Servicio de Consulturía Empresarial en Control Interno

Resumen

El trabajo radica en la presentación de una Agenda de servicio al cliente en el tema de Diseño e Implementación del Sistema de Control interno, la cual va relacionando las diferentes normas por cada uno de los cinco componentes, que deben considerarse según los sistemas de control interno estándares legislado por la Contraloría General de la República de Cuba.

Palabras claves: Control, Órganos del Sistema de Control Interno, Componentes del Sistema de Control Interno, Control interno, Sistema de Control Interno, Diagnóstico de control interno, Servicio de diseño e implementación del Sistema de Control Interno, Tareas claves del Proceso.

Introducción

Los servicios de Consultoría empresarial en control interno están sustentados con toda la legislación vigente en el país para estos fines.

La Asamblea Nacional del Poder Popular, órgano supremo del poder del Estado, en cumplimiento y desarrollo de la atribución constitucional de ejercer la más alta fiscalización sobre los órganos del Estado y del Gobierno, crea la Contraloría General de la República, como un órgano estatal, estructurado verticalmente en todo el país, que se le subordina jerárquicamente, al igual que al Consejo de Estado de la República de Cuba. Amparada en la facultad constitucional de encomendar atribuciones, le faculta para impartir instrucciones, controlar y atender el desenvolvimiento de las actividades que por esta Ley 107 de la Contraloría de la República de Cuba, se confieren a la misma, ejerce sus funciones en los órganos, organismos, organizaciones y entidades que reciban recursos del Estado para su gestión o estén sujetos a una obligación tributaria generada en el país, en la forma y oportunidad que la Ley establece. (Publicado en la Gaceta oficial de República de Cuba. 14/08/09).

Una vez evaluado las experiencias adquiridas en los servicios de Consultoría Empresarial en la temática de Control Interno se plantea el siguiente problema, ¿De qué forma influye la orientación metodologíca de los consultores y entidades acreditadas en el país, en el desarrollo de los procesos, actividades y operaciones del mundo empresarial, para proporcionar un adecuado auto control y evaluación sistemática, del diseño del sistema de control implementado y aprobado por la máxima autoridad en una estructura organizativa determinada?

Para comprender la temática del Control Interno se utilizan las definiciones en la legislación vigente tales como:

Control: Conjunto de acciones que se ejecutan para comprobar la aplicación de las políticas del Estado, así como del cumplimiento del plan de la economía y su presupuesto.

Órganos del Sistema de Control Interno: Se consideran componentes estructurales y orgánicos del sistema de control interno, la administración, la Auditoría interna y cualquier otra estructura administrativa que realice actividades de supervisión e inspección en su ámbito y que tengan como misión esencial y básica asegurar los recursos que se disponen para el desarrollo de sus objetivos y funciones.

Componentes del Sistema de Control Interno: Son elementos que de manera integrada ejercen una función específica para el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Control Interno; se estructuran en normas de carácter general.

Control interno: Proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los Riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas.

Sistema de Control Interno (SCI): Garantiza la integración de todos los procesos de gestión en su diseño. La máxima dirección debe asegurarse de que los sistemas de control interno se correspondan con las particularidades de las instituciones que dirige. (Definición del autor)

Diagnóstico de control interno: Consiste en participar con el cliente en la elaboración de un documento que muestre la situación de la entidad respecto al control interno y a partir de sus resultados, confeccionar un plan de medidas para erradicar los problemas detectados y completar los aspectos que faltan para diseñar e implementar el sistema. (Definición del autor)

Servicio de diseño e implementación del Sistema de Control Interno: Según la Resolución 60/11 de la Contraloría General de la República de Cuba (CGRC), es la continuidad del Diagnóstico, que puede o no haber sido realizado por el mismo equipo de consultores.

Tareas claves del Proceso: Tareas cuya concentración en las competencias de una sola persona, podría permitir la realización o el ocultamiento de fraudes, errores, omisiones o cualquier tipo de irregularidades, y en consecuencia debilitar el sistema de control interno y el logro de los objetivos

El objetivo general que ocupa la expresión de estas experiencias en la prestación de los servicios relacionados con el control interno es dar solución a la problemática actual que presentan las diferentes instituciones gubernamentales en la comprensión del diseño lógico de los Sistemas de Control Interno.

Auxiliándonos de las definiciones anteriormente expuestas se les ofrece el servicio a los clientes, personalizando el detalle de cada estructura organizativa que se solicite Diagnosticar, Diseñar, Validar y Asesorar la comprensión de la legislación emitida por CGRC para los Sistemas de Control Interno.

Teniendo en cuenta que formular un problema consiste en decir, de manera explícita, claro, comprensible y operacional, cuál es la dificultad con la cual nos enfrentamos y que pretendemos resolver, limitando su campo y presentando sus características. De esta forma el objetivo de la formulación del problema de la investigación es volverlo individualizado, específico, inconfundible. (Rudio, 1980).

Al ejecutar los servicios respetando la definición anterior se puede decir según la práctica experimentada que estamos en frente de un problema de tipo Descriptivo, a nivel Institucional el cual se relaciona con la Fotografía de una situación de un objeto, Recurso, o las características de un grupo de individuos, visto desde el tema objeto de análisis el sistema de control interno, una vez diagnosticado, diseñado e implementado queda definido como una Fotografía Actualizada del control existente y futuro, sobre todo tipo de recursos entregado para materializar el objeto social aprobado, sustentado en el Autocontrol a cada Proceso, el cual permite evaluar todas las tareas a cumplimentar en el diseño de funciones por puesto de trabajo según estructura organizativa aprobada.

La consultoría empresarial para el cliente en este tema constituye la vía de actualización y rediseño del sistema de control interno, garantizando la mejora continua del mismo.

Desarrollo

Condiciones subjetivas y objetivas en el diseño del Sistema de Control Interno en una estructura organizativa

Los sistemas de control interno existen para garantizar la protección y conservación del patrimonio, eficiencia y eficacia de las operaciones, ordenamiento y regulación técnico productiva y jurídica, confiabilidad y oportunidad de la información.

Teniendo en cuenta las características del control interno referentes a su flexibilidad, integralidad y razonabilidad, es objetivo prever las medidas correctivas que minimicen las vulnerabilidades en un sistema de control interno.

Según las vivencias experimentadas en consultoría empresarial realizadas en la temática de análisis se concluyen como posibles causas y condiciones que distorsionan los Diseño de los Sistemas de Control Interno las siguientes:

No constar con un Diagnóstico del funcionamiento de las normas del Sistema de Control Interno.
Pérdida de valores éticos y Morales de directivos y funcionarios en la entidad.
No considerar todas las actividades inherentes a la gestión con la participación de la dirección y el resto del personal.
Que no exista un diseño de control interno en la entidad que armonice, implemente y autocontrol sistemáticamente de acuerdo a su estructura organizativa aprobada.
Violación del Objeto Social.
Violaciones en la realización y actualización de la acción contractual.
Ejecución de Costos y Gastos por los diferentes niveles de dirección que no estén contemplados en el Plan.
Falta de Conciliación oportuna de las Cuentas por Cobrar y por Pagar.
Inobservancia de los principios y las normas de control interno establecidas en la Resolución 60 -11 de la Contraloría General de la República de Cuba.
Exclusión en el diseño de control interno de los Organismos Superiores de la Supervisión y el Monitoreo de las dependencias, Procesos y Actividades, subordinadas.
Uso inadecuado de las formas de pagos establecidos en la contratación con los Suministradores por concepto de productos entregados y servicios recibidos.
Ausencia de Políticas de trabajo interna que prohíban la ejecución del presupuesto sin la solicitud a la dirección General, de la acción necesaria y la rendición de cuentas de la gestión administrativa por áreas de resultados.
No se gestionen adecuadamente la neutralización de las Brechas existentes en el diseño del Sistema Control Interno, según el análisis Costo-Beneficio del mismo como un Proceso Integrado de las operaciones.
Estados financieros no razonables que distorsionan la toma de decisiones a todos los niveles de dirección.
Incumplimiento del Reglamento disciplinario interno.
Deficiencias existentes en la Normación, Supervisión y Evaluación del Sistema de Control Interno, para su mejoramiento y perfeccionamiento continuo, atemperado a los requerimientos del desarrollo económico-administrativo del país.
Declarado No Efectivo en la entidad el Plan de Prevención de Riesgos. Anexo I de la Resolución 60-2011 de la Contraloría General de la República de Cuba.

Así mismo se consideran Fortalezas y debilidades del Sistema de Control Interno las que a continuación se detallan:

Fortalezas del Sistema de Control Interno

Hoy, prácticamente todo se encuentra normado, se han Establecidos normas y principios básicos de obligada observancia para quienes somos sujetos de acciones de Auditoría, supervisión o control.
Se cuenta con la Resolución 60/11 de la CGRC que constituye un modelo estándar del Sistema de Control Interno, que nos atribuye la facultad de Diseñar los Sistemas de Control Interno de acuerdo a las particularidades.

Debilidades más relevantes en los Sistemas de Control interno.

Grandes dificultades para la implementación de lo normado y los mecanismos para el control.
Se identifica falta de exigencia y de control de varios directivos, algunas veces con total conciencia.
Se observa falta de enfrentamiento ante las indisciplina dentro de los colectivos, con facilidad se convive con estos problemas.
En un elevado porcentaje de los cuadros, a distintos niveles, no se conoce en qué consisten y cómo se diseñan los mecanismos de control. No hay cultura del control.
Las medidas disciplinarias derivadas de los análisis realizados complejizan aún más los débiles sistemas de control interno.
No se ha cumplido con la fecha de implementada de la Resolución 60/11 de la CGRC del 31 de diciembre de 2011. Después de un año, aún no ha quedado implementada con el diseño adecuado en elevado número de organizaciones, según nuestras experiencias en la prestación de este servicio.
No existe claridad de los objetivos de control y la identificación de los riesgos, para elaborar el plan de prevención de riesgos. Este es un paso clave en el que participan e influyen todos.
No funcionan las Actividades de Control como una expresión práctica en los planes de trabajo mensuales y en los individuales, así como en aplicación de la guía de autocontrol y en auto inspecciones e inspecciones que tengan lugar, de forma planificada.
No hay hábito de ubicar en locales, niveles de acceso y mucho menos de exigirlo.
El plan de prevención no siempre contempla medidas concretas enfocadas a esto.
Las experiencias negativas derivadas del incumplimiento de las normas del SCI son la expresión de la ausencia de procedimientos.
Los planes de seguridad informática en ocasiones no existen o tienen deficiencias y en muchos lugares no conocen que debe estar integrado con el SCI establecido.

Experiencias prácticas en la prestación del servicio de Consultoría Empresarial en control interno

La comercialización de este servicio se realiza con un trabajo de intercambio con el personal involucrado en la primera visita, siempre garantizando que la máxima autoridad participe de este contacto, con el objetivo específico de orientar al cliente y elevar su cultura de control interno, y poder proyectar el tipo de servicio que están necesitando, dándole un sentido de pertenencia y un valor agregado al servicio que posteriormente entregaremos según corresponda.

Los sistemas de control interno correctamente diseñados están en correspondencia con sus particularidades, siendo este asunto el problema no resuelto en la actualidad, las incertidumbres, falta de previsión, e incumplimiento de lo legislado, son factores vitales para comprometernos con el cliente y organizar la situación que se nos presenta. En la etapa de Diagnóstico seguimos con mayor facilidad la situación del cliente por la claridad que nos ofrece la Resolución 60/11 de la CGRC, ya en materia de diseño e Implementación, se evidencia mayor necesidad de orientación metodologíca, iniciativas y creatividad de los consultores y entidades acreditadas en el país, la Agenda de diseño que mostramos a continuación sirve de guía para consolidar la totalidad de las normas del sistema de control interno en un solo documento, la misma se elabora con la participación activa de los trabajadores y el responsable máximo de cada Proceso y Actividad que representa

La Agenda del diseño que hacemos referencia consiste en:

1.- Declaración de la totalidad de los Procesos y Actividades que se ejecutan en una determinada Estructura Organizativa.

Se atiende en este particular las Subdivisiones del Control desde las normas del Componente, eI Ambiente de Control, y con mayor intención las referidas a estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad, y Políticas y prácticas en la gestión de recursos humanos, interactuando con el resto de las normas en el diseño de esta etapa.

Se realiza el Diseño individualizando cada proceso, para particularizar los controles internos indistintamente. Identificándose todas las áreas de responsabilidad existentes para la ejecución de sus actividades, es decir se diseñan los controles internos hasta llegar a nivel de operaciones. Proporcionando toda la autonomía necesaria al responsable del control interno del proceso para efectuar sus Acciones de Control.

Subdivisiones del Sistema de Control Interno.

edu.red

2.- Declaración de las tareas claves del Proceso.

Se efectúa la entrevista al responsable del proceso para conocer el flujo de la información existente y apreciar de conjunto riesgos a que pueda estar sujetos en la ejecución de sus Producciones o servicios, según convenga para determinas los objetivos del control en lo adelante.

3.- Observación de la Planificación, Objetivos y Planes de trabajo relacionados con el proceso.

Puntualmente interviene la observación de la normas planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual, en este contexto se utiliza la Instrucción Número 1 del Presidente del Consejo de Estados y ministros, se asesora el cliente para su comprensión, además de gestionar en esta etapa la vinculación con otros servicios de Consultoría Empresarial en los temas de Estrategias y Cuadro de Mando Integral, si el cliente ya cuenta con ellos solo se valida su actualización y se toma la información para realizar el Diseño de su Sistema de Control Interno.

4.- Contexto y presentación general del Proceso por departamento.

Se realiza entrevista al área de Recursos Humanos, para detallar el personal autorizado a ejecutar en cada proceso según plantilla aprobada y cubierta, y las funciones de los puesto de trabajo, por Resolución probatoria, una vez presentado el departamento se evalúan las funciones de cada puesto de trabajo y se precisan las limitaciones que posee la plantilla aprobada para el diseño del control interno. Evaluando puntualmente la norma estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad.

Se utilizará para el cumplimiento de esta etapa los controles internos que son necesarios incluir o no según el comportamiento real de la plantilla que se utiliza.

5.- Procesos operativos por puestos.

Se efectúa el proceso de entrevista con la totalidad de los empleados, para asignarle su cuota de responsabilidad en el diseño de control interno de su departamento, se asesoran y se garantiza que se comprenda la necesidad de esta implementación y su papel para el logro de este objetivo. Se firma Acta de reconocimiento en dicha etapa.

6.- Condiciones generales para la prestación del servicio.

Es el acto de evaluación de la idoneidad de los ejecutores del proceso, determinando sus Capacidades y Aptitudes, con el visto bueno del Jefe inmediato superior de ser necesario con una comisión creada para tales efectos.

Además se analiza la situación que presenta la institución desde el criterio de Costo – Beneficio para asegurar el funcionamiento del Sistema de Control Interno.

7.- Control de gestión, interrelacionada con los subprocesos y actividades.

Se trabaja con la totalidad de los Manuales de Normas y Procedimiento, valorando todas las Actividades de Control que se necesitan realizar y no se encuentran descritas y aprobadas en los procedimientos, en esta etapa se asignan los indicadores que miden la gestión en los procesos.

8.-Adaptación a la institución objeto de Diseño.

Se rediseñan las políticas de trabajo por escrito y se aprueban, siempre que no este contemplado en la legislación vigente.

9.-Plan operativo.

Confección de una carta de trabajo abreviada sujeta al Autocontrol diario.

10.- Evaluación y seguimiento de los Sistemas Operativos. Metodología Resolución 60/2011 de la CGRC.

Se observan la totalidad de los Riesgos de cada Proceso, Actividades y Operaciones, consolidando la información para la elaboración del Plan de Prevención de Riesgos Relevantes, los cuales son evaluados por el Comité de Prevención y Control y dado su parecer a la máxima autoridad en el Control Interno.

Se crean las guías de Autocontrol detalladas a cada proceso donde se recoja la evaluación de todas las áreas de resultados, garantizando que pueda certificarse por las entidades acreditadas, el Sistema de Control Interno que se ha diseñado.

11.-Anexos.

Son todos los documentos con la información soporte del Sistema de Control Interno, en la ejecución de los Procesos, Actividades y Operaciones, pueden estar elaborados y reflejados en los Manuales propios, o pueden ser objeto de diseño en esta etapa de la Agenda de Servicio.

12.- Niveles de por la responsabilidad entregada en el funcionamiento del Sistema de Control Interno.

Etapa en que el Responsable de los procesos acepta el diseño como Elaborado por: y se compromete a garantizar su funcionamiento.

Se le asigna la función de Revisado por: al Subdirector General o al Subdirector Económico, según la Estructura objeto de análisis.

Se le asigna la función de Aprobado por: al Director General máxima autoridad en la Estructura objeto de análisis

13.- Fecha de Elaboración o Actualización del diseño del Sistema de Control Interno.

La Supervisión y el Monitoreo del SCI, es el componente funcional del sistema, los cuatro anteriores son de diseño, según COSO, y su implementación conlleva monitorear el funcionamiento correcto del resto de los componentes, es de esa forma que se evalúa el SCI, a través de indicadores que sustentan la validación de la efectividad del sistema.

Conclusiones

La Planeación estratégica de las organizaciones, facilita el cumplimiento de las normas que rigen el Componente I Ambiente de Control.
Que exista administración de los Riesgos en sentido general, para facilitar el Cumplimento de las normas que rigen Componente II Gestión y Prevención de Riesgos.
Considerar los Manuales y procedimientos internos para el desarrollo de todos sus procesos, actividades y operaciones, facilitando el Cumplimento de las normas que rigen Componente III Actividades de Control.
Evaluar el flujo de información y rediseñarlo en función de la interacción de la información, con eficacia y eficiencia en la totalidad del la estructura organizativa aprobada, facilitando el Cumplimento de las normas que rigen Componente IV Información y Comunicación.
Las Guías de Autocontrol adecuadas al Diseño y aprobada por la máxima autoridad de la organización permiten medir la eficacia del sistema de control interno, con el monitoreo y la supervisón del Comité de Prevención y Control, para utilizar sus indicaciones en la toma de decisiones de los Consejos de Dirección, facilitando el Cumplimento de las normas que rigen Componente V Supervisión y Monitoreo.

Bibliografía consultada

Ley 107 de la Asamblea Nacional del Poder Popular (ANPP).

Resolución No. 60/11 de la Contraloría General de la República de Cuba (CGRC) .

Lineamientos de la Política económica y social del Partido y la Revolución aprobados en el VI Congreso del PCC.

Guía de Autocontrol General al Sistema de Control Interno de la CGRC. 2012.

Indicaciones de las comprobaciones Nacional al Control Interno. 2010-2012.

Manuales de procedimientos de control interno de variados Ministerios utilizados en la prestación del servicio. (MINTUR 2012, de diferentes cadenas hoteleras)

Los nuevos enfoques del control interno (Informe COSO), Coopers & Lybrand e Instituto de Auditores Internos de España, 1997. Ediciones Díaz de Santos, S.A., Madrid, España.

Informe COSO Tomo – I y Tomo – II. COMITÉ OF SPONSORING ORGANIZATIONS (USA/92).

Marco Integrado para el Control Interno de Latinoamérica (MICIL) Septiembre 2004.

Procedimientos de trabajo de Conas para los servicios de Consultoría Empresarial, 2012.

Datos del Autor

Nombre: Miladys González Rios.

Edad: 47 años

Estudio Realizado: Licenciada en Economía

Centro de expedición: Universidad de Pinar del Río

Fecha de expedición: Julio 1988

Licenciada en Economía, con diplomado en Logística Empresarial, estudios de post grados en Auditoría al sistema empresarial y Auditoria Bancaria con KPMJ Panamá, Contabilidad de Sociedades Mercantiles, Costes, Análisis financieros, Control interno, Calidad, Presupuestos, entre otros afines a desarrollo laboral. Categorizada como Profesor Instructor de de la Universidad de Matanzas.

Con 25 años de experiencia ininterrumpida en la actividad Económica, ejerciendo como contadora, Auditora, Auditor Adjunto, Consultora, vinculada con la docencia, con experiencias en creación y fusión de empresas, así como en la garantía de su adecuado funcionamiento. Posee más de 10 años de experiencia como consultor destacándose en las temáticas de asesorías contables financieras, al control interno validado por las normas cubanas e internacionales en el tema, Planeación Estratégica, Herramientas económico-financieras para toma de decisiones, lógica y Gestión empresarial. Se ha distinguido por prestar un servicio profesional en estas temáticas a diversas empresas pertenecientes al sector del turismo en Cuba, y en otros sectores como MINCEX, MIMBAS, MICONS, CIMEX. Actualmente ofrece servicios de asesoría al control Interno, Diseño de la Estrategia Empresarial de las Organizaciones y Asesoría Económica Financiera .

Categoría: Contabilidad – Auditoría

Autor

Miladys González Rios