Antecedentes
El Ing. William Delgado Aguilar diseñó y propuso un Sistema de Administración Documental de Archivos Informatizado en el año 1997, dicha propuesta recibe el nombre de "Hacia un Sistema de Administración Documental de Archivos Informatizado (SADAI)".
Resumen de la propuesta
Esta propuesta se elaboró con base en un estudio realizado por el Archivo Central del AyA con el propósito de explorar y describir las condiciones del sistema de archivos de esta Institución.
Expone las características del sistema de información que se diseñó ( en una fase experimental) con el objetivo de sistematizar la información con la que se espera poder determinar cual es el modelo existente y elaborar el Plan de Clasificación y la Tabla de plazos de Conservación Institucional.
Como investigación de campo incluyó la elaboración de un instrumento de observación, la exploración in situ y la sistematización de los datos recopilados.
Como desarrollo experimental, si bien es parte del proceso de desarrollo tecnológico y administrativo del AyA, también es el componente fundamental de una estrategia para lograr que el recién creado Archivo Central, pese a sus limitaciones, lograra la investidura necesaria para regular el sistema de archivos institucional, investidura que le vendría dada por su conocimiento integral y científico de la realidad archivística de la institución y por su capacidad para analizar e interpretar esta realidad.
Planteamiento del problema
La problemática se resume en la pregunta siguiente:
¿Cómo lograr administrar el sistema de archivos de AyA?
Se identificaron todos los archivos que forman parte del Sistema, los responsables de estos archivos, los documentos que AyA produce o recibe así como sus características, propósitos, utilidad y valor.
Con base en lo anterior se inició un plan piloto, para el que fue necesario recurrir al uso de tecnología de procesamiento automático de la información, recurriendo a la programación, ya que en el mercado de software no se encontró un producto apropiado para el caso. Se desarrollo y "alimentó" una base de datos con los resultados de la exploración.
Situación general:
No existe unificación de criterios
No hay un sistema integral para uso y manejo de los documentos e información.
No se cumple con la Ley
No hay buen uso de la información
Archivo institucional
A partir del estudio realizado por el Ing. William Delgado, se implementó en el AyA un Archivo Institucional que depende actualmente de la Dirección de Servicios Generales, tiene rango de unidad.
A su vez el Archivo Institucional tiene a su cargo los Archivos de Gestión de las direcciones en la Llacuna y los Archivos Centrales en las Direcciones Regionales. Los últimos funcionan como un ente representante del Archivo Institucional para los Archivos de Gestión de las Oficinas Cantonales.
Actualmente el Archivo Institucional trabaja sin un sistema de información ya que toda la base de datos y el sistema que se desarrollo e implementó (SADAI), fue desechado durante un cambio de administración.
La institución a tenido la colaboración de la Dirección General del Archivo Nacional, en actividades que nos han permitido desarrollar las labores archivística que se llevan a cabo en la Institución.
El AyA cuenta aproximadamente con 578 archivos de gestión en las diferentes dependencias.
Existe un Archivo Central en la Región Brunca a cargo de la Sra. Gabriela Jiménez y uno en la Región Pacífico Central a cargo de la Sra. Grace Solórzano.
impresora b / n
2 teléfonos
2 escritorios
1 mesa para computadora
12 Archivos metálicos
1 máquina de escribir eléctrica
2 sillas rodantes
2 sillas estáticas
1 mesa grande de trabajo
1 "carretilla" para transporte de cajas
1 escalera
El Archivo institucional se encuentran regido por la Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. Además del Reglamento de Archivo Institucional.
Es importante que el AyA implemente nuevas tecnologías para agilizar esta administración de la documentación e información para así poder brindar un excelente servicio al cliente interno y externo.
Correspondencia y Mensajería
Desde que se estableció el Área de Correspondencia y Mensajería en la planta baja de la Llacuna hace cerca de 7 años, se logró integrar los esfuerzos en un lugar específico y accesible al público para entregar y retirar documentación sin tener que entrar al edificio, consiguiéndose uno de los objetivos de disminuir el acceso masivo de personas dentro del mismo y manteniendo el buen servicio.
Desde entonces y hasta la fecha, el servicio brindado ha sido eficiente pese a las limitaciones presupuestarias, recargada por el creciente volumen de trabajo año a año, falta de personal, vehículos, racionamiento en la adquisición de materiales, etc.
Pero hemos llegado a un punto en que es imperativo modernizar y automatizar la Correspondencia institucional, dándole la amplitud e importancia requerida, pues ya no es una pequeña área u oficina, ha crecido, por lo cual tiene características de Departamento y por ende se le debe dotar de lo que requiere para poder hacer frente a los retos futuros.
madera.
40.000 documentos mensuales
Biblioteca
La Biblioteca del AyA tiene como finalidad primordial brindar información especializada en Ingeniería Sanitaria y Ciencias del Ambiente. Considera además otras disciplinas; Administración, Derecho, Informática, Economía, Colección de Leyes decretos, documentos Materiales de referencia.
La colección bibliográfica esta conformada aproximadamente por ocho mil documentos, entre libros, folletos, memorias, revistas, diccionarios, enciclopedias, leyes, decretos, documentos, manuales, etc.
La Biblioteca depende de la Dirección de Servicios Generales y ésta a su vez de la Gerencia.
Recursos Bibliográficos: El 80% son documentos, son los materiales producidos por profesionales, técnicos de la Institución y estudios realizados por Empresas Consultoras, seguido los materiales de la colección general (libros de administración, derecho e informática) y el material de referencia (diccionario, enciclopedias, atlas, gacetas, cassettes, CD’s).
Todas las actividades se realizan en forma manual, utilizando métodos tradicionales con catálogos y ficheros, esto no permite prestar un servicio acorde con las necesidades de los usuarios dado que éstos se desenvuelven en un mundo, donde predominan los avances tecnológicos, lo que provoca una inconsistencia letal para la química entre el usuario actual y la biblioteca.
Existe gran cantidad de documentos de diferentes áreas que no tienen el procesamiento técnico (registro, inscripción marbeteo, descripción, indización y juegos de fichas bibliográficas). De igual forma las tesis de grado en el ámbito universitario ya que no se cuenta con listados por materia, título y autor.
problemas de ventilación, ruido y seguridad.
instituciones.
2 microcomputadoras DTK
1 impresora láser
1 impresora de carro ancho
1 máquina de escribir eléctrica
2 teléfonos de escritorio
1 mesa para estudio
4 estantes de madera
2 escritorios y sus respectivas sillas
2 archivos
2 ficheros
1 exhibidor de revistas
Planoteca
Al crearse en 1961 el servicio de Acueductos y Alcantarillado, el Ministerio de Salud, Ministerio de Obras públicas y Transportes y diversas municipalidades, traspasaron a la Institución todos los planos de los acuerdos y alcantarillados que por Ley el SNAA operaría en adelante.
La Dirección de Estudios y proyectos por más de 30 años ha tenido en custodia estos planos, así como los planos de todos los proyectos que se han diseñado al día de hoy.
Existen cerca de 16500 planos, todos están clasificados por proyectos y éstos ordenados por el índice geográfico, además de esta clasificación se puede hallar de tres tipos de planos y son:
Planos Históricos
Planos Vigentes
Planos Finales
Ministerios de Salud, Obras Públicas y Transportes y de diversas municipalidades así como diseño de A y A con más de 35 años muchos construidos y ya superaron la vida útil o perdieron vigencia por haberse construido otros más modernos.
Estos planos históricos se pueden pensar en trasladarlos al Archivo Nacional.
construcción o en búsqueda de financiamiento.
clientes que son:
- clientes internos a la Dirección Estudios y Proyectos.
- Clientes externos a la Dirección pero pertenecientes a AyA.
- Clientes externos a la Institución.
Clientes interno a la Dirección Estudios y Proyectos pero pertenecientes a AyA.
A estos funcionarios se les facilitan los planos para que los consulten sólo dentro de la dirección se requieren copias, estas se le suministran.
Cliente externo de Otras Instituciones.
Estos clientes que generalmente son profesionales, profesores y estudiantes, se le facilitan los planos para consulta sólo en la Dirección, si requieren copias se les suministra previo pago de las mismas.
La planoteca es atendida por un solo funcionario, él que es responsable de la custodia de los planos así como de su acomodo y de atender a los clientes en su ausencia la dirección asigna temporalmente a otro funcionario.
Publicaciones
En la actualidad, Publicaciones sigue prestando los servicios de copiado de planos, encuadernación rústica, y fotocopiado en blanco y negro así como en color. Además, se brindan los servicios de impresión offset, de acuerdo con la capacidad instalada, pero casi en un 85%, estos materiales se utilizan en las campañas de divulgación que promueve la Administración Superior, para la atención de sus programas de trabajo.
Por falta de personal, se recurre a menudo a contratar estos servicios con impresores del mercado nacional. En cuanto a la prestación de servicios de pre-prensa, estos se contratan, así como la mayoría de los empastes en fino.
