El control en el marco del proceso de gestión pública

• I. TÍTULO DEL ESTUDIO DE INVESTIGACIÓN

"El control en el marco del proceso de gestión pública: Análisis y conversión de las debilidades en fortalezas"

• II. NOMBRE DEL AUTOR

Bartolomé Macavilca Tello

• III. LUGAR DONDE SE VA A DESARROLLAR LA TESIS

Lima – Perú

• IV. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

Antecedentes bibliográficos

Se ha determinado la existencia de los siguientes antecedentes:

• a) Tesis: "Los procesos de control interno en el departamento de ejecución presupuestal de una institución del estado", presentada por Campos Guevara, Cesar Enrique para obtener el Grado de Maestro en Administración en la universidad Nacional de San Marcos el año 2006. En este trabajo el autor identifica los procesos del sistema de control interno que se aplican en los departamentos de ejecución de las instituciones del estado. Dentro de dichos señala las normas, los procedimientos y prácticas aplicables en dichos departamentos.

• b) Tesis: "Propuesta de un sistema de control interno para las Empresas hoteleras en el departamento de Tumbes". Presentada Br. Ana Isabel Bautista Tang y Sonia Quispe Infante para optar el Título Profesional de Contadora Pública en la Universidad Nacional de Tumbes, el año 2006. El objetivo general de esta investigación fue proponer un Sistema de Control Interno para las empresas hoteleras en el Departamento de Tumbes.

• c) Tesis: "Planteamiento de una sistema de Control Interno para Cooperativas de Ahorro y Crédito", presentada para optar el Título de Licenciado en Administración por Br. Percy Alejandro Salazar Luna, en la Universidad Nacional de Tumbes, el año 2006. Este trabajo se desarrolló tomando como modelo la Cooperativa de Ahorro y Crédito San Nicolás Tumbes; el objetivo principal fue estudiar profundamente el principio y elementos básicos de un buen sistema de control interno en la cooperativa en estudio, debido principalmente a los problemas que atraviesa. Se concluye que el cooperativismo por los principios que se sustenta y los fines que persigue, es uno de los medios más adecuados para propiciar y lograr cambios estructurales en el desarrollo económico y social del país. Las cooperativas vienen funcionando con deficiencia en sus aspectos organizativo, administrativo y contable, por lo que el control interno es vital para la buena marcha en la administración y organización de esta institución. Asimismo, existe falta de capacitación y adiestramiento a los miembros de la dirección.

• d) Tesis: "El Proceso administrativo de control interno en la gestión municipal", elaborado por Gilberto E. León flores y José María Zevallos Cardich para optar el Grado de Maestro en Administración en la Universidad Nacional Federico Villarreal, el año 2001. En este trabajo se describe las etapas del control interno y la forma como incide en la gestión de las municipalidades de nuestro país, por el enfoque que tiene será de utilidad para el presente trabajo.

• e) Tesis: "Control de calidad en el desarrollo industrial", elaborado por Lorgio Heraclio Trinidad Rivera y Milciades Roberto Esparza Silva para potar el Grado de Maestro en Ingeniería industrial en la Universidad Nacional Federico Villarreal el año 2002. En esta tesis los autores estudian todos los criterios que deben cumplirse para producir bienes de calidad. Estos criterios podrían adecuarse a las empresas de servicio de transporte urbano, para prestar los servicios de calidad que exige la comunidad.

• f) Tesis: "La auditoria de gestión en la empresa moderna", elaborado por Juan Héctor Bendezú Iriarte para optar el grado de Maestro en Administración en la Universidad Nacional Federico Villarreal el año 2000. El autor en esta tesis desarrolla el proceso de la auditoría de gestión, tratando en primer lugar el estudio y evaluación del sistema de control interno, lo que será de suma utilidad para este trabajo de investigación

• g) Tesis: "Control eficaz de la gestión de una empresa cooperativa de servicios múltiples", elaborado por Domingo Hernández Celis, para optar el Grado de Maestro en Auditoria Contable y financiera en la Universidad Nacional Federico Villarreal el año 2003. En este trabajo el autor describe la forma como implementar un sistema de control interno eficaz, el mismo que es un verdadero facilitador de la gestión óptima de las empresas cooperativas. Este trabajo puede ser tomado como referencia, para el control en el marco del proceso de gestión pública.

• h) Tesis: "Control de las Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo para la eficacia de la Cooperación Técnica Internacional", elaborado por Domingo Hernández Celis, para optar el Grado de Doctor en Contabilidad, en la Universidad Nacional Federico Villarreal el año 2005. En este trabajo el autor trata del estudio del control aplicado en las Organizaciones No Gubernamentales de Desarrollo. Este trabajo será tomado como referencia porque se busca convertir los problemas del control en soluciones viables y facilitadoras de la gestión institucional.

• DELIMITACION DE LA INVESTIGACIÓN

DELIMITACION ESPACIAL:

Esta investigación comprende a las Universidades Nacionales, porque estas entidades necesitan convertir las debilidades de su sistema de control en fortalezas y de ese modo facilitar la gestión administrativa y académica.

DELIMITACION TEMPORAL:

Esta investigación es de actualidad, aunque se tomará información del pasado para analizarla, sintetizarla e interpretarla y sobre esa base poder proyectarla en forma provechosa para convertir las debilidades en fortalezas y facilitar la gestión institucional.

DELIMITACION SOCIAL:

Como parte de la investigación se establecerá relaciones con las autoridades, funcionarios, docentes, trabajadores y estudiantes de las Universidades Nacionales.

• PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

• FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

Las Universidades Nacionales, tienen a su cargo la gestión de los servicios educativos. Para el desarrollo de estas actividades, disponen de recursos humanos, materiales y financieros que son obtenidos, aplicados e informados de acuerdo con las normas aplicables del sector. La evaluación del sistema de control, ha determinado que el mismo no es un facilitador de la eficiencia, eficacia y economía de los recursos; por cuanto no cumple las condiciones de ser un proceso efectuado por todo el personal ni contribuye a la consecución de los objetivos específicos. De este modo el control, no proporciona el grado de seguridad razonable que necesitan las autoridades.

La desarticulación del control y la gestión se manifiesta en la falta de eficiencia y eficacia de las operaciones, falta de fiabilidad de la información administrativa, financiera y económica e incluso en la falta de cumplimiento de las leyes y normales aplicables al sector.

Se ha determinado que el control, trabaja aisladamente, no constituye a una serie de acciones que debería extenderse por todas las actividades de la entidad.

Las instituciones han incorporado controles; sin embargo, los mismos no influyen en la capacidad de la entidad para la consecución de los objetivos previstos. La incorporación de controles no ha repercutido de forma importante en la contención de costos y tiempos de respuesta.

La aplicación de la evaluación del control, ha determinado problemas en la planeación, organización, dirección y ejecución de actividades y especialmente en el sistema de control. Dichos problemas han sido reportados primero como hallazgos y luego como observaciones en los respectivos informes que formula el área de Control; sin embargo éstos no han sido tomados en cuenta por las autoridades, debido a diversas razones, pero principalmente debido a su extemporaneidad.

El control tradicional se viene aplicando sobre la base de hechos realizados y consumados (históricos); lo que no facilita que la gestión pueda aplicar los ajustes, regularizaciones, conversión de las debilidades en fortalezas y concretar la retroalimentación oportuna de las actividades institucionales.

Producto de este panorama presentado podemos concluir que los conceptos, criterios, lineamientos y prácticas de control aplicados no han facilitado la solución de la problemática. Además de la falta de oportunidad, el control adolece de deficiencias en la aplicación de normas técnicas, lo que mengua su relevancia y trascendencia en la gestión, determinando falta de confiabilidad de quienes hacen uso de la información institucional. Otra situación similar es la no incorporación de la nueva filosofía y doctrina, dada por el tratamiento del entorno de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y el monitoreo puntual y/o permanente que se vienen aplicando en todo el mundo, como forma de convertir las debilidades en fortalezas y contribuir eficazmente a la optimización de la gestión.

• SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

PROBLEMA GENERAL:

¿De que manera el control puede convertir las debilidades en fortalezas y contribuir en forma efectiva en la mejora continua y competitividad institucional?

PROBLEMAS ESPECÍFICOS:

1. ¿Cómo es posible que el control facilite la eficiencia y efectividad de la gestión pública?

2. ¿Qué componentes del sistema de control deben definirse para que se facilite la mejora continua y competitividad en el marco del proceso de gestión pública?

• MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

• MARCO TEÓRICO

• EL CONTROL EN EL MARCO DE LA GESTION PUBLICA

Analizando a Uceda (2007), la gestión pública, es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro sus fines, objetivos y metas, los que están enmarcados por las políticas gubernamentales establecidas por el Poder Ejecutivo.

Según la UNA y el IDG (2005)[1], un crecimiento sostenible y equitativo depende también de la calidad y eficiencia de las políticas y de la gestión pública. Como la experiencia de la región pone de manifiesto, sin políticas públicas fiscalmente responsables y sostenidas, la estabilidad macroeconómica termina afectada, haciendo poco útiles los restantes esfuerzos para el desarrollo de la producción y la reducción de la pobreza. El fortalecimiento de marcos de responsabilidad que incentiven la eficiencia y eficacia de las políticas y de la gestión pública constituyen, no sólo la mejor medida preventiva contra los desequilibrios fiscales, sino la única forma de satisfacer necesidades sociales y económicas indispensables para promover un crecimiento sustentable y equitativo. En particular, es prioritario adaptar los sistemas de asignación de recursos para que respondan a las necesidades de los más desfavorecidos y adaptar los sistemas de prestación a sus circunstancias específicas, posibilitando su participación e implicación directa. Para lograr todo ello, es indispensable superar la politización de las administraciones públicas y su "captura" por intereses particulares, que se traducen en fenómenos de clientelismo y amiguismo que son causa de ineficiencia, corrupción y distorsión de las intervenciones y políticas del Estado. Las administraciones públicas deben constituir la plataforma institucional para la elaboración e implantación de políticas públicas que respondan a los intereses generales de la sociedad, con subordinación plena a la legalidad. Las instituciones administrativas de los países deben ser fortalecidas, no sólo por la importancia que tienen en sí mismas, sino porque su solidez es una condición necesaria para rentabilizar las inversiones en cualquier sector.

Interpretando a Pérez-Carballo (2007), la integración económica, financiera, contable y en otras áreas ha creado la necesidad de integrar metodologías y conceptos en todos los niveles de las diversas áreas administrativas y operativas con el fin de ser competitivos y responder a las nuevas exigencias institucionales, surge así el tratamiento del control interno en el marco de la gestión pública. El control se entiende como el proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías: i) Efectividad y eficiencia operacional; ii) Confiabilidad de la información financiera; y, iii) Cumplimiento de políticas, leyes y normas.

Según la UNA & EL IDG (2005), el control posee cinco componentes que pueden ser implementados en todas las empresas de acuerdo a las características administrativas, operacionales y de tamaño; los componentes son: un ambiente de control, una valoración de riesgos, las actividades de control (políticas y procedimientos), información y comunicación y finalmente el monitoreo o supervisión.

Analizando a Coopers & Lybrand (2004), la implementación del control implica que cada uno de sus componentes estén aplicados a cada categoría esencial de la entidad convirtiéndose en un proceso integrado y dinámico permanentemente, como paso previo cada entidad debe establecer los objetivos, políticas y estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas; aunque el sistema de control interno debe ser intrínseco a la administración de la entidad y busca que esta sea mas flexible y competitiva en el mercado se producen ciertas limitaciones inherentes que impiden que el sistema como tal sea 100% confiable y donde cabe un pequeño porcentaje de incertidumbre, por esta razón se hace necesario un estudio adecuado de los riesgos internos y externos con el fin de que el control provea una seguridad razonable para la categoría a la cual fue diseñado, estos riesgos pueden ser atribuidos a fallas humanas como la toma de decisiones erróneas, simples equivocaciones o confabulaciones de varias personas, es por ello que es muy importante la contratación de personal con gran capacidad profesional, integridad y valores éticos así como la correcta asignación de responsabilidades bien delimitadas donde se interrelacionan unas con otras con el fin de que no se rompa la cadena de control fortaleciendo el ambiente de aplicación del mismo, cada persona es un eslabón que garantiza hasta cierto punto la eficiencia y efectividad de la cadena, cabe destacar que la responsabilidad principal en la aplicación del control interno en la organización debe estar siempre en cabeza de la administración o alta gerencia con el fin de que exista un compromiso real a todos los niveles de la empresa, siendo función del departamento de auditoria interna o quien haga sus veces, la adecuada evaluación o supervisión independiente del sistema con el fin de garantizar la actualización, eficiencia y existencia a través del tiempo, estas evaluaciones pueden ser continuas o puntuales sin tener una frecuencia predeterminada o fija, así mismo es conveniente mantener una correcta documentación con el fin de analizar los alcances de la evaluación, niveles de autorización, indicadores de desempeño e impactos de las deficiencias encontradas, estos análisis deben detectar en un momento oportuno como los cambios internos o externos del contexto empresarial pueden afectar el desarrollo o aplicación de las políticas en función de la consecución de los objetivos para su correcta evaluación.

Según la INTOSAI (1994), La comprensión del control puede ayudar a cualquier entidad a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia y economía, indicadores indispensables para el análisis, toma de decisiones y cumplimiento de metas.

Según Aldave & Meniz (2005) , coincidente con la Contraloría General de la República (2004), explican que Control es el sistema integrado por la estructura organizacional y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por las empresas públicas de saneamiento, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio del Control debe consultar los principios de igualdad, eficiencia, economía, celeridad, moralidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando. El Control se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

Uceda Arcas (2007), coincide con Pérez-Carballo (2007), cuando indican que el Control interno es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de: a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros; f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.

INTOSAI (1994), CGR (2006) Y Aldave & Meniz (2005), coinciden que toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control: a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especificas, así como la formulación de planes operativos que sean necesarios; b) Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos; c) Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes; d) Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad; e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos; f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones; g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de Control Interno; h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades; i) Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control; j) Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión; k) Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad; l) Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Interpretando a la CGR (2006-A), el control gubernamental consiste en la supervisión, vigilancia y verificación de los actos y resultados de la gestión pública, en atención al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía en el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción, evaluando los sistemas de administración, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a través de la adopción de acciones preventivas y correctivas pertinentes. El control gubernamental es interno y externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente

Según la CGR (2006-C), El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente. Su ejercicio es previo, simultáneo y posterior.

Según la CGR (2006-C) se entiende por control externo, el conjunto de políticas, normas, métodos y procedimientos técnicos, que compete aplicar a la Contraloría General u otro órgano del Sistema por encargo o designación de ésta, con el objeto de supervisar, vigilar y verificar la gestión, la captación y el uso de los recursos y bienes del Estado. Se realiza fundamentalmente mediante acciones de control con carácter selectivo y posterior. En concordancia con sus roles de supervisión y vigilancia, el control externo podrá ser preventivo o simultáneo, cuando se determine taxativamente por la Ley del Sistema Nacional de Control o por normativa expresa, sin que en ningún caso conlleve injerencia en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad, o interferencia en el control posterior que corresponda. Para su ejercicio, se aplicarán sistemas de control de legalidad, de gestión, financiero, de resultados, de evaluación de control interno u otros que sean útiles en función a las características de la entidad y la materia de control, pudiendo realizarse en forma individual o combinada. Asimismo, podrá llevarse a cabo inspecciones y verificaciones, así como las diligencias, estudios e investigaciones necesarias para fines de control.

Según la CGR (2006-C), las Normas de Control Interno tienen como base legal y documental la siguiente normativa y documentos internacionales: Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las entidades del Estado; Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República; Manual de Auditoría Gubernamental, aprobado mediante R.C. N° 152-98-CG; Internal Control – Integrated Framework, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Comisión, 1990; Guía para las normas de control interno del sector público, INTOSAI, 1994. Las Normas de Control Interno, constituyen lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicación y regulación del control interno en las principales áreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades, incluidas las relativas a la gestión financiera, logística, de personal, de obras, de sistemas de información y de valores éticos, entre otras. Se dictan con el propósito de promover una administración adecuada de los recursos públicos en las entidades del Estado. Los titulares, funcionarios y servidores de cada entidad, según su competencia, son responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la estructura de control interno en función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones. Asimismo, es obligación de los titulares, la emisión de las normas específicas aplicables a su entidad, de acuerdo con su naturaleza, estructura, funciones y procesos en armonía con lo establecido en el presente documento. Las Normas de Control Interno se fundamentan en criterios y prácticas de aceptación general, así como en aquellos lineamientos y estándares de control.

Las Normas de Control Interno tienen como objetivo propiciar el fortalecimiento de los sistemas de control interno y mejorar la gestión pública, en relación a la protección del patrimonio público y al logro de los objetivos y metas institucionales.

En este contexto, los objetivos de las Normas de Control Interno son:

• a) Servir de marco de referencia en materia de control interno para la emisión de la respectiva normativa institucional, así como para la regulación de los procedimientos administrativos y operativos derivados de la misma;

• b) Orientar la formulación de normas específicas para el funcionamiento de los procesos de gestión e información gerencial en las entidades;

• c) Orientar y unificar la aplicación del control interno en las entidades.

Según la CGR (2006-C), las Normas de Control Interno se aplican a todas las entidades comprendidas en el ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control (SNC), bajo la supervisión de los titulares de las entidades y de los jefes responsables de la administración gubernamental o de los funcionarios que hagan sus veces. En el supuesto que las Normas de Control Interno, no resulten aplicables en determinadas situaciones, corresponderá mencionarse específicamente en el rubro limitaciones el alcance de cada norma. La Contraloría General de la República (CGR) establecerá los procedimientos para determinar las excepciones a que hubiere lugar. Las citadas normas no interfieren con las disposiciones establecidas por la legislación, ni limitan las normas dictadas por los sistemas administrativos, así como otras normas que se encuentren vigentes. La aplicación de estas normas contribuye al fortalecimiento de la estructura de control interno establecida en las entidades.

La CGR, en su calidad de organismo rector del SNC, es la competente para la emisión o modificación de las normas de control interno aplicables a las entidades del sector público sujetas a su ámbito, con el fin que orienten la efectiva implantación, funcionamiento y evaluación del control interno en las entidades del Estado.

La Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de la Entidades del Estado, define como sistema de control interno control interno al conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado, para la consecución de los objetivos institucionales que procura. Asimismo, la Ley refiere que sus componentes están constituidos por:

• a) El ambiente de control, entendido como el entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento del control interno y una gestión escrupulosa

• b) La evaluación de riesgos, que deben identificar, analizar y administrar los factores o eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas, objetivos, actividades y operaciones institucionales

• c) Las actividades de control gerencial, que son las políticas y procedimientos de control que imparte el titular o funcionario que se designe, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al personal, con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad

• d) Las actividades de prevención y monitoreo, referidas a las acciones que deben ser adoptadas en el desempeño de las funciones asignadas, con el fin de cuidar y asegurar respectivamente, su idoneidad y calidad para la consecución de los objetivos del control interno

• e) Los sistemas de información y comunicación, a través de los cuales el registro, procesamiento, integración y divulgación de la información, con bases de datos y soluciones informáticas accesibles y modernas, sirva efectivamente para dotar de confiabilidad, transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y control interno institucional

• f) El seguimiento de resultados, consistente en la revisión y verificación actualizadas sobre la atención y logros de las medidas de control interno implantadas, incluyendo la implementación de las recomendaciones formuladas en sus informes por los órganos del SNC

• g) Los compromisos de mejoramiento, por cuyo mérito los órganos y personal de la administración institucional efectúan autoevaluaciones para el mejor desarrollo del control interno e informan sobre cualquier desviación deficiencia susceptible de corrección, obligándose a dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones que se formulen para la mejora u optimización de sus labores. La Administración y el Órgano de Control Institucional forman parte

Según Aldave & Meniz (2005), la adecuada implantación y funcionamiento sistémico del control interno en las entidades del Estado, exige que la administración institucional prevea y diseñe apropiadamente una debida organización para el efecto, y promueva niveles de ordenamiento, racionalidad y la aplicación de criterios uniformes que contribuyan a una mejor implementación y evaluación integral.

En tal sentido, se considera que son principios aplicables al sistema de control interno:

• a) El autocontrol, en cuya virtud todo funcionario y servidor del Estado debe controlar su trabajo, detectar deficiencias o desviaciones y efectuar correctivos para el mejoramiento de sus labores y el logro de los resultados esperados;

• b) La autorregulación, como la capacidad institucional para desarrollar las disposiciones, métodos y procedimientos que le permitan cautelar, realizar y asegurar la eficacia, eficiencia, transparencia y legalidad en los resultados de sus procesos, actividades u operaciones; y,

• c) La autogestión, por la cual compete a cada entidad conducir, planificar, ejecutar, coordinar y evaluar las funciones a su cargo con sujeción a la normativa aplicable y objetivos previstos para su cumplimiento.

Aldave & Meniz (2005), coinciden con la CGR (2006-C), cuando establecen que la organización sistémica del control se diseña y establece institucionalmente teniendo en cuenta las responsabilidades de dirección, administración y supervisión de sus componentes funcionales, para lo cual en su estructura se preverán niveles de control estratégico, operativo y de evaluación. El enfoque moderno establecido por el COSO, la Guía de INTOSAI y la Ley Nº 28716, señala que los componentes de la estructura de control interno se interrelacionan entre sí y comprenden diversos elementos que se integran en el proceso de gestión. Por ello en el presente documento, para fines de la adecuada formalización e implementación de la estructura de control interno en todas las entidades del Estado, se concibe que ésta se organice con base en los siguientes cinco componentes:

• a) Ambiente de control

• b) Evaluación de riesgos

• c) Actividades de control gerencial

• d) Información y comunicación

• e) Supervisión, que agrupa a las actividades de prevención y monitoreo, seguimiento de resultados y compromisos de mejoramiento.

Dichos componentes son los reconocidos internacionalmente por las principales organizaciones mundiales especializadas en materia de control interno y, si bien su denominación y elementos conformantes pueden admitir variantes, su utilización facilita la implantación estandarizada de la estructura de control interno en las entidades del Estado, contribuyendo igualmente a su ordenada, uniforme e integral evaluación por los órganos de control competentes.

Según la CGR (2006-C), el control interno es efectuado por diversos niveles jerárquicos. Los funcionarios, auditores internos y personal de menor nivel contribuyen para que el sistema de control interno funcione con eficacia, eficiencia y economía. El titular, funcionarios y todo el personal de la entidad son responsables de la aplicación y supervisión del control interno, así como en mantener una estructura sólida de control interno que promueva el logro de sus objetivos, así como la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones. Para contribuir al fortalecimiento del control interno en las entidades, el titular o funcionario que se designe, debe asumir el compromiso de implementar los criterios que se describen a continuación:

• a) Apoyo institucional a los controles internos: El titular, los funcionarios y todo el personal de la entidad deben mostrar y mantener una actitud positiva y de apoyo al funcionamiento adecuado de los controles internos. La actitud es una característica de cada entidad y se refleja en todos los aspectos relativos a su actuación. Su participación y apoyo favorece la existencia de una actitud positiva.

• b) Responsabilidad sobre la gestión: Todo funcionario público tiene el deber de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y aceptado.

• c) Clima de confianza en el trabajo: El titular y los funcionarios deben fomentar un apropiado clima de confianza que asegure el adecuado flujo de información entre los empleados de la entidad. La confianza permite promover una atmósfera laboral propicia para el funcionamiento de los controles internos, teniendo como base la seguridad y cooperación recíprocas entre las personas así como su integridad y competencia, cuyo entorno retroalimenta el cumplimiento de los deberes y los aspectos de la responsabilidad.

• d) Transparencia en la gestión gubernamental: La transparencia en la gestión de los recursos y bienes del Estado, con arreglo a la normativa respectiva vigente, comprende tanto la obligación de la entidad pública de divulgar información sobre las actividades ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus fines así como la facultad del público de acceder a tal información, para conocer y evaluar en su integridad, el desempeño y la forma de conducción de la gestión gubernamental.

• e) Seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del control interno. La estructura de control interno efectiva proporciona seguridad razonable sobre el logro de los objetivos trazados. El titular o funcionario designado de cada entidad debe identificar los riesgos que implican las operaciones y, estimar sus márgenes aceptables en términos cuantitativos y cualitativos, de acuerdo con las circunstancias.

Según la CGR (2006-C), se han establecido aspectos para cada norma general del control institucional.

NORMA GENERAL PARA EL AMBIENTE DE CONTROL

La gestión pública, es muy compleja, por tanto esto repercute en el ambiente de control, en ese sentido, se considerará los siguientes aspectos:

• Filosofía de la Dirección

• Integridad y valores éticos

• Administración estratégica

• Estructura organizativa

• Administración de los recursos humanos

• Competencia profesional

• Asignación de autoridad y responsabilidad

• Órgano de Control Institucional

NORMA GENERAL PARA LA EVALUACIÓN DE RIESGOS

Los riesgos de la gestión pública, serán evaluados teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• Planeamiento de la administración de riesgos

• Identificación de los riesgos

• La valoración de los riesgos

• Respuesta al riesgo

NORMA GENERAL PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL:

Como parte de esta norma se considerarán los siguientes aspectos:

• Procedimientos de autorización y aprobación

• Segregación de funciones

• Evaluación costo-beneficio

• Controles sobre el acceso a los recursos o archivos

• Verificaciones y conciliaciones

• Evaluación del desempeño

• Rendición de cuentas

• Documentación de procesos, actividades y tareas

• Revisión de procesos, actividades y tareas

• Controles para las Tecnologías de la Información y Comunicaciones

NORMA GENERAL PARA LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Como parte de esta norma se definirán los siguientes aspectos:

• Funciones y características de la información

• Información y responsabilidad

• Calidad y suficiencia de la información

• Los sistemas de información

• Flexibilidad al cambio

• Archivo institucional

• Comunicación interna

• Comunicación externa

• Canales de comunicación

NORMA GENERAL PARA LA SUPERVISIÓN

En esta norma se definirá lo siguiente:

• Normas básicas para las actividades de prevención y monitoreo

• Normas básicas para el seguimiento de resultados

• Normas básicas para los compromisos de mejoramiento

Según la CGR (2006-C), para un adecuado control en el marco de la gestión pública, se deberá tener en cuenta los siguientes lineamientos:

Lineamientos para el ejercicio del Control Preventivo.

1. El control preventivo se ejerce bajo las modalidades siguientes:

• a) Veedurías.

• b) Absolución de Consultas.

• c) Orientación de oficio.

• d) Promoción del cumplimiento de la Agenda de Compromisos de la entidad.

• e) Promoción del Control Interno

• f) Promoción de Programas de capacitación.

• g) Agenda de Compromisos del OCI.

2. El control preventivo se ejerce de oficio, por disposición de la Contraloría General o por requerimiento escrito del Titular de la entidad o quién haga sus veces; ejecutándose antes o durante la realización de las correspondientes actividades u operaciones a cargo de la administración. Para su adecuado cumplimiento son de aplicación los principios que regulan el control gubernamental.

3. El control preventivo no interfiere con los actos de gestión de la entidad, bajo ninguna forma o modalidad, ni tiene una connotación mandatoria que afecte el ejercicio discrecional de los funcionarios en los actos propios de su decisión. Igualmente, no implica la emisión de pronunciamientos, y menos aún sobre temas de competencia de otras entidades públicas.

4. La orientación que se efectúe en el marco del control preventivo, no debe restringir y/o subordinar la decisión que adopte la administración de la entidad sobre el caso materia de la misma.