1.5. Identifique los tres "pilares de la información de calidad". Explique la función de cada uno de ellos para satisfacer las necesidades de información de los tomadores de decisiones. ¿Cómo puede ser que la información que es relevante para un usuario no lo sea necesariamente para otro?
Los tres pilares de la información son: exactitud, oportunidad y relevancia.
La exactitud es algo más que saber que uno más uno es igual a dos. Significa que la información esté libre de errores. Significa que la información es clara y refleja adecuadamente el sentido de los datos en los que se basa. Transmite una imagen clara al receptor, lo cual puede requerir una presentación en forma gráfica en vez de tabular. La exactitud significa que la información está libre de tendencias o desviaciones.
El hacer llegar la información a los receptores dentro del marco de tiempo necesario es otro atributo clave de la calidad de la información. Tiene escaso valor contar con información a destiempo para adoptar las oportunas acciones correctivas. La oportunidad en la información significa simplemente que los receptores la puedan obtener cuando la necesitan.
La relevancia es el último atributo clave de la calidad de la información. En palabras sencillas, ¿la información responde de manera específica al receptor sobre el qué, por qué, dónde,cuándo,quién,cómo?
Los gerentes siempre han usado información para desempeñar sus labores y dar respuestas a las anteriores preguntas. Así pues el tema de la información gerencial nada tiene de nuevo. Lo que sí es novedad es la facilidad con que puede obtenerse información exacta y actualizada. La innovación que ha hecho posible esto es la computadora. Las organizaciones están adquiriendo cada vez más conciencia de que la información es un recurso de importancia estratégica y que la computadora puede cultivar ese recurso.
1.6. ¿Cuál es la dirferencia principal entre los trabajadores de la informacion y los de opraciones?. Proporcione cuatro ejemplos de trabajadores de la informacion y de trabajadores de opreraciones.
Trabajadores de operarios: estos trabajadores están involucrados directamente con la fabricacion y distribución de productos o la prestación de un servicio. En las compañias manufactureras, por ejemplo. Los trabajadores de operaciones están involucrados en la conversión de materias primas en productos terminados. Ensablan piezas para obtener un producto terminado, operan máquinas para producir un bien, o emplean herramientas para trabajar sobre un producto. Estas son las personas que se ensucian las manos. Otros que no trabajan directamente sobre un producto pero que también se consideran trabajadores de operaciones son los operadores de los montacargas, el personal del almacén de herramientas, los inspectores, los chóferes de los camiones, etc. A medida que aumente la autorización en el arrea de trabajo de operaciones, aumentará la necesidad de información en esta área.
Trabajadores de la información: los trabajadores de la información están involucrados directamente con la creación, procesamiento distribución e interpretación y análisis de la información, son los contadores, empleados de oficina, ingenieros, abogados, programadores de computadoras, analistas de sistemas, gerentes, físicos, bibliotecarios y auditores, todos ellos son trabajadores de la información. La información es obviamente el ingrediente principal de su trabajo. La creación, procesamiento, distribución, interpretación y análisis de información es su trabajo tarea. Manejan toda clase de mensajes, llamadas telefónicas y memos. Estudian reportes, preparan reportes, toman decisiones, actúan debido a las decisiones que se han tomado, dirigen o asisten a reuniones, e inician y dan seguimiento a las actividades.
Los trabajadores de la información se pueden dividir de manera general en tres amplias categorías: (1) usuarios primarios de la información, como los gerentes que utilizan la información para el control, planeación y toma de decisiones. (2) aquellos que a su vez son usuarios y proveedores de la información, como los contadores, y (3) el personal de soporte de la información, como las secretarias, programadores de base de datos y analistas de sistemas.
1.7. ¿Qué elementos conforman la cultura organizacional?¿Cómo afecta esta cultura al sistema de información de la compañía? ¿Por qué es imperativo que la cultura de una organización apoye cualquier modificación significativa hecha por la gerencia de la empresa, especialmente si se refiere al sistema de información?
7 – La cultura es la forma de hacer las cosas. Los elementos que la conforman son: El aglutinante social, el ambiente diario integrado por quienes trabajan en él, el aprendizaje acumulado que se obtiene de decisiones, castigos, recompensas; la forma que es "la manera en que la gente de una determinada organización se comporta; y la cultura corporativa que hace referencia, a lo que realmente pasa en la organización, ella aporta personalidad, singularidad y significado.
Algunas culturas aceptan el cambio y motivan la innovación y los riesgos; otras los detestan y muestran una mentalidad de barrera.
Cualquier cambio en el sistema de información va a forzar a comportarse de manera diferente y va a ocasionar importantes modificaciones en las normas culturales.
