Propuesta de mejora de la Gestión del Departamento de Operaciones de Transporte Aéreo

RESUMEN

Este trabajo se desarrolló en la División de Apoyo Aéreo de CVG EDELCA MACAGUA, y su objetivo fundamental fue establecer una propuesta de mejora en la gestión del Departamento de Operaciones de Transporte Aéreo, se documentó a través de la metodología para el diseño de un plan de mejoras que permitió desarrollar las actividades que se ejecutan en pro de las operaciones aéreas de manera planificada, ordenada y sistemática. La investigación fue de tipo descriptivo, no experimental y evaluativo; ya que los datos que sustentan la investigación se obtuvieron a través de la bibliografía, normativas, leyes y regulaciones que rigen la materia aeronáutica. La observación directa y las entrevistas no estructuradas fueron los instrumentos utilizados que permitieron detectar todas las actividades que no se encontraban bajo norma. Entre las principales estrategias de mejoras destacan: el plan de mejoras y el Manual de Operaciones Aéreas representan un soporte para el personal administrativo y operacional que labora en el Departamento de Operaciones de Transporte Aéreo adscrito a la División de Apoyo Aéreo. Las conclusiones a las que se llegó luego del desarrollo de la investigación, son como sigue; para lograr una documentación en la que la normalización y la optimización de la gestión se efectuara de forma efectiva, se diseño un plan de mejoras que suministro un orden sistemático de las actividades realizadas, la obtención del producto final contribuye al mejoramiento continuo formulado en la División, y aval frente al Instituto Nacional de Aviación Civil (INAC) ente regulador de las operaciones aeronáuticas.

Palabras Claves: Apoyo aéreo, gestión, plan, operaciones, manual

INTRODUCCIÓN

La empresa CVG Electrificación del Caroní, C.A. (EDELCA), filial de la Corporación Venezolana de Guayana, se encuentra ubicada en el municipio Caroní, Región de Guayana, Estado Bolívar, la cual esta diseñada para producir, transportar y comercializar energía eléctrica en forma competitiva, confiable, eficiente, rentable y comprometida con la conservación del ambiente, con el propósito de promover el desarrollo industrial del país.

Actualmente para sobrevivir a los retos imperantes en el mundo empresarial las empresas deben tener un sistema de la calidad más eficiente cada día, que integre todas las actividades que pudiesen afectar la satisfacción de las necesidades de los clientes, y lograr la tan ambiciosa competitividad en los mercados nacionales e internacionales.

Toda búsqueda de mejoramiento de calidad encierra e implica el mejoramiento de muchas, si no todas, las variables que afectan de manera directa e indirecta en el proceso de análisis, evaluación y toma de decisiones dentro del Departamento de Operaciones de Transporte Aéreo, se hará un estudio el cual es necesario e imprescindible como herramienta que brinde asesoría, confiabilidad y apoyo para todo el personal que labora en el Departamento, es por ello que la investigación que se presentará, contiene una serie de pasos, instrucciones y procedimientos que dictan la forma adecuada de cómo se efectúan las Operaciones Aéreas dentro de la División de Apoyo Aéreo.

La División de Apoyo Aéreo ha estado desarrollando proyectos, constituyendo esta investigación una parte importante de los mismos, siendo un medio a través del cual se diseñará el sistema documental de operaciones aéreas, conformado por siete (7) volúmenes, documento que permitirá contribuir con el control y supervisión de dichas operaciones, todo esto en pro de la maximización de los recursos evitando con esto el descontrol, la pérdida de tiempo y la insatisfacción de los clientes.

Por tanto, la División de Apoyo Aéreo, en busca de su integración con la cultura de excelencia y mejoramiento continuo como única forma de trabajo, se ha visto en la necesidad de llevar a cabo la optimización de la gestión de las operaciones aéreas bajo los aspectos contemplados en el manual práctico del Modelo CVG Excelencia de Gestión en concordancia con lo establecido en el Reglamento de la OACI, de las normas ISO 9001:2000 y que esto a su vez se encuentre avalado por el INAC y FONDONORMA.

De acuerdo a la metodología utilizada, la investigación se considero de tipo descriptivo, no experimental y evaluativo, ya que los datos e informaciones obtenidas serán consecuencia de procesos ya establecidos basados en las actividades relacionadas con la ejecución de las operaciones aéreas, con respecto al manejo de Aeronaves, el suministro de combustible, así como también del control y prevención de los riesgos implícitos en las misiones de vuelo.

