La Auditoria informatica dentro de las etapas de Análisis de Sistemas Administrativos (página 2)

11. Metodología de Trabajo de Auditoría Informática

El método de trabajo del auditor pasa por las siguientes etapas:

• Alcance y Objetivos de la Auditoría Informática.
• Estudio inicial del entorno auditable.
• Determinación de los recursos necesarios para realizar la auditoría.
• Elaboración del plan y de los Programas de Trabajo.
• Actividades propiamente dichas de la auditoría.
• Confección y redacción del Informe Final.
• Redacción de la Carta de Introducción o Carta de Presentación del Informe final.

Alcance y Objetivos de la Auditoría Informática

El alcance de la auditoría expresa los límites de la misma. Debe existir un acuerdo muy preciso entre auditores y clientes sobre las funciones, las materias y las organizaciones a auditar.

A los efectos de acotar el trabajo, resulta muy beneficioso para ambas partes expresar las excepciones de alcance de la auditoría, es decir cuales materias, funciones u organizaciones no van a ser auditadas.

Tanto los alcances como las excepciones deben figurar al comienzo del Informe Final.

Las personas que realizan la auditoría han de conocer con la mayor exactitud posible los objetivos a los que su tarea debe llegar. Deben comprender los deseos y pretensiones del cliente, de forma que las metas fijadas puedan ser cumplidas.

Una vez definidos los objetivos (objetivos específicos), éstos se añadirán a los objetivos generales y comunes de a toda auditoría Informática: La operatividad de los Sistemas y los Controles Generales de Gestión Informática.

Estudio Inicial del entorno auditable

Para realizar dicho estudio ha de examinarse las funciones y actividades generales de la informática.

Para su realización el auditor debe conocer lo siguiente:

Organización

Para el equipo auditor, el conocimiento de quién ordena, quién diseña y quién ejecuta es fundamental. Para realizar esto en auditor deberá fijarse en:

1) Organigrama:

El organigrama expresa la estructura oficial de la organización a auditar.

Si se descubriera que existe un organigrama fáctico diferente al oficial, se pondrá de manifiesto tal circunstancia.

2) Departamentos:

Se entiende como departamento a los órganos que siguen inmediatamente a la Dirección. El equipo auditor describirá brevemente las funciones de cada uno de ellos.

3) Relaciones Jerárquicas y funcionales entre órganos de la Organización:

El equipo auditor verificará si se cumplen las relaciones funcionales y Jerárquicas previstas por el organigrama, o por el contrario detectará, por ejemplo, si algún empleado tiene dos jefes.

Las de Jerarquía implican la correspondiente subordinación. Las funcionales por el contrario, indican relaciones no estrictamente subordinables.

4) Flujos de Información:

Además de las corrientes verticales intradepartamentales, la estructura organizativa cualquiera que sea, produce corrientes de información horizontales y oblicuas extradepartamentales.

Los flujos de información entre los grupos de una organización son necesarios para su eficiente gestión, siempre y cuando tales corrientes no distorsionen el propio organigrama.

En ocasiones, las organizaciones crean espontáneamente canales alternativos de información, sin los cuales las funciones no podrían ejercerse con eficacia; estos canales alternativos se producen porque hay pequeños o grandes fallos en la estructura y en el organigrama que los representa.

Otras veces, la aparición de flujos de información no previstos obedece a afinidades personales o simple comodidad. Estos flujos de información son indeseables y producen graves perturbaciones en la organización.

5. El equipo auditor comprobará que los nombres de los Puesto de los Puestos de Trabajo de la organización corresponden a las funciones reales distintas.

   Es frecuente que bajo nombres diferentes se realicen funciones idénticas, lo cual indica la existencia de funciones operativas redundantes.

   Esta situación pone de manifiesto deficiencias estructurales; los auditores darán a conocer tal circunstancia y expresarán el número de puestos de trabajo verdaderamente diferentes.

6. Número de Puestos de trabajo

7. Número de personas por Puesto de Trabajo

Es un parámetro que los auditores informáticos deben considerar. La inadecuación del personal determina que el número de personas que realizan las mismas funciones rara vez coincida con la estructura oficial de la organización.

Entorno Operacional

El equipo de auditoría informática debe poseer una adecuada referencia del entorno en el que va a desenvolverse.

Este conocimiento previo se logra determinando, fundamentalmente, los siguientes extremos:

1. Se determinará la ubicación geográfica de los distintos Centros de Proceso de Datos en la empresa. A continuación, se verificará la existencia de responsables en cada unos de ellos, así como el uso de los mismos estándares de trabajo.

