- Perfil del Director y sus colaboradores
- Introducción
- Antecedentes
- Resumen de la propuesta
- Planteamiento del problema
- Archivo institucional
- Correspondencia y Mensajería
- Biblioteca
- Planoteca
- Publicaciones, (Impresos)
- Problemática actual
- Propuesta
- Organigrama Funcional
- Objetivos del proyecto Gedi-Aya
Presentación
Me es muy grato presentar ante la Gerencia General el documento final de lo que es nuestra recomendación para dotar al AyA de una dependencia sólida y capaz de guiar los pasos de la Institución en el desarrollo y la transferencia de información mediante el uso adecuado de la tecnología.
La gerencia de la información es un conjunto estructurado de actividades de trabajo que comprende la manera como las empresas e instituciones capturan, distribuyen y usan la información y el conocimiento. La administración de la información vista como un proceso puede parecer elemental; sin embargo, en la actualidad pocas organizaciones han adoptado un enfoque sistemático que les permita identificar cada uno de los pasos que comprende el proceso informativo empresarial.
Las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones están transformando todos los sectores de la sociedad. El desarrollo de nuevas aplicaciones, nuevos formatos, nuevos medios y, por ende, las nuevas concepciones de lo que es el documento, obligan a instituciones como la nuestra a hacer referencia a lo que es el campo de aplicación del documento electrónico y sus efectos legales, por su custodia física.
Es por ello que esta propuesta de creación de una dependencia con suficiente autoridad y especialización, busca armonizar la contradicción que todavía existe entre la cultura del papel y los avances tecnológicos: de un lado se debe permitir la más eficaz utilización de las tecnologías de la información y, del otro, tutelar adecuadamente la confianza de los funcionarios y la Institución en la autenticidad y seguridad de los documentos generados y transmitidos electrónicamente y su conservación final en los centros documentales, todo en función del cliente interno y externo y de los intereses institucionales.
La Gestión de Documentos e Información "GEDI" se propone como objetivo general formar gestores integrales de información, capaces de:
- Tratar la información y la documentación distribuida en la empresa como activos que hay que gestionar y recursos que hay que aprovechar.
- Dirigir el desarrollo de la política documental de la entidad, integrando en ella el concepto del documento electrónico, su manejo, conservación y circulación, y sus efectos legales.
- Participar activamente en la definición y diseño del sistema de información de la entidad que coordine y controle los flujos documentales y los registros de información necesarios para cumplir con los objetivos empresariales, de acuerdo con la estrategia Institucional.
Perfil del Director y sus colaboradores
El Especialista en Gestión de Documentación e información podrá desempeñarse en posiciones gerenciales, preferiblemente con grado profesional en administración, desempeñándose en las áreas administrativas o técnicas del AyA a nivel nacional o internacional cuando fuese necesario, estará relacionado directamente con la planificación, diseño, organización, administración y conservación documental. Para ello requerirá se le asigne técnicos o profesionales en bibliotecología, archivística, profesional con experiencia en servicio al cliente y un profesional en ingeniería industrial, para optimizar los volúmenes y costo de reproducción documental. Así mismo el equipo humano requiere un profesional con experiencia en contratación administrativa e ingenieros de sistemas.
Por lo anteriormente expuesto, será de gran importancia mantener en el Centro de información y Desarrollo a la Licda. Elvira Guevara y dotar a su área de tecnología de punta, haciendo que funcione en línea. Mantener en el Centro de Recibo y Distribución de Correspondencia al Lic. Arnoldo Dompe, para que guíe la plataforma de servicio requerida. Buscar una profesional en archivo o secretariado y responsabilizarla por el manejo y custodia de la documentación. Y en Publicaciones nombrar un Ingeniero Industrial, (en este caso podría ser el Ing. Juan Luis López), para controlar los volúmenes y costos de reproducción documental. Con esto queda por designar lo referente a la contratación administrativa y sistemas de información.
Lic. Desiderio Mora Bustos
Introducción
Desde tiempos inmemoriales, cuando el hombre empezó a utilizar la escritura como un medio para dejar grabadas circunstancias que de otra forma se perderían en el olvido o en la duda, el texto escrito ha venido a ocupar un lugar en la realización de todas sus tareas. El hombre primitivo nos ha dejado huella de sus impresiones sobre los animales que cazaba en las cuevas de Altamira en España. Los egipcios llevaban la contabilidad de sus cosechas en rollos de papiro. Los judíos del antiguo testamento recibieron sus leyes escritas en tablillas.
Los monjes de la edad media utilizaron el pergamino para reproducir las grandes producciones culturales escritas de la antigüedad. A los chinos debemos la difusión del papel y, desde la aparición de las nuevas tecnologías en pleno siglo XXl, lo mismo podemos grabar información en una cinta magnética, en un circuito electrónico o en un disco digital.
La información en una Institución conforma la base fundamental para salvaguardar evidencia de sus actividades, para facilitar la toma de decisiones y para administrar el conocimiento plasmado en múltiples presentaciones documentales, sin importar su tipo de soporte; con el entendido de que los documentos son material importante de conservar y organizar para cualquier empresa pública o privada.
Bajo este concepto, en el AyA existe documentación con valor científico, cultural, histórico y técnico administrativo que se ha cuidado con gran esmero y que se conservará por mucho tiempo, pero también existe mucha documentación de incalculable valor que se a perdido o degradado por la mala administración y la falta de conocimiento de las personas responsables y por la falta de recursos y herramientas para custodiar este patrimonio Institucional.
En este particular en el AyA, la documentación debe ser administrada y custodiada por una dependencia cuya principal función sea brindar una adecuada administración de la información y el conocimiento plasmado en los diferentes documentos que produce e integra la Institución, como parte de la gestión empresarial en todas sus dependencias, todo bajo el mandato legal según la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos promulgada el 24 de octubre de 1990 y cuyo Reglamento se publicó en la Gaceta del 7 de marzo de 1995, la Ley 8292 sobre Control Interno y la Ley 8220 de Protección al Ciudadano del Exceso de requisitos y trámites administrativos.
Dicha dependencia debe integrar todas aquellas áreas que tengan relación con la producción, recibo, distribución y préstamo de documentos e información.
Actualmente la tecnología nos brinda muchas herramientas que debemos aprovechar para cubrir día con día las necesidades institucionales, hacer más sencilla la toma de decisiones y agilizar los servicios que se brindan a los clientes internos y externos.
Además la institución puede recibir una serie de beneficios con la optimización de los recursos y evitando el desperdicio y el mal uso de los mismos aprovechando el dinero que se invierte en los mismos para otros fines como capacitación, incentivos para los funcionarios, etc.
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