Está orientada al diseño del sistema documental de Operaciones Aéreas de la División de Apoyo Aéreo de la Central Hidroeléctrica Macagua con el propósito de asegurar el eficaz funcionamiento y la satisfacción de los clientes.

A través de este informe se presento el resultado de la investigación realizada en los siguientes capítulos:

• En el capítulo I: El planteamiento del problema a objeto de la investigación.

• En el capítulo II: Se detallan las generalidades de la empresa.

• En el capítulo III: Se detalla el marco teórico donde se exponen las bases teóricas de la investigación.

• En el capítulo IV: Se presenta el diseño metodológico que fue seguido para realizar el estudio.

• En el capítulo V: Se presenta la situación actual del Departamento de Operaciones Aéreas.

• En el capítulo VI: Se presenta la situación propuesta del Departamento de Operaciones Aéreas.

• Finalmente, se presentan las conclusiones, recomendaciones y las referencias bibliográficas consultadas.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

CVG Electrificación del Caroní C.A. (EDELCA), es una empresa del Estado Venezolano, filial de la Corporación Venezolana de Guayana, ubicada en la Región de Guayana, Estado Bolívar. Desde su origen, CVG EDELCA asumió la responsabilidad de producir, transportar y comercializar energía eléctrica en forma competitiva, confiable, eficiente, rentable y comprometida con la conservación del ambiente, con el propósito de promover el desarrollo industrial del país.

La División de Apoyo Aéreo es una unidad administrativa de la Dirección de Servicios de la empresa CVG Electrificación del Caroní C.A. EDELCA; y esta a su vez cuenta con el Departamento de Mantenimiento de Transporte Aéreo y el Departamento de Operaciones de Transporte Aéreo, esta última tiene como misión programar, asegurar, supervisar, ejecutar y evaluar las actividades administrativas y operacionales de las aeronaves propias de la empresa y contratadas, para la prestación del servicio de Transporte Aéreo, cumpliendo con las especificaciones del fabricante, las regulaciones de los entes gubernamentales que rigen la materia aeronáutica y lineamientos de la empresa, en concordancia con la política de la División de Apoyo Aéreo y sus objetivos, para contribuir al logro de la misión de EDELCA, posee bajo su mando a la Sección de Seguridad y Soporte Operacional y la Sección de Operaciones Aeronáuticas.

Toda búsqueda de mejoramiento de calidad encierra e implica el mejoramiento de muchas, si no todas, las variables que afectan de manera directa e indirecta en el proceso de análisis, evaluación y toma de decisiones; dentro del Departamento de Operaciones de Transporte Aéreo, se hará un estudio el cual es necesario e imprescindible como herramienta que brinde asesoría, confiabilidad y apoyo para todo el personal que labora en el Departamento, es por ello que la investigación que se presentará, contiene una serie de pasos, instrucciones y procedimientos que dictan la forma adecuada de cómo se efectúan las Operaciones Aéreas dentro de la División de Apoyo Aéreo.

La División de Apoyo Aéreo se encuentra motivada y abocada a mantener el éxito alcanzado tras obtener la certificación de la calidad, por lo que la elaboración de proyectos que promuevan el mejoramiento continuo forman un compromiso permanente para sus trabajadores; en lo que respecta al desarrollo de la investigación es importante hacer hincapié que el Instituto Nacional de Aviación Civil (INAC), adscrito al Ministerio de Infraestructura; es el ente encargado de avalar y certificar todos los documentos relacionados con las operaciones aéreas, el cual se encarga de realizar auditorias cada dos años con el objeto de verificar si las empresas prestadoras de servicio aéreo, se encuentran efectuando sus actividades de acuerdo a su manual de Operaciones, le cual es vital para desarrollar sus actividades dentro del marco legal, si se realizara la auditoria y se verifica que las actividades que se ejecutan no están acorde con el mismo, se corre el riesgo de recibir una multa o en el peor de los casos una suspensión de sus actividades.

Dada la importancia de la situación antes mencionada, la División de Apoyo Aéreo ha estado desarrollando proyectos, constituyendo esta investigación una parte importante de los mismos, siendo un medio a través del cual se diseñará el sistema documental de operaciones aéreas, el cual está conformado por siete (7) volúmenes, documento que permitirá contribuir con el control y supervisión de dichas operaciones, todo esto en pro de la maximización de los recursos evitando con esto el descontrol, la pérdida de tiempo y la insatisfacción de los clientes.

Para lograr asegurar el eficaz funcionamiento y la satisfacción de los clientes se requiere desarrollar un estudio que permita optimizar las operaciones, a fin de mejorar la eficiencia de su gestión.

Por tanto, la División de Apoyo Aéreo, en busca de su integración con la cultura de excelencia y mejoramiento continuo como única forma de trabajo, se ha visto en la necesidad de llevar a cabo la optimización de la gestión de las operaciones aéreas bajo los aspectos contemplados en el manual práctico del Modelo CVG Excelencia de Gestión, el Reglamento de la OACI y las normas ISO 9001:2000.

Este estudio es importante, ya que su elaboración permitió guiar, asistir e instruir al personal de la División en el desempeño de sus obligaciones y responsabilidades, así como al personal interesado de acuerdo a lo preescrito en el anexo 6 de la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI), capítulo 2 Operaciones de vuelo inciso 2.2.2 "manual de operaciones" y el capítulo 9; manuales, libros de abordo inciso 9.1: manual de operaciones; en el que se definirán las funciones, atribuciones, obligaciones y responsabilidades de los tripulantes y del personal de apoyo en tierra, estableciendo las políticas, bajo las que se regirán las actividades propias de las operaciones de vuelo.

Tanto las Secciones de Operaciones Aeronáuticas como la de Seguridad y Soporte Operacional, tienen como objetivo ejecutar las misiones de vuelo asignadas al servicio de Transporte Aéreo de EDELCA cumpliendo con las disposiciones de los entes gubernamentales que rigen la materia aeronáutica, del fabricante del equipo y de la empresa, y mantener la seguridad de las aeronaves de EDELCA, en vuelo y en tierra, así como de los sistemas de apoyo asociados, cumpliendo con las disposiciones de los entes gubernamentales que regulan la materia aeronáutica, del fabricante del equipo y de la empresa respectivamente, tienen la responsabilidad de resguardar vidas humanas y bienes materiales en sus operaciones por lo que se requiere que el servicio que presten sea de calidad, efectivo, eficiente y oportuno todo esto con la maximización de los recursos utilizados.

La elaboración e implementación del sistema documental de Operaciones Aéreas que se propuso en este informe permitió coordinar el proceso de ejecución de las misiones de vuelo, lo cual garantiza la operatividad, la optimización de las actividades y así incrementar el factor servicio, la satisfacción de los clientes a través de una mejor metodología para el control de sus acciones lo que se tradujo a su vez en el mejoramiento de la eficiencia de la gestión operativa.

Con esta investigación se pudo presentar un estudio de tipo descriptivo con diseño no experimental y evaluativo para establecer normas y requerimientos necesarios para el adecuado funcionamiento de las actividades realizadas en el Departamento de Operaciones , a fin de mejorar la actual, y que sirva de base para cumplir el objetivo de aumentar el nivel de calidad de la misma, pretendiéndose detectar las fallas, para realizar las debidas recomendaciones con el fin de proporcionar el mejoramiento continuo de la gestión en sus operaciones de vuelo.

OBJETIVO

Optimizar y normalizar la Gestión de las Operaciones del Departamento de Operaciones de la División de Apoyo Aéreo del Aeropuerto Macagua basado en los lineamientos del Modelo de Excelencia de Gestión.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Precisar las normas que se deben cumplir, con el fin de respetar los estatutos establecidos por la División de Apoyo Aéreo.

• Detectar posibles desviaciones del cumplimiento de las normas, leyes y reglamentos de la Aviación civil de Venezuela.

• Describir la situación actual de la gestión efectuada por las secciones que integran el Departamento de Operaciones Aéreas.

• Identificar y Elaborar plan de mejoras de sus actividades y tareas específicas que contribuyan a optimizar la gestión de las Secciones que conforman al Departamento de Operaciones Aéreas.

• Diseñar los manuales de:

• Política y Administración.

• Instrucción.

• Operaciones del Avión.

• Diseñar formato para el plan operacional de vuelo.

• Políticas de seguridad donde se incluyan los procedimientos de evacuación de emergencia y procedimientos en caso de accidentes.

• Transporte de mercancías peligrosas.

• Preparar lista de equipos mínimos y lista de envío de la configuración tanto para los helicópteros 412 y 407.

• Preparar guía de Rutas.

CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

RESEÑA HISTÓRICA

La empresa CVG Electrificación del Caroní C.A. EDELCA, filial de la Corporación Venezolana de Guayana, es la empresa de generación Hidroeléctrica más importante que posee Venezuela, se constituyó de manera formal el 23 de Julio de 1963, de acuerdo con el artículo 31 del estatuto orgánico de la Corporación Venezolana de Guayana, con el propósito de lograr el desarrollo del potencial hidroeléctrico del Río Caroní. Forma parte del conglomerado industrial de la CVG ubicado en la región de Guayana, conformado por las industrias del aluminio, hierro, acero, carbón, bauxita y actividades afines.

Su ubicación privilegiada en las caudalosas aguas del río Caroní, al sur del país, le permite producir electricidad en armonía con el ambiente, a un costo razonable y generando un significativo ahorro de petróleo. La región de la cuenca del río Caroní, está situada en el estado Bolívar (ver figura 1), al sureste de Venezuela, aproximadamente entre 3° 40´ y 8° 40´ de latitud Norte y entre 60° 50´ y 64° 10´ de longitud Oeste. Esta cuenca hidrográfica cubre aproximadamente 95.000 Km2 (10.5 por ciento del territorio Venezolano) de los cuales, 47.000 Km2 corresponden al Alto Caroní, desde su nacimiento en la frontera con Brasil hasta la confluencia con el Río Paragua; 33.000 Km2 forma la cuenca del río Paragua y los 15.000 Km2 restantes corresponden al Bajo Caroní, desde la unión con el río la Paragua hasta su desembocadura en el río Caroní.

Figura 1. Fuente: Intranet EDELCA. C.V.G. Electrificación del Caroní.

En la actualidad EDELCA aporta más del 70% de la producción nacional de energía eléctrica a través de sus grandes Centrales Hidroeléctricas Gurí y Macagua, la primera con una capacidad instalada de 10.000 Megavatios, considerada la segunda en importancia en el mundo y la segunda "23 de Enero" con 3.080 Megavatios aproximadamente corresponden al Bajo Caroní. (Ver figura 2). Dada la importancia que revestía tal proyecto, en 1953 se designó un grupo de ingenierosque conformaron la Comisión de Estudios para la Electrificación del Caroní dependiente del Ministerio de Fomento. Iniciando el año 1955, se definió el primer anteproyecto de construcción de la Central Hidroeléctrica Macagua I, en el salto del mismo nombre, con las características de simplicidad, economía y flexibilidad.

Figura 2 Fuente: Intranet EDELCA. C.V.G. Electrificación del Caroní.

Esta obra comenzó a contruirse en 1956 y fue concluida en 1961. Es del tipo "a filo de agua" , es decir, no requiere almacenamiento para su operación y tiene una potencia instalada de 360 Megavatios.

EDELCA inicia sus operaciones con un capital de 514 millones de Bolívares, entre los proyectos inmediatos se encontraba la construcción la Represa "Raúl Leoní Otero" de Guri, que comenzó a ser una realidad activa en 1968 cuando entró en servicio su primera etapa con diez (10) unidades generadoras. En 1978 se finalizó la segunda etapa del proyecto Guri con diez (10) unidades más, contándose entre las primeras Represas Hidroeléctricas del Mundo, con una capacidad generadora de diez (10.000) mil Megavatios.

En 1988 se inician los trabajos de construcción de las estructuras principales de concreto de la Central Hidroeléctrica Macagua II, con dos (2) casas de Maquinas y una capacidad instalada de 2.540 Megavatios. El proyecto Macagua comprende las obras para controlar el Rio Caroní, formar el embalse y la aplicación de la capacidad generadora de energía de acuerdo con la regulación del flujo alcanzado con la etapa final de Guri.

En 1992 se inician los trabajos para la construcción de la Central Hidroeléctrica Caruachi con una capacidad instalada de 2.160 Megavatios, formando parte del sistema de presas en el Bajo caroní.

Actualmente se encuentra en construcción la Central Hidroeléctrica Tocoma (última Central del Bajo Caroní

Por otro lado, también existen grandes proyectos en el alto Caroní como lo son las represas Tayucay (3.100MW), Eutobarima (2.900MW), Aripiche (1.300MW) y Auraima (1.800MW), siendo éstas los proyectos futuros que tiene planificado EDELCA para que sean fuente inicial en el presente siglo. (Ver Figura 3).

Figura 3 Desarrollos Hidroeléctricos del Alto Caroní.