2. Situación geográfica de los Sistemas:

   Cuando existen varios equipos, es fundamental la configuración elegida para cada uno de ellos, ya que los mismos deben constituir un sistema compatible e intercomunicado. La configuración de los sistemas esta muy ligada a las políticas de seguridad lógica de las compañías.

   Los auditores, en su estudio inicial, deben tener en su poder la distribución e interconexión de los equipos.

3. Arquitectura y configuración de Hardware y Software:

   El auditor recabará información escrita, en donde figuren todos los elementos físicos y lógicos de la instalación. En cuanto a Hardware figurarán las CPUs, unidades de control local y remotas, periféricos de todo tipo, etc.

   El inventario de software debe contener todos los productos lógicos del Sistema, desde el software básico hasta los programas de utilidad adquiridos o desarrollados internamente. Suele ser habitual clasificarlos en facturables y no facturables.

4. Inventario de Hardware y Software:
5. Comunicación y Redes de Comunicación:

En el estudio inicial los auditores dispondrán del número, situación y características principales de las líneas, así como de los accesos a la red pública de comunicaciones.

Igualmente, poseerán información de las Redes Locales de la Empresa.

Aplicaciones bases de datos y ficheros

El estudio inicial que han de realizar los auditores se cierra y culmina con una idea general de los procesos informáticos realizados en la empresa auditada. Para ello deberán conocer lo siguiente:

2. Volumen, antigüedad y complejidad de las Aplicaciones

   Se clasificará globalmente la existencia total o parcial de metodología en el desarrollo de las aplicaciones. Si se han utilizados varias a lo largo del tiempo se pondrá de manifiesto.

3. Metodología del Diseño

   La existencia de una adecuada documentación de las aplicaciones proporciona beneficios tangibles e inmediatos muy importantes.

   La documentación de programas disminuye gravemente el mantenimiento de los mismos.

4. Documentación

5. Cantidad y complejidad de Bases de Datos y Ficheros.

El auditor recabará información de tamaño y características de las Bases de Datos, clasificándolas en relación y jerarquías. Hallará un promedio de número de accesos a ellas por hora o días. Esta operación se repetirá con los ficheros, así como la frecuencia de actualizaciones de los mismos.

Estos datos proporcionan una visión aceptable de las características de la carga informática.

Determinación de los recursos necesarios para realizar la auditoría

Mediante los resultados del estudio inicial realizado se procede a determinar los recursos humanos y materiales que han de emplearse en la auditoría.

Recursos materiales

Es muy importante su determinación, por cuanto la mayoría de ellos son proporcionados por el cliente. Las herramientas software propias del equipo van a utilizarse igualmente en el sistema auditado, por lo que han de convenirse en lo posible las fechas y horas de uso entre el auditor y cliente.

Los recursos materiales del auditor son de dos tipos:

1. Programas propios de la auditoria: Son muy potentes y Flexibles. Habitualmente se añaden a las ejecuciones de los procesos del cliente para verificarlos.

   Monitores: Se utilizan en función del grado de desarrollo observado en la actividad de Técnica de Sistemas del auditado y de la cantidad y calidad de los datos ya existentes.

2. Recursos materiales Software

3. Recursos materiales Hardware

Los recursos hardware que el auditor necesita son proporcionados por el cliente. Los procesos de control deben efectuarse necesariamente en las Computadoras del auditado.

Para lo cuál habrá de convenir, tiempo de maquina, espacio de disco, impresoras ocupadas, etc.

Recursos Humanos

La cantidad de recursos depende del volumen auditable. Las características y perfiles del personal seleccionado depende de la materia auditable.

Es igualmente reseñable que la auditoría en general suele ser ejercida por profesionales universitarios y por otras personas de probada experiencia multidisciplinaria.

12. Perfiles Profesionales de los auditores informáticos

Elaboración del Plan y de los programas de trabajo

Una vez asignados los recursos, el responsable de la auditoría y sus colaboradores establecen un plan de trabajo. Decidido éste, se procede a la programación del mismo.

El plan se elabora teniendo en cuenta, entre otros criterios, los siguientes:

a) Si la Revisión debe realizarse por áreas generales o áreas específicas. En el primer caso, la elaboración es más compleja y costosa.

b) Si la auditoría es global, de toda la Informática, o parcial. El volumen determina no solamente el número de auditores necesarios, sino las especialidades necesarias del personal.

• En el plan no se consideran calendarios, porque se manejan recursos genéricos y no específicos.
• En el Plan se establecen los recursos y esfuerzos globales que van a ser necesarios.
• En el Plan se establecen las prioridades de materias auditables, de acuerdo siempre con las prioridades del cliente.
• El Plan establece disponibilidad futura de los recursos durante la revisión.
• El Plan estructura las tareas a realizar por cada integrante del grupo.
• En el Plan se expresan todas las ayudas que el auditor ha de recibir del auditado.

Una vez elaborado el Plan, se procede a la Programación de actividades. Esta ha de ser lo suficientemente como para permitir modificaciones a lo largo del proyecto.

Actividades propiamente dichas de la Auditoría

Auditoría por temas generales o por áreas específicas:

La auditoría Informática general se realiza por áreas generales o por áreas específicas. Si se examina por grandes temas, resulta evidente la mayor calidad y el empleo de más tiempo total y mayores recursos.

Cuando la auditoría se realiza por áreas específicas, se abarcan de una vez todas las peculiaridades que afectan a la misma, de forma que el resultado se obtiene más rápidamente y con menor calidad.

Técnicas de Trabajo:

– Análisis de la información recabada del auditado.

– Análisis de la información propia.

– Cruzamiento de las informaciones anteriores.

– Entrevistas.

– Simulación.

– Muestreos.

Herramientas:

– Cuestionario general inicial.

– Cuestionario Checklist.

– Estándares.

– Monitores.

– Simuladores (Generadores de datos).

– Paquetes de auditoría (Generadores de Programas).

– Matrices de riesgo.

Confección y redacción del Informe Final

La función de la auditoría se materializa exclusivamente por escrito. Por lo tanto la elaboración final es el exponente de su calidad.

Resulta evidente la necesidad de redactar borradores e informes parciales previos al informe final, los que son elementos de contraste entre opinión entre auditor y auditado y que pueden descubrir fallos de apreciación en el auditor.

Estructura del informe final:

El informe comienza con la fecha de comienzo de la auditoría y la fecha de redacción del mismo. Se incluyen los nombres del equipo auditor y los nombres de todas las personas entrevistadas, con indicación de la jefatura, responsabilidad y puesto de trabajo que ostente.

Definición de objetivos y alcance de la auditoría.

Enumeración de temas considerados:

Antes de tratarlos con profundidad, se enumerarán lo más exhaustivamente posible todos los temas objeto de la auditoría.

Cuerpo expositivo:

Para cada tema, se seguirá el siguiente orden a saber:

1. Situación actual. Cuando se trate de una revisión periódica, en la que se analiza no solamente una situación sino además su evolución en el tiempo, se expondrá la situación prevista y la situación real.
2. Tendencias. Se tratarán de hallar parámetros que permitan establecer tendencias futuras.
3. Puntos débiles y amenazas.
4. Recomendaciones y planes de acción. Constituyen junto con la exposición de puntos débiles, el verdadero objetivo de la auditoría informática.
5. Redacción posterior de la Carta de Introducción o Presentación.

13. Modelo conceptual de la exposición del informe final

– El informe debe incluir solamente hechos importantes.

La inclusión de hechos poco relevantes o accesorios desvía la atención del lector.

– El Informe debe consolidar los hechos que se describen en el mismo.

El término de "hechos consolidados" adquiere un especial significado de verificación objetiva y de estar documentalmente probados y soportados. La consolidación de los hechos debe satisfacer, al menos los siguientes criterios:

2. El hecho debe poder ser sometido a cambios.

3. Las ventajas del cambio deben superar los inconvenientes derivados de mantener la situación.

4. No deben existir alternativas viables que superen al cambio propuesto.

5. La recomendación del auditor sobre el hecho debe mantener o mejorar las normas y estándares existentes en la instalación.

La aparición de un hecho en un informe de auditoría implica necesariamente la existencia de una debilidad que ha de ser corregida.

Flujo del hecho o debilidad:

1 – Hecho encontrado.

– Ha de ser relevante para el auditor y pera el cliente.

– Ha de ser exacto, y además convincente.

– No deben existir hechos repetidos.

2 – Consecuencias del hecho

– Las consecuencias deben redactarse de modo que sean directamente deducibles del hecho.

3 – Repercusión del hecho

– Se redactará las influencias directas que el hecho pueda tener sobre otros aspectos informáticos u otros ámbitos de la empresa.

4 – Conclusión del hecho

– No deben redactarse conclusiones más que en los casos en que la exposición haya sido muy extensa o compleja.

5 – Recomendación del auditor informático

– Deberá entenderse por sí sola, por simple lectura.

– Deberá estar suficientemente soportada en el propio texto.

– Deberá ser concreta y exacta en el tiempo, para que pueda ser verificada su implementación.

– La recomendación se redactará de forma que vaya dirigida expresamente a la persona o personas que puedan implementarla.

Carta de introducción o presentación del informe final:

La carta de introducción tiene especial importancia porque en ella ha de resumirse la auditoría realizada. Se destina exclusivamente al responsable máximo de la empresa, o a la persona concreta que encargo o contrato la auditoría.

Así como pueden existir tantas copias del informe Final como solicite el cliente, la auditoría no hará copias de la citada carta de Introducción.

La carta de introducción poseerá los siguientes atributos:

• Tendrá como máximo 4 folios.
• Incluirá fecha, naturaleza, objetivos y alcance.
• Cuantificará la importancia de las áreas analizadas.
• Proporcionará una conclusión general, concretando las áreas de gran debilidad.
• Presentará las debilidades en orden de importancia y gravedad.
• En la carta de Introducción no se escribirán nunca recomendaciones.

CRMR (Computer resource management review)

14. Definición de la metodología CRMR

CRMR son las siglas de <<Computer resource management review>>; su traducción más adecuada, Evaluación de la gestión de recursos informáticos. En cualquier caso, esta terminología quiere destacar la posibilidad de realizar una evaluación de eficiencia de utilización de los recursos por medio del management.

Una revisión de esta naturaleza no tiene en sí misma el grado de profundidad de una auditoría informática global, pero proporciona soluciones más rápidas a problemas concretos y notorios.

Supuestos de aplicación:

En función de la definición dada, la metodología abreviada CRMR es aplicable más a deficiencias organizativas y gerenciales que a problemas de tipo técnico, pero no cubre cualquier área de un Centro de Procesos de Datos.

El método CRMR puede aplicarse cuando se producen algunas de las situaciones que se citan:

• Se detecta una mala respuesta a las peticiones y necesidades de los usuarios.
• Los resultados del Centro de Procesos de Datos no están a disposición de los usuarios en el momento oportuno.
• Se genera con alguna frecuencia información errónea por fallos de datos o proceso.
• Existen sobrecargas frecuentes de capacidad de proceso.
• Existen costes excesivos de proceso en el Centro de Proceso de Datos.

Efectivamente, son éstas y no otras las situaciones que el auditor informático encuentra con mayor frecuencia. Aunque pueden existir factores técnicos que causen las debilidades descritas, hay que convenir en la mayor incidencia de fallos de gestión.

Areas de aplicación:

Las áreas en que el método CRMR puede ser aplicado se corresponden con las sujetas a las condiciones de aplicación señaladas en punto anterior:

• Gestión de Datos.
• Control de Operaciones.
• Control y utilización de recursos materiales y humanos.
• Interfaces y relaciones con usuarios.
• Planificación.
• Organización y administración.

Ciertamente, el CRMR no es adecuado para evaluar la procedencia de adquisición de nuevos equipos (Capacity Planning) o para revisar muy a fondo los caminos críticos o las holguras de un Proyecto complejo.

Objetivos:

CRMR tiene como objetivo fundamental evaluar el grado de bondad o ineficiencia de los procedimientos y métodos de gestión que se observan en un Centro de Proceso de Datos. Las Recomendaciones que se emitan como resultado de la aplicación del CRMR, tendrán como finalidad algunas de las que se relacionan:

• Identificar y fijas responsabilidades.
• Mejorar la flexibilidad de realización de actividades.
• Aumentar la productividad.
• Disminuir costes
• Mejorar los métodos y procedimientos de Dirección.

Alcance

Se fijarán los límites que abarcará el CRMR, antes de comenzar el trabajo.

Se establecen tres clases:

2. Reducido. El resultado consiste en señalar las áreas de actuación con potencialidad inmediata de obtención de beneficios.

3. Medio. En este caso, el CRMR ya establece conclusiones y Recomendaciones, tal y como se hace en la auditoría informática ordinaria.

4. Amplio. El CRMR incluye Planes de Acción, aportando técnicas de implementación de las Recomendaciones, a la par que desarrolla las conclusiones.

15. Información necesaria para la evaluación del CRMR

Se determinan en este punto los requisitos necesarios para que esta simbiosis de auditoría y consultoría pueda llevarse a cabo con éxito.

2. El trabajo de campo del CRMR ha de realizarse completamente integrado en la estructura del Centro de Proceso de Datos del cliente, y con los recursos de éste.

3. Se deberá cumplir un detallado programa de trabajo por tareas.

4. El auditor-consultor recabará determinada información necesaria del cliente.

Se tratan a continuación los tres requisitos expuestos:

1. No debe olvidarse que se están evaluando actividades desde el punto de vista gerencial. El contacto permanente del auditor con el trabajo ordinario del Centro de Proceso de Datos permite a aquél determinar el tipo de esquema organizativo que se sigue.

2. Integración del auditor en el Centro de Procesos de Datos a revisar

3. Programa de trabajo clasificado por tareas

Todo trabajo habrá de ser descompuesto en tareas. Cada una de ellas se someterá a la siguiente sistemática:

• Identificación de la tarea.
• Descripción de la tarea.
• Descripción de la función de dirección cuando la tarea se realiza incorrectamente.
• Descripción de ventajas, sugerencias y beneficios que puede originar un cambio o modificación de tarea
• Test para la evaluación de la práctica directiva en relación con la tarea.
• Posibilidades de agrupación de tareas.
• Ajustes en función de las peculiaridades de un departamento concreto.
• Registro de resultados, conclusiones y Recomendaciones.

2. Información necesaria para la realización del CRMR

El cliente es el que facilita la información que el auditor contrastará con su trabajo de campo.

Se exhibe a continuación una Checklist completa de los datos necesarios para confeccionar el CRMR:

• Datos de mantenimiento preventivo de Hardware.
• Informes de anomalías de los Sistemas.
• Procedimientos estándar de actualización.
• Procedimientos de emergencia.
• Monitarización de los Sistemas.
• Informes del rendimiento de los Sistemas.
• Mantenimiento de las Librerías de Programas.
• Gestión de Espacio en disco.
• Documentación de entrega de Aplicaciones a Explotación.
• Documentación de alta de cadenas en Explotación.
• Utilización de CPU, canales y discos.
• Datos de paginación de los Sistemas.
• Volumen total y libre de almacenamiento.
• Ocupación media de disco.
• Manuales de Procedimientos de Explotación.

Esta información cubre ampliamente el espectro del CRMR y permite ejercer el seguimiento de las Recomendaciones realizadas.

Caso Práctico de una Auditoría de Seguridad Informática <<Ciclo de Seguridad>>

A continuación, un caso de auditoría de área general para proporcionar una visión más desarrollada y amplia de la función auditora.

Es una auditoría de Seguridad Informática que tiene como misión revisar tanto la seguridad física del Centro de Proceso de Datos en su sentido más amplio, como la seguridad lógica de datos, procesos y funciones informáticas más importantes de aquél.

Ciclo de Seguridad

El objetivo de esta auditoría de seguridad es revisar la situación y las cuotas de eficiencia de la misma en los órganos más importantes de la estructura informática.

Para ello, se fijan los supuestos de partida:

El área auditada es la Seguridad. El área a auditar se divide en: Segmentos.

Los segmentos se dividen en: Secciones.

Las secciones se dividen en: Subsecciones.

De este modo la auditoría se realizara en 3 niveles.

Los segmentos a auditar, son:

• Segmento 1: Seguridad de cumplimiento de normas y estándares.
• Segmento 2: Seguridad de Sistema Operativo.
• Segmento 3: Seguridad de Software.
• Segmento 4: Seguridad de Comunicaciones.
• Segmento 5: Seguridad de Base de Datos.
• Segmento 6: Seguridad de Proceso.
• Segmento 7: Seguridad de Aplicaciones.
• Segmento 8: Seguridad Física.

Se darán los resultados globales de todos los segmentos y se realizará un tratamiento exhaustivo del Segmento 8, a nivel de sección y subsección.

Conceptualmente la auditoria informática en general y la de Seguridad en particular, ha de desarrollarse en seis fases bien diferenciadas:

Fase 0. Causas de la realización del ciclo de seguridad.

Fase 1. Estrategia y logística del ciclo de seguridad.

Fase 2. Ponderación de sectores del ciclo de seguridad.

Fase 3. Operativa del ciclo de seguridad.

Fase 4. Cálculos y resultados del ciclo de seguridad.

Fase 5. Confección del informe del ciclo de seguridad.

A su vez, las actividades auditoras se realizan en el orden siguiente:

1. Comienzo del proyecto de Auditoría Informática.

2. Asignación del equipo auditor.

3. Asignación del equipo interlocutor del cliente.

4. Cumplimentación de formularios globales y parciales por parte del cliente.

5. Asignación de pesos técnicos por parte del equipo auditor.

6. Asignación de pesos políticos por parte del cliente.

7. Asignación de pesos finales a segmentos y secciones.

8. Preparación y confirmación de entrevistas.

9. Entrevistas, confrontaciones y análisis y repaso de documentación.

10. Calculo y ponderación de subsecciones, secciones y segmentos.

11. Identificación de áreas mejorables.

12. Elección de las áreas de actuación prioritaria.

13. Preparación de recomendaciones y borrador de informe

14. Discusión de borrador con cliente.

15. Entrega del informe.

Fase 0. Causas de realización de una Auditoría de Seguridad

Esta constituye la FASE 0 de la auditoría y el orden 0 de actividades de la misma.

El equipo auditor debe conocer las razones por las cuales el cliente desea realizar el Ciclo de Seguridad. Puede haber muchas causas: Reglas internas del cliente, incrementos no previstos de costes, obligaciones legales, situación de ineficiencia global notoria, etc.

De esta manera el auditor conocerá el entorno inicial. Así, el equipo auditor elaborará el Plan de Trabajo.

Fase 1. Estrategia y logística del ciclo de Seguridad

Se desarrolla en las siguientes actividades:

2. Designación del equipo auditor.

3. Asignación de interlocutores, validadores y decisores del cliente.

4. Cumplimentación de un formulario general por parte del cliente, para la realización del estudio inicial.

Con las razones por las cuales va a ser realizada la auditoría (Fase 0), el equipo auditor diseña el proyecto de Ciclo de Seguridad con arreglo a una estrategia definida en función del volumen y complejidad del trabajo a realizar, que constituye la Fase 1 del punto anterior.

Para desarrollar la estrategia, el equipo auditor necesita recursos materiales y humanos. La adecuación de estos se realiza mediante un desarrollo logístico, en el que los mismos deben ser determinados con exactitud. La cantidad, calidad, coordinación y distribución de los mencionados recursos, determina a su vez la eficiencia y la economía del Proyecto.

Los planes del equipo auditor se desarrolla de la siguiente manera:

2. Eligiendo el responsable de la auditoria su propio equipo de trabajo. Este ha de ser heterogéneo en cuanto a especialidad, pero compacto.

3. Recabando de la empresa auditada los nombres de las personas de la misma que han de relacionarse con los auditores, para las peticiones de información, coordinación de entrevistas, etc.

4. Mediante un estudio inicial, del cual forma parte el análisis de un formulario exhaustivo, también inicial, que los auditores entregan al cliente para su cumplimentación.

Según los planes marcados, el equipo auditor, cumplidos los requisitos 1, 2 y 3, estará en disposición de comenzar la "tarea de campo", la operativa auditora del Ciclo de Seguridad.

Fase 2. Ponderación de los Sectores Auditados

Engloba las siguientes actividades:

2. Asignación de pesos técnicos. Se entienden por tales las ponderaciones que el equipo auditor hace de los segmentos y secciones, en función de su importancia.

3. Asignación de pesos políticos. Son las mismas ponderaciones anteriores, pero evaluadas por el cliente.

4. Asignación de pesos finales a los Segmentos y Secciones. El peso final es el promedio del peso técnico y del peso político. La Subsecciones se calculan pero no se ponderan.

Se pondera la importancia relativa de la seguridad en los diversos sectores de la organización informática auditada.

Las asignaciones de pesos a Secciones y Segmentos del área de seguridad que se audita, se realizan del siguiente modo:

Pesos técnicos

Son los coeficientes que el equipo auditor asigna a los Segmentos y a las Secciones.

Pesos políticos

Son los coeficientes o pesos que el cliente concede a cada Segmento y a cada Sección del Ciclo de Seguridad.

Pesos finales

Son el promedio de los pesos anteriores.

El total de los pesos de los 8 segmentos es 100. Este total de 100 puntos es el que se ha asignado a la totalidad del área de Seguridad, como podría haberse elegido otro cualquiera. El total de puntos se mantiene cualquiera que hubiera sido el número de segmentos. Si hubieran existido cinco segmentos, en lugar de 8, la suma de los cinco habría de seguir siendo de 100 puntos.

Puede observarse la diferente apreciación de pesos por parte del cliente y del equipo auditor. Mientras éstos estiman que las Normas y Estándares y los Procesos son muy importantes, el cliente no los considera tanto, a la vez que prima, tal vez excesivamente, el Software Básico.

Del mismo modo, se concede a todos los segmentos el mismo valor total que se desee, por ejemplo 20, con absoluta independencia del número de Secciones que tenga cada Segmento. En este caso, se han definido y pesado cinco Secciones del Segmento de Seguridad Física. Cabe aclarar, solo se desarrolló un solo Segmento a modo de ejemplo. 

Fase 3. Operativa del ciclo de Seguridad

Una vez asignados los pesos finales a todos los Segmentos y Secciones, se comienza la Fase 3, que implica las siguientes actividades:

2. Preparación y confirmación de entrevistas.

3. Entrevistas, pruebas, análisis de la información, cruzamiento y repaso de la misma.

Las entrevistas deben realizarse con exactitud. El responsable del equipo auditor designará a un encargado, dependiendo del área de la entrevista. Este, por supuesto, deberá conocer a fondo la misma.

La realización de entrevistas adecuadas constituye uno de los factores fundamentales del éxito de la auditoría. La adecuación comienza con la completa cooperación del entrevistado. Si esta no se produce, el responsable lo hará saber al cliente.

Deben realizarse varias entrevistas del mismo tema, al menos a dos o tres niveles jerárquicos distintos. El mismo auditor puede, y en ocasiones es conveniente, entrevistar a la misma persona sobre distintos temas. Las entrevistas deben realizarse de acuerdo con el plan establecido, aunque se pueden llegar a agregar algunas adicionales y sin planificación.

La entrevista concreta suele abarcar Subsecciones de una misma Sección tal vez una sección completa. Comenzada la entrevista, el auditor o auditores formularán preguntas al/los entrevistado/s. Debe identificarse quien ha dicho qué, si son más de una las personas entrevistadas.

Las Checklist’s son útiles y en muchos casos imprescindibles. Terminadas las entrevistas, el auditor califica las respuestas del auditado (no debe estar presente) y procede al levantamiento de la información correspondiente.

Simultáneamente a las entrevistas, el equipo auditor realiza pruebas planeadas y pruebas sorpresa para verificar y cruzar los datos solicitados y facilitados por el cliente. Estas pruebas se realizan ejecutando trabajos propios o repitiendo los de aquél, que indefectiblemente deberán ser similares si se han reproducido las condiciones de carga de los Sistemas auditados. Si las pruebas realizadas por el equipo auditor no fueran consistentes con la información facilitada por el auditado, se deberá recabar nueva información y reverificar los resultados de las pruebas auditoras.

La evaluación de las Checklists, las pruebas realizadas, la información facilitada por el cliente y el análisis de todos los datos disponibles, configuran todos los elementos necesarios para calcular y establecer los resultados de la auditoria, que se materializarán en el informe final.

A continuación, un ejemplo de auditoría de la Sección de Control de Accesos del Segmento de Seguridad Física:

Vamos a dividir a la Sección de Control de Accesos en cuatro Subsecciones:

2. Autorizaciones
3. Controles Automáticos
4. Vigilancia
5. Registros

En las siguientes Checklists, las respuestas se calificarán de 1 a 5, siendo1 la más deficiente y 5 la máxima puntuación.

Fase 4. Cálculos y Resultados del Ciclo de Seguridad

2. Cálculo y ponderación de Secciones y Segmentos. Las Subsecciones no se ponderan, solo se calculan.

3. Identificación de materias mejorables.

4. Priorización de mejoras.

En el punto anterior se han realizado las entrevistas y se han puntuado las respuestas de toda la auditoría de Seguridad.

El trabajo de levantamiento de información está concluido y contrastado con las pruebas. A partir de ese momento, el equipo auditor tiene en su poder todos los datos necesarios para elaborar el informe final. Solo faltaría calcular el porcentaje de bondad de cada área; éste se obtiene calculando el sumatorio de las respuestas obtenidas, recordando que deben afectarse a sus pesos correspondientes.

Una vez realizado los cálculos, se ordenaran y clasificaran los resultados obtenidos por materias mejorables, estableciendo prioridades de actuación para lograrlas.

Cálculo del ejemplo de las Subsecciones de la Sección de Control de Accesos:

Autorizaciones 80%

Controles Automáticos 70%

Vigilancia 70%

Registros 30%

Promedio de Control de Accesos 62,5%

Cabe recordar, que dentro del Segmento de Seguridad Física, la Sección de Control de Accesos tiene un peso final de 4.

Prosiguiendo con el ejemplo, se procedió a la evaluación de las otras cuatro Secciones, obteniéndose los siguientes resultados:

Conocidas los promedios y los pesos de las cinco Secciones, se procede a calcular y ponderar el Segmento 8 de Seguridad Física:

Seg. 8 = PromedioSección1 * peso + PromedioSecc2 * peso + PromSecc3 * peso + PromSecc4 * peso + PromSecc5 * peso / (peso1 + peso2 + peso3 + peso4 + peso5)

ó

Seg. 8 = (57,5 * 6) + (62,5 * 4) + (70 * 5) + (52,5 * 3) + (47,2 * 2) / 20

Seg. 8 = 59,85%

A continuación, la evaluación final de los demás Segmentos del ciclo de Seguridad:

Sistemática seguida para el cálculo y evaluación del Ciclo de Seguridad:

2. Valoración de las respuestas a las preguntas específicas realizadas en las entrevistas y a los cuestionarios formulados por escrito.

3. Cálculo matemático de todas las subsecciones de cada sección, como media aritmética (promedio final) de las preguntas específicas. Recuérdese que las subsecciones no se ponderan.

4. Cálculo matemático de la Sección, como media aritmética (promedio final) de sus Subsecciones. La Sección calculada tiene su peso correspondiente.

5. Cálculo matemático del Segmento. Cada una de las Secciones que lo componen se afecta por su peso correspondiente. El resultado es el valor del Segmento, el cual, a su vez, tiene asignado su peso.

6. Cálculo matemático de la auditoría. Se multiplica cada valor de los Segmentos por sus pesos correspondientes, la suma total obtenida se divide por el valor fijo asignado a priori a la suma de los pesos de los segmentos.

Finalmente, se procede a mostrar las áreas auditadas con gráficos de barras, exponiéndose primero los Segmentos, luego las Secciones y por último las Subsecciones. En todos los casos sé referenciarán respecto a tres zonas: roja, amarilla y verde.

La zona roja corresponde a una situación de debilidad que requiere acciones a corto plazo. Serán las más prioritarias, tanto en la exposición del Informe como en la toma de medidas para la corrección.

La zona amarilla corresponde a una situación discreta que requiere acciones a medio plazo, figurando a continuación de las contenidas en la zona roja.

La zona verde requiere solamente alguna acción de mantenimiento a largo plazo.

Fase 5. Confección del Informe del Ciclo de Seguridad

2. Preparación de borrador de informe y Recomendaciones.

3. Discusión del borrador con el cliente.

4. Entrega del Informe y Carta de Introducción.

Ha de resaltarse la importancia de la discusión de los borradores parciales con el cliente. La referencia al cliente debe entenderse como a los responsables directos de los segmentos. Es de destacar que si hubiese acuerdo, es posible que el auditado redacte un contrainforme del punto cuestionado. Este acta se incorporará al Informe Final.

Las Recomendaciones del Informe son de tres tipos:

2. Recomendaciones correspondientes a la zona roja. Serán muy detalladas e irán en primer lugar, con la máxima prioridad. La redacción de las recomendaciones se hará de modo que sea simple verificar el cumplimiento de la misma por parte del cliente.

3. Recomendaciones correspondientes a la zona amarilla. Son las que deben observarse a medio plazo, e igualmente irán priorizadas.

4. Recomendaciones correspondientes a la zona verde. Suelen referirse a medidas de mantenimiento. Pueden ser omitidas. Puede detallarse alguna de este tipo cuando una acción sencilla y económica pueda originar beneficios importantes.

16. Empresas que realizan auditorías externas

Arthur Andersen:

Tiene 420 oficinas en todo el mundo, casi 40.000 profesionales, y factura alrededor de 2,8 billones de dólares anuales. Invierte 250 millones de dólares por año en educación y capacitación a medida. Menos del uno por ciento del presupuesto para entrenamiento se gasta fuera de la organización, aunque la cuota de educación que cada profesional recibe es prácticamente equivalente a un "master" norteamericano. Se dictan los cursos de la compañía en el multimillonario Centro para la Capacitación Profesional que Arthur Andersen posee cerca de Chicago, con capacidad para 1.700 estudiantes con cama y comida. En la Argentina, como en muchos otros mercados complejos, Arthur Andersen combina el tradicional papel de auditor con un rol más creativo como consejero, en el cual la firma ayuda a sus clientes a mejorar sus operaciones a través de la generación de ideas nuevas y mejoras en sistemas y prácticas comerciales. Este punto de vista en materia auditora permite que las dos unidades de la firma puedan, en muchos casos, trabajar juntas en la elaboración de proyectos especiales para empresas/clientes.

Price Waterhouse:

De llegar a fusionarse con la empresa consultora Coopers & Lybrand, tendrían una fuerza de trabajo de 135.000 personas, 8.500 socios y una facturación anual superior a los 13.000 millones de dólares. Además, el gigante Andersen pasaría a ocupar el segundo lugar en el ránking de los Seis Grandes Internacionales.

Ernst & Young, etc.

17. Conclusión

Principalmente, con la realización de este trabajo práctico, la principal conclusión a la que hemos podido llegar, es que toda empresa, pública o privada, que posean Sistemas de Información medianamente complejos, deben de someterse a un control estricto de evaluación de eficacia y eficiencia. Hoy en día, el 90 por ciento de las empresas tienen toda su información estructurada en Sistemas Informáticos, de aquí, la vital importancia que los sistemas de información funcionen correctamente. La empresa hoy, debe/precisa informatizarse. El éxito de una empresa depende de la eficiencia de sus sistemas de información. Una empresa puede tener un staff de gente de primera, pero tiene un sistema informático propenso a errores, lento, vulnerable e inestable; si no hay un balance entre estas dos cosas, la empresa nunca saldrá a adelante. En cuanto al trabajo de la auditoría en sí, podemos remarcar que se precisa de gran conocimiento de Informática, seriedad, capacidad, minuciosidad y responsabilidad; la auditoría de Sistemas debe hacerse por gente altamente capacitada, una auditoría mal hecha puede acarrear consecuencias drásticas para la empresa auditada, principalmente económicas.

Autor:

Eduardo Horacio Quinn quinn[arroba]sinectis.com.ar