Programa para el control del presupuesto a la asistencia social, una necesidad actual

Resumen

En el contexto histórico en que se desarrollada la Revolución Cubana ha sido un pilar importante la implementación normas y procedimientos que permitan proteger a los más necesitados, velando siempre por el bienestar de los mismos, con el principio de entregar a cada cual lo que le corresponde en la medida de lo posible y haciendo cumplir las leyes y regulaciones vigentes en materia de Asistencia Social. La transformación que ha venido desplegando el país en cuanto a la legislación que protegen a los asistenciados sociales ha requerido que se incremente el control de los recursos materiales y financiero entregados por el presupuesto del Estado cubano para lograr una protección eficaz en todos los casos. De ahí la importancia de desarrollar un procedimiento que sirva como auto inspección y que logre a la vez que no se desvíen los recursos asignados por el propio Estado a los Departamentos de Asistencia Social de las diferentes direcciones y oficinas del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social.

Introducción

El control de forma general necesita de un análisis integral en torno a los elementos esenciales que intervienen en el proceso ya que, por una parte, emana de un objetivo definido dentro de parámetros de alcance de logros, y por la otra, exige técnicas específicas para llevarlo a cabo de una manera efectiva dentro del contexto de una organización. Lo primero se puntualiza con un determinado marco de planificación y lo segundo con la sistematización operativa de dicho control. En este sentido el gobierno cubano se proyecta trazar un grupo de normas que como mínimo puedan beneficiar a la población y se haga de forma muy racional y con el mayor ahorro.

En el Capítulo VI de los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución, dedicado a la Política Social, el párrafo número 165 establece que durante el próximo quinquenio se trabajará en garantizar la protección de la Asistencia Social con el propósito de que la reciban las personas que realmente la necesitan; al estar impedidos para trabajar y no contar con familiares que le brinden apoyo. Se plantea además, la eliminación de prestaciones que pueden ser asumidas por algunos de los familiares o tutores, y ajustar otras en correspondencia con los incrementos realizados de sus cuantías y pensiones en los últimos años.

Para el logro de estos objetivos fueron utilizados una serie de técnicas de obtención de información, tales como: informes estadísticos de años anteriores, entrevistas y actas de declaraciones con asistenciados y trabajadores de la propia actividad.

Desarrollo

Programa para la ejecución de una Auditoria Especial en el Departamento de Asistencia Social de la Direcciones Municipales de Trabajo y Seguridad Social

Aspectos a revisar en el proceso de otorgamiento, ejecución, control y revisión de las distintas prestaciones otorgadas de la Asistencia Social:

Proceso de Otorgamiento:

• 1. Comprobar la realización del proceso de detección, investigación, propuesta y si se ejecutan dentro del término de veinte días hábiles a partir de recibirse la solicitud en la Dirección Municipal de Trabajo.

• 2. Comprobar si existen los procedimientos establecidos en cuanto al otorgamiento, ejecución, control y revisión de los casos y si se efectúan de acuerdo a lo estipulado en el Decreto No.283 del Consejo de Ministros.

• 3. Revisar que las evaluaciones para la decisión y notificación se realicen posteriormente a la evaluación integral realizada por el especialista, basada en el expediente habilitado y si se determina dentro de los diez días hábiles al concluir la investigación.

• 4. Revisar el procedimiento de otorgamiento y control de las prestaciones monetarias a familiares de reclusos, así como el documento probatorio que avala la situación del recluso emitido por el centro penitenciario correspondiente.

Proceso de Ejecución, control y revisión:

• 1. Comprobar si existe control o registro habilitado en cuanto a:

• a) Cantidad total de personas o núcleos que reciben prestaciones de Asistencia Social mediante prestaciones monetarias y servicios sociales comunitarios.

• b) Cantidad de casos de prestaciones monetarias temporales hasta un año, superiores a un año y excepcionales.

• c) Cantidad de personas o núcleos que reciben más de un tipo de prestación de Asistencia Social.

• d) Conciliación con las unidades de la Empresa de Correos de Cuba que realizan el pago de las prestaciones monetarias y el pago del salario a las asistentes sociales a domicilio.

• e) Que la lista de los beneficiarios que cobran en cada unidad de correos según el Anexo establecido, reflejen el número de expediente, nombre y apellidos, dirección particular y número de serie.

• f) Cantidad de beneficiarios que reciben alimentación en centros especializados o a domicilio.

• g) Cantidad de comedores comunitarios que ofrecen el servicio de alimentación a beneficiarios de la Asistencia Social.

Proceso de Revisión de Expedientes:

Prestaciones Monetarias Temporales:

• 1. Seleccionar una muestra de los expedientes habilitados y verificar que cuenten con la documentación establecida:

Entrevista inicial.

Informe de la investigación socioeconómica.

Documentos probatorios.

Decisiones adoptadas.

Notificación al beneficiario de la decisión aprobada.

Resumen de las prestaciones concedidas.

• a) Informe de la revisión realizada, según corresponda.

• 2. Comprobar en los expedientes habilitados que los documentos probatorios demuestren los requisitos establecidos:

Carencia de familiares obligados a prestar ayuda.

Incapacidad de los miembros del núcleo familiar para incorporarse al empleo y las causas que lo justifiquen.

Insuficiencias de ingresos para asumir los gastos básicos.

Verificar que la prestación monetaria temporales aprobadas se corresponde con la cantidad de integrantes del núcleo y a la escala de las cuantías aprobadas, según los incrementos aprobados en la Resolución No 33 del 9 de mayo de 2008 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Prestaciones Monetarias Temporales Excepcionales.

• 1. Examinar una muestra de los expedientes de los núcleos familiares y revisar que contengan la información siguiente:

Fundamentación de la propuesta presentada por el Director de Trabajo Provincial al Consejo de Dirección del municipio.

Síntesis de la situación descrita en la investigación socioeconómica que avala la propuesta de protección.

Prestaciones Monetarias Temporales, correspondientes a protección a madres de hijos con discapacidad severa:

• 1. Revisar una muestra de los expedientes aprobados a partir de diciembre de 2009 y verificar los aspectos que a continuación se detallan:

Cumplimiento de los requisitos establecidos, de acuerdo con las regulaciones vigentes.

Que la aprobación de la prestación haya sido por acuerdo del Consejo de Dirección del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Carta del centro de trabajo donde se reflejen los motivos de la pérdida del vínculo laboral, la ocupación o cargo que desempeñaba y el último salario devengado, firmado por el director de Recursos Humanos de la entidad.

Equivalencia de la prestación monetaria temporal que recibe con el último salario devengado, excepto cuando se hayan aplicado incrementos salariales al cargo que ocupaba.

Prestaciones Monetarias Temporales a jóvenes huérfanos de un solo padre que son mayores de 17 años y continúan estudiando:

• 1. Revisar una muestra de los expedientes habilitados y verificar que el mantenimiento de la prestación monetaria está sujeto a la presentación de la certificación de permanencia, retención y promoción del estudiante, emitido por el centro de estudio correspondiente, teniendo en cuenta el cumplimiento de los siguientes requisitos para que la misma no se extinga:

Insuficiencia de ingresos del núcleo familiar para asumir la alimentación, medicamentos y el pago de servicios básicos.

Incapacidad de los miembros del núcleo familiar para incorporarse al empleo.

Carencia de familiares obligados a prestar ayuda.

Prestaciones Excepcionales de servicios de Asistente Social a domicilio:

• 1. Revisar en los expedientes de los casos excepcionales de servicio de Asistente Social a domicilio, los aspectos y documentos que se detallan a continuación:

• a) Investigación socioeconómica (Contiene la información fundamental de la vida socioeconómica del solicitante y su núcleo familiar).

• b) Chequeo pre empleo (Documento que determina su estado físico y mentalmente para el empleo)

• c) Certificación de estudios terminados

• d) Tarjeta S-NC-225

El cumplimento de los requisitos establecidos para aprobar el servicio.

Certificados médicos que documenten la situación del beneficiario.

• 2. Verificar el cumplimiento del procedimiento para el control de las funciones de los Asistentes Sociales a domicilio, así como el método utilizado al recibirse comunicación por parte de los familiares o si se conoce de ausencias reiteradas de la asistente al domicilio del beneficiario.

• 3. Revisar los procedimientos establecidos para el control del pago del salario mediante cupones de chequeras a las asistentes sociales a domicilio, así como la cancelación o extinción de la chequera, en caso de cancelación del contrato de trabajo.

Prestaciones a niños de bajo peso hasta 14 años:

• 1. Revisar si existe autorización del Consejo de la Administración Municipal del pago de la entrega del módulo alimenticio a niños de bajo peso hasta 14 años con cargo al presupuesto de la Asistencia Social; si procede se comprueba que:

Se encuentre habilitado y actualizado el Registro Control del servicio de entrega de alimentos.

Se realizan conciliación de la Subdirección Económica y Administrativa de la Dirección de Trabajo, de las facturas de entrega a los beneficiarios registrados y del pago de dicho servicio a la Empresa de Comercio y Gastronomía.

• 2. Revisar en las facturas emitidas por las bodegas que entregan el módulo alimenticio a los beneficiarios de alimentos, los aspectos siguientes:

Nombres y apellidos del beneficiario.

Registro control del beneficiario.

El grupo de clasificación de niño (A y B) para la entrega de la cantidad de alimentos.

Estén confeccionadas con tinta, sin borrones ni tachaduras.

Servicio de alimentación:

• 1. Verificar la cantidad de asistenciados que se benefician de los subsidios del servicio de Alimentación. (Todos los asistenciados que poseen chequera por el concepto de alimentación tienen que recibir diariamente el servicio de los comedores comunitarios de lo contrario se le retira la prestación económica por ese concepto).

• 2. Verificar de los asistenciados que tienen aprobado el servicio de alimentación, sí asisten o no a los mercados comunitarios.

• 3. Verificar el control establecido y las conciliaciones que se realizan con la Empresa de Comercio y Gastronomía Municipal en cuanto a los beneficiarios que disfrutan de este servicio y reciben prestación monetaria de 45 pesos mensuales para el pago en efectivo del costo de los alimentos.

Prestaciones a personas discapacitadas:

• 1. Comprobar si existen personas discapacitadas a las que se les ha entregado el módulo de aseo por el Programa de los Trabajadores Sociales mediante la relación de nombres y el registro como constancia del pago de las entregas de dichos módulos.

• 2. Revisar si se efectúan conciliaciones entre la Subdirección Económica y Administrativa de la Dirección de Trabajo y la Empresa Municipal de Comercio y Gastronomía de las facturas del pago de los módulos.

Pago del consumo eléctrico en los núcleos de pacientes con enfermedades crónicas.

Analizar el procedimiento para la evaluación, otorgamiento y control del pago del consumo eléctrico en los núcleos de pacientes con enfermedades crónicas, según lo dispuesto en la comunicación RS 1254 del 4 de septiembre de 2007 emitida por el Ministerio de Finanzas y Precios, verificando que:

Estén Identificado los casos en el Registro control de las prestaciones monetarias temporales aprobadas o propuestas a la instancia superior y revisar si existe:

• a) Resolución emitida por el MTSS; Investigación del caso y número de resolución y radicación de la aprobación de la cuantía económica aprobada para el pago.

• b) Documentación oficial de Salud Pública: certificado médico; resumen de historia clínica; valoración de la necesidad de los equipos.

• c) Documentación de la Unión Eléctrica – estudio del gasto de los equipos a utilizar – . (En este caso como medio de confirmación se debe conciliar con la empresa eléctrica las facturas del gasto mensual para comprobar si la prestación otorgada esta adecuada con el gasto del equipo)

• d) Verificar si se realiza revisión semestral para verificar si se mantiene o no la necesidad de utilizar estos equipos.

Pago a los Hogares de Ancianos y Casas de Abuelos:

• 1. Revisar si existen Pago a Hogares de Ancianos y Casas de Abuelos y comprobar:

• a) El total de expedientes aprobados.

• b) Conciliación mensual con Salud Pública

• c) Cuántos Hogares de ancianos y casas de abuelo le paga la Asistencia Social a Salud Pública por estar acogidos a sus instituciones.

2. Solicitar el registro del pago de los Hogares de Ancianos y revisar en la Subdirección Económica y Administrativa de la Dirección de Trabajo, el procedimiento que se sigue para el pago del servicio de entradas económicas, familiares obligados que puedan asumir estos pagos.

Pago a Familiares de Reclusos:

1. Verificar si existen prestaciones a los familiares de reclusos y si los expedientes habilitados contiene los documentos siguientes:

• a) Nombres y Apellidos del recluso, dirección particular y el centro penitenciario.

• b) Incorporación laboral y cuantía de los ingresos que recibe.

• c) Sanción que cumple y término de la misma.

Proceso sobre el control de las chequeras de los asistenciados:

• 1. Comprobar que las chequeras de renovación son entregadas a los beneficiarios para que comience su cobro a partir del mes siguiente al vencimiento de la chequera anterior evaluando previamente que no existen causas establecidas para su extinción o modificación.

• 2. Que exista control establecido para la entrega de autorización de cobro de personas imposibilitadas a realizarlo personalmente y que los mismos están avalados con la firma y fecha de autorización del subdirector de Seguridad Social.

• 3. Que sea correcto el procedimiento establecido cuando el beneficiario comunica la pérdida de la chequera o de cupones de dicha chequera, así como el control ejercido para la autorización del pago al beneficiario y la expedición de una nueva chequera.

• 4. Que no existan chequeras entregadas a personas que residen en otra localidad.

• 5. Que exista la relación de chequeras extinguidas (las recogidas por cambio de estado de necesidad).

• 6. Que exista relación de chequeras mal confeccionadas (nombres y apellidos incorrectos, cuantía, carne de identidad, centro de pago).

• 7. Que esté la relación de cupones no cobrados (cancelados, mal confeccionados).

• 8. Que exista el acta de relación de cupones cancelados.

• 9. Que exista la notificación a los centros de pagos de las chequeras canceladas y extinguidas.

• 10. Que exista la relación de los cupones y chequeras canceladas.

• 11. Que exista la participación de la comisión en la incineración de cupones y chequeras.

• 12. Que se posean las actas de incineración (ver anexo 1 del Manual de Procedimiento).

Proceso de control del Presupuesto de la Asistencia Social:

• 1. Comprobar que:

Exista notificación del presupuesto aprobado para el año y las desagregaciones mensuales por los distintos grupos presupuestarios, aprobado por el organismo facultado.

Se hallen los certificados de los gastos pendientes de pago.

Estén los análisis por periodos de la ejecución del Presupuesto de Asistencia Social.

El Sub-Mayor de la cuenta de Asistencia Social esté actualizado.

Exista el registro de gastos corrientes correspondiente a los beneficios de la Asistencia Social.

Exista el registro de pagos de la Asistencia Social.

Existan las transferencias de pago de la Asistencia Social.

• 2. Verificar que el Registro Control de Pagos por tipo de prestación se encuentre actualizado.

• 3. Solicitar los informes de la ejecución del Presupuesto de la Asistencia Social y revisar si se realizan análisis de la ejecución mensual y acumulada, determinando las causas al existir una sobre ejecución.

• 4. Comprobar si se realiza la conciliación semanal y si se contabiliza el importe pagado, la cantidad de cupones y sus cuantías, así como el saldo en poder del correo para el pago del mes.

• 5. Revisar en la conciliación mensual los aspectos siguientes:

El importe y la cantidad de cupones no cobrados correspondientes al mes.

El importe y la cantidad de cupones pagados correspondiente al mes anterior.

El importe y la cantidad de cupones pagados en el mes.

Saldo o disponibilidad del correo.

El importe a pagar en el próximo mes.

El importe a situar.

El importe del anticipo.

Control de las altas, bajas y modificación de cuantías.

• 6. Solicitar el Registro de Control de Pago a beneficiarios a través de chequera de las unidades de correos que efectúan pagos de Asistencia Social en el municipio y verificar por muestras, los aspectos siguientes:

La correspondencia de la información del cuadre semanal con las listas de facturación del pago realizado y los cupones pagados.

Si tiene borrones y tachaduras.

Si está confeccionado en tinta.

Suma de las columnas al finalizar el mes de conciliación.

Conciliación mediante el resumen de débitos de la semana.

• 7. Comprobar que el "Registro control de las prestaciones monetarias temporales (hasta un año, superior a un año y excepcionales) o propuestas a la instancia superior", ofrece la información siguiente:

Número del expediente.

Fecha de solicitud.

Nombre y Apellidos del titular del núcleo o persona beneficiaria.

Dirección.

Fecha del acuerdo del Consejo de Dirección.

• 8. Verificar el cumplimiento de los procedimientos para la recepción y conciliación semanal de los cupones pagados por las unidades de correos.

• 9. Precisar qué tiempo se conservan los cupones y si se garantiza la seguridad y contrapartida en su custodia.

• 10. Comprobar si existen devoluciones de pagos indebidos de cupones a las unidades de correos correspondientes para que asuman la improcedencia del gasto, como resultado de la no aprobación de la improcedencia de su ejecución.

Servicios Sociales Comunitarios

• 1. Verificar si tienen beneficiarios que están ubicados en los centros de entrenamiento socio-laboral, en caso afirmativo, revisar que durante el período de entrenamiento, los adiestrados reciben por concepto de prestación monetaria, la cuantía establecida.

• 2. Verificar si existen pagos de facturas por conceptos de servicios de Agua y Alcantarillado que las mismas refieran el número, nombre y apellidos del expediente del beneficiario correspondiente.

Extinciones y modificaciones

• 1. Comprobar en los expediente de extinciones y modificaciones de prestaciones monetarias, que existan:

• a) Ingreso del beneficiario en hogares de ancianos, casas de abuelos, centros psicopedagógico u otras instituciones sociales.

• b) Cumplimiento del Servicio Militar Activo por el joven que constituye el único o parte del sostén familiar.

• c) Traslado de un municipio a otro de los beneficiarios.

• d) Incorporación laboral del recluso o modificación de la sanción de privación de libertad.

• e) Si el beneficiario no hace utilización del servicio aprobado.

• f) Fallecimiento del beneficiario.

• 2. Los expedientes extinguidos o modificados en el programa de madres que tienen hijos con discapacidad severa deben contener los documentos siguientes:

• a) El hijo con discapacidad severa accede, para su atención psicopedagógica a instituciones de educación o salud pública con horario regular o se vincula alguna alternativa sociolaboral.

• b) La madre por decisión propia se vincula laboralmente.

• c) Cuando la madre llegue a la edad de jubilación y cumple los requisitos establecidos para obtener pensión por edad.

• d) El fallecimiento del hijo.

• e) El fallecimiento de la madre.

• f) Disfrute del salario por tres meses.

• g) Pensión post muerte por parte del INASS.

Conclusiones

Luego de haber aplicado en la Dirección Municipal de Trabajo y Seguridad Social el programa propuesto anteriormente y atendiendo a los objetivos perseguidos, se puede llegar a la conclusión que el programa diseñado propicia una revisión más profunda y exhaustiva de los aspectos a verificar en cuanto al control del uso y destino del presupuesto designado a la Asistencia Social. No existe supervisión interna en la entidad para velar el buen funcionamiento en la ejecución del presupuesto asignado a dicha actividad para evitar irregularidades en el mismo. Falta de asesoramiento, supervisión y control por su organismo rector. Al analizar el cumplimiento de los componentes del control interno, se incumplen el Ambiente de control, Evaluación de Riesgo, Actividades de Control, Comunicación e Información y Supervisión y Monitoreo por lo que se le da la calificación de Malo al sistema de control Interno de la Entidad.

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Autor:

Lic. Leduán López Cordero

Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas