La auditoría académica y las acciones de control para la buena administración de las universidades (página 2)

Este trabajo, tratará de la forma como la auditoría académica desarrollada con efectividad incide en la buena administración de las universidades nacionales de nuestro país.

Las universidades públicas son entidades educativas autónomas, de origen comunal, al servicio del país, integradas por autoridades, funcionarios, trabajadores, profesores, alumnos y graduados dedicadas al estudio e investigación, a la creación y aplicación científica y tecnológica, enseñanza, transmisión y difusión del conocimiento para la formación de humanistas, científicos, investigadores y profesionales.

Las universidades nacionales son creadas por Ley. Se rigen por la Constitución Política del Perú, por la Ley Universitaria, su Estatuto y sus Reglamentos.

Las universidades nacionales desarrollan sus funciones sobre la base de principios.

Tienen visión, misión, objetivos, actividades y funciones.

Las universidades nacionales disponen dentro de su estructura orgánica de órganos de inspección y control. La Oficina General de Auditoría Interna es la que realiza las funciones de inspección y control de todas las actividades de la universidad.

En la práctica la auditoría interna orienta su trabajo más a lo financiero y económico, dejando de lado las actividades académicas no objeto de auditoria.

De este modo podemos decir que el órgano de control viene trabajando con una concepción que ha sido arrasada por el cambio y competitividad que exige la coyuntura actual.

Esta dependencia, realiza el planeamiento de sus actividades de control, ejecuta los procedimientos de fiscalización y control y finalmente remite sus informes a las autoridades correspondientes, sin considerar el aspecto académico. Esta forma de desempeño, orientado sólo a lo financiero y económico, sin tener en cuenta lo académico, se concreta en falta de efectividad del aspecto académico

El trabajo de la moderna auditoría, aplicada a las universidades nacionales, no puede dejar de lado el aspecto académico que es la razón de ser de dichas entidades.

• ANTECEDENTES BIBLIOGRÁFICOS

• 1) Uno de los principales antecedentes, lo constituye el Informe COSO[1]Estamos de acuerdo con el Informe, cuando establece que los controles internos se implantan con el fin de detectar, en el plazo deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos establecidos, y de limitar las sorpresas. Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes. Este informe establece como componentes del control interno al entorno de control, evaluación de los riesgos, actividades de control, información y comunicación y la supervisión.

• 2) Otro buen antecedente estará constituido por el denominado MODELO COCO[2]Concordamos con el modelo que busca proporcionar un entendimiento del control y dar respuesta a las siguientes tendencias. i) Impacto de la tecnología y el recorte a las estructuras organizativas; ii) Creciente demanda de informar públicamente acerca de la eficacia del control; y, iii) Énfasis de las autoridades para establecer controles, como una forma de proteger los intereses del Estado y de la comunidad universitaria en nuestro caso.

• 3) En la estructura del modelo COCO, los criterios son elementos básicos para entender y, en su caso, aplicar el sistema de control. Se requiere un adecuado análisis y comparación para interpretar los criterios en el contexto de las universidades públicas, y para una evaluación efectiva de los controles implantados.

• 4) Un documento central que tenemos como antecedente es el MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL[3]Este documento normativo, fundamental, define las políticas y las orientaciones para el ejercicio de la auditoría gubernamental en el Perú. Concordamos con sus objetivos de establecer los postulados que requiere la auditoría gubernamental, con el propósito de uniformar el trabajo de los auditores y promover un mayor grado de eficiencia, efectividad y economía en el desarrollo de la auditoría gubernamental en su conjunto; determinar los criterios básicos que permitan en el futuro llevar a cabo el control de calidad de la auditoría gubernamental; aplicar las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU) aprobadas por la Contraloría.

• 5) Tenemos como antecedente también a las NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO[4]Estas normas son guías generales dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones.

• 6) Asimismo tenemos como antecedente, las NORMAS INTERNACIONALES DE AUDITORIA (NIA¨S)[5]. Los lineamientos contenidos en estas normas, se orientan a mejorar el grado de uniformidad de las prácticas de auditoría y servicios relacionados.

• 7) Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS), constituye un importante punto de referencia para tener en cuenta en relación con las normas personales, de trabajo e informe del personal de Auditoría Interna de las Universidades Públicas.

• 8) Las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGUS), constituye una herramienta que deberá ser tomada en cuenta para el tratamiento de la información de este trabajo.

• 9) En lo referente a tesis que nos pueden servir como antecedente, el trabajo de Guardia Huamaní José "El Nuevo Marco de la Auditoría Interna y su influencia en la optimización del Gobierno Corporativo de las Universidades Públicas", resultan relevante, aunque fue formulada hace varios años y en otro contexto institucional.

• 10) Otra tesis es la siguiente. "Auditoría interna y el control interno: Su aplicación en una universidad nacional". Esta tesis se encuentra en el Colegio de Contadores Públicos de Lima y corresponde a Pérez Hernández, Daniela. En este documento relaciona los principios, normas y procedimientos del control interno con el trabajo del auditor interno de una universidad nacional.

• 11) En la Facultad de Ciencias Financieras y Contables de la Universidad Nacional Federico Villarreal, se ha determinado la existencia de las siguientes tesis: 1) "Diagnostico y pronóstico de la auditoría interna en la entidades públicas"; 2) "Eficiencia del control interno en el buen gobierno de sector público"; 3) " La auditoría interna y la gestión institucional del sector público"; 4) "Proceso de gestión y auditoría interna de las entidades del sector público". Todas estas tesis tienen elementos que serán tomados en cuenta en el presente trabajo de investigación

• PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Una empresa comercial, su giro o actividad principal es la compraventa de bienes, por tanto cualquier evaluación aplicada a este tipo de entidades se orienta fundamentalmente a evaluar el aspecto financiero y económico de dichas transacciones. En cambio en las universidades nacionales siendo su giro principal la prestación de servicios académicos, sin embargo nunca se ha realizado una evaluación efectiva orientada al servicio académico, sino fundamentalmente a las transacciones financieras y económicas de la universidad. Es decir se ha utilizado las herramientas de control sin la lógica ni criterios necesarios.

El aspecto académico de las universidades converge, recursos humanos (autoridades, docentes, administrativos, alumnos), procesos, procedimientos, planes curriculares, sílabos, evaluaciones (normales, de recuperación, de cargo, etc). Todos estos elementos nunca han sido evaluados por una auditoría académica, es decir con la participación de personal profesional que tenga entrenamiento técnico, capacidad profesional y actitud independiente como auditores académicos.

De este modo, las universidades nacionales vienen afrontando problemas en el control académico de las escuelas, facultades y departamentos que tienen a su cargo.

Los procesos, procedimientos, técnicas y prácticas de auditoría financiera que se viene aplicando en las universidades nacionales, no ha contribuido a solucionar la problemática académica y por tanto no se ha contribuido con la administración de estas entidades.

Asimismo se ha determinado la falta de la función asesora y consultora por parte de la auditoría financiera lo que no le da efectividad ni facilita la buena administración de las universidades nacionales.

Esta problemática ha originado que las escuelas, facultades y departamentos académicos no cumplan sus metas, objetivos ni la misión encomendada por las universidades nacionales

PROBLEMA PRINCIPAL:

¿DE QUE MANERA LAS ACCIONES DE CONTROL DE LA AUDITORIA ACADÉMICA PUEDEN CONTRIBUIR A LA BUENA ADMINISTRACION DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES EN EL PERÚ?

PROBLEMAS ESPECÍFICOS:

• 1) ¿Cómo concretar la auditoria académica en la infraestructura de las universidades nacionales, de tal modo que se convierta en herramienta efectiva que contribuye al proceso de la buena administración de estas entidades del estado?

• 2) ¿De que manera las acciones y procedimientos del proceso de la auditoria académica, puede contribuir al desarrollo de la organización de las universidades nacionales, de modo que la auditoria académica y administración establezcan una sinergia que beneficie a la comunidad universitaria?

• 3) ¿En que forma las políticas de personal y otras normas, constituyen criterios de auditoría académica, y contribuyen a la eficiencia de la gestión administrativa de las universidades nacionales?

• 4) ¿La auditoria académica permitirá evidenciar la existencia las actividades de proyección social de modo que se defina la efectividad de la administración de las universidades nacionales interna como externamente?

• 5) ¿De que modo contribuyen los hallazgos de la auditoría académica, con el control de las universidades nacionales y por ende con la optimización de la administración?

1.4. OBJETIVOS

OBJETIVO PRINCIPAL:

DETERMINAR LA MANERA EN QUE LA AUDITORIA ACADÉMICA PUEDE CONTRIBUIR A LA BUENA ADMINISTRACION DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES EN EL PERÚ

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

• 1) Determinar la forma de concretar la auditoria académica en la infraestructura de las universidades nacionales, de tal modo que se convierta en herramienta efectiva que contribuye al proceso de la administración de estas entidades del estado.

• 2) Establecer la manera en que las acciones y procedimientos de la auditoria académica, pueden contribuir con la organización y el desarrollo institucional de las universidades nacionales

• 3) Establecer las políticas de personal y otras normas como criterios de auditoría académica para que contribuyan a la eficiencia de la gestión administrativa de las universidades nacionales.

• 4) Determinar mediante la evidencia de la auditoría académica las actividades de proyección social que definan la efectividad de la administración de las universidades nacionales con la comunidad

• 5) Establecer la forma como contribuyen los hallazgos de la auditoría académica con el control de las universidades nacionales y por ende con la optimización de la administración de dichas entidades.

• HIPÓTESIS

HIPÓTESIS PRINCIPAL:

LAS ACCIONES DE CONTROL REALIZADAS EN EL MARCO DE LA AUDITORIA ACADÉMICA, EVALÚAN EL DESEMPEÑO DEL PERSONAL DOCENTE Y NO DOCENTE, LA UTILIZACIÓN EFICIENTE DE LOS RECURSOS ASIGNADOS A LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS, EL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES CURRICULARES, METAS, OBJETIVOS Y MISIÓN ENCOMENDADA A LAS ESCUELAS, INSTITUTOS, FACULTADES Y DEPARTAMENTOS ACADÉMICOS DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES

HIPOTESIS SECUNDARIAS:

• 1) El proceso de la auditoría académica se concreta en la infraestructura de las universidades nacionales, cuando la comunidad universitaria tenga el total convencimiento que su ejecución va a permitir identificar y contribuir a la solución de los problemas y por tanto facilitar el proceso de la administración efectiva de estas entidades.

• 2) Las acciones y procedimientos del control académico aplicados por la auditoría académica contribuyen con la organización y el desarrollo institucional de las universidades nacionales, cuando evalúan los procesos académicos y facilitan las recomendaciones para su efectividad.

• 3) Las políticas de personal, las normas académicas y otros documentos son criterios de auditoría académica, por que funcionan como estándares de la eficiencia de la gestión administrativa de las universidades nacionales.

• 4) La auditoria académica permitirá evidenciar cada una de las actividades de proyección social que realizan las universidades nacionales, lo que define la efectividad de estas entidades con la comunidad.

• 5) Los hallazgos representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa las actividades educativas, son comunicados a las autoridades correspondientes de las universidades nacionales para que se tomen las acciones pertinentes; lo que permite optimizar el control y la administración de estas entidades.

VARIABLES DE LA INVESTIGACION:

• 1) VARIABLE INDEPENDIENTE:

• X. AUDITORIA ACADÉMICA:

INDICADORES:

X.1. PROCESO DE LA AUDITORIA ACADÉMICA

X.2. ACCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

ACADÉMICO

X.3. CRITERIOS DE AUDITORIA ACADÉMICA

X.4. EVIDENCIA DE AUDITORIA ACADÉMICA

X.5. HALLAZGOS DE AUDITORIA ACADÉMICA

• 2) VARIABLE DEPENDIENTE:

Y. BUENA ADMINISTRACION:

INDICADORES:

Y.1. PROCESO DE LA ADMINISTRACION EFECTIVA

Y.2. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES INSTITUCIONALES

Y.3. EFICIENCIA DE LA ADMINISTRACION

Y.4. EFECTIVIDAD DE LA ADMINISTRACION

Y.5. OPTIMIZACIÓN DE LA ADMINISTRACION

• 3) VARIABLE INTERVINIENTE:

Z. UNIVERSIDADES NACIONALES:

INDICADORES:

Z.1. INFRAESTRUCTURA

Z.2. ORGANIZACIÓN

Z.3. GESTIÓN

Z.4. ACTIVIDADES DE PROYECCIÓN SOCIAL

Z.5. CONTROL

• METODOLOGÍA

TIPO DE INVESTIGACION:

Este trabajo de investigación será del tipo básica o pura, por cuanto todos los aspectos son teorizados, aunque sus alcances serán prácticos en la medida que sean aplicados por las universidades nacionales.

NIVEL DE INVESTIGACION

La investigación a realizar será del nivel descriptiva-explicativa, por cuanto se describirá todos los aspectos de la auditoría académica para poder aplicarlo como herramienta para la buena administración de las universidades nacionales.

MÉTODOS DE LA INVESTIGACION:

En esta investigación se utilizará los siguientes métodos:

• 1) Descriptivo.- Por cuanto se describirá las bondades de la auditoría académica para que contribuya con la buena administración de las universidades nacionales.

• 2) Inductivo.- Para inferir la información de la muestra en la población de la investigación y de esa forma facilitar la contrastación de la hipótesis y demostración de los objetivos.

• 3) Otros métodos.- En la medida que sean necesarios.

DISEÑO DE LA INVESTIGACION:

POBLACIÓN DE LA INVESTIGACION:

Estará compuesta por las 33 universidades nacionales que funcionan en nuestro país. A la fecha 01 universidad nacional está creada pero no funciona.

MUESTRA DE LA INVESTIGACION:

La muestra de la investigación estará compuesta por las siguientes universidades nacionales, de acuerdo a lo siguiente:

TECNICAS DE RECOPILACIÓN DE DATOS:

Las técnicas que se utilizarán en la investigación serán las siguientes:

• 1) Entrevistas.- Esta técnica se aplicará a las autoridades y funcionarios de las universidades nacionales, a fin de obtener información sobre todos los aspectos relacionados con la investigación

• 2) Encuestas.- Se aplicará a los docentes, alumnos, egresados y administrativos de las universidades nacionales con el objeto de obtener información sobre los aspectos relacionados con la investigación

• 3) Análisis documental.- Se utilizará esta técnica para analizar las normas, información bibliográfica y otras fuentes relacionadas con la investigación.

INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN DE DATOS:

Los instrumentos que se utilizarán en la investigación, están relacionados con las técnicas antes mencionadas, del siguiente modo:

TÉCNICAS DE ANÁLISIS:

Se aplicarán las siguientes técnicas:

• a) Análisis documental

• b) Indagación

• c) Conciliación de datos

• d)  Tabulación de cuadros con cantidades y porcentajes

• e) Comprensión de gráficos

TÉCNICAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS:

Se aplicarán las siguientes técnicas de procesamiento de datos:

• a) Ordenamiento y clasificación

• b) Registro manual

• c) Proceso computarizado con Excel

• d) Proceso computarizado con SPSS

CAPITULO II:

PLANTEAMIENTO TEÓRICO DE LA INVESTIGACION

• UNIVERSIDADES NACIONALES

• INFRAESTRUCTURA DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES

Conjunto de elementos o servicios que se consideran necesarios para el funcionamiento de las universidades nacionales. Los elementos están constituidos por terrenos, locales académicos, locales administrativos, maquinaria y equipo, unidades de transportes, muebles y enseres y otros equipos diversos necesarios para el funcionamiento de las universidades. En cuanto a servicios, está referido a los procesos y procedimientos de los servicios que prestan las universidades nacionales; tales como, ingresos, proceso académico, proceso de graduación, proceso de titulación; sistema de pagos, sistema de cobros, etc.

De acuerdo con la Enciclopedia Encarta® 2005, también se puede hablar de infraestructura social y económica.

En ese sentido la infraestructura social comprende a la forma como están organizadas las personas de las universidades; es decir en autoridades, funcionarios, docentes, trabajadores no docentes, estudiantes, egresados, graduados.

En cuanto a la infraestructura económica está referida a la forma como estructuran las universidades nacionales sus fuentes de financiamiento e inversiones para que puedan funcionar estas entidades.

• ORGANIZACIÓN DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES

Las universidades nacionales se dedican al estudio, la investigación, la educación y la difusión del saber y la cultura y a su extensión y proyección sociales.

Las universidades nacionales tienen autonomía académica, normativa, administración y económica dentro de la Ley[6]La Ley Universitaria, establece sus fines, régimen académico y administrativo, los estudios y grados que otorga, el tipo de administración que deben aplicar y otros aspectos relacionados con su actividad.

Las universidades nacionales, son entidades integradas por autoridades, funcionarios, profesores, estudiantes, egresados graduados, trabajadores administrativos y trabajadores de servicio.

Las universidades nacionales disponen de órganos de gobierno: Asamblea Universitaria, Consejo Universitario y Consejo de Facultad. También es parte de la organización la Comunidad Universitaria: Profesores, estudiantes, graduados y titulados.

El régimen académico de las universidades nacionales, comprende: el proceso de admisión, el proceso de matrícula, el proceso de evaluación, el ciclo vacacional de estudios, las prácticas pre profesionales e internado, los grados y títulos y el sistema de orientación y tutoría académica y personal.

• GESTIÓN DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES

Las universidades organizan su régimen de gestión de acuerdo con la Ley Universitaria, Estatuto, Reglamento Interno y otras normas relacionadas.

La gestión se ejerce por la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario, el Rector, el Concejo de Facultad y los Decanos.

Para cada componente la Ley establece su composición y sus atribuciones.

Cada universidad organiza y establece su régimen académico por Facultades de acuerdo con sus características y necesidades.

Las universidades cuentan con servicios y oficinas académicas, administrativas y de asesoramiento, cuya organización determinan sus Estatutos garantizando su racionalización y eficiencia. Están a cargo de funcionarios nombrados por el Consejo Universitario o propuesta por el Rector.

La comunidad nacional sostiene económicamente a las universidades nacionales, las que deberían corresponder a ese esfuerzo con la calidad de sus servicios académicos.

Los recursos económicos de las universidades nacionales provienen de Asignaciones del Tesoro Público, ingresos por concepto de leyes especiales y recursos directamente recaudados[7]

• ACTIVIDADES DE PROYECCIÓN SOCIAL

Las universidades desarrollan, según su infraestructura, diferentes actividades de proyección social.

La producción de bienes y la prestación de servicios se brinda a través de las facultades que tengan la infraestructura para esos efectos.

De otro lado la extensión y proyección universitaria, dentro del contexto de la actividad educativa a favor de la sociedad, organiza eventos de carácter profesional no escolarizado, que pueden ser gratuitos o no y conducentes a certificación o no, a favor de quienes no son estudiantes regulares de las universidades. En tal sentido, organiza actividades de carácter profesional, estudios y difusión cultural, científica y tecnológica. La extensión y proyección universitaria abarca las relaciones con instituciones sociales, culturales y económicas, medios de comunicación y servicios profesionales. Las actividades de extensión y proyección social se ejecutan a través del Centro de Extensión Universitaria y Proyección Social y de sus dependencias. Coordina acciones con las facultades, institutos y centros universitarios.

• CONTROL DE LAS UNIVERSIDADES NACIONALES

• EL CONTROL CON FINES DE GESTIÓN GENERAL

Las universidades nacionales están sujetas al Sistema Nacional de Control, por la condición de ser entidades del Estado.

La Ley Universitaria dispone que la Asamblea Nacional de Rectores puede ordenar la práctica de auditorías destinadas a velar por el recto uso de los recursos de las universidades. Dentro de los seis meses de concluido un período presupuestal, las universidades nacionales rinden cuenta del ejercicio a la Contraloría General de la República, informan al Congreso y publican gratuitamente en el Diario oficial el balance respectivo

La Oficina General de Auditoría Interna, está a cargo de la evaluación del Sistema de Control Interno de las universidades nacionales. Esta dependencia depende administrativa y funcionalmente depende de la Contraloría General de la República.

• EL CONTROL CON FINES ACADÉMICOS

Frente a los avances gigantescos con el campo de la Ciencia y la Tecnología, nuestro País debe impulsar un proceso de desarrollo económico y social sostenible en este contexto, las Universidades juegan un papel vertebral por ser los cultores del conocimiento.

Desde los años 99 y a iniciativa de la Asamblea Nacional de Rectores, se promueve en nuestro país, la evaluación de las Universidades y se elabora un documento, bajo el título de: " Hacia la Modernización y Acreditación Integral de las Universidades Peruanas" en este documento se dictan las pautas generales y básicas para que las Universidades inicien su proceso de autoevaluación, bajo criterio de calidad y modernización.

• LA AUTOEVALUACIÓN EN LAS UNIVERSIDADES

La autoevaluación es un mecanismo a través del cual la comunidad universitaria, mediante un proceso de reflexión participativa, describe y valora su realidad. La autoevaluación es esencial para implicar a la comunidad universitaria en la mejora de la calidad. Para llevar a cabo la autoevaluación se requiere una gran motivación interna para emprender una evaluación con el objetivo claro de mejorar la calidad; voluntad de la comunidad para realizar el análisis y la valoración de las metas y logros en el marco de relaciones globales de la Universidad; que el proceso siga el planteamiento y las directrices de la Guía de Evaluación; formular propuestas concretas para mejorar la calidad, y definir las estrategias para su logro; seguir procedimientos (consultas, audiencias) que permitan recoger la opinión de la comunidad universitaria.

La Universidad como toda organización moderna posee un patrón general de conducta, creencias y valores que sus miembros comparten. Existe entre sus actores una serie de conflictos una continua lucha por los, espacios de poder, entendida así la cultura académcia implica la adquisición y trasmisión de conocimientos, creencias y patrones de conducta en el transcurso del tiempo lo que significa que la cultura académica es sumamente estable y no cambia rápidamente.

Por otro lado el entorno socio cultural de la Universidad está dado por factores culturales y sociales que afectan y determinan el comportamiento, siendo estas las que componen nuestro mercado y los profesionales que forme deben adaptarse a esa cultura o tratar de cambiarla, éste es el rol que debe jugar la Universidad en la sociedad. Por lo tanto la Universidad necesita autorregularse con el fin de cumplir con la misión y objetivos que ella misma ha definido y por lo tanto la cultura académica no debe ser un obstáculo para la innovación o el cambio, por el contrario debe ser un facilitador durante todo el proceso.

La calidad de la enseñanza superior se caracteriza por sus principios éticos y pedagógicos. Pero tiene que enfrentar varios conflictos y paradojas de expansión y dispersión de la demanda por una parte y la desocupación que afecta cada vez más a los diplomados por otra parte; entre el deber de igualdad y la justicia y los límites financieros financieros para la educación y por último entre la obligación ética, moral y los abusos de conocimientos y descubrimientos; frente a estas dificultades la educación superior debe elaborar estrategias de adaptabilidad, flexibilidad e imaginación para desarrollar un espíritu crítico constante y promover el trabajo de equipo sin abandonar su carácter ético. El reto de la calidad no debe disociarse de la búsqueda del rendimiento y del establecimiento de criterio de evaluación.

La necesidad de desarrollar una cultura de la evaluación es inseparable de la noción de calidad y que a su vez este íntegramente vinculada a una democratización efectiva del sistema de educación superior.

La autoevaluación, es el proceso voluntario, permanente de auto análisis de la situación, procesos y resultados de una institución, con activa participación de la comunidad universitaria, que permite conocerse plenamente a partir de la identificación de las debilidades, fortalezas, amenazas, y oportunidades con el propósito de generar propuesta de camio para mejorar la calidad de la educación, permitir la formulación de un plan de desarrollo, en el marco de un proceso de Acreditación. Su producto físico es un Informe de Autoevaluación.

Los pasos del proceso de Autoevaluación, son los siguientes:

• 1. Decisión política de la institución

• a. Resoluciones

• b. Asignación presupuestal

• 2. Crear la Oficina de Autoevaluación y Acreditación

• 3. Elaborar el Proyecto de un Plan Operativo de Autoevaluación

• 4. Definición Sensibilización Institucional

• 5. Aprobación, Implementación y Ejecución del Plan Operativo

• 6. Elaboración del Plan de Mejoramiento Institucional.

LA OFICINA DE AUTOEVALUACIÓN Y ACREDITACION

FINES:

• Constituir una cultura de Autoevaluación, encaminada a fortalecer el compromiso institucional de mejorar continuamente la calidad de los programas académicos.

• Desarrollar una cultura de calidad con el propósito de formar profesionales competentes para la realización de actividades que produzca satisfacción en los usuarios.

• Conseguir la Acreditación de los diferentes Programas Académicos de la Universidad.

OBJETIVO GENERAL

• Garantizar una formación profesional y humana de excelencia, acorde a las demandas del país.

• Determinar mecanismos por el cual la Universidad rinda cuentas ante la sociedad y el Estado sobre el servicio educativo que presta.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• 1. Implementar un proceso de autoevaluación de Programas Académicos de Pregrado.

• 2. Implementar los procesos de evaluación de los Programas Académicos de Postgrado.

• 3. Facilitar los procesos de Acreditación de los Programas Académicos.

• 4. Proporcionar servicios especializados de capacitación, asesoramiento e implementación en los procesos de evaluación a nivel de los programas descentralizados.

• 5. Implementar un sistema de seguimiento y cumplimiento de funciones establecidas.

• 6. Evaluación del cumplimiento del Plan de Desarrollo Universitario a través de los resultados obtenidos en la evaluación.

• 7. Asesorar al Rector y Vicerrector Académico y Administrativo en asuntos relacionados a Autoevaluación y Acreditación.

ETAPAS DE LA AUTOEVALUACION

La Autoevaluación se puede cumplir a través de diferentes estrategias prácticas las cuales se puede reducir a las siguientes etapas:

• 1. Concientización y organización sobre el concepto mismo de Autoevaluación y crear una cultura de calidad en todos los estamentos de la Universidad.

De esta manera se consigue una motivación y un compromiso para el cambio.

• 2. Diagnóstico: Obtiene un conocimiento concreto de la estructura académica y administrativa de los diferentes programas académicos sometidos a Autoevaluación. Este proceso requiere información estadística básica de 2 ó 3 años anteriores. Recoger a través de encuestas opiniones de alumnos, egresados, docentes y personal administrativo y directivos, así como diferentes actores de la comunidad respecto a docencia investigación y extensión de programas.

• 3. Evaluaciín Interna:

La Comisión compara sus procesos y realizaciones con los estatutos y reglamentos de la misma institución y con las variables elaboradas por la Comisión de Autoevaluación.

• 4. Decisiones: Se trata de asumir los correctivos resultantes del trabajo de evaluación, elaborar y poner en marcha planes de mejoramiento continuo y asignar los mismos que sean necesarios para hacer efectivo el proceso de Autoevaluación Institucional.

• 5. Evaluación Externa:

Asumir, el proceso de verificación de los evaluadores externos, preparando el material necesario para facilitar el proceso de Acreditación.

• LA ACREDITACIÓN EN LAS UNIVERSIDADES

Según el INDECOPI, la acreditación es el procedimiento mediante el cual un organismo autorizado reconoce formalmente que una organización es competente para la realización de una determinada actividad de evaluación de la conformidad (como realizar pruebas de ensayo y calibración, prestar servicios de inspección y certificación de productos, de sistemas de gestión y de personal). Para otorgar dicho reconocimiento, los Organismos de Acreditación comprueban, mediante evaluaciones independientes e imparciales, que las entidades evaluadoras de la conformidad estén debidamente preparadas para cumplir con su labor y poder facilitar las actividades comerciales tanto nacionales como internacionales.

Los organismos de acreditación, como la Comisión de Reglamentos Técnicos y Comerciales – CRT del Indecopi (en su calidad de Organismo Nacional de Acreditación) desempeñan su labor conforme a los mismos criterios utilizados a nivel internacional, para garantizar así una evaluación transparente y equitativa. Por esa razón, puede garantizarse que todos los Organismos de Evaluación de la Conformidad acreditados en distintos países, desempeñan su tarea de manera homogénea, generando así una confianza que posibilita la aceptación mutua de los resultados obtenidos.

En el caso de la Universidad los organismos de acreditación estarán supeditados al Ministerio de Educación y a la Asamblea Nacional de Rectores.

La Acreditación es un proceso voluntario formal por medio del cual un cuerpo reconocido generalmente una organización (gubernamental ó no gubernamental) valora y reconoce que una organización cumple con los estándares publicados, aplicables y preestablecidos.

El proceso de acreditación, integralmente considerado, tiene los siguientes objetivos:

• Propiciar el mejoramiento de la calidad de la Educación Superior.

• Ser un mecanismo para que las instituciones de educación superior rindan cuentas ante la sociedad y el Estado sobre el servicio educativo que prestan.

• Propiciar la idoneidad y la solidez de las instituciones que prestan el servicio público de Educación Superior.

• Ser un incentivo para que las instituciones verifiquen el cumplimiento de su misión, sus propósitos y sus objetivos en el marco de la Constitución y la Ley, y de acuerdo con sus propios estatutos.

• Propiciar el auto-examen permanente de instituciones y programas académicos en el contexto de una cultura de la evaluación.

• Ser un instrumento mediante el cual el Estado da fe pública de la calidad de las instituciones y de los programas de educación superior.

• Brindar información confiable a los usuarios del servicio educativo del nivel superior y alimentar el Sistema Nacional de Información creado por la Ley.

• Ser un incentivo para los académicos, en la medida en que permita objetivar el sentido y la credibilidad de su trabajo y propiciar el reconocimiento de sus realizaciones.

• LA CERTIFICACION EN LAS UNIVERSIDADES

La certificación es un proceso por medio del cual un cuerpo autorizado ya sea una organización gubernamental o no gubernamental evalúa y reconoce ya sea al personal docente y no docente de una universidad nacioal si cumple con los requisitos o criterios pre establecidos.

La certificación determina si el personal ha capacitación, entrenamiento y perfeccionamiento y si ha demostrado competencia en un área de especialización por sobre los requisitos mínimos para la licenciatura.

La licenciatura es un proceso por medio del cual una autoridad gubernamental otorga un permiso a una persona profesional para ejercer una ocupación o profesión. Los reglamentos de la licenciatura se establecen generalmente para asegurar que la persona cumple con los estándares mínimos para asegurar un servicio de calidad para las clientes o usuarios.

La certificación, es el procedimiento mediante el cual una tercera parte diferente e independiente del productor y el comprador, asegura por escrito que un producto, un proceso o un servicio, cumple los requisitos especificados, convirtiéndose en la actividad más valiosa en las transacciones comerciales nacionales e internacionales. Es un elemento insustituible, para generar confianza en las relaciones cliente-proveedor.Un sistema de certificación es aquel que tiene sus propias reglas, procedimientos y forma de administración para llevar a cabo una certificación de conformidad. Dicho sistema, debe de ser objetivo, fiable, aceptado por todas las partes interesadas, eficaz, operativo, y estar administrado de manera imparcial y honesta. Su objetivo primario y esencial, es proporcionar los criterios que aseguren al comprador que el producto que adquiere satisface los requisitos pactados.Todo sistema de certificación debe contar con los siguientes elementos.

• Existencia de Normas y/o Reglamentos.

• Existencia de Laboratorios Acreditados.

• Existencia de un Organismo de Certificación Acreditado.

Por otro lado, la certificación, es un procedimiento por el cual una tercera parte (un Organismo de Certificación independiente) entrega un aseguramiento escrito que un producto, proceso, sistema o servicio está conforme con ciertos requisitos especificados. La certificación es un sistema esencialmente voluntario.

• LA AUDITORIA PREVENTIVA: HERRAMIENTA PARA PREVENIR ACTOS DE CORRUPCIÓN

El ISO 9000:2000, cláusula 3.6.4, define la acción preventiva como la "acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseada". Esto se puede considerar como una acción adoptada para evitar que se presente una no conformidad. Sin embargo, si no hay una no conformidad con la cual empezar y si la acción preventiva es eficaz, se mantendrá el status quo. Esto origina la dificultad de auditar un proceso para el cual la salida deseada es mantener el status quo. Con frecuencia existe confusión sobre las diferencias entre los términos corrección, acción correctiva y acción preventiva (por favor consulte ISO 9000:2000 para sus definiciones formales) y también con relación a las actividades de una organización con respecto a cada una de ellas.

La auditoria de los procesos de corrección y acción correctiva de la organización es relativamente sencilla porque los resultados y la eficacia de estos procesos por lo general están bien definidos (es decir, si la organización ya ha identificado una no conformidad, es relativamente fácil para un auditor evaluar el proceso utilizado por la organización, o que se planifica por usar para corregirla y si esto será o no eficaz para evitar que se vuelva a presentar la no conformidad); no obstante, la auditoría de los procesos de acción preventiva usualmente es más compleja.

Una auditoria preventiva, busca prevenir todo acto ilícito cometido por un funcionario público, eventualmente, con la participación de un particular, que consista en el ejercicio abusivo del poder público dirigido a favorecer, ilícitamente, intereses particulares.

2.3. AUDITORIA ACADÉMICA

Adecuando la opinión del Instituto de Auditores Internos del Perú, la Auditoría académica es la actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta concebida para agregar valor y mejorar las actividades académicas de una universidad nacional. La Auditoría académica ayuda a la institución a cumplir sus metas, objetivos y misión aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar los procesos académicos, control y gobierno.

La Auditoría académica, consiste en evaluar un conjunto de proposiciones académicas con la finalidad de determinar si las metas, objetivos, políticas, estrategias, presupuestos, programas y proyectos emanados de la gestión se están cumpliendo de acuerdo a lo previsto. En este contexto la auditoria académica contribuirá en la buena administración de las universidades nacionales, con relación a la exactitud, eficiencia, efectividad y economicidad de los servicios académicos[8]

2.3.1. PROCESO DE LA AUDITORIA ACADEMICA

El proceso de la auditoría interna efectiva incluye, los siguientes aspectos:

• 1) Asesoría y consultoria en asuntos de control académico dirigido a las autoridades y funcionarios de las universidades nacionales.

• 2) La planeación de actividades de control de la auditoria académica en las universidades nacionales.

• 3) La ejecución de las acciones de control académico, en el marco del planeamiento efectuado

• 4) La formulación del Informe del auditor académico.

• 5) Seguimiento, monitoreo y supervisión puntual y/o permanente de las actividades académicas.

2.3.2 ACCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

ACADEMICO

2.3.3. ACCIONES DE CONTROL ACADEMICO.

Las acciones de control académico consisten en las políticas y los procedimientos que tienden a asegurar que se cumplan las directrices de la Asamblea Universitaria, Consejo Universitario y Rector de las universidades nacionales. También tienden a asegurar que se tomen las medidas necesarias para afrontar los riesgos que ponen en peligro la consecución de los objetivos académicos de las universidades.

Las acciones de control académico se llevan a cabo en cualquier parte de la universidad, entonos sus niveles y en todas sus funciones y comprenden una serie de acciones tan diferentes como pueden ser aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis del resultados de las actividades académicas, salvaguarda de bienes destinados a las actividades académicas y la segregación de funciones del personal involucrado en las actividades académicas.

Según el Informe COSO, las acciones de control o actividades de control, son las normas y procedimientos (que constituyen las acciones necesarias para implementar las políticas) que pretenden asegurar que se cumplen las directrices de los órganos decisorios, con el fin de controlar los riesgos de las actividades académicas.

2.3.4. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL ACADEMICO

Durante la fase de ejecución, el equipo de auditoría académica se aboca a la obtención de evidencias y realizar pruebas sobre las mismas, aplica procedimientos y técnicas de auditoría, desarrolla hallazgos, observaciones, conclusiones y recomendaciones. Los procedimientos de auditoría académica son operaciones específicas que se aplican en una auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias, de acuerdo con las circunstancias. Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor, para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinión. Las prácticas de auditoría constituyen las labores específicas realizadas por el auditor como parte del examen.

2.3.5. CRITERIOS DE AUDITORIA ACADEMICA

Los criterios de auditoría académica describen las normas que serán utilizadas para determinar si las universidades nacionales satisfacen las expectativas en términos de efectividad, eficiencia y economía en la ejecución de las actividades académicas, las que deben ser razonables y alcanzables, así como en cuanto a la efectividad de sus controles administrativos.

2.3.6. EVIDENCIA DE AUDITORIA ACADEMICA

Es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor académico.

Es la información específica obtenida durante la labor de auditoría a través de observación, inspección, entrevistas y examen de los documentos y registros académicos. La actividades de la auditoría académica se dedica a la obtención de la evidencia, dado que esta provee una base racional para la formulación de juicios u opiniones. El término evidencia incluye documentos, fotografías, análisis de hechos efectuados por el auditor y en general, todo material usado para determinar si los criterios de auditoria académica son alcanzados.

• HALLAZGOS DE AUDITORIA ACADEMICA

Se denomina hallazgo de auditoría académica al resultado de la comparación que se realiza entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen. Es toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de las actividades académicas bajo examen que merece ser comunicados en el informe. Sus elementos son: condición, criterio, causa y efecto.

El auditor académico debe estar capacitado en las técnicas para desarrollar hallazgos en forma objetiva y realista. Al realizar su trabajo debe considerar los factores siguientes: condiciones al momento de ocurrir el hecho; naturaleza, complejidad y magnitud de las actividades examinadas; análisis crítico de cada hallazgo importante; integridad del trabajo de auditoría académica; autoridad legal; diferencias de opinión.

2.4.BUENA ADMINISTRACION

De acuerdo al Diccionario de Microsoft Buena Administración, es el arte o manera de gobernar que se propone como objetivo el logro de un desarrollo institucional (académico, financiero, económico y social) duradero, promoviendo un sano equilibrio entre la Universidad, la Comunidad Universitaria y el mercado.

Las universidades nacionales, deben establecer las pautas que orienten el accionar de sus dependencias, hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía en sus operaciones en el marco de una adecuada estructura de control interno y probidad administrativa que faciliten la buena administración.

2.4.1. PROCESO DE LA BUENA ADMINISTRACION

El proceso de la Buena Administración en las universidades debe comprender la modificación del comportamiento del personal en sus actitudes emocionales para llevar a cabo sus funciones, la modificación de la gestión tradicional por la gestión corporativa y sinérgica por parte de los responsables del gobierno de las universidades; también comprende la modificación del entorno del control, los riesgos, actividades de control, información, comunicación y supervisión de las actividades educativas y administrativas de estas entidades educativas.

La buena administración de las universidades nacionales, comprende la gestión de programas y actividades. La evaluación de la efectividad de los programas o actividades de las universidades nacionales, tiene relación directa con la evaluación de la eficiencia y economía en la aplicación de los recursos; por este motivo el auditor puede incluir ambos componentes en forma conjunta al desarrollar su trabajo. Esto es un aspecto a considerar durante la fase de planeamiento de la auditoría, en vista que una entidad puede alcanzar sus objetivos y metas en un período determinado, a pesar de incurrir en despilfarros o falta de economía en la aplicación de los recursos; o también, la misma entidad podría obtener niveles adecuados de eficiencia y economía en sus operaciones, sin que por ello logre sus objetivos y metas planeadas como parte de la gobernanza corporativa.

2.4.2. DESARROLLO INSTITUCIONAL

El desarrollo institucional, comprende el desarrollo de los planes, programas, actividades y funciones de las universidades nacionales. El desarrollo institucional es la contienda que tienen que librar las universidades internamente y especialmente externamente para tener la confianza de los usuarios de los servicios que presta a la comunidad. El desarrollo institucional tiene que darse en las actividades administrativas y académicas de las universidades públicas para que ganen la contienda que tendrán con las universidades privadas.

El desarrollo institucional no es algo fortuito, si no por el contrario, se logra alcanzar luego de un proceso que pasa por la aplicación correcta de las normas, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas en el contexto de los objetivos, misión y visión institucional; la eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos escasos de estas entidades también contribuye al desarrollo institucional de las universidades nacionales; asimismo es parte de este proceso las políticas, estrategias y tácticas de la gestión teniendo en cuenta el interno y el entorno de estas entidades[9]

2.4.3. EFICIENCIA DE LA ADMNISTRACION

La eficiencia está referida a la relación existente entre los servicios académicos entregados a la comunidad universitaria y los recursos utilizados por la administración para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño establecido.

2.4.4. EFECTIVIDAD DE LA ADMINISTRACION

La efectividad, se refiere al grado en el cual la universidad nacional logra sus objetivos académicos y metas u otros beneficios que pretendían alcanzarse, previstos en la legislación o fijados por otra autoridad

La auditoría académica para que se convierta en una herramienta efectiva que facilite de la buena administración de las universidades nacionales, tiene que pasar por el cambio tiene que comprender a los recursos humanos, materiales y elementos constitutivos como procesos, procedimientos, técnicas y prácticas, de modo que cumpla los objetivos en el marco de la nueva filosofía.

De acuerdo con el Artículo 5°, de la Ley del Sistema Nacional de Control; el control gubernamental consiste en la verificación periódica del resultado de la gestión pública, a la luz del grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economía que hayan exhibido en el uso de los recursos públicos, así como del cumplimiento por las entidades de las normas legales y de los lineamientos de políticas y planes de acción.

De acuerdo con el Manual de Auditoría Gubernamental de la Contraloría General de la República, la evaluación de la efectividad de programas es realizada por el auditor académico, con la finalidad de informar a los Organismos conformantes de los Poderes del Estado y a las autoridades de la administración Pública responsables de la conducción, autorización, financiamiento y ejecución de los programas o actividades, en torno a su desempeño (rendimiento) obtenido por los programas en comparación con lo planeado. Este enfoque evalúa los resultados o beneficios logrados y determina si el programa viene logrando las metas previstas, así como identifica los problemas que requieren corregirse para mejorar su efectividad.

Algunos de los aspectos a considerar en una auditoría académica, como

en la administración, con enfoque de efectividad, son los siguientes:

• a) Establecimiento de objetivos del programa en forma clara y precisa;

• b) Identificación de todos los objetivos del programa que sean materia de evaluación

• c) Razonabilidad de los procedimientos para la evaluación de la efectividad del programa en cuanto su realización y costo

• d) Retroalimentación de la efectividad del programa

2.4.5. OPTIMIZACION DE LA ADMINISTRACION

La optimización de la administración de las universidades nacionales, se va a manifestar, cuando concurran eficiencia, eficacia y economía en la utilización de los recursos.

Cuando las universidades nacionales logren sus objetivos y metas previstas; cuando alcancen una relación entre el servicio académico entregado y los recursos utilizados, en comparación con un estándar de desempeño; cuando adquieran sus recursos en el nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiados y al menor costo; se estarían dando las condiciones para la optimización de la administración.