Personal
Funcionario | Puesto |
Gonzalo González H | Profesional 3 |
José Eduardo Díaz Rivera | Jefe Impresos 3 |
Nubia Quirós Fallas | Secretaria 1 |
Jorge Vargas Salazar | Trabajador, Imprenta, Litografía 4 |
Luis Quesada Chacón | Trabajador, Imprenta, Litografía 3 |
Pablo Fonseca Molina | Asistente Procesos Comerciales ¿?. |
Jorge Ramírez Portuguez | Asistente Topografía |
Miguel Murillo Méndez | Trabajador, Imprenta Litografía 3 |
Luis Emilio Chaves | Auxiliar Fontanería |
Gerardo Aguirre Artavia | Trabajador Imprenta Litografía 3 |
Marcos Araya Arce | Trabajador Imprenta Litografía 3 |
Jorge Cubero Cervantes | Trabajador Imprenta Litografía 2 |
costo de ¢1.752.417.50, que incluye papel y gastos de operación, (2.90 por copia) según el cuadro adjunto. En la Imprenta se mantiene un consumo promedio de 45.000 fotocopias por mes, con un costo de ¢315.000.00 (¢7.00 c.u.) ya que los equipos son propios. Los datos incluyen el fotocopiado de la Región Metropolitana y la Sede.
Problemática actual según el anterior diagnóstico de las áreas.
Según la información obtenida en el anterior diagnóstico de las diferentes áreas involucradas, la gran cantidad de documentación e información que se genera en el AyA hace sumamente difícil el manejo de la misma, son muchas las personas que tienen archivos de gestión y mucha la documentación que se encuentra esparcida, la documentación importante y sustanciosa se encuentra acaparada por diferentes dependencias que se "apoderan" de la información sin tomar en cuenta que la documentación no es suya sino de la institución y que en diferentes momentos y actividades esta documentación puede representar la base legal o técnica para un dicho proceso o actividad.
Hay una tendencia natural y muy comprensible en los seres humanos, que los lleva a duplicar y custodiar por si mismos los documentos. Tendencia que se acrecienta día con día y se origina en la impresión de que nadie es capaz de garantizar que otra persona le facilitará un documento en el momento y circunstancia precisa en que lo necesite.
El miedo a la perdida o alteración de un documento es el causante de que muchas instituciones no puedan construir un sistema de archivos lógico, racional, eficiente y con suficiente respaldo como para que la calidad del los servicios de custodia y recuperación de documentos alcanzando altos niveles de calidad y productividad.
Nadie está en capacidad de custodiar por si mismo, volúmenes de documentos tan grandes como los que se producen en una institución de la magnitud de AyA. Lo que salta a la vista es que existe una gran cantidad de documentos de distinta naturaleza, formato, contenido, propósito, uso, valor; por los que alguno o algunos deben responder ante otros por ejemplo: esos papeles, cintas, videos, discos y circuitos, etc.
La documentación que ingresa a la Institución no tiene un seguimiento adecuado y se pierde en el camino, no existe una normalización sobre el envío de la documentación a otras instancias externas al AyA y no hay formatos establecidos para los diferente tipos documentales que se producen en las diferentes dependencias.
La biblioteca que más bien es un Centro de Documentación no tiene una colección actualizada del quehacer institucional y aunque muchos son los esfuerzos no se cuenta con la tecnología de búsqueda de información que debería ofrecer a los clientes, los gastos en papel, fotocopias y tintas son muy altos y aunque se a tratado de reducir costos estableciendo algunas normas en cuanto a fotocopiado e impresión, lo que a veces limita cubrir las necesidades de las diferentes dependencias de la institución.
Es bien sabido que la Institución no cuenta con recursos económicos, tecnológicos y humanos, y por esto es que hacemos esta propuesta que no debe verse como un gasto sino como una inversión que en un futuro representará un ahorro muy significativo en tiempo y recursos así como la única solución a muchos problemas de los que enfrenta la Institución.
Propuesta
La institución ha acumulado un caudal de conocimientos en el transcurso de su creación, su permanencia y trasmisión, entre las diversas etapas y dentro de cada una de ellas, ha contribuido a acelerar en forma exponencial el desarrollo tecnológico y el propio desarrollo del país.
Ello conlleva a que el AyA como institución pilar en la economía y desarrollo del país en el campo de los acueductos y alcantarillados, fije sus horizontes en el campo de gestión del conocimiento.
De acuerdo con lo que se menciona anteriormente se establece la necesidad y obligación de mantener la documentación, información y conocimiento institucional debidamente administrada y organizada, es por esto que a continuación se presenta una propuesta para la creación de un Centro de Gestión de Documentación e Información (GEDI-AyA) y sus áreas funcionales describiendo la naturaleza funcional de las mismas, con el propósito de hacer más eficaz y eficiente la gestión del AyA volviendo más oportuna la toma de decisiones en el espacio y en el tiempo y brindando un servicio al cliente dentro de los estándares de calidad recomendados para una institución como el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
Para la elaboración de esta propuesta se trabajó en equipo con los encargados de la áreas funcionales involucradas: Archivo Institucional, Biblioteca (Centro de documentación), Correspondencia y Mensajería (Centro de Recibo, Distribución y Seguimiento de Asuntos), Publicaciones, Planoteca, etc.
Esta propuesta trata de responder de manera óptima a la petición planteada por la Gerencia General ante la Dirección de Planificación (ver anexo 1).
Es de suma importancia la descripción funcional para el GEDI y sus áreas funcionales, considerándose conveniente que esta dependencia esté adscrita a la Gerencia General, para que tenga el estatus de autoridad funcional sobre la mayoría de los centros de gestión existentes.
Realizando lo estipulado en el párrafo anterior, la Dirección de planificación quedará como un facilitador para que el proyecto siga su cause normal sin tener que ejecutar funciones que competen a otra dependencia.
El crear el Centro de Gestión de Documentación e Información y sus áreas funcionales para el AyA, es un marco jurídico que faculta y obliga a la Institución a cumplir con el espíritu del mandato normativo existente. De ahí que al realizar esta creación la Institución se pondrá a derecho con este requerimiento jurídico.
Sin duda alguna las áreas funcionales requieren ser aprobadas por la Gerencia General y posteriormente ser legitimizadas por la Junta Directiva, con el fin de legalizar las competencias y funciones que faculta la designación del GEDI, con lo que la Oficina de Organización dará forma y ajustará la estructura orgánica que será aprobada por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN)
Con la creación del GEDI-AyA y sus áreas, se persigue como fin alinear a la Institución a las nuevas exigencias que demanda el entorno nacional e internacional dentro del mundo empresarial dedicado a los bienes y servicios que tienen que ver con acueductos y alcantarillado sanitario, con una óptima gestión documental e información.
Debe enfatizarse que no puede se de otra manera, hoy la globalización, la apertura de mercados, el avance tecnológico, los tratados de libre comercio, así como un mercado de clientes más exigentes, obligan a AyA a un mejoramiento continuo, con el objetivo de subsistir en un mercado cada vez más competitivo. Competencia que exige a AyA una optimización de su gestión administrativa, técnica e informativa, con el fin de alcanzar calidad en los servicios que demandan sus clientes.
La creación de un Centro de Gestión de Documentación e Información del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados GEDI-AyA, requiere de un consenso Institucional y compromiso de quienes estarán al frente del GEDI-AyA.
Lo anterior implica que las máximas autoridades, desde la Junta Directiva y Gerencia General brinden su apoyo irrestricto a la creación de una dependencia que abrigue las áreas funcionales del GEDI.
- Centro de Documentación Institucional, CEDAyA (Biblioteca).
- Centro de Recibo y Distribución de Correspondencia, CEREDICSA (Mensajería y Correspondencia).
- Archivo Institucional, contempla, Archivos Centralizados de Gestión y Archivos de Gestión).
- Publicaciones
- Planoteca, mapoteca.
Para todo esto la Institución está facultada por un mandato legal que es la Ley 7202 y su reglamento, la Ley 8292 sobre Control Interno y la Ley 8292 para la protección del ciudadano del exceso de trámites y requisitos administrativos.
Aparte de esto la Institución se verá ampliamente recompensada por las bondades que involucra la creación de esta dependencia. Por ejemplo, la valoración y la gran importancia del archivo Institucional con una basta gama de documentación de valor incalculable. La correspondencia y Mensajería, con respeto a la gran cantidad de documentación que se recibe y entrega a lo interno y eterno de la Institución, "aproximadamente 40,000 documentos por mes". LA Biblioteca, con el ordenamiento de toda la bibliografía necesaria para satisfacer los requerimientos de los clientes internos y externos. impresos con la normalización, estandarización y definición de las políticas requerida para el control de lo que debe producirse y reproducirse en la Institución.
La creación del GEDI-AyA, representará un ahorro muy significativo para la Institución, ya que propicia al buen aprovechamiento del tiempo en actividades como la entrega de correspondencia tanto interna como externa permitiendo un mejor servicio al cliente, al igual que en el Centro de Documentación (Biblioteca), sonde los usuarios contarán con un sistema avanzado de búsqueda y localización de la información más actualizada en los diferentes temas.
Representará además un ahorro de recursos, al controlarse muy de cerca el gasto de papelería, fotocopias, tintas, impresiones, etc.
Propicia la reducción de problemas de espacio en el nuevo edificio.
Además con esto, se tendrá un sistema de información que brinde el soporte oportuno para la toma de decisiones.
