La evaluación del sistema de control en las universidades públicas peruanas (página 3)

03 La implantación de medidas correctivas debe asegurar la mejora del control interno como resultado del monitoreo, así como la adecuada y oportuna implementación de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de control.

04 Los titulares y funcionarios deben: i) Identificar y evaluar oportunamente las causas de los errores, deficiencias y hallazgos u observaciones detectadas como consecuencia de revisiones o acciones de control; ii) Determinar las acciones correctivas que conduzcan a solucionar la problemática detectada e implementar las recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas; iii) Completar, dentro de su ámbito de competencia funcional, todas las acciones que corrijan o resuelvan los asuntos que han llamado su atención.

05 El proceso de implementación de recomendaciones y el seguimiento de medidas correctivas derivadas de acciones o actividades de control gubernamental son regulados por la Contraloría General de la República.

5.3. COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO

5.3.1. Autoevaluación

Se debe promover y establecer la ejecución periódica de autoevaluaciones sobre la gestión y el control interno de la entidad, por cuyo mérito podrá verificarse el comportamiento institucional e informarse las oportunidades de mejora identificadas. Corresponde a sus órganos y personal competente dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones derivadas de la respectiva autoevaluación, mediante compromisos de mejoramiento institucional.

Comentarios:

01 La autoevaluación constituye una herramienta diseñada como parte del sistema de control interno. Se define como el conjunto de elementos de control que actúan coordinadamente permitiendo en cada área o nivel organizacional medir la eficacia y calidad de los controles en los procesos, productos y resultados de su gestión.

02 Responde a la necesidad de establecer las fortalezas y debilidades de la entidad con respecto al control, propiciar una mayor eficacia de todos los componentes de control, y asignar la responsabilidad sobre el mismo a todas las dependencias de la organización. Asimismo, les permite adecuar constantemente sus objetivos a los cambios en el entorno.

03 La autoevaluación facilita la medición oportuna de los efectos de la gestión y del comportamiento del sistema de control, con el fin de evaluar su capacidad para generar los resultados previstos y tomar las medidas correctivas necesarias, a través de los siguientes elementos: i) Autoevaluación del control interno: permite establecer el grado de avance en la implementación del sistema de control interno y la efectividad de su operación en toda la entidad; ii) Autoevaluación de la gestión: establece el grado de cumplimiento de los objetivos institucionales y evalúa la manera de administrar los recursos necesarios para alcanzarlos.

04 La autoevaluación genera mayor responsabilidad en los empleados al involucrarlos en el análisis de fortalezas y debilidades del Sistema de Control, los compromete con la recolección de la información que soporta el juicio sobre el estado del sistema y les permite proponer planes de mejoramiento que contribuyan al logro del objetivo del sistema de control, y por ende al de la organización.

05 La autoevaluación del control interno favorece el autocontrol y la autogestión en toda la organización porque permite que cada persona y dependencia que participa en ella puede determinar las deficiencias en una escala personal como organizacional. Esto permite la toma de conciencia frente a los cambios que se requieren y estimula la toma de acciones necesarias con el fin de mejorar la calidad del sistema.

5.3.2. Evaluaciones independientes

Se deben realizar evaluaciones independientes a cargo de los órganos de control competentes para garantizar la valoración y verificación periódica e imparcial del comportamiento del sistema de control interno y del desarrollo de la gestión institucional, identificando las deficiencias y formulando las recomendaciones oportunas para su mejoramiento.

Comentarios:

01 El sistema de control interno y las medidas implementadas por la entidad requieren una evaluación objetiva, imparcial y externa a las áreas u órganos responsables de su implantación y funcionamiento, con el fin de verificar y garantizar tanto su conformidad respecto de los planes, programas, normativa, proyectos, entre otros, como la forma en que han sido realizados. En tal sentido, dicha evaluación debe ser realizada por los órganos de control competentes del SNC, de conformidad con la normativa emitida por la CGR.

02 Como resultado de las evaluaciones independientes, se dará cumplimiento a las recomendaciones que formulen los órganos de control, las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento que institucionalmente también serán objeto del correspondiente registro, seguimiento y verificación de su cumplimiento.

HOJA DE COMPRENSIÓN DE LAS OPERACIONES DE LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS

Interpretando a Cashin, Neuwirth y Levy (2013)[16]; para el desarrollo de la auditoría de gestión, se necesita información de las universidades públicas; dicha información se puede obtener con varios instrumentos, siendo uno de lomas importantes la Hoja de trabajo para la comprensión de operaciones de la entidad a auditar. Dicha Hoja es un documento o papel de auditoria que permite recopilar información general de la empresa para que el equipo de auditoria se forme una idea sobre el cliente y a partir de allí formule el cuestionario de evaluación del control interno, el memorando de planeamiento y los programas de auditoria. En la medida que se recopile la mayor cantidad de información y esta se verosímil es mejor para llevar a cabo la auditoria financiera. Esta hoja es un documento elemental, sin lo cual no se tendría elementos para llevar a cabo la auditoria. Como es de entender es un documento que se formula al inicio del trabajo de auditoria y permite tener una comprensión adecuada del todo el acontecer de la empresa a auditar. Esta hoja puede tener muchas o pocas secciones. Lo más común es que tenga al menos las siguientes diez secciones para reunir la información mínima indispensable para llevar a cabo el trabajo de auditoria, las mismas que se detallan a continuación:

SECCIÓN 1: INFORMACION GENERAL DE LA ENTIDAD: Normas legales; Actividades principales; Ubicación; Capital Social; Directorio; Estructura orgánica de la entidad; principales líneas de autoridad de la entidad; Situación financiera de la entidad; Planeamiento de las actividades de la entidad:

SECCIÓN 2: OPERACIONES: Sector en donde opera; Naturaleza de sus actividades, incluyendo sus métodos de operación; Principales servicios o productos; Factores no usuales que afectan a la entidad; Modalidad de venta y políticas de comercialización en caso sea aplicable; Principales clientes de la entidad; Contratos significativos; Proveedores principales; Adquisiciones importantes contratadas y contratos futuros (incluyen contratos significativos y montos)

SECCIÓN 3: ESTRUCTURA FINANCIERA; Acreedores principales; Contratos de arrendamiento financiero: Empresa Bancaria

SECCIÓN 4: PERSONAL: Estructura del Personal; Política de remuneraciones, selección de personal, ascensos y entrenamiento personal; Calificaciones y competencias del personal clave de la entidad; Rotación del personal clave

SECCIÓN 5: POLÍTICAS CONTABLES: Políticas contables significativas establecidas por la entidad (principios de contabilidad generalmente aceptados y prácticas contables); Principales hallazgos de auditoria del año anterior

SECCIÓN 6: EXPECTATIVAS DE LA ENTIDAD: Expectativas del sector en el que opera; Resultados financieros y de operación, tendencia en el año en curso y perspectivas para el futuro; Expectativas de la auditoria; Otras preocupaciones importantes

SECCIÓN 7: OTROS ASUNTOS: Litigios vigentes; Asesores legales y tributarios, según los casos; Publicaciones recientes, o notas de prensa sobre las actividades ejecutadas por la entidad; Función de auditoria interna

SECCIÓN 8: FACTORES EXTERNOS: Crisis económica, crisis financiera, inflación internacional, recesión internacional, depresión internacional; competencia internacional; nuevos mercados internacionales, convenios, acuerdos, etc.

SECCIÓN 9: RIESGOS IDENTIFICADOS DURANTE EL CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD: Control de personal, control de activos, documentos normativos, negligencia, etc.

SECCIÓN 10: SISTEMA DE INFORMACION COMPUTARIZADA –AMBIENTE SIC: Hardware, software y seguridad informática.

HOJA DE TRABAJO PARA LA COMPRENSIÓN DE OPERACIONES

ENTIDAD: UNFV. AÑO TERMINADO: 2013

PREPARADO POR: JLCH APROBADO POR: EMQ

FECHA: 25/11/2013 FECHA: 30/11/2013

SECCIÓN 1: INFORMACION GENERAL DE LA ENTIDAD

• NORMAS LEGALES:

• ACTIVIDADES PRINCIPALES

• UBICACIÓN:

• AUTORIDADES

• ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA UNIVERSIDAD

• PRINCIPALES LÍNEAS DE AUTORIDAD DE LA ENTIDAD

• SITUACIÓN FINANCIERA DE LA ENTIDAD:

• PLANEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD:

SECCIÓN 2: OPERACIONES

• A. SECTOR EN DONDE OPERA:

• B. Naturaleza de sus actividades, incluyendo sus métodos de operación:

• C. Principales servicios o productos

• D. CONTRATOS SIGNIFICATIVOS

• E. PROVEEDORES PRINCIPALES

• F. ADQUISICIONES IMPORTANTES CONTRATADAS Y CONTRATOS FUTUROS (INCLUYEN CONTRATOS SIGNIFICATIVOS Y MONTOS)

SECCIÓN 3: ESTRUCTURA FINANCIERA

ACREEDORES PRINCIPALES

SECCIÓN 4: PERSONAL

• A. ESTRUCTURA DEL PERSONAL:

• B. CALIFICACIONES Y COMPETENCIAS DEL PERSONAL CLAVE DE LA ENTIDAD

SECCIÓN 5: POLÍTICAS CONTABLES

• A. POLÍTICAS CONTABLES SIGNIFICATIVAS ESTABLECIDAS POR LA ENTIDAD (PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS Y PRACTICAS CONTABLES)

• B. PRINCIPALES HALLAZGOS DE AUDITORIA DEL AÑO ANTERIOR

SECCIÓN 6: EXPECTATIVAS DE LA ENTIDAD

• A. Expectativas del sector en el que opera

• B. EXPECTATIVAS DE LA AUDITORIA

SECCIÓN 7: OTROS ASUNTOS

• A. LITIGIOS VIGENTES:

• B. ASESORES LEGALES Y TRIBUTARIOS, SEGÚN LOS CASOS:

• C. PUBLICACIONES RECIENTES, O NOTAS DE PRENSA SOBRE LAS ACTIVIDADES EJECUTADAS POR LA ENTIDAD

• D. FUNCIÓN DEL ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

SECCIÓN 8: FACTORES EXTERNOS

• A. Indique cualquier asunto que sea importante para la entidad, incluya la opinión de la gerencia al respecto (por ejemplo: situación de la entidad, progresos en tecnología de información, etc.)

• B. INDIQUE CUALQUIER ASUNTO QUE SEA IMPORTANTE PARA LA ENTIDAD, INCLUYA LA OPINIÓN DE LA GERENCIA AL RESPECTO:

SECCIÓN 9: RIESGOS IDENTIFICADOS DURANTE EL CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD:

SECCIÓN 10: SISTEMA DE INFORMACION COMPUTARIZADA –AMBIENTE SIC

Cuestionario de evaluación del sistema de control interno de las Universidades Públicas

Interpretando lo dispuesto por la CGR (2013)[17]; el cuestionario es un documento o papel de trabajo que será preparado para asistir al personal de auditoría en la determinación de la eficiencia del sistema de control interno establecido por la empresa y no tiene el propósito de cubrir todos los aspectos o situaciones específicas de cada cliente.

El cuestionario debe modificarse en las secciones en las que existan preguntas específicas aplicables a la empresa en particular, insertando estas preguntas al cuestionario.

Los espacios previstos para las respuestas deben contestarse con "SI – NO – N/A "y en su caso con otras marcas y/o referencias que se crea convenientes.

Las preguntas deben ser preparadas para que en caso de respuestas negativas (NO), estas deban influir al considerar si se siguen procedimientos alternativos por el cliente y en su caso tener en cuenta estas respuestas para la aplicación y/o modificación de los procedimientos de auditoría (oportunidad y alcance).

La contestación del cuestionario no es suficiente para evaluar el control interno, por lo que deberá completarse con "Graficas de flujo", "Narrativos", etc. De las principales operaciones de la empresa y verificar por pruebas (cumplimiento) que realmente se están siguiendo en la práctica los procedimientos indicados en las respuestas a este cuestionario.

Al término de cada sección se deberá indicar si el control interno a juicio del auditor es "ALTO- MODERADO O BAJO" y también se deberán presentar en su caso los comentarios sobre las áreas o elementos del control interno que muestren mayores deficiencias, que den las bases para la aplicación de procedimientos específicos y adicionales de auditoría, su alcance y oportunidad, si el espacio previsto no es suficiente efectuar las anotaciones en una página anexa o detrás del propio cuestionario.

El cuestionario debe ser contestado por el auditor encargado y revisado completamente por el supervisor o gerente de la auditoría.

Para exámenes subsecuentes este cuestionario deberá ser actualizado y modificado según corresponda.

Son objetivos de su estudio: 1. Verificación de que los estados financieros han sido preparados con base en los libros de contabilidad. 2. Determinación de la importancia o significación relativa de los conceptos que forman los estados financieros sujetos a examen. 3. Verificación de la normalidad de las variaciones habidas en los distintos conceptos que forman los estados financieros de una fase (etapa) a otra del examen. 4. Determinación de la posición de la compañía en monedas extranjeras y verificación de que en el estado de posición financiera se señalan todos aquellos derechos importantes adquiridos y obligaciones contraídas liquidables en monedas extranjeras, así como determinación de su correcta conversión y valuación. 5. Verificación de la adecuada presentación de los elementos que componen los estados financieros (NIIF䳩.

CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PARA LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS

AMBIENTE DE CONTROL

EVALUACIÓN DE RIESGOS

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

ACTIVIDADES DE CONTROL

SUPERVISIÓN/MONITOREO.

RESUMEN GENERAL:

EL CONTROL INTERNO DE LA UNIVERSIDAD PÚBLICA ES EFICIENTE, LO QUE FACILITA EL DESARROLLO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN