Diseño sistema de gestión almacén de pinturas

Resumen

El estudio realizado se enmarca en el Diseño de un Sistema de Control de Gestión para la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., el cual comprende la evaluación y propuesta de soluciones a aspectos organizacionales, de control de inventario, de higiene y seguridad industrial y de la gestión de recursos e insumos. El estudio se fundamenta en un diseño del tipo No Experimental, de Campo, Documental y Descriptivo, se aplicaron técnicas de investigación como la observación directa, encuestas y entrevistas, además se utilizaron herramientas de ingeniería como diagramas de flujo, diagramas de procesos y programas de procesamiento de texto, cálculo y gráficos, como lo son Microsoft Word y Microsoft Excel, todos los mencionados se desempeñan bajo el ambiente Windows, entre otros. Se diseñó una metodología de clasificación de pinturas y productos para pintar, se elaboró una propuesta de mejora en cuanto a la distribución física, se elaboraron flujogramas de los procesos de compra y venta y se propusieron lineamientos para el Sistema de Control para mejorar la gestión del inventario y almacén de pinturas y productos para pintar.

Palabras clave: Sistema, Control de Gestión, Diseño Organizacional, Inventario.

Introducción

PIAR COLOR GUAYANA C. A., es una empresa que se encarga de distribuir y comercializar pintura automotriz, pintura arquitectónica, productos relacionados de reconocida calidad, con asesoría técnica especializada, garantizando los más altos estándares de calidad, eficiencia y competitividad en el sector de recubrimientos.

El inventario establece la situación del patrimonio, detallando los valores que lo componen. Se debe formular antes de cualquier gestión administrativa. Por lo tanto es un proceso indispensable para la administración de los materiales de cualquier empresa, pues a través de su ejecución se conoce cuál es el nivel de existencia de cada material en el área de almacén.

La empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., en la búsqueda continua del mejoramiento y aprovechamiento de los recursos materiales, toma como punto importante que la empresa cuente con un bueno sistema de gestión, donde se encuentren respuesta a las preguntas de ¿Cuanto pedir? y ¿Cuándo pedirlo? A manera de minimizar costos y además minimizar los problemas y errores asegurando un trabajo uniforme y eficiente en sus operaciones. Todo esto para generar una mayor ganancia a la empresa.

La empresa posee dentro de sus instalaciones un departamento de almacén. En este se encuentran las pinturas y productos para pintar que la empresa compra y vende al mercado industrial y comercial. En este se aplica un inventario cada vez que un proveedor suministra un material, pues, para darle entrada a dicho almacén es necesario conocer la cantidad exacta de su existencia física, y con ello es posible mantener un control.

Sin embargo, el control que se está llevando a cabo no es suficiente para garantizar un control confiable, puesto que el inventario se realiza de manera manual, estando carente de una base de datos confiable que cuente con aspectos que garanticen su óptima administración.

Por tal motivo es necesario que se diseñe un sistema de inventario para el Departamento de almacén de la empresa que permita controlar la cantidad y el estado físico de los materiales y repuestos que allí se encuentran.

Este informe está estructurado de la siguiente manera: Capítulo I, se expone el problema objeto del proyecto. Capítulo II, se presentan las Generalidades de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., Capítulo III, se destacan los aspectos teóricos. Capítulo IV, se presenta el diseño metodológico seguido en el proyecto. Capítulo V, se describe la situación actual de la empresa. Capítulo VI se presenta la propuesta de diseño y por último se presentan las Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografía Apéndices y Anexos.

CAPITULO I

El problema

En este capítulo se presenta y explica el problema, el cual será objeto de estudio, su justificación e importancia en la organización y el alcance del mismo, y también se detallan los objetivos formulados para la solución de dicho problema.

• FORMULACION DEL PROBLEMA

PIAR COLOR GUAYANA C. A., es una empresa que comercializa y distribuye productos de alta calidad dirigidos al sector industrial, ferretero, doméstico y automotriz, siendo este último el de mayor surtido y el más importante en la actualidad para la empresa debido a su crecimiento y demanda de sus productos. Desde sus inicios el control de gestión que se ejecuta en esta empresa no es el más adecuado porque no cuenta con un conjunto de indicadores que le permita visualizar el desempeño de las diversas áreas que conforman la empresa, además no cuenta con una organización estructurada donde se definan los objetivos y funciones de los respectivos cargos. Además no se tiene ningún tipo de información sobre el análisis de riesgos físicos y químicos más relevantes que se encuentran presente y que impactan día a día al trabajador.

Por otra parte, PIAR COLOR GUAYANA, C. A a pesar de seguir funcionando como empresa al mantenerse activa en el mercado de pinturas y productos para pintar, viene realizando sus actividades de una manera no eficiente y antigua, dejando a un lado la tecnología y la aplicación de métodos efectivos para realizar y controlar la gestión interna de cualquier empresa, es decir, que la empresa no cuenta con un control eficiente en las labores que realiza, creando esto pérdidas de tiempo y aumento de costos a la empresa, perjudicando su rentabilidad y aumentando las actividades a realizar por el personal que allí labora.

La empresa actualmente tiene la necesidad de contar con un sistema de gestión que optímese los registros de todos los productos existentes todas las actividades en el almacén de la empresa para su comercialización, desde el estado físico, clasificación, codificación, cantidad, entre otros, esta facilitara el control de inventario de materiales y repuestos, del cual se lleva un control deficiente. En el presente se utilizan métodos antiguos y netamente manuales, que recurren en diversos costos, de igual forma se realizan distintas actividades que se cumplen dentro de la empresa, como lo son la compra y venta de pinturas y productos para pintar.

Por esta razón se plantea realizar un estudio para el diseño de un sistema de gestión que permita mejorar y controlar dichas actividades en el almacén, y que se realicen de manera correcta, con el cual se logrará llevar un control eficiente de pinturas y productos para pintar, de igual forma garantizar que la información resultante sea acertada y corresponda con la situación actual del almacén.

• ALCANCE

El estudio se realizará en la Empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., específicamente enfocando hacia el control de la gestión, por medio de una base de datos, distribución de almacén y los procesos de compra y venta de pinturas y productos para pintar.

• DELIMITACIONES

La investigación tendrá lugar en las instalaciones físicas de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., abarcando el área correspondiente al almacén de pinturas, las actividades que éste realiza, incluyendo los procesos de compra y venta del producto.

• LIMITACIONES

La empresa presenta información poco confiable en cuanto al inventario del almacén de pinturas y productos para pintar, esta información no se encuentra debidamente almacenada ni registrada por lo cual la información disponible en físico es deficiente y desactualizada. Debido a esto el estudio está limitado a la información que se pueda recolectar, de igual forma el tiempo empleado para el levantamiento.

• JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

En PIAR COLOR GUAYANA C. A, el desarrollo de un sistema de control de gestión para el almacén de pinturas tiene como finalidad controlar y mejorar el sistema actual de la empresa, suministrando información actualizada y correcta que permitan evaluar, controlar y dar seguimiento a las actividades y procesos para obtener una mejor rentabilidad y productividad en el desempeño de las labores.

La importancia del estudio radia en reducir costos y tiempo de ejecución en las actividades, garantizando que la información requerida es correcta y la meta de realizar las labores es la más idónea, y así la empresa alcance las metas planteadas al formularse estrategias y planificar actividades con datos exactos e información actualizada.

• OBJETIVO GENERAL

Diseñar un sistema de control de gestión en el almacén de pinturas y productos para pintar de la empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A.

• OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• 1) Diagnosticar la situación actual del almacén de pinturas y productos para pintar de PIAR COLOR GUAYANA C. A.

• 2) Diseñar una metodología de clasificación para las pinturas y productos para pintar del almacén de PIAR COLOR GUAYANA, C. A.

• 3) Elaborar propuesta de mejora en cuanto a la distribución física de pinturas y productos para pintar en el almacén.

• 4) Analizar y evaluar la gestión de los procesos de compra y venta de pinturas y productos para pintar.

• 5) Elaborar flujogramas de los procesos de compra y venta de pinturas y productos para pintar.

• 6) Proponer lineamientos para el Sistema de Control para mejorar la gestión del inventario y almacén de pinturas y productos para pintar.

CAPITULO II

Generalidades de la empresa

A continuación se presenta la reseña histórica de la empresa, descripción de la empresa, la ubicación geográfica y proceso productivo de de la misma:

2.1. RESEÑA HISTÓRICA

PIAR COLOR GUAYANA C. A. comienza sus actividades el mes de marzo del año 2009 en la región Guayana aprovechando el potencial económico, además del crecimiento poblacional de la misma.

En sus inicios, PIAR COLOR GUAYANA C. A., comercializa y distribuye productos 3M, dichos productos abarcaban el ámbito industrial (productos abrasivos, productos de seguridad integral) y automotriz (lijas, pulituras, etc.) sin embargo al observar el comportamiento de su mercado meta se presento la oportunidad de incluir como complemento, para el ámbito automotriz, todo lo relacionado con recubrimientos y repintado, ampliando su gama de productos y servicios.

Es donde PIAR COLOR GUAYANA C.A., crea alianzas comerciales con la reconocida marca DUPONT, logrando así ser el distribuidor autorizado de dicha marca.

Con el transcurrir de los meses PIAR COLOR GUAYANA C.A., toma la decisión de enfocar como su producto principal las pinturas incluyendo una línea de pintura arquitectónica con la marca SOLINTEX, siendo también distribuidor autorizado.

2.2. DESCRIPCION GENERAL DE LA EMPRESA

La empresa PIAR COLOR GUAYANA C. A., se encarga de la distribución, comercialización de productos destinados exclusivamente a satisfacer las necesidades del sector automotor e industrial de la región oriental de Venezuela, con su extensa oferta de productos innovadores y servicios destinados al tratamiento metálico, repintado de los vehículos, recubrimientos arquitectónicos.

En la actualidad PIAR COLOR GUAYANA C. A., es distribuidor autorizado de las marcas SAGOLA, 3M, DUPONT, SOLINTEX

La empresa dispone de un área de aproximadamente 400 mts2 cuenta con un área de depósito de materiales, un área de laboratorio, un área de despacho, dos oficinas y una sala de reuniones

El objetivo principal de PIAR COLOR GUAYANA C. A., es ofrecer y vender productos de altos estándares de calidad con atención especializada para garantizar y satisfacer los requerimientos y expectativas de sus clientes.

2.3. MISIÓN

Distribuir y comercializar pintura automotriz, pintura arquitectónica, productos relacionados, con asesoría técnica especializada, para satisfacer las necesidades del cliente a través de una marcada diferenciación en la calidad de servicio en el sector de recubrimientos.

2.4. VISIÓN

Seremos el distribuidor líder del oriente del país, estaremos orientados al mercado con una presencia predominante en el punto de venta y un complejo portafolio de productos y marcas de reconocida calidad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes de manera consistente, garantizando los más altos estándares de calidad, eficiencia y competitividad.

2.5. UBICACIÓN GEOGRÁFICA

PIAR COLOR GUAYANA C. A., está ubicada en la Avenida Manuel piar. S/N, frente a la estación de servicios Vista Al Sol, San Felix, Estado Bolívar, Venezuela. Ver figura 1.

Figura 1. Fachada PIAR COLOR GUAYANA C.A.,

Fuente: Autor

2.6. PROCESO PRODUCTIVO

El proceso productivo de PIAR COLOR GUAYANA C. A., se basa en la compra de productos 3M, Dupont, Sagola, Solintex, entre otros, a precios estandarizados en el mercado, dichos productos son traslados hasta el lugar de almacenamiento destinado por la empresa. Parte de estos son distribuidos a los diversos clientes que han realizado compras al mayor, mientras que otra parte son destinados a satisfacer clientes que realizan compras al detal.

PIAR COLOR GUAYANA C. A., cuenta con un área destinada para la preparación de pinturas automotrices, esta área es denominada "laboratorio". Aquí se encuentra una serie de tintas las cuales crean los diversos matices necesarios para las reparaciones de repintado en vehículos, aviones, barcos, lanchas entre otras modalidades.

El proceso de preparación de pintura automotriz consta de varias etapas, primeramente el colorista observa el color según la muestra que el cliente posea, cabe destacar que todo color de vehículo posee una codificación de planta según el fabricante, el año, el modelo del vehículo la cual se encuentra cargada en la base de datos de la empresa, dicha codificación brinda al colorista la información de las cantidades en gramos de tintas para realizar el color según la cantidad que el cliente exija. Luego de tener la información se procede a pesar los gramos de las distintas tintas para obtener el color deseado. Se toma una muestra del color realizado para compararlas con la muestra del cliente para observar si amerita o no algún ajuste del color.

Una vez obtenido el color exacto que coincida con la muestra el colorista registra en el formulario respectivo las cantidades en gramos de las diversas tintas que usó, luego el facturador descarga en el sistema dicha información para que el cliente cancele lo correspondiente a la realización del color.

CAPITULO III

Marco teórico

En este capítulo se desarrollan las bases teóricas, las cuales fundamentan las diversas decisiones metodológicas y aplicación de técnicas de ingeniería a realizarse en el estudio.

3.1. CONTROL DE GESTIÓN

En términos generales, se puede decir que el control debe servir de guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de gestión como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.

Los condicionantes del control de gestión:

• El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa.

• Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc.

• La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.

• El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones.

• Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de incentivos y motivación del personal.

3.2. FINES DEL CONTROL DE GESTIÓN

El fin principal del control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos.

Sin embargo se pueden concretar otros fines más específicos como los siguientes:

• Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.

• Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos.

• Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.

• Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecución de los objetivos.

3.3. INSTRUMENTOS DEL CONTROL DE GESTIÓN

Las herramientas básicas del control de gestión son la planificación y los presupuestos.

La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la obtención de información básicamente externa. Los planes se materializan en programas.

El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se realiza para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicación directa de cada departamento.

El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicación; no se debe imponer, porque originaría desinterés en la consecución de los objetivos.

La comparación de los datos reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede originar desviaciones, cuando no coinciden. La causa puede ser:

• Errores en las previsiones del entorno: estimación de ventas, coste de ventas, gastos generales, etc.

• Errores de método: poca descentralización, escaso rigor temporal, falta de coordinación entre contabilidad y presupuestos, etc.

• Errores en la relación medios-fines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los medios, etc.

3.4. SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Un Sistema de Control de Gestión (SCG) es una estimulación organizada para que los "managers" descentralizados tomen sus decisiones a su debido tiempo, permite alcanzar los objetivos estratégicos perseguidos por cada empresa. Para mantener la eficiencia organizativa y facilitar la toma de decisiones es fundamental controlar la evolución del entorno y las variables de la propia organización que pueden afectar su propia supervivencia.

El sistema de control de gestión como conjunto de procedimientos que representa un modelo organizativo concreto para realizar la planificación y control de las actividades que se llevan a cabo en la empresa, queda determinado por un conjunto de actividades y sus interrelaciones, y un sistema informativo (SI).

Sin embargo se encuentran otros enfoques modernos, como el de Mallo y Merlo que conciben el SCG como un sistema de información-control superpuesto y enlazado continuamente con la gestión que tiene por fin definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer las soluciones específicas para corregir las desviaciones. El control es activo en el sentido de influenciar sobre la dirección para diseñar el futuro y crear continuamente las condiciones para hacerlo realidad.

Se considera como aquellos procedimientos y controles habituales, de tipo formal, basados en la información y utilizados por la dirección para mantener o modificar determinadas pautas en las actividades de la organización, distinguiendo dentro del SCG cuatro tipos de sistemas formales basados en la información en función de su relación con la estrategia: sistema de creencias, sistema de establecimiento de límites, Sistema de control de diagnóstico y sistema de control interactivo.

El sistema de creencias, para comunicar y reforzar las declaraciones sobre la misión y los objetivos de la empresa; el sistema de establecimiento de límites, para fijar las reglas y los límites, como los sistemas de elaboración de presupuestos; el sistema de control de diagnóstico, como sistema formal de feed-back, para realizar el seguimiento de los resultados y corregir las desviaciones que se producen en relación con lo previsto; y el sistema de control interactivo, para atraer la atención y fomentar el diálogo y el aprendizaje en toda la organización.

Dentro de la descripción y valoración del control de gestión se especifican dos concepciones comunes aceptadas en el ámbito administrativo, por un lado se tiene al control como necesidad inherente al proceso de dirección (enfoque racional) y por el otro, en un paradigma más integral vinculado no sólo a la dirección formal, sino a factores claves como la cultura, el entorno, la estrategia, lo psicológico, lo social y la calidad, representados por los llamados enfoques psicosociales, culturales, macro sociales y de calidad.

No basta con decir claramente a donde se quiere llegar con los esfuerzos y como se van a realizar, es imprescindible establecer cuáles son para la organización aquellos factores críticos que hay que cuidar para tener éxito (FCE), muchos de los cuales están íntimamente ligados con las estrategias que se van a desarrollar. De ahí que, si queremos tener dominio (control) sobre lo que está ocurriendo, el control debe estar enfocado a evaluar el comportamiento de los factores críticos que inciden en el cumplimiento de las estrategias. Así, el control debe ser flexible, ajustándose permanentemente a las cambiantes estrategias de la organización.  

