Propuesta de guía de control interno para la Filial Universitaria Municipal Enrique Núñez, Cuba

En Prever está todo el arte de salvar. José Martí

Resumen

La presente investigación se realizó en la Filial Universitaria Municipal Enrique Núñez, del municipio de Quemado de Güines, dada la importancia que reviste el Control Interno en la eficacia, eficiencia y economía de la gestión. El objetivo es proponer la Guía de Autocontrol del sistema de control interno, a la luz de la Resolución 60 Contraloría General de la República de Cuba. Ello posibilitará elaborar el plan de prevención para proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilícito, asegurará confiabilidad y oportunidad en la información que se recibe o se brinda. Se presentan las características, principios y componentes del control interno. Para el desarrollo del diagnóstico actual del Sistema de Control Interno se han utilizado métodos y técnicas tales como: recopilación de información, entrevistas y encuestas a trabajadores.

Palabras claves: Guía- autocontrol- control interno- componentes- plan de prevención- contraloría

JEL:M21,M42,M48,M54.

Abstract

This research was conducted at the University Branch Municipal Enrique Nunez, municipality of Quemado de Guines, given the importance of Internal Control in the effectiveness, efficiency and economy of management. The aim is to propose the Guide Self internal control system, in light of Resolution 60 Comptroller General of the Republic of Cuba. This will allow developing prevention plan to protect and conserve the heritage against any loss, waste, abuse, irregularity or illegal act, ensure reliability and timeliness of information received or provided. We present the features, principles and components of internal control. To develop the current diagnosis of the Internal Control System and methods have been used techniques such as data collection, interviews and surveys of workers.

Keywords: : Guide- self-control- internal control- components- prevention plan- comptroller

Introducción

El presente trabajo se realizó en la Filial Universitaria Municipal Enrique Núñez, del municipio de Quemado de Güines, debido a la necesidad de contar con un sistema de control interno a tono con las características de la unidad, atemperada a las normativas vigentes según la Contraloría de la República de Cuba.

Las nuevas exigencias de la economía cubana: mayor grado de descentralización, mayor vinculo a los requerimientos de la competencia internacional y la necesidad de que el control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de comprobaciones externas ha conllevado al perfeccionamiento y fortalecimiento de las normativas sobre el control interno con un nuevo enfoque.

Por mucho tiempo el alcance del sistema de Control Interno estuvo limitado a las áreas económicas, se hablaba de Control Interno y se tenía la cultura de que era inherente a las actividades de contabilidad y finanzas; el resto de las áreas operacionales y de hecho sus trabajadores no se sentían involucrados ,así no era considerado un proceso en sí mismo, que podía ser evaluado en cualquier punto de su desarrollo.

La Guía de control interno que se propone aplicar permitirá proteger y conservar el patrimonio contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilícito, asegurará confiabilidad y oportunidad en la información que se recibe o se brinda. Logrará la eficacia ,eficiencia y economía en la gestión .

Revisión del concepto de control interno

Desde la puesta en vigor de la Resolución No. 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) se reconoce el desarrollo de nuevos términos relacionados con el control interno en Cuba.

La observación y evaluación de las deficiencias y limitaciones que se ponen de manifiesto en reiteradas ocasiones, verificado en la V Comprobación Nacional al Sistema de Control Interno, confirmaron la urgencia de actualizar las normativas vigentes. En dicho proceso de modificación se consultó la legislación en la materia de siete países miembros de la organización de entidades fiscalizadoras superiores de América Latina y El Caribe, así como otros modelos de control de referencia internacional.

La anterior normativa es derogada por la Resolución No. 60/11"Normas del Sistema de Control Interno" de la Contraloría General de la República, con la que se introducen nuevas cuestiones que han aportado elementos generalizadores para la elaboración de los Sistemas de Control, que nos permita conocer cómo se utilizan nuestros recursos humanos, materiales y financieros.

1.1. Concepto dado en la Resolución 60 de la Contraloría General de la República de Cuba

El control interno es el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas.(Capitulo I Articulo 3, Resolución 60).

