Cooperativa de servicios múltiples (página 7)

Partes: 1, , 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11,12,13,14,15

Fuente: Hojas de trabajo del autor.

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA ENTREVISTA

En la entrevista se formularon 53 preguntas a 10 directivos, lo que hace un total de 530 preguntas formuladas.

El 41.70 % de las preguntas fueron correctamente contestadas, el 15.66% fueron contestadas incorrectamente y el 42.64% no supo o no opinó sobre la pregunta formulada.

Estos resultados, nos manifiestan lo siguiente:

1. Falta de conocimiento y comprensión de la estructura organizacional.
2. Falta de conocimiento y comprensión del proceso administrativo.
3. Falta de comprensión del sistema de control interno
4. Desconocimiento de las líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación que debe primar e toda organización.
5. Desconocimiento de la importancia de los documentos normativos de la institución en el marco del proceso de gestión.
6. Desconocimiento de los planes y programas.
7. Desconocimiento de la importancia de la evaluación presupuestal, financiera, económica, patrimonial y administrativa.

   4.1.2. ENCUESTAS
   VER ANEXO No. 24
   DATOS PARA LA ENCUESTA:
   PERSONAL PARTICIPANTE EN LA ENCUESTA REALIZADA	NR
   1.       COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES MANUEL POLO JIMÉNEZ- COOPOLO.	15
   2.       COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES MIGUEL GRAU- COOSEMIG.	15
   3.       COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES COVIDA.	5
   4.       COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES DEL SECTOR EDUCACIÓN– COSEMSELAM.	5
   5.       COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES DE LOS TRABAJADORES DEL EX IPSS- COOSTIPSS.	5
   6.     COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES ITE.	5
   TOTAL	50
   Fuente: HOJAS DE TRABAJO DEL AUTOR

   DATOS PARA LA ENCUESTA:
   PERSONAL ENCUESTADO EN LAS COOPERATIVAS DE LA MUESTRA
   NR	COOPERATIVA	DELEGADOS	GERENTES	ASESORES	EMPLEADOS	SOCIOS	TOTALES
   1	COOPOLO	2	1	2	5	3	13
   2	COOSEMIG	2	1	2	5	3	13
   3	COVIDA	1	1	1	2	1	6
   4	COSEMSELAM	1	1	1	2	1	6
   5	COOSTIPSS	1	1	1	2	1	6
   6	I.T.E.	1	1	1	2	1	6
   	TOTALES	8	6	8	18	10	50
   	Fuente: MUESTRA

   4.1.2.1. RESULTADOS, ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LAS ENCUESTAS.

   1. 1. RELACIÓN DE LOS ENCUESTADOS CON LAS COOPERATIVAS:

      CUADRO No. 1 a.

      ALTERNATIVA	ENCUESTADOS
      DIRECTIVO	0
      DELEGADO	8
      FUNCIONARIO	14
      TRABAJADOR	18
      SOCIO	10
      TOTAL	50
      Fuente: FICHAS ENCUESTA

       

      GRÁFICO NR 1 a.

      

      Fuente: FICHAS DE ENCUESTA

      PORCENTAJES DE PERSONAL ENCUESTADO

      CUADRO o. 1b.

      

      Fuente: FICHAS DE ENCUESTA

      GRÁFICO No. 1 b

      

      Fuente: FICHAS DE ENCUESTA

      La muestra representativa de la población fue determinada, y con el propósito de confiar en sus resultados, se realizó la encuesta relacionada con la relación que mantienen los encuestados con sus cooperativa, como base para poder conocer su punto de vista sobre la gestión y control de la cooperativa. No se encuestó a Directivos porque ellos fueron entrevistados.

      Porcentualmente el 16% son delegados, el 28% funcionarios, el 36% trabajadores y el 20% socios, tal como se muestra en el gráfico 1b.. Se ha considerado un 36% de los encuestados a trabajadores, en la medida que ellos son los que ejecutan las actividades de gestión, las mismas que son evaluadas por los órganos respectivos.

