CEB PUNTA PLANO N10
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: PIN-152
Brochas
Descripción del producto: BROCHA NUEVA HOGAR 1" (AMARILLA)
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: BRO-036
Rodillo Goma Espuma Amarilla
Descripción del producto: FUNDA GOMA ESPUMA LISA 9" CEBRA
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: ROD-031
Pistola Profesional
Descripción del producto: PISTOLA DE GRAVEDAD PROFESIONAL
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: PIS-07
Mascarilla
Descripción del producto: MASCARILLA 30 3M
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: 3M-MAS-01
Pulidora
Descripción del producto: PULIDORA DEWALT
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: PUL-010
Esmeriles
Descripción del producto: ESMERIL 4.1/2 750W 11000 RPM BLACK & DECKER
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: ESM-01
Espátula
Descripción del producto: ESPATULA DE GOMA NEGRA
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: ESP-022
FERRETERÍA
Alicates
Descripción del producto: ALICATE DE COMBINMACIÓN 8 B&D
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: ALI-02
Destornilladores
Descripción del producto: DESTORNILLADOR PHILLIPS 1X6
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: DES-16
Llave Combinadas
Descripción del producto: LLAVE COMBINADA 10MM PROF B&D
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: LLAVE-10 MM
Arco De Segueta
Descripción del producto: ARCO DE SEGUETA 12" B&D
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: SEG-02
Taladro Percutor
Descripción del producto: TALADRO PERCUTOR 3/8 2V B&D
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: TAL-03
Limas
Descripción del producto: LIMA TRIANGULAR 8" BV
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: LIMA-604
Gato Power de 10 Toneladas
Descripción del producto: GATO POWER DE 10 TONELADAS FERMETAL
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: GAT-12
Electrodos
Descripción del producto: ELECTRODO 6013 3/32" LINCOLN
Descripción de Código: Tipo de producto – características del producto.
Código: ELE-032
DEDICATORIA
A Dios y a todos mis santos por darme la oportunidad y la dicha de alcanzar con éxito una de mis metas.
A mi Madre Sonia Muñoz por haberme dado la vida y por darme su apoyo incondicional y haber realizado muchos sacrificios por mi para lograr con satisfacción este objetivo y muchos otros que he logrado.
A mi viejito loco Omar Velásquez por darme la vida y por darme la bendecirme de ser su hija, y sé que desde el cielo está feliz por este logro que es suyo, ya que, hizo todo lo posible para que su hija fuese hoy Ingeniera.
A mi madrina Glenia Bolívar por guiarme y orientarme hacia esta meta.
A Alexis Laya por ser un súper especial en mi vida y sobre todo por el cariño, comprensión y apoyo que me ha brindado en todo este tiempo.
A mis hermanos Zully, José G., Melitza, Ecuaris (mili), Mardison por ser parte fundamental de mi vida.
A mis sobrinos Amalis, Gilberto, Antonella y aranza que son unos seres maravillosos que llegaron a mi vida para llenarme de alegría por siempre y para siempre.
Marjiore Velásquez
AGRADECIMIENTOS
A Dios, gracias por la vida que me regalaste y en la que no me has dejado solo por ningún motivo, gracias por todo mi Dios.
Manifiesto mi agradecimiento a todas aquellas personas que de una u otra manera hicieron posible la realización de la presente investigación en especial al los ingenieros Andrés Blanco y Daniel Fernández por brindarme un poco de su tiempo en donde me asesoraron con el aporte de conocimientos prácticos y me guiaron con una excelente disposición.
De igual manera manifiesto gratitud a la empresa Piar Color Guayana por brindarme la oportunidad de formar parte de su familia durante la realización de esta pasantía.
A todas mis amigas y amigos por ofrecerme su amistad sincera.
A la, Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre" (UNEXPO), y todos los profesores que han servido en mi formación académica, gracias a Ustedes.
Marjiore Velásquez
Autor:
Marjiore Velásquez
Tutor Académico: Ing. Andrés Blanco
Tutor Industrial: Ing. Daniel Fernández
Enviado por:
Iván José Turmero Astros
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA "ANTONIO JOSÉ DE SUCRE" VICE – RECTORADO PUERTO ORDAZ
DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
PRÁCTICA PROFESIONAL
Fecha: Febrero 2011
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