Al tratar de ponerse en práctica el nuevo sistema este puede requerir que la información sea dividida en grupos y se genera desconfianza y negación entre sus integrantes.
Los diseñadores de EL NUEVO sistema de información deben trabajar para lograr que sea aceptado por la cultura y que se involucren con él. La gente debe tener un sentimiento de "propiedad" y se les debe ofrecer nuevos retos para no caer en el aburrimiento.
Es importante que desde el nivel más alto hasta el nivel más bajo tengan acceso a la información.
La cultura resultante de la organización está influenciada desde el exterior por la cultura de la nación y en muchos casos de las comunidades que la rodean. Existen algunos estudios que tratan de caracterizar la cultura de la Nación Cubana; pero aún no hay nada definitorio al respecto, aunque por apreciaciones personales de cada cubano, muchos -por no absolutizar a todos- pueden hacer una descripción más o menos completa de sus rasgos fundamentales: lengua, historia, tradiciones, imágenes, costumbres, estereotipos y símbolos entre otros.
El que no se disponga de una investigación en Cuba representativa al respecto, no obstaculiza un estudio específico dado, por el contrario contribuye a la misma.
Existen investigaciones en diferentes países, que ponen de manifiesto o mejor evidencian que la Cultura Nacional ejerce mayor influencia sobre los individuos que la cultura de la organización a la cual que pertenecen. En realidad hay elementos de la Cultura Nacional que son determinantes en la caracterización de los individuos de un país o región.
1.8. Defina el término base activo. Incluya en su definición la diferencia entra activos financieros y operacionales. ¿Cómo se emplea de manera especifica el sistema de información en términos de los activos financieros y operacionales de la compañía?
La base de activos se puede definir en diversas formas. Por ejemplo, se podría decir que la base del activo de una organización la componen las personas, el dinero, las maquinas, los materiales y los métodos. O bien, los activos se pueden describir como tangibles (planta y equipos) e intangibles (patentes, derechos de autor y secretos comerciales). Aquí simplemente mostramos los activos como financieros y operacionales. No obstante, en cualquier caso se necesitan información para el seguimiento de estos activos, para mostrar qué tan bien se están empleando o para señalar cómo se podrían emplear mejor. De hecho, la eficiencia y la eficacia en el empleo de los activos es uno de los factores clave del éxito de cualquier organización.
Los activos financieros son el efectivo o lo que se puede convertir fácilmente en efectivo. Estos activos proveen la "energía" de inversión de la organización. En las compañías no financieras, como las manufactureras, los activos financieros soportan las operaciones y proporcionan los medios con los cuales la organización puede crecer y prosperar. La información requerida comprende también los presupuestos de capital y los análisis de inversión, la participación en el mercado, los pronósticos de ventas, etc. En las instituciones financieras como las compañías de seguros y bancos, el activo principal es el dinero.
Los activos operacionales son todos los activos tangibles e intangibles para requeridos para producir y distribuir un producto o un servicio. En una compañía manufacturera o constructora, estos activos incluyen a todo el inventario, los bienes raíces, la planta y el equipo, las patentes, etc.
1.9. ¿A qué grupo de personas describe el término de afectados e interesados? Proporciones cinco ejemplos de afectados e interesados, incluyendo personas tanto dentro de la compañía cómo fuera de ella.
Al grupo que describe el término de afectados e interesados: la sociedad en general, organizaciones no lucrativas, programas emprendidos por el gobierno.
Interesados: los accionistas que han invertido su dinero, los prestamistas, y los entes reguladores.
Afectados: los afectados son ciertamente los clientes, los analistas financieros, los recaudadores de impuestos, los empleados y los representantes sindicales.
1.10. Explique cómo se puede emplear el sistema de información de una compañía para ayudar a diferenciar sus productos o servicios respecto a los de sus competidores.
Claramente, la información es el arma principal que ayudará a la gerencia, a los productos y los servicios y a la productividad a penetrar en el ambiente competitivo. El encanto de la tecnología informática no hará avanzar estas dimensiones, pero si lo hará la necesidad de contender y sobrevivir en un ambiente competitivo y violento, un ambiente que incluye una competencia internacional más fuerte. Debe quedar claro que las computadoras, la tecnología informática y la información de calidad no son los finos sino simplemente las armas competitivas que apoyan a las organizaciones para alcanzar las metas de los gerentes triunfadores, de productos y servicios excelentes y de una mayor productividad- y del éxito a final de cuentas. Cualquiera que sea su industria, las compañías que producen la información de la más alta calidad permanecerán como – o se convertirán- en las más fuertes competidoras del ramo. Por otra parte, si una compañía no puede mejorar su información, quedara a la zaga de aquellas que sí pueden.
1.11. Dé cinco ejemplos de cómo se puede incrementar la producción de los trabajadores de la información mejorando la tecnología del sistema de información existente.
2. Utilizar teleconferencias donde sea posible.
3. Utilizar sistemas de mensajes basados en computadoras y correo electrónicos.
4. Suministrar bases de datos ampliamente accesibles.
5. Proporcionar computadoras personales tanto de propósitos específicos como de propósitos múltiples.
6. Aplicando sistemas expertos y auxiliares en campo donde sea factible.
7. Proporcionando personal adecuado para sistemas de paginados y teléfonos celulares.
8. Poniendo a disposición sistemas de respuestas por voz las 24 hs. del día.
1.12. Explique la jerarquía gerencial en función de las necesidades únicas de información en cada nivel. ¿Qué información es común en todos los niveles? ¿Qué fuentes de información se aplican particularmente a los gerentes estratégicos?
El gerente técnico se ocupa de los asuntos operacionales diarios como por ejemplo embarques y recepción, contratación y despidos, capacitación, etc.
El gerente táctico se encarga de seleccionar los mejores métodos o las máquinas para cumplir con los objetivos a corto plazo, como por ejemplo los procesamientos y políticas, la administración presupuestaria y financiera, etc.
El gerente estratégico se ocupa de las cuestiones a largo plazo, como los gastos fuertes de capital, nuevos mercados, reorganizaciones, adquisición de compañías, cierres y reubicaciones.
Las fuentes de información generalmente que aplican son los reportes gubernamentales, los estudios demográficos, las publicaciones comerciales, los estudios de mercado, las firmas de investigación y los medios generales de comunicación.
1.13. ¿Cuál es la diferencia entre toma de decisiones programada y no programada? Proporcione ejemplos de cada una.
- Toma de decisiones programadas: consiste en tratar con decisiones repetitivas y bien estructuradas. Ej.: modificación administrativa dentro de un departamento, etc.
- Toma de decisiones no programadas: consiste en manejar los problemas que no están bien definidos y tienen que ser en forma urgente dicha decisión. Ej.: decisión de compra, la expansión de las instalaciones de la planta, las transacciones de combinación de la empresa, etc.
1.14. Describa ampliamente los cinco factores organizacionales clave presentados en el texto. Resalte la influencia especifica que cada factor tiene en el diseño y operación del sistema de información.
Los factores organizacionales juegan un papel principal en determinar la clase de información que se produce y la forma en que se comunica. Estos factores son la naturaleza, las categorías, el tamaño, la estructura y el estilo gerencial.
Factores organizacionales:
- Naturaleza: es uno de los factores principales que constituye a los requerimientos de la información de la organización. Estos pueden varias según el tipo de estilo de dicha organización.
- Las categorías: Hay tres formas, la organización funcional: el gerente es responsable de un área determinada, la organización divisional: el gerente de división es encargado de las funciones y la organización matricial: hay dos formas de arreglos, una en base a las funciones y la otra en base a los proyectos y programas.
- El tamaño: es un factor que afecta los requerimientos de la organización, entre más grande sea mayores van a ser dichos requerimientos. Por ejemplo: pueden surgir nuevos departamentos, nuevos cargos y subcargos, se genera más burocracia para las transacciones o requerimientos, etc.
- La estructura: Afecta a los requerimientos de la información y se encuentra relacionada con el tamaño. La información puede ser requerida de diferentes formas, esto varía según el tipo de estructura que posea la organización.
- El estilo gerencial: afecta a los requerimientos de la información, según el estilo del gerente va a variar el desarrollo de la planeación extensiva o extensiva y esto lleva a varias el tipo de información para pronósticos.
Segunda parte preguntas de repaso.
2.1. Haga una lista y describa brevemente los seis componentes estructurales que integran un sistema de información.
Sin importar a las organizaciones que sirven o la forma en que se desarrollan y diseñen, todos los sistemas de información están compuestos de los siguientes seis componentes estructurales: entrada, modelos, salida, tecnología, base de datos y controles.
Entrada: la entrada representa a todos los datos, texto, voz e imágenes que entran al sistema de información y los métodos y los medios por lo cuales se capturan e introducen.
Modelos: este componente consta de modelos lógicos-matemáticos que manipulan de diversas formas la entrada y los datos almacenados, para producir los resultados deseados o salida. Un modelo lógicos-matemático puede combinar ciertos elementos de datos para proporcionar una respuesta adecuada a una consulta, o puede reducir o agregar volúmenes de datos para obtener un reporte conciso. Puede ser tan simple como (ganancias =ingresos – gastos).
Modelos: manipulan la entrada y los datos almacenados, es decir combinan ciertos elementos de datos para proporcionar una respuesta adecuada y obtener un reporte conciso
Salida: la salida es en gran medida, el componente que guía e influye en los otros componentes. Si el diseño de este componente no satisface las necesidades del usuario, entonces los otros componentes tienen poca importancia. La salida representa el otro extremo de la entrada y obviamente no puede ser mejor que la entrada y los modelos empleados para producirla. Con frecuencia, la entrada y la salida son interactivas. La salida se convierte en entrada y la entrada se convierte en salida. Ejemplo: la bocina de un teléfono es un dispositivo de entrada, el auricular es un dispositivo de salida.
Tecnología: es la caja de herramientas del trabajo en sistemas de información. Captura la entrada, activa los modelos, almacena y accesa datos, produce y transmite salida, y ayuda a controlar todo el sistema. Hace todo el trabajo pesado y une a todos los componentes estructurales.
Base de datos: la base de datos es el lugar en donde se almacenan todos los datos necesarios para atender a las necesidades de todos los usuarios. Nuevamente, los datos pueden ser una combinación de voz, imágenes, texto y números. La base de datos se considera desde dos puntos de vista, el físico y el lógico.
Bloque de controles: todos los sistemas de información están sujetos a una diversidad de peligros y amenazas, como desastres naturales, incendios, fraude, fallas de los sistemas, errores y omisiones, intercepción secreta, definiciones, sabotajes, y multiplicaciones maliciosas. En muchos casos sin embargo, los peores abusos del sistema provienen de procedimientos operacionales inadecuados, empleados incompetentes y una pobre administración. Por eso se debe diseñar un sistema para su protección, integridad y operación uniforme.
2.2. ¿Qué representa la entrada? ¿En qué consiste la entrada? ¿Cuáles son algunos de los dispositivos para la introducción de datos de entrada?
La entrada representa a todos los datos, texto, voz e imágenes que entran al sistema de información y los métodos y los medios por lo cuales se capturan e introducen. La entrada esta compuesta de transacciones, solicitudes, consultas, instrucciones y mensajes. Por lo general, la entrada sigue un protocolo y un formato para que el contenido de identificación, la autorización, el arreglo y el procedimiento sean adecuados. La introducción puede hacerse mediante escritura manual, formas en papel, reconocimiento de características físicas como geometría manual y huellas digitales, teclados, bastones de mando, gastos, ratones, voz, sensores táctiles, y caracteres y códigos ópticos y magnéticos. Con frecuencia se puede conseguir una eficiencia en la entrada combinando los métodos. Ejemplo: la entrada por voz puede complementarse mediante un teclado para códigos numéricos, o para la entrada de mensajes.
2.3. ¿Qué determina la calidad de salida?
La calidad de la salida la determina la exactitud, oportunidad y relevancia. Además esta salida debe tratarse en función de su destino, uso, frecuencia de uso y seguridad.
2.4. ¿Cuales son algunos de los medios que pueden emplearse para producir la salida?
La salida se puede producir en pantallas, impresoras, dispositivos de audio o microfilm. En el pasado, el principal medio de salida eran las pilas de reportes impresos, denominados listados de computadora. En la actualidad, las personas están eligiendo otras formas de salida que vayan más adecuado a sus gustos, como graficas, video y audio, correos electrónicos.-
2.5. ¿Dé una definición de cada uno de los componentes que integran al componente de construcción de la tecnología de los sistemas de información?
La tecnología consta de tres componentes principales: la computadora y el almacenamiento auxiliar, las telecomunicaciones y el software.
Las telecomunicaciones comprenden el empleo de medios electrónicos y de transmisión de luz para la comunicaron entre nodos a lo largo de una distancia. El software corresponde a los programas que hacen que funcione el hardware de la computadora y le dan instrucciones sobre la forma de procesar los modelos. El hardware esta compuesto de una variedad de dispositivos que proporcionan el soporte físico para los componentes estructurales.
2.6. La base de datos puede describirse en función de sus propiedades lógicas y físicas. Explique estas propiedades y dé ejemplos de cada una.
La base de datos se considera desde 2 puntos de vista, el físico y el lógico:
La base de datos física está compuesta de los medios de almacenamiento, como las cintas, discos, disquetes, casetes, tarjetas magnéticas, pastillas (chips) y microfilms. Esta es la forma en que los datos se almacenan realmente. Sin embargo, otro problema probablemente más importante es cómo buscar, asociar y recuperar los datos almacenados para satisfacer necesidades especificas de información. También tiene que ver con el componente de software del sistema e incluye técnicas lógicas y asociativas de datos como índices, directorios, listas, llaves, apuntadores, redes, árboles y relaciones.
Base de datos física: está compuesta por medios de almacenamiento, como la cinta, discos, disquetes, casetes, tarjeta magnéticas, pastillas (chips) y microfilms.
Base de datos lógicas: está busca, asocia y recupera datos almacenados para satisfacer las necesidades como índices, directorios, listas, llaves, apuntadores, redes, árboles y relaciones
2.7. ¿Cuáles son los cinco controles que deben diseñarse en un sistema de información para asegurar su protección, integridad y operación uniforme?
Algunos de los controles que necesitan diseñarse en el sistema para asegurar su protección, integridad y operación uniforme son la instalación de un sistema de administración de registros, la aplicación de controles contables tradicionales, y el desarrollo de un plan maestro de sistemas de información, la creación de un plan de contingencias, la aplicación de procedimiento para el personal. Como verificación de antecedentes, capacitación, rotación de tareas, vacaciones obligatorias.
· Instalación de un sistema de registros.
· Aplicación de controles contables.
· Desarrollo de un plan maestro de sistemas de información.
· Aplicación de procedimientos para el personal.
· Empleo de procedimientos de programación y controles.
2.8. Toda organización y, en consecuencia, todo sistema de información, opera dentro del contexto de presiones y restricciones internas y externas. Identifique y describa las 10 fuerzas del diseño que influyen y ayudan a moldear el sistema de información.
- Integración: los sistemas de información deberán estar acoplados, conectados, comunicados, enlazados, sincronizados y permite la coordinación de las operaciones.
- Interfaz usuario/sistema: la información debe fluir. La riqueza de la interfaz usuario/sistema depende de la fuerza y variedad de las capacidades en los componentes estructurales.
- Fuerza competitiva: demanda información de calidad y oportuna. La competencia implica mejorar la actividad gerencial, la diferenciación de productos y servicios.
- Calidad y utilidad de la información: se debe identificar los requerimientos de información de los individuos para proporcionar la información necesaria, relevante, exacta y oportuna.
- Requerimientos de sistemas: Están influenciados por:
a) La confiabilidad; que significa que sea accesible a los usuarios.
b) La flexibilidad: que significa habilidad para cambiar y adaptarse a los diferentes requerimientos.
c) Programa de instalación: que es el tiempo en que se reconoce una necesidad hasta que se implementa la solución.
d) Expectativa de vida y potencial de crecimiento: los sistemas deben diseñarse para satisfacer requerimientos durante un tiempo razonable.
e) Capacidad para recibir mantenimiento: se debe dar al sistema mantenimiento para corregir fallas o efectuar mejoras.
- Requerimientos de procesamientos de datos: se dividen en 4:
a) Volumen: que es la cantidad de datos procesados en un tiempo para lograr una meta de información.
b) Complejidad: implica las operaciones de datos que deben realizarse para llegar a la información.
c) Restricciones de tiempo: implica el tiempo permitido desde que los datos están disponibles hasta que la información se requiere.
d) Demandas computacionales: es una combinación de volumen, complejidad, restricción de tiempo para un requerimiento de información.
- Factores organizacionales: Abarca 5 factores claves.
a) La naturaleza de la organización
b) Su categoría (funcional – divisional – matricial).
c) Su tamaño.
d) Su estructura.
e) Y su estilo gerencial (autocrático o democrático; centralizado o descentralizado).
- Requerimientos de costo-eficiencia: es importante identificar los costos y beneficios que se van a obtener. La cantidad de dinero disponible tendrá un impacto directo y significativo sobre el diseño del sistema de información
- Factores humanos: se deben diseñar sistemas que sean física y psicológicamente cómodos para los empleados; que sea adaptable a los gustos, disgustos, hábitos, destrezas y tareas del usuario.
- Requerimiento de factibilidad: que se pueda hacer.
2.9. Se ha puesto mucha atención a la especulación de que los robots computarizados desplazaran a un porcentaje significativo de los trabajadores de operaciones, alterando de esa forma la economía nacional. A pesar de estos temores, la población de robots continúa creciendo. De cinco razones del empleo creciente de robots en el futuro.
Los robots se utilizarán cada vez más debido a que (1) aumentan la productividad y la calidad de la salida; (2) eliminan las tareas tediosas, peligrosas y sucias; (3) tienen la habilidad para explorar y trabajar en ámbitos peligrosos y hostiles; (p. ej.; exploración submarina, minería y manufactura con base en la luna, reparación de satelices); (4) se beneficiarán de la creciente economía de la microelectrónica; y (5) debido a su capacidad de programación pueden ser utilizados en una diversidad de procesos de manufactura. A decir verdad los robots y los sistemas de información trabajan bien en conjunto y a medida que los robots se vuelven más inteligentes y asumen más tareas, especialmente en áreas remotas, será mayor la necesidad de información más oportuna y mejores ciclos de retroalimentación.
2.10. Mencione cuatro atributos que pueden diseñarse en un sistema de información que influya en la calidad y utilidad de la información que produce.
La información debe de ser oportuna, exacta, relevante y útil.-
2.11. – Identifique y explique la importancia de los seis requerimientos de sistemas.
Los requerimientos de sistemas son los requerimientos operacionales inherentes al sistema de información mismo y surgen de o están influenciados por otras fuerzas del diseño requerimientos. Especialmente la producción de información de calidad. Estos requerimientos son (1) confiabilidad; (2) disponibilidad; (3) flexibilidad; (4) programa de instalación; (5) expectativa de vida y potencial de crecimiento; (6) capacidad para recibir mantenimiento.
- Confiabilidad: se refiere al grado de seguridad con que un recurso realiza su función, produciendo los mismos resultados en procesos sucesivos.
- Disponibilidad: significa que el sistema es accesible a los usuarios. Un sistema puede ser confiable, pero no estar disponible cuando, por ejemplo, esta siendo probado o cuando se le está agregando un componente. Por otra parte, un sistema puede estar disponible pero no ser confiable.
- Flexibilidad: el requerimiento de flexibilidad se refiere a la habilidad del sistema para cambiar o adaptarse para satisfacer los requerimientos cambiantes de los usuarios.
- Programa de instalación: comprende el espacia de tiempo existente entre el momento en que una organización reconoce una necesidad y el momento en que implementa la solución supuestamente, aunque no siempre, entre más tiempo se requiera para diseñar un sistema, mejor será el diseño. (ej.) si a uno se le dieran 5 años y suficientes recursos para diseñar un sistema, uno podría diseñar el sistema perfecto. Normalmente uno no puede darse este lujo y tiene que diseñar el mejor sistema que puede dentro del tiempo asignado.
- Expectativa de vida y potencial de crecimiento: algunos sistemas no cuentan con una expectativa de vida debido a que ya son obsoletos en el momento en que se implementan. O bien, un sistema puede instalarse y trabajar muy bien durante cierto tiempo, pero debido a que es un sistema que tiene una sola salida sin la capacidad de crecer, queda " patas pa`arriba"· cuando aumentan las necesidades de los usuarios. Por lo tanto, los sistemas deben diseñarse para satisfacer requerimientos durante un tiempo razonable. (ej.) 5 años.- y ser también capaces de crecer si las necesidades cambian de manera significativa.
- Capacidad para recibir mantenimientos: una vez que un sistema se implementa, debe recibir mantenimiento, debido a que se deben corregir fallas, a que se deben satisfacer solicitudes especiales y a que deben efectuarse mejoras generales a los sistemas. La pregunta no es si uno tendrá o no que dar mantenimiento al sistema. Uno lo tendrá que hacer. La meta por lo tanto, deberá ser la de diseñar sistemas que sean capaces de recibir mantenimiento mediante el empleo de nombres de datos estándar y lenguajes de programación, programación estructurada y modular, configuraciones estándar y procedimientos estándar de documentación.
2.12. – El mantenimiento de sistemas en un componente inevitable de cualquier sistema de información del que se espera que proporcioné un procesamiento eficiente de datos por un espacio de tiempo prolongado. Proporcioné cuatro sugerencias para un diseño de sistemas con mayor facilidad de mantenimiento
- Proporcionar el empleo de nombres de datos estándar y lenguajes de programación.
- Programación estructurada y modular.
- Configuraciones estándar.
- Procedimientos estándar de documentación.
2.13 ¿Cuáles son los cuatro requerimientos del procesamiento de datos?.
Los requerimientos de procesamiento de datos se refieren al trabajo de detalle del sistema y se dividen en cuatro categorías: (1) el volumen de datos involucrados; (2) la complejidad de las operaciones de procesamiento de datos; (3) las restricciones de tiempo de procesamiento; (4) las demandad computacionales.
2.14. Explique algunas de las condiciones especificas ambientales y físicas que considera la ergonomía al tratar de optimizar la interfaz usuario / sistema.
Tarde o temprano, la información tiene que fluir por el cerebro humano para tener algún valor. Por lo tanto, entre mejor sea la interfaz entre el usuario y el sistema, sin obstrucción, interferencia externa o dependencia de intermedios, mejor será el flujo de la información. La riqueza de la interfaz usuario/sistema dependerá de la fuerza y variedad de capacidades en los componentes estructurales. Los esquemas de entrada le permitirán al usuario comunicarse con el sistema a través de una combinación de preguntas y respuestas, comandos, teclas de función, menús, cajas de dialogas y verificaciones, todos ellos introducidos por medio de lenguajes naturales y voz, tableros táctiles, bastones de mando, teclados, etc. Los modelos ayudan en las tareas de transacciones, el trabajo de oficinas, el diseño, la producción y la administración. Los modelos se acoplan con la base de datos, la cual servirá más como una base de conocimientos de material fuente, especialmente durante los diálogos gerenciales. La salida, además de satisfacer las necesidades de información de los usuarios, atraerá y servirá a los sentidos del oído, la vista y el tacto. La tecnología reducirá el tiempo y el espacio entre el usuario y el sistema. Los controles les proporcionaron a los usuarios autorizados un sistema confiable y todo el acceso que necesiten para realizar sus tareas o sostener un dialogo con el sistema.
2.14- La meta principal es mejorar el lugar de trabajo para las personas. Se ocupa de la iluminación, la decoración, la acústica, trata de evitar las molestias, etc.
La ergonomía propone dividir las áreas, por un lado el sector de trabajo y por el otro el de descanso.
Para aquellos que trabajan en un lugar con departamentos diseñar un sistema para unirlos, que colaboren uno con otros y que se pueda satisfacer a todos. Se debe brindar oportunidades desafiantes y dan autonomía para que los empleados puedan tomar decisiones sobre su trabajo.
2.15 ¿Qué usos se le pueden dar al centro de recursos de información?.
Instale una sala de herramientas o un centro de computo de trabajos abiertos donde puedan acudir los empleados para obtener la ayuda que necesitan para trabajar con el sistema. Esta ayuda puede traer consigo mayor capacitación, un cambio menor en el diseño de los sistemas, o la verificación de una computadora personal u otros auxiliares de los sistemas de información. Esta parte del diseño de sistemas recala la utilidad y accesibilidad de los servicios de cómputo. Los empleados pueden acudir y hacer mucho de lo que quieran. Pueden curiosear, probar cosas, hacer preguntas, ver demostraciones, jugar con la última tecnología y, en general, comprender mejor la forma en que funciona el sistema y lo que puede hacer por ellos, todo dentro del contexto de un ambiente amable y servicial.
2.16. Todo sistema de información está limitado por cinco requerimientos de factibilidad. Haga una lista estos requerimientos y explique la forma en que cada uno de ellos afecta el diseño del sistema.
El acrónimo TELOS representa los cinco componentes de los requerimientos de factibilidad. (Factibilidad: técnica, económica, legal, operacional y de programa).
1.Factibilidad técnica: para decidir la factibilidad técnica el diseñador determina si se puede desarrollar e implementar el diseño preliminar empleando la tecnología existente. Esta determinación generalmente incluye la experiencia tecnológica que existe actualmente dentro de la organización, pero también puede incluir la asesoría de los más avanzado en tecnología fuera de la organización. Como afirmación general, la tecnología esta mucho más delante de la capacidad de la gente para aplicarla con efectividad. Por esta razón en la mayoría de los casos la factibilidad técnica desde el punto de vista de disponibilidad es un aspecto no relevante, más bien el problema es el de la habilidad para adquirirla, aplicarla y utilizarla. De hecho debido a que la tecnología aglutina y soporta los otros componentes estructurales, el nivel de acceso a ella tendrá claramente un impacto significativo en la forma en que finalmente se diseñe el sistema.
2. Factibilidad económica: esta área de factibilidad origina una pregunta básica: ¿cuenta la organización con los fondos necesarios para desarrollar e implementar un sistema de información dados los requerimientos de otros proyectos de capital dentro de la organización? Si es así, ¿cual es el nivel de compromiso financiero? Obviamente, el nivel del diseño y el alcance están relacionados directamente con el apoyo económico. (: en este caso si la empresa no cuenta con el capital suficiente puede perjudicar el desarrollo e implementar un sistema adecuado de información).
3. Factibilidad legal: este factor ordena que no exista conflicto entre el sistema que se esta considerando y la capacidad de organización para descargar sus obligaciones legales. El analista debe considerar en este aspecto las implicaciones legales que surjan de los estatutos aplicables federales y estatales, las reglas de la ley común, las agencias administrativas federales y estatales ( ej. Oficina de impuestos sobre la renta, comisión de valores e intercambio) y las cláusulas contractuales. Por ej. Al considerar los requerimientos de retención de registros, el analista debe conocer qué registros se deben retener, quien debe guardarlos, cuanto tiempo deben guardarse y el nivel de seguridad requerido.
4. Factibilidad operacional: ¿estará basado el diseño en el ambiente organizacional, los procedimientos existentes y el personal? En caso de no ser así, ¿se pueden adquirir las habilidades suficientes, adiestrar al personal y efectuar otros cambios para que el sistema sea operacional? Si la respuesta es no, entonces tendrá que modificarse el diseño del sistema para que sea operacional dentro de las condiciones existentes. (se basa en el diseño organizacional, los procedimientos existentes y el personal. En el caso que no se cuente con estas herramientas se debe adiestrar al personal, efectuar cambios en el sistema para que sea operacional).
5. Factibilidad de programa: esto significa que el diseño del sistema debe ser capaz de llegar a ser operativo dentro de algún marco de tiempo. Si no es así, el diseño o el marco de tiempo tendrán que cambiar.( puede ser que el diseño del sistema no sea capaz de llegar a ser operativo dentro del tiempo adecuado para su utilización).
2.17 – El plan maestro a partir del cual se desarrolla un sistema de información eficiente y operativo se conoce como metodología del desarrollo de sistemas de información. Describa las cinco fases principales de esta metodología. Incluya una explicación del desarrollo de prototipos de sistemas.
En la parte 4 se describe con detalle la metodología del desarrollo de sistemas, en la fig. 2.5 se muestra un esquema general de esta. Sus fases principales son el análisis de sistemas, el diseño general de sistemas, la evaluación de sistemas, el diseño detallado de sistemas y la implementación de sistemas. Dentro de cada fase se incluyen las principales actividades o tareas. Las primeras cuatro fases están dirigidas a proporcionar valores específicos para los componentes estructurales. La última fase se ocupa de que los componentes estructurales sean operacionales. Algunos autores compañías y consultores dividen su metodología de desarrollo de sistemas en fases o etapas diferentes a las presentadas en este capítulo. Por eje. Un autor divide la metodología en tres etapas: análisis de sistemas, diseño de sistemas e implementación de sistemas. Algunas firmas contables emplean seis fases: factibilidad, diseño, programación, prueba, implementación, capacitación, conversación y revisión posterior a la implementación.
Independientemente del número o nombres de las fases o etapas, la metodología del desarrollo de sistemas racionaliza y asigna una rutina al proceso de construcción de sistemas de información. Su sello distintivo lo forman sus fases discretas. La meta principal de la metodología de desarrollo de sistemas es reducir los inicios, falsos, reciclamiento indebido, retrabados y callejones sin salida. Además, aumenta la probabilidad de que el sistema que se construya e instale finalmente sea el que usuarios desean y necesitan. Pero de ninguna manera la metodología del desarrollo de sistemas deberá ahogar la creatividad o la innovación. Proporciona un faro guía para el recorrido a lo largo del sistema de información. El qué tan excitante, productivo y creativo desee el analista de sistemas que sea este recorrido depende, en gran medida, del propio analista.
2.17- Sus cinco fases son:
a) Análisis de sistemas: ayuda a identificar la información que se necesita. Se llevan a cabo entrevistas, muestreos y se plantean preguntas. Posteriormente se hace un análisis conceptual y los usuarios deben estar de acuerdo con los resultados para pasar a la fase siguiente.
b) Diseño del sistema: es el proceso de traducir los requerimiento definidos en la fase anterior a varios diseños observando como impactará cada uno, luego se trabaja hacia un consenso. Aquí se emplean técnicas y los analistas concluyen esta fase con un entendimiento de lo que se desea y de lo que tendrán que hacer para obtenerlo.
c) La evaluación de sistemas: implica la selección de la tecnología que se soporta a los componentes estructurales, la evaluación de esta tecnología, los proveedores que la suministran y un análisis de costo-eficacia de cada alternativa propuesta en el diseño para determinar la mejor.
d) Diseño detallado de sistema: antes de empezar esta fase se ve que haya un consenso final. Si es así, se sigue por hacer una definición precisa y detallada de cada componente del sistema.
e) Implementación de sistemas: es la capacitación y educación de los usuarios, la prueba y conversión para hacer que el sistema sea operacional. Aquí el trabajo de desarrollo y diseño llega a un clímax. Luego de su aplicación se deberá realizar un seguimiento para ver si hay que hacer ajustes. Modificaciones significativas pasado un tiempo se podrá hacer un mayor mantenimiento o desarrollar o diseñar un nuevo sistema.
f) Prototipo de sistema: es un subsistema o un subconjunto del sistema. Implica la interacción y consulta del usuario con el analista de sistema. Ellos producen un modelo de trabajo (prototipo) de una aplicación. Para una determinada solicitud.
Se prueban, modifican y rediseñan prototipos hasta que el usuario elige uno que luego implementará.
Autora:
Sandra Carolina Ortega
26/08/2008.
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