El desarrollo y creación de esta dependencia, la institución no solamente podrá contar con una gestión óptima de la documentación e información, en cualquier forma que se de, sea, electrónica, física, etc. Sino que también da paso al desarrollo de las competencias o a lo interno del AyA a la vez estará al nivel de otras instituciones en su avance en el campo de información y el uso eficiente.
También figuran como ventajas de desarrollar y facultar a esta dependencia:
Flujo de información igual que otras instituciones.
Servicio al cliente interno y externo, optimizando el uso de la cibernética.
Lograr la normalización de los formatos de los documentos emitidos por las diversas oficinas y dependencias en todo el país.
Ahorro por un adecuado control de fotocopiado, con cuyo ahorro podrá satisfacerse otra necesidad.
Flujo de información por red, lo cual agilizará la toma de decisiones y sobre todo control centralizado y gestión desconcentrada.
Ahorro en trasiego documental, físico, franquicia postal, encomiendas, etc.
*Aprovechamiento de los desechos de papel y cartón, (Consultar si es legal donar o vender el papel o cartón destruido para reciclaje).
Desde luego que sabemos que es casi imposible hacer todo de una sola vez, pero si se programa por etapas, la creación de esta dependencia, traerá grandes beneficios a la Institución.
En el caso de Acueductos y Alcantarillados se puede comenzar implementando un plan piloto de normalización, con la Junta Directiva y la Asesoría Legal.
Además se podría trabajar conjuntamente un plan piloto para reforzar los archivos centrales de la Región Brunca y la Región Pacífico Central
El presupuesto para el GEDI- AyA resultaría de un traspaso de las partidas asignadas a Servicios Generales pertinentes al Archivo Institucional, Biblioteca, Correspondencia y Mensajería así como al área de Publicaciones.
Organigrama Funcional
Falta adjuntar organigrama que incluya a los GEDI Regionales
Es recomendable la aprobación de la creación de esta dependencia inmediatamente, para empezar a realizar la gestión desde la misma, en virtud de que la Dirección de Planificación no esta en capacidad para disponer a tiempo completo en las labores que deben desarrollarse desde ya. Más bien Planificación es y será un facilitador para que esto se siga desarrollando, pero a través de una dependencia que este a tiempo completo en el Proyecto.
El equipo de trabajo ha discutido sobre el particular y el consenso es que debe haber una dependencia que este al frente del Proyecto. En este punto es fundamental tomar como punto de referencia lo acontecido en él ICE, donde se da un acuerdo de la Junta Directiva para que se cree la dependencia, y es a partir de ahí donde se gesta todo lo que a la fecha tienen.
internet desde cualquier lugar.
Organización
Crecer día con día, para llegar a ser una fuente de apoyo y expansión de conocimientos, creando valores que propicien el desarrollo consistente de sus clientes internos y externos, tanto humano como intelectual. Guiada por la honestidad, discreción y justicia generando una imagen de respeto y confianza.
Ofrecer a los trabajadores del AyA, las herramientas que puedan aplicar en su desempeño laboral, así como fomentar en cada una de las actividades nuestra filosofía y valores para asegurar una relación permanente y trabajo en conjunto con todos y cada uno de los usuarios del Sistema de Información Administrado, tanto con personal técnico, como con nuestras autoridades superiores, demás profesionales de nuestra institución y medio ambiente, obteniendo de esta manera un crecimiento empresarial, personal y competitivo para todos.
Normalizar, supervisar y controlar a nivel institucional, el uso de la información y generación del conocimiento organizacional, para dar mayor aprovechamiento a los datos, los sistemas, los documentos e información para la toma de decisiones.
Objetivos específicos
- Identificar, normalizar y controlar la documentación e información que se geste en el AyA, como un movimiento interactivo que permita a los trabajadores el intercambio de ideas y conocimientos, mejorando la toma de decisiones.
- Crear una plataforma de información que brinde apoyo a todos los usuarios que requiera del soporte de sistemas de información y documentación.
- Organizar actividades o eventos (talleres), que permitan que el trabajador conocer más del uso y manejo de los sistemas de información y documentación para que adquiera nuevas habilidades con esta herramienta.
- Establecer normas sobre producción y reproducción de documentos impresos optimizando los recursos.
- Normalizar y agilizar la labor de recepción y entrega de documentos brindando un excelente servicio al cliente
Funciones
– Aprovechar el uso de la tecnología para optimizar e integrar los flujos de información a nivel institucional.
– Responder eficientemente a las necesidades y retos constantes, debido al constante crecimiento institucional
– Aprovechar la información que se genera para facilitar la toma de decisiones.
– Estandarizar los formatos de los documentos oficiales que generen las diversas oficinas institucionales.
– Cumplir con lo establecido en las Leyes 7202 y su Reglamento, 8292 de Control Interno y la 8220 sobre protección al ciudadano del exceso de trámites y requisitos administrativos.
Relación funcional
Por las características de su razón de ser, GEDI-AYA se relaciona con todas y cada una de las dependencias institucionales mediante el trasiego de documentos e intercambio de información variada, pero también con el público en general que busque información histórica y documental.
Dependen directamente del Centro de Gestión de Documentación e Información (GEDI-AyA), las áreas funcionales de Archivo Institucional, Centro de Documentación, Correspondencia y Mensajería, Impresos y GEDI – Regionales.
Archivo Institucional
Administrar y custodiar de manera eficiente el acervo documental de la Institución, cumpliendo lo estipulado en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivo y su Reglamento y acatando las leyes 8292 y 8220.
Implementar un sistema integral que permita hacer más eficiente la gestión de la documentación e información institucional, utilizando herramientas tecnológicas que permitan realizar consultas de información veráz, de una manera ágil y oportuna, brindando así un excelente servicio al cliente.
Implementar, supervisar y controlar todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de la política para el funcionamiento de los Archivos de Gestión y el acatamiento de las Leyes 7202 y su reglamento, 8292 y 8220.
– Normalizar, reunir, seleccionar, describir, ordenar y conservar la producción documental del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, para suministrar a los usuarios en forma oportuna, el patrimonio documental.
- Elaborar y establecer tablas de plazos de conservación de documentos, en coordinación con la Comisión Institucional de Selección y Eliminación.
- Generar en la Institución una cultura de normalización para la administración documental.
- Velar por el cumplimiento de los objetivos del Archivo Institucional a nivel nacional.
- Coordinar con cada uno de los archivos centralizados de gestión, a fin de garantizar la organización técnica de la prearchivalía y salvaguardar el patrimonio documental del AYA.
- Cumplir con los artículos 59 al 65 del Reglamento de la Ley No 7202 (ver anexo).
- Reunir la documentación generada en los archivos de gestión de la Institución, a través de la transferencia documental.
- Coordinar la centralización de la documentación de las diferentes dependencias que deberán enviar debidamente ordenada y organizada, de acuerdo a la Tabla de Plazos, acompañados con una Lista de Remisión de documentos.
- Establecer un calendario anual para transferencias, el cual será difundido a todas las dependencias del AYA en el mes de setiembre de cada año.
- Verificar que todos los documentos que ingresen al Área de Archivo Institucional, incluyan claramente en una Lista de Remisión, donde se indique la dependencia productora, nombre del documento, fecha, soportes, cantidad y otra información que se considere pertinente.
- Velar porque toda documentación de consulta restringida o confidencial que se remita para su custodia, sea debidamente identificada como tal por el archivo de gestión correspondiente.
- Velar porque las oficinas administrativas productoras custodien sus documentos de acuerdo a lo especificado en la Tabla de Plazos.
- Custodiar los documentos por el tiempo establecido en la Tabla de Plazos y transferir a la sección de Archivo Histórico aquella documentación que se debe conservar por tiempo indefinido.
- Facilitar la reproducción documental, manteniendo tanto en los Archivos de Gestión como en el Área de Archivo Institucional, no más de un ejemplar de cada documento preferiblemente el original o una copia del original, no fotostática.
- Coordinar conforme con los artículos No. 66 al No. 72 del Reglamento de la Ley No. 7202, para preservar el patrimonio documental del AYA (ver anexo).
- Preservar la documentación en soportes electrónicos, donde se realizarán respaldos de acuerdo a las necesidades y por profesionales del Área de Informática de Gestión de Documentación e Información, encargándose de coordinar con el Área de Archivo Institucional, todo cambio o actualización tecnológica en el ámbito de software o hardware que afecte la documentación custodiada.
- Coadyuvar para que la tecnología utilizada para salvaguardar, facilitar y conservar la información de los documentos en soportes informáticos garantice la seguridad y no permitir alteraciones o consultas de personas no autorizadas.
- Realizar respaldo de toda la documentación conservada en medios electrónicos en un lugar fuera del Área de Archivo y velar porque el lugar reúna las condiciones necesarias de acceso y seguridad a la información ante un caso de desastre, siguiendo las normas internacionales que sobre este particular se han dictado y lo establecido por la Ley 7202.
- Velar porque los documentos se clasifiquen de acuerdo a la estructura orgánica del AYA, en apego a los artículos No 79 y No 80 del Reglamento de la Ley 7202 (ver anexo).
- Cumplir con los artículos No 82 y No 83 del Reglamento de la Ley 7202 (ver anexos).
- Registrar en el Área de Archivo Institucional un índice descriptivo de sus fondos documentales.
- Coordinar para que en auxiliares descriptivos se consideren también las Listas de Remisión de Documentos, Tablas de Plazos de Conservación Documental, registro de entrada y salida del documento e inventarios de documentos históricos y administrativos.
- Controlar, autorizar y restringir el acceso a los fondos documentales bajo la responsabilidad del Área de Archivo, independientemente del soporte en que se encuentren.
- Facilitar consultas a usuarios internos, de los documentos necesarios que no tengan el carácter de confidenciales, para ello se considera cualquier medio permitido.
- Atender las Solicitudes por escrito en caso de requerir el documento original que se mantiene en custodia en el depósito.
- Atender las solicitudes de los usuarios externos que requieran consultar los documentos que se mantienen en custodia en el depósito documental y de información del Área GEDI.
- Acatar las disposiciones y directrices que emita la Administración Superior en cuanto al valor confidencial de la información y el conocimiento custodiado.
- Establecer y diseñar los controles y mecanismos de manejo de documentos, información y el conocimiento organizacional, que le permitan desarrollar un trabajo de calidad, haciendo uso de las herramientas estadísticas y tecnológica de punta para el mejoramiento continuo en términos de calidad , cantidad, tiempo y recursos en todo el AYA.
Centro de documentación
Ubicación en la estructura
Depende del Centro de Gestión de Documentación e información del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
Objetivo General
Brindar un servicio completo y actualizado a los usuarios internos y externos del Centro de Documentación.
Objetivos Específicos
Satisfacer las necesidades de información bibliográficas y documental que tienen los funcionarios de Acueductos y Alcantarillados y del público en general en los campos atinentes a los objetivos institucionales, así como en las áreas relacionadas con estos.
Establecer los sistemas técnicos y administrativos necesarios para el adecuado manejo del acervo bibliográfico Institucional.
Funciones:
Diagnosticar los requerimientos de información bibliográficos y documental de las unidades de la Institución.
Elaborar y actualizar perfiles de usuarios de información.
Formar el fondo bibliográfico y documental especializado en las áreas temáticas pertinentes a las actividades de la Institución.
Ejecutar el control bibliográfico de docuemntos oficiales y publicaciones internas.
Conservar y ejecutar el control bibliográfico de docuemntos oficiales y publicaciones internas.
Conservar y ejecutar el control de la documentación técnica interna referente a las actividades de la Institución.
Realizar la adquisición del material bibliográfico.
Realizar el registro, control, buen uso y conservación del material didáctico y bibliográfico de la Institución.
Préstamo a sala.
Préstamo a domicilio.
Préstamo anual de docuemntos.
Préstamo Interbibliotecario.
Búsqueda de Información a través de Internet.
Elaboración de búsquedas bibliográficas.
Orientación y asesoramiento de los usuarios.
Archivo Vertical
Búsqueda de información en otras instituciones a solicitud de los usuarios.
Dependencias directas
No tienen
Relaciones internas
Mantiene relaciones con todas las dependencias de la Institución.
Relaciones Externas
Mantiene relaciones con las bibliotecas públicas y privadas del país así como con usuarios externos.
Centro de recibo y distribución de Documentos
Ubicación en la estructura
Depende del Centro de Gestión de Documentación e Información del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
Objetivo General
Facilitar y agilizar el desarrollo de las actividades y procesos de las diferentes dependencias, y entes externos, mediante el recibo y distribución de la documentación.
Objetivos Específicos
Recibir y distribuir la documentación interna y externa que ingrese a la Institución de una manera ágil y oportuna.
Aprovechar al máximo los recursos tecnológicos para la agilización del servicio.
Funciones
Recibir, organizar, registrar y distribuir la correspondencia interna y externa del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
Dictar normas y políticas sobre la documentación que se recibe y se distribuye dentro y fuera de la Institución.
Dependencias directas
No tiene
Relaciones internas
Mantiene relaciones con todas las dependencias de la Institución.
Relaciones externas
Mantiene relaciones con Organismos públicos y privados dentro y fuera del país.
Publicaciones
Ubicación en la estructura
Depende del Centro de Gestión de Documentación e Información del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
Objetivo General
Ejecutar las actividades relacionadas con los servicios de publicación, impresión, reproducción del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
Funciones
Acatar las directrices y políticas que se emitan en materia de reproducción y publicación documental del AyA.
Producir y reproducir el material impreso que se necesita en la Institución.
Comunicar las normas y regulaciones sobre la producción y reproducción documental e información Institucional.
GEDIS Regionales
Ubicación en la estructura
Dependen directamente del Centro de Gestión de Documentación e información y funcionalmente de la oficina regional a la que pertenece.
