Los sistemas de información aplicados al control de la gestión de datos

Resumen

El resumen tendrá entre 100 y 150 palabras, en un solo párrafo. Explicará brevemente el objetivo del trabajo, los principales resultados y conclusiones. Se evitará el uso de símbolos y abreviaturas. A continuación, se indicarán no más de seis palabras claves que identifiquen la temática tratada.

Palabras claves: sistemas de información; gestión de datos;

Introducción

En el actual contexto competitivo, globalizado e incierto, el mayor valor de una empresa se centra en sus competencias esenciales, es decir, en su capital intelectual. Hoy en día, la teoría económica de una empresa resalta que para la formulación de estrategias de éxito, éstas se deben basar en el conocimiento más que en la gestión de los activos tangibles de la empresa.

En una empresa existen dos tipos diferentes de competencias, una en la que se desarrolla el capital intelectual de operaciones y el otro orientado al desarrollo del capital intelectual de innovación, las operaciones de la empresa se organizan a través de las unidades de negocios, en cambio los activos de innovación se organizan por medio de los proyectos. En ambas actividades las tecnologías de la información y comunicaciones son un medio fundamental para transferir, analizar, compartir y almacenar los conocimientos explícitos o las informaciones.

El presente estudio tiene por principal objetivo analizar cómo influye la informática en la gestión del conocimiento e informaciones, viendo la importancia de ésta en el desarrollo de los proyectos de innovación y en la creación de nuevos conocimientos, todo esto en beneficio de la generación de ventajas competitivas sostenibles.

La creación de un software para la gestión de la información tiene ventajas notables, reconocida por los directivos que utilizan un sistema de este tipo, cuya disponibilidad de información apoya los esfuerzos en la toma de decisiones.

La creación de un sistema para el control del equipamiento informático constituye una herramienta de inapreciable valor, dado que solo va a contener una base de datos con la información referente a los activos informáticos sino que contará además con datos sobre el personal con acceso a los mismos, relacionar los sistemas de gestión utilizados en la empresa, las mejoras realizadas a estos activos, así como los referente al control de la información de los equipos de comunicaciones.

Desarrollo de sistemas informativos a partir del capital de innovación en la organización

Hoy en día es normal escuchar la afirmación ¡estamos en la sociedad de la información! Ello es así, debido a los avances en el desarrollo de las tecnologías de las telecomunicaciones y de la informática. Para las organizaciones, estás dinámicas en el entorno plantean la necesidad de ser transformadas de manera inmediata.

En el desarrollo de las telecomunicaciones y de la informática, la velocidad, la flexibilidad y la conectividad están implicadas. Como las organizaciones "operan" con información, entonces ellas también son afectadas, ¿cómo hacer que los efectos sean positivos?, depende precisamente de la capacidad gerencial con se cuente.

Dados estos cambios, la gerencia de los sistemas de información se ha enriquecido logrando desarrollos, como la Teoría de Redes, las Organizaciones Virtuales y los Sistemas de Información Inteligentes.

"Administrar bien es administrar el futuro, y administrar su futuro es administrar información".

Durante muchos años los directivos han reconocido que la información contable tradicional utilizada para el cálculo de utilidades ha tenido un valor limitado para el control. Sin embargo, existen muchas empresas donde estos son los únicos datos que se recopilan periódicamente. No obstante, la gran mayoría de las empresas están conscientes de que para obtener mejores resultados se necesita adaptarse constantemente a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento.

La aparición y desarrollo de nuevas tecnologías de la información y de la comunicación ha contribuido a una mayor facilidad en el uso y creación del conocimiento, y por tanto, una mejor toma de decisiones.

Con todo esto se puede mencionar al conocimiento y al capital intelectual como las únicas fuentes de ventajas competitivas sostenibles. Lawrence Prusak, en su artículo publicado en 1996, afirmaba lo siguiente: "Los investigadores en las áreas de ventajas competitivas sostenibles han llegado a la conclusión de que la única cosa que da a una organización ventajas competitivas duraderas es lo que sabe, cómo utiliza lo que sabe y su capacidad de aprender cosas nuevas rápidamente".

La gestión del conocimiento tiene por otro lado una perspectiva táctica y operacional; es más detallada y se centra en facilitar y gestionar aquellas actividades relacionadas con el conocimiento, tales como su creación, captura, transformación y uso. su función es la de planificar, poner en práctica, operar, dirigir y controlar todas las actividades relacionadas con el conocimiento y programas que se requiere para la gestión efectiva del capital intelectual.

Bajo este contexto se hace necesario definir el concepto de conocimiento. Prusak en 1998 lo definió de la siguiente manera: "Conocimiento es la fluida mezcla estructurada de experiencia, valores, información contextualizada, y ojo clínico muy experto que proporciona un marco de trabajo excelente para evaluar e incorporar nuevas experiencias e información. Se origina y aplica en la mente de los que lo tienen. En las organizaciones se encuentra muchas veces almacenado no solamente en documentos o bases de datos, sino también en rutinas, procedimientos, prácticas y normas".

De la definición anterior se desprenden dos tipos de conocimiento: el explícito y el tácito. El primero es aquel que puede ser expresado en palabras y números, puede ser fácilmente transmitido y compartido en forma de procedimientos codificados, fórmulas científicas o principios universales. En contraste con él, el conocimiento tácito está muy personalizado y su formación es compleja, por lo que es difícil de transmitir ya que no ha adoptado una forma explícita.

Existe un desarrollo secuencial entre dato, información y conocimiento; los datos una vez asociados a un objeto y estructurados se convierten en información. La información asociada a un contexto y a una experiencia se convierte en conocimiento. El conocimiento asociado a una persona y a una serie de habilidades personales se convierte en sabiduría, y finalmente el conocimiento asociado a una organización y a una serie de capacidades organizativas se convierte en capital intelectual.

Steward en 1997 definió el capital intelectual como "material intelectual, conocimiento, información, propiedad intelectual, experiencia, que puede utilizarse para crear valor". En EUROFORUM (1998) el capital intelectual se definió como el conjunto de activos intangibles de una organización, que pese a no estar reflejados en los estados contables tradicionales, en la actualidad genera valor o tiene potencial de generarlo en el futuro. Estos activos intangibles incluyen todos aquellos conocimientos tácitos y explícitos que generan dicho valor económico.

El capital humano se refiere a la educación, experiencia, "know how", conocimientos, habilidades, valores y actitudes de las personas que trabajan en la empresa. No son propiedad de la empresa ya que pertenecen a los trabajadores, estos al marcharse a casa se llevan consigo sus activos. En el capital humano residen los conocimientos tácitos de la organización.

El capital estructural se refiere a la estructura organizativa formal e informal, a los métodos y procedimientos de trabajo, al software, a las bases de datos, a la I+D, a los sistemas de dirección y gestión, y a la cultura de la empresa. Estos activos son propiedad de la empresa y algunos de ellos pueden protegerse legalmente, como es el caso de los lemas comerciales.

El capital intelectual de innovación en una organización debe tener como principal finalidad desarrollar diferentes proyectos de innovación para el desarrollo de nuevos productos y/o servicios claves para la obtención de competencias esenciales en la cadena de valor de innovación y en las capacidades esenciales del recurso humano que permitan mantener o conseguir las anheladas ventajas competitivas sostenibles.

La innovación tecnológica, las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, los cambios organizativos y productivos, la entrada de nuevos competidores, los nuevos productos, los cambios en los gustos de los consumidores, la internalización de los mercados hacen que hoy en día la competitividad de las empresas no se base, como antes, únicamente en la inversión en tecnologías que son accesibles para cualquier empresa en el mercado, sino en el factor humano, en la calidad e iniciativa de los recursos humanos de la empresa y es, precisamente, este capital humano el más difícil de lograr.

Frente a este desafío el capital humano deberá resaltar por: sus capacidades, talento, liderazgo, valores y cultura que los lleven a la creación de nuevos conocimientos y a un aprendizaje individual. En tanto, al capital estructural se le exigirá que la cultura, los valores, el aprendizaje y las estructuras organizativas sean orientadas para el proceso de innovación. Finalmente, el capital relacional se debe desarrollar y motivar las alianzas, acuerdos, relaciones con los clientes, outsorcing, centros de investigación, universidades y otros organismos que promuevan o faciliten la innovación de productos y/o servicios.

El capital de innovación se centra en cada proyecto de innovación que resulten estratégicos para la organización.

La innovación, la rapidez, el servicio de gran calidad y el ritmo al que se mejora y aplica el conocimiento constituyen las nuevas reglas del juego. En el mundo de hoy, la dedicación y la aportación de fuerza laboral son decisivas y la información es el arma esencial en esta batalla.

Mientras que los directivos vean la información como un instrumento para ejercer control, y no como un medio para mejorar la empresa, serán incapaces de apreciar los beneficios que entraña la elaboración de nuevos sistemas de información basados en la relevancia de estas informaciones para la gestión empresarial.

La empresa en cada una de las áreas de funcionamiento se ve en la necesidad de tomar decisiones. Desde la más insignificante hasta aquella que tiene que ver con su existencia misma. Con tal responsabilidad se necesita una base de datos lo más certera posible sobre la cual descansen esas decisiones.

Como es de suponer, esta información necesaria para tomar decisiones no aparece casualmente, sino que es recopilada mediante un sistema informativo fruto de ese capital de innovación presente en cada organización, abarcando su recepción, elaboración, registro y transmisión.

Los sistemas están básicamente formados por subsistemas que interactúan entre sí y con el medio ambiente, dando como resultado una cualidad superior. Bishop (1989) provee una sencilla ilustración de este aspecto: un coche es un sistema y el conjunto de dispositivos para frenar constituyen un subsistema. El subsistema de frenos cumple un aspecto de las tareas realizadas por el coche.

La clasificación de los sistemas puede variar en dependencia de los criterios utilizados, los cuales pueden ser sistemas sociales, económicos, biológicos, automatizados, etcétera. A pesar de esta diversidad de clasificación, ellos tienen características comunes entre las que sobresalen:

• Interacción con el medio ambiente: todo sistema está rodeado y afectado por el medio ambiente. Los límites del sistema separan a este del medio ambiente interactuando con él por medio de entradas y salidas. Las entradas pueden ser cualquier cosa que entre al sistema desde el medio, y las salidas son aquellas que cruzan las fronteras del sistema para entrar al medio ambiente luego de haber sufrido alguna transformación.

• Todo sistema puede ser dividido en subsistemas: lo complejo de un sistema puede desplegarse en una serie de pequeños sistemas y subsistemas que identifican al sistema principal.

• Los sistemas pueden ser afectados por el cambio: a través del tiempo los usuarios del sistema cambiarán como ellos quieren usar el sistema. Nuevas entradas pudieran necesitarse para ser procesadas y nuevas salidas serán deseadas.

• La retroalimentación y el control son esenciales: este aspecto es esencial para asegurar que el sistema opere como fue planificado y ayude a obtener los objetivos para los cuales fue implementado. La retroalimentación es el proceso de comparar la salida actual del sistema con la salida deseada.

• El sistema pudiera fallar para trabajar como se espera: los sistemas son construidos y operados por seres humanos, por lo que están sujetos a los fallos y errores de estos.

• La propia definición del alcance del sistema es importante: definiendo el alcance del sistema declaran sus límites, se especifican cuales subsistema serán incluidos en el sistema. Su definición es esencial para el buen éxito de un estudio del sistema.

Como centro de este trabajo se han tomado los sistemas informativos, en especial los relacionados con la gestión de la información relacionada con los activos informáticos. Convirtiéndose a partir de este momento en el centro de análisis de la presente investigación.

Desarrollo de los sistemas de información

Los sistemas de información surgen aún cuando el hombre no tenía conocimientos de que los estaba utilizando para su comunicación y para el aprendizaje. Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos, los cuales necesita relacionar y poner al alcance de técnicos, ingenieros y demás especialistas que lo utilizan como fuentes de información para bases de cálculos estadísticos, o como punto de partida para diferentes análisis y proyectos.

Varios años atrás el hombre tenía estos datos en tarjetas estadísticas y papeles a la deriva en el tiempo, con la posibilidad de deterioro, o en diferentes medios de almacenamiento no confiables y de muy bajo nivel de gestión, puesto que realizar cualquier condensación de estos datos requería de mucho tiempo, los vínculos entre datos eran muy difíciles de actualizar y en ocasiones la información ya no existía porque se encontraba deteriorada.

Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre comienza a desarrollar herramientas con fines matemáticos para realizar sus operaciones a mayor velocidad, la cual va más allá de las expectativas y se convierte en la mayor recolectora y procesadora de información, a partir de este momento los sistemas informativos que se resumían a Dato – procesamiento – información pasan a tomar un carácter mayor, formándose así un conjunto más amplio de elementos.

Los sistemas de información cumplen con los aspectos mencionados en los diferentes conceptos de sistema y se pueden definir como una organización compleja que relaciona todo el conjunto de métodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la dirección de un objeto determinado (Martínez Santana, 1998). Otra definición muy abarcadora es ofrecida por Lucey, quien lo presenta como "un sistema para convertir datos, procedentes desde el exterior o desde el interior del mismo, en información y para comunicar ésta en forma apropiada a los directivos de todos los niveles y de todas las funciones para facilitar la toma de decisiones efectivas y oportunas para la planeación, dirección y control de las actividades de las cuales ellos son responsables (Lucey, 1987).

En las organizaciones conviven diferentes subsistemas para las distintas funciones (contabilidad, medios básicos, inventarios, personal, etc.)

El sistema de información se empareja con las tecnologías de la información por ser un sistema dinámico. Las tecnologías de la información no sirven para construir los sistemas de información y constituyen la herramienta básica para diseñarlos.

El sistema de información es un proceso de planificación, diseño y análisis y control de los datos, que afecta a todo el núcleo de la actividad empresarial y es el encargado de coordinar los flujos y registros de la información tanto internas, como la proveniente del entorno, que son necesarias para realizar las operaciones básicas y toma de decisiones, y de esta manera conseguir los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y sirve de apoyo a las decisiones de planificación, diseño, ejecución y control que realiza.

Para realizar la recolección de los datos se debe hacer de forma estructurada, así como normalizar la información que entra y sale. Por ello deben participar los órganos implicados de la empresa para que pueda ser entendida la información que llegue, o parta de ésta, por todos los integrantes de la organización a los cuales va dirigida, y les pueda servir para realizar las operaciones cotidianas, tomar decisiones o como método de control. Además, afecta a las funciones y estrategias del negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir los objetivos y que puede ser utilizado como ventaja competitiva frente a los rivales.

En las definiciones anteriores se manejan gran cantidad de elementos de los cuales se desprende la complejidad de las interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad es acentuada por elevados volúmenes de información que deben ser manejados.

Esta dificultad ha traído consigo la necesidad de aprovechar los adelantos informáticos y tecnológicos para automatizar el funcionamiento de los sistemas de información y de esta manera disminuir su complejidad para los usuarios de dichos sistemas.

El sistema informativo está comprendido por una serie de elementos que se detallan a continuación:

• Documentos: Manuales, los impresos u otra información descriptiva que explica el uso y/o la operación del sistema.

• Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso específico de cada elemento del sistema.

• Bases de datos: Es la colección de datos relacionados entre sí, la cual es accedida por el software y es el resultado de relacionar la información.

• Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema.

• Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrónicos que proporciona la capacidad de computación y los dispositivos electromecánicos encargados de extraer o suministrar la información de los soportes magnéticos.

• Software: Es el conjunto de programas informáticos encargados de suministrar la información deseada al cliente, con la coordinación y relación requerida.

El sistema de comunicación en la empresa

La resistencia de los directivos a proporcionar toda la información a sus subordinados y establecer una comunicación con ellos, limita y entorpece la comunicación. Esta resistencia se debe principalmente a que las fuentes de información de los directivos suelen ser orales y se almacenan en sus cabezas, por esto tienen que perder tiempo para reflejar sus datos, así el directivo está condenado a un dilema de delegación, tener que hacer demasiado uno mismo o delegar en sus subordinados con información adecuada (Mintzberg).

El sistema de información lleva a acabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes grupos:

Funciones de captación y recolección de datos: Recoge la información externa (del entorno) e interna y la reagrupa para evitar duplicidades e información inútil o ruido.

Almacenamiento de la información: Una vez filtrada la información relevante se almacenará, ya sea en un lugar único (archivo central, sistema informático) accesible a todos los usuarios o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier usuario que la necesite. El sistema utilizado dependerá de las variables, tamaño, dispersión geográfica o especificidad de la información, quien determina el sistema a adoptar.

También se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la información que afecte de forma global a la empresa, y las específicas en cada departamento.

El acceso a la recuperación de la información por parte de los usuarios, puede realizarse a través de códigos o claves que eviten a los miembros que no necesitan la información puedan acceder a ella.

Tratamiento de la información: Es la función clave del sistema, tiene por objeto transformar los datos de la información almacenada en información significativa, para ofrecérsela a quien la necesite, en la medida y formato que el usuario requiera.

Generalmente, en esta función se utilizan medios informáticos por su capacidad de almacenar y velocidad en el tratamiento, así como la reducción de costos que representan. Esto ha hecho que se generalice su uso.

Distribución de la información: Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la información requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta interpretación. Además existe la necesidad de que alguna información acerca de la empresa y su entorno sea conocida por diferentes miembros de la organización, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones que se presenten y en las que se hace necesaria la solución de problemas y adoptar decisiones de forma coordinada que afecte a varias área de la empresa.

La base de datos como estructura de los datos en la empresa

Una de las principales aportaciones, que para los sistemas de información ha traído consigo la informática es el contexto de Bases de Datos, pues supone una disciplina en la organización y acceso a los datos que posee la empresa, según las necesidades que aparezcan en cada caso. La base de datos nos sirve para:

• Agrupar los datos relevantes para el sistema de información de la empresa en un único lugar: la base de datos.

• Evita duplicaciones, evitando equívocos al no repetirse los datos.

• Estructura los datos de una única forma desde la perspectiva del sistema de información a lo largo del tiempo.

• Proporciona un acceso fácil a los datos.

La base de datos es muy útil porque:

• Impone disciplina al obligar a actuar de forma uniforme a todos los usuarios, normalizando la información para toda la empresa.

• Exige disciplina en el proceso de definición de las colecciones de datos necesarias en las operaciones del sistema, depurando o filtrando los datos que se van a utilizar.

• Ha incorporado una visión global única del concepto de datos de la empresa, en cuyo diseño participan todos los departamentos de forma consensuada.

• Facilita la estructuración del sistema de información, para poder ser accesible y comprensible por todas las personas de la organización.

La base de datos se ha constituido en el centro del sistema, cualquier referencia a datos requeridos por el mismo pasa por ella, bien sea para almacenarlos por primera vez, para consultarlos, modificarlos o eliminarlos. Debido a estas funciones que realiza la base de datos, los responsables de las áreas funcionales de la empresa deben involucrarse en el diseño y creación de la base de datos que más se adecue a sus necesidades.

El avance de las tecnologías de la información, con la aparición de los ordenadores personales y programas de tratamiento de datos incorporados (hojas de cálculo, base de datos) lleva consigo la utilización por parte de los usuarios del sistema de información, buscar soluciones por si mismos a través de la informática, pudiendo construirse ellos mismos sus programas o herramientas para tomar decisiones.

La información que maneja el sistema de información, aunque generada o utilizada para actividades concretas, no pertenece a ninguna actividad en particular, sino a la empresa considerada globalmente (infraestructura).

Control e información. La información como base del sistema de control

Es de gran importancia para los sistemas de información el conocimiento de la diferencia entre información y dato.

En cuanto a dato es precisa la definición, los datos son información en forma codificada, aceptable para ser introducida y procesada por cualquier ordenador, es decir, son representaciones de la información. Pueden usarse como objetos individuales pero con mucha más frecuencia se encuentran en grandes conjuntos dotados de una estructura. Estos datos son significativos en sí y en relación con la estructura a la que pertenecen.

Es importante destacar que los datos por sí solos carecen de significado, solo adquieren este cuando son interpretados convirtiéndose así en información útil.

El dato es la personificación material de la información, constituye su base. Por dato se entiende el resultado de las observaciones representadas en un lenguaje determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda producir en él. En la actualidad se presentan como indicadores, tablas, textos, etc. los cuales de por sí no pueden estar relacionados con la solución de una tarea determinada con un usuario en particular.

Lo que constituye datos para unos puede ser información para otros y viceversa, todo está en dependencia del usuario y de las características del trabajo que se quiere realizar, es decir, la información que necesitan los directivos varía con la naturaleza del trabajo que efectúan, según el nivel de actividad y de acuerdo a las metas que buscan. Al establecerse la delimitación entre dato e información, así como la definición de las informaciones a utilizar a todos los niveles de dirección se dan grandes pasos de avance al establecimiento de los sistemas de información y son precisamente estos sistemas los que proporcionan la información que le permitirá al control fijar niveles de desempeño con objetivos de planeación, comparar el desempeño real con esos niveles desempeñados de antemano, determinar si hay desviaciones, medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar que todos los recursos de la empresa se utilicen en la forma más eficaz y eficiente posible.

Por otra parte, la información es el conocimiento adquirido por causa del procesamiento de datos. En contradicción a esta diferencia se puede afirmar que en cadenas de servicios, lo que es dato para un cliente es información para el proveedor.

Algunos autores señalan que los datos tienen las características siguientes: exactitud, totalidad, pertinencia, oportunidad y auditabilidad, planteando que la derivarse la información del dato pueden ser aplicables estas cinco características a ella.

En cambio, para que la información sea útil al investigador, debe reunir las cualidades siguientes:

Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el objeto o hecho.

Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado retraso.

Pertinencia: Debe relacionarse con la situación en cuestión.

Integridad: Proporcionar al investigador todos los detalles que necesite para entender la situación.

Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante frecuencia para actualizarlos.

Horizontes de tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados, presentes y futuros.

Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un área de interés.

Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas.

Forma de presentación: las tablas de números o las presentaciones gráficas de información, son las firmas escritas o impresas más comunes. Puede incluir además una presentación verbal.

La información es el resultado del procesamiento y análisis de los datos, constituyendo así el resultado de los sistemas informativos, el que toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre sí contenidos en registros.

La velocidad y exactitud con que los directivos pueden recibir información sobre lo que está funcionando bien o mal determinan, en gran medida, la eficacia que tendrán los sistemas de control.

No es posible que se hable de control sin hablar de información. La efectividad del proceso de control depende fundamentalmente de la calidad de su sistema de información. El sistema de información que se diseñe debe servir para controlar aquellas actividades de vital importancia en la administración.

Los directivos deben siempre estar conscientes de los factores críticos de sus planes y de las operaciones que requieren control, debiendo utilizar técnicas e información apropiadas para ellos. Los sistemas de control y la información pretender ayudar a cada administrador a llevar a cabo su función de control, es por eso que deben ser elaborados a la medida de cada uno de ellos. Para esto se hace necesario:

• Evita información sobrante.

• Los directivos no pueden tomar decisiones exactas y oportunas si no cuentan con suficiente información.

• Conocer que existen asuntos de los que es obligatorio informar, pero otros que sería imprudente mostrar a quienes no se debe por lo desestabilizadores que pueden resultar.

• Conseguir que la información sea lo más completa y exacta posible. Mientras más exacta sea una información, más calidad tendrá y podrá recurrirse a ella con más confianza a la hora de tomar decisiones.

• Lograr que la información sea oportuna de forma tal que esté disponible a tiempo para intervenir.

• La información ofrecida por un sistema de información debe estar al alcance de la persona indicada y en el momento oportuno para que se emprendan las medidas adecuadas.

• Evitar la redundancia de la información.

• La información debe llegar en forma clara y legible a los que van a hacer uso de ella.

• La información que reciben los directivos debe ser relevante para sus funciones y labores.

• Lograr que la información vaya acompañada de una buena dosis de motivación, de forma tal que aquel que recibe Las indicaciones, si estas son emitidas con claridad, las pueda hacer propias e incentivarlos a tomar sus propias decisiones.

Para brindar esta información a los directivos se utilizan los sistemas de información administrativa que están diseñados para ofrecer a los administradores la información relevante y oportuna para tomar decisiones óptimas. Lo anterior implica la necesidad de crear y mantener una extensa variedad de bases de datos o cuerpos de información en casi todas las categorías funcionales, entre otras, pero sin quedar limitado a mercadotecnia, finanzas, recursos humanos, investigación y desarrollo y planeación estratégica.

El directivo se ve sometido en el momento a la fuerte presión de tener que contar con una información fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones adecuadas en el momento adecuado.

Los avances en la tecnología de los sistemas de inteligencia artificial están siendo evaluados en la actualidad como instrumento potencial para el desarrollo del tipo de Sistema de Información Administrativa que las grandes empresas contemplan para el presente y los próximos años.

Los sistemas de inteligencia artificial proveen una capacidad automatizada para racionalizar un gran de número de imponderables complejos, que es perfectamente aplicable a una lógica basada en un árbol de decisión.

A finales de las décadas de los "80 y durante los años "90, se produjo un gran avance con la aparición de software especialmente diseñados para el directivo. Estos productos ponían el énfasis en la simplicidad y en una vía accesible para la formación del ejecutivo.

Algunas prestaciones dignas de mención son las siguientes:

• Gran variedad de formatos gráficos.

• Las teclas de función activadas por Mouse.

• Las técnicas para derivar, progresivamente información más detallada sobre un asunto determinado.

En términos sencillos, un sistema de información administrativa proporciona al directivo información vital de carácter estratégico, táctico y operativo de una manera y en un formato adecuado para facilitar el proceso diario de toma de decisiones.

Para convertirse en un elemento estratégico del repertorio de toma de decisiones del directivo, el sistema de información administrativa del presente y de los próximos años debe incorporar adecuadamente los conceptos de información y tecnología integrados entre sí. Los elementos ideales incluyen:

• Criterios de acción ejecutiva global de la empresa.

• Tecnologías integradas, indivisible al directivo.

• Principios consistentes de un sistema de información administrativa y de tecnologías de información en la empresa.

• Interfaz gráfica simple.

• Información integrada.

• Interfaces que faciliten un acceso fluido a la información externa.

La ventaja más notable, reconocida por los directivos que utilizan un sistema de este tipo, es la disponibilidad de información, antes no disponible de ninguna manera para apoyar los esfuerzos en la toma de decisiones. Además, beneficios intangibles o adicionales tales como, disponibilidad de una información más intuitiva sobre la cual decidir una compra o información de mercado relativa a la satisfacción del consumidor y al servicio de postventa son también algunas ventajas derivadas de un sistema de información administrativa.

Todo lo anterior indica que un sistema de información administrativa puede ser muy valioso y producir beneficios y ahorros de costos junto a habituales beneficios intangibles asociado al aumento de la eficiencia en la toma de decisiones.

El diseño de software para el control de gestión de datos

A lo largo de los últimos años, las exigencias competitivas a las que se enfrentan las empresas han generado la necesidad de implantar sistemas y medios de trabajo que redunden en la mejora de la eficiencia. Obviamente, buena parte de este proceso modernizador, pasa necesariamente por el empleo generalizado de todos aquellos medios y avances tecnológicos a los que se van teniendo acceso.

Fruto de este proceso, en los últimos años se ha venido extendiendo en el ámbito empresarial la utilización de medios informáticos que, sin duda, ofrecen indudables ventajas fundamentalmente en lo relacionado con el acceso a todo tipo de información y a la celeridad en la gestión.

No obstante, resulta también insoslayable el hecho de que, junto con la citada multiplicidad de ventajas, la implantación de estos medios ha traído consigo para la empresa la necesidad de prevenirse frente a la utilización indebida de los mismos.

La esencia del control es la acción que ajusta las operaciones a los patrones predeterminados y su base es la información que los directivos reciben.

Se hace necesario entonces un sistema integrado de recolección, procesamiento, almacenamiento y suministro de informaciones sobresalientes de los activos informáticos para que tanto las recolecciones de datos como las decisiones de línea, sean las más adecuadas a cada situación. Se trata de la necesidad de un banco de datos para el control del equipamiento informático y de comunicaciones.

El sistema para el control de este equipamiento debe proveer las bases de datos para la toma de decisiones actuales y futuras. Este sistema es un elemento imprescindible para el proceso de acción y de los subsistemas. Pasa de ser un proceso de datos a gestionar la información.

Esta evolución se explica de la manera siguiente: el sistema de información es un conjunto de elementos independientes (subsistemas), lógicamente asociados, que unidos generan informaciones necesarias para la toma de decisiones.

En el proceso de datos-información-conocimiento intervienen elementos entre los que están: la información y los datos, los elementos de soporte (hardware y software), los objetivos (que consisten en proporcionar información que facilite la toma de decisiones) y las funciones.

Esta información tiene como objetivos básicos gestionar los volúmenes de información, rapidez y exactitud y facilitar la toma de decisiones. En este objetivo son de gran ayuda la comodidad, la confidencialidad, la filosofía abierta y el conectar capacidades con conocimientos.

Para alcanzar los objetivos se emprenden proyectos de desarrollo de sistemas de información por una o más de las razones siguientes:

Capacidad:

• Mayor velocidad de procesamiento.

• Incremento en el volumen.

• Recuperación más rápida de la información.

Control:

• Mayor exactitud y mejora en consistencia.

Comunicación:

• Mejora en la comunicación.

• Integración de áreas de la empresa.

Costos:

• Monitoreo de costos.

• Reducción de costos.

• Ventaja competitiva.

Para alcanzar el éxito en el sistema depende de la adecuada planificación del mismo, que requerirá una correcta comunicación entre usuarios y personal informático.

Durante la primera etapa de diseño y planificación del sistema se define el objetivo central del mismo, esto permitirá:

• Poseer la documentación necesaria para desarrollar la actividad computacional y su fácil actualización permanente.

• Servir de base para controles y ayudas, inspecciones y auditorías que se efectúen en la entidad.

• Facilitar la toma de decisiones en cuanto a equipamiento se refiere, pues al poseer información actualizada del mismo facilita la asignación, bajas y mejora en el rendimiento y sus componentes y planificación de los mantenimientos.

Como proyecto al fin es indispensable establecer los recursos necesarios, tanto humanos como materiales, para llevar a cabo el sistema, así como la estimación de la fecha probable de implementación del sistema, cuya base será la terminación de todas las actividades para la creación del sistema, tales como: análisis, programación, elaboración de formas y otros. Mediante la utilización del diagrama de Grantt se puede establecer el período de las actividades requeridas para el desarrollo del sistema.

El sistema se puede realizar en cualquier gestor de base de datos, herramienta para la gestión de bases de datos relacionales, que no sólo permitirán la creación de éstas sino además su modificación, así como las facilidades en la obtención de informes con respecto a las informaciones que contiene y por tanto, una mejor toma de decisiones.

Debe abarcar tres grandes subsistemas: el relacionado con la información relativa al equipamiento computacional, el relacionado al equipamiento de comunicaciones y el relacionado con las mejoras efectuadas a dichos equipamientos.