Los sistemas de información aplicados al control de la gestión de datos (página 2)

El primero de ellos, posee la información relacionada al equipamiento en cuestión (unidad central, monitor e impresora), el control de las aplicaciones o software de cada una de las áreas, el control de los soportes con información clasificada y limitada y el control del personal autorizado a operar en cada activo. El segundo, posee la información relacionada al equipamiento de comunicaciones y transmisión de datos. Por último, las mejoras operadas a ambos equipamientos, dígase mantenimiento preventivo planificado, reparaciones por roturas, o mejoras del rendimiento que conlleven cambios en la configuración. Constituye información importante además a controlar el traslado fuera del local y contaminación con virus informáticos.

Estas informaciones en la actualidad no se controlan o su control es incompleto. Un sistema con esta información contribuirá al control exhaustivo del equipamiento informático y de comunicaciones, además de contar con las ventajas:

• Respecto a los recursos humanos: obtener rentabilidad en tiempo y en personal.

• Respecto a la información: minimizar la información en material impreso.

Se debe documentar el sistema, donde deben tener en cuenta:

La documentación consiste en el material que explica las características técnicas y de operación de un sistema. Es esencial para proporcionar entendimiento del sistema a quien lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditorías del sistema y para enseñar a los usuarios cómo interactuar con el sistema y a los usuarios que lo operan como hacerlo funcionar.

Esta documentación tiene las siguientes ventajas:

• Ayuda al entrenamiento del nuevo personal dentro y fuera de la organización de sistemas.

• Es útil para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento de los sistemas.

• Ayuda a los analistas y diseñadores de sistemas en el trabajo de integración de sistemas.

• Asegura que el sistema se opere correctamente.

• Se utilizan eficientemente los recursos que se dispongan.

La documentación adecuada y completa de una aplicación que se desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en cualquier sistema de información, sin embargo, frecuentemente, es la parte a la cual se dedica el menor tiempo y se le presta menos atención, e incluso hasta no se realiza.

El Manual del Usuario facilita el conocimiento de:

• Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.

• Los formatos de los documentos.

• Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.

• El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.

• El momento en que se debe solicitar una operación deseada.

• Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.

Conclusiones

• 1. La economía mundial se dirige hacia un nuevo modelo económico basado en el conocimiento, en el que éste tiene un claro valor diferenciador, aportando ventajas competitivas gracias a su gestión.

• 2. La innovación y el aprendizaje organizacional son elementos claves para aumentar el capital intelectual, respaldándose en las tecnologías de la información y las comunicaciones y en las personas de la organización.

• 3. Los sistemas informativos proveen a la empresa, en cada uno de sus niveles, la fuente necesaria para la toma de decisiones.

• 4. Una vía óptima para automatizar los sistemas de gestión lo constituyen los sistemas de gestión de bases de datos (SGBD), específicamente aquellos que siguen el modelo relacional por sus ventajas en cuanto a diseño, almacenamiento y mantenimiento.

• 5. En el ámbito empresarial es necesario un sistema integrado de recolección, procesamiento, almacenamiento y suministro de informaciones sobresalientes de los activos informáticos y de comunicaciones para que, tanto las recolecciones de datos como las decisiones de línea, sean las más adecuadas a cada situación.

• 6. El sistema tiene ventajas respecto con el equipo humano, se obtiene rentabilidad en tiempo y en personal, y respecto a la información, que permite minimizar la información en material impreso.

• 7. La documentación adecuada y completa del sistema de información que se desea implantar, mantener y actualizar de forma satisfactoria, tiene múltiples ventajas, y frecuentemente es a la que menos tiempo se le dedica y se le presta menos atención.

Bibliografía

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Autor:

Ing. Moisés Rodríguez Freyre

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