Los sistemas ERP y su implicación para Cuba

Resumen

El presente trabajo tiene como objetivo mostrar las ventajas en el uso de un sistema de planeación de los recursos empresariales (ERP) para un negocio y en especial la necesidad de su propagación para las empresas cubanas, para el logro de la mejora de su gestión. Hace énfasis en la necesidad de lograr un sistema nacional que permita la independencia tecnológica del país con respecto a las grandes transnacionales de las tecnologías informáticas y por otra parte insiste en la necesidad de aprovechar más las tecnologías que se utilizan en este momento.

Los aspectos aquí evaluados sirvieron de base para el desarrollo de varios trabajos de investigación para la maestría de Informática Empresarial de la Universidad Central de Las Villas (UCLV).

Palabras claves: ERP, ERP Cubano.

Introducción

La época actual se reconoce como la "era del conocimiento y la información" debido fundamentalmente al desarrollo de las Tecnologías de la Información (TI), las cuales han provocado cambios sustanciales en la forma en que se trabaja, incrementando los niveles de comunicación, cooperación y coordinación en el trabajo, mejorando la eficiencia de las empresas.

Una exitosa automatización de los procesos de negocio permite a las empresas planificar, ejecutar y supervisar las actividades, así como establecer indicadores clave de rendimiento y realizar el seguimiento en un momento dado para tomar una determinada decisión. (Sánchez, 2012).

Según Blanco Encinoso (2011), la relación informática-dirección es muy estrecha, los esfuerzos de los científicos asociados a las TI han estado dirigidos a desarrollar herramientas y sistemas que permitiesen a estas tecnologías asumir roles más activos en el proceso de dirección y concretamente en la toma de decisiones.

El mundo de las empresas actuales gira en torno de las decisiones, a menudo riesgosas, por lo regular con información incompleta o inadecuada y con intensas presiones de tiempo. Según Hernández Celis (2011) en una encuesta realizada a varios administradores de negocios, el 77% dijeron que las decisiones que toman en un día hábil ordinario habían aumentado, y más del 43% dijeron que el tiempo que se tomaban para cada decisión se había reducido.

Los sistemas de gestión de la información que se implementen deben cumplir con todos estos requerimientos de rapidez y veracidad de la información que se brinda, para apoyar el trabajo de los directivos, Ordetx Pérez (2008), plantea que la efectividad de un proceso de toma de decisiones depende fundamentalmente de la calidad de su Sistema de Información.

Una parte fundamental de la infraestructura necesaria es la creación y mantenimiento de datos seguros a través de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) ya que los datos se introducen una sola vez, en una sola base de datos y por ella circulan todas las transacciones, creando un entorno de gestión de información eficiente donde la información se entrega al destinatario cómo y cuándo la necesita para escoger alternativas.

El empresariado cubano no queda al margen de esta tendencia mundial. A finales de los años 90 comenzó a evidenciarse una recuperación económica y en el V Congreso del PCC desarrollado en 1997 se aprobaron los Lineamientos Generales para la Informatización de la Sociedad, donde se deja bien claro el papel preponderante de las TI en el desarrollo económico del país, creándose además el Ministerio de la Informática y las Comunicaciones (MIC) como organismo rector de esta actividad.

Sistemas ERP. Conceptos básicos

Los sistemas de planificación de los recursos empresariales, conocidos como ERP por sus siglas en inglés (Enterprise resource planning) son, según la Sociedad americana de control de la producción y el inventario (APICS 2001), "un método para el control y la planificación efectiva de todos los recursos necesarios para recibir, preparar y distribuir solicitudes de clientes en una empresa de producción, distribución o servicios". De una manera muy simple y concreta los define Tadjer (1998) como "una base de datos, una aplicación y un diseño único de interfase para toda la empresa". En la Figura 1 se ilustra este concepto de una manera muy clara según Davenport (1998).

Figura 1. Concepto de sistema ERP. Fuente: Davenport (1998)

Según Rashid, Hossain & Patrick (2009) los ERP en su evolución han mostrado un desarrollo ascendente:

• Década de los 60: Las aplicaciones se desarrollaron fundamentalmente para el control de sus inventarios.

• Década de los 70: Se desarrolla aplicaciones para la planificación de los recursos materiales (MRP), las cuales brindaban la información necesaria para garantizar las partes o productos requeridos para garantizar la producción principal.

• Década de los 80: A partir de los MRP surgen los sistemas llamados de planeación de los recursos productivos (MRPII), que hacían mayor énfasis en la optimización del proceso garantizando los materiales necesarios para lograr la producción deseada. Incluía varios procesos como por ejemplo: distribución, finanzas, proyectos, recursos humanos, entre otros.

• Década de los 90: Ya desde finales de los 80 aparecen los primeros ERP vinculando todo lo aplicado en los MRP y MRPII, e integrando todos los procesos de negocios, tales como; control de inventarios, distribución, facturación, finanzas, administración de recursos humanos, servicios y mantenimientos, transportación, etc.

• A partir del 2000: Los ERP han logrado continuar su evolución incluyendo además planeación, soluciones de e-business tales como CRM, entre otras.

Partiendo de estos conceptos definimos a los ERP como aplicaciones que integran en un único sistema todos los procesos de negocio de una empresa, donde los datos están disponibles todo el tiempo de manera centralizada con el objetivo de integrar información, eliminando complejas conexiones entre sistemas distintos. Las principales características que diferencian a un ERP de cualquier otro sistema automatizado empresarial están detalladas en la siguiente tabla elaborada por la autora de esta investigación.

Un ERP está concebido de manera tal que logre una mejoría del producto final, basando su estrategia en una satisfacción plena del cliente, logrando adaptarse a cada especificidad, relacionando todos los procesos para, al diseñar la empresa como un todo, brindar un conocimiento más exacto de la información que posee y apoyar la toma de decisiones de los directivos, dando respuestas rápidas, oportunas y disminuyendo los costos asociados.

Sus principales desventajas están asociadas al hecho de que son en su mayoría, software propietarios con altos costos por adquirirlos, implementarlos y personalizarlos. Se conoce que muchas veces el costo del software es solo el 10% del costo total del proyecto. Otra desventaja que poseen para el caso de Cuba es que han sido diseñados para empresas capitalistas con un modelo de gestión muy diferente a la mayoría de las empresas y entidades presupuestadas cubanas, donde la economía es centralizada y se requieren además algunos mecanismos de control de los recursos.

No obstante varios de estos ERP, gracias a su gran capacidad de parametrización y modificación han podido ser adaptados a muchas empresas cubanas, las cuales reconocen sus fortalezas, fundamentalmente en sus módulos contables financieros.

Principales proveedores de ERP

Existen en el mundo muchas firmas que producen software para el sector empresarial, a continuación detallaremos algunas de las más importantes:

SAP: Fue fundada en 1972 en Alemania por cinco ingenieros de la IBM, siendo hoy día la mayor empresa de su ramo. Su sistema R/3 fue optimizado para gestionar los procesos de producción y gestión, logística y recursos humanos. Cuenta con más de 12 millones de usuarios, 64.500 instalaciones, 1.500 socios y 23 soluciones informáticas. Es considerada la mayor empresa proveedora de ERP a nivel mundial, habiendo sido una de las pioneras en este tipo de soluciones.

PeopleSoft: Es el segundo mayor proveedor mundial, siendo su arma más fuerte los módulos de gestión de recursos humanos. La compañía Peoplesoft está actualmente por direccionar sus productos para las áreas de los servicios, con productos de

control de costos. Sap y la Peoplesoft han mantenido un éxito continuo debido a la oferta de nuevas potencialidades a sus clientes. Son empresas conocidas mundialmente.

Oracle: Produce y vende aplicaciones ERP desde 1987, siendo la mayoría de sus clientes empresas relacionadas a la producción y consumo de productos, por esto es considerado un adversario directo de SAP. Sin embargo en la mayoría de los casos el software de SAP opera sobre una base de datos Oracle.

Baan: Es una empresa holandesa y una fuerte competidora de SAP. Dedica especial atención al mercado de pequeñas y medianas empresas, hecho que tiene resultado en una enorme variedad de productos que ofrece así como un rápido retorno financiero.

JDEdwards: Es una empresa productora de software desde hace ya varios años, no obstante se dieron a conocer en el mundo recientemente a raíz del lanzamiento de su software ERP OneWorld.

ASSETS: Es una compañía de desarrollo de software, registrada en Panamá con capital italiano, opera fundamentalmente en la región de América Latina.

EXACT: Es una compañía holandesa que provee sistemas de gestión empresarial desde el año 1984. No obstante han sido con el desarrollo de los ERP que han alcanzado reconocimiento mundial.

Presencia en Cuba de proveedores extranjeros de ERP

A finales de los años 90 las empresas cubanas comenzaron a lograr un ligero despegue en su gestión, lo que provocó que muchas de ellas decidieran desarrollar las tecnologías de la información para lograr mayor competitividad. En aquel momento aún no se habían desarrollado sistemas nacionales que lograran una integración de la información y muchas de las empresas punteras del país decidieron apostar por sistemas ERP desarrollados por grandes compañías extranjeras y que gracias a sus facilidades de parametrización pudieran adaptarse en buena medida al modelo económico cubano.

Entre los ERP con mayor presencia en Cuba se encuentran los desarrollados por las compañías SAP, ASSETS NS y EXACT.

El SAP R/3 es el principal producto de la compañía SAP. Se considera el ERP más completo, flexible y escalable de todo el mundo con una plataforma de tecnología abierta que puede integrar varios sistemas. Incluye los módulos de contabilidad y análisis financiero, recursos humanos, manufactura y logística y ventas y distribución. En nuestro país está implantado en la Empresa de Telecomunicaciones ETECSA.

Por su parte ASSETS desarrolló el ERP ASSETS NS el cual permite el control de los procesos de Compras, Producción, Ventas, Taller, Finanzas, Inventarios Perpetuos, Activos Fijos, Útiles y Herramientas, Contabilidad, Presupuesto, Recursos Humanos, Comunicaciones y Auditoría. En nuestro país el sistema ASSETS NS tiene numerosos clientes, entre los que sobresalen, el Consejo de Estado, la Aduana General de la República, el Ministerio de Auditoría y Control, el de Justicia y el de Finanzas y Precios, entre otros.

A pesar de las potencialidades de estos dos software es la compañía EXACT con su ERP Exact Globe la que ha logrado penetrar más el mercado cubano, dado en mi opinión fundamentalmente por la relación costo beneficio ya que, además de ser una herramienta muy robusta, su costo es inferior al de las soluciones desarrolladas por SAP. Abarca los procesos de contabilidad, ventas, logística, servicios, RR.HH., Nóminas, Proyectos, Fabricación, etc. En Cuba tiene una gran cantidad de clientes entre los que sobresalen: Brascuba, Habanos, Suchel Camacho, empresas del Ministerio de Industrias, del Ministerio de la Construcción, del Ministerio de la Industria Ligera, entre otros.

Estos tres ERP han sido certificados para su uso en empresas cubanas según la relación de los software Contable-Financieros certificados, publicados por el Ministerio de la Informática y las Comunicaciones.

Sistemas ERP desarrollados en Cuba

En nuestro país se ha logrado dar una dimensión muy amplia al uso de las tecnologías de la información, lográndose éxitos importantes en las aplicaciones multimedia, en las WEB y en la creación y explotación de redes informáticas y de comunicación. Más modestos, pero también a buen paso, pueden citarse los logros relativos a la construcción de equipos médicos y los científicos.

Sin embargo, las aplicaciones de gestión empresarial cubanas no han logrado impactar a los clientes internos, aun cuando han recibido una influencia positiva de las firmas extranjeras y a pesar del interés marcado de la dirección del partido y el gobierno de "Ejecutar inversiones en la industria electrónica y de informática y comunicaciones que permitan mantener lo logrado y su desarrollo, según las posibilidades de la economía del país, con vistas a incrementar las exportaciones, la soberanía tecnológica y los servicios", como se plantea en el lineamiento 226 de la política económica y social del Partido y la Revolución, discutido en el VI Congreso del PCC.

No sería justo decir que no se hayan desarrollado sistemas integrales de gestión nacionales de buena calidad, sino que se considera que no han logrado aún la estabilidad de sus sistemas, ni tampoco han sido lo suficientemente integrales como para abarcar todos los procesos del negocio. Además de que en casi todos los casos han sido desarrollados por pequeños grupos de trabajo, lo que ha provocado que se haga casi imposible brindar a todos los clientes el soporte y el mantenimiento deseado.

Entre los ERP desarrollados en nuestro país los más conocidos, según la documentación publicada en internet, son:

VERSAT-Sarazola: Es un Sistema integrado de gestión económica, diseñado por un grupo villaclareño de especialistas económicos e informáticos pertenecientes a la Empresa de Servicios Técnicos Industriales del Grupo Azucarero nacional (TEICO). Se desarrolló para ser utilizado por el sector empresarial cubano, se adecua a las características de cada entidad, es configurable en el momento de su instalación y tiene como objetivo fundamental ofrecerle a los usuarios la posibilidad de contar con un instrumento seguro, rápido, eficaz y de fácil manejo para la Planificación, Control y el Análisis de la Gestión Económica. Es el sistema integral más distribuido en Cuba, con presencia en más de 8000 entidades de 29 organismos, según datos brindados por Miguel Cabrera González, uno de sus principales artífices. Poseen este sistema para su gestión, fundamentalmente las entidades del Sector Publico, Empresas Mixtas, Productores Agropecuarios (UBPC y CPA). Estas unidades pertenecen a los Ministerios del Azúcar, del Transporte, del SIME, Industria Ligera, Poder Popular, Oficina Nacional de Estadísticas y otros. En la actualidad los especialistas que desarrollaron este sistema se encuentran trabajando para migrar la aplicación hacia una plataforma libre.

RODAS XXI: Es un software propietario desarrollado por la Empresa cubana de Tecnologías de la Información y Servicios Telemáticos Avanzados, CITMATEL. cuenta con más de 600 clientes en el territorio nacional, tiene ocho módulos: Contabilidad General, Activos Fijos, Recursos Humanos, Nóminas, Facturación, Inventario, Finanzas, y Gestión de Cobros, también denominado Telecobranzas. Ya se encuentra en desarrollo el de Costos y entre las perspectivas están los módulos de Gestión de Suministros y de Gestión de Clientes.

Sistema Integral de Gestión Empresarial Cedrux: Conocido también como ERP cubano, actualmente está siendo desarrollado por un equipo multidisciplinario compuesto por especialistas de diferentes entidades del país y la Universidad de las Ciencias Informáticas. En su proyección inicial se muestra como un paquete de soluciones integrales de gestión, basado en los principios de independencia tecnológica y en la inclusión de las funcionalidades generales presentes en los procesos característicos de la economía cubana. Se diseña partiendo de las necesidades básicas para las empresas nacionales, los requerimientos gubernamentales pertinentes y las funcionalidades presentes en sistemas similares a nivel mundial. En su implementación inicial se desarrolló para las áreas de contabilidad, costos y procesos, capital humano, planificación financiera y logística, todo construido dentro de una sola plataforma de negocios. Una de sus principales ventajas se encuentra en la facilidad que brinda para el trabajo con la multimoneda, por ser esta una característica muy específica de las empresas cubanas y que resulta una desventaja, en ocasiones difícil de solucionar, de los ERP extranjeros.

Otra gran ventaja del CEDRUX es que, de implementarse como se desea, garantiza la independencia tecnológica de nuestro país, lo cual da cumplimiento a la política de informatización de la sociedad del estado cubano. En estos momentos esta aplicación se ensaya en algunas entidades de características diferentes, entre las cuales se encuentran el Hospital Naval y la Empresa de Envases Rafael Trejo, ambas en La Habana, aún no se encuentra listo para su distribución total al resto de las empresas cubanas.

Ventajas y desventajas

Como se ha podido apreciar a partir de las investigaciones realizadas y los datos recopilados, los ERP más usados en el sector empresarial cubano son el EXACT Globe entre los ERP extranjeros y el VERSAT Sarasola entre los de producción nacional.

Esto no es casual, la influencia del EXACT sobre el sector empresarial cubano ha sido determinante y ha demostrado la robustez de los sistemas integrales. De hecho según sus desarrolladores el VERSAT surge a partir de la necesidad de crear un ERP parecido al EXACT que evitara el costo asociado al producto.

Si para la implantación de un sistema de planificación de recursos empresariales solo se tuvieran en cuenta los costos sería más que evidente que el VERSAT es muy superior al EXACT, sin embargo cada uno de ellos tienen ventajas y desventajas para el mercado cubano, como se detallan a continuación:

Del análisis de la tabla anterior hemos podido concluir que si una empresa cubana en los momentos actuales quiere implantar un ERP sería recomendable escoger el VERSAT Sarasola por sus capacidades y resultados hasta la fecha. Sin embargo una empresa que ya utiliza el EXACT no debe migrar hacia ningún otro ERP cubano, hasta tanto no se tome la decisión de cuál va a ser el escogido en nuestro país. Hay que recordar que aunque el VERSAT ha demostrado ser muy potente, en este momento se está desarrollando el CEDRUX y es muy probable que sea el ERP cubano por excelencia en un futuro no muy lejano.

Por lo tanto se considera que lo más recomendable en la situación actual sería, explotar todas las potencialidades que el EXACT brinda para adaptarlo a las empresas cubanas que ya lo tienen implantado. Una migración en este momento llevaría un costo en software, implantación y capacitación del personal innecesario.

Conclusiones

• Los autores consultados coinciden en que las empresas que implementan sistemas integrales, entre los que se encuentran los ERP, son mucho más eficientes en su gestión.

• A partir del trabajo de investigación realizado se recomienda a las empresas cubanas que utilizan el EXACT Globe para su gestión, profundizar en sus potencialidades para lograr adaptarlo al negocio.

• La autora de esta investigación considera que un proceso de migración de EXACT Globe hacia un ERP cubano actualmente sería demasiado riesgoso y costoso, dado fundamentalmente porque estos últimos no han logrado todavía alcanzar los niveles deseados.

Recomendaciones

• Continuar trabajando en la implementación de un ERP nacional que nos permita lograr la independencia tecnológica.

• Garantizar que los ERP nacionales que se implementen garanticen una migración futura lo menos traumática posible para las empresas cubanas.

Bibliografía

• APICS (2001). American Production and Inventory Control Society (APICS), http://www.apics.org.

• Blanco Encinoso, L. J (2011): La informática en la dirección de empresas. Edit. Félix Varela. La Habana.

• Davenport, T. H. (1998). Putting the enterprise into the enterprise system. Harvard Business Review, 76( 4), 121-131.

• Hernández Celis, Domingo (2011) Proceso de toma de decisiones. Lima.

• Ordetx Pérez, L (2008): Diseño del Sistema de Información para Apoyar la Toma de Decisiones de la Vicepresidencia Económica del Gobierno en Villa Clara. Tesis de Maestría en Dirección. Centro de Estudios de Dirección Empresarial. Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas.

• Sánchez, José Juan, La clave del éxito está en la colaboración, ITespresso, 2012

• Tadjer, R. (1998). Enterprise resource planning. Internetweek, Manhasset,April 13.

Autor:

Ing. Maite Rodríguez Cué 1,

Ing. Elexey Hernández Lugones 2.

Datos de los autores:

1 Graduada en el Instituto Superior Politécnico José Antonio Echevarría (CUJAE) en Ingeniería en Sistemas Automatizados de Dirección (SAD) en el año 1993. Trabaja como Especialista Informática en la Empresa Comercializadora Escambray UCT Villa Clara. Actualmente cursa la Maestría en Informática Empresarial en la Universidad Central de Las Villas.

2 Graduado en el Instituto Superior Politécnico José Antonio Echevarría (CUJAE) en Ingeniería Informática en el año 1995. Trabaja como Subdirector en la Empresa de Seguros Nacionales UEB Villa Clara. Actualmente cursa la Maestría en Informática Empresarial en la Universidad Central de Las Villas.