3.5. PROCESO METODOLÓGICO PARA EL DESARROLLO DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

• a)  Diagnóstico Institucional: todo proceso de control de gestión comienza con el estudio propio del sistema a controlar. El diagnóstico tiene como objetivo, según Abad , identificar posibles obstáculos que puedan interferir en la eficacia del sistema, del mismo modo establecer si están dadas las condiciones para la ejecución del sistema propuesto e identificar los procesos claves para que el sistema opere sobre ellos y sus variables claves, a fin de garantizar en lo posible el éxito organizacional. Generalmente los análisis institucionales se orientan hacia el estudio estratégico de la organización, es decir identificando fortalezas y debilidades internas con su relación al entorno amenazante o facilitador de resultados productivos, de igual manera analiza normas, sistemas financieros, cultura organizacional, estructura, capacidad estratégica, desempeño institucional de recursos humanos, entre otros.

• b) Identificación de procesos claves: luego de conocer como se encuentra el sistema a controlar, es necesario identificar los procesos claves para el éxito empresarial, el control de gestión no actúa sobre todos los procesos internos de la organización, sino por el contrario se centra en aquellos suficientemente importantes en el desempeño eficaz del sistema a controlar, van desde la situación financiera, pasando por la situación comercial, producción, personal, servicios, cliente, relaciones con otros entes, eficacia, eficiencia, calidad, pertenencia, entre otros.

• c) Diseño del sistema de indicadores: De la identificación de las áreas claves, se originan los indicadores que van a permitir medir atributos de dichos procesos y tomar las decisiones pertinentes para su corrección. Un indicador se define como la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto a los objetivos y metas previstas e influencias esperadas.

3.6. INVENTARIOS

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazóndel negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentasprincipales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

• Inventario (inicial)

• Compras

• Devoluciones en compra

• Gastos de compras

• Ventas

• Devoluciones en ventas

• Mercancías en tránsito

• Mercancías en consignación

• Inventario (final)

El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías en la fecha que comenzó el período contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el período contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventaso bien por Ganancias y Pérdidas directamente.

3.7. FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS

Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinasotra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de ésta, al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción. Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, está bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en proceso y artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica. Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de compras, producción y ventas a distintos niveles.

3.8. PLANIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE INVENTARIO

En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada función tiene a generar demandas de inventario diferente y a menudo incongruente:

Ventas.- Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado.

Producción.- se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricación; y un colchón permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de producción estables.

Compras.- las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de compras en general.

Financiación.- los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión (corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antigüedad, riesgos, etc.).

Los propósitos de las políticas de inventarios deben ser:

• Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.

• A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como sea posible de lo planificado.

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel excesivo que causa costos de operación, riesgos e inversión insostenibles, y un nivel inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y producción (Alto costo por falta de existencia).

3.9. ¿QUE FUNCIONES CUMPLE EL INVENTARIO?

En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de otra manera no existiría. En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a menos que cada parte individual se lleve de maquina a máquina y que estas se preparen para producir una sola parte.

Funciones:

• Eliminación de irregularidades en la oferta

• Compra o producción en lotes o tandas

• Permitir a la organización manejar materiales perecederos

• Almacenamiento de mano de obra

3.10. DECISIONES SOBRE INVENTARIO

Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dos decisiones se hacen para cada artículo en el inventario:1.- Que cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a reabastecer.

2.- Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.

3.11. TIPOS DE INVENTARIO

Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registrosperpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario.

Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre al, por razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se trata de suplir en parte.

Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.

Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular.

Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.

Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el tiempo de transporte.

Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.

Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de fabricación, ha de ser inventario en proceso.

Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título de propiedad lo conserva el vendedor.

Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del excedente es: X >Imax.

Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.

Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta. Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administracióndel inventario, los artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su importancia económica, etc.

Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.

Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u ofertade unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.

Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado.

Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.

Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de promocióncomercial o a un periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.

Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda. Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los artículos adquiridos.

Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse frecuentemente.

Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.

Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.

Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

3.12. MÉTODO DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS

Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general.

Entre las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la evolución de la entidad económica; así como también comparar con Estados Financierosde otras entidades económicas. Las Principales bases de valuación para los inventarios son las siguientes:

• Costo

• Costo o Mercado, al más bajo

• Precio de Venta

Base de Costo para la valuación de los inventarios: El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artículos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importación, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artículos y/o materias primas son transportados o están en almacén, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de añejamiento.

Base de Costo o Mercado, el más bajo: El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, según sea el tipo de inventario de que se trate:

• Base de compra o reposición: esta base se aplica a las mercancías o materiales comprados.

• Base de Costo de reposición: se aplica a los artículos en proceso, se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricación corrientes.

Partes: 1, 2