Objetivo General
Lograr la satisfacción de las necesidades respecto a la gestión de la documentación e información en la región, basándose en los lineamientos establecidos en el GEDI Central, apoyados en la tecnología de punta y personal calificado.
Objetivos Específicos
Crear una adecuada cultura de la información dentro del personal GEDI y sus clientes.
Facilitar el acceso a la información y documentación, para aumentar la eficiencia en la toma de decisiones a nivel institucional.
Brindar de manera ágil y oportuna los diversos servicios de reproducción documental.
Funciones
Cumplir con la ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivo.
Velar por la custodia de los documentos que se generan en la región.
Elaborar las tablas de plazos en conjunto con los archivos de gestión de la región.
Programar las trasferencias documentales de la región mediante elaboración de cronogramas.
Administrar el trasiego de la documentación que se recibe mediante el recibo, registro y distribución de los documentos. La correspondencia que se envía mediante recepción, registro y envío.
Elaborar estadísticas de la documentación enviada y recibida para conocer cuales son las dependencias que tienen mayor volumen.
Controlar y brindar servicio de fotocopiado y empastado, así como dar mantenimientos preventivo a los equipos.
Ser enlace y facilitador para el préstamo y devolución de documentos.
Dependencias directas
Dependen directamente del GEDI regional, los archivos de gestión de la región.
Relaciones internas
Mantiene relaciones internas con todas las dependencias de las oficinas regionales y con la Cede Central.
Relaciones externas
No tiene
Archivos de Gestión
(Archivos de las diferentes dependencias de la Sede, de las Direcciones Regionales y de las Oficinas Cantonales).
Ubicación en la estructura
Depende directamente del Archivo Institucional y funcionalmente la dependencia a la que pertenece.
Objetivo General
Administrar el Área de Archivo de Gestión, para cumplir con la labor de la dependencia en que esté adscrita, a través de la planeación, control y planificación del trabajo, dentro de un marco establecido a través de los procedimientos y directrices que emita el Archivo Institucional.
Objetivos específicos:
Facilitar la gestión, enlazando con el GEDI, la asesoría que corresponde en materia de documentación e Información.
Coadyuvar para que la dependencia a la que está adjunta, cumpla con la normativa legal existente en materia de documentos e información.
Funciones:
Administrar, controlar y facilitar la documentación que permita el trámite de los asuntos en las oficinas y para facilitar la toma de decisiones.
Reunir, seleccionar, describir y ordenar la producción documental del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
Proteger el Archivo de Gestión.
Desarrollar la labor archivística.
Cumplir con lo establecido en la Ley del sistema Nacional de Archivos N° 7202, así como las Leyes sobre Simplificación de Trámites y Requisitos Administrativos y de Control interno.
Dependencias directas
No tiene
Relaciones internas
Mantiene relaciones con los demás Archivos de Gestión, el Archivo Institucional y el Centro de Gestión de Documentación e Información.
Relaciones externas
No tiene
Planoteca
Ubicación en la estructura
Depende del Centro de Gestión de Documentación e Información y funcionalmente del Archivo Institucional.
Objetivo General
Mantener los registros computarizados actualizados, velando por el control físico y electrónico de todos los planos que se originan en la Institución.
Funciones
Custodiar los planos de todos los proyectos que se han diseñado al día de hoy en la institución, así como aquellos que se han heredado de otras instituciones y ministerios públicos.
Hacer diferenciación de los planos originales y planos finales entregados por empresas constructoras.
Trasladar al Archivo Institucional los planos con carácter histórico y que hayan cumplido su vigencia administrativa.
Brindar servicio de préstamo a clientes externos con su respectiva autorización, internos de la Dirección de Estudios y Proyectos, Obras rurales y otras dependencias que los soliciten.
Clasificar los planos de acuerdo a las normas establecidas por el archivo institucional.
Digitalizar mediante el escaneo, los planos que ingresen a esta área.
Normalizar la custodia y manejo de los planos a nivel Institucional.
Asistir a las capacitaciones que imparte el Archivo Institucional.
Dependencias Directas
No tiene
Relaciones internas
Mantiene relaciones con las direcciones y regionales en todo el país.
Relaciones externas
Mantiene relaciones con el Colegio Profesional de Ingenieros y Arquitectos, Registro Público, Instituto Nacional de Viviendas y Urbanismo, y demás entes públicos y privados que regulan la materia de visado de planos.
COORDINADOR:
Desiderio Mora Bustos
APOYO DE COLABORADORES:
Arnoldo Dompe
Alexandra Vargas
Cristobalina Sánchez
Elvira Guevara
Juan Luis López
Miguel Cordero
Orlando Chinchilla
Gonzalo Gonzalez
SAN JOSÉ, 24 DE OCTUBRE 2003
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