Diseño del manual de procedimientos para la elaboración de los informes de gestión del departamento de transporte

Resumen

El presente estudio se efectuó en la Siderúrgica del Orinoco "Alfredo Maneiro" SIDOR, específicamente en el Departamento de Transporte, donde se tuvo como finalidad diseñar un manual para la elaboración de los informes de gestión del departamento de transporte. Para dicho estudio se llevó a cabo la elaboración de una guía de pasos sucesivos para redactar estos informes. El tipo de investigación que se aplicó fue descriptivo-evaluativo, y de campo porque se permitió recolectar datos a través del sistema SAP/R3 que posee la empresa. En el trabajo se utilizaron los siguientes instrumentos: entrevistas no estructuradas, observación directa y referencias bibliográficas. El objetivo que se persigue con este manual para elaboración de informes de gestión del Departamento de Transporte es que se optimice la redacción del mismo lo que permitirá la secuenciación de los pasos y además, que sea una herramienta de fácil entendimiento para todos quienes hacen vida en este departamento y en la empresa.

Introducción

La Siderúrgica del Orinoco SIDOR "Alfredo Maneiro" es un complejo cuyos procesos se inician con la fabricación de pellas y culminan con la entrega de productos finales largos y planos. Utiliza tecnologías de Reducción Directa y Hornos Eléctricos de Arco. Su misión principal es producir y comercializar productos de acero, a través de sus diferentes líneas de producción, de manera eficiente a precios competitivos, propiciando la satisfacción de accionistas, clientes y trabajadores, para su exportación tanto en el mercado interno como el externo.

Más allá de esto, en el Departamento de Transporte, se tiene como compromiso primordial garantizar la movilización de los productos primarios, semi-elaborados y elaborados por medio de los equipos móviles pesados como son los camiones livianos, los camiones pesados, los chutos con remolques y los montacargas. Todos estos equipos prestan servicios en diferentes áreas dentro de la empresa previa solicitud hecha por los clientes al Departamento de Transporte, el cual se evalúa la disponibilidad de equipos para la prestación de dichos servicios.

El buen desempeño en cuanto a asignación de equipos y cumplimiento de servicios por parte del Departamento de Transporte deriva en la presentación de un informe de gestión que presenta este departamento a la Gerencia de Servicios Industriales con el fin de evaluar el cumplimiento de metas y objetivos trazados.

Es por esto que mediante este estudio se analizaran los datos históricos del departamento, con el fin de diseñar un manual para la elaboración de los informes de Gestión que permita la redacción de éstos manera sencilla, así como también que sea una herramienta para el personal encargado de realizar, analizar y exponer estos informes un instrumento de fácil entendimiento y uso que facilite la interpretación de sus preceptos, en pro del mejoramiento continuo del departamento.

Inequívocamente, es necesario diseñar e implementar esta herramienta de trabajo con la finalidad que se pueda cumplir de manera satisfactoria las metas, fines, propósitos y políticas del Departamento de Transporte y la empresa garantizando la calidad de sus servicios, además de comprometer a los responsables del área en estudio a respetar y ejecutar cada uno de los pasos determinados.

Este informe se encuentra estructurado en seis (6) capítulos, los cuales describen los aspectos referidos al estudio:

En el capitulo I: Se presenta el Planteamiento del Problema, Formulación, Delimitación, Alcance, Limitaciones, Justificación e Importancia de la Investigación, Objetivo General y Objetivos Específicos. En el capitulo II: Se presentan las Generalidades de la Empresa, así como una breve descripción del Departamento a quien se refiere la investigación. En el capitulo III: Se detalla el Marco Teórico de la Investigación comprendido por las bases teóricas las cuales son las que fundamentan este estudio. En capitulo IV: Se presenta el Marco Metodológico a seguir para realizar el estudio. En el capitulo V: Se describe la Situación Actual que presenta el Departamento de Transporte al momento de desarrollar el actual informe y las razones por las cuales se requirió el Diseño del Manual para la elaboración de Informes de Gestión del Departamento de Transporte. En el capitulo VI: Se muestra el Diseño del Manual para la elaboración de informes de Gestión Propuesto. Por ultimo Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografía, Apéndices y Anexos.

CAPÍTULO I

El problema

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El complejo Industrial Siderúrgico (SIDOR) C. A. "Alfredo Maneiro" es una empresa venezolana, integrada por distintas áreas de producción las cuales son: Planta de Pellas, Planta de Reducción Directa, Acería y Colada Continua de Planchones, Acería y Colada Continua de Palanquillas, Laminación en Caliente, Laminación en Frío, Tren de Barras y Tren de Alambrón. La empresa constituye el principal productor de acero de la comunidad andina de naciones y el primer exportador privado de Venezuela.

El Departamento de Transporte adscrito a la Gerencia de Servicios Industriales, es el encargado de prestar los servicios de Equipos Móviles y Equipos Ferroviarios en calidad, cantidad, oportunidad y rentabilidad. El Departamento de Transporte presenta mensualmente un informe de gestión a la Gerencia de Servicios Industriales en el cual se recopilan datos e información suministrada por el sistema SAP/R3 que, a través de cuadros y gráficos, permiten hacer una evaluación del desempeño de este departamento en cuanto a cumplimiento de objetivos y metas trazadas.

En el Departamento de Transporte, se tiene como compromiso primordial garantizar la movilización de los productos primarios, semi-elaborados y elaborados por medio de los equipos móviles pesados como son los camiones livianos, los camiones pesados, los chutos con remolques y los montacargas. Dichos servicios son manejados bajo el sistema SAP/R3 que posee la empresa, donde se recopila toda la información a través de solicitudes en red las cuales van a un "pool" de programadores que verifican la necesidad de dichas solicitudes y la existencia en ese momento; de los equipos en planta, para luego asignar los correspondientes del día y hora fijados para la prestación de dichos servicios. El Departamento de Transporte presenta mensualmente un informe de gestión a la Gerencia de Servicios Industriales en el cual se recopilan datos e información suministrada por el sistema SAP/R3 que, a través de cuadros y gráficos, permiten hacer una evaluación del desempeño de este departamento en cuanto a cumplimiento de objetivos y metas trazadas. El problema se presenta cuando se comienza a elaborar el informe de gestión puesto que, en estos momentos, dicho informe se realiza siguiendo una serie de procedimientos preestablecidos los cuales no están incluidos en un manual, es decir, se tiene un esquema de trabajo pero no existe un referente escrito a través del cual se pueda llevar a cabo una sucesión de pasos que permitan redactar el informe de manera estricta y correcta que garantice la presentación a tiempo de éste y la exacta ejecución de los parámetros que deriven en resultados reflejados en él. Aunado a esto, el conocimiento de cómo elaborar este informe por parte de una sola persona crea dependencia del departamento hacia ésta, por lo tanto se quiere evitar esto mediante el desarrollo de un manual que dicte los parámetros a seguir a la hora de redactar los informes de gestión mensual, además de que sea una herramienta fácil, accesible, y entendible para todo el personal del área. Debido a esta situación se propone el Diseño de un Manual para la Elaboración de los Informes de Gestión del Departamento de Transporte de SIDOR, que permita mejorar los procedimientos de redacción de estos informes, con el fin de brindar un instrumento de gran utilidad que permita al departamento de transporte simplificar la elaboración de estos a través de técnicas y procedimientos sencillos y precisos. Indiscutiblemente, es preciso y necesario diseñar este instrumento de trabajo con el propósito de que se pueda cumplir de manera satisfactoria las metas, fines y políticas del Departamento de Transporte y la empresa asegurando la calidad de sus servicios, además de comprometer a los responsables del área en estudio a ejecutar cada uno de los pasos determinados.

2. DELIMITACIÓN El presente estudio se realizó concretamente en el Departamento de Transporte adscrito a la Gerencia de Servicios Industriales, en la Siderúrgica del Orinoco SIDOR; C.A "Alfredo Maneiro", el cual se localiza en la Zona Industrial de Matanzas, Municipio Caroní, Estado Bolívar.

3. ALCANCE El alcance de dicho estudio se centró en el Diseño de un Manual para la elaboración de los informes de gestión del Departamento de Transporte, y así lograr implementar este instrumento de gran utilidad que permita al departamento simplificar la elaboración de los informes de gestión a través de técnicas y procedimientos sencillos y precisos.

4. LIMITACIONES Las más resaltantes en el estudio fueron:

> El estudio se realizó en el turno 2 de trabajo (7:00am – 3:00pm), siendo este el horario permitido para los pasantes dentro de la empresa.

> Dependencia para la obtención de la información acerca de cómo se lleva a cabo la redacción de los informes de gestión en el Departamento de Transporte.

> Poca disponibilidad de material de apoyo referente a la elaboración de informes pasados.

> Carencia de computadoras en el área para realizar el trabajo diario.

5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA La importancia de este trabajo radica en la necesidad de Diseñar un Manual de Procedimientos para la Elaboración de los Informes de Gestión que permita la redacción de los mismos siguiendo un conjunto de parámetros consecutivos, que a su vez, sean sencillos y fáciles de entender por aquellos encargados de realizarlo.

El Manual de Procedimientos para la Elaboración de los Informes de Gestión del Departamento de Transporte brinda un soporte esencial para analizar el buen ejercicio de la gestión con la finalidad de cumplir con los objetivos planteados a través del desempeño de estos, que contenga información precisa y detallada que contribuya a la correcta interpretación de tales informes.

6. OBJETIVOS A continuación, se presentan los objetivos tanto general como específicos del trabajo realizado:

6.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar un Manual de Procedimientos para la Elaboración de los Informes de Gestión del Departamento de Transporte de Sidor.

6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Estudiar y Evaluar el procedimiento actual de elaboración de los informes de gestión.

2. Analizar los Pro y los Contra del método existente de redacción.

3. Examinar los procesos de obtención de datos e información necesaria para realizar los informes de gestión.

4. Registrar las fuentes de origen de los datos e información utilizados en la elaboración de los informes de gestión.

5. Plantear un esquema de pasos sucesivos para la ejecución del informe de gestión.

6. Elaborar un manual de procedimiento para la correcta redacción de los informes.

CAPITULO II

Generalidades de la empresa

1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA SIDOR, C.A Es una empresa venezolana dedicada a la fabricación de productos de acero, destinados tanto al mercado nacional como al de exportación. Su planta industrial se encuentra ubicada en la zona industrial de matanzas, Ciudad Guayana municipio Caroní estado Bolívar, sobre el margen derecho del río Orinoco aguas abajo, a 17 km. de confluencia con el río Caroní y a 300 Km. de la desembocadura del Orinoco en el Océano Atlántico.

Está conectada con el resto del país vía terrestre y con el resto del mundo vía fluvial-marítima. (Ver figura 1).

Figura 1: UBICACIÓN GEOGRAFICA DE SIDOR Fuente: http://sidornet/ La producción es de ACERO en diferentes presentaciones; productos planos, barras, alambrón y tubos.

Se abastece de energía eléctrica generada en las represas de Macagua y Gurí, sobre el río Caroní, así como de gas natural proveniente de los campos petroleros del oriente venezolano.

Sus instalaciones se extienden sobre una superficie de 2.200 hectáreas, de las cuales 87 son techadas. (Ver figura 2)

Figura 2: INSTALACIONES DE SIDOR Fuente: http:// sidornet SIDOR emplea aproximadamente 5.800 personas, entre Supervisores, Técnicos, Artesanos y Obreros, quienes cumplen turnos de trabajo las 24 horas del día 365 días al año.

2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 1995: Entra en vigencia la Ley de Privatización en Venezuela.

1997: El Gobierno venezolano privatiza SIDOR a través de licitación pública que es ganada por el Consorcio Amazonia, integrado por empresas latinoamericanas.

1998: SIDOR inicia su transformación para alcanzar estándares de competitividad similares a la de los mejores productores de acero en el mundo.

1999: Crisis siderúrgica mundial afecta la industria.

2000: En febrero la banca y los accionistas firman la reestructuración de la deuda de la empresa. En junio se avizora crisis de oferta en el mercado de acero, SIDOR se prepara para minimizar sus efectos.

2001: En Junio SIDOR paga la primera cuota de intereses de la deuda por 54 millones de dólares. En Octubre SIDOR informa a los acreedores el incumplimiento de ciertos compromisos financieros y la necesidad de iniciar conversaciones para reestructurar su deuda.

2002: Luego de ocho meses de negociaciones el 30 de julio el estado venezolano, los accionistas privados y los bancos acreedores firman el Convenio Marco para la Reestructuración Financiera de la Deuda.

2008: Luego de 11 meses de conflicto entre los trabajadores y el consorcio Ternium, el 12 de mayo el Presidente de la República Bolivariana de Venezuela Hugo Chávez da la orden de nacionalizar la empresa, pasándola nuevamente a manos del Estado venezolano.

3. VISIÓN SIDOR tendrá estándares de competitividad similares a los productores de acero más eficientes y, estará ubicada entre las mejores "Siderúrgicas del Mundo".

Para concretar esta visión, la empresa determinó ocho acciones a desarrollar en un mediano plazo las cuales son:

Rápido aumento de la producción.

Ejecución de Inversiones.

Mejora de la calidad y servicios.

Énfasis en la capacitación del personal.

Reducción de costos.

Mejora de la eficiencia.

Fuerte perfil exportador.

Énfasis en la logística.

SIDOR actualmente se encuentra en vías de transformación para convertirse en una empresa eficiente y capaz de competir en mercados globalizados con la comercialización de productos de calidad internacional.

4. MISIÓN Es contribuir al desarrollo integral del país, mediante la fabricación eficiente de productos siderúrgicos en las que se derivan los siguientes:

> Producción: Optimizar la producción en función de las exigencias del mercado en cuanto a volumen, calidad y oportunidad.

>Ventas: Optimizar los beneficios de la empresa mediante la venta de productos siderúrgicos, cumpliendo oportunamente con los requisitos y necesidades del mercado, nacional e internacional y prestando a los clientes un servicio confiable de una buena calidad y a precios competitivos.

> Tecnología: Alcanzar la independencia, dominio y desarrollo de la tecnología siderúrgica.

> Finanzas: Alcanzar y mantener una estructura financiera sana para la empresa, teniendo en cuenta los requerimientos propios y la política financiera nacional.

> Administración/Generación: Conformar una estructura y sistema administrativo adecuado a lo largo de la misión de la empresa.

> Integración Social: Promover la identificación de la empresa con todas las necesidades y aspiraciones de la comunidad, donde ejerce sus funciones y proyecta convenientemente sus ejecutorías en ese campo.

5. VALORES ü Compromiso con el desarrollo de nuestros clientes.

Creación de valor para nuestros accionistas.

Cultura técnica, vocación industrial y visión de largo plazo.

Arraigo local, visión global.

Transparencia en la gestión.

Profesionalismo, compromiso y tenacidad.

Excelencia y desarrollo de los recursos humanos.

Cuidado de la seguridad y condiciones de trabajo.

Compromiso con nuestras comunidades.

6. PRODUCTOS QUE FABRICA SIDOR es el complejo siderúrgico integrado de Venezuela. Hoy es el principal productor de acero de este país y de la Comunidad Andina. Esta planta es uno de los complejos más grande de este tipo en el mundo. Sus actividades abarcan desde la fabricación de acero hasta la producción y comercialización de Productos Semielaborados (Planchones, Lingotes, y Palanquillas), Planos (Laminados en Caliente, Frío, Hojalata y Hoja Cromada) y Largos (Barras y Alambrón).

7. PRODUCTOS SEMIELABORADOS SIDOR provee planchones y palanquillas obtenidos mediante la solidificación de acero liquido en colada continua y lingotes mediante la solidificación de acero liquido por vaciado por el fondo, aptos paras ser laminados y destinados a satisfacer una amplia gama de productos planos y largos. (Ver figura 3)

Figura 3: DESCRIPCION GENERAL DE PRODUCTOS SEMIELABORADOS Fuente: http://sidornet 8. PRODUCTOS TERMINADOS SIDOR elabora planchones, productos planos, laminados en caliente, laminados en frío y recubiertos. (Ver figura 4)

Fuente: http://Sidornet 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PRODUCTIVO La fabricación de acero en esta empresa se cumple mediante procesos de Reducción Directa y Hornos Eléctricos de Arco, complementados con Metalurgia Secundaria en los hornos de cuchara que garantizan la calidad interna del producto.

Finos de mineral proveniente de CVG FERROMINERA DEL ORINOCO, con alto contenido de hierro, se aglomeran en la planta de peletización donde es procesado junto con la cal hidratada. El producto resultante – las pellas- es procesado en dos Planta de Reducción Directa, una HYL II (dos módulos de lecho fijo) y otra Midrex (cuatro módulos de lecho móvil), que garantizan la obtención de hierro de reducción Directa (HRD) o hierro esponja. El HRD se carga a los Hornos Eléctricos de Arco para obtener acero líquido. El acero liquido resultante, con alta calidad y bajos contenidos de impurezas y residuales, tienen una mayor participación de HRD y una menor proporción de chatarra (20% máximo). Su refinación se realiza en las estaciones de Metalurgia Secundaria, donde se le incorporan las ferro-aleaciones. Posteriormente, pasa a las maquinas de coladas continúa para su solidificación, obteniéndose semielaborados: Planchones o Palanquillas. Los planchones obtenidos en la acería son pasados a las plantas procesamiento de productos planos. La laminación de estos comienza en caliente a partir del cual se obtienen chapas gruesas y bobinas laminadas en caliente. De las bobinas laminadas en caliente se pueden obtener bobinas tajadas y laminas. La obtención de bobinas laminadas en frío exige el paso inicial por la línea de decapado. Si se continúa procesando la bobina a través de las líneas de recocido y de temple se pueden obtener además de las bobinas respectivas, bobinas tajadas y láminas. El proceso de la bobina laminada en frío puede continuar a través de la línea de cromado y estañado para producir bobinas y láminas de hojalata y hoja cromada.

Las palanquillas obtenidas de la respectiva acería eléctrica pasan a los laminadores de barras y alambrones de forma directa. (Ver figura 5)

Figura 5: PROCESO PRODUCTIVO DE SIDOR Fuente: http://sidornet 10. DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS INDUSTRIALES La Gerencia de Servicios Industriales se encarga de garantizar a la empresa los servicios de: Gas, agua, energía eléctrica, transporte, servicios generales, refractario de planta, el mantenimiento y / o acondicionamiento interno de la planta, de acuerdo a sus programas, en oportunidad, calidad, continuidad y costo en condiciones de competitividad. El objetivo funcional de esta gerencia es garantizar la calidad y oportunidad de los servicios. (Ver figura 6) Figura 6: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA GERENCIA DE SERVICIOS INDUSTRIALES

Fuente: http://sidornet 10.1 DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE Garantiza a la empresa los servicios de Equipo Móvil y los servicios de Ferroviarios. El objetivo funcional de dicha superintendencia es el de garantizar la movilización de productos, insumos, material de desecho, material a granel entre las diferentes plantas y hasta el muelle en términos de cantidad, calidad, oportunidad, seguridad y costos a través de la prestación de servicios propios y contratados de equipos móvil, equipos ferroviarios y el mantenimiento de los mismos, además de cumplir con las normas ISO 9001 y COVENIN y alcanzar los márgenes de rentabilidad propuestos por la empresa.

10.2 SECTOR DE MANTENIMIENTO DE TRANSPORTE Coordina los recursos para incrementar la disponibilidad operativa de equipos móviles y ferroviarios satisfaciendo las necesidades requeridas de transporte interno mediante el mantenimiento preventivo y correctivo de cada una de las unidades, administrando los recursos de manera rentable, eficiente, segura y oportuna y mejorando los estándares de calidad, y como se menciono anteriormente; cumplir con las normas ISO 9001 y COVENIN y alcanzar los márgenes de rentabilidad propuestos por la empresa. Tiene como función principal la de coordinar con el grupo técnico la inspección y adquisición de repuestos además de la planificación y control de actividades de mantenimiento. (Ver figura 7) 10.3 SECTOR DE OPERACIONES DE TRANSPORTE Este sector tiene como función el de coordinar la movilización de productos terminados, semielaborados, insumos, material de desecho, material a granel entre las diferentes plantas y hasta el muelle, en términos de cantidad, oportunidad, seguridad y costos, a través de la prestación de los servicios propios y contratados de equipos móviles, equipos ferroviarios, plan de TM, de productos a movilizar, presupuestos, estándares de calidad y cumplimiento de normas, políticas y procedimientos de la empresa, así como garantizar el suministro de equipos necesarios para llevar a cabo los planes de mantenimiento en las diferentes plantas, con la finalidad de satisfacer los requerimientos de los clientes internos, externos, las normas ISO 9001 y COVENIN y alcanzar los márgenes de rentabilidad propuestos por la empresa, al igual que los otros sectores. Tiene la misión de garantizar el despacho de materiales tanto por vía férrea como por vehículo automotor, para lograr atender todo un universo de clientes internos y externos, cumpliendo con las normas de seguridad y medio ambiente. Todo esto dentro de un marco de mejora permanente de los métodos de trabajo. Está compuesta por Analistas, Programadores, Supervisores y Administradores (Logística), los cuales son guiados por un Jefe de Sector. El esquema fundamental que utiliza el área de operaciones funciona a través de solicitudes a través del sistema SAP/R3 (Intranet) por la cual cada uno de los clientes realiza los pedidos. (Ver figura 7)

Figura 7: MAPAS DE EQUIPO MOVIL:MANTTO./OPERACIONES

Fuente: http://sidornet

CAPÍTULO III

Marco teórico

1. DISEÑO Se define como el proceso previo de configuración mental, "Pre-figuración", en la búsqueda de una solución en este campo. Se refiere al proceso de creación y desarrollo para producir un nuevo objeto o medio de comunicación (manual de procedimientos) para uso del personal del departamento y afines.

1.1 FASES DEL PROCESO DE DISEÑO El proceso de diseñar, suele implicar las siguientes fases:

1 Observar y analizar: el medio en el cual se desenvuelve el personal del departamento, descubriendo la necesidad de desarrollar este trabajo.

2 Planear y proyectar: proponiendo un modo de solucionar esta necesidad, por medio de un manual de procedimientos, como herramienta de uso para este departamento en particular.

3 Construir y ejecutar: llevando a la realidad la idea inicial, por medio de métodos y procedimientos sencillos y efectivos. Estos tres actos, se van haciendo uno tras otro, y continuamente.

4 Evaluar: ya que es necesario saber cuando el diseño está finalizado, ejecutando el mismo para verificar lo exacto de los procedimientos y midiendo el impacto en positivo que este traerá en lo sucesivo, es decir, reducción del tiempo de elaboración del informe, presentación a tiempo del mismo a la gerencia y confiabilidad en los datos reflejados en el informe. Diseñar como acto cultural implica conocer criterios de diseño como presentación, producción, significación, socialización, costos, mercadeo, entre otros. Estos criterios son innumerables, pero son contables a medida que el encargo aparece y se define.

2. PROCEDIMIENTOS Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente.

3. MANUAL Los manuales son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

3.1 OBJETIVOS DE LOS MANUALES De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales permiten cumplir con los siguientes objetivos:

Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo.

Ayudar a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

Permitir conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxiliar en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Servir para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Intervenir en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

Establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilitar las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

3.2 VENTAJAS ü Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

Logra y mantiene un sólido plan de organización.

Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

Facilita el estudio de los problemas de organización.

Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.

Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

3.3 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES POR SU CONTENIDO Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:

1 Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

2 Manual de Organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

3 Manual de Políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

4 Manual de Procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

5 Manual de Contenido Múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización"; éste consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.

4. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ó más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

4.1 VENTAJAS Y BENEFICIOS ü Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc., para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Controla el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

5. INFORME Es el documento a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.

6. GESTIÓN Consiste en dirigir las acciones que constituyen la puesta en marcha de la política general de la empresa, es tomar decisiones orientadas a alcanzar los objetivos marcados, por otra parte la Gestión de la Producción es un conjunto de responsabilidades y de tareas que deben ser satisfechas para las operaciones propiamente de producción sean realizadas respetando las condiciones de la calidad, de plazo (tiempo) y de costo que se desprenden de los objetivos y de las estrategias de la empresa. Dentro de la empresa, todas las acciones que se desarrollan, todas las actividades de integración de los distintos medios de trabajo para obtener resultados de rentabilidad, puede genéricamente designarse como la Gestión. La Gestión es el uso de los recursos para obtener los productos o servicios en el marco de la rentabilidad.

7. INFORME DE GESTIÓN Es un instrumento a través del cual se puede medir el cumplimiento de los objetivos de la gestión, entre los que se puede destacar el logro de la máxima contribución de los recursos en pro de la obtención de los productos/servicios con rentabilidad.

8. SAP/R3 Es un sistema integrado de gestión que permite controlar todos los procesos que se llevan a cabo en SIDOR, a través de módulos. Es un sistema estándar de software, totalmente integrado. Esto significa que incluye y vincula la parte administrativa, financiera, de abastecimiento y gestión industrial de toda la empresa. El sistema SAP/R3 opera utilizando el principio cliente/servidor aplicado a varios niveles; es altamente modular y se aplica fundamentalmente por medio del software, de forma que los modos de interacción entre los diversos clientes y servidores puedan ser controlados.

9. EQUIPO MÓVIL Es el departamento que se encarga de la administración de equipos pesados y livianos, propios y alquilados por SIDOR. Se clasifica en: Equipo Pesado y Equipo Liviano.

9.1 EQUIPO PESADO Son los equipos utilizados para el movimiento de materiales pesados en las áreas de trabajo. Dichos equipos son:

Tractor agrícola ü Retroexcavadora ü Cargador frontal ü Retroexcavadoras ü Montacargas ü Camiones ü Camiones chutos ü Cisterna 9.2 EQUIPO LIVIANO Son los equipos que se utilizan para el movimiento del personal, y a veces para cargas controladas y limitadas de peso. En su totalidad son propiedad de SIDOR y prestan servicio en toda la planta. Entre ellos se encuentra:

Camión F – 350 ü Pick – up ü Rústico ü Van ü Ambulancia ü Sport wagon ü Minibús 10. FERROVIARIOS Es el área que tiene a su cargo la movilización de productos semielaborados entre las distintas plantas de SIDOR. Entre ellas tenemos:

Planchones: Desde la acería de planchones hasta la laminación en caliente.

Bobinas: Desde laminación en caliente hacia muelle.

Bobinas: Terminadas en laminación en caliente y en laminación en frío, hacia muelle.

Transporte de planchones, palanquillas, alambrón hacia muelle.

La superintendencia cuenta con un despacho ferroviario que está activo las 24 horas del día. Actualmente, el área de ferroviarios cuenta con un total de 7 locomotoras operativas durante los 3 turnos de trabajo (11pm a 7 a.m., 7am a 3 p.m. y 3pm a 11pm). Dichas máquinas son: L3, L9, L11, L14, L15, L16 y L21.

11. NORMAS BÁSICAS Son normas a cumplir por parte de cada uno de los que laboran en un área o sector.

11.1 NORMAS BÁSICAS DE LOS PROGRAMADORES DE EQUIPO MÓVIL • Revisar diariamente las solicitudes generadas por las diferentes áreas de SIDOR.

• En función de los equipos disponibles, programarlos según las solicitudes.

• Recibir, analizar solicitudes de emergencia y negociar con las diferentes áreas la prioridad de los servicios a cumplir en caso de no existir disponibilidad de equipos.

• Generar informe mensual de cumplimiento.

• Monitorear la disponibilidad de equipos para la prestación de servicios.

• Controlar y evaluar la aplicación de las normas de seguridad y uso de la documentación necesaria para la ejecución de los servicios solicitados.

CAPÍTULO IV

Marco metodológico

1. TIPO DE ESTUDIO El estudio que se realizó en el Departamento de Transporte fue de tipo descriptivo ya que permitió describir, analizar y estudiar los métodos de elaboración de informes de gestión del departamento de transporte.

Se considera de tipo aplicado ya que estableció herramientas para la redacción de los informes de gestión del departamento de transporte.

De igual manera se considera de campo porque permitió la recolección de datos a través de la observación directa y acceso al sistema SAP/R3 u otros para obtener la información.

2. POBLACIÓN Y MUESTRA La población estuvo definida por todos los procedimientos (pasos, técnicas, etc.) utilizados para la redacción de los informes de gestión del Departamento de Transporte y la Muestra representada por aquellos procedimientos que fueron parte del manual de procedimientos para desarrollar los informes de gestión.

3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS Para la recolección de datos, se ejecutaron ciertas técnicas:

3.1 ENTREVISTAS NO ESTRUCTURADAS Para facilitar la obtención de información, opiniones, referencias y conocimientos técnicos, donde se interrogó al personal encargado del sistema, jefe de mantenimiento y jefe de operaciones del departamento, obteniendo como resultado la información actualizada, precisa y detallada de los procedimientos asociados de los servicios.

3.2 OBSERVACIÓN DIRECTA Se realizó la observación directa del sistema SAP R/3, donde se maneja toda la información referente a las solicitudes de servicios.

3.3 REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA Estas comprenden la revisión bibliográfica realizada con el objeto de obtener los conceptos básicos que sirvieron de fundamento teórico para el desarrollo de este estudio.