   1. TIEMPO DE RELACIÓN CON LA COOPERATIVA.
8. Aceptación de la importancia del control como instrumento eficaz que facilita la gestión óptima de la empresa cooperativa

En la pregunta No. 1, de identificó el tipo de relación que los encuestados mantienen con su cooperativa, por tanto se originó la inquietud de conocer sobre el tiempo de relación que mantienen cada uno de los participantes encuestados, conformantes de la muestra significativa, teniendo que para el efecto formular la siguiente interrogante:

¿Cuánto tiempo mantiene esta relación con la cooperativa ?

Como resultado de la interrogante encontramos, que de un total de 50 encuestados, 18 llevaban entre 0 a 2 años vinculados con sus cooperativas, 10 se relacionaban entre 2 a 4 años, igual cantidad para el tramo de 4 a 6 años, 5 tenían una antigüedad de 6 a 8 años, 3 entre 8 a 10 años y finalmente sólo 4 tenían una relación superior a 10 años, como se muestra en el Cuadro No. 2 a.

Porcentualmente observamos que el 36% tiene una relación entre 0 a 2 años vinculados con sus cooperativas, 20% se relacionaban entre 2 a 4 años, igual porcentaje para el tramo de 4 a 6 años, 10% tenían una antigüedad de 6 a 8 años, 6% entre 8 a 10 años y finalmente sólo 8% tenían una relación superior a 10 años, de acuerdo al Gráfico No. 2.

Como se puede apreciar mayoritariamente este tipo de empresas tiene mayor cantidad de personal en el grupo de 0 a 2 años, conformada en su mayoría por personal de funcionarios y trabajadores empleados, otro grupo importante lo constituye los tramos de 2 a 4 años y 4 a 6 años, en estos grupos encontramos a trabajadores empleados.

La mayor cantidad de funcionarios y trabajadores en el primer tramo, es propio de la coyuntura económica recesiva por la que atraviesa nuestro país, lo que hace que las empresas contraten a sus funcionarios y trabajadores sólo parcialmente; si bien esto evita algunos sobrecostos empresariales, pero en el fondo son las empresas las que pierden, porque no existe la continuidad necesaria para el desarrollo de las actividades, lo que redunda e perjuicio de los socios que no recibirán el servicio en las condiciones que anhelaban.

CUADRO No. 2 a.

TIEMPO DE RELACIÓN CON LA COOPERATIVA

Fuente: FICHAS DE ENCUESTA

CUADRO No. 2b.

PORCENTAJES DEL TIEMPO DE RELACIÓN

GRÁFICO No. 2:

FUENTE: FICHAS DE ENCUESTA.

3.- OPINIÓN SOBRE LA EVALUACIÓN PERMANENTE DE LOS

PLANES Y PROGRAMAS INSTITUCIONALES:

Al respecto se formuló la siguiente interrogante:

¿Cuál es su opinión para el siguiente enunciado: La evaluación permanente de los planes y programas institucionales garantiza la gestión óptima de la cooperativa ?

La formulación de esta pregunta obtuvo los resultados siguientes: Estuvieron totalmente de acuerdo con el planteamiento 30 encuestados, en cambio estuvieron de acuerdo 20. Es decir ningún encuestado apoyó las alternativas No sabe/ No opina, En desacuerdo y totalmente en desacuerdo. Ver Cuadro No. 3.

En cifras porcentuales tenemos que el 60% del total contestaron estar totalmente de acuerdo con el enunciado y el 40% apoyó la respuesta De acuerdo con la proposición. El resto de alternativas no tuvo adherentes. Ver Gráfico No. 3.

Los encuestados que se mostraron estar totalmente de acuerdo con la proposición estuvo conformado por Socios, Delegados y Funcionarios.

De los resultados inferimos que los encuestados apoyan la evaluación permanente de los planes y programas de sus cooperativas, porque esta es la única forma de alcanzar eficiencia y eficacia en la gestión, lo que redundará en beneficio de todos: socios, trabajadores, delegados, funcionarios y directivos.

A Diferencia de los directivos que no tienen una idea bien formada, o en todo caso posiblemente una idea interesada en que no haya control permanente, el resto de la comunidad cooperativa respalda las acciones de control de parte de los órganos respectivos.

CUADRO No. 3

Fuente: FICHAS DE ENCUESTA

GRÁFICO No. 3

Fuente: FICHAS DE ENCUESTA.

 4.- OPINIÓN SOBRE DIVERSOS TÓPICOS DE GESTIÓN Y CONTROL

COOPERATIVO.

Al respecto se formularon las preguntas Nos. 4, 5, 6, y 7 con los enunciados siguientes:

Pregunta No. 4: ¿ Cual es su opinión para el siguiente enunciado: La revisión, innovación y/o generación de los documentos normativos de la institución, aseguran la eficacia del sistema de control interno de las cooperativas ?

Pregunta No. 5: ¿ Cuál es su opinión para el siguiente enunciado: La realización correcta y eficaz de las funciones por parte de los directivos, delegados, funcionarios, asesores y trabajadores garantizan la gestión óptima de una cooperativa ?.

Pregunta No. 6: ¿ Cuál es su opinión para el siguiente enunciado: El monitoreo continuado y/o puntual de las acciones de control garantizan la optimización de la gestión integral de la cooperativa ?

Pregunta No. 7: ¿ Cuál es su opinión para el siguiente enunciado: El control eficaz, mediante la aplicación de las técnicas de evaluación de las transacciones utilizadas permanentemente permite la optimización de la gestión integral de la cooperativa ?

Respecto a estas interrogantes se han obtenido los mismos resultados presentados para la pregunta No.3. Es decir 30 encuestados manifiestan estar totalmente de acuerdo con las proposiciones y 20 responden estar De acuerdo con el enunciado.

Porcentualmente, el 60% considera que está Totalmente de Acuerdo y 40% manifiesta estar De Acuerdo.

Esto se interpreta como que el 100% de los encuestados valora las acciones de control en sus diversas facetas, por lo demás manifiestan su disposición para colaborar activamente e la ejecución del control preventivo, concurrente y posterior y además dejan entrever que serían los directivos por su falta de conciencia y educación empresarial los que tendrían animadversión al control.

5.- COMO DESARROLLAR EFICAZMENTE EL CONTROL EN UNA

COOPERATIVA DE SERVICIOS MÚLTIPLES.

Respecto a este tema, realizamos la siguiente interrogante:

¿Cómo desarrollar eficazmente el control de una empresa cooperativa de servicios múltiples, de modo que contribuya a la optimización de la gestión ?.

Los resultados obtenidos, podemos inducir que los encuestados tienen conocimiento de las formas como realizar el control de las actividades de las empresas cooperativas y de la importancia de una forma sobre la otra.

El control debe efectuarse aplicándolo puntualmente dicen 5 encuestados, el control debe realizarse en forma previa al desarrollo de las actividades empresariales dicen también 5 encuestados. El control debe llevarse a cabo en forma concurrente, o sea paralelamente a las actividades responden 5 encuestados. El control posterior, como tradicionalmente se viene aplicando es una alternativa válida dicen 15 y finalmente 20 encuestados dicen que el control para que sea eficaz y contribuya óptimamente con el proceso de gestión de la cooperativa debe realizarse en forma permanente por los órganos directivos, funcionarios o trabajadores designados para tales funciones. Ver Cuadro No. 4

En la parte porcentual, apreciamos que el 40% apoya que el control debe realizarse en forma permanente, en cambio el 30% dice que debe realizarse solo posteriormente y el resto de opciones es apoyada por un 10% de los encuestados.

Pese al conocimiento que manifiestan los encuestados sobre las formas como realizar el control empresarial, sin embargo nos llama la atención que siga en un alto porcentaje la idea que el control sólo debe realizarse en forma posterior alcanzando un 30%, lo que quiere decir que las personas siguen manteniendo los moldes tradicionales, por lo que habría que trabajar para ir cambiando esta concepción.

Los encuestados que apoyaron el control permanente, manifestaron que para que las empresas dispongan de un control efectivo y eficaz deben delinearse las políticas necesarias y establecerse los procedimientos en forma específica, sin lo cual no tendría ningún efecto todo lo que se quisiera realizar; por cuanto según Koontz / O’Donnnell en su libro Curso de Administración Moderna, Pág. 714, indica que la función de control es la de evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevado a cabo. Es entonces la función por la cual cada individuo que se relaciona con la empresa, desde el Presidente hasta el Trabajador de Limpieza se asegura que lo que hace es lo que se intentaba.

Al respecto Henri Fayol en su libro General and Industrial Management (Nueva York: Pitman Publishing Corporation, 1949) , Pág. 107, claramente reconoció hace décadas: "En una empresa, el control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones impartidas y los principios establecidos. El control debe realizarse, por cuanto tiene por objeto señalar las debilidades y los errores, para rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir. Opera en todo, cosas, personas, acciones"

Al respecto Billy E. Goetz, en su libro Mangement Planning and Control (Nueva York: Mc Graw-Hill, 1949), pág. 229, dijo en su primer análisis: "La planeación administrativa busca programas firmes, integrados y articulados", mientras que "el control busca hacer que los hechos estén de acuerdo con los planes".

CUADRO No.4:

GRÁFICO No. 4:

FUENTE: FICHAS DE ENCUESTA

 FUNCIONES DEL CONSEJO DE VIGILANCIA, AUDITORIA INTERNA Y AUDITORIA EXTERNA

Es este caso la pregunta formulada fue muy puntual para que contesten con un si o con un no y además fundamenten su respuesta.

¿Las funciones del Consejo de Vigilancia, Auditoria Interna y Auditoria externa constituyen verdaderos instrumentos de control de una cooperativa, las que ejecutadas eficiente y eficazmente contribuyen a una mejor gestión ?.

Los resultados nos reportan que 45 encuestados (Cuadro No. 5) que constituyen el 90% (Gráfico No. 5) consideran que sí, efectivamente las funciones de los órganos indicados constituyen instrumentos de control que coadyuvan a la eficiencia y eficacia de la gestión institucional.

Fundamentan su respuesta, en el hecho que estos órganos han sido creados para esos fines y por tanto lo que deben hacer es sólo cumplir sus funciones.

CUADRO No. 5

GRÁFICO No. 5

Fuente: FICHAS DE ENCUESTA.

7.- APLICACIÓN DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE CONTROL

El control implica la medición de la realización de los acontecimientos contra las normas de los planes y la corrección de desviaciones para asegurar el logro de los objetivos de acuerdo con lo planeado. La función de control implica el establecimiento de normas, la medición del desempeño y la corrección de las desviaciones. Esta función no puede llevarse a cabo si no se dispone de técnicas e instrumentos para tales fines.

Por tanto, en este caso formulados la siguiente interrogante:

¿Cuál de las técnicas e instrumentos que a continuación se indican, han sido aplicados como parte del control eficaz en su cooperativa ?

Al respecto obtuvimos los resultados siguientes:

Ningún encuestado contestó que se haya realizado entrevistas, encuestas o formulado cuestionarios en sus cooperativas. En cambio 20 manifestaron que en sus cooperativas se habían aplicado análisis, la misma cantidad manifestó conocer que la observación se había aplicado en sus cooperativas y finalmente 10 encuestados conocían de la aplicación de papeles de trabajo como instrumentos de control. Ver Cuadro No. 6

Porcentualmente, el 40% de los encuestados conocía del análisis documental, el mismo porcentaje para la observación como técnica aplicada en sus cooperativas y el 20% había visto e incluso utilizado a los papeles de trabajo. Ver Gráfico No. 6.

Estas respuestas podemos interpretarlas como que efectivamente en las cooperativas se aplica el control, pero no en toda su dimensión.

Las Técnicas de entrevistas, encuestas o formulación de cuestionarios dirigidos no se han aplicado en estas entidades, lo que quiere decir que las actividades se manejan sin conocer las opiniones de los involucrados y esto ya no se aplica actualmente, donde la receta es trabajar coordinadamente, en equipo, sumando, para poder determinar nuestros errores o desviaciones y poder solucionarlos antes que traigan consecuencias negativas.

También podemos deducir que el control que se aplica, es mediante las técnicas e instrumentos tradicionales, aplicado en forma posterior a la realización de las actividades.

CUADRO No. 6

GRÁFICO No.6

Fuente: FICHAS DE ENCUESTA

8. PLANES, PROGRAMAS, PRESUPUESTOS, MANUALES E INFORMACIÓN FINANCIERA Y ECONÓMICA DE LAS COOPERATIVAS.

 El control aplicado adecuadamente, puede dar lugar al establecimiento de nuevos planes, nuevos programas, reprogramación del presupuesto, formulación de nuevos documentos con nuevos lineamientos e incluso realizar ajustes a las inversiones y deudas contenidas en la información financiera. Otras veces puede llevar a modificar la estructura de la organización, a mejorar la integración y hacer cambios de importancia en las técnicas de dirección y liderazgo. Por tanto estos documentos son necesarios para la gestión y el desarrollo del control, como función que cierra el círculo del sistema administrativo de una cooperativa, por lo que resultaba imprescindible preguntar sobre los mismos. Al respecto en nuestra encuesta de formularon las preguntas Nos. 11, 12, 13, 14 y 15 del siguiente modo, respectivamente:

¿Cuenta la cooperativa con planes y programas ?

¿Cuenta la cooperativa con presupuestos ?

¿Cuenta la cooperativa con manuales de políticas ?

¿Cuenta la cooperativa con manuales de procedimientos?

¿Cuenta la cooperativa con información financiera y económica ?

¿Cuenta la cooperativa con información patrimonial ?

¿Cuenta la cooperativa con información de costos ?

Los resultados del Cuadro No. 7 nos indican que 50 de los encuestados, o sea el 100% manifiesta que en sus cooperativas no existe planes y programas. Es decir no existe un Plan estratégico institucional que sirva de base o guía para la realización de actividades.

Tampoco existe programas de inversiones, endeudamiento u otros aspectos empresariales.

Respecto a los presupuestos, al contrario de los planes y programas 50 de los encuestados o sea el 100%, dijo que si disponían de este documento, aunque agregaron que el mismo se formulaba artesanalmente, sin tener en cuenta los parámetros macroeconómicos del país o las previsiones de hechos, es decir se formulaba sólo para fines de cumplimiento de la Ley y Estatuto.

Respecto al Manual de políticas y Manual de Riesgos, manifestaron no conocerlo ni haber escuchado de su existencia, por tanto de acuerdo al Cuadro No. 7, tenemos que 50 encuestados o sea el 100% de nuestra muestra manifiesta que sus cooperativas no disponen de dicho documento de gestión y control empresarial. Aunque dejaron entrever que sería adecuado que las cooperativas formulen este documento para poder definir las políticas que se iban a aplicar en la empresa en el corto, mediano y largo plazo.

En lo que concierne al Manual de procedimientos el Cuadro No. 7, nos reporta que 10 encuestados respondieron que si disponían en sus cooperativas de este documento y 40 dijeron que no disponían. Porcentualmente el 20% dijo si disponer del documento y el resto 80% no tenían el documento. Estos resultados los interpretamos, como que las actividades de realizan de memoria o rutinariamente, lo que crea imprescindibles en los puestos de trabajo e impide la rotación del personal y por tanto afecta a un principio fundamental de control interno.

Referente a la información financiera, económica y patrimonial contenida en los estados financieros, sus notas e información complementaria, los 50 encuestados o sea el 100% dijo que si se formulaba en sus cooperativas, aunque dejaron entrever que desconocían la importancia de la misma para la gestión y el control empresarial.

Sobre la información de costos 50 encuestados, o sea el 100% manifestaron que no disponen de dicha herramienta de gestión y control cooperativo.

De lo anterior deducimos que el hecho de no contar con documentos básicos como los planes, programas, manuales e información limita el accionar del personal que trabaja en las cooperativas y especialmente limita su proyección en el mediano y largo plazo, limitando su permanencia en el mercado y su competitividad frente a otros entes empresariales que ofrecen los mismos biees y servicios.

Partes: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11,12,13,14,15