VISIÓN DE EDELCA

Ser una empresa líder en la prestación del servicio eléctrico, comprometida con la conservación del medio ambiente, con un mercado diversificado a escala nacional e internacional; dotada de tecnologías de vanguardia y conformada por un recurso humano competente; orientada a la obtención de adecuados índices de calidad, rentabilidad y eficiencia, que satisfagan los requerimientos de nuestros clientes, empleados, accionistas, comunidades, proveedores y del desarrollo integral del país.

MISIÓN DE EDELCA

Producir, transportar y comercializar energía eléctrica, a precios competitivos, en una forma confiable y en condiciones de eficiencia y rentabilidad.

VALORES DE EDELCA

• Humanismo: Entendiendo por tal una gestión con sentido de justicia, pluralista y participativa, orientada al desarrollo integral de sus trabajadores, a la integración del factor ambiental en sus actividades y al compromiso social con las comunidades vinculadas a ellas.

• Respeto: Constituye el trato justo y considerado entre los trabajadores, hacia el ambiente, instituciones y organismos, clientes y proveedores, ciñéndose a la normativa de toda índole que incide sobre su actividad.

• Participación: Consiste en la promoción de una cultura que valora y motiva la generación compartida de ideas, opiniones y sugerencias, dirigidas al mejoramiento continuo de la organización. Cultura que incorpora los aportes de las comunidades e instituciones nacionales e internacionales relacionadas, estimulando la creatividad de todos los miembros de la empresa.

• Honestidad: Refleja el comportamiento ético de sus autoridades, cuerpo gerencial y trabajadores, tanto dentro como fuera de la organización, con sentido de justicia y honradez, y la gestión transparente de todos los procesos administrativos con estricto apego a las normas.

• Compromiso: Se manifiesta por la identificación y lealtad del trabajador con la empresa, la mística en el trabajo y el sentido de responsabilidad; en una institución que da prioridad al trato justo y se ocupa del desarrollo integral del trabajador y su calidad de vida.

• Competitividad: El conjunto de conductas de todos los niveles de la organización que permiten disputar o contender con los demás agentes del mercado en la prestación del servicio eléctrico, con alta calidad y al menor costo posible.

• Excelencia: Búsqueda de la calidad superior y perfección, a través de mejoramiento continúo de su gente y de sus procesos internos, en el logro de las metas propuestas y en el servicio que suministra, al nivel de organizaciones de clase mundial.

FUNCIONES DE EDELCA

• Garantizar la capacidad de Generación y Transmisión del Sistema Eléctrico en operación comercial, para vender a sus clientes energía eléctrica, cumpliendo así con los requerimientos de confiabilidad, calidad y productividad.

• Asegurar la ejecución la ejecución de las obras del plan de desarrollo y del Sistema Eléctrico, para satisfacer las demandas futuras de electricidad y asegurar la calidad del servicio.

• Velar por el manejo integral de las cuencas hidrográficas, así como las zonas de ubicación de sus plantas de generación y de los sistemas de transmisión.

• Garantizar la disponibilidad y la satisfacción de los recursos humanos.

• Ofrecer disponibilidad de los recursos financieros.

• Facilitar y garantizar los recursos materiales y/o servicios.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE EDELCA

• Ampliar la cobertura de los servicios de EDELCA a un creciente número de clientes y sector de la economía.

• Lograr la satisfacción de los clientes mediante un servicio de excelente calidad.

• Garantizar la confiabilidad del sistema eléctrico.

• Mantener precios competitivos.

• Ser eficientes y rentables.

• Lograr un recurso humano idóneo y motivado que satisfaga las necesidades de los clientes de EDELCA.

• Velar por la conservación y protección de las cuencas y áreas de interés para la empresa.

ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE EDELCA

CVG EDELCA, tomando como base los postulados indicados en el marco de la Ley para el Sector del Servicio Eléctrico, la cual establece que las empresas dedicadas a las actividades del negocio eléctrico en forma integrada, deberán proceder a la separación de tales actividades por áreas de especialización y crear empresas jurídicas separadas, cuentan con una nueva estructura organizativa a partir de Enero 2000, para incrementar la eficiencia corporativa.

Para realizar esta nueva estructura se tomaron criterios técnicos de organización que sirven de fundamento a la propuesta de EDELCA, incluyendo la Evaluación-Precisión del alcance de los responsables en cada uno de los negocios y de los responsables a nivel corporativo hasta los departamentos.

Asimismo, se asignó especial atención a la necesidad de agilizar la toma de decisiones como consecuencia de la simplificación e integración de procesos corporativos, de apoyo medulares en función de la incorporación de mejores prácticas.

Otro aspecto considerado es el desarrollo tecnológico que innove y mejore continuamente el desempeño de los procesos, a través de la investigación y desarrollo de metodologías de normalización y coordinación.

La empresa en una iniciativa para abordar el proceso de cambio del sector eléctrico nacional, pone en marcha el Proyecto de Transformación de EDELCA. Desarrollando estudios de carácter técnico-estratégico que proporcionaron los fundamentos necesarios para decidir la forma más adecuada de enfrentar los retos que establecen el nuevo marco regulatorio.

Se trata de transformar a EDELCA en cuatro (4) empresas especializadas en las actividades de Generación, Transmisión, Distribución y Comercialización de energía eléctrica.

EDELCA se agrupará en áreas de negocio, a fin de cumplir con la separación contable, las actividades de transmisión regional y las de distribución, bajo el entendido que ya existe la separación del negocio de transmisión troncal y generación.

El objetivo del área Corporativa es prestar servicio de apoyo y asesoría, a las áreas de negocios de generación, transmisión troncal, transmisión regional y distribución, así como establecer las políticas y lineamientos que permitan dar coherencia e integración a la gestión de la empresa, en condiciones de oportunidad y eficacia.

EDELCA, C.A., está dividida en tres grandes zonas de operaciones, las cuales son Caracas, Puerto Ordaz y Guri. Básicamente la estructura organizativa es de línea y staff, conformada fundamentalmente por unidades funcionales que dependen en línea directa del nivel estratégico de la organización, el cual esta integrado por Junta Directiva y la Presidencia. (Ver figura 4)

Las cinco (5) Gerencias de Staff que forman parte de la estructura son: Gerencia de Consultoría Jurídica, Gerencia de Asuntos Públicos, Gerencia de Controlaría Interna, Gerencia de Gestión Ambiental y Gerencia de Recursos Humanos.

En el nivel táctico se encuentran ocho (8) direcciones: Dirección de Servicios, Dirección de Finanzas, Dirección de Planificación, Dirección de Expansión de Generación, Dirección Ejecutiva de Transmisión, Dirección de Producción, Dirección de Transmisión Regional y Dirección de Distribución, al igual que las divisiones inherentes a cada dirección, sin embargo, en el nivel operativo se encuentran los departamentos que forman parte de cada una de las divisiones existentes.

Figura 4. Organigrama de CVG – EDELCA.

DIVISIÓN DE APOYO AÉREO

La División de Apoyo Aéreo es una unidad administrativa de la Dirección de Servicios de CVG Electrificación del Caroní, C.A. (EDELCA), empresa del estado venezolano fundada en 1963 para desarrollar el potencial hidroeléctrico del Río Caroní y su cuenca hidrográfica.

La División de Apoyo Aéreo es la unidad responsable de Proveer el Servicio de Transporte Aéreo; sus instalaciones principales se encuentran ubicadas en el Campamento Macagua de CVG EDELCA, en el Municipio Caroní, Ciudad Guayana, Estado Bolívar.

Para el cumplimiento de sus fines, la División de Apoyo Aéreo está conformada por el Departamento de Operaciones de Transporte Aéreo y el Departamento de Mantenimiento de Transporte Aéreo, con una nómina total de 54 personas, un equipamiento conformado por seis helicópteros marca Bell, modelos 412SP y 407, además de las instalaciones y equipos adecuados para la operación y el mantenimiento de estas aeronaves.

Como usuarios del servicio de transporte aéreo se incluyen las unidades organizativas de CVG EDELCA que así lo requieran, para apoyo de sus funciones, la Corporación Venezolana de Guayana y otros usuarios, previa autorización de la Presidencia de C.V.G. EDELCA.

MISIÓN

Proveer el servicio de transporte Aéreo, para apoyar los requerimientos surgidos de las funciones realizadas por EDELCA, con altos estándares de seguridad y en condiciones adecuadas de oportunidad, calidad y costo.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La División de Apoyo Aéreo se encuentra adscrita, como unidad organizativa a la Dirección de Producción de CVG Electrificación del Caroní, EDELCA para cumplir con sus funciones. La división está conformada por las siguientes unidades:

• El Departamento de Operaciones de Transporte Aéreo.

Cuyo objetivo es el de operar las aeronaves y los sistemas de apoyo del servicio de Transporte Aéreo de EDELCA. Tiene adscritas las secciones:

• Sección de Operaciones Aeronáuticas:

Cuyo objetivo es ejecutar las misiones de vuelo asignadas al servicio de Transporte Aéreo de EDELCA cumpliendo con las disposiciones de los entes gubernamentales que rigen la materia aeronáutica, del fabricante del equipo y de la empresa.

• Sección de Seguridad y Soporte Operacional:

Cuyo objetivo es mantener la seguridad de las aeronaves de EDELCA, en vuelo y en tierra, así como de los sistemas de apoyo asociados, cumpliendo con las disposiciones de los entes gubernamentales que regulan la materia aeronáutica, del fabricante del equipo y de la empresa.

• El Departamento de Mantenimiento de Transporte Aéreo.

Cuyo objetivo es el de mantener las aeronaves e instalaciones de apoyo del servicio de Transporte Aéreo de EDELCA. Tiene adscritas las secciones:

• Sección de Mantenimiento Aeronáutico:

Cuyo objetivo es mantener la disponibilidad de las aeronaves del servicio de Transporte Aéreo de EDELCA cumpliendo con las disposiciones de los entes gubernamentales que rigen la materia aeronáutica, del fabricante del equipo y de la empresa.

• Sección de Inspección Aeronáutica:

Cuyo objetivo es controlar la gestión de mantenimiento del servicio de Transporte Aéreo de EDELCA, detectando las posibles desviaciones respecto a las metas preestablecidas y haciendo los ajustes necesarios para mantener la operatividad de las aeronaves, a través de la inspección requerida por exigencias externas de las autoridades aeronáuticas.

Esta estructura se evidencia en el organigrama de la División de Apoyo Aéreo. (Ver figura 5)

Figura 5 Organigrama de la División de Apoyo Aéreo

CAPÍTULO III

MARCO TEÓRICO

MANUAL

Es un documento detallado que contiene en forma ordenada y sistemática, información relativa a la empresa. Representa un medio de comunicar las decisiones de la administración, concernientes a organización, políticas, normas y procedimientos para conocimiento del personal en general. Con los manuales se persigue la mejor eficacia en la ejecución de los trabajos del personal.

Importancia de los Manuales:

Esto adquiere la figura de un instrumento de control sobre la actuación de cada uno de los empleados y ofrece la posibilidad de dar una fisonomía más definida de la estructura organizativa de una empresa a través de una serie de normas bien especificadas.

Se puede decir que un manual bien redactado puede ser un valioso instrumento directivo, ya que estas son las manifestaciones concretas de una mentalidad directiva dirigida a la consecución sistemática de las diversas actividades.

Necesidad de los Manuales:

Los manuales permiten comunicar las decisiones de la administración, ya sean relacionadas a la organización, políticas y procedimientos, las empresas progresivamente han llegado a considerar sus estructuras organizativas, planeamientos de políticas y prácticas de procedimientos, como elementos de administración que pueden y deben cambiar tan a menudo como se quiera para capitalizar nuevas oportunidades y afrontar la competencia. Este concepto de administración ha aumentado la necesidad y modificado el papel que desempeñan los manuales. Hoy día se pone empeño en el uso del manual para comunicar información relativa a cambios.

Se diseñan manuales con vista a su legibilidad, sencillez, y flexibilidad. El trabajo de desarrollo de los manuales se considera como el de mantener informado al personal clave de los cambios en las actividades de la dirección, más bien que trazar al mismo tiempo la gráfica de la organización y poner las políticas y procedimientos en forma de libro permanente.

Distribución del Manual:

El contenido de los manuales invariablemente se reparte sobre una base de selección, debido al volumen de procedimientos escritos que se involucran. Tanto los departamentos como las personas recibirán un ejemplar, únicamente de aquellos procedimientos que se relacionen con sus responsabilidades. Es aconsejable, sin embargo, publicar un índice completo de procedimientos y entregarlo a todos los poseedores de manuales, a fin que puedan solicitar un ejemplar de los procedimientos que les interesen en particular.

Finalidad del Manual:

Informar al personal de los cambios efectuados en las actividades a desarrollarse evitando al máximo interrupciones y demoras.

Elaboración de un Manual:

Al determinar el propósito, es decir, el porqué del manual a quien tiene que ser distribuido y cuales serán los ámbitos del contenido, se necesitan obtener datos básicos y puntos de referencia para desarrollar la materia.

Las fuentes de información más frecuentes para la elaboración del manual son, documentos legales básicos, como leyes, decretos y reglamentos, organigramas correspondientes a las entidades en discusión, definiciones de los puestos y cargos, descripciones de trámites o procedimientos, formularios e informes, folletos o boletines que describen las funciones de los equipos en uso y sobre todo las opiniones e ideas de los jefes de Sección o División interesados.

Con la información que hemos obtenido y con el auxilio de las orientaciones, se procede al proceso de descripción del cargo y de las unidades de la estructura de la organización. Esta descripción de bebe comenzar por las unidades de mayor jerarquía y así sucesivamente, hasta llegar a las unidades del nivel que hemos seleccionado.

Para asegurar que todos los puntos de vista recibe las consideraciones que merecen, es muy conveniente elaborar el manual en etapas y someter cada una de ellas al visto bueno de un grupo de jefes de las secciones o divisiones interesadas a un comité consultivo o asesor, aunque a veces es mejor encomendar la compilación de los datos y la preparación del texto a un grupo pequeño de funcionarios con una combinación de experiencia técnica en la materia.

Cuando se trata de elaborar un nuevo manual, el uso de cuestionarios y entrevistas con otros miembros del personal de ejecución y de la gerencia, es muy útil si existen pocas referencias, sería muy oportuno consultar otros manuales tanto procedentes de la misma organización como fuera de ella, a fin de obtener inspiración y orientaciones. Frecuentemente en el caso de los procedimientos administrativos, existen muchas publicaciones que se refieren a asuntos conexos y que pueden ayudar a confeccionar los manuales.

Es muy aconsejable, especialmente en el caso de la elaboración de un nuevo manual, obtener los servicios de consultores o expertos de la materia. Estos pueden conseguirse a través de contratos individuales, empresas privadas u organismos especializados en asistencia técnica.

Finalmente, cuando se trate de un proceso de reorganización de una empresa y halla que prepararle el manual de organización por ejemplo, le recomendamos guiarse por las orientaciones anteriormente señaladas y por las contenidas en el siguiente paso.

FASES PARA OBTENER LA INFORMACIÓN Y DATOS

a) Equipo de Trabajo:

a.1) Analistas que realizan el estudio:

• Nombre y apellidos.

• Cargo desempeñado.

• Fecha de iniciación de la fase de adquisición de datos.

• Área de trabajo asignada.

a.2) Contacto con el organismo que se investiga:

• Nombre y apellido.

• Cargo desempeñado.

• Oficina o departamento.

• Dirección y teléfono.

a.3) Información necesarias y datos que deben solicitarse:

b) Identificación del Organismo:

b.1 Nombre del organismo.

b.2 Dirección de la oficina central.

b.3 Teléfono y dirección postal.

b.4 Fecha de iniciación de sus actividades.

b.5 Descripción de atribuciones.

c) Aspectos Legales.

• Referencias constitucionales.

• Leyes, decretos, resoluciones y estatutos de creación y posteriores reglamentos internos.

d) Aspectos Estructurales.

• De quien depende el organismo.

• Manuales de organización, vigentes y anteriores.

• Organigramas existentes, etc.

e) Aspectos Operativos.

• Oficinas encargadas de planificar y fijar normas, sistemas y procedimientos para alcanzar objetivos y metas.

• Manual de normas y procedimientos existentes.

• 1. Programación y presupuesto.

• 2. Contabilidad.

• 3. Compras y suministro de personal.

• 4. Otros.

f) Aspectos Financieros.

• Fuentes de financiamiento.

• Series históricas del presupuesto

• Propiedad del patrimonio y composición del capital.

• Endeudamiento.

Características del Manual:

• Afluencia de información administrativa.

• Guía del trabajo a ejecutar.

• Especificación de la estructura organizativa y de las responsabilidades.

• Excluye la duplicación innecesaria

• Facilita el mejoramiento de políticas y procedimientos.

Ventajas de la Utilización de Manuales:

• Herramienta muy útil en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleos, como también de todos aquellos que pertenecen a la organización.

• Asegurar la continuidad, coherencia en las prácticas y normas a través del tiempo, ya que los procedimientos adoptados por la organización son definidos por el manual.

• Ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que a través de la lectura del manual se obtiene respuestas rápidas del mismo.

• Clasificación de la estructura de la organización y de las responsabilidades.

• Elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las prácticas.

Limitaciones de los Manuales: