Proporcionar información oportuna, actualizada y relevante que apoye la adecuada gestión del Programa de Inversión Pública de la UAGRM y que permita el seguimiento del ciclo de vida de los proyectos de inversión.
Fortalecer la capacidad gerencial del Estado, apoyando la toma de decisiones que promuevan la asignación y administración eficiente de los recursos públicos para inversión, evitando la superposición de esfuerzos y/o sobre asignación de recursos, y promuevan los proyectos complementarios y la coordinación entre las entidades públicas.
Posibilitar el análisis del Programa de Inversión Pública, detectando oportunamente si responde a la demanda de los beneficiarios de los proyectos.
Posibilitar la programación, seguimiento y control de la ejecución física y financiera de los proyectos de inversión pública, en las fases y etapas que corresponda.
Servir como instrumento de transparencia de la gestión universitaria, promoviendo la responsabilidad de las máximas autoridades ejecutivas, permitiendo dar cuenta de la asignación y uso de los recursos públicos y de los resultados obtenidos.
3. ASPECTOS BASICOS
El SISIN es un sistema de uso obligatorio para el procesamiento de la información relacionada con los proyectos de inversión, en todas las dependencias del Gobierno Autónomo Municipal de Sorata.
El SISIN se debe vincular y compatibilizar con el Sistema Integrado de Información Financiera del Sector Público (SIIF)
El SISIN está estructurado a partir de una base de datos central de información a nivel del Órgano Rector del SNIP, y base de datos descentralizada en el GAMS.
4. REGISTRO DE PROYECTOS EN EL SISIN
Todos los proyectos de inversión pública se registrarán en el SISIN, desde su identificación como idea en las bases de datos descentralizadas y deberán ser remitidos oportunamente a la base de datos central del sistema. El registro de los proyectos en el SISIN constituye requisito para su incorporación en el Programa de Inversión Pública.
El procedimiento para el registro de proyectos en el SISIN deberá observar lo establecido en el Reglamento Básico de Operaciones del SISIN, aprobado mediante Resolución Ministerial de Nº 612 de 27-06-97.
Subsistemas del SISIN
Los Subsistemas del SISIN son:
1. Registro de Ficha de Proyectos
2. Registro de Dictámenes
a) Subsistema de Registro de Proyectos
Permite la incorporación de los proyectos al SISIN WEB, asignándole un código de identificación, marcando la fase y etapa del ciclo de vida en que se encuentra y registrando la información financiera y no financiera más relevante.
Proporciona al usuario la información básica de los proyectos de inversión pública, para una identificación única e inequívoca del proyecto. Debe registrarse la información fundamental, debiendo consignar el nombre del proyecto, el sector al que pertenece, la fase del ciclo de vida en la que se encuentra, sus indicadores de rentabilidad y el costo total estimado del proyecto.
b) Subsistema de Registro de Dictámenes
Registra la información contenida en los dictámenes emitidos por la Máxima Autoridad Ejecutiva del Gobierno Autónomo Municipal de Sorata, para la asignación de recursos y establecimiento de responsabilidades.
Este dictamen certifica que el proyecto de inversión pública:
a. Responde a una identificación y programación resultante de un proceso de planificación.
b. Se enmarca en el ámbito de su competencia.
c. Cuenta con estudios y evaluaciones que recomiendan la asignación de recursos a la fase o etapa del ciclo de vida que corresponda.
d. Es sostenible en la fase de operación.
c) Responsables del Suministro de Información
Las Dirección Técnica que tiene a cargo la ejecución de proyectos de inversión pública, en cualquiera de sus fases o etapas del ciclo de vida del proyecto, tienen la obligación de suministrar en forma oportuna y veraz la información que les sea requerida por el Responsable de Operación del SISIN WEB.
h) Formulario Único del SISIN WEB
Es el instrumento de recopilación de información, éste consta de las siguientes partes:
1. Registro de Proyecto
2. Dictamen del proyecto
(Los formularios de SISIN WEB se adjuntan en anexos)
CAPITULO VII
Procedimiento de la fase de preinversión
1. ETAPA DE PREINVERSION
Consiste en el proceso de elaboración y evaluación del proyecto que se llevaría a cabo para resolver el problema o atender la necesidad que le da origen, la Pre inversión se desagrega en las siguientes etapas:
a) Idea
En esta etapa, se identifica el problema a la necesidad que se va a satisfacer y se identifican las alternativas básicas mediante las cuales se resolverá el problema.
b) Estudio de Identificación (EI)
Se define la relación problema-proyecto, a través de la elaboración del diagnóstico de una situación objetivo basado en indicadores y necesidades técnicas, sectoriales y beneficiarios locales; en el marco del Plan Nacional de Desarrollo (PND), planes departamentales y municipales.
En la preparación del proyecto se realiza el planteamiento de las alternativas técnicas de solución al problema, la selección de la alternativa técnica más adecuada desde el punto de vista técnico, económico, social, ambiental y legal, y la evaluación socioeconómica y financiera privada del proyecto
c) Estudio Técnico Económico Social y Ambiental (TESA)
Se realiza la preparación basándose en la alternativa técnica seleccionada en el EI y la evaluación socioeconómica y financiera privada del proyecto, para obtener indicadores de rentabilidad y tomar decisiones sobre la inversión del proyecto de inversión pública.
d) Importancia de Realizar los Estudios de Pre inversión
Los estudios de pre inversión facilitan un proceso de evaluacion-decision orientado a verificar la pertinencia viabilidad y conveniencia del proyecto antes de asignarle los recursos solicitados. Entre otros, por lo menos tres aspectos deben ser verificados.
Que el proyecto es una buena solución al problema planteado.
Que la alternativa seleccionada es más conveniente que desechada y que no hay a disposición otra alternativa mejor
Que el proyecto demuestra estándares técnicos e indicadores de rentabilidad eficientes respecto a proyectos similares.
En relación con un proyecto, generalmente intervienen diversos protagonistas (personas, entidades) y cada quien deseara que proyecto responda razonablemente a sus intereses u objetivos institucionales los cuales no siempre son coincidentes entre ellos. Cada cual mira al proyecto desde su propia perspectiva y conveniencia y, por tanto, puede aplicar sus propios criterios de valoración.
Así, por ejemplo, el promotor, el diseñador, el ejecutor, entidad financiera, concejo municipal la comunidad beneficiaria y los usuarios constituyen un conjunto de entes directos o indirectamente asociados al desarrollo del proyecto.
Como fruto del proceso de evaluación podrán introducirse modificaciones al proyecto elaborado, podrá decidirse su aplazamiento podrá integrarse o fusionarse con otro proyecto que pretenda objetivos complementarios, podrá negarse su autorización por estimar inconveniente o injustificacion, o podrá aprobarse sin ninguna reformulación.
PROCEDIMIENTO DE LA PREINVERSION
El Gobierno Autónomo Municipal de Sorata ejecutara sus proyectos de inversión en sus diferentes fases o etapas de su ciclo de vida, ya sea por administración directa o por administración delegada.
a) Solicitud de demanda
Los Estudio de Pre inversión de proyectos se inicia con la solicitud de demanda de obras o servicios por parte de la comunidad beneficiaria, dirigido al señor alcalde Municipal, posteriormente con el visto bueno de la MAE se remite a la Dirección Técnica para su conocimiento y su posterior ejecución de la misma.
b) Dirección de Área Técnica
El Jefe de la Dirección Técnica Verifica que la solicitud de proyecto se encuentre inscrita en el POA y autoriza el inicio de elaboración del estudio pre inversión por administración directa para los proyectos que están inscritos como inversión y aquellos proyectos con techos presupuestarios mayores a 500.000,0 Bolivianos el estudio se realiza por administración delegada bajo el concurso de consultores por producto.
c) Administración Directa
La Fase de pre inversión de los proyectos se podrá ejecutar por Administración Directa, cuando los proyectos cuentan con un techo presupuestario inferior a 200.000,0 Bs. sin requerir el concurso de profesionales especializados y otros servicios conexos.
El procedimiento para la elaboración de estudios de pre inversión por administración directa es lo siguiente:
-Relevamiento de Información Primaria y Secundaria
El proceso de formulación o diseño del proyecto de inversión pública, se inicia con: la identificación del problema y termina con la redacción del informe técnico para la transferencia de fondos.
Las principales actividades que deben desarrollarse en este proceso son:
-Elaboración de instrumentos técnicos para la recolección de información secundaria (Fichas Técnicas de encuesta, formulario para tomar datos, etc.)
-Realización del Diagnostico que consiste en identificar potencialidades y limitaciones de la comunidad, donde se llegar obtener una información primaria relacionados con datos socioeconómicos, mensuras de terreno, medición de caudales, etc.
-Elaboración de Perfiles mínimos
Consiste en sistematizar la información primaria obtenida en el trabajo de campo, para la formulación de perfil mínimo del proyecto, que está constituido de la siguiente manera:
1) Nombre del Proyecto
2) Ubicación
3) Justificación del proyecto
4) Objetivos
5) Metas
6) Impacto
7) Identificación de Impactos ambientales
8) Descripción de proyecto
9) Programación de Ejecución Fisca
10) Costo del Proyecto
11) Cronograma de desembolsos
12) Índice Característica de la Obra
13) Acciones para Sostenibilidad del Proyecto
Una vez concluido la elaboración de perfil mínimo del proyecto con documentos de respaldo de especificaciones técnica, Cronograma de ejecución, Presupuestos, planos de construcción, posteriormente se procede a formar carpetas de proyectos.
-Elaboración de Carpetas
Para la ejecución de los proyectos de inversión inscrita en el Programa de Operaciones Anual se deben elaborar las "carpetas de inversión", que contiene la siguiente información:
a) Perfil Mínimo del proyecto, b) Especificaciones Técnicas, c) Presupuesto, d) Cronograma de Ejecución, e) Planos, f) Plano de Localización y detalle de equipo técnico, Términos de referencia y métodos de selección adjudicación definida.
Una vez elaborada las carpetas de inversión, el responsable remite el documento al jefe de Dirección Técnica para su evaluación Técnica y su posterior aprobación.
-Evaluación Técnica
Una vez recepcionado el jefe de la Dirección Técnica procede a revisar el contenido de carpeta de inversión (Especificaciones Técnicas, Planos de Construcción, Precio Referencial, Cronograma de ejecución, método de selección asignado y Perfil Mínimo) y si cumple los requisito el documento aprueba la carpeta, si no cumple devuelve al responsable de elaboración.
Una vez subsanada la observación el jefe de la Dirección Técnica remite los documentos técnicos al RPA o RPC para iniciar el proceso de contratación correspondiente.
d) Administración Delegada
Se considera Administración Delegada, cuando el Gobierno Municipal contrate los servicios de terceros para la elaboración de los estudios de pre inversión, que requiere del concurso de profesionales y/o entidades especializadas para proyectos menores o mayores a 1.000.000,0(Un Millón 00/100 Bolivianos)
e) Elaboración de documentos para la contratación
Para realizar los Estudios de Identificación y Estudio Técnico Social y Ambiental con techos presupuestarios mayores o iguales a 1.000.000,0 (Un Millón 00/100 Bolivianos), se realizara el siguiente procedimiento para la contratación de consultores por producto:
a) La Dirección de Área Técnica realiza las actividades previas, al inicio de solicitud del proceso de contratación de consultores, elaborando los términos de referencia de acuerdo al formato de Sistema de Inversión Pública, con precio referencial y método de selección y adjudicación.
d) La Dirección Técnica, solicita la certificación presupuestaria y verifica su registro en el POA en base al precio referencial estimado y solicita la autorización del inicio de proceso de contratación de Consultor con el visto bueno de la MAE.
d) El RPA verifica que la solicitud de contratación de Servicio de Consultoría, se encuentren registrados en el POA y en el PAC así mismo que cuente con la certificación presupuestaria y aprueba el inicio del proceso mediante nota.
e) La Dirección Administrativa Financiera, adecua el DBC.
f) El RPA aprueba el DBC elaborado por la Dirección Administrativa Financiera mediante formulario establecido.
g) La Dirección Administrativa Financiera, publica el DBC y la convocatoria en el SICOES y la convocatoria mesa de partes.
h) El RPA de acuerdo a la naturaleza de la contratación y cuyo número guardará relación con el objeto y magnitud de la contratación, nombrará al responsable de evaluación o la comisión de calificación, conformada por la unidad administrativa y la unidad solicitante.
i) La Dirección Administrativa Financiera recepcionará las consultas escritas en coordinación con la unidad solicitante.
j) La Dirección Administrativa Financiera conformará una comisión, para la reunión informativa de aclaración, en coordinación con la unidad solicitante y se llevará a cabo de acuerdo a cronograma de actividades. Todas las consultas recibidas hasta la fecha establecida sobre el DBC serán tratadas en la reunión informativa de aclaración y se emitirá el acta correspondiente.
k) La Dirección Administrativa Financiera, una vez cumplidos los procedimientos y plazos establecidos para la presentación de propuestas, remite el proceso de contratación al responsable de evaluación o comisión de calificación, acto seguido el responsable de evaluación o la comisión de calificación, realiza en acto público la apertura de propuestas, dando lectura de precios ofertados y revisión de la documentación solicitada, deberá verificar sí se recibió al menos una (1) propuesta, sí es así, continua el proceso remitiendo la documentación a Asesor Legal, para la revisión y emisión de informe de evaluación sobre la legalidad de documentos presentados por los proponentes.
l) Una vez elaborado el informe de evaluación sobre la legalidad y licitud de documentos presentados por los proponentes solicitados en el DBC, el Asesor Legal remite el informe de evaluación y los documentos al responsable de evaluación o la comisión de calificación.
m) El responsable de evaluación o la comisión de calificación evalúa con el método y lineamientos especificados en el DBC y elabora el informe de recomendación de adjudicación o declaratoria desierta en el plazo establecido en la convocatoria, para su posterior aprobación del RPA. En caso de requerirse alguna aclaración de las propuestas la comisión, convocará a todos los proponentes que presentaron sus propuestas y elaborará un acta.
n) El RPA verifica la documentación presentada y que el informe de recomendación de adjudicación o declaratoria desierta cumpla con todo lo estipulado en el DBC, sí cumple aprueba el informe, si no cumple devuelve a la comisión de calificación.
o) Con la aprobación del RPA del informe de adjudicación, la Dirección Administrativa Financiera elabora nota de adjudicación y solicita documentación al proponente adjudicado y comunica el resultado a los proponentes no favorecidos, que presentaron sus propuestas para contrataciones entre Bs. 20.001.- (Veinte mil un 00/100 Bolivianos) y Bs. 200.000.- (Doscientos mil 00/100 Bolivianos).
p) Con la aprobación del RPA del informe de adjudicación, la Dirección Administrativa Financiera remite el proceso al Asesor Legal, para la elaboración de la Resolución Administrativa de adjudicación. La Dirección Administrativa Financiera realiza la notificación de la Resolución Administrativa en el SICOES (En un plazo máximo de dos (2) días hábiles computados a partir de la fecha de emisión de la Resolución) y a los proponentes que presentaron sus propuestas para contrataciones entre Bs. 200.001.- (Doscientos mil un 00/100 Bolivianos) y Bs. 1.000.000.- (Un millón 00/100 Bolivianos).
q) Una vez agotado el periodo de interposición (tres (3) días hábiles computables a partir de la fecha de publicación de la Resolución impugnable en el SICOES) de Recursos administrativos de impugnación a la Resolución Administrativa de adjudicación (para contrataciones entre Bs. 200.001.- (Doscientos mil un 00/100 Bolivianos) y Bs. 1.000.000.- (Un millón 00/100 Bolivianos), la Dirección Administrativa Financiera, elabora la nota solicitando al proponente adjudicado la presentación de documentos requeridos en el DBC.
r) Una vez recibidos los documentos por parte del proponente adjudicado (plazo establecido DBC), la unidad administrativa remite los documentos a la comisión de calificación, para que efectúe la verificación técnica de los documentos presentados por el proponente adjudicado, emitiendo un acta de verificación documental.
s) Revisados los documentos, la Dirección Administrativa Financiera solicita la elaboración del contrato, al Asesor Legal.
t) El Asesor Legal elabora el contrato y remite a la Dirección Administrativa Financiera, en el plazo establecido en la convocatoria.
u) La Dirección Administrativa Financiera, gestiona la suscripción del contrato, orden de compra u orden de servicio, entre el proponente adjudicado y la MAE, y la publicación respectiva en el SICOES (En el plazo de máximo cinco (5) días hábiles computados a partir de la fecha de suscripción del contrato).
v) El RPA designará (cuando corresponda) al responsable de recepción o la comisión de recepción.
w) Una vez suscrito el contrato, orden de compra u orden de servicio, el responsable de recepción o comisión de recepción (en el plazo establecido para la entrega) emite el acta de recepción provisional por la recepción del bien o prestación del servicio.
f) Elaboración de Estudios
La Entidad Consultora o Consultor Individual inicia el trabajo de elaboración de estudio de pre inversión, de acuerdo al formato establecido por el Reglamento Básico de Pre inversión de Sistema Nacional de Inversión Pública SNIP.
Una vez concluido el estudio de pre inversión el contratatista remite el documento del proyecto a la Dirección Administrativa Financiera para correspondiente Recepción del producto y suscripción del Acta de Cumplimiento.
g) Evaluación Técnica – Socioeconómica
Una vez recepciona la documentación del proyecto de la Dirección Administrativa Financiera, el Técnico asignado por el Área Técnica del Municipio procede a revisar el contenido del proyecto de inversión pública, tomando en fases en aspecto técnico de la ingeniería del proyecto, estudio detallado de alternativa seleccionada(ingeniería Básica y diseño de estructuras),diseño de obras, cómputos métricos, Presupuesto, especificaciones técnicas, organización para la implementación, Estudios de Evaluación de Impacto Ambiental(EEIA),Evaluación Socio económica, Financiera y Análisis de Sensibilidad del proyecto.
Finalmente cuando el estudio cumple los requisitos exigidos en el reglamento de Pre inversión se aprueba si no cumple devuelve al consultor o entidad consultora para que subsane las observaciones realizadas por el Supervisor asignado por el Municipio.
Una vez subsanada la observación el Supervisor asignado por la Dirección Técnica aprueba el estudio de Pre inversión para su posterior ejecución.
h) Inscripción en el SISIN WEB
Todos los proyectos de pre inversión inscrita en Programa Operativo Anual (POA) del Gobierno Municipal deben estar registrados en el SISIN WEB desde su identificación como idea en las bases de datos y deberán ser remitidos a la base de datos central del sistema. El registro de los proyectos en el SISIN WEB constituye requisito para su incorporación en el Programa de Inversión Pública.
A efectos de asegurar el adecuado funcionamiento del SISIN WEB y la disponibilidad de información sobre el proceso de inversión pública, cada entidad pública que integra el SNIP designará en forma permanente, a través de la máxima autoridad ejecutiva, un funcionario que actuará como responsable de mantener el vínculo entre la misma y el Órgano Rector del SNIP. Este funcionario deberá:
a) Asegurar que la información de los Proyectos de Inversión Pública de su respectiva entidad se encuentre permanentemente actualizada en el SISIN WEB.
b) Asegurar que la información que figure en el SISIN sobre los proyectos de su respectiva entidad, cumpla con los requisitos y cualidades definidas por el Órgano Rector del SNIP.
CAPITULO VIII
La inversión y procedimiento en la gestión financiera de proyectos
1. FASE DE INVERSION
La fase de inversión constituye el proceso en el que se implementa el proyecto. Está compuesta por las etapas de Programación y Ejecución de la Inversión.
a) Etapas de Inversión
1) Programación de la Inversión
En la etapa de programación de la ejecución del proyecto, debe realizarse la programación física y financiera en base a las metodologías de administración de proyectos. Para tal efecto se aplicará el Sistema de Gerencia de Proyectos (SGP), instrumento técnico establecido por el Órgano Rector del SNIP.
La programación de la ejecución física y financiera permite incorporar en un solo análisis los factores tiempo y costo, para definir el punto óptimo de ejecución de cada actividad (ruta crítica) en función tanto de la disponibilidad de recursos físicos, humanos, financieros y de tiempo, como de mínimo costo de ejecución.
La Dirección Técnica del Gobierno Autónomo Municipal de Sorata, será la encargada de realizar la programación de la ejecución física y financiera de cada uno de los proyectos que se encuentran en la fase de ejecución.
1.1 SISTEMA DE GERENCIA DE PROYECTO
a) Concepto
Es un instrumento técnico del Sistema Nacional de Inversión Pública, que sirve para sistematizar la información de programación y ejecución física y financiera de un proyecto, además apoya al seguimiento y control de proyectos para una adecuada ejecución y toma de decisiones.
b) Identificación del Proyecto
La parte de identificación se registra la información general del proyecto, relacionado con el Nombre del Proyecto, Código SISIN, Clasificación Sectorial, Localización, Fases a ejecutar, Costos y fechas, Resumen del proyecto en el Marco Lógico.
c) Programación y ejecución física
El componente Programación y Ejecución Fisca expresa los resultados (metas) priorizadas que el proyecto tiene previsto alcanzar a lo largo de su ejecución.
También expresa el tiempo y costo previsto para la ejecución de cada resultado, además determina fechas de inicio y termino, finalmente la programación de ejecución física mensual por resultado (100%)
d) Programación y Ejecución Física
El componente proporciona la información de Avance Físico programado y ejecutado en porcentaje, además proporciona la información de Avance Financiero Programado y desembolsos Totales Ejecutados.
d) Programación de caja de la Implementación del proyecto
Se identifica las fuentes de financiamiento de ingresos y se programan de forma mensual. Además se identifican las fuentes de financiamiento de gasto por resultado y se programan de forma mensual.
e) Ejecución de caja de la implementación del proyecto
Se registran información mensual de ingresos por fuente de financiamiento y organismo financiador. Además se registra la información mensual de gastos por fuente de financiamiento y organismo financiador.
f) Registro de Contratos
En esta planilla se registra la información referida a la Identificación del Contrato, Nombre del contratista, Condiciones generales del contrato y garantías.
g) Seguimiento a la Ejecución de Contratos
En el siguiente formulario se registra la información del seguimiento a la ejecución de contratos como; Presentación de planillas de avance, los pagos efectuados y los pagos pendientes.
j) Registro de Informes de Supervisión/Evaluación
En este formulario se registra la información relacionado con el nombre del proyecto, Numero de contrato, Nombre del contratista, fecha de suscripción, informes de supervisión y otros datos requeridos.
El detalle de los formularios de Sistema de Gerencia de Proyecto (SGP) se adjunta en anexos.
2) Ejecución de la Inversión
En la etapa de ejecución de la inversión, debe tomarse en cuenta el plan de ejecución del proyecto y la organización necesaria para el efecto, que comprende la estimación del plazo de ejecución y las metas de avance físico en dicho plazo.
Con este fin el plan de ejecución debe incluir:
a. La definición detallada de las actividades, tareas, y métodos de implementación y operación requeridos para ejecutar el proyecto.
b. El balance de recursos necesarios para cada actividad con una estimación de los flujos financieros implícitos, que considere los rendimientos adecuados para cada ítem.
c. El análisis de las posibles dificultades que se presenten durante la ejecución del proyecto, el transporte de los insumos y otros imprevistos.
d. El análisis de la ruta critica, de las holguras y las probabilidades para los tiempos de ejecución.
e. La estructura organizada necesaria para la ejecución del proyecto, que especifique tanto el personal técnico superior para la dirección, como el personal calificado y no calificado para la construcción, montaje y puesta en marcha del proyecto.
f. El equipo mínimo requerido para la ejecución del proyecto.
Por otra parte, se debe abordar el presupuesto de costos del proyecto tanto de inversión como de operación, ajustado en base a la información resultante de los puntos anteriores. El presupuesto de costos de inversión debe realizarse con base en el análisis de precios unitarios para cada uno de los ítems que componen el proyecto a ejecutar, que a su vez, deberán incluir:
1. El análisis de costos directos e indirectos con base en los rendimientos de materiales, mano de obra, maquinaria y equipo.
2. El detalle de los gastos generales y utilidades.
3. El presupuesto general resultante de los costos unitarios calculados, aplicados a cada uno de los cómputos de cada etapa del proceso de las actividades complementarias requeridas para la ejecución del proyecto.
4. El cronograma de desembolsos.
El presupuesto de los costos de operación, debe detallar las actividades, métodos y requerimientos de recursos físicos y humanos para la operación del proyecto a ejecutar.
Finalmente, la documentación necesaria para la licitación de las obras, que comprende las especificaciones generales, administrativas, técnicas y específicas para la ejecución del proyecto, que permitan realizar la supervisión técnica y administrativa en forma adecuada.
b) Entidades que Supervisan la ejecución
La Dirección Técnica del Gobierno Municipal de Sorata tiene la facultad de realizar el seguimiento y evaluación del avance físico y financieros de las obras y servicios de consultoría en el ámbito municipal.
Asimismo realizan la supervisión del avance físico del proyecto las entidades financiadoras.
2. PROCEDIMIENTO DE LA FASE DE INVERSION (EJECUCION)
Esta fase comprende la decisión de ejecutar el Proyecto de Inversión Pública, extendiéndose hasta su implementación y estando en condiciones de iniciar la fase de operación.
En esta fase se deberá elaborar el expediente de licitación para concretar la ejecución, realizar la programación física-financiera de la ejecución y ejecutar físicamente el proyecto bajo la modalidad más adecuada.
El Gobierno Municipal de Sorata ejecutará sus proyectos en la fase de inversión, por administración directa o por administración delegada.
a) Administración Directa: Los Proyectos de Inversión Pública serán ejecutados por la Administración Directa, cuando demuestren capacidad técnica y recursos humanos idóneos y suficientes para llevar adelante la ejecución de los proyectos.
Las condiciones que deben cumplir la Dirección Técnica para la ejecución de proyectos bajo esta modalidad son las siguientes:
Disponer de capacidad técnica especializada para ejecutar el proyecto.
Disponer de capacidad administrativa.
Disponer de infraestructura adecuada para la ejecución del proyecto.
b)Administración Delegada: Concluida la fase de pre inversión, la Dirección Técnica del Gobierno Municipal competente elaborará el expediente de licitación del proyecto, al cual anexará la certificación presupuestaria y la documentación requerida y establecida por el presente Reglamento, para solicitar al Responsable del Proceso de Contratación para las modalidades vigentes, autorice el inicio del proceso de contratación correspondiente, cumpliendo con lo que disponen las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios(SABS).
c) Elaboración de Planes de Ejecución
Una vez revisado el documento del proyecto se debe elaborar un plan operativo que abarque el período del proyecto en su totalidad. Esto significa que hay que delinear las actividades requeridas para lograr los resultados esperados, indicando su secuencia y cronograma y definiendo las fechas en que deben
Alcanzarse los resultados indicados. Un plan operativo simplificado y condensado se puede organizar de la siguiente manera:
d) Elaboración de documentos para el proceso de contratación
Para realizar la ejecución de proyectos de inversión pública de Estudios de Identificación y/o Estudio Técnico Social y Ambiental, se realizara el siguiente procedimiento para la contratación de obras, adquisición de bienes y otros.
a) La Dirección Técnica realiza las actividades previas, al inicio de solicitud del proceso de contratación y/o adquisición de bienes, elaborando las especificaciones técnicas o términos de referencia debidamente firmados, señalando el método de selección y adjudicación y precio referencial, tomando en cuenta que los bienes y servicios a ser contratados, deben reunir condiciones de calidad para cumplir con efectividad los fines para los cuales son requeridos, tomando en cuenta criterios de economía para la obtención de mejores precios en el mercado.
b) La unidad solicitante realiza la solicitud de contratación y/o adquisición de bienes, incluyendo las especificaciones técnicas o términos de referencia.
c) La unidad solicitante, solicita la certificación presupuestaria y verifica su registro en el POA en base al precio referencial estimado y solicita la autorización del inicio de contratación y/o adquisición de bienes.
d) El RPC verifica que la solicitud de contratación y/o adquisición de bienes, se encuentren registrados en el POA y en el PAC así mismo que cuente con la certificación presupuestaria y aprueba el inicio del proceso, mediante formulario establecido.
e) La Dirección Administrativa Financiera, adecua el DBC.
f) El RPC aprueba el DBC, elaborado por la unidad administrativa mediante formulario establecido.
g) La unidad administrativa, publica el DBC y la convocatoria en el SICOES y la convocatoria en la mesa de partes.
h) El RPC de acuerdo a la naturaleza de la contratación y cuyo número guardará relación con el objeto y magnitud de la contratación, nombrará a la comisión de calificación.
i) La Dirección Administrativa Financiera cuando sea necesaria una inspección previa, conformará una comisión en coordinación con la unidad solicitante, emitiendo el acta correspondiente.
j) La Dirección Administrativa Financiera recepcionará las consultas escritas en coordinación con la unidad solicitante.
k) La Dirección Administrativa Financiera conformará una comisión, para la reunión informativa de aclaración, en coordinación con la unidad solicitante y se llevará a cabo de acuerdo a cronograma de actividades. Todas las consultas recibidas hasta la fecha establecida sobre el DBC, serán tratadas en la reunión de aclaración y se emitirá el acta correspondiente.
l) El RPC aprobará el DBC mediante Resolución Administrativa, después de la reunión de aclaración, con las enmiendas que correspondan (si es que las hubiere).
m) El Asesor Legal elabora la Resolución Administrativa de aprobación del DBC en el plazo establecido en la convocatoria y la unidad administrativa realiza la notificación de la Resolución Administrativa en el SICOES (En un plazo máximo de dos (2) días hábiles computados a partir de la fecha de emisión de la Resolución) a los potenciales proponentes que recogieron el DBC de la entidad y los participaron en la reunión de aclaración y se registraron en la entidad convocante.
n) Una vez agotado el periodo de interposición de Recursos administrativos de impugnación a la Resolución Administrativa de Aprobación del Documento Base de Contratación, la unidad administrativa realiza las actividades previas a la presentación de propuestas.
o) La Dirección Administrativa Financiera una vez cumplido los procedimientos y plazos establecidos para la presentación de propuestas, remite los documentos a la comisión de calificación, acto seguido la comisión de calificación, realiza en acto público la apertura de propuestas, dando lectura de precios ofertados y revisión de la documentación solicitada, deberá verificar sí se recibió al menos una (1) propuesta, sí es así, continua el proceso remitiendo la documentación a la Unidad Jurídica, para la revisión y emisión de informe de evaluación sobre la legalidad de documentos presentados por los proponentes.
p) Una vez elaborado el informe de evaluación sobre la legalidad y licitud de documentos presentados por los proponentes solicitados en el DBC, la Unidad Jurídica remite el informe de evaluación y los documentos al responsable de evaluación o la comisión de calificación.
q) La comisión de calificación evalúa con el método y lineamientos especificados en el DBC y emite el informe de recomendación en el tiempo establecido en la convocatoria, y su posterior aprobación del RPC La comisión de calificación ante alguna aclaración en la propuesta, convocará a todos los proponentes que presentaron sus propuestas y elaborará un acta (no se aceptarán modificaciones a las propuestas presentadas).
r) El RPC verifica la documentación presentada y que el informe de recomendación de adjudicación o declaratoria desierta cumpla con todo lo estipulado en el DBC, sí cumple aprueba el informe, si no cumple devuelve a la comisión de calificación.
s) Con la aprobación del RPC del informe de adjudicación, la unidad administrativa remite el proceso a la Unidad Jurídica elabora la Resolución Administrativa de adjudicación (deberá contener mínimamente la nómina de participantes, precios ofertados, resultados de la calificación, causales de rechazo y/o descalificación, etc.) y la unidad administrativa realiza la notificación de la Resolución Administrativa en el SICOES (En un plazo máximo de dos (2) días hábiles computados a partir de la fecha de emisión de la Resolución) a los proponentes que presentaron sus propuestas.
t) Una vez agotado el periodo de interposición de Recursos administrativos de impugnación a la Resolución Administrativa de adjudicación, la unidad administrativa elabora la nota respectiva y solicita al proponente adjudicado la presentación de documentos requeridos en el DBC.
u) Una vez recibidos los documentos por parte del proponente adjudicado, (plazo establecido DBC), la unidad administrativa remite los documentos a la comisión de calificación, para que efectúe la verificación técnica de los documentos presentados por el proponente adjudicado, emitiendo un acta de verificación documental.
v) Adjudicado el proceso de contratación la MAE, el RPC, la Comisión de Calificación y el proponente adjudicado, podrán acordar mejores condiciones técnicas de contratación, si la magnitud y complejidad de la contratación así lo amerita. La concertación de mejores condiciones técnicas, no dará lugar a ninguna modificación del monto adjudicado.
w) Revisados los documentos, la unidad administrativa solicita la elaboración de contrato a la Unidad Jurídica.
x) El Asesor Legal elabora el contrato y remite a la unidad administrativa, en el plazo establecido en la convocatoria.
y) La unidad administrativa, gestiona la suscripción del contrato, entre el proponente adjudicado y la MAE, y la publicación respectiva en el SICOES (En el plazo de máximo cinco (5) días hábiles computados a partir de la fecha de emisión del contrato).
z) El RPC designará a la comisión de recepción.
aa) Una vez suscrito el contrato, la comisión de recepción (en el plazo establecido para la entrega) emite el acta de recepción provisional por la recepción del bien o prestación del servicio.
bb) Después de realizar las pruebas respectivas de los bienes y/o servicios contratados y la verificación de aspectos técnicos y administrativos solicitados en el proceso de contratación, la comisión de recepción emite el acta de conformidad definitiva, para el respectivo pago. (En caso de consultorías la Dirección Administrativa Financiera emite la conformidad respectiva, previo informe del funcionario que tenía bajo su dependencia al consultor o consultoría realizada).
cc) La Dirección Administrativa Financiera registra la recepción de los bienes en el SICOES (En el plazo máximo de cinco (5) días hábiles computables a partir de la fecha de emisión del acta de conformidad definitiva) y finaliza el proceso de contratación.
e) Seguimiento y Supervisión
Para los proyectos que se encuentran en la etapa de ejecución por administración delegada, la Dirección Técnica del Gobierno Municipal asignara un supervisor en cada proyecto (obra) para realizar el seguimiento y supervisión. El detalle de todo esto se encuentra a continuación.
Después de realizar la planificación de la supervisión se va ha proceder a la ejecución de las obras que compone el proyecto y el contratista tiene la obligación de garantizar el cumplimiento del Plan elaborado y de esta manera garantizar el logro de los objetivos del proyecto, para lo cual se realizara las siguientes actividades:
Seguimiento
Control
Toma de decisiones oportunas
Monitoreo del efecto de las decisiones tomadas
Proceso de conclusión del proyecto.
1) Seguimiento
El seguimiento es la recolección de información sobre los tres elementos que componen el objetivo de la supervisión, vale decir sobre:
El producto(las obras)
El tiempo
El costo
El levantamiento de información debe hacerse de manera absolutamente periódica, vale decir:
Diario; En lo relativo a la producción diaria de cada uno de los frentes de trabajo o de cada una de las actividades programadas para el día que se está informando. Con este propósito se usara el formulario DI
Semanal; En lo relativo a la producción semanal de cada uno de los frentes de trabajo o de cada una de las actividades programadas para la semana que se esta informando. Con este propósito se usara el formulario S2
Mensual; En lo relativo a la producción mensual de cada uno de los frentes de trabajo o de cada una de las actividades programadas para el mes que se está informando. Con este propósito se usaran los formularios S3 y general de Obra.
Para su aplicación, en anexo se presentan los formularios requeridos por el seguimiento
2) Control
Controlar el avance del proyecto significa comparar lo efectivamente ejecutado por el contratista con lo programado para el periodo que se está analizando. Es así que se controlara:
El producto: En cuanto a la calidad de la obras. Esto se hará con el uso de las informaciones surgidas de los ensayos del laboratorio respectivo, los resultados de los levantamientos topográficos y toda información relacionada a la calidad del producto que se esta construyendo. La comparación será hecha con las especificaciones técnicas del contrato respectivo.
El tiempo: En cuanto al avance de las obras, se determinara cuales son las actividades iníciales, las que se encuentra en curso de ejecución y las actividades concluidas, se comparan estos eventos con la planificación de las mismas actividades, los porcentajes de avance determinándose las desviaciones en el uso del variable tiempo. La comparación será hecha con el uso del MS Project.
El costo; En cuanto al cumplimiento de los costos comparados con el presupuesto del contrato de construcción, determinándose los probables incrementos de costos por actividades y totales. Esto se realizara con la comparación de los costos en función del tiempo, el avance en función del tiempo y el método costo – avance.
El proyecto completo será controlado siempre en la misma a fecha, vale decir los controles diarios siempre al final de la jornada laboral, los controles semanales siempre el mismo día de la semana, y los controles mensuales siempre en la misma fecha.
Par realizar esta actividad se usar las informaciones producidas en los informes del seguimiento.
3) Toma de decisiones oportunas
DE los controles del proyecto surgirán desviaciones que tengan menores o mayores consecuencias para el cumplimiento de los Objetivos de la Supervisión y dependiendo de la misma, la dirección de la supervisión debe tomar decisiones oportunas, vale decir sin demora. Estas decisiones deben ser analizadas en cuanto a sus posibles consecuencias en tiempo, costo y calidad de las obras, discutidas con los niveles que corresponda y una vez adoptadas serán comunicadas al propietario y al contratista
f) Cierre Técnico y Administrativo
Tiene la finalidad de establecer los procedimientos para el cierre administrativo de proyectos con el objetico de ordenar su implementación y poder contar al final de una gestión municipal con información que respalde adecuadamente las inversiones en el proyecto.
El cierre de proyectos es el propósito de conciliación y revisión de la documentación generada en el proyecto. Consiste en conformar una carpeta única con toda la documentación generada, la cual sirve como respaldo de la inversión y la ejecución del proyecto. La información incluye toda la documentación de los contratos referidos al proyecto, ya sea contratos de supervisión y contratos de obras informes de avance y otros.
La documentación de cada contrato está referida a los documentos de invitación, proyecto formulado o términos de referencia para los contratos de consultoría, pagos realizados, ordenes de cambio ampliación de plazos, actas de inicio, actas de recepción provisional y definitiva, informes, actas de aprobación, multas y/o documentación de resolución de contrato cuando corresponda.
f.1) Cierre Técnico del Contrato
El cierre técnico es realizado por la Dirección de Área Técnica por el personal que es encargado de proyectos con la colaboración del Supervisor. Esta labor se efectúa durante el periodo comprendido entre la recepción provisional y definitiva del proyecto realizando las siguientes actividades.
1) Conciliación de Pagos:
Para la conciliación de pagos, basados en la última estimación se determina si es que existen pagos pendientes, multas, ordenes de cambio o ampliaciones de plazo no procesados. Como resultado se determina los montos desembolsados y los pendientes por desembolsar, o montos a retener o recuperar.
De la misma manera se revisan los pagos realizados y pendientes de los contratos de Obras. Obtenida esta información se realizan los pagos finales pertinentes.
2) Informe del Cierre del Supervisor:
Como parte del balance de la ejecución, el Supervisor presenta el informe final que muestra la información sobre las acciones que se tomaron en el transcurso de la ejecución del proyecto y el resumen de la parte financiera. Al mismo tiempo este informe es condición para realizar el último pago en el caso de que sea un consultor externo.
3) Revisión del Expediente:
El encargado del proyecto con la colaboración del Supervisor revisa el expediente del proyecto para identificar que la información de la formulación y aprobación del proyecto este completa y todo lo referente al proceso de ejecución. En esta etapa se revisa: la existencia de los documentos del proyecto formulado, los planos de obra, especificaciones técnicas y otros cuando fuere el caso los documentos generados en la ejecución como las estimaciones ordenes de cambio, actas de inicio, recepción provisional y definitiva.
4) Cierre Técnico del Expediente:
Durante la revisión de la documentación se verifica que está este completa, que cuente con todas las firmas correspondientes y una vez mas que los desembolsos estén en orden y tengan todo los respaldos correspondientes. Concluida la revisión y complementación de la información esta es situada en un solo expediente para ser transferida a la instancia administrativa correspondiente. La aprobación del trabajo concluido la translada al jefe de la Unidad Técnica, con lo que concluye el cierre técnico
f.2 Cierre Administrativo
1) Revisión de la Documentación Administrativa:
Después de la recepción definitiva del proyecto la documentación referida a pagos y ajustes presupuestarios mediante órdenes de cambio es revisada. Se controla que todos los pagos realizados al proyecto cuenten con los respaldos administrativos correspondientes como los comprobantes de egreso. Complementariamente se revisa que el proyecto contablemente este conciliado con la información de desembolsos proporcionada por la Unidad Técnica.
2) Cierre Administrativo del Proyecto:
Revisado los pagos realizados, conciliadas las cuentas y complementada la documentación se procede al cierre administrativo previa aprobación del Director Administrativo Financiero. Toda esta documentación entonces es colocada en un expediente de respaldo administrativo.
3) Archivo del Expediente:
Concluidos los procesos de cierre Técnico y Administrativo, la Dirección Administrativa Financiera, en coordinación con la Dirección de Área Técnica, se encargan de unir los expedientes de cierre técnico y administrativo para a si conformar la carpeta de cierre del proyecto. Esta carpeta es sellada y lacrada por el Director Administrativo Financiero y Director de Área Técnica quienes dan fe de que la documentación sellada es la que fue revisada y que no existió ninguna substracción de documentación en el intermedio. Finalmente las carpetas cerradas son colocadas en un archivo Municipal y quedan en custodia del encargado de archivos y bajo la supervisión del alcalde por el tiempo establecido por ley.
CAPITULO IX
Fase de operación del proyecto de inversión pública
1. FASE DE OPERACION
La fase de operación comprende las acciones relativas al funcionamiento del proyecto, a efectos de que el mismo genere los beneficios identificados y estimados durante la fase de pre inversión, siendo esta responsabilidad de la entidad operadora del proyecto. En esta fase se debe considerar dos etapas muy importantes: Operación y mantenimiento de la infraestructura y Evaluacion ex post, estos dos etapas se explican en el siguiente párrafo.
1.1 OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
El objetivo de esta etapa es de establecer los procedimientos para Operación y Mantenimiento de los proyectos donde la población usuaria del proyecto cuenta con una alta responsabilidad y participación.
La Operación y Mantenimiento de proyectos, es realizado mediante un acuerdo entre el Gobierno Municipal y la Comunidad Beneficiaria. La organización beneficiaria se responsabiliza de velar por el mantenimiento de la Obra. El gobierno Municipal, según sea el caso, asigna los recursos correspondientes, coordina el proceso y supervisa el mantenimiento realizado. Con este propósito realiza las siguientes actividades:
1.1.1Conformación de la Organización Responsable de O y M
Durante el proceso de ejecución del proyecto los futuros usuarios se organizan y conforman la Organización Responsable de O y M. Esta organización reconoce a una de las instancias ya existentes como ser: Comité de Agua, Comité de regantes, Comité de electrificación, etc. O cualquier otra que decida asumir la responsabilidad de velar por la O y M del Proyecto.
La Organización para la O y M, es electa en Asamblea de la Comunidad Beneficiaria y una vez electa y juramentada de acuerdo a los usos y costumbres de la comunidad, participa de la capacitación para la sostenibilidad del proyecto atraves del cual recibe los fundamentos básicos sobre los temas de: Desarrollo Organizacional, Mecanismos Administrativos y Financieros, Operación y Mantenimiento de la Obra.
La Capacitación recibida en este proceso es la base sobre la cual la Organización responsable de Operación y Mantenimiento preparara y ejecutara el Plan de O y M de la obra si fuere el caso. Esta Capacitación es realizada por el Facilitador asignado por la Dirección de Área Técnica del Gobierno Municipal.
1.1.2 Determinación del Costo de Operación y mantenimiento
Al finalizar la ejecución de la Obra y la capacitación para la sostenibilidad, los miembros de la Organización Responsable de O y M habrán elaborado una estimación de costos de O y M tomando como base las actividades que se realizara en esta etapa.
1.1.3 Elaboración del Cronograma Anual
Al mismo tiempo de la estimación de costos anuales, la organización responsable de Operación y Mantenimiento, debe elaborar un cronograma anual, sobre la base de actividades trimestrales.
1.1.4 Financiamiento de Operación y Mantenimiento:
El financiamiento del Plan de Operación y Mantenimiento de obras se realizara atraves de aporte comunal y de los recursos propios del Gobierno Municipal.
1.1.5 Compromiso del Gobierno Municipal:
Después de realizar la aprobación de los recursos para el Plan de O y M de obras el Alcalde Municipal firma una Acta de Compromiso de esta forma adquiriendo la categoría de obligación del Municipio para apoyar los costos de O y M, durante el periodo y en el monto que se defina.
Para ello la autoridad municipal, establece compromisos con cada Organización Responsable de O y M en dichos compromisos que deberán quedar suscritos tanto la comunidad como el Gobierno Municipal, se estipulan los aportes y el cronograma de ejecución de financiamiento, según lo aprobado por el Concejo Municipal.
1.1.6 Ejecución de Operación y Mantenimiento(O y M)
La Dirección Técnica del Gobierno Municipal, ejercerá la supervisión de acciones y promoción de buenas prácticas de Operación y Mantenimiento en todas las obras construidas. Par ello cuenta con el instrumento de Plan de O y M y el compromiso de aportes de las comunidades beneficiarias, el cual servirá de soporte para el seguimiento financiero y físico. Para esto el Gobierno Municipal asigna un Técnico que efectué las visitas de supervisión in situ, quien además desarrollara funciones de promoción con el Comité de Gestión de O y M.
1.2 EVALUACION DESPUES DE EJECUCION
El control ex post de los proyectos está orientado a procurar la sostenibilidad de las inversiones públicas, mediante una calidad óptima de obras de proyectos, contribuyendo a un proceso de mejoramiento continuo de calidad del quehacer institucional. Entre los objetivos que se espera lograr están:
Detectar a tiempo casos de garantía de calidad (vicios ocultos) para evitar que se pierda la posibilidad de recuperar un porcentaje importante de la inversión para eventuales reparaciones y correcciones.
Detectar deficiencias de formulación que permitan la correcta funcionalidad de los proyectos y realizar las correcciones requeridas, asi como contribuir con datos calificados sobre la actuación de los formuladores, ejecutores, evaluadores y supervisores que participaron en la ejecución de proyecto.
Aprender del proceso de gestión de proyectos, encontrar puntos débiles y desarrollar propuestas para la capacitación en gestión de proyectos para mejorar las diferentes etapas del ciclo de los mismos para impulsar un proceso de mejoramiento continuo de la gestión interna del Gobierno Municipal.
Detectar deficiencia de operación y mantenimiento y tomar medidas como reforzamiento de capacitaciones.
Contribuir con datos a las evaluaciones de impacto (evaluación ex post de proyectos) importantes para el gobierno municipal y para las entidades financiadoras.
La responsabilidad de la evaluación ex -post está a cargo de la Dirección de Área Técnica del Gobierno Municipal
1.2.1 Evaluación Post.
Corresponde con la finalización inmediata de la ejecución del proyecto, detectando, registrando y analizando los resultados tempranos. En esta etapa después de concluir la obra se realiza los siguientes pasos a seguir.
a) Solicitud de Acta de Cierre
Una vez terminado el proyecto y recibida físicamente la obra que este pudiere con llevar, el ejecutor debe presentar y tramitar el Acta de cierre del proyecto de acuerdo a los plazos establecidos en el contrato. La Dirección Técnica, es quien la recibe revisa y es responsable de su seguimiento.
b) Visita de Control Ex Post
El Técnico asignado revisa la carpeta del proyecto y en el campo evaluara aspectos: Técnicos, legales de operación y mantenimiento, aspectos económicos. SE analiza los problemas encontrados según criterios de garantía criterios de corrección y criterios de resultados. La visita termina con una asamblea comunitaria de los beneficiarios en la cual se informa ala comunidad sobre los resultados y sobre los pasos a seguir. Esta visita debe realizarse antes de la Recepción definitiva de la Obra.
c) Aviso de Defectos Identificados y Corrección
Basado en los informes de las visitas, la Dirección Técnica, si hay defectos en la ejecución del proyecto, particularmente en las construcciones que el mismo pudiere con llevar, imputables al ejecutor, le dará el aviso oficial correspondiente por escrito, en el cual se desglose las actividades necesarias para subsanar los problemas encontrados y la forma en que el ejecutor deberá hacerlo.
d) Defectos no Imputables al Contratista.
En caso que la deficiencia se debe a problemas imputables al incumplimiento de las obligaciones adquiridas por parte de la comunidad y/o Gobierno Municipal, la Dirección Técnica comunicara los problemas encontrados a la comunidad y al Gobierno Municipal, informando sobre las medidas de corrección a adoptar.
e) Proyectos con problemas de Infraestructura:
Basado en el informe de la Dirección Técnica se le entrega al contratista el desglose las actividades necesarias para subsanar los problemas encontrados y la forma en que el ejecutor deberá hacerlo, para lo cual el ejecutor tendrá quince días para realizarlas. Una vez terminadas las actividades el ejecutor debe presentar a la Dirección de Área Técnica un acta firmada por la organización responsable del mantenimiento, confirmando que ha llevado a cabo las actividades previstas. Contando con el acta la Dirección de Área Técnica verifica en campo si el ejecutor ha subsanado los problemas. En caso que el ejecutor no presente el acta firmada dentro del plazo de tiempo determinado y la Dirección Técnica determina en su visita de verificación que el problema no ha sido subsanado deberá proceder a rematar la garantía de calidad y con la recuperación de fondos se corrige los defectos encontrados.
1.2.2 Evaluacion Ex -Post
Esta evaluación se realiza algún tiempo después (meses o años) de concluida la ejecución, evalúa los resultados mediatos y alejados, consolidados en el tiempo y se centra en los impactos del proyecto.
Por otro lado las instituciones internacionales, propone otra terminología con base a su propia clasificación a través del ciclo de vida del proyecto que finalmente, es muy coincidente en cuanto a los objetivos de cada momento evaluativo. En este sentido considera dos tipos de evaluaciones como principales, la formativa en la etapa de preparación y ejecución del proyecto y la sumativa, que se realiza al terminar y después de terminado el proyecto.
Teniendo en cuenta esta terminología, podemos ver esquemáticamente estos momentos o tipos de evaluación asociados con las herramientas formales y los productos esperados como resultados del proceso de evaluación.
El cuadro anterior hace referencia a herramientas aplicables en las distintas fases y los resultados que se esperan, lo cual refleja la necesidad de asegurar un buen desempeño de los proyectos, cuestión que hace necesario esfuerzos de evaluación en cada fase. La evaluación no tendrá mucho impacto en el mejoramiento del desempeño de los proyectos a menos que se planifique, administre e integre en todas las etapas del ciclo del proyecto. Si se respalda adecuadamente y se administra como es debido, la evaluación debería producir una mejor participación de la responsabilidad ejecutiva y del desempeño de proyectos y programas".
El mejorar el desempeño de los proyectos, de acuerdo a lo anterior, se concibe como un proceso continuo de evaluación que se asegura a través de las diferentes fases. De este modo la evaluación en cada fase del ciclo tiene ciertos objetivos.
Queda claro en el cuadro anterior que el objetivo de las evaluaciones, a lo largo del ciclo del proyecto, buscan una mejora continua, lo que en definitiva redunda en un mejor aprovechamiento de los recursos asignados para llevarlo a cabo.
Por su lado, se ha establecido una formalidad que está implícita en sus metodologías, lo cual va también de la mano con el ciclo de proyectos; se inicia con la idea de proyecto y como se ha indicado anteriormente, considera tres fases.
En la etapa de pre inversión se distinguen dos tipos de análisis, el de preparación de proyectos, que corresponde al desarrollo conceptual del proyecto, donde se define el problema que se pretende solucionar, se buscan alternativas de solución, se define la población objetivo, se calcula tamaño, localización y define tecnología, etc. y un segundo análisis que es la evaluación del proyecto, que es la aplicación de instrumentos económicos para determinar eficiencia o rentabilidades de las alternativas.
De acuerdo a esta tipología por evaluación ex ante se entenderá la comparación, numérica, de los costos y beneficios que se estima generar un proyecto si es ejecutado. En el lenguaje de proyectos se utilizan por lo menos tres expresiones respecto de los tipos de evaluación: evaluación financiera, evaluación económica, y evaluación social. No existiendo consenso en cuanto a las respectivas denominaciones de evaluación, para el caso de este texto diremos que hay evaluaciones a precios privados y evaluaciones a precios sociales. Donde la evaluación a precios privados indica que se usan los precios de mercado y la evaluación a precios sociales hace una corrección de precios en consideración a la existencia de imperfecciones en el mercado lo que no permite reflejar el verdadero precio de los bienes.
La evaluación financiera o privada de proyectos, o análisis costo–beneficio, se realiza valuando la corriente de costos e ingresos que el proyecto genera a precios de mercado sin corrección. Las evaluaciones Económica y Social persiguen medir el impacto del proyecto sobre la economía como un todo. Tienen como objetivo considerar todos los efectos del proyecto. En este caso se trata de valuar e identificar beneficios y costos en mercados imperfectos, y por tanto, introducir correcciones a los precios de mercado para obtener los llamados precios sombras o precios de cuenta que reflejen el verdadero valor que tiene para la economía el consumir y producir distintos bienes.
En la etapa de inversión, se lleva a cabo el monitoreo o seguimiento físico-financiero, el cual se realiza en términos del avance de las obras o acciones (construcción de canales de riego, agua potable, aulas, postas sanitarías, superficies de cultivo y plantaciones), cronograma y recursos empleados. Este tipo de evaluación corresponde a una supervisión por parte de la gerencia y técnicos de seguimiento del proyecto que controla los aspectos de tiempo, costos, calidad, cantidad de obras. En concreto lo que se realiza es una comparación de estas variables tal y como fueron establecidas en la planificación (ex- ante), con el momento en que el proyecto está en ejecución, se estima por lo tanto si hay o no desviación respecto de lo planificado y si es necesario, en caso de existir desviaciones, tomar medidas correctivas.
El informe de término de proyecto, en la etapa de diseño y ejecución se realiza un seguimiento del gasto y el tiempo necesario para terminar con el proyecto. Este informe debe contener: los resultados del seguimiento, más la descripción de los problemas detectados, la solución que se les dio, la información necesaria para evaluar la eficiencia y efectividad con que se desarrolló la ejecución del proyecto y además sugerir las variables que será conveniente controlar en el estado de operación a objeto de poder realizar más tarde la evaluación ex-post.
Por evaluación ex-post se entiende al proceso encaminado a determinar sistemática y objetivamente la pertinencia, eficiencia, eficacia e impacto de todas las actividades desarrolladas a la luz de los objetivos planteados en un proyecto. Es así, que con el propósito de cerrar el ciclo de proyectos se hace un seguimiento posterior de aquellas variables que puedan mostrar si efectivamente el proyecto o programa está alcanzando o alcanzó lo estimado en la evaluación ex ante, esta evaluación se concibe en términos de retroalimentar metodologías y corregir desviaciones de un proyecto en la etapa de operación.
CAPITULO X
Glosario de términos
Actividades: Las acciones en el marco de la programación, que son necesarias y suficientes y a través de las cuales se movilizan las contribuciones (recursos financieros, humanos, técnicos y materiales) para obtener productos específicos o contribuir a lograr un efecto dado. Las actividades también se pueden denominar "intervenciones para el desarrollo".
Administración Conjunto ordenado y sistematizado de principios, técnicas y prácticas que tiene como finalidad apoyar la consecución de los objetivos de una institución.
Atribuciones: Competencias delegadas por los cuerpos decisorios de la institución u organización a cada Unidad Organizacional, y por las cuales éstas deben responder.
Auditoría: Examen o valoración que juzga e informa sobre la medida en que una circunstancia, un proceso o un desempeño se ajusta a criterios o normas, política y procedimientos preestablecidos. Debe ser una actividad objetiva e independiente concebida para valorizar y mejorar las operaciones de la organización. Ayuda a una organización a lograr sus objetivos al utilizar un enfoque sistemático y disciplinado para analizar y mejorar la eficacia de la gestión de riesgos, los procesos de control y gobernabilidad.
Beneficiarios: Personas y/o instituciones cuya situación se pretende mejorar (los destinatarios) y otros cuya situación puede mejorar. Asimismo, se aplica a un grupo limitado de interesados que se beneficiarán directa o indirectamente de un proyecto.
Ciclo de Proyectos: es un sistema que abarca los diversos elementos de un desarrollo de programas y proyectos (identificación, planificación, monitoreo, evaluación y aplicación práctica).
Coordinación: Relaciones entre partes para obtener recursos, establecer acuerdos de cooperación, buscar la integración y armonía en el desarrollo de las funciones y procesos encomendados a las Unidades.
Desarrollo de capacidades: Proceso por el cual personas, grupos, organizaciones y países desarrollan, mejoran y organizan sus sistemas, recursos y conocimientos, todo ello reflejado en sus capacidades (individuales y colectivas), de desempeñar funciones, resolver problemas, establecer objetivos y cumplirlos. También se lo denomina construcción o fortalecimiento de la capacidad.
Diagnóstico del desempeño: Estudio externo o autoevaluación por parte de las unidades de programa, comprendiendo los efectos, el programa, el seguimiento de proyecto o individual, exámenes, informe anual, informes final de proyecto, análisis institucionales y/o estudios especiales.
Eficiencia: La eficiencia compara la utilización de los medios (personal, finanzas, y tiempo) con los resultados obtenidos.
Efecto: Cambio real o buscado en las condiciones de desarrollo que las intervenciones tratan de apoyar. Describe un cambio en las condiciones de desarrollo entre el momento en que los productos se han completado y el momento de impacto.
Eficacia: Grado en el que se logra un efecto en materia de desarrollo mediante intervenciones.
Grado en el que un programa o proyecto logra sus resultados planeados, es decir, objetivos, propósitos y productos, y en qué medida contribuye a los efectos.
Eficacia de desarrollo: Grado en el que una institución o intervención ha producido cambios en un país o en la vida de un beneficiario individual. Es influenciada por diversos factores, desde la calidad del diseño de proyecto hasta la pertinencia y sustentabilidad de los resultados deseados.
Enfoque de marco lógico: Metodología que establece una relación lógica entre los elementos principales del diseño de un programa o proyecto y ayuda a asegurar que la intervención tenga probabilidades de lograr resultados medibles. La "matriz de marco lógico" se puede utilizar para resumir y armonizar los resultados, productos, actividades e insumos y para identificar los riesgos o supuestos importantes. También se conoce como metodología de gestión y de planificación de programas orientados a resultados. Este enfoque ayuda a identificar elementos estratégicos (insumos, productos, propósitos, objetivos) de un programa, sus relaciones causales y los factores externos que pueden influir en el éxito o fracaso del programa. El enfoque abarca el establecimiento de indicadores de desempeño que se utilizarán para efectuar el seguimiento y evaluar el logro de los objetivos de un programa.
Estrategia: Idea o grupo de ideas que señalan el camino a seguir para alcanzar un fin.
Equipo de Evaluación: grupo de personas responsables de la realización de una evaluación
Evaluación Participativa: Equipo de evaluación que está compuesto de expertos independientes, contrapartes locales o representantes de la población, que participan en la realización del proyecto.
ERR/RRA (Evaluación Rural Rápida): Un procedimiento para recolectar
Información a nivel de la comunidad que involucra la utilización de diversas técnicas de recolección de información destinadas a ayudar a los ejecutores de programas a comprender de manera rápida y progresiva, aspectos sobre el conocimiento y las prácticas comunitarias. El procedimiento fue desarrollado para ser utilizado en las áreas de agricultura y desarrollo rural, en la década de 1980.
Evaluación: Ejercicio sujeta a un plazo determinado dirigido a evaluar sistemática y objetivamente la relevancia, desempeño y éxito de proyectos y programas en curso y terminados. La evaluación también puede tratar efectos u otras cuestiones de desarrollo.
La evaluación se realiza selectivamente para responder preguntas específicas para guiar a los responsables de tomar decisiones o gerentes de programas y proveer información acerca de la validez de teorías y supuestos utilizados en programas de desarrollo, qué ha funcionado y qué no y por qué. Normalmente, la evaluación apunta a determinar la relevancia, eficiencia, eficacia, impacto y sustentabilidad. La evaluación es un medio de obtener lecciones intersectoriales de la experiencia de las unidades operativas y determinar la necesidad de modificar el marco de resultados estratégicos. La evaluación debe proveer información fidedigna y útil y permitir la integración de las lecciones aprendidas en el proceso de toma de decisiones. Véase asimismo "evaluación de proyectos" y "evaluación de efectos".
Evaluación a mitad de período: Tipo de evaluación que se realiza durante la implementación de un proyecto o programa. Su objetivo principal es evaluar el progreso logrado, a fin de obtener conclusiones preliminares para gestionar el programa o proyecto y formular recomendaciones para el resto del período de ejecución. Se ocupa de cuestiones operacionales relacionadas con la pertinencia y el desempeño y extrae lecciones aprendidas iníciales. A veces se la denomina evaluación "en curso".
Evaluación conjunta: Evaluación a la que contribuyen diversos organismos donantes y/o socios. Hay varios niveles de "conjunción" según el grado en que cada asociado coopera en el proceso de evaluación, integra sus recursos para evaluación y coordina los informes de la evaluación. La evaluación conjunta puede contribuir a superar los
Problemas de atribución al evaluar la eficacia de programas y estrategias, el grado en que los esfuerzos apoyados por los diferentes socios son complementarios, la calidad de la coordinación de la asistencia, etc.
Evaluación de impacto: Tipo de evaluación que se centra en el impacto o los resultados más amplios y a largo plazo, previstos o imprevistos, de un programa o efecto. Por ejemplo, la evaluación de impacto puede revelar que la reducción de la tasa promedio de mortalidad infantil es resultado directo de un programa diseñado para brindar atención prenatal y postnatal de alta calidad y partos con asistencia de profesionales de salud calificados.
Véase asimismo "valoración del impacto a nivel de país".
Evaluación de efecto: Evaluación que cubre un conjunto de estrategias, programas y proyectos conexos cuyo objetivo es producir un efecto determinado. Una evaluación de efecto valora cómo y por qué se logran (o no se logran) efectos en el contexto de un país determinado y cuál es la contribución del PNUD en productos para lograr ese efecto.
También ayuda a esclarecer los factores subyacentes que explican que se haya logrado un efecto (o falta de efecto), destacar consecuencias imprevistas (tanto positivas como negativas) de las intervenciones y recomendar acciones para mejorar el desempeño de los ciclos de programación futuros así como generar lecciones aprendidas.
Evaluación de proyecto: Evaluación de un proyecto o intervención específica en materia de desarrollo para alcanzar objetivos establecidos, en un plazo determinado y de conformidad con un plan de acción establecido. La base de la evaluación debe consignarse en el documento de proyecto. En el contexto del PNUD, también incluye las evaluaciones de programas descriptos en los Documentos de Apoyo al Programa.
Evaluación ex-post: Tipo de evaluación resumen de una intervención que normalmente se realiza dos años o más después que ha sido terminada. Su propósito es estudiar en qué medida la intervención (o el programa o proyecto) cumplió sus objetivos y extraer conclusiones que sirvan para intervenciones análogas en el futuro.
Evaluación externa: Evaluación realizada por personas que no participan en la formulación, implementación y/o gestión del objeto de la evaluación. Normalmente la llevan a cabo personas ajenas a las organizaciones interesadas (Sinónimo: "evaluación independiente".)
Evaluación final: Evaluación realizada en la etapa final de un proyecto o programa, para medir los efectos, demostrar la eficacia y pertinencia de las intervenciones y estrategias, indicar las señales iníciales de impacto y recomendar qué intervenciones deben promoverse o abandonarse.
Evaluación de los productos: Un tipo de evaluación de programa que tiene por objetivo evaluar los logros del programa en contraste con los objetivos y actividades planificadas. Este tipo de evaluación se enfoca, en términos cuantitativos, sobre el número de objetivos y actividades que han sido alcanzados.
Evaluación de proceso: Un tipo de evaluación de programa dirigida a tratar de entender la forma en que las actividades del programa fueron
Implementadas, básicamente en términos cualitativos. Sin embargo, puede incluir la recolección de algunos elementos de información cuantitativa. Las evaluaciones de proceso buscan determinar los procedimientos utilizados, los problemas que se encontraron, las estrategias utilizadas exitosamente y su razón.
Evaluación de programa: El análisis de las estrategias, implementación y
productos de un programa con la finalidad de determinar la manera de mejorar la efectividad del programa. Estas evaluaciones pueden ser realizadas durante la ejecución del programa o al final del mismo.
Finalidad: Objetivo último de la institución u organización y de cada una de las Unidades que la integran.
Fuentes de información secundaria: Información que es obtenida a partir de fuentes previamente existentes, tales como informes, registros, archivos, etc.
Esta información es utilizada para contrastar, cruzar o complementar la Información obtenida de manera directa a través de encuestas, entrevistas, observaciones, etc.
Funciones: Conjunto de actividades orientadas a la consecución de los objetivos de cada Unidad Organizacional.
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