1.2. Novedades del concepto

• Unifica y actualiza los documentos normativos rectores relacionados con el control interno y la prevención, alcanzando integralidad en el contenido, lo cual facilita el trabajo a los directivos y a los controladores.

• La definición actual es más amplia y compleja.

• Retoma los principios de fijación de responsabilidad, cargo y descargo, los cuales no se mencionaban en la definición según la resolución 297/2003.

• La flexibilidad en el diseño del sistema de control interno, adaptado a la estructura y tamaño de la organización.

• La integración del Plan de Prevención al componente Gestión y Prevención de riesgos.

• Incluye la rendición de cuentas desde la óptica de la gestión de la administración pública, como una norma dentro den componente Información y Comunicación.

1.3. Principios del control interno

Los principios del control interno están normados en el Articulo 6 de la Resolución 60, son siete:

Legalidad: Los órganos, organismos, organizaciones y entidades dictan normas legales y procedimientos en correspondencia con lo establecido en la legislación vigente, para el diseño, armonización e implementación de los Sistemas de Control Interno en el cumplimiento de su función rectora o interna a su sistema, para el desarrollo de los procesos, actividades y operaciones, tal como lo consigna el Reglamento de la Ley No. 107 en el Artículo 78.

Objetividad: Se fundamenta en un criterio profesional a partir de comparar lo realizado de forma cuantitativa y cualitativa, con parámetros y normas establecidas

Probidad administrativa: Se relaciona con el acto de promover con honradez la correcta y transparente administración del patrimonio público y en consecuencia exigir, cuando corresponda, las responsabilidades ante cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidades o acto ilícito.

División de funciones: Garantiza que los procesos, actividades y operaciones sean controlados y supervisados de manera que no pongan en riesgo su ejecución, contrapartida y limiten su revisión.

Fijación de responsabilidad: Se establecen las normas y procedimientos estructurados sobre la base de una adecuada organización, que prevean las funciones y responsabilidades de cada área, expresando el cómo hay que hacer y quién debe hacerlo, así como la consecuente responsabilidad de cada uno de los integrantes de la organización, estableciendo en forma obligatoria que se deje evidencia documental, de quién y cuándo efectúa cada una de las operaciones en los documentos y registros.

Cargo y descargo: Este principio está íntimamente relacionado con el de fijación de responsabilidades y facilita su aplicación. La responsabilidad sobre el control y registro de las operaciones de un recurso, transacción, hecho económico o administrativo, debe quedar claramente definida en la forma establecida.

Debe entenderse como el máximo control de lo que entra y sale; cualquier operación registrada en una cuenta contraria a su naturaleza, la entrega de recursos (descargo) debe tener una contrapartida o recepción (cargo) y cuando esta operación se formaliza documentalmente la persona que recibe fi rma el documento asumiendo la custodia de lo recibido.

Autocontrol: Obligación que tienen los implicados de autoevaluar su gestión de manera permanente; y cuando proceda, elaborar un plan para corregir las fallas e insuficiencias, adoptar las medidas administrativas que correspondan y dar seguimiento al mismo en el órgano colegiado de dirección, comunicar sus resultados al nivel superior y rendir cuenta a los trabajadores.

1.4. Características generales

Las características generales son tres, teniendo en cuenta lo legislado en el Articulo 7 de la Resolución 60.

Ser integral: Considera la totalidad de los procesos, actividades y operaciones con un enfoque sistémico y participativo de todos los trabajadores.

Flexible: Responde a sus características y condiciones propias, permitiendo su adecuación, armonización y actualización periódica. En entidades que cuenten con reducido personal, establecimientos y unidades de base, debe ser sencillo, previendo que la máxima autoridad o alguien designado por él, se responsabilice con la revisión y supervisión de las operaciones.

Razonable: Diseñado para lograr los objetivos del Sistema de Control Interno con seguridad razonable y satisfacer, con la calidad requerida, sus necesidades.

1.5. Limitaciones

El Sistema de Control Interno está relacionado con el concepto de seguridad razonable, al reconocer la existencia de limitaciones y riesgos en los procesos, actividades y operaciones, originados por errores en interpretaciones de normas legales, en la toma de decisiones, por acuerdos entre personas y al evaluar la relación costo – beneficio.

1.6. Componentes del Control Interno

Propuesta de la guía de control interno para la FUM Enrique Núñez Rodríguez

Se propone la Guía de Control interno a aplicar a cada componente del sistema, en la FUM Enrique Núñez Rodríguez, teniendo en cuenta las peculiaridades de esta unidad presupuestada y su objeto social. Se destacan los elementos fundamentales que serán objeto de verificación en cada uno de los componentes.

2.1. AMBIENTE DE CONTROL

Ambiente de Control: Es la base para el diseño del Sistema de control Interno , para el desarrollo de las acciones, reflejando la actitud asumida por la máxima dirección y el resto del colectivo en relación con la importancia del Sistema de Control Interno. Este puede considerarse como la base de los demás componentes. Se estructura en las siguientes normas:

• Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual.

• Integridad y valores éticos.

• Idoneidad demostrada.

• Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad.

• Políticas y prácticas en la gestión de recursos humanos.

• Indicadores de rendimiento y de desempeño.

2.2. GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS

Gestión y Prevención de Riesgos: En este componente se establecen las bases para la identificación y análisis de los riesgos que enfrentan las entidades para alcanzar sus objetivos. Una vez clasificados los riesgos en internos y externos, por procesos, actividades y operaciones, y evaluadas las principales vulnerabilidades, se determinan los objetivos de control y se conforma el Plan de Prevención de Riesgos para definir el modo en que habrán de gestionarse. En su elaboración se identifican los riesgos, posibles manifestaciones negativas; medidas a aplicar; responsable; ejecutante y fecha de cumplimiento de las medidas.

2.3. ACTIVIDAD DE CONTROL

Actividad de Control: Las Actividades de Control son procedimientos que ayudan a asegurar que las políticas de dirección se aplican y deben brindar respuestas a los riesgos identificados. Las actividades de control apoyan a la fiabilidad de la información financiera y al cumplimiento de las disposiciones legales, así como a la comprobación de las transacciones u operaciones económicas que le dan cobertura a los objetivos y metas en cuanto a su exactitud, autorización y registro contable conforme a las normas cubanas establecidas al efecto, con un enfoque de mejoramiento continuo.

• Coordinación entre áreas, separación de tareas, responsabilidades y niveles de autorización.

• Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos.

• Acceso restringido a los recursos, activos y registros.

• Rotación del personal en las tareas claves.

• Control de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

2.4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Información y Comunicación: Precisa que las entidades deben disponer de información oportuna, definir su sistema de información adecuado a sus características; que genera datos, documentos y reportes que sustentan los resultados de las actividades operativas, financieras y relacionadas con el cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias, con mecanismos de retroalimentación y la rendición transparente de cuentas. La información debe protegerse y conservarse según las disposiciones legales vigentes. El flujo informativo circula en todos los sentidos y niveles de la organización: ascendente, descendente, transversal y horizontal, su diseño debe contribuir a ofrecer información oportuna, clara y veraz para la toma de decisiones. El sistema de rendición de cuentas diseñado por la Entidad debe incluir todos los elementos que permitan conocer el destino de los recursos y les garanticen el mejor uso posible de estos.

2.5. SUPERVISIÓN Y MONITOREO

Supervisión y Monitoreo: Está encaminado a la detección de errores e irregularidades no detectados a través de las actividades de control, permitiendo realizar las correcciones y modificaciones necesarias. Esta se realiza mediante dos modalidades de supervisión:

-Evaluación y determinación de la eficacia del Sistema de Control Interno: autocontrol sistemático garantizan su función de control, adecuan, actualizan y gradúan la aplicación de la Guía de Autocontrol, a partir de los resultados obtenidos se elabora un plan de medidas.

– Las entidades, mediante disposición legal constituyen su Comité de Prevención y Control, que preside la máxima autoridad, la que designa para su integración a otros directivos, ejecutivos, asesores jurídicos y el auditor interno. Su principal objetivo es velar por el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo.